Anda di halaman 1dari 13

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN AKSI DONOR DARAH UIN SUNAN KALIJAGA 26-28 OKTOBER 2011

A. Pendahuluan WHO menetapkan rasio ideal cadangan kantung darah siap pakai yang harus dimiliki setiap negara adalah 2% dari total populasi. Indonesia yang memiliki lebih dari 230 juta jiwa penduduk berarti idealnya memiliki 4,6 juta kantung darah. Data Palang Merah Indonesia (PMI) menyebutkan jumlah ketersediaan kantung darah siap pakai nasional baru tersedia sebesar 2 juta kantung darah, yang berarti belum mencapai setengah dari kebutuhan ideal yang telah ditetapkan WHO. Kebutuhan darah nasional yang dibutuhkan masyarakat Indonesia cukup besar, terutama bagi Ibu hamil siap melahirkan. Dari data di atas dapat diketahui bahwa persediaan kantung darah yang dimiliki oleh PMI masih belum tercukupi. Sebagai langkah awal untuk menindaklanjuti masalah tersebut, maka dilaksanakan Aksi Donor Darah. Acara tersebut dilaksanakan oleh Sahabat Donor Darah (SADONDA) yang bekerja di bawah naungan LK ESQ DIY dan bekerjasama dengan KSR UIN Sunan Kalijaga, PMI, serta didukung oleh beberapa sponsor yaitu,, Kedaulatan Rakyat, Kedai Digital, Galang Press, Harian Jogja, Geronimo, Retjo Buntung, 107,8 FM Rasida FM, Radio Q 88,3 FM, Manajemen Qolbu 102,7 FM. Aksi Donor Darah ini dilaksanakan selama 3 hari yaitu pada tanggal 26-28 Oktober 2011 yang bertempat di Poliklinik UIN Sunan Kalijaga. Jumlah pendonor yang melebihi target & cuaca yang cerah, membuat acara ini dapat dikatakan berjalan dengan baik. Para mahasiswa UIN, staf UIN, dan juga para panitia pelaksana ikut serta mendonorkan darahnya dalam acara ini. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ini kami bagi menjadi beberapa bagian, yaitu Pendahuluan, Persiapan, Pelaksanaan, Kendala dan Solusi serta Saran untuk kegiatan ke depan.

Gambar 1. Pembukaan Aksi Donor Darah

B. Persiapan Pada tanggal 26 September 2011 dibentuk satu tim kepanitiaan dari SADONDA yang akan merancang, mempersiapkan, dan melaksanakan kegiatan Aksi Donor Darah. Sesuai dengan rapat koordinasi tim tersebut untuk pertama kalinya dibentuk dan disepakati struktur tim ini terdiri atas : Ketua Sekretaris Bendahara Koordinator Acara Koordinator PubDekDok Koordinator Sponsorship Koordinator Humas Koordinator Konsumsi : Agung Nur Hidayat : Diah Aprilliasari : Dyah Rakhmawati dan Annisa Aulia Firdani : Nurul Hidayati : Ginong Pratidhina : Afrizal Setia Budi : Dhanang Iswardhana : Novita Praci Putri

Fungsi dari masing-masing elemen dari kepanitiaan ini adalah :Ketua, mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas masing-masing stafnya. Sekretaris, mencatat setiap hasil rapat dan membuat laporan. Bendahara, bertugas menyimpan dan mengeluarkan serta membuat catatan atas adanya arus masuk dan keluarnya kas. Koordinator Acara, mengatur setiap acara yang dilakukan pada hari pertama sampai hari terakhir. Koordinator PubDekDok, bertindak dalam mempublikasikan acara pada para calon pendonor. Koordinator Sponsorship, melakukan tugas untuk mencari massa yang akan berpartisipasi dalam acara. Koordinator Humas, menghubungi pihak-pihak yang bekerjasama dalam kegiatan ini. Koordinator Konsumsi, mengatur suplai konsumsi untuk panitia penyelenggara. Selain pembagian tugas, dari pertemuan pertama ini dibuat juga daftar rancangan tugas yang ingin dicapai untuk pertemuan berikutnya. Di pertemuan pertama ini

ditetapkan tema kegaiatan acara tersebut yaitu Dengan Semangat Sumpah Pemuda, Donorkan Darah Kita. Pada minggu pertama sudah dimulai pembuatan proposal, akan tetapi karena adanya revisi dan perlunya tandatangan serta stempel dari LK ESQ DIY maka proposal baru selesai pada minggu ketiga. Oleh karena itu, maka proposal baru bisa diedarkan beberapa hari kemudian. Media komunikasi berupa poster, pamflet, leaflet sudah mulai didesain pada minggu pertama, akan tetapi dengan adanya beberapa revisi maka baru mulai dipublikasikan lima hari sebelum kegiatan aksi donor darah dimulai. Kegiatan ini akan dilaksanakan di kampus UIN Sunan Kalijaga, agar mempermudah dalam hal perijinan tempat dan hal-hal yang berhubungan dengan internal UIN, oleh karena itu kami dari pihak SADONDA membutuhkan kerjasama dengan salah satu organisasi internal kampus UIN. Dikarenakan beberapa dari anggota SADONDA adalah mahasiswa UIN Sunan Kalijaga dan disaat yang sama KSR UIN juga akan melaksanakan program donor darah ditempat yang sama, sehingga hal tersebut mempermudah pihak SADONDA dalam menggandeng rekan kerjasama, yaitu KSR UIN Sunan Kalijaga. Kerjasama dengan pihak KSR baru mulai dipastikan satu minggu

sebelum acara dilaksanakan, dikarenakan dari pihak KSR masih sulit untuk dihubungi pada hari-hari sebelumnya. Setelah adanya kepastian dari pihak KSR, kami mengadakan rapat bersama dengan pihak KSR. Rapat dengan KSR diadakan pertemuan sebanyak dua kali. Dua hari sebelum hari pelaksanaan, diadakan rapat internal SADONDA. Pada rapat ini dibahas tentang kesiapan dari masing-masing divisi. Setiap divisi melaporkan semua rancangan yang telah disiapkan sebelumnya. Persiapan pelaksanaan acara dilaksanakan pada tanggal 25 Oktober 2011 mulai pukul 16.30 dan selesai pukul 18.00 WIB di depan poliklinik UIN Sunan Kalijaga. 60% persiapan acara diselesaikan pada sore itu, meliputi pemasangan panggung, pemasangan spanduk, mengambil peralatan yang dibutuhkan dan bisa diambil pada sore itu. Dilanjutkan rapat internal sadonda untuk melaporkan perkembangan dari masing-masing divisi dimulai pukul 18.30 sampai pukul 19.30. Diputuskan bahwa esok harinya, berkumpul di Poliklinik UIN Sunan Kalijaga pukul 06.00 WIB.

Gambar 2.Persiapan panggung hiburan

C. Pelaksanaan Pada hari H, tepatnya tanggal 26 Oktober 2011 pukul 06.00 WIB, sebagian panitia sudah hadir di lokasi. Dikarenakan sebagian panitia mengikuti perkuliahan, maka dari jumlah panitia sebanyak 30 orang, hanya berkumpul 15 orang pada pagi itu untuk mempersiapkan keperluan acara, mengambil peralatan sound system, dan mengatur tata letak serta merapikan panggung. Dari jadwal yang sudah ditetapkan, acara seharusnya dimulai pukul 08.00 WIB, tetapi dikarenakan masalah pada terminal listrik, maka acara mundur sekitar 30 menit. Untuk menghangatkan suasana, acara dimulai dengan penampilan dari saintek music yang membawakan 3 lagu. Selang beberapa menit, Indah dan Yedi sebagai pembawa acara menyapa tamu undangan dan para calon pendonor yang ada di sekitar panggung. Susunan acara yang pertama yaitu pembukaan, dilanjutkan dengan sambutan-sambutan, sambutan yang pertama dari Bapak Akhmad Khurun selaku Direktur LK ESQ DIY, dan untuk sambutan yang kedua dari saudari Sita Fitriana selaku Ketua unit KSR UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Selanjutnya peresmian SADONDA sekaligus pembukaan acara donor darah pada hari itu dengan simbolis pemukulan jimbe oleh Bapak Akhmad Khurun yang didampingi Ibu Mutafiqoh Hasanah selaku kepala dari Poliklinik UIN Sunan Kalijaga, Saudari Sita Fitriyana, Relawan Muda LK ESQ DIY, dan Prama-Prami SADONDA. Dengan dipukulnya jimbe maka SADONDA diresmikan dan acara donor darah dibuka. Untuk menarik perhatian para pejalan kaki di sekitar poliklinik UIN Sunan Kalijaga, prama-prami menyebarkan leaflet dengan harapan mereka ikut mendonorkan darahnya. Acara donor darah diiringi dengan Saintek music, dilanjutkan dengan YO band, Ginong band, dan pembagian doorprice berupa buku dari sponsor.

- Mengisi Buku Tamu - Pendaftaran

- Mengisi Formulir

- Ruang Tunggu

-Pengambilan Darah

- Pemeriksaan Tekanan Darah

- Konseling Pradonasi - Pemeriksaan Darah dan Hemoglobin

- Mendapat Menu Gizi

- Selesai

Gambar 3. Alur donor darah

Pada hari pertama, calon pendonor yang terdaftar sebanyak 235 orang. Jumlah tersebut melebihi target awal yaitu sebanyak 150 calon pendonor. Dari jumlah calon pendonor tersebut, 79 orang berhasil mendonorkan darahnya. Aksi Donor Darah hari kedua dimulai pukul 08.30 WIB. Pada hari kedua ini, calon pendonor yang pada hari pertama belum sempat mendonorkan darahnya, datang kembali pada hari kedua ini untuk mendonorkan darahnya. didapatkan hasil pendaftar yaitu 193 calon pendonor, dan terhitung yang memenuhi syarat sebagai pendonor dan sudah mendonorkan darahnya sebanyak 80 orang pada saat aksi donor darah selesai pukul 13.30 WIB. Pada hari ketiga, acara dimulai pukul 08.00 WIB. Didapatkan 124 pendaftar dan 106 orang yang berhasil mendonorkan darahnya. Aksi donor darah selesai pukul 13.30 pada hari ketiga/terakhir ini.

Gambar 4.Pemeriksaan dan pengambilan darah

Gambar 5. Hiburan

Gambar 6. Pengecekan dan Pengambilan Darah

Gambar 7. Pengambilan Kantung Darah oleh PMI

Gambar 8. Spanduk Aksi Donor Darah

D. Kendala, Solusi dan Saran Dalam pelaksanaan dan persiapan acara donor darah ini, panitia mengalami beberapa kendala. Kendala tersebut dimulai dari ketidak hadiran beberapa panitia disetiap rapat yang diadakan. Setelah diadakan beberapa kali rapat dan acara telah disusun ternyata terdapat kendala di penyusunan proposal. Setelah proposal selesai dicetak panitia mengedarkan proposal tersebut ke berbagai instansi yang telah direncanakan sebelumya. Setelah proposal selesai diedarkan kami mengalami kendala dalam keuangan, dana yang diperoleh dari donatur ternyata tidak sesuai dengan kebutuhan anggaran dana yang sebelumnya telah diperkirakan. Akhirnya panitia menyusun kembali semua kebutuhan dan meminimalkan semua biaya pengeluaran. Kendala yang dialami oleh konsumsi adalah kurangnya komunikasi dengan pihak kedua (KSR), tentang pengadaan konsumsi untuk makan siang, yang menyebabkan beberapa panitia dari pihak sadonda tidak mendapatkan jatah makan siang. Saran untuk kendala tersebut adalah lebih diutamakan dalam hal komunikasi

antara kedua belah pihak agar pada saat pelaksanaan acara hal tersebut tidak terjadi kembali. Hambatan dari acara ini yaitu listrik yang mati tiba-tiba, dari pukul 10.00 sampai pukul 11.00 WIB, sehingga acara dihentikan untuk sementara waktu. Dan untuk kedepannya sebaiknya dilakukan pengecekan kembali tentang kelistrikan. Kendala yang lainnya adalah adanya alat musik yang rusak, yaitu tiang mic yang patah, sehingga dari pihak SADONDA berkewajiban untuk mengganti tiang mic yang patah tersebut, Kendala dari pihak humas adalah klarifikasi terhadap berita Aksi Donor Darah yang terbit pada tanggal 29 November pada media cetak Kedaulatan Rakyat. Pihak KSR UIN tidak berkenan terhadap isi dari publikasi pada media cetak tersebut. Sehingga SADONDA melakukan klarifikasi terhadap isi berita di media cetak tersebut. (dokumentasi media cetak terlampir)

E. Penutup Secara umun acara yang telah kita laksanakan berjalan dengan baik, bahkan diluar dugaan panitia sebelumnya, yaitu jumlah calon pendonor yang melebihi target. Pendonor yang ditargetkan oleh panitia adalah sebanyak 150 orang, ternyata pendonornya mencapai 265 orang. Terimakasih kami sampaikan kepada Lembaga Kemanusiaan ESQ DIY, KSR Unit VII Yogyakarta, PMI, para pendonor, dan para sponsor yang telah ikut bekerjsama. Semoga kerjasama yang telah berjalan antar berbagai lembaga ini dapat terus meningkat pada program-program selanjutnya.

Yogyakarta, 04 November 2011

Ketua Penyelenggara

Sekretaris

Agung Nur Hidayat

Diah Aprilliasari

PenanggungJawab, Direktur Program LK ESQ DIY

Mohammad Kurniawan

Lampiran 1 Dokumentasi Media

PANDUAN KODE KEUANGAN I. II. III. IV. V. Beban konsumsi Transport Beban lain-lain Beban bangunan Beban penunjang

I.

Konsumsi a. Makan siang panitia donor darah b. Snack panitia donor darah c. Air mineral d. Makan siang panitia e. Air mineral f. Air mineral g. Makan siang panitia h. Konsumsi evaluasi panitia Transport a. Uang bensin mobil b. Uang bensin motor c. Uang bensin motor d. Uang bensin motor e. Uang bensin motor f. Uang bensin motor Beban Cetak a. Proposal b. Stempel c. Amplop d. Tinta stempel e. Kertas HVS f. Formulir g. Formulir h. Poster i. Pamflet

j. k. l. m. n. o.

Spanduk Pin Stiker Banner Stiker Cetak laporan

IV.

Beban bangunan a. Panggung dan tenda b. Sewa alat music Beban Lain-lain a. Beli tiang mic b. Balon c. Kertas kado dan pita d. DVD

II.

V.

III.

LAPORAN KEUANGAN AKSI DONOR DARAH TANGGAL 26-28 NOVEMBER 2011 Lokasi : Poliklinik UIN Sunan Kalijaga

Tanggal

No. A.

Keterangan PEMASUKAN LK Donasi Relawan Muda Donasi Bpk. Agus LK Donasi Ibu Supardi LK Donasi Kipo Bu Djito Donasi PemKot DIY Total Pemasukan

Kode

Rincian

Debet

Kredit

Saldo

9/28/2011 10/6/2011 10/13/2011 10/20/2011 10/20/2011 10/24/2011 10/24/2011 10/26/2011

Rp 100,000 Rp 150,000 Rp 400,000 Rp 1,000,000 Rp Rp Rp Rp 25,000 900,000 53,500 500,000 Rp 3,128,500

Rp 3,128,500

B. 1 10/26/2011 10/26/2011 10/26/2011 10/27/2011 10/26/2011 10/27/2011 10/28/2011 11/4/2011

PENGELUARAN Beban konsumsi Makan siang panitia donor darah Snack Air mineral Makan siang panitia donor darah Air mineral Air mineral Makan siang panitia donor darah Konsumsi evaluasi panitia Total I Ia Ib Ic Id Ie If Ig Ih 60 orang 50 orang 2 dus 10 orang 1 dus 2 dus 8 orang 25 orang Rp 240,000 Rp 100,000 Rp 23,800 Rp 50,000 Rp 20,400 Rp 40,000 Rp 40,000 Rp 150,000 Rp 664,200 II II a II b II c II d II e II f 10 lt 5 lt 4 lt 4 lt 4 lt 4 lt Rp 50,000 Rp 25,000 Rp 20,000 Rp 20,000 Rp 20,000 Rp 20,000 Rp 155,000

2 10/26/2011 10/26/2011 10/26/2011 10/27/2011 10/27/2011 10/28/2011

Beban transportasi Bensin mobil Bensin motor Bensin motor Bensin motor Bensin motor Bensin motor Total

3 10/7/2011 10/9/2011 10/10/2011 10/10/2011 10/10/2011 10/26/2011 10/26/2011 10/20/2011 10/20/2011 10/24/2011 10/24/2011 10/24/2011 10/24/2011 10/27/2011 11/7/2011

Beban cetak Proposal Stempel Amplop Tinta stempel Kertas HVS Formulir Formulir Pamflet Poster Spanduk Pin Stiker Banner Stiker Cetak laporan Total

III III a III b III c III d III e III f III g III h III i III j III k III l III m III n III o 20 bendel 1 buah 20 biji 1 buah 1 rim 200 lembar 150 lembar 50 lembar 30 lembar 2 buah 30 buah 100 lembar 1 buah 3 lembar A4 5 bendel Rp 334,500 Rp 25,000 Rp 11,000 Rp 5,000

Rp 28,000 Rp 30,000 Rp Rp Rp Rp Rp Rp 18,800 84,000 50,000 50,000 40,000 51,000 Rp 132,500 Rp 160,000

Rp 150,000 Rp.1.169.800

4 10/24/2011 10/26/2011

Beban Bangunan Panggung dan tenda Sewa alat music Total

IV IV a IV b 1 unit 1 unit Rp 170,000 Rp 200,000 Rp 370,000 V Va Vb Vc Vd 1 buah 7 buah 1 set 1 buah Rp Rp Rp Rp 75,000 25,000 20,000 2,800

5 10/24/2011 10/26/2011 10/26/2011 11/5/2011

Beban lain-lain Ganti rugi tiang mic Balon Kertas kado dan pita DVD Total Total Pengeluaran Saldo

Rp 122.800 Rp 2,481,800 Rp 2,481,800 Rp 646,700