KANDUNGAN
DEFINISI PUKAL JENIS-JENIS BAYARAN PUKAL
BORANG-BORANG PUKAL
PENYERTAAN AGENSI
SISTEM PEMBAYARAN BIL YANG DIPUSATKAN DAN PEMBAYARAN DIBUAT OLEH PEJABAT PERAKAUNAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA (JAN) DAN JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS) SECARA AUTOMATIK ATAS MAKLUMAT YANG DITERIMA DARIPADA PEMBEKAL. 3
SEMUA PTJ WAJIB MENGGUNAKAN SBP BAGI AGENSI BERIKUT:Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil.3 Tahun 2009
Agensi Tenaga Nasional Berhad (TNB) Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) Indah Water Konsortium Sdn Bhd Pusat SMARTPAY PETRONAS Air Asia Sdn Bhd Touch n Go Sdn Bhd Super Kad services Sdn Bhd Telekom Malaysia Bhd Semenanjung
LAIN-LAIN AGENSI IKUT PEJ. PERAKAUNAN NEGERI
Agency code 2000001 2000003 2000010 2000012 2000014 2000020 20000235 2004017
SEMUA PEJABAT PERAKAUNAN JANM NEGERI ATAU CAWANGAN & JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS)
Borang Kew.310
10
1043
Petronas
11
X 0012 PETRONAS
Hendaklah di tandakan X Samaada Untuk Ujud / Batal dan Isikan Kod dan Nama Agensi Berkaitan
26201 26201
251 251
059901 059901
010199 010199
Isikan no. akaun dan kod perakaunan Seperti Yang Terdapat Dalam Waran Peruntukan / Buku Vot Bagi setiap akaun yang hendak diwujudkan.
Petronas
12
Borang Kew.311
14
3 Julai 2007
Pengarah Jabatan Akauntan Negara Negeri Pulau Pinang Ting. 5-8 Wisma Maju UMNO Jln Sultan Idris Shah 30990 Ipoh, Perak.
1043
Isikan no. akaun dan kod perakaunan Seperti Yang Terdapat Dalam Waran Peruntukan / Buku Vot Bagi setiap akaun yang hendak dibetulkan/pinda
0012 0012
00234 00235
251 251
010199 010199
26201 26201
15
PROSEDUR PROSESAN
PENYERTAAN AGENSI
16
AGENSI
PERMOHONAN AWAL
MAKLUMAN
PEJABAT PEMBAYAR
MAKLUMKAN
SEDIAKAN KEW 310 SURAT PERJANJIAN ( JIKA ADA ) NOMBOR AKAUN ( JIKA PERLU )
17
18
SEGALA TUNGGAKAN YANG TERKUMPUL TERDAHULU DARIPADA TARIKH AKAUN DIMASUKAN KE DALAM SISTEM BAYARAN PUKAL HENDAKLAH DISELESAIKAN OLEH KEM./ JAB./PTJ MASING-MASING MELALUI BAUCAR BAYARAN BERASINGAN.
3.
KAWALAN PERUNTUKAN PASTIKAN PERUNTUKAN SENTIASA MENCUKUPI UNTUK MENAMPUNG PEMBAYARAN BIL UTILITI DI BAWAH SISTEM BAYARAN PUKAL. KENAPA PERLU KAWAL PERUNTUKAN?
19
MEMERLUKAN KAWALAN....
20
21
Kawalan ?
22
Kawalan ?23
24
Tidak Terkawal
PEGAWAL PENGAWAL HENDAKLAH MENYEMAK KEDUDUKAN PERUNTUKAN DARI LAPORAN KEDUDUKAN PERUNTUKAN BAGI BULAN YANG BERKENAAN (C230T, C231B, C232P)YANG DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN PADA SETIAP BULAN. Atau
SEMAK LAPORAN BERKAITAN. BV381 BAGI KOD OBJEK YANG
25
4.
Semak setiap bil/invois yang diterima daripada agensi pukal berdasarkan nombor akaun, nombor invois, tempoh & amaun dengan Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (Laporan BP21).
Pastikan satu invois dicaj hanya sekali shj.
26
27
Semak laporan BV311 [Laporan Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA)] dan BV332 (Lap. Tunggakan WPUA) dengan Laporan Pembayaran Pukal BP21 dan pastikan semua WPUA yang dikeluarkan telah dibayar oleh Pejabat Perakaunan.
Sekiranya masih terdapat WPUA yang telah digunakan tetapi belum dibayar oleh Pejabat Perakaunan, sila maklumkan kepada AG dan agensi yang berkenaan untuk menuntut bayaran. Jika dibiarkan melangkaui tahun akan menyebabkan AP58(a).
28
Sambungan
Maklumkan
sebarang selisih/perbezaan amaun diantara invois/ bil/ WPUA dengan Laporan BP21 kepada Agensi Pukal. perlu membuat tuntutan semula ke atas amaun yang telah tersilap bayar daripada Agensi Pukal yang berkaitan bagi bayaran yang telah dibuat seperti berikut: i) Perkhidmatan/bekalan yang tidak dibekalkan; ii) Akaun yang tidak wujud di PTJ; atau iii) Bil yang terlebih caj (overbilling) oleh Agensi Pukal. 29
PTJ
Sambungan
Cop TELAH BAYAR pada bil, invois, dan WPUA yang telah dibayar untuk mengelakkan bayaran dua kali.
30
PTJ eSPKB
Semak & pastikan laporan BV 381 telah dikemaskini dengan maklumat di Laporan BP21.
Sambungan
Maklumkan Pejabat Perakaunan dengan segera sekiranya terdapat kesilapan/ perubahan kod perakaunan. isi borang Kew. 311 Selaraskan kesilapan caj kod perakaunan dengan mengemukakan baucer jurnal ke Pejabat Perakaunan.
Sediakan penyata penyesuaian Vot bulanan sebagaimana perbelanjaan lain.
32
2.
3.
4.
(bayaran akan terus dibuat walaupun ptj tidak mempunyai peruntukan secukupnya)
Bayaran adalah bagi invois/bil tahun semasa sahaja. Keluarkan laporan pembayaran pukal Jab/PTJ. 34
6.
LAPORAN
PEJABAT PERAKAUNAN AKAN MENGELUARKAN LAPORAN TERPERINCI PEMBAYARAN BIL KEPADA KEM./JAB./PTJ SETIAP KALI PEMBAYARAN DIBUAT LAPORAN-LAPORAN SISTEM BAYARAN PUKAL
BP20 - JADUAL AKAUN/ KOD DI PERTANGGUNGKAN SEPERTI PADA.. BP21- LAPORAN TERPERINCI PEMBAYARAN BIL BAGI BULAN.
35
36
Sambungan
3. HANYA CAJ BULAN SEMASA SAHAJA DIBAYAR, SEMUA TUNGGAKAN BIL SEBELUM PERLAKSANAAN SBP HENDAKLAH DIBAYAR SECARA BAUCAR BERASINGAN. MANA-MANA INVOIS/BIL YANG TIDAK DIBAYAR DALAM BULAN BERKENAAN, DIANGGAP TUNGGAKAN DAN DIMASUKKAN KE DALAM BIL BULAN BERIKUTNYA UNTUK DIBUAT PEMBAYARAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN. BIL/ INVOIS BULANAN AKAN DIHANTAR OLEH AGENSI MASING-MASING KEPADAJAB/PTJ, JAB/PTJ PERLU MENYEMAK, MENGESAHKAN PEMBAYARAN BIL DENGAN DIBUAT OLEH PEJABAT PERAKAUNAN. SEBARANG PERTANYAAN KEATAS BIL HENDAKLAH DIRUJUK KEPADA AGENSI BERKENAAN. 37
4.
5.
38
AGENSI MENGHADAPI MASALAH UNTUK MENGESAN BAYARAN YANG DITERIMA KERANA MAKLUMAT PADA MEDAN PERIHAL BAUCAR BAYARAN TIDAK LENGKAP / TEPAT.
39
Masukkan nombor akaun pukal terlebih dahulu, diikuti dengan perihal pembayaran.
Contoh:BIL. 1. AGENSI TNB CATATAN PERIHAL NOMBOR AKAUN - 14 aksara 40
Contoh
Masukkan nombor akaun pukal terlebih dahulu dan diikuti dengan perihal bayaran.
41
Sambungan
BIL. AGENSI 2. CATATAN PERIHAL TELEKOM NOMBOR AKAUN MALAYSIA -13 aksara diikuti dgn BERHAD tanda /, &
Contoh
Masukkan nombor akaun pukal terlebih dahulu dan diikuti dengan perihal bayaran.
43
PROSEDUR PROSESAN 2 PERMOHONAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL & UBAH KOD PERAKAUNAN
JAB/PTJ
PTJ KEMUKA BORANG KEW. 310 / KEW.311
KEMBALIKAN BORANG YANG TIDAK LENGKAP KEPADA PTJ UNTUK PEMBETULAN / MENDAPATKAN PENGESAHAN DARIPADA PTJ SEKIRANYA BUTIRAN TIDAK LENGKAP ATAU MERAGUKAN.
PEJABAT PEMBAYAR
KEMBALIKAN BORANG YANG TELAH DIPROSES KEPADA JAB/PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN UNTUK MAKLUMAN DAN FAIL. SEMAK BORANG YANG DITERIMA DENGAN LAPORAN C110
LENGKAP?
KEMUKA BORANG YANG LENGKAP KEPADA AGENSI PROSES PERMOHONAN UNTUK MEMASUKKAN AKAUN KE DALAM SISTEM BAYARAN PUKAL
AGENSI
44
AGENSI
HANTAR LAPORAN PEMBAYARAN PUKAL (BP11 & BP12) KEPADA KEPADA AGENSI PENGHANTARAN BIL / INVOIS SEPERTI BIASA DATA BILLING ONLINE MAKLUMAT BIL SEMASA UNTUK BAYARAN
EFT (BAYARAN)
PEJABAT PEMBAYAR
SEMAK LAPORAN BP20 &BP21 BERSAMA DENGAN BV381 DENGAN BIL/ INVOIS/ WPUA YANG DITERIMA DARIPADA AGENSI
LAPORAN HANTAR LAPORAN PEMBAYARAN PUKAL (BP20 & BP21) KEPADA JAB/PTJ
45
PROSEDUR PROSESAN 4 BAYARAN OLEH KEMENTERIAN / JABATAN / PTJ SECARA BAUCAR BERASINGAN
PENGHANTARAN BIL SEPERTI BIASA
AGENSI
PEJABAT PEMBAYAR
BAYARAN SECARA EFT
46
47