PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Oleh : HUSSIN BIN HJ. MAHMUD

Kandungan Ceramah
Pengurusan Am Pejabat Pentadbiran Sumber Manusia Keperibadian dan Ketrampilan Pengurusan Perhubungan Pelanggan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Urusan Surat Kerajaan Pengurusan Fail Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam • Pengurusan Komunikasi dan Teknologi Maklumat • Inventori dan Bekalan Pejabat • • • • • • • •

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan, disiplin dan adab sopan sama ada semasa menjalankan tugas atau di luar masa bertugas. Pegawai awam hendaklah memiliki keperibadian unggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yang berasaskan nilai-nilai murni. Di samping itu, pegawai juga dikehendaki memiliki professional

Keperibadian dan Ketrampilan

• • Berkebolehan untuk mengawal emosi • Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana dan berhemah • Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas; • Mempunyai keazaman dan kegigihan • Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan; • Bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam • Mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran; • Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip akauntabiliti

Nilai Murni Pengawai Awam Berintergriti

• Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong, Kerajaan dan Negara; • Tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi; • Tidak berkelakuan yang boleh menimbulkan syak di mana kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi; • Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri sendiri; • Tidak berkelakuan, sama ada semasa bertugas atau di luar tugas rasmi, yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam; • Tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai awam dalam membuat sesuatu keputusan

Tatakelakuan Pegawai Awam

Pakaian
• Pegawai hendaklah sentiasa memakai pakaian yang kemas dan sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian seragam.

Tanda Nama
• Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua pegawai. Pegawai hendaklah memakai tanda nama yang disediakan oleh jabatan sepanjang masa bekerja.

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

– Memberi layanan yang mesra dan adil kepada pelanggan; – Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan; – Memperluaskan mekanisme penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan; dan – Mengurangkan kerenah birokasi dalam urusan jabatan dengan pelanggan.

Mengutamakan Pelanggan

Piagam Pelanggan
• Piagam pelanggan yang digubal hendaklah mengikut standard kualiti yang dapat memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan. • Piagam pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang disebar, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh ditambahbaik. • Mengemas kini pelaksanaan piagam pelanggan dengan mengambil tindakantindakan berikut:
– Menyemak dan mengkaji semula jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang dijanjikan di bawah piagam pelanggan; – Memastikan jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang dijanjikan dipatuhi pada setiap masa; – Menyediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan terhadap jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang disediakan; dan

Aduan untuk memastikan setiap aduan yang berkaitan diambil tindakan penyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat, adil dan berkesan; • Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon, emel, laman web interaktif, borang atau surat) yang memboleh serta memudahkan orang ramai mengemukakan masalah dan sebarang kesulitan apabila berurusan dengan jabatan; • Menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau pemulihan berpandukan kepada Piagam Pelanggan

Pengurusan Aduan Awam Melantik seorang Pegawai Perhubungan

Pengurusan Media
Sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar, program dan aktiviti jabatan secara positif dan meluas mengikut peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkah-langkah berikut: – Melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara dan jurucakap untuk melayani pertanyaan atau permintaan wakil media; – Memantau dan menilai liputan

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Sistem Penyampaian Perkhidmatan
• • • • • • • Perkhidmatan Kaunter Perkhidmatan Terlefon Berkualiti Sistem dan Prosedur Kerja Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Borang Permohonan Lesen dan Permit Punggutan Hasil
(Dibincangkan dalam PKPA)

URUSAN SURAT KERAJAAN

T RA SU

FAIL
RE KO D

SURAT MENYURAT
Surat menyurat hendaklah jelas Surat hendaklah di atas kertas rasmi Jabatan Memula dan mengakhiri surat rasmi Rujukan dan tajuk surat Perenggan, nombor muka surat dan lampiran

Mengalamatkan Surat dan Sampul Surat
+ Mengalamatkan surat kepada jabatan + Mengalamatkan surat kepada orang ramai + Mengalamatkan surat kepada firma/badan berkanun

Pengelasan Surat-surat Keluar Dari Fail Berpengenalan Keselamatan
Pengelasan surat ikut pengelasan fail Mengikut peraturan-peraturan seperti yang ditetapkan dalam buku “Arahan Keselamatan”

Rekod Surat-surat Keluar
Dengan Tangan

Kertas Minit

Biasa Berdaftar

REKOD

Menulis Minit
Pentingnya Minit
! ! Merekod surat-surat yang diterima/keluar Perhubungan antara pegawai-pegawai atau bahagian-bahagian dalam jabatan

Cara Menulis Minit
! ! ! ! ! Nomborkan semua peranggan Tulis tangan, jelas dan terang Minit yang panjang hendaklah ditaip Menulis ringkasan jawatan pegawai yang diminit Tandatangan penulis minit

CONTOH KERTAS MINIT

Kertas MinitNo.

