Anda di halaman 1dari 6

1

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penyusunan Laporan PKL Sejak ditemukan komputer pertama kali, perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan mengalami kemajuan yang sangat pesat hampir disegala penjuru dunia. Kemajuan teknologi komputer yang begitu dominan menggebrak dunia masih berlanjut hingga kini. Kehadiran komputer tidak dapat disangkal lagi, yang membawa pengaruh cukup besar terhadap kehidupan manusia. Sebelum adanya komputer pekerjaan dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga keakuratan data kurang terjamin, tetapi dengan adanya komputer kendala-kendala tersebut sudah dapat diatasi. Karena begitu besar manfaat komputer mendorong orang-orang untuk untuk beralih dari proses manual ke proses komputerisasi. Dengan komputerisasi pekerjaan lebih akurat dan lebih terjamin. Pemakaian komputer tidak hanya dikalangan pelajar ataupun mahasiswa, pemakaian komputer telah menyebar dan banyak sekali dipakai dikalangan perkantoran, bisnis ataupun pribadi, karena perangkat komputer sangat diperlukan dan sangat membantu kelancaran pekerjaan sehari-hari. Terutama bagi suatu Lembaga, baik Swasta maupun Instansi Pemerintahan. Salah satunya pada Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Selatan dalam pengolahan agenda surat masuk

dan surat keluar menggunakan aplikasi pengolahan data konvensial berbasis Microsoft Word dan Microsoft Exel, selain itu penulisan, pengisian data, dan pencarian data masih secara manual sehingga belum dapat mencapai efesiensi dan keakuratan dalam pengolahan dan pencarian data. Dalam pembuatan laporan ini, akan dikembangkan program surat menyurat, dalam artian surat masuk dan surat keluar, yang digunakan untuk mempercepat pekerjaan dalam mengelola atau mengagendakan surat masuk

maupun surat keluar. Selain untuk menjamin keakuratan data, program ini juga dapat membantu pengguna dalam melakukan arsip surat secara komputerisasi secara cepat dan dapat mempermudah pencarian arsip surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar. 1.2. Rumusan Masalah Dengan melihat masalah yang ada pada kantor Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Selatan, maka dirumuskan masalah sebagai berikut : Bagaimana membuat sebuah sistem pengolahan data yang dapat menghasilkan output atau keluaran berupa data surat masuk dan surat keluar dengan cepat dan benar. 1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan 1.3.1 Tujuan Penulisan Membuat sebuah pengolah data secara komputerisasi yang diharapkan dapat membantu kantor Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Selatan dalam membuat agenda surat masuk dan surat keluar dengan cepat dan akurat.

1.3.2 Manfaat Penulisan Manfaat Pembuatan laporan ini untuk memberikan gambaran tentang program surat menyurat yang telah dibuat pada kantor Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Selatan, agar dapat mempermudah dan mengoptimalkan kinerja karyawan serta efisiensi waktu dan informasi yang akurat sehingga mudah dicari apabila data tersebut diperlukan 1.4. Batasan Masalah Batasan masalah yang diambil dalam penulisan laporan ini yaitu hanya membahas masalah agenda surat masuk dan surat keluar sehingga menjadi data yang dapat memberikan informasi pada kantor Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Selatan. 1.5. Metodologi 1.5.1. Metode Penyusunan Laporan Ada beberapa metode penulisan yang harus saya perhatikan selama membuat laporan sampai dengan selesai khususnya dalam mengumpulkan data adalah : a) Studi Pustaka Pendekatan ini dilakukan dengan mempelajari dan mengumpulkan literature seputar sistem informasi, data surat masuk dan surat keluar serta mempelajari dokumen dokumen dan mekanisme kerja pada bagian surat menyurat Dinas Perkebunan Provinsi Kalsel, yang nantinya akan digunakan untuk menganalisa data.

b)

Studi lapangan Melakukan observasi pada bagian pengolahan data surat menyurat

untuk menganalisis sistem yang selama ini sudah diterapkan oleh kantor Dinas Perkebunan Provinsi Kalsel dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar. Kegiatan ini dilakukan agar dapat membantu dalam menetapkan rancangan sistem yang tepat yang nantinya akan diimplementasikan. 1.5.2. Alat dan Bahan Yang Digunakan

Alat dan bahan yang digunakan dalam pembuatan program dan penulisan laporan ini adalah satu unit Personal Computer ( PC ) dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. Perangkat Keras ( Hardware ) Processor Amd Athlon II X2 240 Memory ( RAM ) 2 Gb Mainbord ECS a780gm-a Lcd LG 1 Unit Printer Canon IP1800 1 Buah Keyboard SPC 1 Buah Mouse Optic SPC Hardisk 160 Gb Perangkat Lunak ( Software ) Microsoft Windows XP SP II Microsoft Office Word 2007 Microsoft Visual Foxpro 9.0

1.5.3. Tahapan Tahapan Penyusunan Laporan PKL Pengumpulan Data Mengumpulkan data-data penting yang ada kaitannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan laporan ini. Analisa Data-data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dianalisa terlebih dahulu sebelum membuat rancangan sistemnya. Membuat Rancangan Sistem Setelah data-data dianalisa kemudian dilanjutkan dengan

pembuatan rancangan sistem yang sudah direncanakan terlebih dahulu. Implementasi Setelah membuat rancangan sistem, kemudian diimplementasikan rancangannya terlebih dahulu agar bebas dari kesalahankesalahan. Pengujian Sistem Setelah diimplementasikan kemudian dilakukan pengujian sistem apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Dokumentasi Setelah semuanya selesai, kemudian secara keseluruhan

didokumentasikan baik dalam pengumpulan data, analisa, membuat rancangan sistem, implementasi, dan pengujian sistem.

1.5.4 Sistematika Pembahasan Bab I menguraikan tentang latar belakang penyusunan laporan PKL, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, batasan masalah, metode penulisan, jadwal penyusunan laporan,

sistematika penyusunan laporan. Bab II menguraikan tentang teori-teori dasar yang akan digunakan sebagai landasan dalam penyusunan laporan. Teori-teorinya adalah : tentang konsep dan pengembangan sistem informasi, tentang program aplikasi yang akan digunakan yaitu Visual Foxpro 09. Bab III menguraikan gambaran tetang lokasi PKL yaitu berupa : latar belakang dan tujuan PKL, waktu dan tempat PKL, struktur organisasi dan job description instansi, dan tempat atau bagian mana peserta PKL ditempatkan. Bab IV membahas tentang analisis dan pembahasan sistem informasi yang akan dibangun, yaitu berupa : gambaran tentang sistem yang sedang berjalan saat ini, serta desain dan implementasi sistem yang diusulkan. Bab V berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penulisan dan juga saran-saran untuk penyempurnaan penulisan selanjutnya.