LAPORAN AKHIR

SIKLUS PENGGAJIAN KOWAPI BANDUNG

(SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD)

Raditya 120110060149

Arif Budhianto 120110060151

Martin Rinaldo 120110060159

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PADJADJARAN

2009
 COMPANY PROFILE

SEJARAH

Koperasi Wanita Pengusaha Indonesia (KOWAPI) Puspasari mulai berdiri pada tahun
1993. Mulai terdaftar sebagai badan hukum sejak 1996. KOWAPI ini merupakan bagian dari
IWAPI (Ikatan Wanita Pengusaha Indonesia). Berawal dari sebuah arisan yang kemudian
berkembang sampai menjadi koperasi seperti sekarang ini. Kegiatan awal mereka adalah saling
membantu antarsesama anggota, yang mempunyai modal lebih membantu anggota lain yang
sekiranya kekurangan modal agar lebih terorganisir. Anggota awal KOWAPI berjumlah 50 orang
dan terus bertambah hingga saat ini mencapai 117 orang. Karena KOWAPI adalah bagian dari
IWAPI, maka anggota KOWAPI sudah pasti merupakan anggota IWAPI, namun anggota IWAPI
tidak seluruhnya menjadi anggota KOWAPI. Koperasi ini menggeluti bidang usaha antara lain
perdagangan umum, penyelenggaraan pameran produk anggota, sentra busana muslim, dan juga
simpan pinjam.

ALAMAT

Koperasi Wanita Pengusaha Indonesia (KOWAPI) Puspasari

Jalan Belitung No. 3 Bandung- 40113
Telepon/fax 022 4212600
www.kowapi-puspasari.co.id
LEGALITAS

Badan Hukum Nomor :157/BH/KWK-10/10/1996

Perubahan Akta Nomor : 518/PAD.51-DISKOP/2003

STRUKTUR ORGANISASI

Berikut adalah struktur organisasi dari KOWAPI:

 Hierarki Kepengurusan
Kowapi

Dinas Pembina Koperasi

Dan IWAPI Bandung

Pengawas

Ketua
Koperasi

Sekretaris I Sekretaris II Bendahara I Bendahara II

Anggota Karyawan

JOB DESCRIPTION

Ketua: bertanggung jawab atas jalannya kegiatan koperasi

Sekretaris: bertanggung jawab tentang perihal surat menyurat

Bendahara: bertanggung jawab atas masalah keuangan

Seksi usaha: pelengkap di dalam kepengurusan (biasanya menjadi pengatur dalam acara
pameran).
LATAR BELAKANG

Dalam suatu perusahaan pengajian merupakan suatu siklus yang sangat penting. Sumber Daya
Manusia merupakan asset yang sangatlah bernilai bagi suatu organisasi. Dalam mencapai tujuan
suatu organisasi/perusahaan pasti memerlukan tenaga kerja yang berkualitas. Gaji atau upah
merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan prusahaan kepada karyawannya. Gaji
dapat berupa beban tetap ataupun beban variabel bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam
memilih suatu perusahaan, calon karyawan biasanya menempatkan gaji sebagai suatu
pertimbangan utama. Karena gaji suatu hal yang dapat diukur dan dapat dibandingkan besarnya
antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lain selain faktor yang lain misalnya tingkat
kenyamanan dan budaya kerja suatu organisasi.

Sistem pengajian antara organisasi satu dengan yang lain pasti berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh
berapa hal, antara lain proses bisnis pada organisasi tersebut, tujuan organisasi dan kultur pada
organisasi tersebut. Penggajian adalah salah satu beban yang cukup besar pada perusahaan dan
sifatnya adalah secara periodik. Artinya berulang-ulang, dapat selama mingguan ataupun
bulanan. Selain itu penggajian merupakan hal yang sangat penting pada suatu perusahaan karena
hal ini menyangkut hajat seluruh karyawan pada perusahaan serta banyak peraturan perundang-
undangan yang mengatur tentang penggajian.

Human capital management (HCM) adalah sebuah proses mengelola bagaimana orang direkrut,
dikembangkan, ditugaskan, diberi motivasi dan dipertahankan. Hal ini berdasar pada keyakinan
bahwa manusia merupakan investasi strategis daripada biaya lainnya. Alokasi perusahaan untuk
penggajian juga besar, biaya modal manusia tersebut termasuk kompensasi, tunjangan, dan
sumber dayanya hampir mencapai separuh dari rata-rata beban operasi total perusahaan. Oleh
karena itu hal yang menjadi perhatian bagi perusahaan adalah bagaimana membuat system
penggajian yang efektif. Efektif dalam system penggajian antara lain adanya perpaduan antara
data-data yang berkaitan antara penggajian, keahlian dan kinerja karyawan yang semuanya
memiliki tujuan untuk mencapai target atau tujuan suatu organisasi.
RUANG LINGKUP

System pengajian antara organisasi satu dengan yang lain pasti berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh
berapa hal, antara lain proses bisnis pada organisasi tersebut, tujuan organisasi dan kultur pada
organisasi tersebut. Dalam makalah ini kami akan membahas mengenai siklus pada penggajian
pada koperasi. Koperasi yang menjadi objek penelitian adalah Koperasi Wanita Pengusaha
Indonesia (KOWAPI) Puspasari Bandung.

LANDASAN TEORI

Siklus pengajian adalah kumpulan aktivitas bisnis yang berhubungan dan pemrosesan data yang
terkait yang berhubungan dengan pengelolaan tenaga kerja yang efektif.

Aktifitas bisnis utama dalam siklus SDM/Gaji:

– Rekrutmen dan penerimaan kerja

– Pelatihan

– Penugasan

– Kompensasi (payroll)

– Evaluasi kinerja

– Pemberhentian pegawai, baik sukarela atau secara terpaksa.

Aktivitas – aktivitas dasar dalam siklus penggajian

– Mengupdate file master gaji

– Mengupdate tarif PPh 21 dan pengurangnya

 – Memvalidasi waktu dan data absen

– Menyiapkan gaji

– Membayar gaji

– Menghitung bagian tunjangan dan pajak yang dibayar

– Membayarkan PPh 21 dan berbagai pengurangnya.

Pengendalian yang memadai bertujuan:

– Transaksi gaji diotorisasi dengan benar.

– Transaksi gaji tercatat valid.

– Transaksi gaji terotorisasi dicatatat.

– Transaksi gaji dicatat dengan akurat.

– Peraturan pemerintah terkait dengan pembayaran pajak dan pengisian gaji dan
laporan SDM dipatuhi.

– Assets (baik kas dan data) terjaga dari hilang atau pencurian

– Aktifitas siklus SDM/Penggajian dikerjakan dengan efisien dan efektif.

METODE PENGERJAAN MAKALAH

Dalam mengerjakan makalah ini, kami menggunakan metode survey secara langsung ke
koperasi, interview dan studi literature melaui website maupun pustaka. Selain itu hal-hal yang
tidak kami peroleh melaui interview dengan pihak koperasi, kami memakai asumsi-asumsi/
adjustment.
PROSES BISNIS PENGGAJIAN

CURRENT

Penerimaan gaji didasari oleh informasi yang didapat dari pengawas tentang kinerja, jabatan,
lama bekerja hingga keikutsertaan dalam berbagai event yang akan dilaporkan ke bagian
pengumpulan data penggajian sebagai laporan evaluasi kinerja pegawai dan event. Pengawas
koperasi akan menerima konfirmasi penerimaan laporan. Setelah itu bagian pengumpulan data
penggajian akan melakukan verifikasi data kepegawaian dan event dan mengkompilasi data
penggajian ke bagian penghitungan gaji yang digunakan sebagai dasar penghitungan gaji. Bagian
penghitungan gaji akan mengajukan proposal gaji kepada ketua koperasi untuk dilakukan
otorisasi terhadap data-data gaji pegawai yang telah dihitung (menghitung nilai gaji berdasarkan
kinerja dan jabatan, penghitungan tunjangan pegawai, dan menghitung bonus) oleh bagian
tersebut. Ketua koperasi akan memberikan konfirmasi terhadap proposal penggajian tersebut.
Proposal penggajian yang telah disetujui oleh ketua koperasi tadi akan diberikan ke bagian
pembayaran gaji. Bagian ini akan memberikan cek gaji kepada pegawai yang akan dicairkan oleh
pegawai sendiri sendiri ke bank. Pegawai akan memberikan konfirmasi penerimaan cek gaji
kepada bagian pembayaran gaji. Dokumen pembayaran akan dimasukkan ke dalam master file
Data Pembayaran Gaji. Pencatatan gaji pegawai dilakukan secara komputerisasi menggunakan
microsoft excel yang digunakan oleh Kowapi.

