STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGADAAN BARANG DAN JASA:

PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT

PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS PADJADJARAN 2011

1/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

UPT PENGEMBANGAN SARANA

ATRIBUT PROSES BISNIS PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT

SOP PENGADAAN BARANG DAN JASA Kronologis Perubahan SOP Penggantian/Penambahan Dokumen No:................

Pemilik Proses: Penanggung Jawab : Divisi Umum Direktur Keuangan Proses Pengembangan APB Disusun oleh: Disetujui oleh:

KaDiv. Umum Tanggal:.............

Direktur Keuangan Tanggal:............. Tanggal ...........................

Tujuan Proses Tersusunnya rencana pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan selama periode anggaran kerja dan dapat direalisasikan secara tepat waktu.

Indikator Risiko Utama 1. Kebutuhan atas barang / jasa yang bersifat mendesak 2. Penyedia atas barang / jasa yang dibutuhkan jumlahnya sangat terbatas 3. Barang / jasa yang dibutuhkan tidak tersedia di pasar

Risiko: 1. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak disusun secara baik dan tepat waktu 2. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak dapat direalisasikan 3. Rencana pengadaan barang / jasa tidak memperhitungkan kenaikan harga yang signifikan 4. Rencana pengadaan barang / jasa tidak mempertimbangkan ketersediaan barang / jasa yang dibutuhkan

Pengendalian yang Dibutuhkan: 1. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus didasarkan pada kebutuhan atas barang / jasa dari seluruh unit kerja 2. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus mempertimbangkan waktu proses pengadaan dan pemenuhan atas barang / jasa terkait 3. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus memperhitungkan fluktuasi kenaikan harga dan ketersediaan barang / jasa yang dibutuhkan

Definisi dan Terminologi: 1. Pengadaan Barang dan Jasa adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang sudah direncanakan, dibutuhkan dan dilaksanakan oleh perusahaan dengan menggunakan dana perusahaan sesuai dengan yang telah dicantumkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. 2. Barang dan Jasa adalah semua bentuk produk dan / atau layanan yang dibutuhkan oleh Pengguna Barang dan Jasa 3. Penyedia Barang dan Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum, atau orang perseorangan / subjek hokum yang kegiatan usahanya menyediakan barang dan jasa. 4. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang disediakn oleh Pantia Pengadaan atau Unit Kerja yang berwenang sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh penyedia barang dan jasa.

2/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

Ketentuan dan Kebijakan Umum: Prinsip Umum Pengadaan Prinsip Umum Pengadaan adalah : a. Efisien : Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah. b. Efektif :Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. c. Kompetitif : Pengadaan Barang dan JAsa harus terbuka bagi penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang dan Jasa yang setara dan memenuhi syarta / criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. d. Adil dan wajar : memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dana jasa yang memenuhi syarat. e. Akuntabel : harus mencapai sasaran dan dapat dipertangungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan. f. Bertanggung jawab : harus mencapai sasaran fisik, keuangan, maupun manfaat untuk kelancaran pelaksanaan tugas perusahaan sesuai dengan prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa. Kebijakan Umum Kebijakan Umum dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan adalah: 1. Peningkatan penggunaan produksi dalam negeri 2. Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk koperasi usaha kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang dan jasa 3. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaaan barang dan jasa 4. Meningkatkan profsionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab bagi pengguna barang dan jasa, panitia /pejabat pengadaan dan penyedia barang dan jasa 5. Meningkatkan penerimaan Negara melalui sector perpajakan 6. Mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa kecuali untuk pengadaan barang dan jasa yang menyangkut kerahasiaan perusahaan

Etika Pengadaan Pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan barang dan jasa harus mempunyai etika sebagai berikut: 1. Melaksanakan tugas secara tertib dan rasa tanggung jawab 2. Bekerja secara professional, mandiri atas dasar kejujuran 3. Menerima dan bertanggung jawab atas segala kuptusan yang ditetapkan para pihak 4. Tidak menerima, tidak menawarkan atau menjajinkan untuk member atau menerima hadiah imbalan beruapa apa saja kepada siapa saja yang diketahui patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. Pelaksanaan Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan : 1. Menggunakan penyedia barang dan jasa 2. Swakelola Pembiayaan Pengadaan Perusahaan wajib menyediakan biaya administrasi pengadaan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dari anggaran perusahaan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Honorarium panitia pengadaan Pengumuman pengadaan barang dan jasa Penggandaan dokumen pengadaan Honorarium panitia pengadaan Pengumuman pengadaan barang dan jasa Penggandaan dokumen pengadaan Administrasi lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

3/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

8. Persyaratan dan tugas pokok panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa: Pengguna barang dan jasa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Memiliki integritas moral b. Memiliki disiplin tinggi c. Memiliki tanggung jawab, kualifikasi teknis dan manajerial untuk melaksanakan tugas. 1. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa dilarang mengadakan ikatan perjanjian dengan penyedia barang dan jasa apabila belum tersedia anggaran 2. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa bertanggung jawab dari segi administrasi, fisik, keuangan dan fungsional atas pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakannya. 3. Referensi: 1. Peppres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

Dokumen Terkait: 1. Memo permintaan barang / jasa dari unit kerja pengguna barang / jasa

Lampiran: 1.

KEGIATAN UTAMA DAN PEMBAGIAN TUGAS

Kegiatan Utama
1. Penerimaan Berkas Memorandum a. Terima memorandum permintaan barang / jasa yang memuat spesifikasi dan kuantitasnya dari unit kerja pengguna. b. Catat dalam buku agenda memorandum masuk Bagian Umum dan Gedung.

RACI
(Who is Responsible, Accounted, Consulted, and Informed)

R A

: :

Staf Bagian Umum dan Gedung Kepala Bagian Umum dan Gedung

R 2. Penentuan Metode Pengadaan Tentukan metode pengadaan sesuai ketentuan Direksi yang berlaku. A

: :

Staf Bagian Umum dan Gedung Kepala Bagian Umum dan Gedung Staf Bagian Umum dan Gedung Kepala Bagian Umum dan Gedung Kepala Divisi Umum Staf Bagian Manajemen Risiko Kepala Bagian Manajemen Risiko Kepala Divisi MRTI Staf Bagian Umum dan Gedung Kepala Bagian Umum dan Gedung Kepala Divisi Umum

3. Penilaian Risiko a. Lakukan penilaian risiko berdasarkan risk register terkait b. Untuk pengadaan dengan nilai tertentu (diatas Rp. 500 juta): Minta panduan dan pendapat pelaksanaan penilaian risiko kepada Divisi MRTI

R R A R R A R R A

: : : : : : : : :

c. Berikan panduan dan pendapat pelaksanaan identifikasi dan penilaian risiko yang dilakukan oleh Divisi yang melakukan pengadaan. d. Terima hasil dari pelaksanaan identifikasi dan penilaian risiko. e. Lakukan update profil risiko

4. Pengajuan Usulan Rencana Pengadaan a. Susun perencanaan teknis sesuai metode pelaksanaan. b. Susun rincian biaya pelaksanaan. c. Ajukan usulan rencana pengadaan kepada Direksi berdasarkan memorandum permintaan barang / jasa, perkiraaan metode pengadaan dan hasil identifikasi dan pendapat pelaksanaan penilaian risiko dari Divisi MRTI.

5. Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan a. Dapatkan koreksi dan arahan dari Direksi. b. Lakukan perbaikan usulan rencana pengadaan berdasarkan koreksi dan arahan Direksi. c. Dapatkan persetujuan Direksi. d. Sampaikan usulan rencana pengadaan ke Divisi Keuangan.

