TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Pengertian Umum
Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku

MAKSUD
Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas, agar dapat diselaraskan dengan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Agama

TUJUAN
• Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas

• Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya
• Meningkatnya daya guna dan hasil guna pengelolaan surat dinas dan pengelolaan arsip • Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan Kementerian Agama

Asas-Asas Tata Persuratan
• • • • • • Asas Keamanan Asas Pertanggungjawaban/Akuntabilitas Asas Keterkaitan Asas Pelayanan Prima Asas Efisiensi Asas Efektif

5. Statuter 1.Penggolongan Surat Dinas A. Peraturan Menteri Agama Keputusan Menteri Agama Instruksi Menteri Agama Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi . 3. 4. 2.

Bagian Surat Statuter 1. terdiri dari: – – – – Judul Pembukaan Batang Tubuh Penutup • . Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi.

Nomor dan tahun 3.. Nama Peraturan/Keputusan .Judul terdiri atas: 1. Kalimat “Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi” 2.

Konsiderans (Menimbang) 3. Diktum (Memutuskan.Pembukaan terdiri atas: 1. Memperhatikan (apabila perlu) 5. Jabatan Pembentuk Peraturan Perundangundangan (Kalimat “Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi) 2. Menetapkan.. Nama Peraturan/Keputusan) . Dasar Hukum (Mengingat) 4.

Pasal. 2. terdiri dari: 1. Bab. .Batang Tubuh.. 3. Ayat.

3. terdiri dari: 1.. 4.Penutup. Cap jabatan/cap dinas . 2. 5. Tanggal. Tanda tangan pejabat. Tempat penetapan. bulan. Nama terang pejabat. dan tahun penetapan. 6. Nama jabatan.

Judul. .Batang Tubuh.Penutup. Instruksi Menteri Agama/ Pimpinan Satuan Organisasi. .Pembukaan.2. terdiri dari: . . .

Kalimat ”Instruksi Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”. Nomor dan tahun. . 2. Nama Instruksi. 3..Judul terdiri atas: 1.

dst) . Kalimat “ Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi” 2. Kedua. Konsiderans (Menimbang) 3. Diktum (Mengintruksikan kepada) .Pembukaan terdiri atas: 1. Memperhatikan(Apabila perlu) 5.. Dasar Hukum (Mengingat) 4.Batang Tubuh (Untuk: Pertama.

3. 2. 4. Tempat Penetapan. 5. Tanda tangan pejabat. terdiri atas : 1. Nama pejabat/pemangku jabatan. 6.Penutup. Nama jabatan. Bulan dan tahun penetapan. Tanggal. Cap Jabatan/cap dinas. ..

Non Statuter 1. 7. 14. 3. 12. 8. 15. 9.B. 11. Surat Dinas Nota Dinas Edaran Laporan Telegram Surat Kawat Memo Pengumuman Undangan Surat Pengantar Telepon Teleks Faksimili (Fax) Elektronic Mail (Email) www (World Wide Web)/ Website . 2. 10. 6. 5. 4. 13.

Kepala Surat 2.Bagian Surat Nonstatuter 1. Kaki Surat . Isi Surat 3.

bulan dan tahun Alamat surat 2. Pembukaan b. Penutup . Isi Pokok c. Lampiran. Nomor. Sifat.1. Hal. Isi Surat terdiri dari: a. b. Tempat. Kop surat. tanggal. d. c. Kepala surat terdiri atas: a.

Nama jabatan (titelatur) Tanda tangan Nama pejabat (pemangku Jabatan) NIP Cap jabatan/cap dinas . 3. 2. Kaki surat terdiri atas: 1.3. 4. 5.

b.n. Kepala Biro/Pusat….Contoh kaki surat dan penandatanganan a. Menteri Agama Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP…………. Menteri Agama Sekretaris Jenderal u.n. - Kaki Surat Menteri Agama Menteri Agama tanda tangan Nama Lengkap a. tanda tangan Nama Lengkap NIP…………… - . a.

b.b. Sekretaris Jenderal ..n. a.Kepala Biro/Pusat tanda tangan Nama Lengkap NIP………… a.Kepala Biro/Pusat u. tanda tangan Nama Lengkap NIP…………… - - . Kepala Bagian/Bidang….n. Kaki Surat Satuan Organisasi Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP……………. Sekretaris Jenderal .

Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP……………. Kaki Surat Instansi Vertikal .a.c. Kepala Kepala Bagian/Bidang tanda tangan Nama Lengkap NIP………… .n. .

Rektor/Ketua/Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP…………….n. Kaki Surat Unit Pelaksana Teknis (UPT): .d. . Rektor/Ketua/Kepala Dekan/Kepala Bagian/Kasubag tanda tangan Nama Lengkap NIP………… .a.

4. Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya. 5. Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata “tembusan” dibubuhkan titik dua (:). Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital. lurus dengan nomor di atas. 2. tanpa diberi garis bawah. Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada Yth atau Yth. 3. Pengertian tembusan ditetapkan pakai nomor urut. .Tembusan Surat 1. lurus dengan huruf T.

Sifat Surat Sifat surat ditulis dengan memperhatikan: a. c. Bobot Informasi 1) 2) 1) 2) 3) 4) Pengamanan informasi . Keaslian surat: 1) 2) 3) 4) Asli Tembusan Salinan Petikan Surat penting Surat biasa Sangat rahasia Rahasia Terbatas Biasa b.

Surat Statuter • Surat Statuter yang ditandatangani oleh atau a.Penggunaan Logo / Lambang A.n Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas • Memorandum Of Understanding (MoU) menggunakan logo / lambang Garuda Pancasila • Surat Statuter yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi menggunakan logo Departemen Agama yang terletak di tengah atas .

Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama 3. Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STHN / STABN menggunakan logo masing – masing 4.Penggunaan Logo / Lambang B. Surat Non Statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas 2. Surat Non Statuter 1. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT menggunakan logo Departemen Agama .

Proses dan Cara Pembuatan Surat Surat Statuter / Non Statuter : 1. Penomoran Surat . Pengajuan Konsep 3. Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Surat) 4. Penyiapan Konsep 2.

serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku. jelas dan singkat. baik dan benar .Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat.

Pengajuan Konsep 1. Konsep diajukan secara hirarkis sampai pejabat menandatangani sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi. 2. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang. setelah diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggung jawaban Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. 3. . konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat unit kerja terkait.

nomor. Statuter 1. Nama peraturan perundang-undangan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan perundangundangan 3. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca . Judul peraturan perundang-undangan memuat keterangan mengenai jenis.Pengetikan Surat A. tahun pengundangan atau penetapan dan nama peraturan perundang-undangan 2.

3. bulan dan tahun diketik sejajar dengan nomor. Alamat surat diketik lurus dengan huruf pertama isi Hal. Untuk membedakan alinea satu dengan alinea berikutnya diberi jarak 2 spasi . 5. 7. Lampiran diketik lurus dengan nomor. Tempat. Antara baris satu dengan lainnya satu setengah spasi. tanggal. Non Statuter 1. Nomor diketik 10 ketukan dari tepi kiri kertas. 6.B. dan titik dua (:) diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. Hal diketik lurus dengan nomor. Sifat diketik lurus dengan nomor. dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. Isi surat mulai diketik empat spasi setelah nama kota kepada obyek surat dan lima ketukan dari margin kiri begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru. 4. 9. 2. dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. 8.

Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. . 4. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi 3. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. 2. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.Penomoran Surat 1. untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.

Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II: • • IV.n.) Menteri Agama atau a. Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III: • • • Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA: • Kepala Madrasah Negeri VI. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I: • • • • • Sekretaris Jenderal Direktur Jenderal Inspektur Jenderal Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan Rektor UIN / IAIN / IHDN Kepala Kantor Wilayah Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota Kepala Balai LITBANG dan DIKLAT Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) III.PENANDATANGAN SURAT Pimpinan/Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur sebagai berikut: I.n. Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993 VII. atasannya masing – masing dalam hal: • • Nota Dinas dan Memo Surat Dinas kepada atasannya langsung . V. Menteri Agama RI II. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a.

kecuali surat karena tugas dan fungsinya dapat mengirim surat kepada unit manapun dalam rangka pengawasan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan B. Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri Agama No. Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam Keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1981 . kecuali: 1. Jalur Surat Dari Bawah ke Atas Jalur Surat dari bawah ke atas hanya diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diatasnya.27 tahun 1971 2. Jalur Surat Dari Atas ke Bawah Jalur Surat dari atas ke bawah hanya diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat dibawahnya.Jalur Surat A.

• Surat dari Pejabat Eselon II yang ditandatangani atas nama Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon II yang dituju .C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal) • Surat dari Eselon I kepada Pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan.

Dengan Faximile. harus dikirim seketika setelah surat ditandatangani 2. 2. Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas :  Surat berkualifikasi sangat rahasia  Dikehendaki tanggapan segera  Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat. Cara Pengiriman 1. Tingkat Urgensi 1. pos udara. Dengan Email. dikirim menurut urutan penerimaan di Bagian Pengurusan Surat B. harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah ditandatangani 3. Dengan pos telegram 4. 6. Dengan pos patas. Kilat. Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota) 3. Biasa. Segera. 5.Pengiriman Surat A. .

…………………………….Amplop A. Jakarta 10710 Nomor:…… Kepada Yth. Amplop Surat Satuan Organisasi KEMENTERIAN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 -4 Telepon:………………………. Amplop Surat Menteri Agama RI MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA B. Kode Pos □□□□□ . ………………………………….