Note : Pada kenyataannya bendaharalah yang melakukan kegiatan mulai dari pengumpulan
data pencatatan gaji hingga pembayaran gaji kepada pegawai. Kelompok kami berasumsi
bahwa bagian pengumpulan data, pencatatan gaji hingga pembayaran gaji merupakan bagian
yang seharusnya terpisah.

PROPOSED

Penerimaan gaji didasari oleh informasi yang didapat dari pengawas tentang kinerja, jabatan,
lama bekerja hingga keikutsertaan dalam berbagai event yang akan dilaporkan ke bagian
pengumpulan data penggajian sebagai laporan evaluasi kinerja pegawai dan event. Pengawas
koperasi akan menerima konfirmasi penerimaan laporan. Setelah itu bagian pengumpulan data
penggajian akan melakukan verifikasi data kepegawaian dan event dan mengkompilasi data
penggajian ke bagian penghitungan gaji yang digunakan sebagai dasar penghitungan gaji. Bagian
penghitungan gaji akan mengajukan proposal gaji kepada ketua koperasi untuk dilakukan
otorisasi terhadap data-data gaji pegawai yang telah dihitung (menghitung nilai gaji berdasarkan
kinerja dan jabatan, penghitungan tunjangan pegawai, dan menghitung bonus) oleh bagian
tersebut. Ketua koperasi akan memberikan konfirmasi terhadap proposal penggajian tersebut.
Proposal penggajian yang telah disetujui oleh ketua koperasi tadi akan diberikan ke bagian
pembayaran gaji. Bagian ini akan memberikan cek gaji kepada pegawai yang akan dicairkan oleh
pegawai sendiri sendiri ke bank. Dokumen pembayaran akan dimasukkan ke dalam master file
Data Pembayaran Gaji. Pegawai akan memberikan konfirmasi penerimaan cek gaji kepada
bagian pembayaran gaji. Kami memberikan masukan kepada Kowapi untuk menggunukan
software akuntansi seperti SAP (tapi menggunakan SAP yang menengah ke bawah), sehingga
memudahkan di dalam pencatatan gaji hingga entry data ke computer dengan tidak
menggunakan lagi hitungan secara manual atau menggunakan software yang telah kelompok
kami buat untuk kami proposed kepada Kowapi agar lebih efektif, efisien dan ekonomis.

INTERNAL KONTROL

Menurut kami Internal kontrol yang dilakukan seharusnya Kowapi sebagai berikut :

Sistem Penerimaan Gaji

Adanya pencatatan gaji sesuai dengan ketentuan institusi tersebut kemudian dicairkan berupa cek
ke Bank. Berdasarkan hasil survey, disini tidak adanya supervisi dari ketuanya langsung untuk
melihat sistem penerimaan gaji tersebut namun lebih kepada trustworthy kepada bagian
penggajian berhubung pegawai di Kowapi hanya ada 2 orang. Control risk untuk hal ini mungkin
kecil, sulit menemukan fraud and error di dalam sistem penerimaan gaji.

Otorisasi Penggajian

Internal kontrol untuk otorisasi penggajian ini cukup baik, mengingat bagian bendahara harus
perlu meminta otorisasi dari ketua Kowapi langsung untuk mencairkan cek gaji yang nantinya
akan dicairkan sendiri oleh pegawai ke Bank.

Database Penggajian

Kami melihat adanya kelemahan di dalam database penggajian ini. Hal ini didasari oleh hasil
temuan kami berupa, database penggajian hanya terdapat di dalam satu komputer. Control risk di
bagian ini cukup besar. Bagaimana jika komputer dimasuki oleh virus, maka kemungkinan data-
data di dalam kopmuter praktis akan terkena virus yang akan berakibat fatal atau kemungkinan
besar akan hilang. Perlu adanya database pendukung seperti Harddisk external sebagai alat untuk
mengcopy data-data agar risiko terkena virus itu dapat ditanggulangi.

Sistem Pencatatan Gaji

Sistem Pencatatan Gaji dilakukan menggunakan software Microsoft Excel. Cukup baik untuk
skala koperasi. Kemudian pencatatan gaji masuk ke dalam database penggajian. Namun perlu
adanya Back-up Database untuk hal ini, sama seperti database penggajian mengenai risikonya.
Untuk pengendaliannya sama seperti database penggajian.
PIECES KOWAPI

STRENGTH WEAKNESS

Performances Menggunakan Software Meskipun menggunakan

Microsoft Excel di dalam Software Microsoft Excel
pencatatan penggajiannya. tetapi penghitungan dan
pengolahan data dilakukan
secara manual sehingga
kemungkinan terjadi
kecurangan sangat tinggi.

Information Informasi didapatkan dari Tidak adanya verifikasi

pihak independen yaitu informasi yang dimasukkan
pengawas koperasi. sehingga data yang ada
diragukan.

Economy Biaya sejak pengumpulan -

informasi hingga pengeluaran
cek sangat rendah.

Control Diawasi oleh pihak Sangat rendah karena

independen yaitu pengawas. penghitungan, pemrosesan
data dan pengeluaran cek gaji
dilakukan orang yang sama.

Efficiency Sangat efisien karena pegawai Nilai kepemilikan dan

yang digaji hanya ada 2 orang. kekeluargaan di koperasi
Pegawai lainya tidak digaji berbeda antara pengurus satu
karena mereka bergabung di dengan lainnya, sehingga
kperasi tersebut berdasarkan motivasi dan penghargaan
rasa kepemilikan dan terhadap kinerja sulit untuk
kekeluargaan yang tinggi. diukur.
Service Karena berasaskan kekeluargaan, Asas kekeluargaan dapat
hubungan antara
petugas menjadi alasan bocornya
penggajian dan pegawai terjalin kontrol di dalam koperasi
dengan sangat baik.
karena pengawasan sangat
rendah, misalnya
kemungkinan adanya
manipulasi terhadap data
penggajian.

Bukti Pembayaran
Data Pembayaran
Gaji
Gaji
Konfirmasi Penerimaan
Laporan

Evaluasi 0.0
Pengawas Kinerja Cek Gaji Pegawai
Koperasi Pegawai Sistem Terotorisasi Koperasi
& Event Payroll

Cek
Gaji
Cek gaji Terot-
orisasi

Ketua
Koperasi

DFD Level 0

0.0

Sistem
Payroll

1.0 2.0 3.0

Pengumpulan Penghitungan Pembayaran

Data Penggajian Gaji Gaji

Kowapi-Puspasari
Decomposition Diagram
 Konfirmasi Penerimaan Konfirmasi atas
Laporan Proposal penggajian

Kompilasi
1.0 Data 2.0
Laporan Evaluasi
Pengawas Penggajian Proposal Ketua
Kinerja Pegawai
Koperasi Pengumpulan Penghitungan Penggajian Koperasi
& Event Konfirmasi
Data Penggajian Gaji
Penerimaan
Laporan

