PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG

JL. SOEKARNO HATTA NO.714 TELP. (022) 7810365 / FAX. (022) 7810349 KODE POS 40293 homepage : www.pta-bandung.go.id / e-mail : surat@pta-bandung.go.id / pta-bandung@badilag.net

MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

BANDUNG

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

: W10-A/xxxx/OT.01.3/UM-001/I/2011 : 1 Januari 2011 :: 1 Februari 2011 : Ketua Pengadilan Tinggi Agama Bandung Drs. H. Zainal Imamah, SH. MH.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (S.O.P) PENGELOLAAN SURAT KELUAR SUB BAGIAN UMUM PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG A. DASAR HUKUM 1. Undang Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman 2. Undang Undang Nomor 3 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 14 Tahun 1984 tentang Mahkamah Agung RI 3. Undang Undang Nomor 50 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 7 tahun 1989 tentang Peradilan Agama 4. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara 5. Peraturan Presiden RI Nomor 13 Tahun 2005 tentang Sekretariat Mahkamah Agung Republik Indonesia 6. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/039/SK/X/1994 tentang Buku III - Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI 7. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : 143/KMA/SK/VIII/2007 tentang Buku I - Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI 8. Keputusan Sekretaris Mahkamah Agung Nomor : MA/SEK/07/SK/111/2006 Tentang Organisasi dan tata kerja Sekretaris Mahkamah Agung RI

B. URAIAN KEGIATAN
NO 1 KEGIATAN Pembuatan Konsep Surat Keluar URAIAN KEGIATAN 1. UPT menerima Surat Masuk, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar (Biasa)/Lembar Disposisi (Penting) untuk mempelajari arahan Kepala Sub Bagian/Panitera Muda sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan LP/LD (Kuning) ke Penata Surat 2. Membuat/mengetik konsep surat sesuai arahan Kepala Sub Bagian/Panitera Muda dengan berpedoman pada ketentuan tata korespondensi sesuai KMA 143/2007 (diantaranya Kop Surat yang telah ditentukan) 3. Memeriksa kembali hasil ketikan konsep surat secara teliti dan diupayakan tidak ada kesalahn tik UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT
Unit Pengelola Teknis

KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA

WASEK

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 30 menit

30 menit

30 menit

NO

KEGIATAN

URAIAN KEGIATAN 4. Membuka/mengaktifkan ePersuratan (SIAP) sesuai User Name dan Password kemudian merespon surat elektronik tersebut dengan mengklik Respon dan mencantumkan kalimat Sudah diterima dan direspon sesuai disposisi 5. Menyerahkan langsung konsep surat yang telah ditik kepada Kepala Sub Bagian/Panitera Muda, dengan susunan sebagai berikut : a. Surat Konsep b. Kartu Kendali Arsip c. Lembar Pengantar (Biasa)/ Lembar Disposisi (Penting) d. Surat Masuk

UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA

WASEK

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 15 menit

15 menit

Pemeriksaan Konsep Surat Keluar di tingkat Unit Pengelola

1. Menerima dan memeriksa konsep surat dengan teliti dengan memperhatikan kesesuaian peri hal surat dan ketentuan berlaku 2. Memparaf konsep surat yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Atasan Langsung (Wasek = Surat Kesekretariatan/Wapan = Surat Kepaniteraan) melalui Tata Usaha Pengadministrasi Umum Sub Bagian/Sub Kepaniteraan Menerima konsep surat yang telah diparaf berikut Surat Masuk, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar (Biasa)/Lembar Disposisi (Penting) dan mencatat dalam Buku Monitor kemudian diserahkan Pengantar Surat (Caraka) Sub Bagian Umum 1. Menerima Konsep Surat yang telah diparaf berikut Surat Masuk, Kartu Kendali (KK) dan Lembar Pengantar (Surat Biasa)/Lembar Disposisi (Surat Penting)
Pengadmi nistrasi Umum

120 menit 30 menit

15 menit

Pencatatan Konsep Surat Keluar sebagai monitoring di tingkat Unit Pengelola

45 menit 15 menit

Penyampaian Konsep Surat Keluar

Caraka

15 menit 10 menit

NO

KEGIATAN

URAIAN KEGIATAN 2. Menyampaikan surat kepada Pimpinan secara berjenjang dari Wakil Sekretaris/Wakil Panitera dan Panitera/Sekretaris untuk mendapat paraf persetujuan, dengan ketentuan : a. Kesekretariatan Seluruh surat disampaikan kepada: Wakil Sekretaris 1) Menerima dan memeriksa konsep surat dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat 2) Memparaf konsep surat yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Panitera/Sekretaris melalui Caraka (Pengantar Surat) b. Kepaniteraan Seluruh surat disampaikan kepada:Wakil Panitera 1) Menerima dan memeriksa konsep surat dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat 2) Memparaf konsep surat yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Panitera/Sekretaris melalui Caraka (Pengantar Surat) c. Panitera/Sekretaris 1) Menerima dan memeriksa konsep surat dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat 2) Memparaf konsep surat yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Panitera/Sekretaris melalui Sekpri/Ajudan d. Pimpinan (Ketua/Wakil Ketua) 1) Menerima dan memeriksa konsep surat dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat

UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA Caraka

WASEK

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 10 menit

Caraka
Sektor

Wakil Sekretaris

45 menit

Sekretariat

Kepaniteraan

15 menit

Wakil Panitera

45 menit

15 menit

Sekretariat

Kepaniteraan

Pansek

45 menit

Sektor

15 menit

Ketua

60 menit

NO

KEGIATAN

URAIAN KEGIATAN 2) Meng-ACC Konsep Surat Keluar yang sudah dinyatakan benar dan disetujui, selanjutnya diserahkan kepada Pencatat Surat melalui Sekpri/Ajudan untuk diadministrasi e. Sekpri/Ajudan 1) Menerima, memeriksa dan mencatat Konsep Surat Keluar yang sudah mendapat ACC dalam Buku Monitor Surat Keluar 2) Menyerahkan ke Pencatat Surat untuk diadministrasi lebih lanjut

UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA

WASEK

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 10 menit

Sekpri

20 menit

10 menit 300 menit 20 menit

Penomoran, Pengkodean Dan Penanggalan Serta Pencatatan Surat Keluar

f. Pencatat Surat 1) Menerima, memberikan Nomor, Kode dan tanggal surat sesuai isi surat dan mencatat dalam Buku Agenda Surat Keluar 2) Menyerahkan kepada UPT yang membuat Konsep Surat tersebut melalaui Pengantar Surat (Caraka) 1. UPT pembuat surat pada Sub Bagian/Panitera Muda menerima dan mempelajari Konsep Surat Keluar yang telah di-ACC Pimpinan dan Nomor, Kode, Tanggal Surat serta catatan/koreksi (jika ada) 2. Mengetik konsep Surat Keluar hingga menjadi Surat Keluar Resmi dengan mencantumkan Nomor, Kode dan Tanggal Surat serta mereduksi seluruh catatan/koreksi (jika ada) 3. Memeriksa kembali hasil ketikan Surat Keluar Resmi secara teliti dan diupayakan tidak ada kesalahan tik

Pencatat Surat

10 menit

Pembuatan Surat Keluar Resmi

UPT

30 menit 5 menit

20 menit

10 menit

NO

KEGIATAN

URAIAN KEGIATAN 4. Meng-input informasi Surat Keluar Resmi pada aplikasi e-Persuratan (SIAP), tanpa memasukan terlebih dahulu e-document surat tersebut 5. Menyerahkan langsung Surat Keluar Resmi yang telah ditik kepada Kepala Sub Bagian/ Panitera Muda, dengan susunan sebagai berikut : a. Surat Keluar Resmi b. Kartu Kendali Arsip c. Lembar Pengantar (Biasa)/ Lembar Disposisi (Penting) d. Surat Masuk

UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA

WASEK

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 20 menit

10 menit

Pemeriksaan Surat Keluar Resmi

1. Menerima dan memeriksa Surat Keluar Resmi dengan teliti dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat dan ketentuan yang berlaku 2. Memparaf Surat Keluar Resmi yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Wasek = Surat Kesekretariatan/Wapan = Surat Kepaniteraan) melalui Pengadministrasi Umum Sub Bagian/Sub Kepaniteraan Menerima Surat Keluar Resmi yang telah diparaf berikut Surat Masuk, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar (Biasa)/Lembar Disposisi (Penting) dan mencatat dalam Buku Monitor kemudian diserahkan Pengantar Surat (Caraka) Sub Bagian Umum 1. Menerima Surat Keluar Resmi yang telah diparaf berikut Surat Masuk, Kartu Kendali (KK) dan Lembar Pengantar (Biasa)/Lembar Disposisi (Penting) 2. Menyampaikan Surat Keluar Resmi kepada Pimpinan secara berjenjang dari Wasek/Wapan dan Pansek untuk mendapat tanda tangan pimpinan, dg ketentuan :
Pengadmi nistrasi Umum

65 menit 20 menit

10 menit

Pencatatan Surat Keluar Resmi sebagai monitoring di tingkat Unit Pengelola

30 menit 15 menit

Penyampaian Surat Keluar Resmi Untuk Ditanda Tangani Pimpinan

Caraka

15 menit 10 menit

10 menit

NO

KEGIATAN

URAIAN KEGIATAN a. Kesekretariatan Seluruh surat disampaikan kepada: Wakil Sekretaris 1) Menerima dan memeriksa Surat Keluar Resmi dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat 2) Memparaf Surat Keluar Resmi yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Panitera/Sekretaris melalui Caraka (Pengantar Surat) b. Kepaniteraan Seluruh surat disampaikan kepada:Wakil Panitera 1) Menerima dan memeriksa Surat Keluar Resmi dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat 2) Memparaf Surat Keluar Resmi yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Panitera/Sekretaris melalui Caraka (Pengantar Surat) c. Panitera/Sekretaris 1) Menerima dan memeriksa Surat Keluar Resmi dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat 2) Memparaf Surat Keluar Resmi yang sudah diperiksa untuk disampaikan kepada Panitera/Sekretaris melalui Sekpri/Ajudan d. Pimpinan (Ketua/Wakil Ketua) 1) Menerima dan memeriksa Surat Keluar Resmi dengan memperhatikan kesesuaian perihal surat 2) Menanda-tangani Surat Keluar Resmi yang sudah dinyatakan benar dan disetujui, selanjutnya diserahkan kepada Pencatat Surat melalui Sekpri/Ajudan

UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA Caraka
Sektor

WASEK
Wakil Sekretaris

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 45 menit

Sekretariat

Kepaniteraan

15 menit

Wakil Panitera

45 menit

15 menit

Sekretariat

Kepaniteraan

Pansek

45 menit

Sektor

15 menit

Ketua

60 menit

10 menit

NO

KEGIATAN

URAIAN KEGIATAN e. Sekpri/Ajudan 1) Menerima, memeriksa dan mencatat Surat Keluar Resmi yang sudah ditandatangani dalam Buku Monitor Surat Keluar 2) Menyerahkan ke Pencatat Surat untuk diadministrasi lebih lanjut

UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA Sekpri

WASEK

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 20 menit

10 menit 300 menit 20 menit

10

Pencatatan Surat Keluar Dalam Buku Agenda Surat Keluar

1. Menerima mencatat Surat Keluar Resmi dalam Buku Agenda Surat Keluar dan diadministrasi lebih lanjut 2. Surat Keluar Resmi diserahkan kepada UPT yang membuat Konsep Surat tersebut melalaui Pengantar Surat (Caraka) 1. Unit Pengelola Teknis pembuat surat pada Sub Bagian/Sub Kepaniteraan menerima Surat Keluar Resmi yang telah ditanda tangan Pimpinan 2. Membuat e-document (pdf) Surat Keluar Resmi yang telah ditandatangani dan dicap [Dapat menggunakan metode Scaning atau Convertering] 3. Memposting/melampirkan e-docu ment tersebut kedalam e-Persurat an (SIAP) yang telah dibuat sebelumnya pada File Arsip e-Persurat an (SIAP) 4. Menyerahkan Surat Keluar Resmi yang telah ditanda tangan Pimpinan kepada Pengadministrasi Umum Sub Bagian/Sub Kepaniteraan untuk diadministrasi lebih lanjut

Pencatat Surat

11

Pembuatan Surat Keluar Resmi

UPT

30 menit 10 menit

20 menit

10 menit

10 menit

50 menit

NO 12

KEGIATAN Pengadministrsian Internal di Unit Pengolah

URAIAN KEGIATAN 1. Menerima Surat Keluar Resmi yang telah ditanda tangan berikut Surat Masuk, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar (Biasa)/Lembar Disposisi (Penting) dan mencatat dalam Buku Surat Keluar Unit Pengolah 2. Menggandakan (Copy) Surat Keluar Resmi sebanyak 2 (dua) lembar untuk didistribusikan/ diadministrasi : a. ASLI Surat Keluar Resmi diarsipkan/diadministrasi lebih lanjut di internal Unit Pengolah (Sub Bagian/Sub Kepaniteraan) b. COPY Surat Keluar Resmi, diserahkan kepada Penata Surat untuk diadministrasi lebih lanjut 1. Menerima Copy Surat Keluar Resmi yang telah ditanda tangan berikut Surat Masuk, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar (Biasa)/Lembar Disposisi (Penting) 2. Mensortir dan memisahkan surat kedalam kelompok Surat Keluar untuk diarsipkan dan Surat Keluar untuk didistribusikan/dikirim, kemudian diserahkan kepada : a. COPY, diserahkan kepada Penata Arsip, untuk diarsipkan sesuai Tata Kearsipan b. ASLI, diserahkan kepada Caraka (Pengantar Surat) untuk dikirim ke alamat yang dituju

UNIT / PEJABAT TERKAIT UPT

Pengadmi nistrasi Umum

KASUBAG/ PANMUD

PELAKSANA

WASEK

WAPAN

PANSEK

WAKIL KETUA

KETUA

WAKTU 15 menit

Surat Keluar Asli Copy

5 menit

10 menit

13

Penelolaan dan Penataan Surat Keluar

Penata Surat

30 menit 5 menit

15 menit
Surat Keluar Copy Asli

Penata Arsip

5 menit

Caraka

10 menit 35 menit 1065 Menit 17,75 Jam 2,36 Hari

TOTAL WAKTU SELURUH PEKERJAAN