TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Pengertian Umum
Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku

MAKSUD
Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas, agar dapat diselaraskan dengan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Agama

TUJUAN
• Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas

• Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya
• Meningkatnya daya guna dan hasil guna pengelolaan surat dinas dan pengelolaan arsip • Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan Kementerian Agama

Asas-Asas Tata Persuratan
• • • • • • Asas Keamanan Asas Pertanggungjawaban/Akuntabilitas Asas Keterkaitan Asas Pelayanan Prima Asas Efisiensi Asas Efektif

4. 5.Penggolongan Surat Dinas A. Statuter 1. 3. 2. Peraturan Menteri Agama Keputusan Menteri Agama Instruksi Menteri Agama Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi .

Bagian Surat Statuter 1. Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi. terdiri dari: – – – – Judul Pembukaan Batang Tubuh Penutup • .

Nomor dan tahun 3.. Nama Peraturan/Keputusan . Kalimat “Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi” 2.Judul terdiri atas: 1.

Dasar Hukum (Mengingat) 4. Konsiderans (Menimbang) 3. Diktum (Memutuskan. Jabatan Pembentuk Peraturan Perundangundangan (Kalimat “Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi) 2.Pembukaan terdiri atas: 1. Menetapkan. Memperhatikan (apabila perlu) 5. Nama Peraturan/Keputusan) ..

Ayat. . terdiri dari: 1. Bab.Batang Tubuh. 2. 3.. Pasal.

Tanggal. Nama terang pejabat. bulan. Nama jabatan.Penutup. 5. Tanda tangan pejabat. terdiri dari: 1. 6. Cap jabatan/cap dinas . 3. Tempat penetapan. 4.. 2. dan tahun penetapan.

. .2. . terdiri dari: . Instruksi Menteri Agama/ Pimpinan Satuan Organisasi.Penutup.Pembukaan.Batang Tubuh. .Judul.

Nomor dan tahun. 2. 3.. Kalimat ”Instruksi Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”. . Nama Instruksi.Judul terdiri atas: 1.

Memperhatikan(Apabila perlu) 5. Kedua.Batang Tubuh (Untuk: Pertama. Konsiderans (Menimbang) 3.. Dasar Hukum (Mengingat) 4.Pembukaan terdiri atas: 1. Kalimat “ Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi” 2. Diktum (Mengintruksikan kepada) . dst) .

Nama pejabat/pemangku jabatan. 5. Cap Jabatan/cap dinas. Nama jabatan. terdiri atas : 1. 4. Tempat Penetapan. Bulan dan tahun penetapan. Tanggal.. Tanda tangan pejabat. 2. 3. 6.Penutup. .

4. 15. 2. 14. 5. 7. 11. 12. 13. 6. 9. Surat Dinas Nota Dinas Edaran Laporan Telegram Surat Kawat Memo Pengumuman Undangan Surat Pengantar Telepon Teleks Faksimili (Fax) Elektronic Mail (Email) www (World Wide Web)/ Website . 8.B. 3. 10. Non Statuter 1.

Bagian Surat Nonstatuter 1. Kepala Surat 2. Kaki Surat . Isi Surat 3.

Isi Pokok c. Tempat. Nomor.1. c. Kop surat. Kepala surat terdiri atas: a. Lampiran. b. Pembukaan b. tanggal. Isi Surat terdiri dari: a. Sifat. Hal. Penutup . bulan dan tahun Alamat surat 2. d.

Nama jabatan (titelatur) Tanda tangan Nama pejabat (pemangku Jabatan) NIP Cap jabatan/cap dinas . 5. 4. 3.3. 2. Kaki surat terdiri atas: 1.

- Kaki Surat Menteri Agama Menteri Agama tanda tangan Nama Lengkap a. Menteri Agama Sekretaris Jenderal u.b.Contoh kaki surat dan penandatanganan a. Kepala Biro/Pusat…. tanda tangan Nama Lengkap NIP…………… - . Menteri Agama Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP………….n.n. a.

Kepala Biro/Pusat tanda tangan Nama Lengkap NIP………… a.n. tanda tangan Nama Lengkap NIP…………… - - . Sekretaris Jenderal . Kepala Bagian/Bidang…. a. Kaki Surat Satuan Organisasi Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP…………….Kepala Biro/Pusat u. Sekretaris Jenderal .b.n..b.

a.n.Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP…………….c. Kaki Surat Instansi Vertikal . . Kepala Kepala Bagian/Bidang tanda tangan Nama Lengkap NIP………… .

Kaki Surat Unit Pelaksana Teknis (UPT): .n. Rektor/Ketua/Kepala Dekan/Kepala Bagian/Kasubag tanda tangan Nama Lengkap NIP………… .a. .Rektor/Ketua/Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP…………….d.

lurus dengan nomor di atas. lurus dengan huruf T. Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital. Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada Yth atau Yth. . 2. 5. Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya. Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata “tembusan” dibubuhkan titik dua (:). 3. 4. tanpa diberi garis bawah. Pengertian tembusan ditetapkan pakai nomor urut.Tembusan Surat 1.

Bobot Informasi 1) 2) 1) 2) 3) 4) Pengamanan informasi .Sifat Surat Sifat surat ditulis dengan memperhatikan: a. c. Keaslian surat: 1) 2) 3) 4) Asli Tembusan Salinan Petikan Surat penting Surat biasa Sangat rahasia Rahasia Terbatas Biasa b.

n Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas • Memorandum Of Understanding (MoU) menggunakan logo / lambang Garuda Pancasila • Surat Statuter yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi menggunakan logo Departemen Agama yang terletak di tengah atas .Penggunaan Logo / Lambang A. Surat Statuter • Surat Statuter yang ditandatangani oleh atau a.

Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STHN / STABN menggunakan logo masing – masing 4. Surat Non Statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas 2.Penggunaan Logo / Lambang B. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT menggunakan logo Departemen Agama . Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama 3. Surat Non Statuter 1.

Penyiapan Konsep 2. Pengajuan Konsep 3.Proses dan Cara Pembuatan Surat Surat Statuter / Non Statuter : 1. Penomoran Surat . Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Surat) 4.

Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat. baik dan benar . serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku. jelas dan singkat.

. 3. setelah diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggung jawaban Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang. Konsep diajukan secara hirarkis sampai pejabat menandatangani sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi. 2.Pengajuan Konsep 1. konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat unit kerja terkait.

Judul peraturan perundang-undangan memuat keterangan mengenai jenis.Pengetikan Surat A. Nama peraturan perundang-undangan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan perundangundangan 3. Statuter 1. nomor. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca . tahun pengundangan atau penetapan dan nama peraturan perundang-undangan 2.

9. Lampiran diketik lurus dengan nomor.B. Alamat surat diketik lurus dengan huruf pertama isi Hal. Untuk membedakan alinea satu dengan alinea berikutnya diberi jarak 2 spasi . 7. Sifat diketik lurus dengan nomor. 2. dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. Nomor diketik 10 ketukan dari tepi kiri kertas. Hal diketik lurus dengan nomor. dan titik dua (:) diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. 5. 4. 3. Antara baris satu dengan lainnya satu setengah spasi. 6. dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. tanggal. Isi surat mulai diketik empat spasi setelah nama kota kepada obyek surat dan lima ketukan dari margin kiri begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru. bulan dan tahun diketik sejajar dengan nomor. Non Statuter 1. Tempat. 8.

4. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian.Penomoran Surat 1. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi 3. 2. . untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum.

Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II: • • IV. V. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a. atasannya masing – masing dalam hal: • • Nota Dinas dan Memo Surat Dinas kepada atasannya langsung .) Menteri Agama atau a. Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III: • • • Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA: • Kepala Madrasah Negeri VI. Menteri Agama RI II.PENANDATANGAN SURAT Pimpinan/Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur sebagai berikut: I. Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993 VII.n.n. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I: • • • • • Sekretaris Jenderal Direktur Jenderal Inspektur Jenderal Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan Rektor UIN / IAIN / IHDN Kepala Kantor Wilayah Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota Kepala Balai LITBANG dan DIKLAT Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) III.

Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri Agama No. kecuali: 1.27 tahun 1971 2. Jalur Surat Dari Bawah ke Atas Jalur Surat dari bawah ke atas hanya diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diatasnya. kecuali surat karena tugas dan fungsinya dapat mengirim surat kepada unit manapun dalam rangka pengawasan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan B.Jalur Surat A. Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam Keputusan Menteri Agama No. Jalur Surat Dari Atas ke Bawah Jalur Surat dari atas ke bawah hanya diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat dibawahnya.27 tahun 1981 .

C. • Surat dari Pejabat Eselon II yang ditandatangani atas nama Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon II yang dituju . Jalur Surat Menyamping (Horizontal) • Surat dari Eselon I kepada Pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan.

pos udara.Pengiriman Surat A. . Tingkat Urgensi 1. Dengan pos telegram 4. Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota) 3. harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah ditandatangani 3. Segera. 6. harus dikirim seketika setelah surat ditandatangani 2. Dengan pos patas. Cara Pengiriman 1. 2. Dengan Email. Kilat. Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas :  Surat berkualifikasi sangat rahasia  Dikehendaki tanggapan segera  Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat. 5. dikirim menurut urutan penerimaan di Bagian Pengurusan Surat B. Dengan Faximile. Biasa.

……………………………. Kode Pos □□□□□ . Amplop Surat Menteri Agama RI MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA B.Amplop A. Amplop Surat Satuan Organisasi KEMENTERIAN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 -4 Telepon:………………………. …………………………………. Jakarta 10710 Nomor:…… Kepada Yth.

(Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth.Telepon….. (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth. Jalan ……. Amplop Surat IAIN Logo IAIN Nomor:…… KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Jalan ……. ………………………………….Amplop C. ……………………………. Amplop Surat Instansi Vertikal KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR WILAYAH PROVINSI…….. No … Telepon…. Kode Pos □□□□□ . ……………………………. Kode Pos □□□□□ D.... …………………………………...

No……Telepon….... (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth.. Kode Pos □□□□□ . …………………………………. Amplop Surat Fakultas pada Institut IAIN Logo IAIN Nomor:…… KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Fakultas…………………….Amplop E... ………………… ……………………… Kode Pos □□□□□ F.Telepon…. Jalan ……. Amplop Surat KUA Kecamatan KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN Jalan ……. ……………………………. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth..

…………………………….Amplop G.No……Telepon…... ………………………………….. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth. Amplop Surat Madrasah Aliyah Negeri KEMENTERIAN AGAMA RI MADRASAH ALIYAH NEGERI Jalan ……. Kode Pos □□□□□ .

dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama SJ : Kode indeks Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal) 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat . Eselon I atas nama Menteri Agama Nomor : MA/SJ/123/2009. dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 2. Menteri Agama Nomor : MA/123/2009.KODE INDEKS Contoh: 1.

dengan keterangan sebagai berikut: SJ : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat Jenderal) B.00 : Kode klasifikasi 160 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat Kanwil Departemen Agama Provinsi: Nomor : kw.1/PP. Eselon II atas nama pejabat eselon I: Nomor : SJ/B.00/635/2009.00 : Kode klasifikasi 635 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 4.11. .IV : Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum) OT.VI/OT.00/160/2009. dengan keterangan sebagai berikut: Kw : Kode indeks kantor wilayah Kemenag provinsi 11 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag provinsi Jawa Tengah 1 : Kode Bagian Tata Usaha PP.3.

00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks Universitas : Nomor indeks Universitas : Kode Biro : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat : Sti. IAIN Nomor : In.5.00 275 2009 b. Perguruan Tinggi Negeri a.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : In : Kode indeks institut 01 : Nomor urut institut 1 : Kode Biro KP.01/1/KP.00 275 2009 : Un.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam : Nomor urut Sekolah Tinggi : Kode Bagian Tata Usaha : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat . UIN Nomor Un 01 1 KP. STAIN Nomor Sti 01 1 KP.00 : Kode klasifikasi 275 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat b.01/1/KP.

/KP.6.13.00 635 2009 b. Madrasah / KUA MAN Nomor : Ma.03/PP. dengan keterangan sebagai berikut: : Kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama (Prov. . Jatim) : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab. a.09. KUA Nomor Kk 13 02 03 PP.00/635/2009.00/635/2009. DKI Jakarta) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat : Kk. Jetis) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat .00 635 2009 : Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov.. dengan keterangan sebagai berikut: Ma 09 KP.02. Ponorogo) : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec.

Contoh Surat Statuter : Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini : PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG Jarak setiap baris 1 spasi TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .

ditambah dengan frase PERUBAHAN ATAS di depan nama PeraturanPerundang-Undangan yang diubah.Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2000 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000M .

diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan. tanpa merinci perubahna sebelumnya.Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini. PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2007 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .

TENTANG PENCABUTAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata PENCABUTAN di depan nama Peraturan Perundang-undangan yang dicabut.TAHUN…. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NO….

Cara pengetikan sebagai berikut : } } Jarak 2 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Jarak 3 spasi .Pembukaan Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (.).

bahwa…………………………. …………………………………… Memperhatikan: 1…………………………………… (Bila diperlukan) ……………………………………. Jarak antar baris 1. Jarak antar baris 1..5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Dasar hukum Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai berikut: Mengingat : 1…………………………………… …………………………………….5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi 2…………………………………. bahwa……………………… ………………………………..5 spasi .. Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1. b. ……………………………….Konsiderans Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut: Menimbang : a.

Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan ditengah margin. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:). contoh: Jarak 2 spasi MEMUTUSKAN Jarak 2 spasi 2. memperhatikan. contoh: Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA } Jarak 1 spasi . mengingat.Diktum 1. Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang.

Batang Tubuh Batang tubuh Peraturan Perundang – undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal – pasal.5 spasi Jarak 1 spasi } Jarak 1 spasi . contoh: 1. } } Pasal 1 } …………………………………… …………………………………… Jarak 1. Dalam bentuk Diktum Pertama : ………………… Jarak 1.5 spasi Kedua : ………………… Dalam bentuk pasal – pasal BAB I Jarak 1 spasi Judul Bab } 2.

Penutup Ditetapkan di….5 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanda tangan dan cap jabatan Nama lengkap Jarak 5 spasi } } Jarak 4 spasi . pada tanggal } } Jarak 4 spasi } Jarak 1 spasi Jarak 1.

Terimakasih .