R R A

: : :

Staf Bagian Umum dan Gedung Kepala Bagian Umum dan Gedung Kepala Divisi Umum

4/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

6. Pengecekan Ketersediaan Anggaran dan Rencana Kegiatan Lakukan pengecekan ketersediaan anggaran dan rencana kegiatan berdasarkan memorandum dari Divisi yang menangani pengadaan mengenai usulan rencana pengadaan.

R R A

: : :

Staf Anggaran Kepala Bagian Anggaran Kepala Divisi Keuangan

5/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

SUPPLIER, INPUT, PROSES, OUTPUT, CONSUMER (SIPOC) UPT PERENCANAAN PENGADAAN PENGEMBANGAN KANTOR PUSAT
Divisi: Divisi Umum
Disusun oleh:

Pemilik Proses Penanggung Jawab Direktur Keuangan Proses Pengembangan APB

Disetujui oleh:

SOP PENGADAAN BARANG DAN JASA Sejarah Perubahan

Penggantian/Penambahan Dokumen No:................

Kepala Divisi Umum Tanggal:.............

Direktur Keuangan Tanggal:............. Tanggal:.............

PEMASOK Bagian Umum dan Gedung Bagian Umum & Gedung Bagian Umum & Gedung Divisi MRTI

INPUT Memorandum Permintaan barang / jasa Agenda Memorandum (update) Agenda Memorandum (update) Informasi Risiko (Profil Risiko dan Tindak Lanjut) Usulan Metode pengadaan terpilih Pendapat Pelaksanaan Identifikasi Risiko Profil Risiko (update)

PROSES 1. Penerimaan Berkas Memorandum 2. Penentuan Metode Pengadaan 3. Penilaian Risiko

OUTPUT KONSUMEN Agenda Bagian Umum & Gedung Memorandum (update) Usulan Metode Direksi Pengadaan terpilih Informasi Risiko (Profil Risiko dan Tindak Lanjut) Pendapat Pelaksanaan Identifikasi Risiko Profil Risiko (update) Usulan Rencana Pengadaan Barang dan Jasa Perencanaan Teknis Rincian Biaya Pelaksanaan Bagian Umum & Gedung Divisi MRTI Bagian Umum & Gedung

4. Pengajuan Usulan Rencana Pengadaan

Bagian Umum & Gedung

5. Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan

Direksi

Bagian Anggaran Rencana Pengadaan Barang dan Jasa Perencanaan Teknis Rincian Biaya Pelaksanaan

6. Pengecekan Ketersediaan Anggaran dan Rencana Kegiatan

Memo Penyampaian informasi ketersediaan anggaran

Bagian Umum & Gedung

6/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

UPT PENGEMBANGAN SARANA

ALUR PROSES BISNIS PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT

Pengadaan : Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat

KETERANGAN

DIVISI / SPI

DIVISI UMUM

DIVISI MRTI

DIREKSI

Mulai

Memo Permintaan Pengadaan

Memo Permintaan Pengadaan

1. Penerimaan Berkas Permintaan Pengadaan

2. Penentuan Metode Pengadaan

3. Penilaian Risiko

> 500 juta ? Permintaan pendapat MRTI

YA Permintaan TIDAK pendapat MRTI

Penilaian risiko berdasarkan risk register terkait

Panduan dan pendapat atas pelaksanaan identifikasi & penilaian risiko

4. Pengajuan Usulan Rencana Pengadaan

Usulan Pengadaan

Usulan Pengadaan

7/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

UPT PENGEMBANGAN SARANA

ALUR PROSES BISNIS PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT

Pengadaan : Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat

KETERANGAN

DIVISI / SPI

DIVISI UMUM

DIVISI KEUANGAN

DIREKSI

YA

Perbaikan?

5.Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan

Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan Persetujuan DIreksi

Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan

Persetujuan DIreksi

6. Pengecekan ketersediaan Anggaran dan Rencana Kegiatan

Selesai

8/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD