PROGRAM HIBAH KOMPETISI BERBASIS INSTITUSI Panduan Penyusunan Proposal

Outline Topik
PHK lama vs PHK-I Tujuan dan deskripsi PHKI Highlight Panduan Baru Format Proposal

PHK (lama) vs PHKI

Proposal disusun oleh Departemen/Jurusan atau Fakultas (secara independent) Pelaksanaan program oleh unit pengusul

Koord di tk PT

Peran Pimpinan (seleksi internal, menyetujui DRK) Program/aktivitas dikembangkan secara indep oleh msng2 unit. Sumber daya unit pengusul Investasi di unit pengusul

Proposal disusun perguruan tinggi (terintegrasi) Pelaksanaan program oleh institusi dg melibatkan unit internal Pimpinan: menetapkan strategi dan sasaran, tanggungjawab langsung pelaksanaan Program dikemb dg melihat problem di unit2 yang diajukan; dimungkinkan utk menyusun aktivitas lintas PS Sumber daya PT Investasi disesuaikan kebutuhan unit; bisa sharing

Tujuan PHKI

Tujuan:

meningkatan mutu dan relevansi PT; menuju PT yang sehat, otonom, dan berkontribusi pada daya saing bangsa Peningkatan kapasitas institusional dan mutu manajemen perguruan tinggi Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi PS Pengembangan program unggulan

Tema Program
A. B. C.

Tema A: Manajemen PT

Ditujukan untuk meningkatkan mutu manajemen PT, khususnya mencakup:

peningkatan mutu sistem tatakelola dan organisasi perguruan tinggi, peningkatan mutu manajemen program akademik, peningkatan mutu manajemen keuangan, peningkatan mutu manajemen sumberdaya manusia, peningkatan mutu manajemen sarana dan prasarana, peningkatan mutu manajemen data dan informasi, peningkatan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi Accountable, transparent, effective

Sasaran akhir : Good Governance

Catatan: Dengan memperhatikan mandat dan kharakteristik institusi

Indikator Kinerja (Tema A)

Diterapkannya organisasi yang efisien dan efektif Berfungsinya sistem pencatatan/perekaman dan pengelolaan data yang terintegrasi. Berfungsinya sistem administrasi dan pengelolaan program akademik. Laporan keuangan perguruan tinggi dapat diaudit. Berfungsinya sistem pengadaan dan sistem inventarisasi barang dan aset. Berfungsinya sistem manajemen sumber daya manusia yang didasarkan atas sistem merit. Berfungsinya sistem penjaminan mutu secara efektif;
KPI di atas adalah TARGET bukan entry requirement

Tema B: Mutu, Relevansi dan Efisiensi PS

Mencakup dua area pengembangan, yaitu:

Peningkatan

efisiensi internal Peningkatan efisiensi eksternal (mutu dan relevansi)

PT, berdasarkan hasil ED, menetapkan utk memilih salah satu atau kedua area di atas Program studi yg ditingkatkan jenjang:
Sarjana

untuk Univ/Inst/Sekolah Tinggi Diploma 3 untuk Politeknik/Akademi

Indikator Kinerja (Tema B)

Efisiensi Internal
1. 2.

Angka Efisiensi Edukasi FTE staff termanfaatkan & Tingkat utilisasi fasilitas Daya saing lulusan Proporsi pendapatan insitusi diluar kontribusi mahasiswa Proporsi mahasiswa dari keluarga kurang mampu

Efisiensi Eksternal
3. 4.

Tanggungjawab sosial
5.

Bila fokus pada efisiensi internal maka gunakan 1,2,5; jika efisiensi external atau keduanya, gunakan seluruh indikator

Tema C: Unggulan

Unggulan = daya saing global dalam bidang akademik Ada bukti prestasi sebelumnya (track record) Potensial untuk dijadikan niche perguruan tinggi Program Unggulan = sekumpulan kegiatan yang sinergy dan koheren untuk mencapai suatu unggulan tertentu
Dapat

mencakup aspek penelitian dan/atau pendidikan pada jenjang pascasarjana Kontribusi pada aspek pendidikan pada program pendidikan reguler tetap harus ada

Indikator Kinerja (Tema C)

Ditetapkan oleh pengusul, Mengindikasikan daya saing global dalam bidang akademik, seperti:

Akreditasi

internasional Pendidikan Publikasi, sitasi, haki/patent Penelitian International competitive grants Reputasi overall

Kaitan dengan unit internal

Program pengembangan secara keseluruhan merupakan program perguruan tinggi Mengingat jumlah dana yang terbatas, PT dapat menetapkan unit-unit internal tertentu yang akan dijadikan sebagai unit utama pelaksana program
Untuk

PT dengan struktur sederhana (seperti akademi atau sekolah tinggi) program pengembangan dapat mencakup seluruh PT sekaligus

Unit dimaksud adalah unit sumber daya sesuai dengan statuta/ART perguruan tinggi.