.. …………………………………. No … Telepon….. Kode Pos □□□□□ .Amplop C. Kode Pos □□□□□ D.... Jalan …….Telepon….. ……………………………. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth. ……………………………. (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth. Amplop Surat IAIN Logo IAIN Nomor:…… KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Jalan ……. …………………………………. Amplop Surat Instansi Vertikal KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR WILAYAH PROVINSI…….

Amplop Surat Fakultas pada Institut IAIN Logo IAIN Nomor:…… KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Fakultas……………………. ………………… ……………………… Kode Pos □□□□□ F. ………………………………….. (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth.. ……………………………. Jalan ……....No……Telepon….Telepon…... (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth. Amplop Surat KUA Kecamatan KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN Jalan ……. Kode Pos □□□□□ .Amplop E.

……………………………..No……Telepon….Amplop G. …………………………………. Kode Pos □□□□□ . (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth.. Amplop Surat Madrasah Aliyah Negeri KEMENTERIAN AGAMA RI MADRASAH ALIYAH NEGERI Jalan ……..

Eselon I atas nama Menteri Agama Nomor : MA/SJ/123/2009. dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 2. Menteri Agama Nomor : MA/123/2009.KODE INDEKS Contoh: 1. dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama SJ : Kode indeks Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal) 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat .

3.11.VI/OT.00 : Kode klasifikasi 160 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat Kanwil Departemen Agama Provinsi: Nomor : kw.IV : Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum) OT.1/PP.00 : Kode klasifikasi 635 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 4.00/160/2009. Eselon II atas nama pejabat eselon I: Nomor : SJ/B. .00/635/2009. dengan keterangan sebagai berikut: Kw : Kode indeks kantor wilayah Kemenag provinsi 11 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag provinsi Jawa Tengah 1 : Kode Bagian Tata Usaha PP. dengan keterangan sebagai berikut: SJ : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat Jenderal) B.

00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam : Nomor urut Sekolah Tinggi : Kode Bagian Tata Usaha : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat . UIN Nomor Un 01 1 KP. IAIN Nomor : In.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : In : Kode indeks institut 01 : Nomor urut institut 1 : Kode Biro KP. Perguruan Tinggi Negeri a.00 275 2009 b.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks Universitas : Nomor indeks Universitas : Kode Biro : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat : Sti. STAIN Nomor Sti 01 1 KP.01/1/KP.00 : Kode klasifikasi 275 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat b.00 275 2009 : Un.01/1/KP.5.01/1/KP.

00 635 2009 : Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. Jatim) : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab.. DKI Jakarta) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat : Kk. Jetis) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat ./KP.03/PP.6. a. dengan keterangan sebagai berikut: Ma 09 KP. .00/635/2009.00/635/2009.13. Madrasah / KUA MAN Nomor : Ma. dengan keterangan sebagai berikut: : Kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama (Prov. KUA Nomor Kk 13 02 03 PP.02.09.00 635 2009 b. Ponorogo) : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec.

Contoh Surat Statuter : Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini : PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG Jarak setiap baris 1 spasi TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .

ditambah dengan frase PERUBAHAN ATAS di depan nama PeraturanPerundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2000 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000M .Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan.

Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini. PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2007 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali. diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan. tanpa merinci perubahna sebelumnya.

TENTANG PENCABUTAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata PENCABUTAN di depan nama Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NO….TAHUN….

Cara pengetikan sebagai berikut : } } Jarak 2 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Jarak 3 spasi .Pembukaan Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (.).

Jarak antar baris 1. …………………………………… Memperhatikan: 1…………………………………… (Bila diperlukan) …………………………………….5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi 2………………………………….. Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1.. bahwa…………………………..5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Dasar hukum Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai berikut: Mengingat : 1…………………………………… …………………………………….Konsiderans Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut: Menimbang : a.5 spasi . bahwa……………………… ………………………………. Jarak antar baris 1. b. ……………………………….

memperhatikan. contoh: Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA } Jarak 1 spasi . mengingat. contoh: Jarak 2 spasi MEMUTUSKAN Jarak 2 spasi 2. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:). Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang. Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan ditengah margin.Diktum 1.

contoh: 1.5 spasi Kedua : ………………… Dalam bentuk pasal – pasal BAB I Jarak 1 spasi Judul Bab } 2.5 spasi Jarak 1 spasi } Jarak 1 spasi .Batang Tubuh Batang tubuh Peraturan Perundang – undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal – pasal. Dalam bentuk Diktum Pertama : ………………… Jarak 1. } } Pasal 1 } …………………………………… …………………………………… Jarak 1.

Penutup Ditetapkan di….5 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanda tangan dan cap jabatan Nama lengkap Jarak 5 spasi } } Jarak 4 spasi . pada tanggal } } Jarak 4 spasi } Jarak 1 spasi Jarak 1.

Terimakasih .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful