TUGAS PROPOSAL PT BLESINDO INDONESIA

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI DOSEN : Henny Medyawati

4KA17 17108364 17108360 17108330 17108304 17108384 ERWANSYAH ERICK SALVIANDO PUTRA JEFRI TRY ADRIANSYAH MAESARAH RIZKI

UNIVERSITAS GUNADARMA 2009

I.

Latar Belakang PT BLESINDO INDONESIA

PT BLESINDO INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak dibidang suplayer kebutuhan alat alat medis, perusahaan ini sudah mempunyai pekerja yang lumayan banyak dan sedang mengembangkan system yang lebih baik namun dalam lingkungan pekerjaan banyak sekali permasalahaan yang timbul karena kurangnya media dalam komunikasi antar pegawai dan minimnya alat-alat penunjang kerja, didalam lingkungan perusahaan sendiri kegiatan pencatatan dan administrasi masih menggunakan cara manual. Ditambah lagi minimnya komputer yang sangat terbatas. Karena permasalahan diatas kami kemudian membuat sebuah gagasan untuk mengembangkan sebuah sistem informasi pengembangan dan peningkatan sarana dan prasarana kerja. Dengan dikembangkannya sistem inforasi ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada dan kedepan dapat meningkatkan fungsi kinerja pegawai sebagai salah satu keberhasilan dalam perusahaan.

II.

Ruang Lingkup Sistem Informasi

Sistem informasi ini mempunyai ruang lingkup yang harus dikembangkan sebagai berikut : 1. Meneliti prosedur - prosedur, kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan aktifitas pengendalian penjualan dan pemasaran. 2. Menganalisis operasi,kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan penjualan dan pemasaran. 3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi, aktifitas pengendalian penjualan dan perencanaan. 4. Mengintegrasikan sistem informasi dengan sistem informasi yang lain. 5. Membuat program komputer untuk proyek sistem informasi ini. 6. Menerapkan dan mengetes sistem sampai dapat dioperasikan.

III.

Sasaran Proyek Sistem Informasi

Sasaran sistem informasi pengembangan dan peningkatan kinerja karyawan yang akan dikembangkan adalah untuk mengatasi permasalahan yang timbul secara rinci sasaran yang akan dicapai adalah sebagai berikut : 1. Dapat memberikan pelayanan order kepada langganan dengan lebih baik. 2. Meningkatkan pangsa pasar selama setahun. 3. Menyediakan laporan laporan penjualan tepat pada waktunya.

IV.

Permasalahan permasalahan

Meskipun beberapa masalah yang telah kami sebutkan tetapi tidak terlepas juga dari beberapa permasalahan yang terjadi di di lapangan, permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Kurangnya komputer sebagai sarana utama dalam komunikasi. Sumber daya manusi yang memungkinkan untuk mengoperasikan komputer. Banyak piutang tidak tertagih Pengendalian manajemen kurang efektif.

V.

Kebutuhan kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Query bagi manajer kredit yang menghasilkan informasi tentang status kredit langganan tertentu. Informasi ini berguna untuk pengambilan keputusan kredit bagi langganan diterima atau ditolak. 2. Laporan Laporan resmi yang berupa : a) Laporan order langganan. Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi banyaknya order yang dilakukan b) Laporan Back order Laporan ini berguna untuk manager mengevaluasi order langganan yang tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan. c) Laporan penjualan berdasarkan langganan. Laporan ini berguna bagi manager untuk mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan order yang dilakukan oleh masing masing langgganan. Dari laporan ini manajer dapat menganalis mengapa order yang dilakukan langganan menurun, sehingga dapat dilakukan perbaikan perbaikan untuk lebih meningkatkannya. d) Laporan penjualan harian Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengawasi tingkat kenaikan dan penurunan penjualan di suatu daerah. Dari laporan ini, manajer dapat memberikan perhatiannya pada daerah daerah potensial yang tingkat penjualannya menurun serta dapat merencanakan penjualan untuk tahun tahun mendatang.

e) Laporan penjualan harian Laporan ini berguna bagi manajer untuk pengendalian penjualan tiap harinya. f) Laporan penjualan berdasarkan barang Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi barang barang mana saja yang paling diminati oleh konsumen dan barang- barang mana yang kurang diminati dan selanjutnya dapat dianalis mengapa terjadi demikian.

VI.

Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang lingkup dari proyek sistem informasi yang dijabarkan dan telah disetujui bersama maka kegiatan - kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis sistem. 2. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi dan perangkat keras. 3. Menerapkan sistem.

VII.

Metode pengembangan sistem yang diusulkan

Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi, metode ini dipilih karena nantinya akan menjadikan hasil dari sistem informasi ini akan lebih optimal dan juga akan lebih up to date dengan perkembangan teknologi sekarang. Dan lagi pengoperasiannya pun sangat mudah.

VIII. Metodologi pengembangan yang akan di gunakan Sistem informasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem yang sudah terbukti keunggulannya, yaitu Analisis Dan Desain Terstruktur ( Stuctured analisys and design ). Metode ini menggunakan alat-alat terstruktur sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Processor ( intel core 2 duo ) Maherboard ( asus ) Hardisk ( sata ) Modem ( prolink )

IX.

Kendala-kendala Proyek Sistem Informasi

Kendala yang dihadapi selain dari faktor luar tapi juga datang dari SDM sendiri dan perusahaan. Kendala ini meliputi : a. Penggunaan/ketersediaan dana. Ketersediaan dana yang sangat minim untuk pengembangan sistem yang tidak boleh melebihi Rp. 10.000.000,Waktu. Semua proyek-proyek pengembangan komputer yang direncanakan harus telah selesai dan siap dioperasikan dengan baik paling lama awal tahun 2009 dengan waktu pengembangannya paling lama tahun 1 tahun sejak usulan ini telah disetujui dan mempunyai umur ekonomi paling sedikit 3 tahun dan paling lama 6 tahun.

b.

X.

Biaya pengembangan program sistem informasi Besarnya biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Biaya Pengadaan. No Transaksi 1 Pembelian perangkat keras 2 Biaya perawatan Total 2. Biaya Proyek. a. Konsultan No 1 Analis 2 Programer 3 Akomodasi Total b. No 1 2 3 4 Total Tahap Desain Transaksi Pengumpulan data Rapat koordinasi Staff Pembelian kertas/ATK Biaya Rp. 1.000.000 Rp. 500.000 Rp. 1.500.000 Rp 500.000 Rp. 3.500.000

Biaya Rp. 1.000.000 Rp. 500.000 Rp. 1.500.000

Transaksi

Biaya Rp. 1.000.000 Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000 Rp. 5.000.000

c. No 1 2 3 Total

Tahap Penerapan System Transaksi Pembuatan metode on-line Konversi data Manajemen & staff

Rp. Rp. Rp. Rp.

Biaya 300.000 200.000 200.000 700.000

3. Biaya Operasi dan Perawatan Sistem. No Transaksi 1 Overhead(listrik,dll) 2 Perawatan Inventaris kantor 3 Perawatan Lab Total XI. Manfaat Pengembangan Sistem Informasi

Biaya Rp. 1.300.000 Rp. 1.000.000 Rp. 500.000 Rp. 2.800.000

Besarnya manfaat yang akan dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut : a. Keuntungan Berwujud. 1 Pengurangan biaya operasi 2 Pengurangan kesalahan kesalahan proses 3 Peningkatan penjualan 4 Pengurangan biaya perkreditan tak tertagih Total Keuntungan Tak Berwujud : 1 Penigkatan pelayanan 2 Peningkatan kepuasan pemakai 3 Peningkatan keputusan management Total

Rp. 500.000 Rp. 500.000 Rp. 5.000.000 Rp. 3.000.000 Rp. 9.000.000

b.

Rp. 2.500.000 Rp. 500.000 Rp. 2.500.000 Rp. 5.500.000

XII.

Penilaian Kelayakan Sistem Informasi A. Kelayakan Teknik. Item penilain Ketersediaan teknologi di pasaran Kemudahan pengoprasian B. Kelayakan Operasi. Item penilain Kemampuan personil Kemampuan sistem menghasilkan informasi Efisiensi sistem Kemampuan pengendalian sistem

Keterangan Mudah/ada Mudah

Keterangan Mampu Baik Baik Baik

6

C.

Kelayakan Jadual.

Item penilaian Kendala Alternatip Waktu pengembangan sistem 10 Minggu 9 Minggu Probabilitas selesai - 95%

D.

Kelayakan Hukum.

Pengembangan sistem informasi ini tidak melanggar kaidah-kaidah hukum yang ada,baik yang di tetapkan oleh pemerintah maupun peraturan internal lembaga PPKB.

XIII. Kebutuhan Perangkat Keras Karena Lab yang akan dikembangkan tidak terlalu luas, dan juga sudah tersedianya komputer untuk proses pengolahan data.

XIV. Jadwal pelaksanaan Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas maka , waktu yang akan kami gunakan menggunakan tiga acuan: (ai) Waktu optimis, (bi) Waktu tengah, (ci) Waktu pesimis. Kode Kegiatan An1 Ds1 Pb1 Pp1 PP2 Pf1 Nama kegiatan Analisis system Desain system Pengadaan Barang Pembuatan program Pemasangan &pengetesa program Pengoprasian program Ai 10 6 6 1 10 3 Mi 8 4 4 1 8 2 Bi 6 2 2 1 6 1

XVII. Jadwal Pelaksanaan Karena waktu masing masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas maka waktu yang ditaksir akan digunakan tiga macam waktu, yaitu waktu optimis (ai), waktu tengah tengah (bi) dan waktu pesimis (ci). Waktu kegiatan untuk kedua alternative yang diusulkan adalah sebagai berikut ini :

Kode Kegiatan A B C D E F G

Nama Kegiatan Analisa Sistem Desain Sistem ( umum dan rinci ) Pengadaan perangkat keras Pemasangan dan pengetesan perangkat keras Pembuatan program komputer Mengetes program komputer Mengetes dan mengoperasikan sistem ai 10 6 6 1 10 1 3

Alternatif I ci 8 4 4 1 8 1 2

bi 0 2 2 1 6 1 1

Alternatif II ai ci 14 12 10 8 6 4 6 4 14 6 4 12 4 3

bi 10 6 2 2 10 2 2

Kegiatan PERT : Kegiatan A B C D E F G 10 6 6 1 10 1 3 Waktu Lama 8 4 4 1 8 1 2 Waktu Tengah 6 2 2 1 6 1 1 Waktu Cepat 8 4 4 1 8 1 2 Waktu Estimasi Deviasi Standard .6666667 .6666667 .6666667 0 .6666667 0 .3333334

Tabel Jalur Kritis : Kegiatan A B C D E F G Early Start 0 8 0 4 12 20 21 Latest Start 0 8 15 19 12 20 21 Early Finish 8 12 4 5 20 21 23 Letest Finish 8 12 19 20 20 21 23 Slack 0 0 15 15 0 0 0 Jalur Kritis * *

* * *

Total Waktu Jalur Kritis = 23 Deviasi Standard jalur Kritis = 1.201851 2 Hitung = 24.12946 Probabilitas Proyek selesai dalam waktu 52 adalah = 99.99436 %

Gantt Chart Kegiatan A B C D E F G 1 39

= Slack