Deskripsi umum PHKI

Durasi Program: 3 tahun Satu PT mengajukan 1 (satu) proposal, dapat memuat 1, 2 atau 3 tema; Besar pagu per-tema per tahun
Tema

A 2 M, B 3 M, C 5 M Harus disesuaikan dengan kebutuhan program (level of complexity or sophistication)

Pemenang PHK-I Batch I tidak eligible untuk ikut PT yg sdh sampai site visit pd Batch I tapi gagal, bisa langsung ke FULL Prop (tema & prog sama)

Tier System

Perguruan Tinggi dikelompokkan dalam 5 (lima) kelompok (Univ/Inst, Poli, S.Tinggi, Akademi, PT Seni) Kecuali utk kelompok PT Seni, dibuat subkelompok yg dilandasi oleh tema yg diajukan
Kelompok

I: Hanya mengajukan Tema A Kelompok II: Mengajukan Tama A dan B atau B Saja Kelompok III: Mengajukan Tema C

Proses dan Kriteria Seleksi

Seleksi

mencakup evaluasi proposal dan kunjungan ke PT

Masing-masing

tahap melibatkan peer review

Proposal:
Proposal

prop awal + prop lengkap

awal bersifat singkat; untuk melihat kemampuan perencanaan dan kapasitas leadership Proposal lengkap memuat informasi detil tentang program pengembangan yang diusulkan

Kriteria seleksi
Proposal awal
2008 2009

Kepemimpinan dan komitmen inst Kualitas laporan evaluasi diri Ketepatan strategi dan program

35% 35% 30%

35% 35% 30%

Kriteria seleksi
Proposal lengkap
2008

2009 15% 25% 40% 20%

Komitmen pada good governance Kualitas laporan evaluasi diri Mutu dan relevansi program Kelayakan investasi dan sustainability

15% 30% 35% 20%

Anggaran

Komponen biaya dibuat lebih fleksibel sejalan dengan semangat otonomi Akuntabilitas pengusul dalam pemanfaatan dana akan dicek oleh otoritas yang ada (inspektorat, BPK)

Komponen Biaya

PHK-I 2008

PHK-I 2009

Pengadaan Barang dan Jasa Pekerjaan Sipil Pengembangan Staf Insentif Staf Komponen Khusus Manajemen Program

Pengadaan Barang dan Jasa Pekerjaan Sipil Pengembangan Staf Insentif Staf Pengembangan Program untuk Tema A dan B Komponen Khusus untuk tema C Manajemen Program

Perubahan dalam Komponen

TA asing dimungkinkan utk tema B sepanjang ada justifikasi yg kuat Pelatihan singkat atau magang meliputi staf akademik dan staf non-akademik

Pengembangan program untuk tema A dan B

Lokakarya, pelatihan manajemen, policy study, pengembangan kurikulum dan sejenisnya yang tidak bersifat rutin Harus dilaksanakan di lingkungan kampus Lokakarya/seminar/pelatihan internal:
Dana maksimum adalah Rp15.000.000,- untuk tiap kegiatan yang dapat digunakan untuk honor dan perjalanan narasumber/pembicara serta penyelengaraan Jumlah total kegiatan (lokakarya, seminar, atau pelatihan internal) maksimum 5 (lima) kegiatan per tahun untuk masing-masing tema hibah.

Policy study:
Dana maksimum adalah Rp 50.000.000,- untuk tiap study, Jumlah study tidak lebih dari 5 (lima) selama periode hibah.

Format Proposal
Proposal Awal
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Proposal Lengkap
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Cover Identifikasi Pengesahan Daftar Isi Ringkasan eksekutif Bab-1: Ringkasan renstra Bab-2: LED Bab-3: Rancangan Global Program Pengembangan Lampiran

Cover Identifikasi Pengesahan Daftar Isi Ringkasan Bab-1: Rasional & konteks Bab-2: Indikator Kinerja Bab-3: mekanisme pelaksanaan Bab-4: Ringkasan LED Bab-5: Usulan Program Pengembangan Bab-6: Rekapitulasi Anggaran Lampiran LED lengkap (dijilid terpisah)

DOKUMEN PROPOSAL

Proposal Awal:
Dilengkapi

Proposal Lengkap
Akomodasi

dengan dokumen renstra (terpisah) LED di prop awal untuk penetapan tema dan inception program

atas saran reviewer dijelaskan dalam proposal LED di prop lengkap utk pengembangan aktivitas

Ringkasan di body, detil di dokumen terpisah

Pengelolaan Kegiatan

Diharapkan untuk diintegrasikan dengan struktur dan fungsi yang ada Mendorong terjadinya internalisasi project activities ke dalam institusi Fungsi utama yang harus ada
Pelaksana

kegiatan (integ pada akademik atau struktur yg relevan) Pengelola pengadaan dan keuangan (integ pd admin) Monitoring and reporting (integ pada IQA)

Proposal awal: Bab I

(4 halaman) Ringkasan rencana strategis pengembangan institusi
Informasi

ringkas tentang rencana strategis pengembangan perguruan tinggi yang saat ini dijalankan dan dijadikan landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan Hasil evaluasi atas pelaksanaan renstra serta capaian hingga akhir tahun 2007

Proposal awal: Bab II

(20 halaman)

Ringkasan Evaluasi Diri di tingkat PT Laporan evaluasi diri di tingkat institusi yang terkait erat dengan usulan program pengembangan yang diajukan

Evaluasi Diri-Proposal Awal

Evaluasi diri pada tingkat perguruan tinggi a. Analisis lingkungan eksternal. b. Evaluasi pelaksanaan, hasil, dan dampak berbagai hibah pendanaan sebelumnya yang telah diperoleh oleh institusi. c. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi perguruan tinggi d. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik e. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya f. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat institusi. g. Ringkasan hasil analisis dengan menggunakan metode yang sesuai. h. Ringkasan strategi/solusi alternatif untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang ada i. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja penunjang.

Butir (c), (e) dan (f): landasan utama dalam pengajuan Tema A. Butir (d): salah satu landasan pengajuan program untuk Tema B atau Tema C

Proposal awal: Bab II

1. Analisis lingkungan eksternal
hasil analisis atas lingkungan eksternal perguruan tinggi yang relevan mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi perguruan tinggi terkait dengan tema yang diajukan

Proposal awal: Bab II

2. Evaluasi pelaksanaan, hasil, dan dampak berbagai hibah pendanaan sebelumnya yang telah diperoleh oleh institusi
Pelaksanaan, hasil serta dampak hibah program hibah Kesulitan yang dihadapi (lesson learnt) pada pelaksanaan hibah Daftar hibah kompetisi dari Ditjen Dikti dan hibah lainnya serta unit penerimanya perlu disertakan

Proposal awal: Bab II

3. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi perguruan tinggi
evaluasi atas organisasi dan sistem tatakelola (governance) yang saat ini diterapkan di perguruan tinggi
upaya untuk menemukenali persoalan yang dihadapi institusi

evaluasi didasari atas suatu acuan normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola dan organsiasi yang ada

Proposal awal: Bab II

4. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik

Hasil evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh perguruan tinggi yang mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat

Melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik (efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya saing perguruan tinggi)

Evaluasi manajemen program akademik mencakup siklus lengkap proses manajemen

Proposal awal: Bab II

5. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumber daya
Hasil evaluasi terhadap ketersediaan sumber daya serta sistem manajemen sumber daya yang diterapkan di perguruan tinggi
Sumber daya manusia (staf akademik dan nonakademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana

Aspek ketersediaan dan kecukupan:

evaluasi kelayakan dan daya dukung (service level) sumber daya perguruan tinggi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik

Aspek manajemen:
evaluasi siklus lengkap proses manajemen

Proposal awal: Bab II

6. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat institusi
evaluasi penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat perguruan tinggi
sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan sumber daya pelaksana QA

PT yang belum mempunyai unit penjaminan mutu:

jelaskan bagaimana kegiatan penjaminan mutu tersebut dilaksanakan serta rencana pengembangan ke depan

Proposal awal: Bab II

7. Ringkasan hasil analisis dengan menggunakan metode yang sesuai
Ringkasan kesimpulan hasil evaluasi diri yang dilandasi atas
kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi peluang dan tantangan

Harus mencerminkan posisi relatif perguruan tinggi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan

Proposal awal: Bab II

8. Ringkasan strategi/solusi alternatif
Merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri
Solusi alternatif untuk menyelesaikan persoalan yang teridentifikasi Strategi untuk mengembangkan potensi yang ada

9. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja penunjang

Proposal awal: Bab III

(5 halaman) Rancangan global program pengembangan 1. Penetapan tema program dan rasional atas pemilihan tema dan unit internal yang dilibatkan (sesuai dengan hasil evaluasi diri) 2. Deskripsi ringkas program pengembangan untuk masing-masing tema yang diajukan (inception or preliminary plan)
judul kegiatan penjelasan umum tentang tujuan dan rancangan umum kegiatan keterkaitannya dengan unit atau program studi yang dipilih

Format Proposal
Proposal Lengkap
1.

Proposal Awal
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Cover Identifikasi Pengesahan Daftar Isi Ringkasan eksekutif Bab-1: Ringkasan renstra Bab-2: Ringkasan LED Bab-3: Rancangan Global Program Pengembangan Lampiran

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Cover Identifikasi Pengesahan Daftar Isi Ringkasan Bab-1: Rasional & konteks Bab-2: Indikator Kinerja Bab-3: Mekanisme pelaksanaan Bab-4: Ringkasan LED Bab-5: Usulan Program Pengembangan Bab-6: Rekapitulasi Anggaran Lampiran LED lengkap (dijilid terpisah)

Proposal Lengkap: Bab I

(4 halaman) Rasional dan konteks: Ringkasan rencana pengembangan yang diusulkan dilihat dalam perspektif rencana pengembangan institusi secara keseluruhan (renstra), berikut output, outcome dan dampak yang diharapkan dari program yang diusulkan.

Proposal Lengkap: Bab II

(3 halaman) Indikator Kinerja
Berisi usulan indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan sesuai dengan tema dan fokus pengembangan Untuk masing-masing indikator kinerja utama, juga dibutuhkan indikator kinerja spesifik yang dapat lebih rinci mencerminkan tingkat kemajuan dalam upaya mencapai sasaran indikator kinerja utama. Indikator kinerja diukur pada tingkat perguruan tinggi dan pada unit dan/atau program studi terkait Metode pengukuran indikator kinerja secara ringkas

Proposal Lengkap: Bab III

(5 halaman)
Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan di PT Organisasi pelaksanaan kegiatan, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unit internal yang dilibatkan Mekanisme koordinasi, serta mekanisme monitoring dan evaluasi internal Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan, serta sistem pengadaan barang dan jasa Pengelolaan kegiatan di tingkat perguruan tinggi diharapkan dikoordinasikan oleh pejabat di perguruan tinggi sesuai dengan tupoksi yang relevan

Proposal Lengkap: Bab IV

(15 halaman)

Ringkasan Evaluasi diri Mencakup 2 (dua) bagian:

kesimpulan hasil evaluasi diri tingkat perguruan tinggi ringkasan hasil evaluasi diri unit-unit dan/atau program studi yang terlibat pada masing-masing tema yang diusulkan

Laporan Evaluasi diri lengkap dijilid terpisah

Kerangka Pikir Laporan Evaluasi Diri Lengkap

Tema A difokuskan pada kapasitas manajemen unit-unit terkait dan kontribusinya terhadap kinerja perguruan tinggi. Mencakup antara lain kebijakan, kelembagaan, sistem pengelolaan yang saat ini berjalan dan kinerjanya, kualitas sumberdaya manusia dan sarana serta prasarana pada unit-unit terkait.

Kerangka Pikir Laporan Evaluasi Diri Lengkap

Tema B Mencakup aspek kinerja program pendidikan (input, proses, output, outcomes dan dampak), kinerja program penelitian dan pemberdayaan masyarakat, ketersediaan dan manajemen sumberdaya pada unit dan/atau program studi terkait. Tema C Memberi tekanan pada rekam jejak program pendidikan, penelitian dan layanan masyarakat serta kerja sama pada unit dan/atau program studi terkait.

Proposal Lengkap: Bab V

(40 halaman)

Usulan Program Pengembangan 1. Berisi usulan program dan rincian aktivitas untuk masing-masing tema. 2. Setiap aktivitas dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi, sesuai dengan kebutuhan 3. Program yang diusulkan merupakan program perguruan tinggi

Struktur Usulan Program Pengembangan

Tema A Program 1
1. 2. 3.

Tema B Program 1
1. 2. 3.
1.

Tema C Program 1
1. 2. 3.

Aktivitas 1
Unit terkait

Aktivitas 1
Unit terkait

Aktivitas 1
Unit terkait

Aktivitas 2
Unit terkait

Aktivitas 2
Unit terkait

Aktivitas 2
Unit terkait

Aktivitas n

Aktivitas n
..

Aktivitas n

Program 2 1.
45

Program 2

Program 2 1...

Proposal Lengkap: Bab VI

Rekapitulasi Anggaran Rekapitulasi Dana Institusi Tiap Komponen Biaya Selama 3 Tahun Rekapitulasi Dana Institusi Tiap Tema Selama 3 Tahun