Curso SAP - Intro Seguridad y Control

1`
Instructores:
Adrin J udzik
Leandro Nine
Mariano Tranfo
Camilo Rome
Introduccin a los
aspectos de Seguridad y
Control
en SAP R/3
20 al 24 de Septiembre de 2004

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Objetivos del Curso
El objetivo propuesto para el
presente curso es introducir a
los participantes a los aspectos
generales de la seguridad y
controles de procesos de
negocios de la plataforma de
procesamiento SAP R/3.
A travs del mismo, se cubrirn
los conceptos principales del
mdulo Basis y los procesos de
negocios comercial,
abastecimientos y financiero
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3
Agenda
1 2 3 4 5
09:00 - 10:45
Conceptos bsicos de la
arquitectura de SAP R/3
Concepto de sistemas y
mandantes
Introduccin al concepto
de autorizacin
Introduccin al Modelo de
Procesos en SAP
Conceptos Bsicos del
Ciclo Comercial
Ciclo Abastecimiento
Ciclo Financiero
10:45 - 11:00
11:00 - 12:45
Modelo Cliente Servidor
de SAP R/3
Descripcin de la
estructura organizativa de
SAP R/3
Objetos
Autorizaciones
Perfiles
Procesamiento de
rdenes de Venta
Procesamiento de
rdenes de Compra
General Ledger y Estados
Contables
12:45 - 14:00
14:00 - 15:45
Descripcin de la
estructura de tablas
Roles
Usuarios
Entregas y Distribucin Recepciones
Integracin de los ciclos
financieros de cuentas por
cobrar y pagar
15:45 - 16:00
16:00 - 17:45
Concepto de
transacciones, reportes y
programas
Herramientas bsicas de
consulta de la seguridad
en SAP R/3
Introduccin al concepto
de transporte.
Facturacin y Cobranzas
Procesamiento de
Facturas y Pagos
Datos Maestros de
Materiales
Datos Maestros de
Proveedores
Datos Maestros de
Clientes
17:45 - 18:00
Break
Consultas
DIA
Hora
Break
Almuerzo
Introduccin a los
Control
en SAP R/3

Seguridad
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CUna coleccin de aplicaciones que pueden ser utilizadas
para administrar todo el negocio.
CLos Sistemas ERP integran ventas, produccin, recursos
humanos, logstica, contabilidad, entre otras funciones
empresariales.
CPermite compartir una base de datos y herramientas de
analisis del negocio entre todas las funciones.
Qu es SAP?
Enterprise Resource Planning
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Complejidades del Sistema SAP
R/3
= Todos los modulos se encuentra integrados de forma on-
line o bien por interfaces internas.
= Los datos no son almacenados de forma redundante
(Base de datos totalmente relacionada).
= Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser
mantenidas en forma directa por el usuario.
= Miles de reportes estndar, junto a la capacidad de
definicin de nuevos reportes.
= Aproximadamente mas de 100.000 programas.
= Cientos objetos de autorizacin diferentes para proteger
programas y datos.
= Facilidades para la importacin de todo tipo de datos
R/3
Client/Server
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CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
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FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
Mdulos del Sistema SAP R/3
R/3
Client/Server
Sales & Distribution
Asset
Management
Cost
Accounting
Materials
Management
Production
Planning
Quality
Assurance
Plant
Maintenance
Human Resources
Project
Systems
Workflow
Industry Solutions
Financial Accounting
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Capa Funcional
Sistema Base
Software de Base
Finanzas
Compras
Ventas
Inventarios
Workbench
Customizing
Cross Appl
Seguridad
Sistema
Operativo
Motor de
Base de
Datos
Arquitectura Bsica de SAP R/3
BASIS
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Qu es BASIS?
Es la estructura tcnica que hace que el
sistema funcione.
BASIS
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
BASIS se refiere al interior, o capa
Middleware, del producto SAP R/3.
Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP R/3
(Finanzas, Logstica, Administracin de Proyectos, Reportes, etc.)
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Terminologa SAP
Mandante: Es una entidad organizacional y legal. Posee su propio
conjunto de datos. En trminos tcnicos se lo refiere a un sistema
lgico con datos maestros y transaccionales totalmente
diferenciados.
Landscape Sistema SAP: Todos los sistemas SAP (Instancias)
involucradas en el proyecto de implementacin y sus respectivas
arquitecturas de mandantes. Estos sistemas deben acceder a un
directorio de transporte comn a todos ellos.
Customizing: Mtodo de configuracin de la funcionalidad del
sistema SAP R/3. Permite establecer el funcionamiento del sistema
de forma que cumpla con las necesidades especficas del negocio
de la compaa.
Development: La creacin de reportes, interfaces, programas de
conversin y mejoras se realiza utilizada el conjunto de
herramientas de desarrollo (ABAP Development Workbench, RFC,
etc.)
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Arquitectura SAP R/3
Production
Planning
Materials
Management
Finance and
Controlling
Sales and
Distribution
Human
Resources
BASE DE
DATOS
HARDWARE
BASIS SAP R/3
SISTEMA
OPERATIV
O
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Presentation Aplication Database
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Tiers
3
Tiers
Landscape SAP R/3
Modelo cliente/servidor
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Transacciones
DES TST
PRD
MANDANTES
(Entidad Lgica)
Perfil de
la
instancia
Landscape SAP R/3
Estructura del ambiente SAP R/3
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Interfaces Sistema SAP R/3
Database
interface
Presentation
interface
Operating system
interface
R/3 Base System
Operating
system
R/3 Applications
Usuarios
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The Presentation Layer
The Application Layer
The Database Layer
Agrupamiento Lgico
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Presentation Layer Software: SAPGUI
MS DOS 3.3, o mayor
Windows 3.1, o mayor
80486 procesador o mayor
30-60 MByte disco libre (min.)
Servidor de Presentacin
The Presentation Layer
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reside en:
Servidor de Aplicacin
The Application Layer
Application Servers: Equipamiento especializado
con gran cantidad de CPU y memoria RAM.
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reside en:
Servidor de Base de Datos
The Database Layer
Database Servers: Sistemas especializados con
dispositivos de alta velocidad y gran capacidad de
almacenamiento.
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Mandantes y usuarios por defecto
Mandantes
000 Sap Template
001 Sap Template
066 Earlywatch
Usuarios
SAP*
DDIC
Earlywatch
SAPCPIC
SAPs Audit and Control Areas
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Procesos de
Negocios
Infraestructura IT
Otros Sistemas
Seguridad de
Aplicacin
System Testing
Administracin del
Control de Cambios
Riegos de la Globalizacin
Controles de los procesos
de negocio SAP
E - Commerce
Business Continuity
Planning
Seguridad
Interfaces/Conversiones
Integridad de la
informacin
Riesgos del negocio y
la industria
Riesgos tecnolgicos
Acceso
General
Integridad
Tecnolgica
Guias de
seguridad
Disaster
Recovery
Planning
SAP
System
Infraestructura Tcnica
Sistemas Legacy
Procesos de Negocio
Sistema de control interno y
Externo
Ambiente de Control
SAP R/3
Marco de Control
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Seguridad de aplicacin
Configuracin
Control de cambios
Transmisin de datos /
interfaces
Seguridad de aplicacin
System testing
Integridad de interfaces
Integridad de la informacin
Transformacin de datos
Controles de procesos
business continuity
planning
tax & legal risk
management
Riesgo de la
industria
regulatory &
compliance risks
privacy risks
globalisation risks
Autentiucacin / encripcin
Elasticidad operacional
Servicios de terceras partes
confiables
penetration testing
disaster recovery planning
Accesos fsicos
Guas de seguridad
customer
supplier
/catalogue
risk environment
Aplicacin SAP
Aplicacin E-business
Procesos de negocio
Ambiente de control
Marco de Control
internet
intranet
extranet
market
site
Infraestructura tcnica
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Marco de Control
Financial Integrity
Operational Efficiency & Effectiveness
Legal & Regulatory Compliance
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Controles
Tecnologa
Procesos
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Focos de Control
Integracin SAP
SAP es altamante integrado los
procedimientos de control no funcionaran
Inversin
SAP representa una inversin significativa
para cualquier compaa
Impacto del negocio
SAP fuerza a un cambio en la forma que los
negocios son llevados a cabo
Mejoras del proceso Los nuevos procesos deben ser controlados
Tecnologa
Riesgos de Client / Server los controles no
son tan fuertes como en Mainframe
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Riesgos de Seguridad, Auditora y
Control
Database
server
Presentation
server
Seguridad
Fsica
Administracin de
integredad de la
base de datos
Control de
cambios
Seguridad
de sistema
operativo
Administracin
y control de la
configuracin
Backup,
Recovery y
Contingency
Planning
Application
Server
Seguridad de
redes
Polticas, normas y
Procedimientos de la
compaa
SAP- Controles de procesos
de negocio
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Objetivos de la Auditora
Basado en controles versus auditora sustantiva
Examinar la estructura de registracin del sistema contable,
versus la evaluacin detallada del contenido del sistema.
Comprender la diferencia entre controles:
Inherente (Nativo del Sistema)
Mtodos incorporados en el sistema para restringir las
actividades ilcitas
Configurables
Mtodos configurados por el usuario para prevenir las
actividades ilcitas
Seguridad del sistema, parmetros, etc.
Manuales
Comparaciones de reportes
Firmas de aprobacin
O]
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Controles componente SAP Basis
Componente
de Revisin
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Riesgos:
Debilidades asociadas a la Segregacin de funciones
debido a inadecuados procedimientos de seguridad en
SAP
Procesamiento de errores debido un inadecuado
control sobre el mantenimiento de tablas
Procesamiento de errores debido a alteraciones no
autorizadas a los elementos de configuracin de SAP
Cambios a los programas ABAP no autorizados
Programas incorrectos o defectuosos puestos en
produccin
Modificaciones incorrectas en programas dentro del
ambiente de produccin
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Riesgos:
La seguridad de SAP puede ser facilmente vulnerada
por individuos informados
SAP* puede ser utilizado para ejecutar transacciones
invalidas
Una inadecuada administracin soslaya cualquier
intento de control
Administradores inexpertos pueden causar brechas
en los controles
Riesgo de fraudes mediante la utilizacin de usuarios
inactivos o nunca utilizados
O]
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Seguridad R/3 : BASIS, pero
realmente
La seguridad de acceso est incluida en el
BASIS de SAP R/3
Direcciona TODA interaccin con SAP R/3
Complicada
Expresamente diseada
Multiplicidad de variables
Evolucin Rpida
SAP R/3 Concepto de autorizacin
O]
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SAP R/3 Concepto de
autorizacin que es lo que se
necesita?
Prerequisitos
Poltica de seguridad corporativa
Un intento de establecer una adecuada
segregacin de funciones
Funciones de negocio
Administradores de seguridad
Departamente de sistemas
Diseo basado en el mdelo:
Accesos otorgados en base a las necesidades
del negocio
O]
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USUARIOS
SAP R/3 Concepto de autorizacin
(Con Profile Generator)
PERFILES COMPUESTOS
PERFILES SIMPLES
GRUPOS DE ACTIVIDAD
COMPUESTOS
GRUPOS DE ACTIVIDAD
SIMPLES
AUTORIZACIONES
OBJETOS DE
AUTORIZACION
Perfil
simple 1
Perfil
simple N
Grp.
Actividad
compuesto 1
Grp.
Actividad
compuesto N
Grp.
Actividad
simple
Grp.
Actividad
simple
Grp.
Actividad
Simple
Autorizacin Autorizacin
Valor Campo Valor Campo Valor Campo
O]
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Secuencia de verificacin de
seguridad
El usuario accede al
sistema SAP R/3
Ejecuta una
transaccin
El programa SAP
es invocado
Las rutinas de seguridad
identifican los objetos de
autorizacin y valores
Los valores requeridos por el
programa se comparan contra
los valores de las autorizaciones
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Cuando un usario SAP ejecuta una transaccin... el usuario est ejecutando un programa ABAP
Cuando el programa ABAP
es ejecutado, en ciertos
puntos se verifica que el
usuario haya sido
autorizado para desarrollar
las operaciones que
conforman la transaccin.
Cmo la seguridad es invocada dentro de SAP
seguridad
if t043t-bukrs = space.
message w103 with bkpf-bukrs.
endif.

*------- Berechtigungspruefung fuer BUKRS ------------------------------
if g_status eq 1.
_actvt = act_hinz.
else.
_actvt = act_vor.
endif.

authority-check object f_bkpf_buk
id 'ACTVT' field _actvt
id 'BUKRS' field bkpf-bukrs.
if sy-subrc ne 0.
message e083 with bkpf-bukrs.
endif.

*------- Kalkulationsschema lesen --------------------------------------
if tax-bukrs = space.
call function 'FIND_TAX_SPREADSHEET'
exporting
buchungskreis = t001-bukrs
importing
schema = t005-kalsm
exceptions
not_found = 04.
if sy-subrc ne 0.
message e470 with t001-bukrs.
endif.
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Cmo la seguridad es invocada dentro de SAP
seguridad
Transaction: XXXX
Check Objects:

1. S_TCODE= FS02 (Trans. code)

2. F_BKPF_BUK
that Field 1 has value A
that Field 2 has valueB
...
Return Code :
User Master Record
User:XXX
Activity Groups/
Profiles
...
...
Authorizations
Field 1 has value from __ to __
Field 2 has value from __ to __
TEST
CONFIRMACION
EJECUTA LA TRANSACCION
F
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ERROR MESSAGE
(Not Authorized to...)
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TRANSACTION
EJECUTADA
Una transaccin puede requerir un conjunto de
autorizaciones para ser procesada en forma
completa. Por ejemplo, la ejecucin de una
transaccin podra requerir hasta 10
autorizaciones individuales.
USUARIO
O]
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Objetos de Autorizacin
Agrupacin lgica de objetos
Habitualmente establecidas por mdulo funcional
Jerarquizacin a travs de clases
Introduccin al concepto de
seguridad
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Objetos de Autorizacin
Identificados unvocamente
Se encuentran definidos en la tabla TOBJ
Son utilizados durante el proceso de verificacin de acceso
Compuesto por:
Nombre tcnico y Descripcin
Campos
F_BKPF_BUK
BUKRS
ACTVT
OBJETO
CAMPO
CAMPO
Nociones sobre Objetos de Autorizacin
seguridad
O]
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40
Autorizacin
Valores para un objeto determinado
Relacin univoca con el objeto de autorizacin
Son utilizadas en el proceso de verificacin de acceso
Compuesta por:
Nombre y descripcin
Valores
F_BKPF_BUK
BUKRS
ACTVT
OBJETO
CAMPO
CAMPO
Z.FANCRED
1000
01
Nociones sobre Autorizaciones
seguridad
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SU03 - Actualizar autorizaciones
Organizacin de objetos por
clases de objetos
Alta de autorizaciones
Baja de autorizaciones
Modificacin de autorizaciones
Metodologa Clsica
Generacin de autorizaciones
O]
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42
Contienen las autorizaciones
Pueden ser asignados a los usuarios
Son la base de la creacin de autorizaciones del
Profile Generator

Perfiles Compuestos
Perfiles Simples
Contiene Perfiles Simples
Contiene otros Perfiles Compuestos
Son asignados a los usuarios
No son necesarios si es utilizado el Profile Generator
Introduccin al modelo de perfiles
O]
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SU02 - Actualizar perfiles de
autorizacin
Creacin de perfiles
Baja de perfiles
Modificacin de perfiles
Metodologa Clsica
Generacin de perfiles
O]
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FI
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CLASE DE
OBJETO
TEXTO LARGO
NOMBRE TECNICO
TEXTO LARGO
NOMBRE TECNICO
TEXTO LARGO
NOMBRE TECNICO
OBJETO DE
AUTORIZACION
AUTORIZACION
CAMPO
VALOR DE CAMPO
CAMPO
VALOR DE CAMPO
CAMPO
VALOR DE CAMPO
CAMPO
VALOR DE CAMPO
PERFIL
PERFIL
GENERADO
PERFIL
GENERADO
USUARIO
USUARIO1
USUARIO2
Jerarqua de Autorizaciones y Perfiles Simples
Estructura de seguridad en SAP
R/3
O]
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45
AUTORIZACION
AUTORIZACION A
AUTORIZACION B
AUTORIZACION C
AUTORIZACION D
PERFIL SIMPLE
PERFIL SIMPLE M
PERFIL SIMPLE P
PERFIL
COMPUESTO
PERFIL
COMPUESTO X
PERFIL
COMPUESTO Y
USUARIO
USUARIO1
USUARIO2
PERFIL SIMPLE N
PERFIL SIMPLE O
C
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Jerarqua de Autorizaciones, Perfiles Simples y
Compuestos
R/3
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Transacciones
Autorizaciones
Objetos
Relaciones objetos / transacciones
R/3
O]
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PFCG - Actualizar grupos de
actividades
Alta de grupos de actividades
Baja de grupos de actividades
Modificacin de grupos de
actividades
Asociacin a usuarios
Asociacin a Workflow
Profile Generator
Desarrollo de la seguridad en SAP
R/3
O]
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Estructura asociada al Profile Generator
Men de transacciones
Transacciones
Autorizaciones
Basado en perfiles simples
TRX
Grupos de Actividad
R/3
O]
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49
AUTORIZACION
AUTORIZACION
A0..1 - A0..N
AUTORIZACION
A1..1 - A1..N
AUTORIZACION
BD..1 - B0--N
PERFIL SIMPLE
PERFIL SIMPLE
A0
PERFIL SIMPLE B
GRUPO DE
ACTIVIDADES
GRUPO DE
ACTIVIDADES X
GRUPO DE
ACTIVIDADES Y
USUARIO
USUARIO1
USUARIO2
PERFIL SIMPLE A1
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Jerarqua de autorizaciones y G. A.
R/3
O]
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50
Registro Maestro de Usuario
Le son asignados los perfiles simples y compuestos y/o
grupos de Actividades simples y compuestos
Grupo de Usuarios
Tipos de Usuarios
Validez del Usuario
Parmetros del Usuario
Contrasea
Marca de Bloqueo

Conceptos Bsicos
Administracin de usuarios
O]
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SU01 - Actualizacin de usuarios
Alta de usuarios
Baja de usuarios
Modificacin de usuarios
Asociacin de perfiles
Asociacin de Grupos de
Actividades
Parmetros del usuario
Cambio de contrasea
Bloqueos
Generacin de usuarios
Administracin de usuarios
O]
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52
La informacin referente a la seguridad en SAP R/3 se encuentra almacenadas
en las siguiente tablas.

USR01
USR02
Datos bsicos
Datos Acceso
UST04
Perfiles por usuario
UST10C
Perfiles simples /
Compuestos
UST10S
Perfiles Simples /
Autorizaciones
UST12
Datos Autorizaciones
Tablas y reportes de seguridad
Seguridad en SAP R/3
Promocin a Produccin
O]
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v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

54
El Sistema de Transporte
Desarrrollo Test Produccin
Servidores de
aplicacin
Servidor de
Base de Datos
Visin Global
Sistema de transporte
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

55
Servidor Desarrollo Servidor de QA Servidor de Produccin
1
200
CUST
220
CUST
+
DATOS
SAND
2
300
TEST
400
PROD
3
310
CAPA
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

56
300
TEST
400
PROD
4
1
200
CUST
220
CUST
+
DATOS
SAND
2
310
CAPA
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

57
5
1
200
CUST
220
CUST
+
DATOS
SAND
2
300
TEST
400
PROD
310
CAPA
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

58
Transport
Management
System (TMS):
Utilidad para la migracin
de objetos de SAP y
control de cambios de la
aplicacin.
Se accede, bsicamente,
mediante las
transacciones SE09,
SE10 y STMS para la
administracin.
Que es TMS?????
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

59
Que es TMS?????
El Workbench Organizer es la herramienta primaria
para la orgranizacin y mantenimiento de los
desarrollos. La herramienta es usada para registrar los
cambios a los objetos de desarrollo y customizing como
son:
Objetos y programas del ABAP/4 Data Dictionary
Pantallas, definiciones en las interfaces con los
usuarios y documentacin.
Objetos transaportables de la aplicacin y el
customizing.
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

60
El Workbench Organizer mantiene un registro de los cambios
siguiente la siguiente jerarquia:
El mecanismo por el cual el sistema de
transporte (TMS) registra y controla todos los
cambios realizados al repositorio o al
customizing.
Es un documento utilizado con el propsito de
transportar los cambios a los objetos del
repositorio y de las parametrizaciones del
customizing a un sistema destino.
Task
Task
Task
Change Requests
(Transport)
Que es TMS?????
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

61
El proceso: Create, Maintain, and
Transport Customizing Settings
CREAR Y
DOCUMENTAR LA
CORRECCION
SELECCIONAR LOS
CONTENIDOS EN LAS
TRANSACCIONES DE
CUSTOMIZING
CREAR LA ORDEN
DE TRANSAPORTE
LIBERAR LA CORRECCIN EN
LA ORDEN DE TRANSAPORTE
LIBERAR Y EXPORTAR LA
ORDEN DE TRANSAPORTE
VERIFICAR EL LOG
DE TRANSPORTE
IMPORTAR EN EL
SISTEMA DESTINO
Sistema de informacin de
usuarios
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

63
User Information System
Utilizando el sistema de informacin de usuarios se
puede visualizar desde SAP los datos relacionados con el
Concepto de Autorizacin.
Transaccin Path
SUIM
Tools Administration User Maintenance
Information system
Quien tiene acceso a una transaccin determinada
Perfiles que contengan una autorizacin especifica
Autorizaciones con un valor especifico para un campo
Cambios realizados en los registros maestros de usuarios
Cambios realizados en los perfiles
Ejemplos de informacin que puede ser obtenida
Parmetros del sistema
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

65
Parmetros
Los parmetros del sistema son los valores por defecto
utilizados para establecer el funcionamiento de ciertos
aspectos del ambiente SAP R/3, como son:
Caractersticas de performance
Ubicacin de directorios y archivos
Reglas de construccin de contraseas
Mandante por defecto
Se almacena en el archivos DEFAULT.PFL
Los parmetros pueden ser visualizados mediante la
transaccin RZ11 o ejecutando el reporte RSPARAM
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

66
Parmetros
Parmetro
login/min_password_lng
Valor por
Defecto
3
Valor
Recomendado
6
Contraseas
login/password_expiration_time 0 30 - 45
login/fails_to_session_end 3 3
login/fails_to_user_lock 12 3-6
login/failed_user_auto_unlock 1 0
login/system_client PRD
login/disable_password_logon 0
login/ext_security
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

67
Parmetros
Parmetro
login/no_automatic_user_SAP* (or SAPSTAR)
Valor por
Defecto
0
Valor
Recomendado
1
Seguridad
auth/no_check_in_some_cases N Y
login/disable_multi_gui_login 0 1
login/multi_login_users
rdisp/gui_auto_logout 0 < 3600
auth/tcodes_not_checked N
auth/auth_number_in_userbuffer 1000 2000
auth/object_disabling_active Y N
Procedimientos de auditoria
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

69
Procedimientos bsicos de
auditora
Obtener informacin bsica del sistema SAP R/3:
Versin de SAP
Sistema operativo (SCO, AIX, Linux, Windows NT, etc.)
DBMS (Oracle version, DB2, Informix, etc.)
Mandante definidos en el sistema de produccin
Modulos implementados (FI, CO, MM, etc.)
Cantidad y distribucin de usuarios
Estructura organizacional definida en el sistema
(Sociedades, plantas, planes de cuentas, etc. )
Nivel de customizacin del sistema
Estructura organizacional del equipo de mantenimiento del
sistema.
Interfaces con desde y hacia otras aplicaciones
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

70
auditora
Obtener y evaluar las polticas de seguridad de la compaa
Obtener y evaluar los procedimientos para la alta, baja y
modificacin de usuarios.
Los usuarios temporarios deberan ser creados con fecha
de vencimiento.
How are initial passwords created
Obtener y evaluar los procedimientos para la creacin y
modificacin de perfiles y/o grupos de actividades.
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

71
auditora
Determinar quienes pueden ejecutar las transacciones
relacionadas con la seguridad del sistema SAP R/3:
Transacciones PFCG, SU01, SU02, SU03, SU...
Authorizaciones
S_USER_GRP (Users)
S_USER_PRO (Profiles)
S_USER_AUT (Authorizations)
S_USER_AGR (Activity Groups)
S_USER_TCD (Transaction Codes)

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

72
auditora
Passwords por defecto del sistema
Utilizando la transacin SA38 ejecutar el reporte
RSUSR003
Verificar para todos los mandantes los usuarios SAP*,
DDIC, CPIC, Earlywatch.
El resultado establece si las contraseas para estos
usuarios han sido cambiadas o no.
SAP* - 06071992 or PASS
DDIC - 19920706
Earlywatch - SUPPORT (exists in client 066 only)
SAPCPIC - ADMIN
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

73
auditora
Todos los usuario deberan pertenecer a un grupo, especialemente en
donde se encuentre un esquema de seguridad descentralizada.
Utilizar laTransactin SE16, tabla USR02, o
Mediante la transaccin SA38, ejecutar el reporte RSUSR200
El Grupo SUPER esta reservado para usuarios sensitivos como ser:
Administradores de seguridad centralizada, DBAs, SAP*, DDIC
Analizar los usuarios que se encuentren bloqueados o no que no
hubieran accedido al sistema.
SA38, report RSUSR200
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

74
auditora
El acceso a transacciones de programacin normalmente no debera
estar permitido en el ambiente de produccin.
Transaciones
SE01, SE09, SE10 - Transport Commands
SE11-15 - data dictionary
SE37 - ABAP Function Modules
SE38 - ABAP Programming
SE41 - Menu Painter
SE80 - Workbench
Objetos de autorizacin
S_DEVELOP
S_PROGRAM
S_TRANSPORT
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

75
auditora
El uso de perfiles con accesos a transacciones
sensitivos debera estar prohibido.
SAP_ALL
SAP_NEW
S_A.ADMIN
El acceso a las siguientes transacciones debera estar
restringido en el ambiente productivo.
SA38
SM49 (Unix)
SM69 (Unix)
SM52
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

76
auditora
Solo usuarios explicimante autorizados deberan poseer
autorizaciones para los siguientes objetos de autorizacin.
S_ADMI_FCD (System Administration Functions)
S_BTCH_ADM (Batch Administrator)
S_BTCH_JOB (other than RELE)
S_SPO_ACT (Spool Administration)
S_IMG (Implementation Guide)
S_BDC_MONI (Monitor batch sessions)
S_BTCH_NAM (Specify another user when executing a job.
Job get authority of the named user)
S_TCD_ALL (All transactions)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

77
auditora
Solo usuarios expresamente autorizados deberan tener
acceso a la modificacin de tablas.
Transaciones
SCC4 (updates T000, clients and system change
options)
SE16, SE17, SM30, SM31
Authorizations
S_TABU_DIS
S_TABU_CLI (maintain client independent tables)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

78
auditora
Verificar que los procedimientos de control de cambios
solo permitan incorporar modificaciones autorizadas en
produccin.
Revisar las normas y procedimientos relacionadas
con el control de cambios y promocin a produccin.
Revisar las opciones de modificacin para todos los
mandantes del sistema.
Verrificar que no fueran incluidas modificaciones en
produccin
Transaction SE16
Table TADIR
Enter R in filter entry SRCDEP
Introduccin a los
Control
en SAP R/3

Introduccin al
modelo de Procesos
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

80
Sistema
Facturador
Centro concentrador
(60 en todo el pas)
Sucursales Automatizadas
(360 en todo el pas)
Sucursales Manuales
(940 en todo el pas)
Parte diario
de cierre de caja
Sistema Mosaic
Carga de transacciones
en Mosaic
Carga de transacciones
en sistema Concentrador
Correo Central (Adm. de
Facturacin Centralizada)
=
Conciliacin Partes diarios
vs cargado en SAP
Sucursales con SAP
(Vtas Corporativas: Productos
Postales, Monetarios,
Telegrficos, Puerta a puerta)
Carga online de NP
recibidos en formularios
Formulario automtico de nota
de pedido (Vtas. en Cta. Cte.)
Carga de
transacciones
telegrficas
online
Carga de
transacciones
online
Bajada de la
transacciones
a diskette
Envo al Centro
Concentrador
Sistema del
Ministerio de
Trabajo
Telegramas
Laborales
Ministerio de
Trabajo
Lotes a facturar
Lotes a facturar al
Ministerio de trabajo
Sistema
Catrasco
Movimiento fsico
de formularios
Online
Batch
Productos Telegrficos
en Cta.Cte.
(sistema por sucursal)
SIT /STS
Conceptos Generales - Modelo de
Procesos
Sistema
Concentrador
Formulario manual de nota
de pedido (Vtas. en Cta. Cte.)
Parte diario
de cierre de caja
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

81
Comercial Logstica Produccin
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
Financiero / Controlling
C
L
I
E
N
T
E
S
Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual
concentra el total de informacin de la Organizacin.
MM PP SD
FI
CO
Modelo de Negocios SAP
Caractersticas Principales
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

82
Overall SAP
System
Accounting
Financial
Accounting
Controlling
General
Ledger
Accounts
Payable
Accounts
Receivable
Asset
Accounting
Treasury
Overhead
Cost
Controlling
Product
Costing
Profit
Centre
Accounting
Materials
Management
Sales and
Distribution
Production
Planning
Quality
Management
Logistics
Enterprise
Controlling
Conceptos Generales - Entorno
Funcional SAP R/3
R/3
Client/Server
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

83
Cliente
Area de
Controlling
Plan de
Cuentas
Area de
Control de
Crdito
Sociedad
Area de
Negocios
Canal de
Distribucin
Centro
Organizacin
de Compras
Org. de
Ventas
Divisin
Area de Ventas
Esta relacin
sostiene las
ventas de la
sociedad.
Oficina de
Ventas
Grupo de
Ventas
Grupo de
Compras
Puesto de
Expedicin
Almacn
Centro
de Carga
Conceptos Generales - Estructura
Organizativa
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

84
OLos Datos Maestros en SAP no se almacenan en los formatos
tradicionales
OLos Datos Maestros son almacenados a travs de tablas,
lgicamente conectadas
OLas actividades de alta / modificacin / baja de datos se realizan
una nica vez
OLos datos son disponibles desde todos los mdulos
OLos Maestros de Datos son especficos por cliente - mandante
OLa informacin de los Datos Maestros est determinada por vistas
OExisten tablas dependientes e independientes del mandante
OUn mal diseo de los Datos Maestros provoca problemas severos
en el 80 % de las implantaciones
Conceptos Generales - Datos
Maestros
Introduccin a los
Control
en SAP R/3

Ciclo Comercial
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

86
Ventas / Entregas / Facturacin y
Cobranzas
Toma de
contacto
Gestin
de
pedidos
Modficacin
de stocks
Entrega Pago de
clientes

Planificacin, reporting y anlisis
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

87
Availability
Check
Transfer of
Requirements
Shipping Point and Route Determination
Delivery scheduling
Pricing
Credit Checking
Output Creation
(order confirmation, etc.)
1997
Visin General de Ventas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

88
1997
Packing
Creating
Shipping
Papers
Shipping Point
Create deliveries
Check availability
Monitor order
deadlines
Picking
Picking
confirmation
Goods Issue
Transfer of
goods
Planning dates
Group deliveries
for shipment
Transportation
Planning Point
Sales Order
Visin General de Despachos
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

89
Order
Delivery
Invoice
Credit Memo
Request
Credit
Memo

Debit Memo
Request
Invoice
Cancellation
Document
15.00
15.00
15.00
15.00
100.00
100.00
100.00
100.00
Debit
Memo

X
1 2A 2B
3
Visin General de Facturacin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

90
Business Process Integration in SAP Order Processing - Document Flow
Quotation
Inquiry
Order
Delivery
Goods
issue
Billing
document
Update demand
Management
Run MPS/MRP
Inventory
Management
Update
Financials
SD
Sales orders ATP
PP
MM
FI/CO
Visin Integrada del Proceso
Comercial
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

91
Order
Order
Delivery
Delivery
Invoice
Invoice
Order
Order
Delivery
Delivery
Invoice
Invoice
Delivery
Delivery
Invoice
Invoice
Order
Order
Delivery
Delivery
Order
Order
Delivery
Delivery
Order
Order
Invoice
Invoice
Invoice
Invoice
Delivery
Delivery
Invoice split
Multiple deliveries/invoices
per order
Collective invoice
Order
Order
Delivery
Delivery
Invoice
Invoice
Order
Order
Order
Order
Consolidated Orders
Visin Integrada del Proceso
Comercial - Variantes del Proceso
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

92
+ Sociedad FI
+ rea de Ventas
- Organizacin de Ventas
- Canales de Distribucin
- Divisin
+ rea de Ventas
Nociones de elementos
organizacionales del ciclo
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

93
- Representa una unidad de ventas legal.
- Una Organizacin de Ventas es asignada a una Sociedad.
- Es, entre otros, responsable por el cumplimiento de los aspectos legales
relacionados con los productos u de otros aspectos relacionados con los clientes.
- Es responsable por la distribucin de bienes y servicios.
- Es responsable por las negociaciones comerciales.
- Ejecuta toda la transaccin empresarial.
- Cada transaccin de negocio es procesada dentro de una Organizacin de Ventas.
Sales
Organization
SAP
1
Sales
Organization
2
Sales
Organization
3
Sales
Organization
4
Sociedad 2 Sociedad 1 Sociedad 3
Organizacin de Ventas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

94
- Usado para definir los materiales que llegan a los clientes y para asegurar que se
cumple con la demanda del mercado en forma eficiente.
- Dentro de una Organizacin de Ventas, un cliente puede ser provisto desde varios
canales de distribucin.
- Diferentes requerimientos de clientes y contratos pueden ser asignados para cada
Canal de Distribucin definido.
- Los canales de distribucin incluyen:
Comercio Minorista
Comercio Mayorista
Venta Directa
Canales de Distribucin
Comercio
Minorista
Comercio
Mayorista
Venta
Directa
Organizacin
de Ventas
Canal de Distribucin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

95
- Grupo de Productos donde cada producto es asignado.
- Acuerdos especficos de clientes pueden ser asignados para cada Divisin.
- Se pueden realizar reportes de anlisis estadsticos y estrategias de marketing para
cada Divisin.
- Realizan, con fines internos, balances y cuentas de prdida y ganancias.
- Todas las Sociedades FI pueden hacer uso de cada una de las divisiones.
Divisin 1 Divisin 2 Divisin 3
Sociedad FI 1 Sociedad FI 2
Divisin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

96
(Divisin)

(Canal de
Dist.)
(Organizacin
De Ventas)
Organizacin
de Ventas
Organizacin
de Ventas
rea de
Ventas 1
rea de
Ventas 2
rea de
Ventas 3
rea de
Ventas 4
rea de
Ventas 5
rea de Ventas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

97
Lista de
Distribucin
Documentacin
de Materiales
Orden
Picking /
Pack
Envo
Distribucin
Documentacin
de Contabilidad
Proceso de
Despacho
Facturacin
Actualizacin
del Maestro
de Materiales
Actualizacin
en FI
Modelo del Proceso Comercial
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

98
Procesamiento de Ordenes
Entrega y Distribucin
Facturacin
Cobranzas
Administracin del Maestro de Clientes
Conceptos del Proceso Comercial
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

99
Puntos de
Integracin

= MM

= MM
& FI

= FI

Soporte de Ventas

Ventas

Envos

Actividades de
Venta

Inquiry MM

Devoluciones

Quotation MM
Orden de Venta
MM, FI

Envo MM, FI

Factura FI

Facturacin

Contrato
Contrato Marco
Entregas
Gratuitas

Despacho

Nota de Dbito
Despacho de
Entregas
Gratuitas

Nota de Crdito
Gestin de rdenes de Venta
Integracin del proceso
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

100
1 Transaccin de Negocio = 1 Documento
Factura 123
To Wool Ltd.
From Sweaters for Thee

1 Bale of Wool 100
Tax 10 % 10
Total 110

1600012345
Documento No.

From Sweaters for Thee
110

Sales revenue 100
Output Tax 10

1600012345
Gestin de rdenes de Venta -
Fundamentos
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

101
Delivery
Scheduling
Sales Information
System
Pricing Text
Output
Delivery
Incompletion
Procedure
Partner
Determination
Number
Assignment

Billing
Sales
Document
Funciones de una Orden de Venta
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

102
Standard Order
Delivery
Free of Charge
Debit/Credit
Memo Requests
Quotation
Inquiry
Scheduling
Agreement
Returns
Contract
Rush Order
Cash Sale
Sales
Document
Types
Gestin de rdenes de Venta - Tipos
de Documentos Estndar
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

103

IN = Inquiry
QT = Quotation
AV = Quotation for
contract
SI = Sales information

OR = Standard order
SO = Rush order
CQ = Contract
CO = Scheduling agreement
Sales
Phase
RE = Return
delivery
DR = Debit memo request
CR = Credit memo request
SD = Subsequent delivery
free of charge
FD = Delivery free of
charge
Complaint
Processing
Pre-Sales
Phase
Sales
Cycle
Gestin de rdenes de Venta - Tipos
de Documentos de Venta
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

104
Cabecera
Items
Detalle
Cliente: 6
Orden: 590
Envo Requerido: 12/31/96
Valor Neto: $5,000 USD
1. Material ABC
Cantidad 10
12/31/96 10 ordenados 10 confirmados
2. Material XYZ
Cantidad 20
12/31/96 20 ordenados 0 confirmados
01/08/97 0 ordered 20 confirmed
Estructura de una Orden de Venta
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

105
+ Tipos de documentos
+ Template de Controles
- Verificacin del crdito
- Verificacin de duplicados
- Ventas significativas
- Tipos de documentos de ventas
+ Sistemas de numeracin
- Rangos de numeracin
- Intervalos
- Nmero actual
- Internas vs. Externas
Cabecera del Documento
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

106
+ Categoras de Items
+ Template de Controles
- Datos de despachos y facturacin
- Activacin de Control de Crdito
- Procedimientos de precios
Posicin del Documento (tems)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

107
Cliente: 6
Control de Lmite de Crdito: S10.000
Items abiertos: $ 9.980

Crdito restante: $ 20

El lmite de crdito ha
sido excedido

Sold-to Party: 6
Payer 6
Net Value $100.00
Item Material Valor
10 XYZ
$50.00
20 ABC
$50300
Controles de una Orden de Venta
Verificacin del Lmite de Crdito
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

108
Incompleto:
Condiciones de
Pago
No facturacin
Incompleto:
Condiciones de
Pago
Punto de Envo
No Despacho /
No facturacin
No Despacho
/
No Facturacin

ORDEN DE VENTA
SALES ORDER

CNCNCN

VNVNV

Informacin Incompleta: Efecto
Incompleto:
Punto de Envo
No despacho
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

109
General Despacho Facturaci
n
Pricing
X
X X
X X
Status
Grupo
01
02
03
:

Procedimiento

Orden
~~~~ ~~~~
~~~~ ~~~~
~~~~ ~~~~
Campos Status Grupo

P.O. # 01
Condiciones de Pago 03
Informacin Incompleta: Log
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

110
Envo Orden
Pendientes de
Envo
Log
+
Envo
Orden
Orden
Orden
Orden
Orden
Orden
Envo
Envo Log
+
Envo
O
O

O
Gestin de rdenes de Venta-
Generacin de una Orden de Venta
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

111
Envo
Papel 65 pc

Warning !
Tolerancia Excedida

Orden de Venta 7100
Material
QTY
Papel
100 pc
Tolerancia inferior = 20
%
Registro de
Materiales / Clientes
Tolerancias
Inferior / Underdelivery
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

112
Envo
Papel 120 pc

Warning !
Tolerancia Excedida

Orden de Venta 7100
Material
QTY
Papel
100 pc
Tolerancia superior = 10
%
Registro de
Materiales / Clientes
Tolerancias
Superior / Overdelivery
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

113
Procedimiento de determinacin de precios
Nivel Concidicin
Tipo
Descripcin
1 PR00 Precio
2 K005 Descuento /
UOM
3 K007 % descuento

OR - Orden de ventas
Cliente: 6
Area de ventas: ESUS, DR,DL
Tipo de precio de lista: RT

Item
10 XYZ 520 PC
PR00 90 USD
K005 1- USD
K007 2- %

Tipo condicin:
PR00
Secuencia de acceso:
PR00
1. Cliente / material
2. Precio de lista / material
3. Material

Registro condicional
RT / XYZ - valid to 12 / 31 / 99
From 1 - 499 100 USD
500 - 999 90 USD
1000 80 USD
No existen registros
Determinacin de Precios
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

114
K007
Scale Basis Calculation Type
100 PCs 1.5 - %
10,000 PCs 2.0 - %
100,000 PCs 3.0 - %
K029
Scale Basis Calculation Type
1,000 lbs. USD 0.50 - per 1lb
10,000 lbs. USD 1.00 -
40,000 lbs. USD 1.50 -
Example 1
Description Control Data Condition Type
Price
Discount %
Discount/Weight
PROO
K007
K029
Calculation Type
As a Percentage
Scale Basis
Quantity
Calculation Type
Amount/Weight
Scale Basis
Weight
Example 2
Determinacin de Precios - Clases de
Condicin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

115
Item Conditions
PR00 Price 850 USD
K005 Discount 1 %
K032 Discount -10 USD

Automatic Pricing Manual Changes
Item Conditions
PR00 Price 1,000 USD
K005 Discount 1 %

Determinacin de Precios -
Modificacin manual en O. Venta
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

116
Packing Picking
Create
Deliv.
Order
Transp.
Planning
Goods
Issue
Start
process
With or without
warehouse
management
Sales Order
Delivery Shipping Doc.
Gestin de Entregas - Overview
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

117
Valid for Entire Document:
Sold-to party and Ship-to party
Shipping point
Delivery and transportation
scheduling information
Valid for Each Item:
Material
Quantity to be delivered
Plant and storage location
Transportation information
Picking Specifications
Header Data
Item 10
Item 20
Item 30
Gestin de Entregas - Estructura de
un Documento de Entrega
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

118
1
2
3
Order Delivery Log
+
Order
Delivery
Delivery
Delivery
Delivery Due List
Log
+
Delivery
Order
Order
Order
Order
Order
Gestin de Entregas - Creacin de
una Entrega
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

119
Sales Order
Delivery Note
Header
Item
Header
Item
Schedule
Line
Gestin de Entregas -Transferencia
de datos de la Orden de Venta
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

120
+ La mercadera slo puede ser entregada si:
- Los datos de entrega son completos
- El proceso de Picking est completo (la entrega de mercadera
solo ocurre para la cantidad cargada (picked)
- Si se requiere una confirmacin de carga (picking), debe tener
status de completa.

+ Cuando se contabiliza una entrega de mercadera,
la fecha corriente viene dada por defecto con la fecha
de dicha entrega, sin embargo, el usuario puede
cambiar esta fecha lo que puede derivar en problemas
de corte en las entregas.
Gestin de Entregas - Requisitos
para la Entrega
Condiciones
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

121
Balance Sheet
XX XX
Billing
Due List
Delivery
Order
Quotation
Updated
XYZ 60PC

Sales Price 300 USD
Cost 100 USD
Order #2077
Delivery
Requirements

Stock

Gestin de Entregas - Efectos de la
Salida de Mercaderas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

122
Item
Details
-----
---- --- --
------- --
1
2
Item
Details
----- $
---- --- --
------- --
--------- --
003 --- --- --
004 ---- -- --
Total
Accounting
Document
Header
---- -----
-------- ---
--------- --
4900000140
Material
Document
Header
---- -----
-------- ---
--------- --
4900000244
Item 4900000140
1 001 99 300000 40.00
002 81 400000 -40.00
2 003 99 300000 5.00
004 81 400000 - 5.00
Gestin de Entregas - Documento de
Material
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

123
100
100
10
10
10
10
100
100
Entrega Orden
Pedido de
N. Crdito
Pedido de
N. Dbito
Factura
Nota de
Crdito
Nota de
Dbito
Factura
Documento de
Cancelacin
4
1
2
3
Gestin de Facturacin
Mtodos de Facturacin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

124
+ Tipos de Facturacin:

- Factura

- Nota de Crdito

- Nota de dbito

- Cancelacin

- Devoluciones
Documentos de Facturacin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

125
+ Restriccin de tipos de documento de facturacin

+ Rango suficiente de numeracin

+ Cambio manual de precios

+ Copia de controles para cantidad y precio

+ Procedimientos para el control de facturas

+ Determinacin de cuentas
Controles Clave
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

126
Contabilidad
Contabilidad
Liberacin
Documento de
Facturacin
E
Bloqueo de
Contabilizacin
Documento de
Facturacin
Interfase a la Contabilidad
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

127
Billing Document

Chart of Accounts

Sales Organisation

Customer Account
Assignment Group

Material Account
Assignment Group

Account Key
G/L Account
Material Master Record
Payer Master Record
Company Code
Assigned to
Pricing Procedure
Price 100.00 ERL
Discount 10.00 ERS
Account Key
ERL = Revenue
ERS = Sales Deduction
Gestin de Facturacin - Asignacin
de Cuentas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

128
+ Todas las entregas fueron facturadas?
- Lista de pendientes de facturacin
- Documentos de facturacin bloqueados
- Documentos incompletos
- Documentos bloqueados o con datos rechazados

+ Las rdenes de Venta y los documentos relacionados estn
configuradas correctamente para crear los documentos de facturacin?
Gestin de Facturacin - Riesgos
Ventas no registradas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

129
Gestin de Cobranzas - Proceso
Post
Open Items
Selection ?
Processing
Bank Data
Selection ?
Document Header
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

130
Document Number Document Date Amount Discount

100000117 01/06/99 10000.00 200.00
100000135 03/12/99 2000.00 30.00
100000190 06/10/99 30000.00 700.00
Amount entered 29300.00
Allocated 29300.00
Difference postings
Not assigned 0.00
Clientes A
Activate the item(s)
Gestin de Cobranzas - Seleccin de
Partidas Abiertas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

131
+Se deberan segregar las actividades de creacin / modificacin de
ordenes de las correspondientes a la administracin del Maestro de
Cliente, administracin de Precios de Venta y aplicacin de las
cobranzas.
+Se deberan segregar las actividades de Facturacin de las
correspondientes al mantenimiento de los precios y aplicacin de
pagos.
+Se deberan segregar las actividades de Aplicacin de cobranzas de las
reconciliaciones bancarias.
+Se deberan segregar las actividades de mantenimiento del Maestro de
clientes de otras tareas operativas relacionadas con el ciclo comercial.
Segregacin de Funciones
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

132
+ Nociones de los elementos organizacionales
+ Aspectos del ciclo comercial
+ Documentos
+ Tolerancias
+ Facturacin
+ Determinacin de precios
+ Cobranzas
+ Datos Maestros
+ Segregacin de Funciones
Ventas / Entregas / Facturacin y
Cobranzas - Resumen
RESUMEN
Introduccin a los
Control
en SAP R/3

Ciclo de
Abastecimiento
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

134
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
C
L
I
E
N
T
E
S
MM PP SD
FI
CO
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

135
Overall SAP
System
Accounting
Financial
Accounting
Controlling
General
Ledger
Accounts
Payable
Accounts
Receivable
Asset
Accounting
Treasury
Overhead
Cost
Controlling
Product
Costing
Profit
Centre
Accounting
Materials
Management
Sales and
Distribution
Production
Planning
Quality
Management
Logistics
Enterprise
Controlling
Funcional SAP R/3
R/3
Client/Server
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

136
Cliente
Area de
Controlling
Plan de
Cuentas
Area de
Control de
Crdito
Sociedad
Area de
Negocios
Canal de
Distribucin
Centro
Organizacin
de Compras
Org. de
Ventas
Divisin
Area de Ventas
Esta relacin
sostiene las
ventas de la
sociedad.
Oficina de
Ventas
Grupo de
Ventas
Grupo de
Compras
Puesto de
Expedicin
Almacn
Centro
de Carga
Organizativa
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

137
Necesidades
de
mercancas y
servicios

Pedido

Entrada de
mercancas

Control de
facturas

Pagos a
proveedores

Planificacin, reporting y anlisis
organizacionales
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

138
organizacionales
+ Sociedad FI
+ Centro
+ Almacn
+ Organizacin de Compras
+ Grupo de Compras
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

139
organizacionales
Centro
+ Unidad organizacional central de la administracin de materiales.
+ Unidad operativa usada en el mdulo MM relacionada con la
produccin y planificacin; o puede ser simplemente una
combinacin de ubicaciones con stock de material, conocidas como
almacenes (storage locations).
+ Una Organizacin de Ventas puede vender productos desde varios
Centros. El procesamiento de las ventas Intercompany ocurre
cuando la organizacin de ventas es asignada a una Sociedad
distinta que la correspondiente al Centro.
+ Ejemplos :
- Almacn central de suministros
- Oficina de ventas regional
- Fbrica de produccin
+ Un centro fabrica mercancas, presta servicios o pone mercancas a
disposicin de una expedicin.

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

140
organizacionales
Almacn
+ Conjunto de depsitos de un Centro que son administrados en
forma conjunta desde el mdulo MM.
+ Son unidades organizativas que permiten diferenciar los stocks
dentro de un centro.
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

141
organizacionales
Organizacin de compras
+ Unidad organizacional que compra materiales o servicios, y negocia
las condiciones generales de compra con los proveedores.
+ Establece condiciones generales de compra para uno o varios
centros de una empresa:
- Las condiciones de precios se determinan a nivel de la
organizacin de compras. Cuando una organizacin de compras
est ligada a varios centros, los precios determinados pueden ser
vlidos para todos los centros.
- La autorizacin de compras se define frecuetemente a nivel de
organizacin de compras.

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

142
organizacionales
Grupo de compras
+ Divisin de la Organizacin de Compras responsable por las tareas
operativas.
+ Es la clave que designa al encargado de compras o al grupo de
encargados de compras responsables de determinadas actividades
de compra.

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

143
Conceptos - Ciclo de Abastecimiento
Pagos
Pedido Remito

Recepcin de mercadera y
manejo de inventario

Compras
Procesamiento de la orden
de compra
Seleccin de
proveedores
Requisicin de
compras
Planeamiento de compras
Verificacin de
factura
2
3
4
5
7
6
1
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

144
Conceptos - Ciclo de Abastecimiento
+ Actividades de Compra
+ Recepcin de Mercaderas y Servicios
+ Procesamiento de Facturas de Proveedores
+ Pagos
+ Administracin del Maestro de Materiales
+ Administracin del Maestro de Proveedores
+ Administracin de Stocks
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

145
Conceptos - Documentos
Requisicin de compra
Requerimiento
de
cotizacin
Cotizacin
Orden de compra
abierta

Contrato
Orden de
compra
RFQ
A
B
Contrato
Orden
de
Compra
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

146
Conceptos - Documentos
+ Documentos standards
+ Documentos customizados (a medida)
+ Los documentos son creados con referencia a uno anterior
+ Existen fuertes controles de numeracin de documentos:
- Numeracin interna
- Numeracin externa
+ Un documento se crea a travs de la copia del documento al cual se
le hace referencia.
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

147
Conceptos - Requisicin de Compras
MRP

Estadsticas de Consumo
Administracin de Inventario
Pronstico
Determinacin de la cantidad de
la orden y fecha de entrega
Manualmente
(por el sector usuario)

Estadsticas de Consumo
Administracin de Inventarios
Pronstico
Determinacin de la cantidad
de la orden y fecha de entrega
Requisicin de Compra
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

148
Conceptos - Proceso de Liberacin
de Documentos
SIN CLASIFICACION

Liberacin a nivel de item
Condiciones basadas en:
valor (precio*cantidad)
planta
grupo de materiales
categora de asignacin de
cuenta (account assignment
category)

CON CLASIFICACION

Requiere la aprobacin a nivel
de documento
Pueden asignarse distintas
condiciones para cada clase a
travs del MM classification,
con ms criterios disponibles
(como tambin valor, planta,
grupo de material y acount
assignment)

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

149
Conceptos - Proceso de Liberacin
de Documentos
CONDICIONES DE LIBERACION

valor
grupo de material
account assignment category
planta
A que se aplica la estrategia?
ESTRATEGIA DE LIBERACION

quien est autorizado a liberar?
En que orden la liberacin
debe ocurrir?
Que es el indicador de
liberacin?
Quien puede hacerlo?

CODIGO DE LIBERACION

son 2 dgitos asociados al
user ID
quien est autorizado para
liberar?
INDICADOR DE LIBERACION

Liberado/bloqueado
Liberado/bloqueado para
cotizacin
Para que puede ser liberada
la requisicin?

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

150
Conceptos - Categoras de Item de
Compra
+ El Item Category define si el pedido requiere la siguiente informacin:
- Un nmero de material
- Una asignacin a una cuenta
- Un GR y/o un IR
- Si la mercadera ser destinada a stock
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

151
Conceptos - Precios
+ Determinado a travs de price conditions
+ Incluye precios, descuentos y recargos
+ Puede ser establecido a nivel cabecera o a nivel item
+ El propsito del info record es seguir las modificaciones en los
precios
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

152
Conceptos - Campos clave del
Pedido
GR IR
GR non-val
+ Tambin usado para la requisicin
Overdelivery Tolerance (Tolerancia en exceso de la entrega)
Unlimited Overdelivery (Tolerancia en exceso ilimitadas)
Verificacin de factura basada en GR
+ Definido en el maestro de materiales y permite especificar
tolerancias en exceso de hasta 99%
+ Permite tolerancias en exceso sin ningn lmite de restriccin
+ Usado tambin en el maestro de proveedores
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

153
Conceptos - Historial de Cambios en
el Pedido
+ Cuando fueron realizados los cambios

+ Quien realiza los cambios

+ Que cambios fueron realizados

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

154
Conceptos - Recepcin de
Mercaderas para un Pedido
+ La recepcin de mercaderas con referencia a un pedido permite:
- Copiar datos de un pedido a un documento de recepcin para
simplificar la entrada
- Establecer una notificacin de envo
- Verificacin de factura basada en una cantidad recibida
- Valuacin de mercadera basada en una Orden de Compra o
Factura
- Actualizacin del historial de pedidos

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

155
Mercaderas - Seleccin de tipos de
movimientos
+ 101 Recepcin de bienes para Orden de Compra
+ 102 Reversin de GR para Orden de Compra
+ 103 GR en Stock Bloqueado
+ 105 Liberacin del Stock Bloqueado en GR
+ 122 Devolucin de entrega al Proveedor
+ 501 Recepcin de Bienes sin Orden de Compra
+ 561 Ingreso Inicial a Stock
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

156
Mercaderas - Efectos en GL
Entrega de
Material
Mercaderas
Recibidas

GR/IR
Clearing

Inventario/
Consumo

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

157
Mercaderas - Destino
STOCK

Stock de uso irrestricto
Inspeccin de Calidad
Stock Bloqueado
CONSUMO

Centro de Costo
Proyecto
Activo

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

158
Mercaderas - Cuenta GR / IR
Factura Recepcin de
Mercaderas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

159
Mercaderas - Riesgos de GR / IR
+ Que los dbitos y crditos no matcheen

+ Permanencia de items no matcheados en la cuenta, an despus que
el programa de limpieza ha sido ejecutado

+ Doble contabilizacin de gastos, activo o inventario si la recepcin
de mercaderas ocurre en MM, pero la factura es ingresada en FI

+ No se puede realizar una limpieza directa de la cuenta GR / IR

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

160
Mercaderas - Mitos de la cuenta GR /
IR
EN TEORIA

Cantidades y precios son
registradas en GR/IR

Diferencias del pedido original
son registradas en GR/IR

La cuenta GR/IR es
automticamente manejada
por SAP. No es necesario
la intervencin del usuario
EN REALIDAD

La cuenta GR/IR solo registra
diferencias entre las cantidades
del pedido y las registradas
en la recepcin de mercaderas

El proceso es irrelevante para
el proceso de GR/IR

El usuario debe iniciar el proceso
de limpieza y resolver los items
que no matchean
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

161
Conceptos - Recepcin de Mercaderas -
Consideraciones para reducir los riesgos
de las cuentas GR/IR
+ Que procedimiento es realizado a fin de limpiar los items que
matchean y que procedimiento es efectuado para reconciliar y
resolver los items que no matchean? Cuando fue la ltima vez que
este proceso fue realizado?
+ Que procedimientos existen a fin de asegurar que las facturas
referidas a un pedido son ingresadas por MM y no por el mdulo FI?
+ Cmo es el saldo de la cuenta GR/IR (debe ser generalmente de
saldo acreedor) ?
+ Cuantos items abiertos existen en la cuenta? Es una cantidad
excesiva, es inusual, son saldos antiguos?
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

162
Mercaderas - Under / Over Delivery
Underlivery
Tolerance 10%
Orden de compra
Cantidad = 100pc
Overdelivery
Tolerance 20%
Underdelivery
warning
Sin mensajes
dentro del rango
de tolerancia
Over delivery
error
70 80 90 100 110 120 130 140 150
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

163
Mercaderas - Tolerancias
Indicador
del
Maestro de
Materiales

Indicadores de Orden TOLERANCIA
de compra ILIMITADA

Permite tolerancias en exceso sin ninguna
restriccin

TOLERANCIA EN EXCESO

Por default en el maestro de materiales y
permite especificar una tolerancia en exceso
de hasta el 99%
Ilimitadas y en Exceso
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

164
Conceptos - Verificacin de Facturas

Orden de
Compra

Condiciones

Recepcin de
Mercaderas

Maestro de
Material
Maestro de
Proveedor
Verificacin
de
Factura
Documento
Factura
Maestro de
Material
Orden de
Compra
Centros de
Costo
Activos
Cuentas
G/L
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

165
- Ingreso en MM

xx

xx

xx
Factura
GR / IR
Proveedores a Pagar Diferencia de Precios
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

166
-
3-way Matching
+ Mercaderas no recibidas
+ Facturas no pagadas
+ Mercaderas no autorizadas y pago de las mismas
+ Sobrevaloracin de las deudas si existen duplicaciones en el ingreso

Pedido
Mercaderas
recibidas
Factura
Riesgos
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

167
- Varianciones
+ Variaciones en cantidad
+ Variaciones en precio
+ Variaciones en cantidad y precio
+ Variaciones en la fecha
+ Variaciones en la calidad

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

168
- Factura Bloqueadas
+ Variaciones en cantidad
+ Razones de Bloqueo
+ Bloqueo automtico
- Variaciones en la cantidad de una factura
- Variaciones en el importe de una factura
+ Bloqueo estocstico
+ Bloqueo Manual
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

169
- Tolerancias
MM
Customizing

Si la variacin est sobre Si la variacin est Verificacin de
los lmites dentro del lmite: Factura:
- mensaje de advertencia - el sistema acepta
el ingreso
- ser contabilizada a la
cuenta GR/IR pero - ser contabilizada lmite de
bloqueada a la cuenta GR/IR tolerancia
pero no ser para
bloqueada variaciones
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

170
- Campos crticos del proceso de
verificacin de facturas
ORDEN DE COMPRA (Purchase Order)

Determina contra que pedido ser matcheada la factura.

DOCUMENTO GR (GR Document)

Especifica contra que documento de recepcin de mercaderas ser
matcheada la factura.

TRMINOS DE PAGO (Payment Terms)

Define los trminos de pago para la factura. Este campo es tomado
por default del maestro de proveedores y no debe poder ser
modificado en la factura.

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

171
- Campos crticos del proceso de
verificacin de facturas
PROVEEDOR

Selecciona al proveedor que ser tratado durante la verificacin de la
factura. Este campo por default proviene del pedido y del documento de
recepcin de mercaderas pero puede ser modificado durante el proceso
de verificacin de la factura. Apropiados controles deben ser
implementados para monitorear esto.

TASA DE CAMBIO

Las tasas de cambio (para moneda extranjera) son tomadas por default
de tablas maestras y stas son ingresadas por el usuario. Apropiados
controles deben ser desarrollados a fin de asegurar que las tasas de
cambio ingresadas son las correctas.

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

172
- Claves para la auditora
+ Correcta aplicacin de las 3 formas de matcheo

+ Grupo de tolerancia de usuarios y proveedores

+ Posibilidad de cambiar el nmero de proveedor

+ Incremento de la cuenta GR / IR

+ No seguimiento de las facturas parked y blocked
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

173
Conceptos - Documentos Parked /
Posted
Que es la Contabilizacin Preliminar?

Fecha de documento xx/xx
Cdigo de Ca xxxx

Items de linea
40 $xxx
50 113100 $xxx

Park
Post
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

174
Conceptos - Ingreso de documentos
a travs de FI

+ No existe validacin contra el pedido o la recepcin de mercaderas
+ Controles adicionales son necesarios para:
- Limitar el acceso a las transacciones FI - AP
- Revisar los reportes sobre facturas contabilizadas
- Campo verificador de facturas dobles debe estar activado
- Usar el reporte de facturas asignadas doblemente (RFBNUM 10)
+ Puede obtenerse el volumen y valor de las facturas ingresadas por FI
usando el Reporte Libro Diario Compacto
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

175
a travs de FI - Campos clave

TERMINOS DE PAGO (Payment Terms)

+ Define los trminos de pago de la factura. Idealmente deben
provenir del maestro de proveedores y no deben ser modificados al
momento de ingresar la factura

BASELINE DATE

+ Este campo maneja el clculo del pago neto y de algunos
descuentos de forma apropiada. Este dato por default es asignado
por el sistema y se podra definir este campo como slo
visualizacin durante el ingreso de la factura.

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

176
a travs de FI - Controles clave

+ Doble facturacin
+ Documentos parked
+ Proveedores por FI y MM
+ Proveedores por nica vez
+ Documentos held
+ Transacciones en otra moneda
+ Grupos de tolerancia

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

177
Conceptos - Maestro de Materiales
Datos generales
Nmero de material
Descripcin
Unidad de medida
Datos tcnicos
Datos de ventas Org.

Centro de entrega
Determinacin de cuenta
Categora del item

Datos del centro

Tipo MRP
Tiempo de entrega
planeado
Grupo de compras
Indicador Batch
Valuacin

Control precios
Grupo de cuentas
Price

Datos del lugar de
almacenaje

Condiciones del Almacenaje
Tiempo de almacenaje
Campos del Stock
Datos de Batch

Datos de Use-by
Recepcin de ltimos
bienes
Campos de Stock
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

178
ORDEN DE COMPRA AUTOMATICA (Automatic P.O.)
Este indicador especifica que las P.O. son generadas automticamente
cuando las requisiciones son convertidas

CLAVES DE VALOR DE COMPRA (Purchasing Value Key)
Especifica las claves de valoracin que sern usadas como valores por
defecto para varios campos de la P.O., tomados del material
seleccionado - incluyendo tolerancias en exceso

LISTA DE SUMINISTRO (Source List)
Indicador que especifica la lista de recursos (proveedores) que sern
tenidos en cuenta, en el caso de realizarse una solicitud de
mercaderas/servicios para una determinada planta

INSPECCIN DE CALIDAD (Quality Inspection)
Especifica si el material est sujeto a control de calidad, y si los bienes
recibidos son registrados a un stock en control de calidad
Conceptos - Administracin de
Inventarios - Campos crticos del
Maestro de Materiales
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

179
+ SAP soporta los siguientes mtodos de conteo de stock:
- Inventario Peridico
- Inventario Continuo
- Inventario Cclico
- Muestreo
Inventarios - Conteo de Stock
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

180
Crear un documento
de conteo fsico
Conteo del
Inventario
Contabilizar
Diferencias
Activa el indicador
de bloqueo
Cambiar el
Conteo
Realizar el
Recuento
Listado de
Diferencias
Imprimir el doc.
de inventario
Inventarios - Inventario Fsico
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

181
RESUMEN
+ Nociones de los elementos organizacionales
+ Aspectos del ciclo de abastecimiento
+ Requisiciones de compra
+ Liberacin de documentos
+ Precios
+ Campos clave
+ Recepciones
+ Verificacin de facturas
+ Ingreso de documentos en FI
+ Administracin de inventarios
+ Maestro de Materiales
+ Administracin de Inventarios
Compras / Recepciones /
Procesamiento de Facturas -
Resumen
Introduccin a los
Control
en SAP R/3

Ciclo Financiero
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

183
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
C
L
I
E
N
T
E
S
MM PP SD
FI
CO
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

184
Overall SAP
System
Accounting
Financial
Accounting
Controlling
General
Ledger
Accounts
Payable
Accounts
Receivable
Asset
Accounting
Treasury
Overhead
Cost
Controlling
Product
Costing
Profit
Centre
Accounting
Materials
Management
Sales and
Distribution
Production
Planning
Quality
Management
Logistics
Enterprise
Controlling
Funcional SAP R/3
R/3
Client/Server
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

185
Funcional SAP R/3
Financial Statements
Account Analysis
Multi-currency
Taxation
Account Analysis (I/C)
Payments History
Chart of Accounts
Company Codes
Business Areas
Credit Control Areas
Assets
Depreciation Areas
Master Data
Accounts Payable
Cash Plan
Cash Forecasting
Cash Management
E
X
E
C
U
T
I
V
E
I
N
F
O
S
Y
S
General Ledger
Accounts Receivable
Account Analysis (I/C)
Credit
Asset Values
Depreciation Forecast
Additions
Retirements
Asset Management
Materials Management
Controlling
Sales and Distribution
CO
Purchasing
Controlling
Financial Reporting
Project System
FI
Inventory Management
Vendor Payments
Intercompany
Reconciliation
MM
PP
FI
PS
CO
MM
SD
MM
FI
Inventory Management
Customer Billing
Credit Worthiness
Intercompany
Reconciliation
MM
SD
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

186
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Actividades
diarias

R
e
p
o
r
t
i
n
g

+

a
n
l
i
s
i
s

V
i
s
i
n

g
e
n
e
r
a
l

Tareas
peridicas

Planif. + Pronstico
T
o
m
a

d
e

d
e
c
i
s
i
o
n
e
s

E
s
t
a
d
o
s

F
i
n
a
n
c
i
e
r
o
s

Nociones de Elementos
Organizativos de Finanzas
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

187
Beneficios de la Integracin
+ Timely access to common information
+ Flexible and adaptable to growth
+ Elimination of duplicate entries
+ Increased visibility of business results across functional boundaries
+ Minimization of system interfaces and maintenance requirements
while maintaining portability
+ Immediate reflection of financial impacts
+ Capture of decisions at the source for better control
and accuracy.
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

188
1. Primary Users

2. Freedom of Choice

3. Behavioral Implications

4. Time Focus

5. Time Span

6. Reports
Organization managers
at various levels.

No constraints other than
costs in relation to benefits
of improved management decisions.
Concern about how
measurements and reports
will influence managers
daily behavior.
Future orientation, i.e., budgets

Flexible

Detailed reports: concerned about
details of parts of the company,
its products, territories,
departments, costs, etc.
Outside parties such as
banks, investors, creditors
and government agencies.
Constrained by generally
accepted accounting
principles (GAAP).
Concern about how to
measure and report
economic data. Behavioral
impact is secondary.
Past orientation: historical
evaluation.
Less flexible, usually one
year or one quarter.
Summary reports: concerned
primarily with company as
a whole.
Management Accounting Financial Accounting
INTERNAL EXTERNAL
Dos tipos de Informacin Financiera
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

189
General Ledger (FI-GL)
+ Integrated with other application modules and FI sub-modules
+ Financial Data Entry
+ User-defined balance sheet / profit and loss statement versions
+ Multiple Currencies
+ Flexible Report Generator
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

190
+ Real-time integration with the General Ledger
+ Integration with Sales and Distribution (SD) and Materials
Management (MM) as a part of the Sales Cycle
+ Integration with Treasury
+ Credit Management
+ Incoming Payment Processing
+ Automatic Dunning Function
Accounts Receivable (FI-AR)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

191
+ Real-time integration with General Ledger
+ Integration with Materials Management as a part of the
Procurement Cycle
+ Integration with Treasury
+ Outgoing Payment Program
+ Vendor Correspondence
Accounts Payable (FI-AP)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

192
Treasury
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

193
Fixed Asset Accounting (FI-AA)
+ Real-time integration with the General Ledger.
+ Batch processing and posting of depreciation expense, interest and
replacement values.
+ Integration with:
+ Material Management (MM)
+ Production Planning (PP)
+ Accounts Receivable (FI-AR)
+ Accounts Payable (FI-AP)
+ Cost Accounting (CO)
+ Plant Maintenance (PM)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

194
Special Purpose Ledger (FI-SL)
+ Provides summary information from multiple SAP applications at a
user defined level
+ Flexible Reporting Tool

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

195
Cliente
Area de
Controlling
Plan de
Cuentas
Area de
Control de
Crdito
Sociedad
Area de
Negocios
Canal de
Distribucin
Centro
Organizacin
de Compras
Org. de
Ventas
Divisin
Area de Ventas
Esta relacin
sostiene las
finanzas de
la sociedad.
Oficina de
Ventas
Grupo de
Ventas
Grupo de
Compras
Puesto de
Expedicin
Almacn
Centro
de Carga
Organizativa
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

196
+ En los procesos empresariales de finanzas externas y controlling de
gastos generales del sistema SAP R/3, se utilizan los siguientes
elementos organizativos de R/3:
- Sociedad FI (company code)
- Grupo de empresas = SOCIEDAD GL= company
- Divisiones = business area
- Sociedad CO = controlling area
- Sociedad PA = operating concern
Elementos Organizativos
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

197
+ Una sociedad Fi presenta una entidad jurdica independiente, por
ejemplo, una empresa dentro de una grupo de empresas.
+ El balance y la cuenta de prdidas y ganancias exigido por ley se
elaboran a nivel de sociedad FI.
Sociedad FI
Activo Pasivo
Ingresos
Gastos
Prdidas y
ganancias
Entidad Jurdica
Elementos Organizativos Sociedad
FI
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

198
+ La sociedad GL es la unidad de consolidacin a la que se asignan
sociedades FI.
Elementos Organizativos Sociedad
GL
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

199
+ La funcin de las divisiones es la de realizar con fines internos
balances y cuentas de prdida y ganancias.
+ Todas las sociedades FI pueden hacer uso de cada una de las
divisiones.
Divisin 1 Divisin 2 Divisin 3
Sociedad FI 1 Sociedad FI 2
Elementos Organizativos Divisiones
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

200
Company Code
Business Area
Credit Control Area
Chart of Accounts
Dunning Area
Client
Estructura Organizativa - Ejemplo
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

201
Client
Electric Corp.
Estructura Organizativa Ejemplo
(Cliente)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

202
Client
Electric Corp.
Company Code
Lighting
Company Code
Aviation Services
Company Code
Appliances
Company Code
Aircraft Engines
(Cliente-Company Code)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

203
Company
Code
Lighting
Company
Code
Aircraft
Engines
Company
Code
Aviation
Services
Client
EC
Company ID
Consumer
Products
Company ID
Aviation
Company
Code
Appliances
(Cliente-Company ID-Company Code)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

204
Company Code
Transportation
Systems
Client
Electric Corp.
Company Code
Aviation Services
Company Code
Aircraft Engines
Business Area
Engine Repair
Business Area
Engine Sales
(Cliente-Company Code-Business
Area)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

205
Chart of Accounts
CAUS CAEU
Electric Corp.
Client
Aircraft Engines
Company Code
Global Finance
Company Code
Chart of Accounts
Aviation Services
Company Code
(Cliente-Chart of Accounts -
Company Code)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

206
Electric Corp.
Aviation
Services
Aircraft
Engines
Dunning
Area 2
Dunning
Area 1
Dunning
Area 1
Client
Company Code Company Code
(Cliente-Company ID-Dunning Area)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

207
Credit Control Area
CAUS
Credit Control Area
CAEU
Electric Corp.
Client
(Cliente- Credit Control Area -
Company Code)
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

208
Human Resources Controlling
Client
Company
Code
Purchasing
Organization
Personnel
Area
Production Planning
Sales and Distribution Materials Management
Sales
Area
Controlling
Area
Plant
Beneficios de la Estructura
Organizativa de SAP
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

209

General Ledger
+ General Ledger
- Journal Processing
- Period End / Closings
- Substitutions and Validations
- Financial Statements
- Special Ledger (SL)
- Integration with sub-ledgers
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

210
Document - FI
Number: 9999999999

Line items:

DR. ABC Sandwiches $60
CR. Sales Revenue $60

One financial transaction generates one FI document
with a unique Document Number.
Invoice - SD
Number: 999

To: ABC Sandwiches
From: Fruits & Vegetables Ltd.

1 box of tomatoes $60

Total $60

Documento FI
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

211
Debits = Credits
Document Header
Document Number Document Type
Posting Date Company Code
Document Date Currency
Line Item 1
Posting Key Account Amount

Line Item 2
Posting Key Account Amount

Estructura de un Documento
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

212
Tipos de Documento
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

213
Rangos de Nmeros
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

214
Posting Key
Posting Key Description Debit/Credit Account Type
01 Invoice Debit Customer
40 Debit Entry Debit G/L Account
50 Credit Entry Credit G/L Account
15 Incoming Pmt Credit Customer

O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

215

G/L Accounts
Debits Credits
40 Debit entry 50 Credit entry
Vendors
Debits Credits
21 Credit memo 31 Invoice
22 Reverse invoice 32 Reverse credit
memo
25 Outgoing payment 35 Incoming payment

Customers
Debits Credits
01 Invoice 11 Credit memo
02 Reverse credit memo 12 Reverse invoice
05 Outgoing payment 15 Incoming payment

Examples of Posting Keys
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

216
Document Entry - Complex (General)
Posting
Document Header
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

217
Posting
First Line Item
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

218
Posting
Second Line Item

*
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

219
Posting
Simulate / Post
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

220
Displaying Line Items
This is the screen on the application side that users see
when they want to view Line Items in an Account.
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

221
Line Item Display
Display Variant
controls
Assignment
Field
Document & Master
Record Maintenance
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

222
Document Display
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

223
Document A
Document B
Reverse
PK Account Amount
40 123 150 USD
50 456 150 USD
(Reversed by Document B)
PK Account Amount
40 456 150 USD
50 123 150 USD
(Reference to Document A)
Reversing a Document
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

224

=

=
Country Currency
(Company Code)
Local Currency
Foreign Currency
All Others
Foreign Currency
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

225
Sales
Order
Invoice
Sales
Order
Automatic Translation
Local
Currency
Documents Posted in
Foreign Currency
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

226
Group Currency
Hard Currency
Index Currency
Global Company Currency
Parallel Currencies
Possible Additional Currencies
The system provides additional
currencies (Parallel Currencies)
As a result, financial statements
can be produced in up to 3 currencies
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

227
US Germany Mexico

Transaction Currency
Local Currency
Group Currency
Hard Currency
XXX
USD
USD
XXX
DEM
USD
XXX
MXP
USD
DEM
US Group
Group Currency
USD
Parallel Currencies
Example of Currency Types in a
Multinational Corporation:
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

228
+ Configuracin en 3 pasos:
- Definir variable
- Definir perodos (desde / hasta)
- Asignar perodos a una Company Code
Perodos de Contabilizacin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

229
MASTER RECORDS
- Balances 1996 -

Inicio Balance
Period 01
02
03 + 1100
Customer Air Conditioners
Company
Air Conditioners, _Inc.

Invoice 18000025
Date 03/25/1996

Perodos de cierre
Ao Calendario
Ao Fiscal 1996
03 04 Perodo de contabilizacin abierto
Fecha de
contabilizacin
25/03/1996
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
Perodos Normales de Contabilizacin
Perodos de Contabilizacin
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

230
Validaciones
y
Substituciones
Documento de
FI
Validaciones y Substituciones en FI
O]
A
d
v
i
s
o
r
y

-

S
P
A

231
+ Balances contables de
General Ledger
+ General Ledger account line
items
+ Plan de cuentas
+ Listado de cuentas de G/L
+ Documentos Parkeados
+ Libro diario compacto
+ Identificacin de documentos no
Contabilizados
+ Totales contabilizados
+ Lista de Centros de Costos
+ Lista de Centros de resultados
+ Lista estructurada de saldos
+ Balance / prdidas y ganancias

Financial statements Reportes
estndar
O]
A
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y

-

S
P
A

232
+ Distintos tipos de reconciliaciones:

+ Manejo de Item de cuentas abiertas

- Sublegers vs. G/L
- Mdulo FI y mdulo CO
- Revisin manual y reconciliacin de
balances

Integracin con Sub-ledgers
O]
A
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-

S
P
A

233
Contabilizacin automtica
G/L Accounts
Accounts Receivable
11,000
Accounts Payable
11,000
Revenue
10,000
Expenses
10,000
Output Tax
1,000
Input Tax
1,000
Sub-Ledgers
Customers (A/R)
11,000
Vendors (A/P)
11,000
O]
A
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y

-

S
P
A

234
+ SAP genera contabilizaciones
automticas a las cuentas de G/L
+ El informe de contabilizaciones
automticas lista:
- Transacciones
- Claves de contabilizacin
- Cuentas de G/L con
contabilizacin automtica
- Los errores tambin son
identificados
Contabilizacin automtica
O]
A
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y

-

S
P
A

235
+ Los registros de AP/AR tienen asignados cuentas de reconciliacin
+ El detalle de cada cuenta es conservado en el subledger.
Registros Maestros A/R y A/P
Asignados a Cuentas de
Reconciliacin
O]
A
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s
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y

-

S
P
A

236
+ Cuentas Bloqueadas para Contabilizacin y Marcadas para
Borrado
G/L Acct
Bloqueada para
Contabilizacin
Marcada
para
borrado
Subledger vs. G/L
O]
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y

-

S
P
A

237
+ Los registros de A/P y A/R tienen asignados cuentas de
reconciliacin
+ Contabilizacin automtica de movimientos
+ Listado de totales contabilizados
+ Contabilizacin automtica
+ Ingresos recurrentes
+ Interfaces
Presicin de la informacin
financiera
O]
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s
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y

-

S
P
A

238
+ Revisar informes de :
- Documentos no contabilizados
- Parked y Held documentos
- Cuentas bloqueadas para contabilizacin y marcadas para
borrado
Monitoreo de Partidas en suspenso
O]
A
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y

-

S
P
A

239
Accounts Receivable Overview
+ Accounts Receivable transactions are highly integrated with the
Sales & Distribution module
+ Invoices to customers can be generated automatically during the
sales cycle, or can be entered manually by an A/R clerk
+ Credit checking, incoming payment processing, and customer
dunning are available

O]
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-

S
P
A

240
Accounts Receivable Components
+ Master Records For Each Customer Account
+ Bank Connections for Automatic Payments
+ Customer Sales Order Considerations
- Payment Terms
- Payment Authorizations and Tolerances
- Automatic Credit Limit Checks
+ Postings
- Incoming Payments
- Credit Memos
+ Dunning Runs and Correspondence

O]
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-

S
P
A

241
Accounts Payable Overview
+ Accounts Payable transactions are highly integrated with the
Materials Management module.
+ Vendor invoices can either be generated directly in MM as a result of
the procurement cycle or by an FI-A/P clerk.
+ Automatic payment processing via user induced payment runs or
pre-scheduled runs (in the financial calendar) are among some of
the functionality available.

O]
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y

-

S
P
A

242
Accounts Payable Components
+ Master Records For Each Vendor Account
+ Bank Connections for Automatic Payments
+ Payment Program - Automatic Payment of Vendor Invoices
- Vendor Selection
- Clearing and G/L Postings
- Printing of Checks
+ Financial Calendar
- Tracks Payment and Dunning Runs
- Option to Pre-Schedule Payment Runs

O]
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y

-

S
P
A

243
Treasury
+ The Treasury module consists of Cash Management, Cash Budget
Management, Treasury Management, Loans, Market Risk and Information
Systems.
+ Cash Management is utilized as a planning tool for cash control and up-to-
date liquidity analysis of a company.
+ Treasury management has become a standard part of SAP since version
4.0. Its main objective is to ensure liquidity, minimize financing costs,
optimize investment returns, and hedge against fluctuations in revenues
and expenses.
+ Loans used to be a part of Treasury Management; however, as of version
4.6, it is a separate sub-module of Treasury. This sub-module is
responsible for processing and administering loans and mortgages.
+ Market Risk also was a part of Treasury Management prior to version 4.6.
Like Loans, it is now a separate sub-module of Treasury. Market Risk
concerns the management and hedging of currency and interest rates.
O]
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s
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-

S
P
A

244
+ Los Datos Maestros en SAP no se almacenan en los formatos
tradicionales
+ Los Datos Maestros son almacenados a travs de tablas,
lgicamente conectadas
+ Las actividades de alta / modificacin / baja de datos se realizan una
nica vez
+ Los datos son disponibles desde todos los mdulos
+ Los Maestros de Datos son especficos por cliente - mandante
+ La informacin de los Datos Maestros est determinada por vistas
+ Existen tablas dependientes e independientes del mandante
+ Un mal diseo de los Datos Maestros provoca problemas severos en
el 80 % de las implantaciones
Datos Maestros - Conceptos
Generales
O]
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-

S
P
A

245
Chapter 5
Overview of Master Records
+ A master record contains information relating to an individual object,
which remains unchanged for a long period of time.
+ Chapter Objectives
- Explain the different types of data in the system.
- Discuss the integration points between the master records.
O]
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-

S
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A

246
Master Data

G/L Account

Customer

Vendor

Bank

Material

Transaction Data

Invoice

Payment

Credit memo

Goods Receipt
Data in the System
Table Data

Payment Terms

Tolerance Settings

Pricing Conditions

O]
A
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-

S
P
A

247
Vendor Master Records
are maintained in
Materials Management
(MM) and Financial
Accounting (A/P)

Customer Master Records
are maintained in Sales &
Distribution (SD) and
(A/R)

MM
FI
SD
Integration Points in Master Records
O]
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-

S
P
A

248
G/L Account Customer Vendor
Create in ...
Chart of Accounts
and
Company Code
Client
and
Company Code
Activities
Create
Change
Display
Master Records - General Information
O]
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-

S
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249
Client
Chart of Accounts
CAEU
Chart of Accounts
CAUS
Company
Code
US01
Company
Code
US02
Company
Code
EU01
Chart of Accounts
O]
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-

S
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A

250
Creating a Master Record - Centrally
O]
A
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-

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A

251
Creating a Master Record - Step By
Step
Step 1. Create Chart of Accounts Segment Step 2. Create Company Code Segment
O]
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-

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A

252
Creating a Master Record - Reference
O]
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-

S
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A

253
The G/L
Account Number
is included
in both sections of the
master record
G/L Account Master Record
O]
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-

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254
G/L Account Master Record - Chart of
Accounts Segment
O]
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-

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255
G/L Account Master Record -
Account Group
O]
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-

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256
G/L Account Group - Company Code
Segment Field Status
+ =
Account Group
Field Status
Activity Field
Status
Company Code Segment
Screen Layout
O]
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257
Translating the Name of G/L Accounts
O]
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-

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258
G/L Account Master Record -
Company Code Segment
O]
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-

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A

259
Currency
Company Code segment of the G/L Account master record
G/L Account Currency
O]
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-

S
P
A

260
Mass Maintenance
Formula
Editor
Push Button
Field Selection
Fields to
be
updated
New Value
Current
Values
Restrictions
O]
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-

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261
This
master record
is blocked ONLY in this
Company Code
Blocking a Master Record
O]
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-

S
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262
This master record is
marked for deletion in
just the
Company Code
Marking a Master Record
for Deletion
O]
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-

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263
Creating a Customer/Vendor Master
Record
Option 1. Create Client and Company Code Segments
Option 2. Create Client, Company Code, and Sales Segments
O]
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-

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264
Creating a Customer Master Record -
Initial Screen
O]
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-

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265
Customer Account Group
O]
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-

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A

266
Account Group Number Ranges
O]
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-

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267
Field Status - Customer Master
Record
Account Group + Company Code +Activity Type = Master Record Screen Layout
O]
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-

S
P
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268
Customer Master Record - Client
Segment
O]
A
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-

S
P
A

269
Segment
O]
A
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-

S
P
A

270
Segment
O]
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-

S
P
A

271
Alternative Payee / Payer
1
2
3
O]
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-

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A

272
Customer Master Record - Company
Code Segment
O]
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-

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273
Code Segment
O]
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-

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274
Code Segment
O]
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-

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A

275
Payment Terms
O]
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-

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276
Customer Line Item
Document Header
Payment Terms 0002 Days / Percent 14 days 2%/30 net
Baseline Date 15.01.1997 Discount Amount________________

Pmnt Block ___ Pmnt Method ____
Document Date 10.01.1997
Posting Date 15.01.1997

Payment Terms: Document
O]
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-

S
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A

277
Tolerances
Employee Tolerance Customer Tolerance
O]
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-

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A

278
Customer Master Record - Sales
Area Data
O]
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-

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A

279
Vendor Master Record
O]
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-

S
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280
Conceptos - Maestro de Proveedores
Datos
Generales
Datos de
Compras
Datos Company
Code ( Cuentas)
Ej. : Nombre & direccin
Ej. : Cuenta de
reconciliacin Datos del Banco
Ej. : Condiciones de orden
O]
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-

S
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281
- Grupos de Cuentas
+ Determina la asignacin de nmero de cuentas
+ Se mantiene a travs de la transaccin OBD3
O]
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-

S
P
A

282
- Proveedores de Unica Vez
+ Un registro especial en el maestro de proveedores es requerido
para las cuentas de one time vendor
+ Los datos de la direccin y el banco son ingresados al momento de
ingresarse la orden/factura
+ Un grupo de cuentas especial es utilizado para los one time
vendor
+ Se requieren controles adicionales
O]
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-

S
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A

283
- Campos Crticos
+ PAGADOR ALTERNATIVO (alternate payee)
- Permite el pago a una cuenta distinta a la determinada en el
maestro de proveedores
+ PAGO ALTERNATIVO EN DOCUMENTO (Alternate payee in
document)
- Permite el ingreso de un alternative payee durante la
contabilizacin de un documento. Esto puede originar serios
problemas de control, por lo que se recomienda que este campo
sea suprimido
+ TERMINOS DE PAGO (terms of payment)
- Es utilizado para calcular fechas de vencimiento para el pago y
condiciones de descuento. Pueden ser modificados durante el
ingreso del documento
O]
A
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-

S
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A

284
- Campos Crticos
+ CHEQUEAR DOBLE FACTURACION (check double invoice)
- Cada proveedor puede ser marcado para especificar si el
chequeo de doble facturacin ser realizado
+ VERIFICACIN DE FACTURA BASADA EN INGRESO DE BIENES
(GR based invoice verification)
- Especifica si el matching de la factura se basa primariamente
en la recepcin de los bienes antes que en los detalles de la
orden
+ CUENTA DE RECONCILIACION (Reconciliation account)
- Una cuenta de reconciliacin es especificada para cada cuenta
individual del proveedor. Errores en el ingreso de este campo
pueden causar problemas de reconciliacin en las cuentas
O]
A
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y

-

S
P
A

285
- Campos Crticos
+ GRUPO DE AUTORIZACIN
- Grupos de autorizacin pueden ser utilizados para restringir el
acceso a las cuentas de proveedores
+ GRUPO DE TOLERANCIA
- Especifica la variedad de tipos de tolerancia para el
procesamiento de una determinada transaccin
O]
A
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y

-

S
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A

286
- Claves para la auditora
+ Hallazgos en la segregacin de funciones
- sin maestro de proveedores (one time vendor)
- maestro de proveedores y transacciones de compra
+ Definicin de los campos clave
+ Grupos de cuentas
+ Control sobre el tratamiento de documentos bloqueados
+ Control sobre los cambios realizados en el maestro de proveedores
O]
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-

S
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A

287
Changes to Master Records - Dual
Control
Step 1. Configure Sensitive Fields in IMG
Step 3. Confirm Changes (User 2)
Step 2. Change a Master Record (User 1)
O]

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