TESOURARIA – ORGANIZAÇÃO E CONTROLE

Edno Oliveira dos Santos

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Em seu formato típico, a tesouraria engloba as atividades de contas a pagar,

contas a receber, fluxo de caixa, captação e aplicação de recursos financeiros.

Contas a pagar e contas a receber representam o núcleo da tesouraria, já que

toda organização tem essas duas funções.

Em toda tesouraria existe uma tendência natural ao surgimento de problemas

operacionais, fato que exige a adoção de medidas corretivas e preventivas.

Aqui vamos rotular o surgimento de problemas na tesouraria como

desorganização. Assim, o termo desorganização será usado num sentido amplo,
pois inclui tudo aquilo que causa incômodos, insatisfações ou perdas.

As causas da desorganização numa tesouraria podem ser internas,

externas ou uma combinação dessas duas.

As principais causas internas de desorganização numa tesouraria são as

seguintes:

1) Deficiência no processo de informatização.

Neste caso podemos ter a tesouraria usando processos manuais no lugar de

processos informatizados, mas também pode acontecer o contrário. Há também o
caso em que a informatização foi feita, porém de modo inapropriado. No caso de
implantação de sistemas corporativos integrados (também denominados ERP’s), às
vezes é necessária uma mudança nos padrões de operação da empresa, o que
acaba não acontecendo e frustrando a obtenção dos resultados desejados com o
novo e caro sistema.

2) Pessoal de tesouraria com perfil inadequado para a função.

Com frequência encontramos pessoas trabalhando na tesouraria e que dizem

ter “caído de pára-quedas” lá, dado que não tiveram o necessário preparo para fazer
o trabalho. Outra situação frequente é a da tesouraria que têm pessoas que
aprenderam fazendo, mas que carecem de reciclagem ou mesmo de formação
apropriada.

3) Falta de planejamento e controle nos processos de contas a pagar e

receber.
 Mudanças repentinas no esquema de pagamento e recebimento, por
decisões de última hora dos sócios ou administradores, sem qualquer tipo de
planejamento contribuem para a criação de caos nas operações da tesouraria.

4) Inadequado entrosamento das atividades de contas a pagar com as áreas

de compras e contratos.

Excessiva quantidade de pagamentos urgentes, pagamentos cancelados em

cima da hora e compras realizadas sem a necessária programação financeira
também contribuem para o surgimento de problemas operacionais na tesouraria.

5) Inadequado entrosamento das atividades de contas a receber com a área

comercial.

Há casos em que a área comercial oferece todo tipo de opção para os

clientes quitarem suas compras (cheques próprios, cheques de terceiros, depósitos
em conta-corrente, uma mistura das opções anteriores etc.) acarretando um
complexo e demorado controle das contas correntes. A conciliação bancária se torna
bastante complicada.

6. Controle excessivo

Em algumas empresas, os processos de pagamento e recebimento estão

submetidos a um excessivo controle, decorrente, principalmente, de uma grande
centralização dos processos de autorização. Na aparência pode parecer cuidado
com a organização, mas em muitos casos é a causa de lentidão e desorganização.

7. Fluxo de caixa deficiente

Quando a empresa não consegue projetar adequadamente seus saldos de

caixa, as operações de pagamento, recebimento e decisões ligadas a estas
(negociações com clientes e fornecedores) ficam bastante incertas, contribuindo
para maior estresse na tesouraria.

Quanto aos fatores externos causadores de problemas na tesouraria, os

principais são:

1) Desorganização importada de clientes e fornecedores.

Algumas empresas além de conviverem com um alto grau de

desorganização, ainda insistem em exportar suas práticas para clientes e
fornecedores. Estes aceitam conviver com esse estado de coisas porque temem
perder clientes importantes ou fornecedores estratégicos. Essa tolerância se reflete
negativamente na operação de sua tesouraria.

2) Interpretação da legislação tributária por parte de clientes.

Em alguns casos, as empresas sofrem tratamento tributário incorreto por

parte de seus clientes, incorrendo em perdas ou mesmo erros tributários. Exemplo
disso é a retenção tributária (Imposto de Renda, Contribuição Social, COFINS e PIS)
feita por empresas sobre desconto incondicional recebido quando fazem pagamento
a seus clientes.

3) Legislação do ISS de algumas cidades

Por conta da legislação do ISS de algumas cidades, uma empresa pode ser
sofrer bi-tributação quando presta serviços fora de sua sede. Além da perda
econômica, este fato gera vários transtornos para a tesouraria.

Soluções:

As soluções para os problemas vivenciados na tesouraria das empresas são

factíveis na maioria das vezes, embora sua implementação não seja simples. Em
alguns casos, além de mudanças nos processos de operação, também são
necessárias mudanças nos valores e na cultura da empresa.

Do ponto de vista dos profissionais que trabalham na tesouraria, as seguintes

medidas são indicadas para melhorar os processos numa tesouraria:

•Perguntar-se: o que posso fazer ou sugerir para melhorar meu processo de

trabalho?

•Considerar que todo processo operacional pode sempre ser melhorado.

•Para problemas mais complexos, buscar desenvolver soluções em grupo.

•Considerar os três elementos básicos dos processos de uma tesouraria: custo,

velocidade e confiabilidade.

•Usar um método para solução de problemas.

Conclusão: em muitas empresas, a desorganização na tesouraria é vista

como um fato natural, algo como sendo “ossos do ofício” e tratada com certa
tolerância. Entretanto, essa desorganização produz mais estragos do que aparenta.
Gera insatisfação profissional, perdas financeiras (algumas normalmente não
percebidas) e prejuízo de imagem junto a parceiros importantes como bancos,
fornecedores e clientes. Melhorar os padrões de organização da tesouraria deveria
ser uma meta de todo gestor financeiro.