Konfirmasi Proposal
Penerimaan Penggajian
Proposal Disetujui

3.0
Pegawai Cek Dokumen Data Pembayaran
Koperasi Gaji Pembayaran Pembayaran Gaji
Gaji

Konfirmasi
Penerimaan
Cek Gaji

Kowapi-Puspasari
DFD Lv 1
 Menerima informasi kinerja, jabatan dan event pegawai

Menghitung gaji berdasarkan kinerja pegawai & jabatan

Menghitung tunjangan pegawai

Menghitung bonus pegawai berdasarkan event yang diikuti

Mempersiapkan Proposal Gaji

Meminta konfirmasi Ketua Pengurus atas Proposal Gaji

Mengeluarkan cek gaji Mendokumentasikan pembayaran gaji

Activity Diagram
Sistem Penggajian
Kowapi
Use Case Diagram
Sistem Penggajian
Kowapi SubSistem
Pengumpulan Data

-End2 menyerahkan
informasi kinerja pegawai
*
-End1
-End3
-End4
menyerahkan laporan
*
* keikutsertaan event
*

Top Package::Pengawas * *
Verifikasi data *
kepegawaian & Event
-End22 -End21
-End23

*
Klasifikasi & Top Package::Bendahara
Kompilasi data Penggajian -End24

SubSistem SubSistem
Penghitungan Gaji Pembayaran Payroll

Menghitung nilai gaji *

* -End12
-End11 mengeluarkan cek gaji
pokok berdasarkan kinerja & -End15
* atas persetujuan ketua
Jabatan
-End6 pengurus
-End5 * *
* *
**
-End17 -End7
-End9
-End19

* -End16

Penghitungan Top Package::Bendahara Mendokumentasikan

tunjangan pegawai * pembayaran gaji
-End18

*
-End8
Menghitung bonus
berdasarkan event

* -End20
Mempersiapkan
proposal penggajian

* -End10
menyerahkan proposal
gaji kepada ketua
pengurus
*

* -End13
menyerahkan
konfirmasi atas proposal gaji
-End14
Top Package::Ketua Pengurus
SOLUSI
Alternative (Candidate) System Matrix
Karakteristi Kandidat 1 Kandidat 2
k

Porsi dari Penggajian serta pengumpulan Membeli software solution

Komputeris data yang berkaitan dengan
asi Sistem penggajian.
Keuntungan Solusi Software dapat
mendukung secara penuh
proses bisnis KOWAPI dan
sangat terkostumisasi dengan
keinginan pihak manajemen.
SAP Business One untuk
usaha menengah ke
bawah, dengan modul
penggajian.
Dapat diimplementasikan
dengan cepat dan mudah,
karena mendapat
dukungan dari teknisi SAP.

Server & MS Windows Server 2008, MS Sama dengan kandidat 1

Work Windows Workstation
Station

Software Ms Visual FoxPro 9.0 untuk Software Builder ABAP

Tools membangun aplikasi, MS Visio atau MS Visual Basic 2005
untuk perancangan database, untuk kostumisasi
logical proses (DFD), & software.
Diagram-diagram UML.

Software Solusi terkostumisasi Solusi Paket

Aplikasi

Metode Client/Server Sama dengan kandidat 1

Pemrosesan

Output •Printer Canon Pixma IP1000 Sama dengan kandidat 1

Device (Stand Alone/Departement)
• Printer Canon Pixma IP1000
Lan Printer
Input Device • Keyboard Sama dengan kandidat 1
• Mouse
Storage Database Visual FoxPro yang SAP DBMS dengan
Device terbatas, namun cukup untuk kapasitas >100GB.
aplikasi software penggajian
dengan kapasitas hardware
> 50GB.
Feasibility Analysis Matrix
Kriteria B Kandidat 1
Feasibility eba
n
Feasibility 30% Mendukung secara penuh
Operasiona kebutuhan fungsional
l pengguna.
Fungsional
itas
Politikal
Score: 100
Feasibility 30% Kemudahan penggunaan dan
Teknis pembangunan aplikasi
dengan bahasa Visual FoxPo
ditambah dengan database
Teknologi yang telah terintegrasi
membuat koneksi dengan
database mudah dilakukan
dan meminimalisasi
Keahlian
hambatan. Software Visual
FoxPro telah bertahun-tahun
digunakan dan mendapat
review yang baik dari
pengguna.
Kebutuhan mempekerjakan
programmer yang mengerti
OOP dengan bahasa Visual
Foxpro.
Kandidat 2
Hanya mendukung
kebutuhan bisnis
bagian penggajian dan
membutuhkan
kostumisasi pada
proses bisnis untuk
memaksimalkan
penggunaan software
Score:50
Telah dirils lebih dari 2
tahun dan mendapat
review yang baik serta
penerapannya akan
terus mendapat
dukungan dari SAP dan
teknisi.
Kebutuhan untuk
mempekerjakan
seorang programmmer
ABAP untuk
mengkostumisasi dan
menjadi administrator
yang mengatur masalah
pemeliharaan. Sangat
sulit dilakukan karena
jarang yang menguasai.
 Score: 95 Score: 70