1

Helai No.

1

(Am 6)

1 2 3

Surat Bth…………. Dihantar kpd……… …………………….pada Surat Bth…………. dpd……………… ………………dikdg. Pada…………… Surat Bth…………. dpd……..……… ……………….dikdg. Pada………

Minit Untuk Mendapatkan Keputusan/Tindakan
Minit yang ditulis untuk mendapatkan keputusan dan tindakan dari seorang pegawai kanan

! !

!

Ringkas dan lengkap kandungannya Surat dan fail yang dirujuk dicatitkan dalam minit dan disertakan Jika ada pandangan jabatan lain hendaklah disebut

MELAYANI SURAT-SURAT YANG DITERIMA
+ + + Tiap-tiap surat memerlukan perhatian yang segera Semua surat yang diterima hendaklah dicop/ditulis tarikh Surat yang dialamatkan untuk perhatian seseorang pegawai hendaklah dihantar terus tanpa dibuka Semua surat yang diterima dari luar

+

Kandungkan surat dalam fail
SURAT TERIMA Catat tarikh penerimaan Nama agensi pengirimnya Tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit Menggunakan ‘rubber stamp’ (Warna Merah) 1

SURAT KELUAR

Catit surat-surat yang dihantar keluar bilangan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar keatas kertas minit dengan menggunakan ‘Rubber Stamp’ (Warna Hitam / Biru)
2

* *

Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail
Memasukkan surat-surat yang diterima Edarkan kepada pegawai-pegawai berkenaan untuk tindakan Membuka sampul kecil sebagai langkah sementara jika fail asal tidak dapat dikesan Surat yang diterima mengandungi wang/barang berharga didaftarkan mengikut AP 71

*

*

PENGURUSAN FAIL

FAIL Satu “holder” yang mengandungi surat-suratan dan dokumen sebagai rekod

DEFINISI SISTEM FAIL
PROSES MENGKELASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN

JENIS KUMPULAN FAIL
‘HOUSE KEEPING’
MELIPUTI PERKARA-PERKARA SEPERTI PENTADBIRAN, PERJAWATAN DAN SENARAI KAKITANGAN

JENIS KUMPULAN FAIL
‘OPERATIONAL’
MELIPUTI FAIL-FAIL TENTANG FUNGSI ASAS SUATU ORGANISASI SEPERTI REKOD TANAH UNTUK PEJABAT TANAH, REKOD PENDAPATAN ( HASIL ) UNTUK JABATAN HASIL DALAM NEGERI

JENIS FAIL
* FAIL ASAL * FAIL SEMENTARA * FAIL SAMBUNGAN

KATEGORI FAIL
* FAIL AKTIF * FAIL SEMENTARA * FAIL TIDAK AKTIF

TARAF KESELAMATAN FAIL
A)TERBUKA B) TERPERINGKAT/BERTARAF KESELAMATAN
- RAHSIA BESAR - RAHSIA - SULIT

WARNA KULIT FAIL
TERBUKA - PUTIH

RAHSIA BESAR - KUNING BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN ‘RAHSIA BESAR’ RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG MERAH DAN TERCATIT

WARNA KULIT FAIL
SULIT - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN ‘SULIT’ TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN ‘TERHAD’

RAHSIA BESAR
DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN BAHAN RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN TANPA KEBENARAN AKAN MENYEBABKAN KEROSAKAN YANG AMAT BESAR KEPADA MALAYSIA

RAHSIA
DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN BAHAN RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN TANPA KEBENARAN AKAN MERBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA, MENYEBABKAN KEROSAKAN BESAR KEPADA KEPENTINGAN DAN MARTABAT MALAYSIA ATAU MEMBERI KEUNTUNGAN BESAR KEPADA SESEBUAH KUASA ASING

SULIT
DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN BAHAN RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN TANPA KEBENARAN WALAUPUN TIDAK MERBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA TETAPI AKAN MEMUDARATKAN KEPENTINGAN ATAU MARTABAT MALAYSIA ATAU KEGIATAN KERAJAAN ATAU ORANG PERSEORANGAN ATAU AKAN MENYEBABKAN KEADAAN MEMALUKAN ATAU KESUSAHAN KEPADA PENTADBIRAN ATAU AKAN MENGUNTUNGKAN SESEBUAH KUASA ASING .

TERHAD
DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN BAHAN RASMI SELAIN DARIPADA YANG DIPERINGKATKAN RAHSIA BESAR, RAHSIA ATAU SULIT TETAPI BERKEHENDAKAN JUGA DIBERI SATU TAHAP PERLINDUNGAN KESELAMATAN

* SISTEM INDEX (BUKU) FAIL KURANG DARIPADA 500 * SISTEM KAD - FAIL ANTARA 500 - 5000 * SISTEM DOKET - FAIL MELEBIHI 5000

KAEDAH MENOMBOR * SIRI TAHUN - 1/2002 * SIRI NOMBOR - 0001 * SIRI ABJAD DAN NOMBOR - P 101 * SIRI PENGKELASAN MENGIKUT PERKARA JPA/1/1-1

KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN 1. Nama Ringkas Organisasi/Bahagian 2. Taraf Keselamatan ( Rahsia Besar, Rahsia, Sulit ) 3. Kod Organisasi Terlibat 4. Kod Perkara/Subjek ( S )

PROSEDUR MEMBERI NOMBOR RUJUKAN FAIL

PROSEDUR MEMBERI NOMBOR RUJUKAN FAIL
5. Kod Pecahan Kepala/Sub Subjek 6. Kod Pecahan Kecil Perkara/Sub-Sub Subjek 7. Kod Siri Kes

CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
CONTOH

KPLB

BP

13

Nama Ringkas Organisas i

Nama Ringkas Bahagian
Kod Untuk Organisasi Sendiri

KEM. PEMB. NEGARA & LUAR BANDAR - 13

CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
CONTOH

ILP

BP( S )
Taraf Keselamatan Sulit Bahagian Pentadbiran

13

Jabatan

Kod Untuk Urusan Organisasi Sendiri

CONTOH
ILP BP ( S ) 12

Nama ringkas organisasi

Taraf Keselamatan Sulit Kod Untuk Urusan Nama ringkas Organisasi Dengan Bahagian Jabatan Lain Pentadbiran

KOD PERKARA UTAMA

Tiap-tiap Agensi adalah perlu menyenaraikn sendiri Perkara Utama mengikut abjad dengan berasaskan perkara-perkara yang diuruskan dan seterusnya memberikan kod. Di asingkan dengan tanda palang (/)

CONTO H HURUF A ACARA
ADUAN AGENDA AGENSI AKAUN ALAMAT

1 2 3 4 5 6

CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA HURUF M
MAJALAH 88 MAJLIS 89 MAKLUMAT 90 MANUAL PROSEDUR KERJA 91 MASA BEKERJA 92 MEL/POS 93 MELANJUT PELAJARAN MESIN PEJABAT 95 MESYUARAT 96

94

CONTOH MENGGUNAKAN KOD PERKARA UTAMA ADALAH
Perkara Utama Kod Huruf A
Aduan 2

Nombor Rujukan
KPLB 13 / 2 BK

Huruf B
Belanjawan 81

Nombor Rujukan
KPLB 13 / 81 BK

KOD PECAHAN PERKARA

Pecahan Perkara ialah perkataan yang dapat menerangkan dengan lebih jelas perkara utama yang berkenaan. Kod ini diadakan hanya jika difikirkan perlu sahaja

Perkara Utama
Aduan

Pecahan Perkara
Aduan Awam Aduan Agensi lain

CONTOH PECAHAN SUBJEK UTAMA
SUBJEK UTAMA
MESYUAR AT

PECAHAN SUBJEK UTAMA 96 PENGURUSAN KAKITANGAN KOKURIKULUM JAWATANKUASA SUKAN J/KUASA KANTIN J/KUASA KESELAMATAN IBU BAPA DAN GURU DISPLIN MURID DISPLIN KAKITANGAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9

CONTOH

Letakkan KOD PERKARA UTAMA (Subjek Utama) Selepas Kod Organisasi
Perkara Utama Huruf A Aduan Nombor Rujukan KPLB BP 13 / 2 Adua n 2 Kod

CONTOH MENGGUNAKAN KOD PECAHAN PERKARA Perkara Kod Utama Aduan 2/1 Kod Pecahan Perkara 2 Aduan Awam

Aduan Agensi Nombor Rujukan Fail

KPLB
Awam)

BK BK

13 / 2 / 1 13 / 2 / 2

(Fail Aduan (Fail Aduan

KPLB

Agensi Lain)

CONTOH

Menggunakan Kod Pecahan Perkara
KPLB BP 13 / 2 / 1

Aduan Perkara Kod Utama Aduan 2 Pecahan Kod Perkara Aduan Awam 1 Aduan Awam

PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
APABILA MENERIMA SURAT PASTIKAN

i ) Ada Fail Berkaitan - Kandungkan
Surat

ii) Tiada Fail

- Semak Doket
Faharasat Bilangan Untuk Memastikan Fail Mengenai Perkara Ini Telah Didaftarkan

ADA FAIL BERKAITAN
Kandungkan Surat Dalam Fail Dengan Cara A )Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) disudut kanan atas surat
Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan Surat yang diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah Surat yang dihantar keluar, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam

-

CATATKAN DI ATAS KERTAS MINIT
SURAT TERIMA Catat tarikh penerimaan, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan dengan menggunakan ‘rubber stamp’ ( warna merah )

Surat bth.________ drp _____________ dikandungkan pada ________________

CATATAN DIATAS KERTAS MINIT
SURAT DIHANTAR KELUAR
Catatkan bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar dengan menggunakan ‘rubber stamp’ ( warna hitam/biru )

Surat bth _________ dihantar kpd. _________________ pada ______

MENDAFTAR FAIL BARU Sediakan kertas doket i ) Doket Faharasat Bilangan ( Borang Am 89 ) ii) Doket Faharasat Abjad ( Borang Am 89A ) - catit nombor rujukan fail - tajuk fail

Doket Faharasat Bilangan ( Borang Am 89 )
- susun mengikut tertib susunan nombor - digunakan untuk mengetahui pergerakan fail - susun di dalam binder ( maksimum 400 helai )

Doket Faharasat Abjad ( Borang Am 89A )
- merupakan salinan daripada doket faharasat bilangan - disusun mengikut abjad perkataanperkataan yang dipilih - pilih 1/2/3 perkataan mengikut keperluan untuk satu fail

CONTOH
Pengisian Jawatan Pembantu Tadbir Doket faharasat Abjad bagi perkataan Jawatan ini akan disusun di dalam binder di bawah susunan Abjad ‘J’ Boleh juga pilih 2/3 perkataan lain jika perlu. Ini bermakna perlu menyediakan 2/3 helai kertas doket.

CONTOH
DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 ) BAHAGIAN HADAPAN
NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO.FAIL: KPLB/BP/13/8 FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

BAHAGIAN BELAKANG
TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA

1 9.6 20.6 2 1.6

P PPT

PT

CONTOH

DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89A)
NO,FAIL: KPLB/BP/13/8( FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR )

NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKAITAN

MEMBUKA FAIL
1) Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan ( atau pun kurang tetapi fail itu dianggap terlalu tebal ) 2) Kulit fail lama dipalang dan dicatit ‘DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA’ 3) Kulit fail baru dicatit - ‘Kulit 2’ (Klt. 2 )

DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA

PKJ/BP/99/ PERKARA

– UP UT A IT UK D IB D

KU

T LI

2

MEMBUKA FAIL SEMENTARA
1. Fail sebenar hilang/ tidak dapat dikesan 2. Lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang sama 3. Gunakan sampul kecil ( AM 435A-Pin 1/82 ) 4. Isi kandungan beserta kulit fail sementara dimasukan ke dalam fail asal bila dijumpai semula/tindakan serentak telah selesai 5. Dalam jangka panjang fail lama tidak jumpa -buka fail baru.

PENGEDARAN FAIL
MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN
Pegawai A Minta fail Pegawai B

Minta fail

Fail Tidak hilang Mengikut Prosedur Mudah dikesan

BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

Pegawai C Minta fail

TIDAK MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

Pegawai A

Pegawai B

Hantar fail

Minta fail

Fail sukar dikesan BAHAGIAN PENDAFTARAN Fail hilang Tidak ikut prosedur FAIL Sering buka fail baru

Pegawai C

KALAU TIDAK MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL…….

GUNAKAN FORMAT INI

BORANG PERGERAKAN FAIL Kepada ….. :……………………………………………

SERAHKAN DIBAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

Daripada :…………………………………………… ….. Tajuk Fail :…………………………………………… ….. Fail di atas telah diedarkan Kepada Pada :………………………………………….. :…………………………………………..

Tandatangan :………………………………………

BORANG PERGERAKAN FAIL
Kepada PT :…………………………………………..

Pengara Daripada :………………………………………….. h Pengisian Jawatan PT(P/O) Tajuk Fail :………………………………………….. KPLB/BP/13/8 Nombor Fail :…………………………………………..
Fail di atas telah diedarkan

PPT kepada :………………………………… … 19/6/2005 T.T
pada … :…………………………………

PERGERAKAN FAIL
CATAT SEMUA PERGERAKAN FAIL YANG DIEDARKAN
Buat cacatan disebelah belakang Kertas Doket Faharasat Bilangan Buat cacatan dimuka hadapan kulit fail Nama Pemohon / Penerima Fail Tarikh fail diedarkan

JIKA TINDAKAN KEATAS FAIL TIDAK SELESAI
Hantar semula fail ke Bahagian Pendaftaran Fail
Þ

Þ Buat Simpan Dalam Perhatian ( SDP ) - Tuliskan tarikh diperlukan semula di atas fail berkenaan
TINDAKAN PEMBANTU TADBIR FAIL Sediakan Buku Daftar fail SDP Merekod fail SDP Memeriksa daftar tiap-tiap hari Fail diserahkan pada tarikh yang diperlukan TINDAKAN PEGAWAI Mencatatkan dalam Buku Harian Rasmi pada tarikh diperlukan sebagai ‘cross check’

PENYIMPANAN FAIL
BERTARAF KESELAMATAN
Ø

DISIMPAN DALAM BILIK SIMPANAN KHAS ATAU

Ø DALAM KABINET BESI Ø PENGELUARAN FAIL-FAIL DILAKUKAN OLEH KETUA PEMBANTU TADBIR Ø TEMPAT SIMPAN FAIL-FAIL BERTARAF KESELAMATAN PERLU DIAWASI SETIAP MASA

PENYIMPANAN FAIL
FAIL – FAIL TERBUKA
Ø

DISIMPAN DALAM BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI PETAK-PETAK ( PIGEON HOLE )

Ø DISIMPAN DALAM KABINET BESI 4 TINGKAT MENGGUNAKAN POKET FAIL Ø DISIMPAN DALAM MOBILE CABINET Ø SUSUNAN FAIL BERDASARKAN KEPADA SUSUNAN YANG DITETAPKAN DALAM DOKET FAHARASAT BILANGAN

KABINET BESI 4

RAK KAYU TERBUKA (PIGEON

MOBILE

CARA MENDAFTARKAN FAIL
Terima surat Pastikan Perkara & Pecahan Perkara Semak buku kod - Pastikan kod

Fail Berkenaan Kod ini sudah Dibuka ?

Belum A

Sudah
Dapatkan fail dan Kandungkan surat

A
Berikan tajuk untuk fail baru Rujuk buku kod pastikan kod Yang sesuai Rujuk Doket Faharasat Bil dan Berikan nombor rujukan yang sesuai Tuliskan tajuk dan nombor Rujukan ke atas fail Kandungkan surat dan edarkan fail Sediakan kertas doket faharasat Bilangan dan faharasat abjad Simpan doket-doket

PENYENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD

REKOD KERAJAAN
DEFINIS I SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD,

DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RESMI MEREKA. (AKTA ARKIB NEGARA)

REKOD
Tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah Arkib Negara Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun (Surat Pekeliling Am 1/97 – Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan Kajian Semula setiap tahun bagi menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari tarikh ianya ditutup)

PEMELIHARAAN REKOD

•TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS MENERUS •BILIK BERHAWA DINGIN •PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK JIKA TIADA HAWA DINGIN •DIBERSIHKAN SELALU •SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT SIMPANAN REKOD •PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA

PEMELIHARAAN REKOD

•Dilarang makan, minum, merokok, lepak •Dilarang jadi stor penyimpanan barangan lain terutama berbentuk cecair •Simpan rekod atas rak yang punya jarak 6 inci dari aras lantai •Jangan susun terlalu padat •Keringkan rekod dengan dianginkan

MUSUH-MUSUH REKOD

• TIKUS • LIPAS • ANAI-ANAI • MANUSIA • HABA/SUHU • KELEMBAPAN • SILVERFISH • BOOKLICE • DLL

REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI JABATAN ATAS KEPERLUAN TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20 TAHUN DARI TARIKH IANYA DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT KELULUSAN KHAS DARI JABATAN ARKIB NEGARA UNTUK TERUS MENYIMPANNYA

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI

Komunikasi dan Teknologi Maklumat
Pengurusan Komunikasi dan Teknologi Maklumat (ICT) meliputi perkara-perkara berikut: • Pelan strategik teknologi maklumat; • Perolehan perkakasan dan perisian; • Rangka dan keselamatan teknologi maklumat; • Penggunaan perkhidmatan;
– Internet; – Emel;

• Perisian; • Pembangunan sistem aplikasi;

• Pelan Strategik ICT (ISP) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan, strategi pembangunan dan pelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan. Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan ISP di peringkat jabatan masing-masing dengan berpandukan ISP Sektor Awam. • ISP yang disediakan perlu dikemukakan kepada pihak MAMPU untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK). Peraturan semasa mengenai

Pelan Strategik Teknologi Maklumat

• Ketua Jabatan dikehendaki mengemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi mendapatkan kelulusan teknikal sebelum ianya dilaksanakan. • Ketua Jabatan juga dikehendaki mengemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek tersebut siap

Perolehan Perkakasan Dan Perisian

Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat
• Rangka Dasar Keselamatan ICT ialah satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan langkah-langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT. Ketua Jabatan bertanggungjawab merangka satu dasar keselamatan ICT bagi memastikan aset ICT dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi dengan lancar serta meminimumkan kerosakan atau kemusnahan aset-aset ICT. • Ketua Jabatan boleh merujuk kepada pihak MAMPU dalam menyediakan Dasar Keselamatan ICT jabatan. Rujukan kepada peraturan yang sedang berkuat kuasa hendaklah dibuat dari semasa ke semasa. • Ketua Jabatan bertanggungjawab melantik seorang Ketua Pegawai Maklumat (CIO) dan seorang Pegawai Keselamatan ICT (ICTSO). Pelantikan dan pertukaran pegawai ini perlu dimaklumkan kepada MAMPU. • Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang

• Internet

Penggunaan Perkhidmatan

– Internet adalah rangkaian komputer secara global yang menyediakan pelbagai maklumat; – Menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan. – Pegawai hanya boleh melayari laman web yang dibenarkan sahaja dan dilarang melayari, menyedia, memuat naik (upload), memuat turun (download) dan menyimpan laman web yang mengandungi unsur-unsur lucah, hasutan dan ancaman terhadap keselamatan negara. – Pegawai adalah dilarang menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi seperti memuat turun, menyimpan serta menggunakan perisian berbentuk hiburan (permainan elektronik, video, muzik, gambar, chatting atau seumpamanya) yang boleh mengganggu kestabilan talian rangkaian (networking). – Pegawai bertanggungjawab mematuhi sepenuhnya

• Emel

Penggunaan Perkhidmatan

– Emel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari dua hala dengan cara yang pantas. – Emel adalah merupakan rekod awam. – Pegawai perlu menggunakan kemudahan emel mengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan emel yang ditetapkan. – Pegawai harus bertindak bijak, profesional dan berhati-hati dalam menggunakan kemudahan emel yang diberi. – Pegawai harus menggunakan identiti/ akaun emel sendiri apabila menggunakan kemudahan emel dan dilarang menggunakan kemudahan emel untuk tujuan peribadi seperti menyebar, menghantar dan melibatkan diri dalam emel yang mengandungi kod perosak, unsur-unsur lucah, hasutan, ancaman dan emel sampah yang dapat mengganggu penggunaan emel milik orang lain. – Pegawai hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur penggunaan emel yang ditetapkan agar keselamatan ke atas pemakaiannya terjamin. – Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk

• Perisian

Penggunaan Perkhidmatan

– Sebarang instalasi (installation) perisian ICT yang berlesen sahaja dibenarkan untuk kegunaan Jabatan. Sebarang instalasi perisian yang tidak berlesen atau cetak rompak adalah dilarang.

• Pembangunan Sistem Aplikasi
– Sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam (DDSA) mengikut peraturan yang berkuat kuasa. – Perkongsian pintar dalam bidang ICT, Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan sebarang sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi dengan jabatan-jabatan lain didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP). – Sebarang sistem aplikasi yang dibangunkan oleh jabatan perlu disertakan dengan dokumentasi sistem (sistem spesifikasi, manual pengoperasian dan manual

• Laman Web Jabatan

Penggunaan Perkhidmatan

– Laman web jabatan merupakan salah satu saluran maklumat dan perkhidmatan atas talian (online) kepada orang awam. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat terperingkat tidak dipaparkan di laman web dan tidak melanggar mana-mana peraturan keselamatan Kerajaan. – Laman web jabatan dibangun dan diselenggarakan dengan berkesan agar maklumat yang terkandung sentiasa dikemas kini mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

DEFINISI INVENTORI
• BARANG-BARANG TAKLUAK YANG BERNILAI KURANG DARI RM1000 SETIAP UNIT. – (termasuk perabot, permaidani, langsir dsbnya tanpa mengambil kira kos).

KATEGORI INVENTORI
• PERALATAN DAN KELENGKAPAN PEJABAT (alat pengira, kipas angin, dsbnya). • PERABOT, PERMAIDANI, LANGSIR,
(Kerusi, Meja, Almari dsbnya.) Langsir, Kabinet Besi,

DEFINISI BEKALAN PEJABAT Termasuk • semua barang luak (consumables) (ball pen, kertas am dsbnya). • Alat tulis serta kelengkapan pejabat takluak (non-consumable) yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu (gunting, stapler

MERANCANG KEPERLUAN

1. MENENTUKAN KEPERLUAN 2. MENGKAJI PENGGUNAAN 3. MEMBUAT ANGGARAN PENGGUNAAN

PEROLEHAN / PEMBELIAN
Tujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik. 1. PEMBELIAN YANG PALING MENGUNTUNGKAN. 2. PASTIKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI. 3. KUASA PEMBELIAN DIPEROLEHI. 4. SPESIFIKASI BARANG DITENTUKAN. 5. NASIHAT TEKNIKAL DIPEROLEHI. 6. DASAR DAN PERTATURAN PEMBELIAN

PENYIMPANAN
Tujuan: untuk mengelakkan daripada kehilangan, kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan. 1. SIMPAN DI TEMPAT YANG SESUAI DENGAN JENIS BARANG. 2. MEMBERI PERHATIAN KEPADA CARA SUSUNAN BARANG-BARANG. 3. PASTIKAN KESELAMATAN BARANG-BARANG.

PENYELENGGARAA
Tujuan:
Untuk melanjutkan usia penggunaan barang dan sentiasa di peringkat yang efisyen. Untuk menentukan keselamatan pengguna.

JENIS PENYELENGGARAAN:
1. PENYELENGGARAAN DIRANCANG.

PEMINDAHAN / PENGELUARAN
Tujuan: Bagi mempastikan bahawa kesemua pemindahan atau pengeluaran dibuat dengan kebenaran. 1. PEMINDAHAN/PENGELUARAN BARANG DIBUAT DENGAN KEBENARAN BERTULIS. 2. PASTIKAN BARANG YANG DIPINDAH SAMPAI KE DESTINASINYA. 3. DAPATKAN PERAKUAN TERIMA PEMINDAHAN.

PENGGUNAAN
Tujuan: Bagi mempastikan harta Kerajaan digunakan dengan berkesan untuk mencapai objektif tertentu. 1. PENGGUNAAN MENGIKUT KEPERLUAN BARANGBARANG. 2. PENGGUNAAN MENGIKUT CARA YANG DITETAPKAN. 3. PENGGUNAAN ADALAH DI BAWAH KAWALAN/PENYELIAAN. 4. PENGGUNAAN HENDAKLAH DIBUAT SECARA

MEREKOD
Tujuan: Kawalan secara dokumen supaya dapat mengesan
dan mengakaun semua harta yang dimiliki. 1. PASTIKAN SEMUA HARTA KERAJAAN DIREKOD DENGAN KEMASKINI. (Rujuk Pekeliling Perbendaharaan 2/1991)
WUJUDKAN SISTEM MAKLUMAT YANG KEMASKINI DAN BERKESAN BAGI MEMUDAHKAN PIHAK PENGURUSAN MENCAPAI PENGGUNAAN YANG OPTIMA SERTA PENGURUSAN HARTA YANG CEKAP.

2.

3.

PASTIKAN SEMUA HARTA KERAJAAN MEMPUNYAI

JENIS DAFTAR REKOD
DAFTAR HARTA MODAL - KEW.PA-2 DAFTAR INVENTORI - KEW.PA-3

DAFTAR STOK DAN BEKALAN PEJABAT -KEW 314 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL – KEW

PA-6

PEMERIKSAAN / VERIFIKASI
Tujuan: Kawalan secara fizikal supaya dapat mempastikan barang-barang masih ada dalam keadaan yang baik. 1. VERIFIKASI/PEMERIKSAAN PERLU DIADAKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITENTUKAN. 2. PEMERIKSA/PEMVERIFIKASI STOK PERLU DILANTIK SECARA BERTULIS. 3. PEMERIKSAAN DIBUAT SECARA SISTEMATIK. 4. SEDIAKAN LAPORAN-LAPORAN YANG TERTENTU.

PELUPUSAN
Tujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod barang-barang daripada daftar. 1. MEMBOLEHKAN JABATAN MEMBELI ATAU MENDAPATKAN BARANG BARU. 2. MENJIMATKAN RUANG SIMPANAN. 3. MENGELAKKAN SUSUT NILAI YANG BERTERUSAN. 4. MENGELAKKAN KEMUNGKINAN BARANG DISALAHGUNAKAN.

SEBAB PE LUPU SAN
• Aset telah diguna dan tidak diperlukan lagi; • Aset belum guna tetapi berlebihan; • Aset sudah diguna tetapi tidak ekonomi dibaiki; • Aset telah tidak boleh digunakan lagi.

Hapus Kira
Tujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod barang-barang yang hilang 1. MEMBOLEHKAN JABATAN MEMBELI ATAU MENDAPATKAN BARANG BARU. 2. MENJIMATKAN RUANG SIMPANAN. 3. MENGELAKKAN SUSUT NILAI YANG BERTERUSAN. 4. MENGELAKKAN KEMUNGKINAN BARANG DISALAHGUNAKAN.

Tujuan: Mempastikan bahawa segala kes kehilangan harta kerajaan disiasat, dilapor dan tindakan sewajarnya diambil. 1. SEMUA KEHILANGAN PERLU DILAPORKAN. 2. KEHILANGAN JENAYAH MEMERLUKAN LAPORAN POLIS SERTA LAPORAN AWAL 3. SIASATAN JABATAN/KEMENTERIAN PERLU DIADAKAN. 4. LAPORAN AKHIR. 5. DAPATKAN GANTI JIKA KEHILANGAN WANG.

KEHILANGAN

ISU/MASALAH
i) Kurang perhatian, pengawasan & penyeliaan oleh Peg.Pengawal/Ketua Jab. ii) Tiada Perancangan Pembelian iii) Perekodan stok & aset tidak memuaskan iv) Prestasi lemah & kadar pusingan stokrendah v) Stok berlebihan dipesan & disimpan vi) Stok yg.lambat & tidak bergerak terus

Pemeriksaan & verifikasi stok tidak dibuat

viii) Pelupusan lewat ix) x) dengan xi) xii) kemaskini Tanah & bangunan dibiarkan & tidak Kehilangan berlaku tidak terus Aset tidak dijaga atau diuruskan baik Tiada maklumat/data stor yang dilaporkan

CARA PENDEKATAN……
1. Kaji semula keperluan stor yang sedia ada (tutup/kurang/menggabung ) 2. Kurangkan pegangan stok 3. Kurangkan bilangan item yang disimpan 4. Penyeragaman item yang disimpan 5. Amalkan perolehan ‘Just In Time’ di mana sahaja mungkin 6. Simpan hanya stok operasi 7. Perekodkan melalui komputer 8. Mengkaji semula tempoh

TINDAKAN SUSULAN…..
1. Beri perhatian meningkatkan pengawasan dan penyeliaan 2. Lantik pegawai aset 3. Pastikan perancangan perolehan 4. Pastikan wujud penyelarasan di antara perolehan dan penyimpanan stok/pengurusan aset. 5. Monitor prestasi dan kadar pusingan stok 6. Pastikan pemeriksaan dan verifikasi dibuat distor dan aset diperiksa. 7. Pastikan ada jadual penyelenggaraan supaya aset diuruskan

Sambungan……

8. Pastikan baki stok disemak, adakan anggaran realistik sebelum pesanan baru dibuat. 9. Monitor pelupusan dan pastikan tindakan tindakan pelupusan diambil atas stok yang lambat dan tidak bergerak. 10. Monitor kehilangan. 11. Semak rekod stok dan aset

Sambungan……

12. Pastikan maklumat/data stor sentiasa kemaskini 13. Tanah dan bangunan yang digunakan diusahakan untuk memperolehi hasil 14. Teliti laporan-laporan kelemahan pengurusan aset dan ambil tindakan susulan

TANGGUGJAWAB KETUA JABATAN

SELENGGARA DAN MEMERIKSA HARTA AWAM SEDIA LAPORAN PEMERIKSAAN KEPADA PEGAWAI PENGAWALBORANG KEW 300W

PENTADBIRAN SUMBER
•BUKU REKOD PERKHIDMATAN •(BRP)

MAKLUMAT BUKU PERKHIDMATAN

Dibuka bagi setiap kakitangan • Semasa melapor diri (Jawatan tetap, sementara dan kontrak sahaja)

MAKLUMAT BUKU PERKHIDMATAN

Nama, No. K/Pengenalan, Tarikh Lahur, Agama, Alamat Tetap, No. Telefon, Akaun Bank, KWSP, Waris

PENYELENGGARAAN BUKU PERKHIDMATAN

Lantikan, sah jawatan,kursus, pertukaran, latihan, istihar harta, pinjaman-pinjaman (perumahan, kenderaan, komputer), cuti-cuti (cuti rehat, sakit, tanpa rekod, haji, separuh gaji, tanpa gaji & lainlain), penghargaan, pingat dan tindakan tatatertib

REKOD KEHADIRAN

Buku Kedatangan Punch Card Alat Elektronik

PENILAIAN PRESTASI

Sasaran kerja tahunan Sepanjang tahun Kajian setengah tahun Tujuan APC, kenaikan pangkat, kursus

SEKIAN, TERIMA KASIH

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful