Sistema de Control Gerencial

Lic.
Elva Roma Revilla Liu CRIP N 468
SISTEMAS DE CONTROL GERENCIAL ING. COMERCIAL UNIVERSIDAD PRIVADA JOSE CARLOS MARIATEGUI
Sistemas de control gerencial

Las empresas deben estar organizadas de acuerdo con sus necesidades en cuanto a productividad y calidad se refiere, para asegurar el cumplimiento de las estrategias planteadas. El funcionamiento de una empresa depende del control que los gerentes y administradores tengan sobre las actividades que se realicen; pues es importante la evaluacin y el monitoreo constante de las funciones en la empresa. El tiempo, los costos y el rendimiento de los trabajadores son factores esenciales al momento de supervisar el desempeo organizacional. El control administrativo como instrumento de planificacin y correccin permite garantizar que los objetivos se ejecuten conforme al plan establecido previamente; teniendo en cuenta los distintos tipos de control (preventivo, concurrente y posterior) ante las acciones que se presenten, con el fin de tomar las medidas necesarias para corregir las desviaciones. La aplicacin del control es efectiva pues localiza las fallas a nivel de personas, actividades o produccin, por medio de una serie de tcnicas o mtodos que se emplean para enfrentar los diversos problemas que presente la organizacin. Es por ello, que los sistemas de informacin (datos, informes, estados financieros, auditoras); as como las distintas grficas que muestran la inspeccin de las actividades que se desarrollan, permiten ejercer una accin determinada ante cualquier eventualidad.
CONCEPTO
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento.Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin". Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
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Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
OBJETIVOS
El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la administracin, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando as los mecanismos de control adecuado para cada caso. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
PRINCIPIOS
Principios Generales de Administracin Aplicados al Control Entre los principios generales de administracin aplicados al control, pueden citarse: Principio de garanta del objetivo. El control debe contribuir a la consecucin de los objetivos mediante la verificacin oportuna de las discordancias con los planes para emprender la accin correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban aplicarse para conseguir los objetivos.
Principio de definicin de los estndares. El control debe basarse en estndares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijacin de estndares de desempeo y de calidad, cuando stos se establecen con objetividad y se definen con precisin, facilita la aceptacin de quien debe responder por la tarea y permite emprender una accin de control ms fcil y segura. Principio de excepcin. Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto ms concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvos y excepciones, ms eficientes sern los resultados de este control. El administrador debe preocuparse ms por los desvos importantes que por las situaciones relativamente normales. Principio de accin. El control slo se justifica cuando indica disposiciones capaces de corregir los desvos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas disposiciones deben justificar la accin de control, que generalmente implica cierta inversin de tiempo, personal y otros elementos ms. Este principio tambin se halla correlacionado con el costo del control. Cuando ste es mayor que costo ocasionado por los desvos de la situacin controlada, no se justifica el control. El control es una accin eminentemente utilitaria y pragmtica: slo debe realizarse cuando vale la pena. Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especificas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. TIPOS DE CONTROL El control en una organizacin puede ser implementado antes de comenzar una actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. De esta forma es que se clasifica el control, antes, durante y despus. Exactamente los tipos de control son: Control preventivo o anterior a la accin: Intenta prevenir los problemas previstos. Est dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una accin administrativa antes de que se presente el problema. Segn PROCOFORMAS S.A. un posible problema que pueda ser visto antes de que suceda, debe tratarse de evitarlo aun antes de que suceda. Lo malo es que estos controles, requieren informacin oportuna que es difcil de obtener, y esto trae en consecuencia que este tipo de control no sea tan usado. Control concurrente: Se realiza durante la accin, trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se puede recurrir a la supervisin directa debido a que con esta se pueden corregir los problemas a medida que estos surgen. Control correctivo o posterior a la accin: Es el preferido por PROCOFORMAS S.A., segn ellos se debe basar en una retroalimentacin realizado cuando la actividad ha terminado. Lo nico malo es que cuando se realice la retroalimentacin, el dao ya est hecho. REAS DE DESEMPEO DEL CONTROL El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en los que se divide una organizacin necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo dependen de los departamentos existentes en la empresa. Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen: Dentro del rea de produccin se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificacin de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre
otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de ms trabajo en el producto. Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones. Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador est el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la produccin. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estndar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de los materiales?, Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los empleados capacitacin adicional?. La alta administracin debe identificar en qu puntos radica el control. Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin. TECNICAS: Para PROCOFORMAS S.A., para realizar un buen control debe haber unas herramientas y unas tcnicas que nos ayuden o permitan realizar esta funcin ms fcilmente. Entre los objetos ms que un gerente ms debe controlar es la informacin. La informacin apropiada en el momento oportuno y en cantidad precisa pueden ser la clave para salir de un problema o de una situacin de riesgo. Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema de Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes ms debemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a simplemente los datos. Los controles del comportamiento, son de los ms importantes en la administracin porque hay que trabajar con personas. Como para PROCOFORMAS S.A. es ms importante el control a los empleados y las personas vamos a ampliar estos mtodos de comportamiento:
Supervisin directa: Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles o premiarles por su trabajo. Este mtodo es uno de los usados por PROCOFORMAS S.A. en su control a los empleados. Evaluacin del rendimiento: Es una evaluacin ms formal del trabajo de los empleados por parte del gerente. Se llevan a cabo evaluaciones ms sistemticas del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son tambin muy variadas: 1. Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias para un empleado. 2. Incidentes crticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o ineficacia de un empleado. 3. Escalas grficas de calificacin: Calificar aspectos influyentes del trabajo de un empleado con escala ascendente. 4. Escalas de clasificacin basadas en el comportamiento: El evaluador califica a los empleados de acuerdo con comportamientos especficos en el trabajo. 5. Comparaciones interpersonales: El evaluador califica a los empleados, comparndolos entre s. 6. Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la empresa se halla propuesto a alcanzar. 7. Retroalimentacin de 360 grados: Revisin encaminada a la evaluacin del rendimiento procedente de una retroalimentacin. Disciplina: Es tomar medidas disciplinarias cuando un empleado se pase por alto los estndares y normas ya establecidos. Para un gerente que crea que si no se toman las medidas disciplinarias a tiempo, es recomendable que tome la medida disciplinaria apenas cometido el error. Tambin es recomendable el hacer una advertencia antes de tomar la medida disciplinaria. Obviamente toca ser justos y aplicar estas sanciones a todos los empleados, sacando los problemas personales de los correctivos. EL PROCESO DE CONTROL Son tres pasos separados y diferentes, es muy importante que la planificacin anteceda al control debido a que en una planeacin, se establecen los estndares para el trabajo en un proyecto y el control se hace dependiendo de unos estndares de rendimiento anteriormente especificadas por la empresa. Estos tres pasos son: Medicin: Se necesita tener informacin sobre el proyecto para determinar el rendimiento real. Los gerentes usan con frecuencia cuatro fuentes ordinarias de informacin para medir el rendimiento real. Estos son: La observacin personal, los informes estadsticos, los informes verbales y los informes escritos. El mtodo de
observacin personal provee informacin que no se ha filtrado por los dems, lo malo de la observacin personal es que puede ser muy subjetiva y no todo gerente pueda serlo. Los informes estadsticos pueden hacerse por medio de computadores, de grficas, de barras,.etc., lo malo de los informes estadsticos es que dan una informacin limitada. Los informes verbales como conferencias, reuniones, dilogos o llamadas telefnicas, lo malo es que esto no se puede documentar aunque ahora la tecnologa lo puede llegar a lograr. Los informes escritos se hacen a mano o escribiendo a computador, son lentos y ms formales. Para PROCOFORMAS S.A. es muy importante decidir de una forma correcta y estructurada que elementos se van a medir; muchas veces la mala escogencia de elementos de medicin conlleva a fracasar en el control. Comparacin: Se trata principalmente de comparar el grado de variacin entre el rendimiento real y estndar. Para Jairo Pardo (PROCOFORMAS S.A.) es vital determinar un lmite para que no vari ms el rendimiento real del estndar, es decir un rango de variacin aceptable entre los dos tipos de rendimiento. Si el grado de variacin es demasiado alto, el gerente tiene la obligacin de buscar la forma para que el rendimiento que se est dando, llegue a ser parecido o igual al rendimiento deseado y estandarizado. Accin Administrativa: La tercera y ltima etapa del proceso de control es poner en marcha una accin administrativa. Cuando el gerente vea que tiene que tomar una accin, puede hacer tres cosas: No hacer nada, corregir el rendimiento real o revisar los estndares. El hecho de no hacer nada, no sera lo oportuno para un buen gerente, por lo tanto estas tres acciones, se convierten en las otras dos. Para Jairo Pardo (PROCOFORMAS S.A.) en la mayora de los casos toca corregir el rendimiento real, es decir cambiar de estrategia para lograr los objetivos. Si se quiere corregir el rendimiento real toca tomar acciones correctivas inmediatas o a largo plazo para corregir los problemas que haya. Si la accin es revisar estndares, toca buscar unos estndares ms realistas que los anteriores para que puedan ser conseguidos los objetivos esperados. CONCLUSIN El control es una funcin administrativa que representa demasiada importancia para el gerente y para la administracin en general. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad al gerente a manejar un ptimo proceso de operaciones asociado a la planeacin ya realizada. BIBLIOGRAFIA
ADMINISTRACION sexta edicin, ROBBINS - COULTER PEARSON EDITORES, 2004.
HARVARD BUSINES REVIEW como medir el rendimiento en la empresa, DRUCKER - ECCLES - SIMONS - NORTON, DEUSTO, 2005. ADMINISTRACION quinta edicin, STONER - FREEMAN
EL CONTROL INTERNO INTRODUCCIN El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables , frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. DEFINICIN El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen ms de un dueo, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueos pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la organizacin. Con las organizacin de tipo multinacional, los directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participacin frecuente. Pero si as fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto ms se alejan los propietarios de las operaciones ms es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado. LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ningn sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en funcin de:
Costo beneficio. El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
El factor de error humano
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
Polucin de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO CONTABLE Dos tipos de controles internos (administrativos y contable) El control interno administrativo no est limitado al plan de la organizacin y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisin que lleva a la autorizacin de intercambios Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable: 1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especficas de la gerencia 2- Se registran los cambios para: * mantener un control adecuado y * permitir la preparacin de los ee.cc. 3- Se salvaguardan los activos solo accesndolos con autorizacin 4- Los activos registrados son comparados con las existencias. Ej: Ctrl int. adm : Cotizacin de compras , el ms barato Crrl int. cont : Perfecta registracin de ingresos de Movimiento presupuestal-. LOS INTERCAMBIOS Y LOS ESTADOS CONTABLES Los estados contables son un resumen de los efectos econmicos de :

intercambios generados por funcionarios valuaciones modificatorias de dichos intercambios ( Ej Resultado x Vta )
Intercambios : Son las transacciones relizadas con el exterior de la organizacin estas pueden ser : adquisicin o venta de servicios, bs de cambio, de uso, MP ; devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros; pagos ; etc . Tales intercambios son tratados por el sistema contable que tiene en cuenta la : fecha, parte, descripcin , cantidad, precio . SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos, el proceso contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva informacin; el control interno debe asegurarse de que tal registracin ocurra.
LA CAPTURA DE LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos, es necesario que se registre la totalidad de los intercambios y sus atributos en forma exacta. Schuster dice que debemos tener en cuenta al sistema de control interno contable como un sujeto ms de la organizacin. Los sujetos reales, que representan a la organizacin, comprometen a la misma con sus actividades previamente encomendadas mediante los intercambios que realicen; Tales deben estar perfectamente registrados. Existen dos posibilidades de error en los registros de los intercambios:

Que no se deje evidencia del intercambio: Aqu no hay rastro en los ee.cc. por lo tanto su deteccin ser difcil. Que habindose dejado evidencia, la informacin no sea procesada: ser posible su deteccin cuando exista evidencia primaria del intercambio producido
LOS FACTORES DEL INTERCAMBIO Y LAS ASEVERACIONES DE LOS EECC Para cada intercambio estamos interesados como auditores que ciertas condiciones se cumplan:

el intercambio se registre exista y est autorizado que los activos pertenezcan al ente tenga obligacin por pasivos sea correcta la cantidad registrada sea correcto el precio registrado sea correcta la descripcin sea correcta la otra parte del intercambio se registre en el periodo correcto
las aseveraciones contenidas en los eecc pueden ser : implcitas : ausencia de algn elemento informativo Ej. Si no se dispone de ninguna nota de restriccin, suponemos que los activos son disponibles. Explicitas: Tienen que ver con lo que se expone en los estados contables. Cuando se anuncia que la compaa tiene un determinado valor en productos terminados, se est transmitiendo algo respecto de dichos bienes. Lo comunicado se clasifica en la siguientes aseveraciones explicitas.

Integridad: el sistema contable registra todos los intercambios? Existencia: existen todos los intercambios registrados? Propiedad: Tiene el ente derechos sobre los activos? Son registrados los pasivos? Exactitud: Se registran los atributos debidamente (cantidad; precio; descripcin; fecha)?

Valuacin : Se valoriza el saldo originado por el valor monetario del intercambio a su valor razonable de acuerdo con las normas contables aceptadas Exposicin: Las revelaciones en los Estados contables son correctamente utilizadas.. es decir est integrado al rubro que corresponde
El sistema de control interno contable tiene que procurar que no se cometan errores, por lo tanto poder as responder fielmente a las aseveraciones. Tales aseveraciones pueden ser aplicadas a cualquier otro tipo de informacin que no sea los estados contables, emitido por la organizacin. CONTROL INTERNO EN EL RIESGO DE AUDITORIA El propsito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la informacin en los estados contables y estn libres estos de errores sustanciales y aseveraciones errneas. Al expresar una opinin el auditor puede tener los siguientes riesgos :

Que exista error sustancia y en el proceso de preparacin de los EECC. Que los controles internos fallen y no se detecte error. Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error
Tal riego de auditoria no debe confundirse con el riesgo profesional, este ltimo se expresa a travs de : Litigios, Sanciones impuestas por organismos de control. ; afeccin de la reputacin profesional EL CTRL. INTERNO RELACIONADO CON EL CTRL. INTERNO La auditora se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador emitir su opinin o abstenerse de ella sobre los EECC del ente en cuestin. Tales juicios deben estar respaldados por elementos vlidos y suficientes, que permitan respaldar su informe. Este debe determinar el ALCANCE, OPORTUNIDAD Y NATURALEZA de las pruebas de auditoria. El auditor entonces debe determinar mediante su anlisis que tan efectivos son los controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones TAREAS DEL AUDITOR INTERNO 1. La auditora interna debe efectuar el relevamiento y evaluacin del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos mbitos. 2. El auditor interno debe enfatizarse en el examen de los siguientes aspectos a. Confiabilidad integridad y oportunidad de la informacin. b. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. c. Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control. d. Uso eficiente y econmico de los recursos. e. Logro de objetos y metas operacionales.
CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS CONTROLES GENERALES Y ESPECFIOS GENERALES: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la informacin Contable. ESPECFICOS: Se relacionan con la informacin Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles estn desde el origen de la informacin hasta los saldos finales. TIPOS DE CONTROLES GENERALES Conciencia de control La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organizacin. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz. La Gerencia se podra motivar a violarlos por las siguientes causas :

Cuando el ente est experimentando numerosos fracasos. Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crdito. Cuando la remuneracin de los administrativos est ligada al resultado. Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc. Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados ms bajos. Cuando la gerencia se encuentra bajo presin en cumplir sus objetivos.
Estructura organizacional Establecida una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de divisiones y departamentos funcionales y as como la asignacin de responsabilidades y polticas de delegacin de autoridad. Esto incluye la existencia de un departamento de control interno que dependa del mximo nivel de la empresa. Personal Calidad e integridad del personal que est encargado de ejecutar los mtodos y procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos. Proteccin de los activos y registros Polticas adoptadas para prevenir la destruccin o acceso no autorizado a los activos, a los medios de procesamiento de los datos electrnicos y a los datos generados. Adems incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres (incendio, inundacin, etc.) Separacin de funciones La segregacin de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona est en condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en el transcurso
normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusin de fraudes son: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de los bienes, realizacin de conciliaciones. CONTROL CIRCUNDANTE EN EL PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS El funcionamiento de los controles generales dependa la eficacia del funcionamiento de los controles especficos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a la empresa con procesamiento computarizado. Los controles generales en el procesamiento electrnico de datos (PED) tiene que ver con los siguientes aspectos. ORGANIZACIN El personal de PED (sistemas) no realice las siguientes tareas:

iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del departamento. Registro de los intercambios Custodia de activos que no sean los del propio departamento Correccin de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.
En cuanto a la organizacin dentro del mismo departamento, las siguiente funciones deben estar segregadas:

programacin del sistema operativo anlisis , programacin y mantenimiento operacin ingreso de datos control de datos de entrada / salida archivos de programas y datos.
DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS Las tcnicas de mantenimiento y programacin operativos del sistema deben estar normalizados y documentados. OPERACIN Y PROCEDIMIENTOS Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y oportuno de la informacin contable.

instrucciones por escrito sobre procedimiento para para preparar datos para su ingreso y procesamiento La funcin de control debe ser efectuada por un grupo especfico e independiente. Instrucciones por escrito sobre la operacin de los equipos. Solamente operadores de computador deben procesar los Sistemas Operativos.
CONTROLES DE EQUIPOS Y PROGRAMAS DEL SISTEMA Debe efectuarse un control de los equipos:

programacin del mantenimiento preventivo y peridico registro de fallas de equipos Los cambios del sistemas Operativos y la programacin.
CONTROLES DE ACCESO El acceso al PED debe estar restringido en todo momento. Tambin debe controlarse:

el acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados el acceso de la documentacin solo aquellos autorizados el acceso a los archivos de datos y programas solo limitado a operadores
EL AUDITOR EXTERNO Y EL CONTROL CIRCUNDANTE El auditor externo deber relevar y evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o no en los controles de los flujos de informacin que genera los saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no la naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento. Dentro de este relevamiento y evaluacin se encuentra el control circundante. Si alguno de los factores adoleciera de falencias importantes. La conclusin es que no se podr confiar en los controles internos para modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria. CONTROLES ESPECFICOS LOS CICLOS DE INFORMACIN CONTABLE Un ciclo de informacin contable est constituido por el flujo de informacin que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio. Las cuentas del mayor general son solo objeto de validacin mediante procedimiento sustantivo. Para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable debe capturar los datos de cantidad, precio, descripcin, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos generen los saldos del mayor. Tales tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estn documentados o tambin en un medio magntico hasta llegar a generar los saldos del mayor. Ejemplo : Los datos del nombre del cliente , direccin , articulo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio
del computador. Aprobado el pedido se corre el programa de facturacin y guas de remisin. Cuando el cliente recibe la mercadera conforme y firma la gua de remisin, se produce un cambio en la informacin ya que esta se encontrar en Ventas del da ( ds x vta ) Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable, consiste en el tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a travs de los distintos soportes documentales, de aqu en adelante seguirn producindose cambios hasta llegar a los saldos del mayor. LOS PUNTOS DE CONTROL Los intercambios de informacin estn sujeto a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro sern los procesos en donde se produce el intercambio de informacin. Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL. TIPOS DE ERRORES Poblacin : Son errores en el nmero de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan Ej. Se realizan 150 ventas y se registran 148 , el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluacin. Tambin existen problemas de exceso de elementos contenedores donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se registraron 148 y dos duplicados. Existen dos categoras dentro de estos: Autorizacin: Intercambios no autorizados ingresados al sistema por error o intencin. Integridad: son errores de integridad de la informacin Exactitud: Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los trminos del mismo, existen errores de exactitud. La transmisin inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrn tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno. LOS MEDIOS Y LOS CONTROLES INTERNOS ESPECIFICOS Que existan formularios pre-numerados no es un control interno, pero si existen, dan la posibilidad de aplicar un control interno, si nadie realiza control, entonces no hay control interno.
CATEGORAS DE CONTROLES ESPECFICOS POBLACIN Y EXACTITUD: Son los que previenen o detectan, en la captura y proceso de informacin los errores de poblacin y exactitud. CONTROLES DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO: La informacin se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en medios magnticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados por el sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contable. Entonces Tal control asegura que no se produzcan errores de poblacin o exactitud en cada una de las etapas. CONTROLES DE CUSTODIA: Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero , valores. CONTROLES DE DETECIN: Son referidos en la oportunidad donde se aplica el control CONTROLES PREVENTIVOS: Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control. TIPOS DE CONTROLES DE CAPTURA Se dividen en: CONTROLES DE POBLACIN EN LA CAPTURA Se utilizan estos controles para transmitir datos al sistema de procesamiento en forma correcta y que prevenga o detecte la prdida o duplicado de un documento, es decir que controle su integridad. Ej . El rastreo de tickets de balanza de ingreso de camiones a la planta con los informes de recepcin es un control adecuado es un sistema adecuado para detectar si se han omitido capturar por el sistema administrativo-contable algunos de los intercambios. CONTROLES DE EXACTITUD EN LA CAPTURA: Existen dos tipos de controles:
Controles de comprobacin: Consisten en cotejar los datos de varios documentos o distintos datos del PED para conocer si tienen la misma informacin.
Ej cantidad de mercadera en las Guas de Remisin Contra las pecosas descargadas
Controles de verificacin matemtica : Se refiere a volver a efectuar los datos del intercambio que aparecen en documentos o medios PED para asegurar su exactitud.
CONTROLES DE AUTORIZACIN: Consisten en la revisin de los intercambios para asegurar que estos hallan sido autorizados apropiadamente. El sistema de autorizacin es un medio de control.
Las autorizaciones pueden ser : Generales: que se aplica a un grupo de intercambios repetitivos Especficos: que solo se aplican a un intercambio individual. SEGREGACIN DE FUNCIONES Tres funciones que deben ser segregadas :

comprometer a la entidad en el intercambio aceptar o entregar el bien o el instrumento objeto ingresar lo datos del intercambio al sistema de procesamiento
Cuando estas tres funciones estn determinadas a un solo individuo est en posicin de cometer fraude u ocultar error. Tambin deber analizarse la combinacin de funciones de una misma persona en relacin con distintos tipos de intercambios. Ej . Una persona que es responsable de cobranza y al mismo tiempo el ingreso de los datos, este podra realizar ventas en negro. TIPOS DE CONTROLES DE PROCESAMIENTO CONTROLES DE POBLACIN EN EL PROCESAMIENTO Diseados para impedir o detectar errores por discrepancia entre los datos que estn procesados y la transaccin econmica que representan. Es decir si la transaccin econmica es ingresos, mercaderas, resultado por venta. Entonces existe un control de poblacin sumando las facturas de un perodo y cruzarla con costo de mercaderas + resultado por ventas. CONTROLES DE RECONCLIACION Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el procesamiento tanto de errores de poblacin como de exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a travs de dos corrientes de informacin que en algn punto estas se separan para ofrecer dos o ms registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus totales. Ej Clientes y el mayor de cuentas a cobrar. En estas dos corrientes se puede producir un error tanto de poblacin como de exactitud. Donde el mayor de cliente no coincidir con el mayor analtico. La reconciliacin entre estos dos permite identificar la partida en la cual se ha producido el error. Este tipo de cruce no permite identificar donde se ha producido el error, sino que nos detecta alguna diferencia en algn punto. TIPOS DE CONTROLES DE CUSTODIA Estos tipos de controles estn diseados para evitar que los bienes mviles sean perdidos, daados o robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los registrados. Estos tipos de controles pueden ser divididos en:
Controles sobre la custodia : Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de un departamento o persona del ente. Las reas claves son la entrada ( recepcin ) , almacenamiento o custodia ( depsito ) . Controles sobre la existencia fsica : Consisten en los conteos peridicos, evaluacin y potencial de venta de los activos y comparndolos entonces con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparacin puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS Podemos aplicar controles de poblacin y exactitud para el procesamiento PED * Controles de usuarios: Es un control manual , debido a que su realizacin no utiliza funciones y programas computarizados. El control esta diseado para verificar el resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realizacin es manual. Ej . El departamento de facturacin , enva a el PED para que procese la informacin. Controles de Ped : tales controles contienen cuatro componentes.

procedimiento de acceso : procedimiento de desarrollo :
Estos dos generan informacin inherente que se produce en los intercambios
procedimiento de seguimiento
Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.
funcionamiento de los programas de controles
Los mecanismos de control deben funcionar en funcin al objetivo en que estos fueron creados . DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED En un control de usuario la atencin del auditor debe centrarse en los procedimientos de indagacin y cumplimiento de detalles sobre las tareas a desarrollar por el personal responsable del control . Pero si el control lo hace un PED , entonces deberemos evaluar los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los programas. Ejemplo : Si existe un listado de O/C emitidos por el PED , que es enviado a contabilidad y all un empleado controla el seguimiento . Esto es un control de usuario. Pero el empleado depende de la integridad y exactitud del listado provisto por el PED. Entonces la actividad del empleado es solo la actividad manual.
Si tipificamos este riesgo como de usuario., el riesgo es satisfacernos solo del trabajo hecho por el empleado de contabilidad. De esta forma utilizamos el control para modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. Ello sera entonces una decisin errnea . Al ser un PED se debe focalizar a la atencin de validacin de componentes y la determinacin de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. METODO DE EVALUACIN Una vez entendido el flujo de informacin contable se identifiquen los posibles errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor los ha detectado todos, entonces estar en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos. El METODO Se compone de los siguientes pasos detallados : Paso 1 Comprender el flujo de informacin contable. Consiste en conocer desde la captura hasta la informacin , los saldos, del mayor. No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno. Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios , mtodos descriptivos y flujograma; siendo los mas tiles los dos ltimos. Ver.4.1 cuadro. Paso 2 Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregacin de funciones Comprendido el ciclo de informacin contable y haber identificado los medios que contienen la informacin contable as como tambin los procesos que lo generan. Debemos tambin identificar las personas dentro de dichos departamentos que la generan. Esto se hace para identificar las funciones e identificar aquellas que sean incompatibles. Paso 3 Explicitar los objetivos del control El departamentos tiene funcin de comprar y esto termina en un a orden de compra. En el capitulo 1 se hablo de que los intercambios deban cumplir con : - exista y se encuentre autorizado se registre el intercambio los activos obtenidos le pertenezcan al ente tenga obligacin por los pasivos sea correcta la cantidad registrada sea correcto el precio sea correcta la descripcin sea correcto la otra parte del intercambio (tercero) se registre en el periodo contable correcto. La orden de compra deber cumplir con los objetivos de control

Se encuentren autorizadas Sea correcta la cantidad registrada Sea correcto el precio registrado Sea correcta la descripcin Sea correcta la otra parte interesada del intercambio
Paso 4 5 6 Listar los posibles errores de autorizacin, integridad y exactitud Se identifican cada uno de los comprobantes y medios magnticos involucrados y sus objetivos de control correspondiente y la totalidad de los errores que podran ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los controles que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos en la deteccin de errores , entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los controles. Existen errores de :
Exactitud
O/C no autorizada O/C autorizada por personas no autorizadas O/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta limites.
Integridad
O/C no prenumerada O/C perdida
Exactitud
Desigual de cantidad con la cantidad solicitada en la O/C Desigual calidad con la calidadad solicitada en la O/C No corresponde con precios pactadas No corresponde con condiciones de precio pactadas No corresponde con fecha de entrega pactada Tales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la empresa pero no sobre la integridad y exactitud de sus estados contables Entonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner atencin en los errores que pueden tener influencia sobre el objetivo de su trabajo. PASO 7 8 9 Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorizacin integridad y exactitud. Listado los errores de autorizacin , integridad y exactitud corresponde relevar el sistema con el propsito de identificar aquellos controles existentes que permitirn prevenir o detectar posibles errores determinados en el paso 4.5.6
PASO 10 DE LOS CONTROLES IDENTIFICADOS EN 7 . 8 . 9 . ANALIZAR LA EFECTIVIDAD DE DICHOS CONTROLES , IDENTIFICAR LOS EFECTIVOS Y EFECTUAR LA EVALUACIN GENERAL . En esta etapa de evaluacin , consiste en identificar los controles existentes en la empresa , identificarlos entonces con un sentido especfico de control y con un error posible determinado. Determinar as si el control tiene capacidad para cumplir con su objetivo o si este esta bien diseado . Pero los errores de autorizacin , exactitud e integridad pueden ocurrir de todos modos. Por lo tanto una vez analizado y estudiado , con el resultado de tener confianza en el control , se debe realizar la prueba de control con posterioridad. Tambin se debe analizar la segregacin de funciones , donde los controles no deben estar efectuados por personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es objeto de control . La evaluacin individual de cada control nos permitir efectuar una extrapolacin para evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero estamos analizando un control en una determinada etapa, lo cual dependemos que los errores de exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas anteriores. De tal evaluacin decidimos si podemos tener confianza en ellos o no sobre la integridad y exactitud generada por el flujo de informacin contable la cual se materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor general. Si la evaluacin es positiva entonces pasamos al siguiente paso , si no lo fuera pasaremos a aplicar el enfoque de auditoria basado ntegramente en los procedimientos de revisin de saldos. Debemos reevaluar los trabajos de auditoria realizados y determinar si es posible el ente de auditarse. La razn de esto es porque si los controles de captura fallan . es sistema interno no puede asegurar que la totalidad de las transacciones realizadas por los funcionarios del ente estn reflejadas en los documentos o medios magnticos establecidos. Si de ser as ser imposible detectar lo que no ha sido registrado. PASO 11 DE LOS CONTROLES EFECTIVOS SEGN 10. IDENTIFICAR LOS QUE SERAN PROBADOS Y DISEAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES A PROBAR La prueba de los controles la realizamos mediante las pruebas de cumplimiento . Tal propsito es obtener una razonable seguridad de que los procedimientos de control interno sean aplicados de acuerdo con lo determinado por la Gerencia y que funcionen eficazmente. El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple el control) NO ( no se cumple el control) a los efecto de validar la confianza terica a los sistemas de control con el objeto de determinar NATURALEZA, ALCANCE y OPORTUNIDAD de los procedimientos
PASO 12 ANALIZAR , DE SER APLICABLE , LOS CONTROLES DE CUSTODIA. EFECTUAR SU EVALUACIN. Todo intercambio tendr como consecuencia la captura y procesamiento de la informacin. Los controles de custodia tienen que ver exclusivamente con aquellos intercambios en los cuales hay entrada y salida de bienes. Tales controles evitan que los bienes se daen, se venzan, sean robados y proporcionar as razonabilidad en la existencia y cantidad segn los registros. A los efectos que los estados contables reflejen la realidad. Cabe aclarar que con un recuento fsico , se logran ajustar las diferencias, pero estos no nos podrn informar sobre errores en la custodia de los bienes. Entonces los errores de custodia comprenden los controles de entrada , salida, mantenimiento en existencia. Los controles de existencias son procedimientos de recuento y comparacin de existencia. PASO 13 EFECTUAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Una prueba de cumplimiento es una prueba que rene evidencia de auditoria para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos. El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositar confianza para modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales siempre deben ser probados , dado que aseguran la integridad de la informacin. El DISEO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Diseamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias de funcionamiento efectivo de los controles interno, debemos enfocarnos:

Se ejecutaron los procedimientos previstos? Se ejecutaron adecuadamente? Fueron ejecutados por alguien que cumple con los requisitos de segregacin de funciones?
Por lo tanto , debemos elaborar una prueba para determinar si el control se est realizando y otra prueba para indicar si la informacin sujeta a control se est comprobando que es correcta Entonces la tarea de disear las pruebas depende su efectividad, al conocimiento y pericia del auditor , a las circunstancias particulares de cada cliente. TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO Existen diferentes pruebas de cumplimiento entre ellas pruebas de:
Detalles : las cuales entendemos que se refieren a la verificacin de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha , parte , descripcin , etc. Contenido en un documento o soporte magntico. Mediante :

Comparacin de igual tributos entre distintos documentos Comparacin entre los nmeros de los comprobantes Verificaciones matemticas Cumplimiento con autorizacin general o particular Verificacin de secuencia numrica
Indagacin : Observacin : El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de poblacin en la captura de informacin , tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento . Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos intercambios , no sean registrados. Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos , no descubrir las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagacin y observacin. DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos. Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositar confianza, debemos definir aquello que se constituir una desviacin de cumplimiento. Se entiende por desviacin de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efecta. Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho , el cual el mismo debera estar bajo a supervisin del encargado del departamento contable. La determinacin del desvo nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propsito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular. Tales desvos se producen por :

Errores humanos Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo Fluctuaciones temporales en el volumen de transacciones.
DISEANDO UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISEO DEL SISTEMA Consiste en : Armar el flujo de informacin Disear los sistemas de control de custodia. Debemos puntualizar como se realizan los intercambios en el ente. El armado del sistema de control debe contener :

los medios de informacin ( listado de computador , etc ) los comprobantes y medios magnticos de tratamiento y traslado de informacin los procesos manuales y computarizados que se utilizan los procedimientos establecidos para que la operatoria funcione organizadamente los departamentos involucrados las personas involucradas los asientos para retencin de datos
LOS PROCESOS DE CREACIN DE LOS CONTROLES Tenemos que contemplar los aspectos relevantes para poder disear un sistema de control interno que consiste en los siguientes pasos :

Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnticos Analizar la segregacin de funciones Identificar los puntos dbiles de control Para cada punto de control posibles, detallar la totalidad de los errores posibles Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un mtodo de control Para los mtodos de control establecidos analizar su costo beneficio Para los mtodos de control establecidos analizar la segregacin de funciones
ANLISIS DE PROCESO 1-Identificar los departamentos documentos o medios magnticos involucrados y relacionarlos con
Cuando se disea el flujo de informacin , se establece los medios en los cuales dicha informacin se almacena. Estos medios de informacin pueden ser magnticos o medios manuales. Debemos entonces identificar los departamentos involucrados 2 Analizar la segregacin de funciones La identificacin expuesta se realiza con el objetivo de analizar la segregacin dce funciones como un prerrequisito de control . Si no existe una adecuada
segregacin de funciones a nivel de la arquitectura del sistema el mismo se caracteriza por su falibilidad, es decir la posibilidad de que sea violado. La segregacin de funciones reviste fundamental importancia, tanto para el auditor , como para aquel que disea el sistema, en la medida que el arquitecto quiera asegurar la relativa seguridad. 3 Identificar los puntos de control Debemos separar el procesamiento de la informacin en tres categoras : Procesamiento de la informacin En el procesamiento se puede dar los errores establecidos en el capitulo 3, Tipos de errores y habr que identificar donde se pueden producir esos errores de poblacin y exactitud. Captura de la informacin Es la informacin que se captura dentro del proceso de informacin . Custodia de los bienes Aplican los mismos criterios expuestos para el punto anterior. 4 Para cada punto de control detallar la totalidad de los posibles errores. 5 Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un mtodo de control . Se debe disear los controles que prevengan o detecten los posibles errores identificados el punto anterior. 6 Para los mtodos de control establecidos analizar su costo beneficio El costo del control no puede ser mayor al valor que se controla. Pero es dificultoso determinar dicho valor. Este aspecto debe ser analizado para cada sistema y control en particular y depende de las caractersticas y valores organizacionales de cada empresa 7 Para los mtodos de control establecidos analizar la segregacin de funciones Una vez establecidos los mtodos de control lo que debemos analizar es si las personas involucradas ene l proceso de control cumplen con los requisitos de separacin de funciones. Aqu nos interesamos Que el control se d por oposicin de intereses entre las partes a cargo de la operacin Que los que tienen funciones exclusivas de control no estn involucrados en tareas operativas en relacin con el sistema que se est diseando

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procedimiento de acceso : procedimiento de desarrollo :

Estos dos generan informacin inherente que se produce en los intercambios

funcionamiento de los programas de controles

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O/C no prenumerada O/C perdida

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