TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Pengertian Umum
Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku

MAKSUD
Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas, agar dapat diselaraskan dengan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Agama

TUJUAN
• Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas

• Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya
• Meningkatnya daya guna dan hasil guna pengelolaan surat dinas dan pengelolaan arsip • Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan Kementerian Agama

Asas-Asas Tata Persuratan
• • • • • • Asas Keamanan Asas Pertanggungjawaban/Akuntabilitas Asas Keterkaitan Asas Pelayanan Prima Asas Efisiensi Asas Efektif

Peraturan Menteri Agama Keputusan Menteri Agama Instruksi Menteri Agama Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi .Penggolongan Surat Dinas A. 5. 3. Statuter 1. 4. 2.

Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi. terdiri dari: – – – – Judul Pembukaan Batang Tubuh Penutup • .Bagian Surat Statuter 1.

Nomor dan tahun 3. Kalimat “Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi” 2. Nama Peraturan/Keputusan .Judul terdiri atas: 1..

Dasar Hukum (Mengingat) 4. Diktum (Memutuskan. Memperhatikan (apabila perlu) 5. Nama Peraturan/Keputusan) .. Menetapkan. Jabatan Pembentuk Peraturan Perundangundangan (Kalimat “Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi) 2. Konsiderans (Menimbang) 3.Pembukaan terdiri atas: 1.

Ayat. .Batang Tubuh. terdiri dari: 1. 3. Pasal. Bab.. 2.

Nama terang pejabat. dan tahun penetapan. 5. 2. Tempat penetapan. terdiri dari: 1. Tanda tangan pejabat. 3.. bulan.Penutup. 6. Nama jabatan. Cap jabatan/cap dinas . Tanggal. 4.

.Judul. Instruksi Menteri Agama/ Pimpinan Satuan Organisasi. .Batang Tubuh. .Penutup. terdiri dari: .Pembukaan. .2.

2. . Nama Instruksi. Nomor dan tahun.. Kalimat ”Instruksi Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”.Judul terdiri atas: 1. 3.

. Kalimat “ Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi” 2. Diktum (Mengintruksikan kepada) . dst) . Konsiderans (Menimbang) 3. Kedua.Batang Tubuh (Untuk: Pertama. Memperhatikan(Apabila perlu) 5. Dasar Hukum (Mengingat) 4.Pembukaan terdiri atas: 1.

Nama pejabat/pemangku jabatan. 3.Penutup. Tempat Penetapan.. . 2. terdiri atas : 1. Tanda tangan pejabat. 5. 6. 4. Nama jabatan. Bulan dan tahun penetapan. Tanggal. Cap Jabatan/cap dinas.

B. Surat Dinas Nota Dinas Edaran Laporan Telegram Surat Kawat Memo Pengumuman Undangan Surat Pengantar Telepon Teleks Faksimili (Fax) Elektronic Mail (Email) www (World Wide Web)/ Website . 15. 11. 2. 10. 3. 5. 13. 4. Non Statuter 1. 6. 8. 14. 12. 7. 9.

Isi Surat 3. Kepala Surat 2.Bagian Surat Nonstatuter 1. Kaki Surat .

Isi Surat terdiri dari: a.1. Sifat. Tempat. tanggal. bulan dan tahun Alamat surat 2. Kop surat. Penutup . Lampiran. d. Nomor. b. Pembukaan b. Isi Pokok c. Hal. c. Kepala surat terdiri atas: a.

3. 5. Kaki surat terdiri atas: 1. 2.3. 4. Nama jabatan (titelatur) Tanda tangan Nama pejabat (pemangku Jabatan) NIP Cap jabatan/cap dinas .

Menteri Agama Sekretaris Jenderal u. Menteri Agama Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP…………. Kepala Biro/Pusat….n. a.n.b. tanda tangan Nama Lengkap NIP…………… - . - Kaki Surat Menteri Agama Menteri Agama tanda tangan Nama Lengkap a.Contoh kaki surat dan penandatanganan a.

Kepala Biro/Pusat u. a. Sekretaris Jenderal . Kepala Bagian/Bidang….b.n.Kepala Biro/Pusat tanda tangan Nama Lengkap NIP………… a.n. tanda tangan Nama Lengkap NIP…………… - - .b.. Kaki Surat Satuan Organisasi Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP……………. Sekretaris Jenderal .

Kepala Kepala Bagian/Bidang tanda tangan Nama Lengkap NIP………… .c.a. Kaki Surat Instansi Vertikal .Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP……………. .n.

d.Rektor/Ketua/Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP……………. .n. Kaki Surat Unit Pelaksana Teknis (UPT): . Rektor/Ketua/Kepala Dekan/Kepala Bagian/Kasubag tanda tangan Nama Lengkap NIP………… .a.

Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada Yth atau Yth. . Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya.Tembusan Surat 1. 4. Pengertian tembusan ditetapkan pakai nomor urut. 2. Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata “tembusan” dibubuhkan titik dua (:). tanpa diberi garis bawah. 5. Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital. lurus dengan huruf T. lurus dengan nomor di atas. 3.

Bobot Informasi 1) 2) 1) 2) 3) 4) Pengamanan informasi . c. Keaslian surat: 1) 2) 3) 4) Asli Tembusan Salinan Petikan Surat penting Surat biasa Sangat rahasia Rahasia Terbatas Biasa b.Sifat Surat Sifat surat ditulis dengan memperhatikan: a.

n Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas • Memorandum Of Understanding (MoU) menggunakan logo / lambang Garuda Pancasila • Surat Statuter yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi menggunakan logo Departemen Agama yang terletak di tengah atas . Surat Statuter • Surat Statuter yang ditandatangani oleh atau a.Penggunaan Logo / Lambang A.

Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama 3. Surat Non Statuter 1.Penggunaan Logo / Lambang B. Surat Non Statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas 2. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT menggunakan logo Departemen Agama . Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STHN / STABN menggunakan logo masing – masing 4.

Penomoran Surat .Proses dan Cara Pembuatan Surat Surat Statuter / Non Statuter : 1. Pengajuan Konsep 3. Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Surat) 4. Penyiapan Konsep 2.

Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat. serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku. jelas dan singkat. baik dan benar .

. konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat unit kerja terkait. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang. Konsep diajukan secara hirarkis sampai pejabat menandatangani sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi. setelah diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggung jawaban Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja.Pengajuan Konsep 1. 2. 3.

Judul peraturan perundang-undangan memuat keterangan mengenai jenis.Pengetikan Surat A. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca . nomor. Nama peraturan perundang-undangan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan perundangundangan 3. Statuter 1. tahun pengundangan atau penetapan dan nama peraturan perundang-undangan 2.

Antara baris satu dengan lainnya satu setengah spasi. tanggal. Alamat surat diketik lurus dengan huruf pertama isi Hal. 2. dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. Untuk membedakan alinea satu dengan alinea berikutnya diberi jarak 2 spasi . Isi surat mulai diketik empat spasi setelah nama kota kepada obyek surat dan lima ketukan dari margin kiri begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru. dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. Tempat. 8. Lampiran diketik lurus dengan nomor. 6. Hal diketik lurus dengan nomor.B. dan titik dua (:) diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. 5. 3. bulan dan tahun diketik sejajar dengan nomor. Sifat diketik lurus dengan nomor. Non Statuter 1. 7. Nomor diketik 10 ketukan dari tepi kiri kertas. 4. 9.

untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. 4. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. . Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.Penomoran Surat 1. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi 3. 2.

n. Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III: • • • Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA: • Kepala Madrasah Negeri VI. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II: • • IV. atasannya masing – masing dalam hal: • • Nota Dinas dan Memo Surat Dinas kepada atasannya langsung . Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993 VII.) Menteri Agama atau a. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a.PENANDATANGAN SURAT Pimpinan/Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur sebagai berikut: I.n. Menteri Agama RI II. V. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I: • • • • • Sekretaris Jenderal Direktur Jenderal Inspektur Jenderal Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan Rektor UIN / IAIN / IHDN Kepala Kantor Wilayah Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota Kepala Balai LITBANG dan DIKLAT Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) III.

Jalur Surat Dari Atas ke Bawah Jalur Surat dari atas ke bawah hanya diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat dibawahnya.Jalur Surat A.27 tahun 1981 . kecuali: 1. Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri Agama No. kecuali surat karena tugas dan fungsinya dapat mengirim surat kepada unit manapun dalam rangka pengawasan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan B. Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam Keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1971 2. Jalur Surat Dari Bawah ke Atas Jalur Surat dari bawah ke atas hanya diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diatasnya.

• Surat dari Pejabat Eselon II yang ditandatangani atas nama Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon II yang dituju .C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal) • Surat dari Eselon I kepada Pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan.

. Dengan pos patas. Cara Pengiriman 1. 2.Pengiriman Surat A. Dengan pos telegram 4. Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas :  Surat berkualifikasi sangat rahasia  Dikehendaki tanggapan segera  Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat. harus dikirim seketika setelah surat ditandatangani 2. pos udara. Dengan Faximile. Segera. Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota) 3. 6. harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah ditandatangani 3. Kilat. dikirim menurut urutan penerimaan di Bagian Pengurusan Surat B. 5. Biasa. Tingkat Urgensi 1. Dengan Email.

Amplop Surat Menteri Agama RI MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA B. Jakarta 10710 Nomor:…… Kepada Yth. ……………………………. Kode Pos □□□□□ . Amplop Surat Satuan Organisasi KEMENTERIAN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 -4 Telepon:……………………….Amplop A. ………………………………….

