P. 1
Ceramah Panduan Pen Gurus An Pejabat - Pd

Ceramah Panduan Pen Gurus An Pejabat - Pd

4.0

|Views: 2,665|Likes:
Dipublikasikan oleh mohd mubarak

More info:

Published by: mohd mubarak on Jun 18, 2009
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPTX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/08/2012

pdf

text

original

Sections

PANDUAN

PANDUAN
PENGURUSAN

PENGURUSAN
PEJABAT

PEJABAT

Oleh : HUSSIN BIN HJ. MAHMUD

Kandungan Ceramah

Kandungan Ceramah

•Pengurusan Am Pejabat
•Pentadbiran Sumber Manusia
•Keperibadian dan Ketrampilan
•Pengurusan Perhubungan Pelanggan
•Sistem Penyampaian Perkhidmatan
•Urusan Surat Kerajaan
•Pengurusan Fail
•Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan
Pelupusan Rekod Awam
•Pengurusan Komunikasi dan Teknologi
Maklumat
•Inventori dan Bekalan Pejabat

KEPERIBADIAN

KEPERIBADIAN
DAN KETRAMPILAN

DAN KETRAMPILAN

Keperibadian dan

Keperibadian dan
Ketrampilan

Ketrampilan

Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa
menjaga dan memelihara penampilan diri,
cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan,
disiplin dan adab sopan sama ada semasa
menjalankan tugas atau di luar masa
bertugas.

Pegawai awam hendaklah memiliki
keperibadian unggul yang dizahirkan melalui
sikap dan tatakelakuan yang berasaskan
nilai-nilai murni. Di samping itu, pegawai
juga dikehendaki memiliki professional

Nilai Murni Pengawai

Nilai Murni Pengawai
Awam

Awam

•Berintergriti
•Berkebolehan untuk mengawal emosi
•Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana
dan berhemah
•Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi
tegas;
•Mempunyai keazaman dan kegigihan
•Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan
kebolehpercayaan;
•Bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam
•Mempunyai sifat keberanian dan sanggup
menerima cabaran;
•Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip
akauntabiliti

Tatakelakuan Pegawai

Tatakelakuan Pegawai
Awam

Awam

Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong,
Kerajaan dan Negara;
Tidak berkelakuan hingga kepentingan
peribadi bercanggah dengan tugas rasmi;
Tidak berkelakuan yang boleh menimbulkan
syak di mana kepentingan peribadi bercanggah
dengan tugas rasmi;
Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk
faedah diri sendiri;
Tidak berkelakuan, sama ada semasa bertugas
atau di luar tugas rasmi, yang boleh
menjatuhkan imej perkhidmatan awam;
Tidak membawa pengaruh luar untuk
kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan
kewibawaan dan profesionalisme pegawai
awam dalam membuat sesuatu keputusan

Pakaian

Pakaian

•Pegawai hendaklah sentiasa
memakai pakaian yang kemas
dan sesuai semasa bertugas
dengan mematuhi peraturan
pakaian yang ditetapkan
termasuk pegawai yang
dikehendaki memakai pakaian
seragam.

Tanda Nama

Tanda Nama

•Jabatan hendaklah menyediakan
tanda nama kepada semua
pegawai. Pegawai hendaklah
memakai tanda nama yang
disediakan oleh jabatan
sepanjang masa bekerja.

PENGURUSAN

PENGURUSAN
PERHUBUNGAN

PERHUBUNGAN
PELANGGAN

PELANGGAN

Mengutamakan

Mengutamakan
Pelanggan

Pelanggan

–Memberi layanan yang mesra dan
adil kepada pelanggan;
–Mewujudkan pejabat perkhidmatan
pelanggan;
–Memperluaskan mekanisme
penyebaran dan penyampaian
kemudahan perkhidmatan; dan
–Mengurangkan kerenah birokasi
dalam urusan jabatan dengan
pelanggan.

Piagam Pelanggan

Piagam Pelanggan

Piagam pelanggan yang digubal hendaklah
mengikut standard kualiti yang dapat
memenuhi kemahuan dan citarasa
pelanggan.
Piagam pelanggan yang dikeluarkan
hendaklah jelas, senang disebar,
kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan
boleh ditambahbaik.
Mengemas kini pelaksanaan piagam
pelanggan dengan mengambil tindakan-
tindakan berikut:

Menyemak dan mengkaji semula jaminan kualiti
perkhidmatan atau produk yang dijanjikan di
bawah piagam pelanggan;
Memastikan jaminan kualiti perkhidmatan atau
produk yang dijanjikan dipatuhi pada setiap masa;
Menyediakan sistem pemulihan perkhidmatan
bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan terhadap
jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang
disediakan; dan

Pengurusan Aduan

Pengurusan Aduan
Awam

Awam

•Melantik seorang Pegawai Perhubungan
Aduan untuk memastikan setiap aduan
yang berkaitan diambil tindakan
penyelesaian/ pemulihan dengan cepat,
tepat, adil dan berkesan;
•Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter,
telefon, emel, laman web interaktif,
borang atau surat) yang memboleh serta
memudahkan orang ramai
mengemukakan masalah dan sebarang
kesulitan apabila berurusan dengan
jabatan;
•Menetapkan tempoh yang munasabah
bagi penyelesaian atau pemulihan
berpandukan kepada Piagam Pelanggan

Pengurusan Media

Pengurusan Media

Sentiasa menjalinkan hubungan
secara berterusan dengan pihak
media massa ke arah mempromosi
dasar, program dan aktiviti jabatan
secara positif dan meluas mengikut
peraturan yang ditetapkan dengan
melaksanakan langkah-langkah
berikut:
Melantik seorang Pegawai
Perhubungan sebagai perantara
dan jurucakap untuk melayani
pertanyaan atau permintaan wakil
media;
Memantau dan menilai liputan

SISTEM

SISTEM
PENYAMPAIAN

PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN

PERKHIDMATAN

Sistem Penyampaian

Sistem Penyampaian
Perkhidmatan

Perkhidmatan

•Perkhidmatan Kaunter
•Perkhidmatan Terlefon Berkualiti
•Sistem dan Prosedur Kerja
•Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
•Borang Permohonan
•Lesen dan Permit
•Punggutan Hasil

(Dibincangkan dalam PKPA)

URUSAN SURAT

URUSAN SURAT
KERAJAAN

KERAJAAN

R

E

K

O

D

FAIL

SU

RAT

SURAT MENYURAT

SURAT MENYURAT

Surat menyurat hendaklah jelas
Surat hendaklah di atas kertas rasmi
Jabatan
Memula dan mengakhiri surat rasmi
Rujukan dan tajuk surat
Perenggan, nombor muka surat dan
lampiran

Mengalamatkan Surat dan

Mengalamatkan Surat dan
Sampul Surat

Sampul Surat

+Mengalamatkan surat kepada
jabatan
+Mengalamatkan surat kepada
orang ramai
+Mengalamatkan surat kepada
firma/badan berkanun

Pengelasan Surat-surat Keluar Dari

Pengelasan Surat-surat Keluar Dari
Fail Berpengenalan Keselamatan

Fail Berpengenalan Keselamatan

Pengelasan surat ikut pengelasan fail

Mengikut peraturan-peraturan seperti yang
ditetapkan dalam buku “Arahan Keselamatan”

Rekod Surat-surat Keluar

Kertas Minit

REKOD

Dengan Tangan

Biasa

Berdaftar

Menulis Minit

Menulis Minit

Cara Menulis Minit

!

Nomborkan semua peranggan

!

Tulis tangan, jelas dan terang

!

Minit yang panjang hendaklah ditaip

!

Menulis ringkasan jawatan pegawai yang
diminit

!

Tandatangan penulis minit

Pentingnya Minit

!

Merekod surat-surat yang diterima/keluar

!

Perhubungan antara pegawai-pegawai atau
bahagian-bahagian dalam jabatan

CONTOH KERTAS MINIT

CONTOH KERTAS MINIT

Kertas MinitNo. 1

(Am 6)

Helai No. 1

Surat Bth…………. Dihantar kpd………
…………………….pada

Surat Bth…………. dpd………………
………………dikdg. Pada……………

Surat Bth…………. dpd……..………
……………….dikdg. Pada………

1

2

3

Minit Untuk Mendapatkan

Minit Untuk Mendapatkan
Keputusan/Tindakan

Keputusan/Tindakan

!Ringkas dan lengkap
kandungannya
!Surat dan fail yang dirujuk
dicatitkan dalam minit dan
disertakan
!Jika ada pandangan jabatan
lain hendaklah disebut

Minit yang ditulis untuk mendapatkan
keputusan dan tindakan dari seorang pegawai kanan

MELAYANI SURAT-SURAT YANG

MELAYANI SURAT-SURAT YANG
DITERIMA

DITERIMA

+Tiap-tiap surat memerlukan perhatian
yang segera

+Semua surat yang diterima hendaklah
dicop/ditulis tarikh

+Surat yang dialamatkan untuk
perhatian seseorang pegawai
hendaklah dihantar terus tanpa
dibuka

+Semua surat yang diterima dari luar

Kandungkan surat dalam

Kandungkan surat dalam
fail

fail

Catat tarikh penerimaan
Nama agensi pengirimnya
Tarikh surat dikandungkan ke
atas kertas minit
Menggunakan ‘rubber stamp’
(Warna Merah)

SURAT
TERIMA

1

Catit surat-surat yang dihantar
keluar bilangan surat, tarikh
penghantaran, nama agensi
penerima dan tarikh surat dihantar
keatas kertas minit dengan
menggunakan ‘Rubber Stamp’
(Warna Hitam / Biru)

2

SURAT
KELUAR

Tindakan Bahagian Pendaftaran

Tindakan Bahagian Pendaftaran
Fail

Fail

*Memasukkan surat-surat yang diterima

*Edarkan kepada pegawai-pegawai berkenaan
untuk tindakan

*Membuka sampul kecil sebagai langkah
sementara jika fail asal tidak dapat dikesan

*Surat yang diterima mengandungi
wang/barang berharga didaftarkan mengikut
AP 71

PENGURUSAN

PENGURUSAN
FAIL

FAIL

FAIL

Satu “holder” yang
mengandungi
surat-suratan dan
dokumen sebagai
rekod

DEFINISI SISTEM FAIL

DEFINISI SISTEM FAIL

PROSES MENGKELASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL
BAGI MEMUDAHKAN
PENGURUSANNYA APABILA
DIPERLUKAN

JENIS KUMPULAN FAIL

JENIS KUMPULAN FAIL

‘HOUSE KEEPING’

MELIPUTI PERKARA-PERKARA

MELIPUTI PERKARA-PERKARA
SEPERTI

SEPERTI
PENTADBIRAN, PERJAWATAN DAN

PENTADBIRAN, PERJAWATAN DAN
SENARAI KAKITANGAN

SENARAI KAKITANGAN

JENIS KUMPULAN FAIL

‘OPERATIONAL’

MELIPUTI FAIL-FAIL TENTANG FUNGSI

MELIPUTI FAIL-FAIL TENTANG FUNGSI
ASAS SUATU ORGANISASI SEPERTI

ASAS SUATU ORGANISASI SEPERTI
REKOD TANAH UNTUK PEJABAT TANAH,

REKOD TANAH UNTUK PEJABAT TANAH,
REKOD PENDAPATAN ( HASIL ) UNTUK

REKOD PENDAPATAN ( HASIL ) UNTUK
JABATAN HASIL DALAM NEGERI

JABATAN HASIL DALAM NEGERI

KATEGORI FAIL

*

* FAIL AKTIF
FAIL AKTIF

* FAIL SEMENTARA

* FAIL SEMENTARA

* FAIL TIDAK AKTIF

* FAIL TIDAK AKTIF

JENIS FAIL

*

* FAIL ASAL
FAIL ASAL
* FAIL SEMENTARA

* FAIL SEMENTARA
* FAIL SAMBUNGAN

* FAIL SAMBUNGAN

A)TERBUKA

B)TERPERINGKAT/BERTARAF
KESELAMATAN

-RAHSIA BESAR
-RAHSIA
-SULIT

TARAF KESELAMATAN FAIL

TARAF KESELAMATAN FAIL

WARNA KULIT FAIL

TERBUKA

TERBUKA

--PUTIH

PUTIH

RAHSIA BESAR

RAHSIA BESAR--KUNING

KUNING BERPALANG
BERPALANG

MERAH

MERAH DAN TERCATIT
DAN TERCATIT
PERKATAAN ‘RAHSIA

PERKATAAN ‘RAHSIA
BESAR’

BESAR’

RAHSIA

RAHSIA

--MERAH JAMBU

MERAH JAMBU
BERPALANG MERAH

BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT

DAN TERCATIT

WARNA KULIT FAIL

SULIT

SULIT--HIJAU DAN
HIJAU DAN

TERCATIT

TERCATIT

PERKATAAN

PERKATAAN ‘SULIT’
‘SULIT’

TERHAD

TERHAD--PUTIH DAN TERCATIT
PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN ‘TERHAD’

PERKATAAN ‘TERHAD’

RAHSIA

RAHSIA
BESAR

BESAR

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI
DAN BAHAN

DAN BAHAN
RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN

RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN
TANPA KEBENARAN AKAN

TANPA KEBENARAN AKAN
MENYEBABKAN KEROSAKAN YANG

MENYEBABKAN KEROSAKAN YANG
AMAT BESAR KEPADA MALAYSIA

AMAT BESAR KEPADA MALAYSIA

RAHSIA

RAHSIA

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI
DAN BAHAN RASMI YANG JIKA

DAN BAHAN RASMI YANG JIKA
DIDEDAHKAN TANPA KEBENARAN AKAN

DIDEDAHKAN TANPA KEBENARAN AKAN
MERBAHAYAKAN KESELAMATAN

MERBAHAYAKAN KESELAMATAN
NEGARA, MENYEBABKAN KEROSAKAN

NEGARA, MENYEBABKAN KEROSAKAN
BESAR KEPADA KEPENTINGAN DAN

BESAR KEPADA KEPENTINGAN DAN
MARTABAT MALAYSIA ATAU MEMBERI

MARTABAT MALAYSIA ATAU MEMBERI
KEUNTUNGAN BESAR KEPADA

KEUNTUNGAN BESAR KEPADA
SESEBUAH KUASA ASING

SESEBUAH KUASA ASING

SULIT

SULIT

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI DAN
BAHAN RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN TANPA

BAHAN RASMI YANG JIKA DIDEDAHKAN TANPA
KEBENARAN WALAUPUN TIDAK

KEBENARAN WALAUPUN TIDAK
MERBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA

MERBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA
TETAPI AKAN MEMUDARATKAN KEPENTINGAN

TETAPI AKAN MEMUDARATKAN KEPENTINGAN
ATAU MARTABAT MALAYSIA ATAU KEGIATAN

ATAU MARTABAT MALAYSIA ATAU KEGIATAN
KERAJAAN ATAU ORANG PERSEORANGAN

KERAJAAN ATAU ORANG PERSEORANGAN
ATAU AKAN MENYEBABKAN KEADAAN

ATAU AKAN MENYEBABKAN KEADAAN
MEMALUKAN ATAU KESUSAHAN KEPADA

MEMALUKAN ATAU KESUSAHAN KEPADA
PENTADBIRAN ATAU AKAN MENGUNTUNGKAN

PENTADBIRAN ATAU AKAN MENGUNTUNGKAN
SESEBUAH KUASA ASING .

SESEBUAH KUASA ASING .

TERHAD

TERHAD

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI

DOKUMEN RASMI, MAKLUMAT RASMI
DAN

DAN
BAHAN RASMI SELAIN DARIPADA YANG

BAHAN RASMI SELAIN DARIPADA YANG
DIPERINGKATKAN

DIPERINGKATKAN

RAHSIA BESAR, RAHSIA ATAU SULIT

RAHSIA BESAR, RAHSIA ATAU SULIT

TETAPI BERKEHENDAKAN JUGA DIBERI

TETAPI BERKEHENDAKAN JUGA DIBERI
SATU TAHAP PERLINDUNGAN

SATU TAHAP PERLINDUNGAN
KESELAMATAN

KESELAMATAN

* SISTEM INDEX

* SISTEM INDEX (BUKU)
(BUKU) --
FAIL KURANG DARIPADA 500

FAIL KURANG DARIPADA 500

* SISTEM KAD - FAIL ANTARA 500 - 5000

* SISTEM KAD - FAIL ANTARA 500 - 5000

* SISTEM DOKET - FAIL MELEBIHI 5000

* SISTEM DOKET - FAIL MELEBIHI 5000

KAEDAH MENOMBOR

KAEDAH MENOMBOR

* SIRI TAHUN - 1/2002

* SIRI TAHUN - 1/2002

* SIRI NOMBOR - 0001

* SIRI NOMBOR - 0001

* SIRI ABJAD DAN NOMBOR

* SIRI ABJAD DAN NOMBOR
- P 101

- P 101

* SIRI PENGKELASAN MENGIKUT

* SIRI PENGKELASAN MENGIKUT
PERKARA JPA/1/1-1

PERKARA JPA/1/1-1

PROSEDUR MEMBERI
NOMBOR
RUJUKAN FAIL

KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN

1.

1.Nama Ringkas Organisasi/Bahagian
Nama Ringkas Organisasi/Bahagian

2.

2.Taraf Keselamatan
Taraf Keselamatan ( Rahsia Besar,
( Rahsia Besar, Rahsia
Rahsia,,

Sulit

Sulit ))

3.

3.Kod Organisasi Terlibat
Kod Organisasi Terlibat

4.

4.Kod Perkara/Subjek ( S )
Kod Perkara/Subjek ( S )

PROSEDUR MEMBERI
NOMBOR
RUJUKAN FAIL

5.

5.Kod Pecahan Kepala/Sub Subjek
Kod Pecahan Kepala/Sub Subjek

6.

6.Kod Pecahan Kecil Perkara/Sub-Sub
Kod Pecahan Kecil Perkara/Sub-Sub
Subjek

Subjek

7.

7.Kod Siri Kes
Kod Siri Kes

CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

CONTOH

KPLB

BP

13

Nama
Ringkas
Organisas
i

Nama Ringkas
Bahagian

Kod Untuk
Organisasi
Sendiri

KEM. PEMB. NEGARA & LUAR BANDAR - 13

CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

ILP

BP( S )

13

Jabatan

Bahagian
Pentadbiran

Taraf
Keselamatan
Sulit

Kod Untuk
Urusan
Organisasi
Sendiri

CONTOH

CONTOH

ILP

BP ( S )

12

Nama
ringkas
organisasi

Nama ringkas
Bahagian
Pentadbiran

Taraf
Keselamatan
Sulit

Kod Untuk Urusan
Organisasi Dengan
Jabatan Lain

Tiap-tiap Agensi adalah perlu menyenaraikn
sendiri Perkara Utama mengikut abjad
dengan berasaskan perkara-perkara yang
diuruskan dan seterusnya memberikan kod.
Di asingkan dengan tanda palang (/)

KOD PERKARA

KOD PERKARA
UTAMA

UTAMA

CONTO
H

HURUF
AACARA
ADUAN
AGENDA
AGENSI
AKAUN
ALAMAT

1
2
3
4
5
6

CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA

HURUF
M

MAJALAH

88

MAJLIS

89

MAKLUMAT

90
MANUAL PROSEDUR KERJA
91
MASA BEKERJA

92

MEL/POS

93

MELANJUT PELAJARAN

94

MESIN PEJABAT

95

MESYUARAT

96

CONTOH MENGGUNAKAN KOD PERKARA
UTAMA ADALAH

Perkara Utama

Perkara Utama
Kod

Kod
Huruf A

Huruf A

Aduan 2

Aduan 2

Nombor Rujukan

Nombor Rujukan

KPLB BK

KPLB BK
13 / 2

13 / 2

Huruf B

Huruf B

Belanjawan 81

Belanjawan 81

Nombor Rujukan

Nombor Rujukan

KPLB BK

KPLB BK
13 / 81

13 / 81

KOD PECAHAN
PERKARA

Pecahan Perkara ialah perkataan yang
dapat menerangkan dengan lebih jelas
perkara utama yang berkenaan.

Kod ini diadakan hanya jika difikirkan
perlu sahaja

Perkara Utama Pecahan Perkara

Aduan Aduan Awam

Aduan Agensi lain

CONTOH PECAHAN SUBJEK UTAMA

SUBJEK
UTAMA

PECAHAN SUBJEK
UTAMA

MESYUAR
AT

PENGURUSAN
KAKITANGAN
KOKURIKULUM
JAWATANKUASA SUKAN
J/KUASA KANTIN
J/KUASA KESELAMATAN
IBU BAPA DAN GURU
DISPLIN MURID
DISPLIN KAKITANGAN

96

1
2
3
4
5
6
7
8
9

CONTOH

Letakkan KOD PERKARA UTAMA
(Subjek Utama) Selepas Kod Organisasi

Perkara Utama

Kod

Huruf A

Aduan

2

Nombor Rujukan

KPLB

BP

13 / 2

Adua
n

CONTOH MENGGUNAKAN KOD PECAHAN
PERKARA

Perkara Kod Pecahan
Kod
Utama Perkara

Aduan 2 Aduan Awam
2/1

Aduan Agensi

Nombor Rujukan
Fail

KPLB BK 13 / 2 / 1 (Fail Aduan
Awam)
KPLB BK 13 / 2 / 2 (Fail Aduan
Agensi Lain)

CONTOH

Menggunakan Kod Pecahan
Perkara

KPLB BP13/2/1

Aduan

Aduan
Awam

PerkaraKodPecahanKod
Utama

Perkara

Aduan

2 Aduan Awam 1

PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

APABILA MENERIMA SURAT PASTIKAN

i )Ada Fail Berkaitan-Kandungkan
Surat

ii)Tiada Fail

-Semak Doket
Faharasat
Bilangan Untuk
Memastikan
Fail Mengenai
Perkara Ini Telah
Didaftarkan

ADA FAIL BERKAITAN

ADA FAIL BERKAITAN

Kandungkan Surat Dalam Fail Dengan Cara

A )Catatkan bilangan kandungan fail
(enclosure) disudut kanan atas surat

-Nombor kandungan ini diletakkan
dalam bulatan

-Surat yang diterima, nombor dan
bulatan ditandakan dengan warna
merah

-Surat yang dihantar keluar, nombor
dan bulatan ditandakan dengan warna
biru atau hitam

CATATKAN DI ATAS KERTAS MINIT

SURAT TERIMA

Catat tarikh penerimaan, nama agensi
pengirim dan tarikh surat dikandungkan
dengan menggunakan ‘rubber stamp’
( warna merah )

Surat bth.________ drp _____________

dikandungkan pada ________________

CATATAN DIATAS KERTAS MINIT

SURAT DIHANTAR KELUAR

Catatkan bilangan kandungan surat, tarikh
penghantaran, nama agensi penerima dan
tarikh surat dihantar dengan menggunakan
‘rubber stamp’ ( warna hitam/biru )

Surat bth _________ dihantar kpd.

_________________ pada ______

MENDAFTAR FAIL BARU

Sediakan kertas doket

i )Doket Faharasat Bilangan
( Borang Am 89 )

ii)Doket Faharasat Abjad
( Borang Am 89A )

-catit nombor rujukan fail

-tajuk fail

Doket Faharasat Bilangan
( Borang Am 89 )

-susun mengikut tertib susunan
nombor

-digunakan untuk mengetahui
pergerakan fail

-susun di dalam binder ( maksimum
400 helai )

Doket Faharasat Abjad
( Borang Am 89A )

-merupakan salinan daripada doket
faharasat bilangan

-disusun mengikut abjad perkataan-
perkataan yang dipilih

-pilih 1/2/3 perkataan mengikut
keperluan untuk satu fail

CONTOH

Pengisian Jawatan Pembantu Tadbir

Doket faharasat Abjad bagi perkataan
Jawatan ini akan disusun di dalam binder
di bawah susunan Abjad ‘J’

Boleh juga pilih 2/3 perkataan lain jika
perlu. Ini bermakna perlu menyediakan
2/3 helai kertas doket.

CONTOH

DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 )

BAHAGIAN
HADAPAN

NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKENAAN

NO.FAIL: KPLB/BP/13/8

FAHARASAT DI BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PEMBANTU TADBIR

PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

BAHAGIAN
BELAKANG

TARIKH

KEPADA

TARIKH

KEPADA

TARIKHKEPADA

1
9.6

P

20.6

PPT

2
1.6

PT

CONTOH

DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89A)

NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKAITAN

NO,FAIL: KPLB/BP/13/8( )

FAHARASAT DI BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PEMBANTU TADBIR

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

MEMBUKA FAIL

1)Apabila satu fail mengandungi
100 kandungan ( atau pun kurang
tetapi fail itu dianggap terlalu tebal )

2)Kulit fail lama dipalang dan dicatit -
‘DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA’

3)Kulit fail baru dicatit - ‘Kulit 2’ (Klt. 2 )

DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA

D

IT

U

T

U

P

K

U

L

IT

2

D

IB

U

K

A

PERKARA

PKJ/BP/99/

MEMBUKA FAIL SEMENTARA

1.Fail sebenar hilang/ tidak dapat dikesan

2.Lebih daripada seorang pegawai perlu
mengambil tindakan ke atas fail yang sama

3.Gunakan sampul kecil ( AM 435A-Pin 1/82 )

4.Isi kandungan beserta kulit fail sementara
dimasukan ke dalam fail asal bila dijumpai
semula/tindakan serentak telah selesai

5.Dalam jangka panjang fail lama tidak jumpa
-buka fail baru.

PENGEDARAN FAIL

Pegawai
A

Pegawai
B

Pegawai
C

BAHAGIAN

BAHAGIAN
PENDAFTARAN

PENDAFTARAN
FAIL

FAIL

MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN

Minta fail

Minta fail

Minta fail

Fail Tidak hilang
Mengikut
Prosedur
Mudah dikesan

TIDAK MELALUI BAHAGIAN
PENDAFTARAN FAIL

Pegawai
A

Pegawai
B

Pegawai
C

BAHAGIAN
PENDAFTARAN
FAIL

Fail sukar dikesan
Fail hilang
Tidak ikut prosedur
Sering buka fail
baru

Minta
fail

Hantar
fail

KALAU TIDAK MELALUI
BAHAGIAN
PENDAFTARAN FAIL…….

GUNAKAN
FORMAT
INI

BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada:……………………………………………
…..

Daripada:……………………………………………
…..

Tajuk Fail:……………………………………………
…..

Fail di atas telah diedarkan
Kepada:…………………………………………..

Pada

:…………………………………………..

Tandatangan :………………………………………

SERAHKAN

SERAHKAN
DIBAHAGIAN

DIBAHAGIAN
PENDAFTARAN

PENDAFTARAN
FAIL

FAIL

BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada:…………………………………………..

Daripada:…………………………………………..

Tajuk Fail:…………………………………………..

Nombor Fail:…………………………………………..

Fail di atas telah diedarkan

kepada:…………………………………

pada

:…………………………………

PT

Pengara
h

Pengisian Jawatan PT(P/O)

KPLB/BP/13/8

PPT

19/6/2005
T.T

PERGERAKAN FAIL

PERGERAKAN FAIL

CATAT SEMUA PERGERAKAN FAIL
YANG DIEDARKAN

Buat cacatan disebelah belakang

Buat cacatan disebelah belakang
Kertas Doket Faharasat Bilangan

Kertas Doket Faharasat Bilangan

Buat cacatan dimuka hadapan kulit

Buat cacatan dimuka hadapan kulit
fail

fail

Nama Pemohon / Penerima

Nama Pemohon / Penerima
Fail

Fail
Tarikh fail diedarkan

Tarikh fail diedarkan

JIKA TINDAKAN KEATAS FAIL TIDAK SELESAI

JIKA TINDAKAN KEATAS FAIL TIDAK SELESAI

Þ Hantar semula fail ke Bahagian Pendaftaran
Fail

Þ Buat Simpan Dalam Perhatian ( SDP )

- Tuliskan tarikh diperlukan semula di atas fail
berkenaan

TINDAKAN PEMBANTU TADBIR FAIL

Sediakan Buku Daftar fail SDP
Merekod fail SDP
Memeriksa daftar tiap-tiap hari
Fail diserahkan pada tarikh yang
diperlukan
TINDAKAN PEGAWAI

Mencatatkan dalam Buku Harian Rasmi pada tarikh
diperlukan
sebagai ‘cross check’

PENYIMPANAN FAIL

PENYIMPANAN FAIL

BERTARAF KESELAMATAN

Ø DISIMPAN DALAM BILIK SIMPANAN KHAS ATAU
DISIMPAN DALAM BILIK SIMPANAN KHAS ATAU

Ø

DALAM KABINET BESI

DALAM KABINET BESI

Ø

PENGELUARAN FAIL-FAIL DILAKUKAN OLEH

PENGELUARAN FAIL-FAIL DILAKUKAN OLEH
KETUA PEMBANTU TADBIR

KETUA PEMBANTU TADBIR

Ø

TEMPAT SIMPAN FAIL-FAIL BERTARAF

TEMPAT SIMPAN FAIL-FAIL BERTARAF
KESELAMATAN PERLU DIAWASI SETIAP MASA

KESELAMATAN PERLU DIAWASI SETIAP MASA

PENYIMPANAN FAIL

FAIL – FAIL TERBUKA

FAIL – FAIL TERBUKA

Ø DISIMPAN DALAM BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI
DISIMPAN DALAM BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI
PETAK-PETAK ( PIGEON HOLE )

PETAK-PETAK ( PIGEON HOLE )

Ø DISIMPAN DALAM KABINET BESI 4 TINGKAT
DISIMPAN DALAM KABINET BESI 4 TINGKAT
MENGGUNAKAN POKET FAIL

MENGGUNAKAN POKET FAIL

Ø DISIMPAN DALAM MOBILE CABINET
DISIMPAN DALAM MOBILE CABINET

Ø SUSUNAN FAIL BERDASARKAN KEPADA SUSUNAN
SUSUNAN FAIL BERDASARKAN KEPADA SUSUNAN
YANG DITETAPKAN DALAM DOKET FAHARASAT

YANG DITETAPKAN DALAM DOKET FAHARASAT
BILANGAN

BILANGAN

KABINET BESI 4

RAK KAYU TERBUKA (PIGEON

RAK KAYU TERBUKA (PIGEON

MOBILE

MOBILE

CARA MENDAFTARKAN FAIL

Terima surat

Terima surat

Pastikan Perkara

Pastikan Perkara
&&
Pecahan Perkara

Pecahan Perkara

Semak buku kod

Semak buku kod
- Pastikan kod

- Pastikan kod

Fail

Fail
Berkenaan

Berkenaan
Kod ini sudah

Kod ini sudah
Dibuka ?

Dibuka ?

Dapatkan fail dan

Dapatkan fail dan
Kandungkan surat

Kandungkan surat

Belum

Sudah

A

A

Berikan tajuk untuk fail
baru
Rujuk buku kod pastikan kod
Yang sesuai

Rujuk Doket Faharasat Bil dan
Berikan nombor rujukan yang
sesuai

Tuliskan tajuk dan nombor
Rujukan ke atas fail

Kandungkan surat dan edarkan
fail

Sediakan kertas doket
faharasat
Bilangan dan faharasat abjad

Simpan doket-doket

PENYENGGARAAN,

PENYENGGARAAN,
PEMELIHARAAN DAN

PEMELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD

PELUPUSAN REKOD

SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD,
DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN,
LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG
GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU
DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN
DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN
MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RESMI
MEREKA.

(AKTA ARKIB NEGARA)

REKOD KERAJAAN

DEFINIS
I

REKOD

Tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah
Arkib Negara

Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula
setiap tahun

(Surat Pekeliling Am 1/97 – Ketua Jabatan bertanggungjawab
melakukan Kajian Semula setiap tahun bagi
menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari
tarikh ianya ditutup)

PEMELIHARAAN REKOD

TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS
MENERUS

BILIK BERHAWA DINGIN

PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK JIKA TIADA
HAWA
DINGIN

DIBERSIHKAN SELALU

SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT SIMPANAN
REKOD

PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA

PEMELIHARAAN REKOD

Dilarang makan, minum, merokok, lepak

Dilarang jadi stor penyimpanan barangan lain
terutama berbentuk cecair

Simpan rekod atas rak yang punya jarak 6 inci
dari aras lantai

Jangan susun terlalu padat

Keringkan rekod dengan dianginkan

MUSUH-MUSUH REKOD

TIKUS

LIPAS

ANAI-ANAI

MANUSIA

HABA/SUHU

KELEMBAPAN

SILVERFISH

BOOKLICE

DLL

REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI
JABATAN ATAS KEPERLUAN
TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20
TAHUN DARI TARIKH IANYA
DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT
KELULUSAN KHAS DARI JABATAN
ARKIB NEGARA UNTUK TERUS
MENYIMPANNYA

PENGURUSAN

PENGURUSAN
KOMUNIKASI DAN

KOMUNIKASI DAN
TEKNOLOGI

TEKNOLOGI

Komunikasi dan Teknologi

Komunikasi dan Teknologi
Maklumat

Maklumat

Pengurusan Komunikasi dan Teknologi
Maklumat (ICT) meliputi perkara-perkara
berikut:
•Pelan strategik teknologi maklumat;
•Perolehan perkakasan dan perisian;
•Rangka dan keselamatan teknologi
maklumat;
•Penggunaan perkhidmatan;

–Internet;
–Emel;

•Perisian;
•Pembangunan sistem aplikasi;

Pelan Strategik Teknologi

Pelan Strategik Teknologi
Maklumat

Maklumat

•Pelan Strategik ICT (ISP) jabatan ialah satu
pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang
menetapkan hala tuju perancangan, strategi
pembangunan dan pelaksanaan projek-projek
ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.
Ketua Jabatan bertanggungjawab
menyediakan ISP di peringkat jabatan
masing-masing dengan berpandukan ISP
Sektor Awam.
•ISP yang disediakan perlu dikemukakan
kepada pihak MAMPU untuk disemak dan
diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet
Kerajaan (JITIK). Peraturan semasa mengenai

Perolehan Perkakasan Dan

Perolehan Perkakasan Dan
Perisian

Perisian

•Ketua Jabatan dikehendaki
mengemukakan cadangan projek ICT
kepada MAMPU bagi mendapatkan
kelulusan teknikal sebelum ianya
dilaksanakan.
•Ketua Jabatan juga dikehendaki
mengemukakan Laporan Status
Pelaksanaan Projek ICT kepada
MAMPU setiap enam (6) bulan
sehingga projek tersebut siap

Rangka Dan Keselamatan

Rangka Dan Keselamatan
Teknologi Maklumat

Teknologi Maklumat

•Rangka Dasar Keselamatan ICT ialah satu dasar yang
memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan
langkah-langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT.
Ketua Jabatan bertanggungjawab merangka satu dasar
keselamatan ICT bagi memastikan aset ICT dilindungi dan
urusan jabatan dapat beroperasi dengan lancar serta
meminimumkan kerosakan atau kemusnahan aset-aset ICT.
•Ketua Jabatan boleh merujuk kepada pihak MAMPU dalam
menyediakan Dasar Keselamatan ICT jabatan. Rujukan
kepada peraturan yang sedang berkuat kuasa hendaklah
dibuat dari semasa ke semasa.
•Ketua Jabatan bertanggungjawab melantik seorang Ketua
Pegawai Maklumat (CIO) dan seorang Pegawai Keselamatan
ICT (ICTSO). Pelantikan dan pertukaran pegawai ini perlu
dimaklumkan kepada MAMPU.
•Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan ICTSO
membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden
Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang

Penggunaan

Penggunaan
Perkhidmatan

Perkhidmatan

Internet

–Internet adalah rangkaian komputer secara global yang
menyediakan pelbagai maklumat;
–Menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis
panduan dan prosedur keselamatan penggunaan
internet yang ditetapkan.
–Pegawai hanya boleh melayari laman web yang
dibenarkan sahaja dan dilarang melayari, menyedia,
memuat naik (upload), memuat turun (download) dan
menyimpan laman web yang mengandungi unsur-unsur
lucah, hasutan dan ancaman terhadap keselamatan
negara.
–Pegawai adalah dilarang menggunakan kemudahan
internet untuk tujuan peribadi seperti memuat turun,
menyimpan serta menggunakan perisian berbentuk
hiburan (permainan elektronik, video, muzik, gambar,
chatting atau seumpamanya) yang boleh mengganggu
kestabilan talian rangkaian (networking).
–Pegawai bertanggungjawab mematuhi sepenuhnya

Penggunaan

Penggunaan
Perkhidmatan

Perkhidmatan

Emel

–Emel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi
berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari dua hala
dengan cara yang pantas.
–Emel adalah merupakan rekod awam.
–Pegawai perlu menggunakan kemudahan emel mengikut etika,
garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan emel
yang ditetapkan.
–Pegawai harus bertindak bijak, profesional dan berhati-hati
dalam menggunakan kemudahan emel yang diberi.
–Pegawai harus menggunakan identiti/ akaun emel sendiri
apabila menggunakan kemudahan emel dan dilarang
menggunakan kemudahan emel untuk tujuan peribadi seperti
menyebar, menghantar dan melibatkan diri dalam emel yang
mengandungi kod perosak, unsur-unsur lucah, hasutan,
ancaman dan emel sampah yang dapat mengganggu
penggunaan emel milik orang lain.
–Pegawai hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur
penggunaan emel yang ditetapkan agar keselamatan ke atas
pemakaiannya terjamin.
–Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk

Penggunaan

Penggunaan
Perkhidmatan

Perkhidmatan

Perisian

–Sebarang instalasi (installation) perisian ICT yang
berlesen sahaja dibenarkan untuk kegunaan Jabatan.
Sebarang instalasi perisian yang tidak berlesen atau
cetak rompak adalah dilarang.

Pembangunan Sistem Aplikasi

–Sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang
menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod
yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam
(DDSA) mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
–Perkongsian pintar dalam bidang ICT, Ketua Jabatan
bertanggungjawab memastikan sebarang sistem aplikasi
generik yang boleh dikongsi dengan jabatan-jabatan lain
didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem
Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP).
–Sebarang sistem aplikasi yang dibangunkan oleh jabatan
perlu disertakan dengan dokumentasi sistem (sistem
spesifikasi, manual pengoperasian dan manual

Penggunaan

Penggunaan
Perkhidmatan

Perkhidmatan

Laman Web Jabatan

–Laman web jabatan merupakan salah satu
saluran maklumat dan perkhidmatan atas
talian (online) kepada orang awam. Ketua
Jabatan bertanggungjawab memastikan
maklumat terperingkat tidak dipaparkan di
laman web dan tidak melanggar mana-mana
peraturan keselamatan Kerajaan.
–Laman web jabatan dibangun dan
diselenggarakan dengan berkesan agar
maklumat yang terkandung sentiasa dikemas
kini mengikut peraturan semasa yang berkuat
kuasa.

INVENTORI DAN

INVENTORI DAN
BEKALAN PEJABAT

BEKALAN PEJABAT

DEFINISI INVENTORI

DEFINISI INVENTORI

BARANG-BARANG TAKLUAK YANG
BERNILAI KURANG DARI RM1000
SETIAP UNIT.

(termasuk perabot,
permaidani, langsir dsbnya
tanpa mengambil kira kos).

KATEGORI INVENTORI

KATEGORI INVENTORI

PERALATAN DAN KELENGKAPAN
PEJABAT (alat pengira, kipas angin,
dsbnya).

PERABOT, PERMAIDANI, LANGSIR,

(Kerusi, Meja, Langsir, Kabinet Besi,
Almari dsbnya.)

DEFINISI BEKALAN

DEFINISI BEKALAN
PEJABAT

PEJABAT

Termasuk
semua barang luak (consumables)
(ball pen, kertas am dsbnya).
Alat tulis serta kelengkapan pejabat
takluak

(non-consumable)

yang
rendah nilainya dan tidak ekonomi
untuk dikesan penempatannya secara
satu persatu (gunting, stapler
dsbnya).

MERANCANG KEPERLUAN

1. MENENTUKAN KEPERLUAN

2. MENGKAJI PENGGUNAAN

3. MEMBUAT ANGGARAN PENGGUNAAN

PEROLEHAN / PEMBELIAN

Tujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik.

1. PEMBELIAN YANG PALING MENGUNTUNGKAN.
2. PASTIKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI.
3. KUASA PEMBELIAN DIPEROLEHI.
4. SPESIFIKASI BARANG DITENTUKAN.
5. NASIHAT TEKNIKAL DIPEROLEHI.
6. DASAR DAN PERTATURAN PEMBELIAN

PENYIMPANAN

Tujuan: untuk mengelakkan daripada kehilangan,
kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan.

1. SIMPAN DI TEMPAT YANG SESUAI DENGAN
JENIS BARANG.

2. MEMBERI PERHATIAN KEPADA CARA
SUSUNAN BARANG-BARANG.

3. PASTIKAN KESELAMATAN BARANG-BARANG.

PENYELENGGARAA

Tujuan:

Untuk melanjutkan usia penggunaan barang dan
sentiasa di peringkat yang efisyen.

Untuk menentukan keselamatan pengguna.

JENIS PENYELENGGARAAN:

1. PENYELENGGARAAN DIRANCANG.

PEMINDAHAN / PENGELUARAN

Tujuan: Bagi mempastikan bahawa kesemua
pemindahan atau pengeluaran dibuat dengan
kebenaran.

1. PEMINDAHAN/PENGELUARAN BARANG
DIBUAT DENGAN KEBENARAN BERTULIS.

2. PASTIKAN BARANG YANG DIPINDAH SAMPAI
KE DESTINASINYA.

3. DAPATKAN PERAKUAN TERIMA PEMINDAHAN.

4. PENGELUARAN BIARLAH DALAM KUANTITI

PENGGUNAAN

Tujuan: Bagi mempastikan harta Kerajaan digunakan
dengan berkesan untuk mencapai objektif tertentu.

1. PENGGUNAAN MENGIKUT KEPERLUAN BARANG-
BARANG.

2. PENGGUNAAN MENGIKUT CARA YANG
DITETAPKAN.

3. PENGGUNAAN ADALAH DI BAWAH
KAWALAN/PENYELIAAN.

4. PENGGUNAAN HENDAKLAH DIBUAT SECARA

MEREKOD

Tujuan: Kawalan secara dokumen supaya dapat mengesan
dan mengakaun semua harta yang dimiliki.

1. PASTIKAN SEMUA HARTA KERAJAAN DIREKOD
DENGAN KEMASKINI. (Rujuk Pekeliling Perbendaharaan
2/1991)

2. WUJUDKAN SISTEM MAKLUMAT YANG KEMASKINI DAN
BERKESAN BAGI MEMUDAHKAN PIHAK PENGURUSAN
MENCAPAI

PENGGUNAAN

YANG

OPTIMA

SERTA

PENGURUSAN HARTA YANG CEKAP.

3. PASTIKAN SEMUA HARTA KERAJAAN MEMPUNYAI

JENIS DAFTAR REKOD

DAFTAR HARTA MODAL - KEW.PA-2

DAFTAR INVENTORI - KEW.PA-3

DAFTAR STOK DAN BEKALAN PEJABAT -KEW

314

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL – KEW
PA-6

PEMERIKSAAN / VERIFIKASI

Tujuan: Kawalan secara fizikal supaya dapat
mempastikan barang-barang masih ada dalam keadaan
yang baik.

1. VERIFIKASI/PEMERIKSAAN PERLU DIADAKAN
MENGIKUT LAT MASA YANG DITENTUKAN.
2. PEMERIKSA/PEMVERIFIKASI STOK PERLU
DILANTIK SECARA BERTULIS.
3. PEMERIKSAAN DIBUAT SECARA SISTEMATIK.

4. SEDIAKAN LAPORAN-LAPORAN YANG
TERTENTU.

PELUPUSAN

Tujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod
barang-barang daripada daftar.

1. MEMBOLEHKAN JABATAN MEMBELI ATAU
MENDAPATKAN BARANG BARU.

2. MENJIMATKAN RUANG SIMPANAN.

3. MENGELAKKAN SUSUT NILAI YANG
BERTERUSAN.

4. MENGELAKKAN KEMUNGKINAN BARANG
DISALAHGUNAKAN.

SEBAB PELUPUSAN

SEBAB PELUPUSAN

•Aset telah diguna dan tidak
diperlukan lagi;
•Aset belum guna tetapi berlebihan;
•Aset sudah diguna tetapi tidak
ekonomi dibaiki;
•Aset telah tidak boleh digunakan
lagi.

Hapus Kira

Tujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod
barang-barang yang hilang

1. MEMBOLEHKAN JABATAN MEMBELI ATAU
MENDAPATKAN BARANG BARU.

2. MENJIMATKAN RUANG SIMPANAN.

3. MENGELAKKAN SUSUT NILAI YANG
BERTERUSAN.

4. MENGELAKKAN KEMUNGKINAN BARANG
DISALAHGUNAKAN.

KEHILANGAN

Tujuan: Mempastikan bahawa segala kes kehilangan
harta kerajaan disiasat, dilapor dan tindakan
sewajarnya diambil.

1. SEMUA KEHILANGAN PERLU DILAPORKAN.

2. KEHILANGAN JENAYAH MEMERLUKAN
LAPORAN POLIS SERTA LAPORAN AWAL

3. SIASATAN JABATAN/KEMENTERIAN PERLU
DIADAKAN.

4. LAPORAN AKHIR.

5. DAPATKAN GANTI JIKA KEHILANGAN WANG.

ISU/MASALAH

ISU/MASALAH

i)

i)Kurang perhatian, pengawasan &
Kurang perhatian, pengawasan &
penyeliaan oleh Peg.Pengawal/Ketua Jab.

penyeliaan oleh Peg.Pengawal/Ketua Jab.

ii)

ii)Tiada Perancangan Pembelian
Tiada Perancangan Pembelian

iii)

iii)Perekodan stok & aset tidak memuaskan
Perekodan stok & aset tidak memuaskan

iv)

iv)Prestasi lemah & kadar pusingan
Prestasi lemah & kadar pusingan

stokrendah

stokrendah
v)

v)Stok berlebihan dipesan & disimpan
Stok berlebihan dipesan & disimpan

vi)

vi)Stok yg.lambat & tidak bergerak terus
Stok yg.lambat & tidak bergerak terus
disimpan

disimpan

Pemeriksaan & verifikasi stok tidak

Pemeriksaan & verifikasi stok tidak
dibuat

dibuat

viii)

viii)Pelupusan lewat
Pelupusan lewat

ix)

ix)

Kehilangan berlaku tidak terus

Kehilangan berlaku tidak terus

dilaporkan

dilaporkan
x)

x)

Aset tidak dijaga atau diuruskan

Aset tidak dijaga atau diuruskan

dengan

dengan

baik

baik

xi)

xi)

Tiada maklumat/data stor yang

Tiada maklumat/data stor yang

kemaskini

kemaskini
xii)

xii)

Tanah & bangunan dibiarkan & tidak

Tanah & bangunan dibiarkan & tidak

1. Kaji semula keperluan stor yang sedia ada
(tutup/kurang/menggabung )
2. Kurangkan pegangan stok
3. Kurangkan bilangan item yang disimpan
4. Penyeragaman item yang disimpan
5. Amalkan perolehan ‘Just In Time’
di mana sahaja mungkin
6. Simpan hanya stok operasi
7. Perekodkan melalui komputer
8. Mengkaji semula tempoh

CARA PENDEKATAN……

TINDAKAN SUSULAN…..
1. Beri perhatian meningkatkan pengawasan dan
penyeliaan
2. Lantik pegawai aset
3. Pastikan perancangan perolehan
4. Pastikan wujud penyelarasan di antara perolehan
dan penyimpanan stok/pengurusan aset.
5. Monitor prestasi dan kadar pusingan stok
6. Pastikan pemeriksaan dan verifikasi dibuat
distor dan aset diperiksa.
7. Pastikan ada jadual penyelenggaraan
supaya aset diuruskan

8. Pastikan baki stok disemak, adakan
anggaran realistik sebelum pesanan baru

dibuat.
9. Monitor pelupusan dan pastikan tindakan
tindakan pelupusan diambil atas stok yang
lambat dan tidak bergerak.
10. Monitor kehilangan.
11. Semak rekod stok dan aset

Sambungan……

Sambungan……

12. Pastikan maklumat/data stor sentiasa

12. Pastikan maklumat/data stor sentiasa
kemaskini

kemaskini

13. Tanah dan bangunan yang digunakan
diusahakan untuk memperolehi hasil

14. Teliti laporan-laporan kelemahan
pengurusan aset dan ambil tindakan
susulan

TANGGUGJAWAB KETUA JABATAN

TANGGUGJAWAB KETUA JABATAN

SELENGGARA DAN MEMERIKSA
HARTA AWAM
SEDIA LAPORAN PEMERIKSAAN
KEPADA PEGAWAI PENGAWAL-
BORANG KEW 300W

PENTADBIRAN

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->