Feasibility 30% Rp. 300.000,00 >Rp. 100.000.000,00

Ekonomis

Biaya
Pengemba
ngan

Score: 100 Score: 45

Feasibility 10% 3 Bulan 1 Bulan

Jadwal

Score: 60 Score: 100

Ranking 1 94.5 59.5

00%
 Bukti Pembayaran
Data Pembayaran
Gaji
Gaji
Konfirmasi Penerimaan
Laporan

Evaluasi 0.0
Pengawas Kinerja Cek Gaji Pegawai
Koperasi Pegawai Sistem Terotorisasi Koperasi
& Event Payroll

Cek
Gaji
Cek gaji Terot-
orisasi

Ketua
Koperasi

Kowapi-Puspasari
DFD Lv 0

0.0

Sistem
Payroll

1.0 2.0 3.0

Pengumpulan Penghitungan Pembayaran

Data Penggajian Gaji Gaji

Kowapi-Puspasari
Decomposition Diagram
 Konfirmasi Penerimaan Konfirmasi atas
Laporan Proposal penggajian

Kompilasi
1.0 Data 2.0
Laporan Evaluasi
Pengawas Penggajian Proposal Ketua
Kinerja Pegawai
Koperasi Pengumpulan Penghitungan Penggajian Koperasi
& Event Konfirmasi
Data Penggajian Gaji
Penerimaan
Laporan

Konfirmasi Proposal
Penerimaan Penggajian
Proposal Disetujui

3.0
Pegawai Cek Dokumen Data Pembayaran
Koperasi Gaji Pembayaran Pembayaran Gaji
Gaji

Konfirmasi
Penerimaan
Cek Gaji

Kowapi-Puspasari
DFD Lv 1
 SubSistem
Pengumpulan Data

-End2 menyerahkan
informasi kinerja pegawai
*
-End1
-End3
-End4
menyerahkan laporan
*
* keikutsertaan event
*

Top Package::Pengawas * *
Verifikasi data *
kepegawaian & Event
-End22 -End21
-End23

*
Klasifikasi & Top Package::Bendahara
Kompilasi data Penggajian -End24

SubSistem SubSistem
Penghitungan Gaji Pembayaran Payroll

Menghitung nilai gaji *

* -End12
-End11 mengeluarkan cek gaji
pokok berdasarkan kinerja & -End15
* atas persetujuan ketua
Jabatan
-End6 pengurus
-End5 * *
* *
**
-End17 -End7
-End9
-End19

* -End16

Penghitungan Top Package::Bendahara Mendokumentasikan

tunjangan pegawai * pembayaran gaji
-End18

*
-End8
Menghitung bonus
berdasarkan event

* -End20
Mempersiapkan
proposal penggajian

* -End10
menyerahkan proposal
gaji kepada ketua
pengurus
*

* -End13
menyerahkan
konfirmasi atas proposal gaji
-End14
Top Package::Ketua Pengurus

DAFTAR PUSTAKA
Jeffrey A. Hoffer, Mary B. Prescott, Fred R. McFadden. 2005, 7th Ed. Modern Database
Management 7th Edition, Prentice Hall, New Jersey.

Lonnie D Benthly, Jeffey L. Whitten, McGrow-Hill. 7th Ed. System Analist and Design for The
Global Enterprise, Boston