Kode Pos □□□□□ . …………………………….. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth. No … Telepon…. ……………………………. Jalan ……. Amplop Surat IAIN Logo IAIN Nomor:…… KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Jalan ……. …………………………………. …………………………………. Kode Pos □□□□□ D.. (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth.... Amplop Surat Instansi Vertikal KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR WILAYAH PROVINSI……...Amplop C.Telepon….

…………………………………. Amplop Surat Fakultas pada Institut IAIN Logo IAIN Nomor:…… KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Fakultas……………………... Amplop Surat KUA Kecamatan KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN Jalan …….. …………………………….Amplop E. Kode Pos □□□□□ .. (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth..Telepon….No……Telepon….. ………………… ……………………… Kode Pos □□□□□ F. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth. Jalan ……..

…………………………………. ……………………………..No……Telepon…..Amplop G. Amplop Surat Madrasah Aliyah Negeri KEMENTERIAN AGAMA RI MADRASAH ALIYAH NEGERI Jalan ……. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor:…… Kepada Yth.. Kode Pos □□□□□ .

Eselon I atas nama Menteri Agama Nomor : MA/SJ/123/2009. Menteri Agama Nomor : MA/123/2009. dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama SJ : Kode indeks Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal) 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat . dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 2.KODE INDEKS Contoh: 1.

dengan keterangan sebagai berikut: Kw : Kode indeks kantor wilayah Kemenag provinsi 11 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag provinsi Jawa Tengah 1 : Kode Bagian Tata Usaha PP.00 : Kode klasifikasi 160 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat Kanwil Departemen Agama Provinsi: Nomor : kw. Eselon II atas nama pejabat eselon I: Nomor : SJ/B.11.IV : Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum) OT.00/160/2009. dengan keterangan sebagai berikut: SJ : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat Jenderal) B. .VI/OT.3.1/PP.00 : Kode klasifikasi 635 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 4.00/635/2009.

00 275 2009 : Un. Perguruan Tinggi Negeri a. IAIN Nomor : In.01/1/KP.00 : Kode klasifikasi 275 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat b.5.01/1/KP.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : In : Kode indeks institut 01 : Nomor urut institut 1 : Kode Biro KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks Universitas : Nomor indeks Universitas : Kode Biro : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat : Sti.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam : Nomor urut Sekolah Tinggi : Kode Bagian Tata Usaha : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat .00 275 2009 b. STAIN Nomor Sti 01 1 KP. UIN Nomor Un 01 1 KP.

13. a.03/PP.09.02. Ponorogo) : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. KUA Nomor Kk 13 02 03 PP. . Jetis) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat .00 635 2009 b..00/635/2009. dengan keterangan sebagai berikut: Ma 09 KP. dengan keterangan sebagai berikut: : Kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama (Prov. Madrasah / KUA MAN Nomor : Ma./KP.6.00 635 2009 : Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. DKI Jakarta) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat : Kk. Jatim) : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab.00/635/2009.

Contoh Surat Statuter : Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini : PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG Jarak setiap baris 1 spasi TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .

ditambah dengan frase PERUBAHAN ATAS di depan nama PeraturanPerundang-Undangan yang diubah.Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2000 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000M .

Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali. tanpa merinci perubahna sebelumnya. PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2007 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA . Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini. diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan.

Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata PENCABUTAN di depan nama Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NO….TAHUN…. TENTANG PENCABUTAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA .

). Cara pengetikan sebagai berikut : } } Jarak 2 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Jarak 3 spasi .Pembukaan Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (.

5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Dasar hukum Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai berikut: Mengingat : 1…………………………………… …………………………………….. ………………………………. Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1.. …………………………………… Memperhatikan: 1…………………………………… (Bila diperlukan) ……………………………………. bahwa………………………….. b. bahwa……………………… ……………………………….5 spasi .5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi 2………………………………….Konsiderans Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut: Menimbang : a. Jarak antar baris 1. Jarak antar baris 1.

contoh: Jarak 2 spasi MEMUTUSKAN Jarak 2 spasi 2.Diktum 1. mengingat. Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang. Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan ditengah margin. memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:). contoh: Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA } Jarak 1 spasi .

Dalam bentuk Diktum Pertama : ………………… Jarak 1.Batang Tubuh Batang tubuh Peraturan Perundang – undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal – pasal.5 spasi Kedua : ………………… Dalam bentuk pasal – pasal BAB I Jarak 1 spasi Judul Bab } 2. contoh: 1. } } Pasal 1 } …………………………………… …………………………………… Jarak 1.5 spasi Jarak 1 spasi } Jarak 1 spasi .

pada tanggal } } Jarak 4 spasi } Jarak 1 spasi Jarak 1.Penutup Ditetapkan di….5 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanda tangan dan cap jabatan Nama lengkap Jarak 5 spasi } } Jarak 4 spasi .

Terimakasih .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful