Anda di halaman 1dari 4

PENGELOLAAN INVENTARIS MUHAMMADIYAH

Posted on October 10, 2008 by adhiewibowo

Oleh :
ISMET WIBOWO, BA

PENGELOLAAN INVENTARIS

I. PENDAHULUAN
Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat
secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang
menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini
berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang
menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pada tiap
akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3.
Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan
persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola langsung oleh unit-unit
amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, rumah sakit dll.) masih banyak yang belum
diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap
baik dan sama atau seragam.
Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat
Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku
petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah,
termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, sehingga dapat melaksanakan
pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah dan
seragam.
Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah
untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh
eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit
amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal
usaha lainnya.

II. INVENTARISASI
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan,
penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik.
Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan
sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan
persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di
seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak.
Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon
pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam
rangka :
1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik,
2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,
3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal
dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan,
4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan.

B. PELAKSANAAN INVENTARISASI
Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua
eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha,
melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut :
1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1)
2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4)
3. Buku inventaris barang (format inventaris 4)
Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut :
a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor
persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan
itu.
b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang
terpisah atau kumpulan lengkap
c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari
format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci

C. MUTASI BARANG
Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang.
1. Bertambah, dapat disebabkan :
a. Pengadaan baru karena pembelian
b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah
c. Penyewaan
d. Perubahan peningkatan kuantitas
2. Berkurang, dapat disebabkan :
a. Rusak/hilang
b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat
c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan

D. APARAT PELAKSANA
Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak
milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung
jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang
mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan,
memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan.
Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas
penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di
tingkatnya masing-masing.

E. PELAPORAN
Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan
tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelis-
majelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya
dengan format inventaris 5
Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut :
F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG
Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan
persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda
hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh :

Keterangan :
A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan
01 : tanah
00 : masih kosong (belum dimanfaatkan)
81 : tahun perolehan
01 : nomor register

Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelis-
majelis, bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang :
No. Urut Bidang Kode
1. Tanah 01
2. Bangunan Gedung 02
3. Alat-alat angkutan 03
4. Alat-alat kantor dan rumah tangga 04
5. Alat-alat studio 05
6. Alat-alat kedokteran 06
7. Alat-alat laboratorium 07
8. Buku perpustakaan 08
9. Alat kesenian dan kebudayaan 09
10. Tanda-tanda penghargaan 10

Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks
surat-surat MUHAMMADIYAH YANG BERLAKU SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh :
Keterangan :
E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K
03 : Kode barang berwujud Gedung
01 : Kode barang Gedung untuk Kantor
82 : Tahun perolehan/membangun
01 : Register/Nomor urut jumlah barang

G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG


Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit
amal usaha diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi
serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat Muhammadiyah yang
berlaku sejak 1 Januari 1969.
Kode barang yang berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit,
panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode
organisasinya.
Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut :
A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah,
daerah, cabang dan ranting)
B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Tabligh
C : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjih
D : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro Hikmah
E : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan Kebudayaan
E-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar
E-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/Tsanawiyah
E-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/Aliyah
E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan
E-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan Tinggi
F : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKU
G : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pustaka
H : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi

III. PENGHAPUSAN
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik
persyarikatan , sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut.

B. PENGHAPUSAN
Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena :
1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan
persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah
waktunya dihapuskan.
2. Ketentuan penghapusan :
Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan dan pelaksanaannya dilakukan
dengan berita acara penghapusan.
Sumber :

Kode Surat SIT YRLA JSIT Malang


[Kode Surat] - [ No Surat ] / [ Kode Nama Sekolah ] / [Bulan Pembuatan] / [Tahun Pembuatan]

Contoh : SK - 001 / SMKIT-AR / VIII / 2009

Kode Surat :
SKEP = Surat Keputusan
SKET = Surat Keterangan
SP = Surat Permohonan/Pemberitahuan
SU = Surat Undangan
SPK = Surat Pernjanjian Kerja sama
SPSB = Surat Penerimaan Siswa Baru

Catatan :
- Setiap Pergantian Bulan / Tahun maka nomor surat kembali restart ke awal nomor 001.
- Untuk keseragaman semua surat SIT dibawah YRLA harus mengacu pada ketentuan diatas.