Anda di halaman 1dari 71

SIKLUS PENDAPATAN DAN PENERIMAAN KAS GRAND SLAM COMPANY TUGAS AKHIR SEMESTER GENAP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

JURUSAN AKUNTANSI S1 AKUNTANSI 2010 AA

PENYUSUN : 1. ROSA AMALIA S 2. WAHYU MEGA PRATIWI* (108694211) (108694215)

3. EVIERA MAHARANI UTOMO (108694218) 4. NI PUTU SRI ASTUTI 5. FAJAR SATRIO ADYLAGA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA 2012 (108694222) (108692231)

KATA PENGANTAR Segala rahmat dan puji pada Allah SWT atas segala limpahan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini memuat segala sesuatu mengenai sistem penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan Grand Slam Company, berupa usulan yang penulis buat untuk perusahaan tersebut. Seperti kata pepatah, tiada gading yang tak retak, makalah ini pun tak luput dari ketidaksempurnaan. Karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT semata. Sehingga, tidak ada salahnya apabila penulis meminta maaf kepada pembaca apabila ada kata-kata yang kurang berkenan. Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Rohmawati Kusumaningtyas, Ibu Dewi Prastiwie, dan Bapak I Wayan Deby Cakra W. selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi. Demikianlah gambaran mengenai makalah ini. Diharapkan makalah ini dapat dipahami dan diterima. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih pada semua pihak yang turut membantu dalam penyusunan makalah ini. Penulis juga mengharapkan saran dan kritik untuk makalah yang telah penulis buat. Terima kasih.

Penyusun

DAFTAR ISI Halaman Judul Kata Pengantar Daftar Isi Pembagian Kerja Bab I : Pendahuluan A. Kasus B. Informasi Penting Pada Kasus Bab II : Sistem Pada Prosedur Berjalan A. DFD 1. DFD Penjualan 2. DFD Penerimaan Kas B. Flowchart 1. Flowchart Penjualan 2. Flowchart Penerimaan Kas C. Kebijakan Pada Prosedur Berjalan Bab III : Analisis Kelemahan A. Analisis Kelemahan Penjualan B. Analisis Kelemahan Penerimaan Kas Bab IV : Usulan Sistem A. Usulan DFD 1. Usulan DFD Penjualan 2. Usulan DFD Penerimaan Kas B. Usulan Flowchart 1. Usulan Flowchart Penjualan 2. Usulan Flowchart Penerimaan Kas 3. Usulan Flowchart Retur Penjualan C. Usulan Kebijakan 1. Usulan Kebijakan Manajemen a. Usulan Kebijakan Manajemen Penjualan b. Usulan Kebijakan Manajemen Penerimaan Kas 2. Usulan Kebijakan Umum (Sistem Pengendalian Internal) a. Usulan Kebijakn Umum Penjualan b. Usulan Kebijakan Umum Penerimaan Kas 3. Usulan Kebijakan Retur 4. Usulan Kebijakan Akuntansi 5. Jurnal Standar D. Usulan Dokumen E. Usulan Sistem Berbasis Komputer 1. Usulan Flowchart Komputerisasi a. Usulan Flowchart Sistem Penjualan b. Usulan Flowchart Sistem Penerimaan Kas 2. Kebijakan Umum Flowchart Komputerisasi a. Usulan Kebijakan Umum Flowchart Komputerisasi Sistem Penjualan b. Usulan Kebijakan Umum Flowchart Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas F. Kode Akun Daftar Pustaka 1 2 3 4 6 6 7 8 8 8 9 10 10 11 12 13 13 14 15 15 15 16 17 17 19 20 22 22 22 23 24 24 26 27 27 28 29 57 57 57 58 59 59 59 60 64

PEMBAGIAN KERJA NIM 108694218 NAMA Eviera Maharani TUGAS 1. Membuat DFD penjualan prosedur yang berjalan 2. Membuat flowchart penerimaan kas prosedur yang berjalan 3. Merancang usulan DFD penjualan dan penerimaan kas 4. Membuat analisis kelemahan 5. Merancang usulan kebijakan umum (pengendalian internal) manual 6. Merancang usulan kebijakan akuntansi 7. Merancang dokumen penerimaan kas 8. Merancang usulan flowchart komputerisasi penjualan 9. Merancang kebijakan umum flowchart komputerisasi 10. Membuat kode akun 1. Membuat Flowchart penjualan prosedur yang berjalan 2. Membuat informasi penting 3. Merancang usulan flowchart penjualan dan penerimaan kas 4. Merancang usulan kebijakan umum (pengendalian internal) manual 5. Merancang kebijakan manajemen retur penjualan 6. Merancang usulan kebijakan akuntansi 7. Merancang usulan dokumen penjualan 8. Merancang usulan flowchart komputerisasi penerimaan kas 9. Merancang usulan kebijakan manajemen penjualan dan penerimaan kas komputerisasi 10. Membuat kode akun 1. Membuat Flowchart penjualan prosedur yang berjalan 2. Merancang usulan DFD penjualan dan penerimaan kas 3. Merancang usulan flowchart penjualan dan penerimaan kas 4. Merancang usulan kebijakan umum (pengendalian internal) manual 5. Merancang usulan flowchart retur penjualan 6. Merancang usulan kebijakan akuntansi 7. Merancang dokumen penerimaan kas 8. Merancang usulan flowchart komputerisasi penerimaan kas 9. Merancang usulan kebijakan manajemen penjualan dan penerimaan kas komputerisasi 10. Membuat kode akun 1. Membuat DFD penjualan prosedur yang berjalan 2. Membuat DFD penerimaan kas prosedur yang berjalan 3. Membuat kebijakan umum prosedur yang berjalan 4. Merancang usulan flowchart penjualan dan penerimaan kas 5. Merancang usulan flowchart retur penjualan 6. Merancang usulan dokumen penjualan

108694215

Wahyu Mega P*

108694222

Ni Putu Sri Astuti

108694231

Fajar Adylaga

Satrio

108694211

Rosa Amalia

7. Merancang usulan flowchart komputerisasi penjualan 8. Merancang usulan flowchart komputerisasi penerimaan kas 9. Merancang usulan kebijakan manajemen penjualan dan penerimaan kas komputerisasi 10. Membuat kode akun 1. Membuat DFD penerimaan kas prosedur yang berjalan 2. Membuat flowchart penerimaan kas prosedur yang berjalan 3. Membuat kebijakan umum prosedur yang berjalan 4. Membuat analisis kelemahan 5. Merancang kebijakan manajemen retur penjualan 6. Merancang usulan dokumen penjualan 7. Merancang dokumen penerimaan kas 8. Merancang usulan flowchart komputerisasi penjualan 9. Merancang kebijakan umum flowchart komputerisasi 10. Membuat kode akun

BAB I PENDAHULUAN A. Kasus Grand Slam Company Buku Sistem Informasi Akuntansi, James A. Hall, Edisi 4, Halaman 315, Nomor 12 Grand Slam Company adalah produsen peralatan bisbol berkualitas yang mengkhususkan diri dalam produk sarung tangan penangkap bola serta memproduksi pula pemukul, bola, serta aksesori bisbol lainnya. Sarung tangan yang dibuat oleh Grand Slam terkenal dalam industrinya sebagai salah satu sarung tangan terbaik di pasar serta digunakan oleh sejumlah besar pemain Liga Utama Bisbol (Major league Baseball). Grand Slam berlokasi di Dallas, Texas, dan menjual ke seluruh negeri, dengan berkonsentrasi pada Amerika Serikat bagian selatan serta California. Perusahaan itu terutama menjual produk ke berbagai toko khusus peralatan olahraga yang berfokus pada peralatan bisbolnya dan terkenal dalam hal tersebut. Grand Slam memiliki 250 karyawan, sebagian besar berada di Dallas, serta lainnya berada di seluruh negeri dengan tugas penjualan. Dengan mempertimbangkan kualitas produksinya yang unggul, para pemasok harus menyediakan bahan baku mentah yang berkualitas tertinggi ke Grand Slam. Grand Slam mengalami beberapa kesulitan karena menemukan bahwa salah satu pemasok yang menyediakan kulit berkualitas tinggi menahan bahan yang dibutuhkan untuk sarung tangan perusahaan itu. Perusahaan itu telah mencoba berbagai pemasok, dan kesulitan untuk menemukan pemasok yang dapat mengirim dalam jumlah kecil tapi lebih sering. Para pemasok yang bisa melakukannya memiliki masalah dalam memberikan kualitas sama. Faktor lain yang dihadapi Grand Slam adalah pasar peralatan bisbol adalah pasar musiman. Ini adalah alasan utama untuk berkonsentrasi di berbagai negara bagian di daerah selatan karena di daerah ini bisbol dimainkan sepanjang tahun, kebalikan dari di bagian utara yang cuacanya tidak memungkinkan dimainkannya bisbol sepanjang tahun. Akan tetapi, pasar secara umum akan memuncak pada sekitar awal Maret, dan pelan-pelan turun sepanjang bulan berikutnya. Faktor pasar lain yang telah diketahui oleh Grand Slam adalah bisbol menjadi kurang terkenal di kalangan anak-anak. Permainan basket dan sepak bola mendapat popularitas yang makin besar tiap tahun, dan bisbol kehilangan sejumlah besar anak yang memainkan olahraga ini. Grand Slam juga memiliki beberapa masalah internal yang perlu ditangani. Siklus pendapatan dan pengeluaran perusahaan tersebut memiliki berbagai kelemahan pengendalian internal yang harus ditangani oleh oihak manajemen. Perusahaan dapat kehilangan sejumlah besar uang karena penipuan atau ketidakefisiensian hingga tidak mungkin membiarkan masalah ini begitu saja. Siklus Pendapatan Ketika Grand Slam Company menerima pesanan pelanggan, departemen penjualan membuat tiga dokumen: salinan untuk pelanggan, slip pengepakan, dan salinan untuk arsip. Pesanan pelanggan yang asli disimpan di departemen penjualan. Salinan untuk pelanggan dikirim ke pelanggan, sementara slip pengepakan dan salinan untuk file dikirim ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman membawa slip pengepakan, mengambil barang dari persediaan, dan membuat pemberitahuan pengiriman bersama dengan dua salinan bill of lading. Slip pengepakan dan satu salinan bill of lading dikirim dengan kurir. Salinan untuk file dari pesanan penjualan serta salinan lainnya dari bill of lading disiman berdasarkan urutan tanggal di bagian pengiriman. Pemberitahuan pengiriman dikirim ke bagian computer untuk diproses. Bagian computer menerima pemberitahuan pengiriman dan personel entri data akan mengetik informasi tersebut ke dalam computer. Data ini disimpan di file pasanan penjualan. Kemudian, melalui metode akses langsung, file piutang usaha, persediaan, dan buku besar akan diperbarui. Hasil dari proses ini adalah dibuatnya faktur pelanggan, yang kemudian dikirimkan ke pelanggan. Setelah pelanggan menerima faktur, pelanggan mengirim ceknya ke ruang surat. Disini, cek akan dikumpulkan dan akan dibuat ringkasan cek. Ruang surat kemudian meneruskan

berbagai cek serta salinan dari ringkasan cek ke bagian penerimaan kas. Bagian piutang usaha dikirimi salinan lainnnya dari ringkasan cek. DI bagian penerimaan kas, cek akan direkonsiliasi dengan ringkasan cek serta dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan kas, hingga menghasilkan ringkasan penerimaan kas. Ringkasan ini dikirimkan ke bagian buku besar. Slip setoran akan dibuat berdasarkan proses ini dan diberikan ke bank bersama dengan ceknya untuk disetorkan. Bagian piutang usaha membawa ringkasan cek dan memperbarui buku pembantu piutang usaha, kemudian menyimpan ringkasan cek tersebut. Ringkasan piutang usaha akan dibuat dari proses pembaruan ini, dan dikirimkan ke bagian buku besar. Bagian buku besar akan merekonsiliasi ikhtisar piutang usaha dan ikhtisar penerimaan kas, kemudian mencatat informasi tersebut ke buku besar. Salinan dari ikhtisr piutang usaha dan ikhtisar penerimaan kas kemudian disimpan di bagian buku besar. Terakhir, kontroler diberikan salinan ikhtisar piutang usaha, cek, dan penerimaan kas, serta merekonsiliasi berbagai jumlah total dengan buku besar. B. Informasi Penting Pada Kasus 1. Grand Slam Company berkonsentrasi pada Amerika Serikat bagian selatan serta California. 2. Grand Slam Company mengkhususkan diri memproduksi sarung tangan penangkap bola, pemukul bola serta, aksesoris bisbol lainnya. 3. Menjual produknya ke berbagai toko khusus peralatan olahraga yang berfokus pada peralatan bisbolnya. 4. Grand Slam Company mencari pemasok yang dapat mengirim bahan baku mentah berkualitas tinggi dalam jumlah kecil tapi lebih sering. 5. Grand Slam Company menjual produknya ke berbagai toko khusus olahraga yang berfokus pada peralatan bisbol. 6. Grand Slam Company memiliki 250 karyawan. 7. Grand Slam Company mengalami kesulitan dalam menemukan pemasok kulit berkualitas tinggi. 8. Pasar Grand Slam Company adalah pasar musiman. 9. Pasaran Grand Slam Company akan memuncak pada awal Maret. 10. Grand Slam Company memiliki beberapa masalah internal yaitu kelemahan pengendalian internal pada siklus pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

BAB II SISTEM PADA PROSEDUR BERJALAN A. DFD 1. DFD Penjualan

2. DFD Penerimaan Kas

B. Flowchart 1. Flowchart Penjualan

Flowchart Penjualan Grand Slam Company


Penjualan Kompuer Persediaan/Gudang Pengiriman

Pelanggan

Pemberitahuan Pengiriman

Salinan Arsip

Slip Pengepakan

Pesanan Pelanggan Pemasukan Data Ambil Barang

Membuat Pemberitahuan Pengiriman dan BOL

Membuat Salinan Pesanan Penjualan

File Pesanan Penjualan

Salinan Pelanggan Slip Pengepakan

File Piutang Usaha

Pemberitahuan Pengiriman Slip Pengepakan BOL

Salinan Arsip Pesanan Pelanggan

Pembaruan Akses Langsung

File Persedia an

Salinan Arsip BOL

File Buku Besar

Kurir

File Faktur Pelanggan Pelanggan File

1 0

2. Flowchart Penerimaan Kas


Flowchart Sistem Penerimaan Kas
Ruang Surat Penerimaan Kas Piutang Usaha Buku Besar
Ringkasan Akun Piutang Ringkasan Penerimaan Kas Cek Ringkasan Cek Cek Perbarui Buku Besar Pembant u Piutang Dagang Buku Besar Pembant u Piutang Dagang Ringkasan Akun Piutang Rekonsiliasikan ringkasan cek dengan total batch dari ringkasan akun piutang dan ringkasan penerimaan kas Ringkasan Cek A

Kontroler

Pelanggan

Ringkasan Cek Ringkasan Penerimaan Kas

Ringkasan Cek

Kumpulkan cek dan buat ringkasan cek

Proses Penerimaan kas, rekonsiliasi keduanya dan siapkan ringkasan penerimaan kas

Cek Ringkasan Cek Ringkasan Cek Ringkasan Cek Cek Ringkasan Cek

Jurnal Penerimaan Kas Ringkasan Penerimaan Kas

Buku Besar Pembantu Piutang Dagang

Rekonsiliasikan ringkasan cek dengan total batch dari ringkasan akun piutang dan ringkasan penerimaan kas

Slip Setoran Cek Ringkasan Cek Bank A Ringkasan Akun Piutang Ringkasan Penerimaan Kas Ringkasan Akun Piutang Ringkasan Penerimaan Kas Salinan Ringkasan Cek

File File

File

File

C. Kebijakan Pada Prosedur Berjalan 1. Adanya fungsi operasi komputer yang bertugas untuk mengetik informasi dan memperbaharui file-file secara otomatis. 2. Grand Slam Company tidak membuat kebijakan retur penjualan. 3. Grand Slam Company hanya menerima pembayaran secara kredit. 4. Cek diterima dibagian ruang surat dan akan dibuat ringkasan di departemen itu pula. 5. Catatan akuntansi yang dikirim ke departemen buku besar umum berupa ringkasan.

1 2

BAB III ANALISIS KELEMAHAN A. Analisis Kelemahan Penjualan No. 1. Kelemahan Tidak ada peninjauan record persediaan. Dampak Bagian penjualan tidak mengetahui informasi barang yang tersedia untuk dijual. Tidak ada proses Grand Slam tidak tahu tinggi penyeleksian kredit rendahnya tingkat untuk otorisasi pembayaran piutang penerimaan pelanggannya. permohonan kredit. Proses pembuatan Penagihan kepada faktur dibuat setelah pelanggan bisa tertunda. proses pemostingan ke akun piutang, akun persediaan, dan buku besar. Tidak ada kebijakan Pelanggan tidak dapat retur. mengembalikan barang yang rusak atau cacat (retur penjualan) kepada Grand Slam Company, karena perusahaan ini tidak memiliki kebijakan retur penjualan. Hal ini dapat mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap Grand Slam Company. Pemasaran produk Grand Slam Company kurang luas. Tidak ada pemisahan tugas antara bagian kredit dan bagian penjualan. Tidak ada pemisahan tugas antara bagian pengendali persediaan dan bagian gudang. Bagian gudang tidak diberikan dokumen sumber untuk pengambilan barang. Penjualannya meningkat. tidak dapat Usulan Diadakan peninjauan record persediaan. Diadakan seleksi kredit dengan menggunakan 5C.

2.

3.

Faktur langsung dibuat saat ada pemesanan dan dikirimkan melalui faxsimile segera setelah barang sampai ditangan pelanggan. Dibuat retur, agar pelanggan dapat mengembalikan barang yang rusak, namun dengan perjanjian sebelumnya.

4.

5.

6.

7.

8.

Pemasaran diperluas dengan cara menggunakan sistem online untuk penjualan. Bagian penjualan dapat Dipisahkan tugas antara langsung menerima kredit bagian kredit dan bagian yang diajukan pelanggan penjualan. tanpa mengetahui track record pelanggan tersebut. Pemagang fisik dan catatan Dibuatkan pemisahan tugas dipegang satu orang antara bagian pengendali sehingga dapat persediaan dan bagian memanipulasi data. gudang. Tidak ada jejak audit yang Dibuatkan dokumen sumber yang nantinya di filekan di memadai. bagian tersebut.

1 3

9.

Departemen yang telah berjalan kurang. 10. Tidak dibuatkan salinan-salinan dokumen oleh bagian penjualan. 11. Grand Slam Company hanya bewrgantung pada satu pemasok bahan baku saja.

Tidak ada otorisasi dan pemisahan tugas. Tidak ada jejak audit yang memadai. Ketika pemasok tersebut tidak dapat menyediakan bahan baku yang dibutuhkan oleh Grand Slam Company, maka proses produksinya akan terhambat.

12. Grand Slam Company Pelanggan tidak menerima membayar pembayaran secara kesulitan tunai

yang tunai

ingin akan

Dibuatkan departemen lain yang bekerja secara manual. Dibuatkan beberapa salinan dokumen yang nantinya akan disimpan dalam file sebagai jejak audit. Sebaiknya pihak Grand Slam Company membuat perjanjian diawal dengan pemasok bahan baku mentah agar bisa menyediakan bahan baku dengan kualitas sama serta kuantitas yang diinginkan. Sebaiknya Grand Slam Company menerima pembayaran secara tunai agar Grand Slam Company tidak kehilangan potensi pendapatan

B. Analisis Kelemahan Penerimaan Kas No 1. Kelemahan Proses penyetoran cek dan slip setoran dilakukan oleh bagian Buku Besar Umum. Dampak Dikhawatirkan terjadi penggelapan karena tidak ada pemisahan tugas antara penerima cek dan bagian pencatatan. Tidak ada uang muka. Mengakibatkan pelanggan tidak bertanggung jawab terhadap apa yang dipesan. Pihak kontroler pada Kurangnya dokumen sumber sistem penerimaan kas untuk proses rekonsiliasi. tidak menerima slip setoran dari Bank. Tidak adanya dokumen Bagian penerimaan kas tidak yang diberikan kepada dapat mencocokkan pelanggan untuk pembayaran transaksi yang keperluan pembayaran. mana yang dibayarkan oleh pelanggan. Usulan Slip setoran dan cek akan diserahkan ke Bank oleh bagian penerimaaan kas. Sebaiknya diterapkan kebijakan uang muka. Pihak kontroler diberikan slip setoran untuk kemudahan rekonsiliasi. Sebaiknya dibuatkan dokumen kartu pembayaran piutang.

2. 3.

4.

14

BAB IV USULAN SISTEM A. Usulan DFD 1. Usulan DFD Penjualan

15

2. Usulan DFD Penerimaan Kas

16

B. Usulan Flowchart 1. Usulan Flowchart Penjualan USULAN FLOWCHART PENJUALAN GRAND SLAM COMPANY
PENJUALAN
pelanggan 1 Pesanan pelanggan

KREDIT

GUDANG

PENGIRIMAN

Pengendali persediaan Pengajuan 1 kredit record persediaan Periksa kredit oleh bagian pelanggan Periksa kredit oleh manaje men 2

Pesanan 2 penjualan Slip 1 pengeluaran barang 2

4 3

Pengeluaran 4 barang yang sudah di ttd

Pesanan 3 penjualan 3 2 BOL Slip pengepakan 1

Periksa catatan persediaan

Buat pengajuan kredit Pengajuan kredit 1

Pesanan pelanggan 2 Pengajuan 2 kredit yang disetujui Faktur Siapkan dokumen yang diperlukan 2 Pesanan 1 Penjualan Kartu Pembayaran Piutang 3 pelanggan 5 4 3 4 B A

Ambil barang dan ttd slip pengeluar an barang

4 Pengajuan 1 Kredit yang disetujui 2 3 2 2 1 Pengeluaran barang yang sudah di ttd C

Cocokkan seluruh dokumen dan barang, ditandatangani, kirim barang

Pengeluaran 4 barang yang sudah di ttd Pesanan 2 penjualan D Pesanan 3 penjualan BOL 1 Slip pengepakan

4 3 2

File File File 4 3 2 6

Pesanan pelanggan Pengajuan kredit yang disetujui

Beserta barang

BOL Slip
File

Kurir

pengepakan

4 3 Slip 1 pengeluaran barang 2 5

17

Lanjutan Usulan Flowchart Penjualan

LANJUTAN USULAN FLOWCHART PENJUALAN GRAND SLAM COMPANY


PENAGIHAN PENGENDALI PERSEDIAAN
D A C E Pesanan Pesanan 2 Penjualan 5 Pen jualan Faktur Perbarui buku besar pembantu persediaan Perbarui Jurnal Penjualan dan Sahkan Faktur Pengeluaran 3 Barang yang BOL Sudah di TTD 4 Pengeluaran 2 Barang yang Sudah di TTD Pesanan Penjualan 4 B Voucher Jurnal Rangkuman persediaan Rangkuman Piutang

PIUTANG

BUKU BESAR UMUM

Perbarui buku besar pembantu piutang Buku besar pembantu persediaan Rangkuman persediaan

Buku besar pembantu piutang dagang Rangkuman piutang

Mempe rbarui buku besar umum

Faktur Pesanan 5 Penjualan Pengeluaran 3 Barang yang Sudah di TTD BOL 4

Jurnal Penjualan

2
Pesanan 2 Penjualan Pengeluaran 2 Barang yang Sudah di TTD

Buku Besar Umum

Voucher Jurnal Pelanggan

Voucher Jurnal Rangkuman persediaan Rangkuman Piutang

File

Pesanan 4 Penjualan

File

Akhir hari kerja File Perbarui record perseduaan File

Record persediaan

18

2. Usulan Flowchart Penerimaan Kas


Penerimaan Kas
pelanggan

Piutang Dagang

Buku Besar Umum

Kontroler
5

penagihan

1 Cek Faktur (fax) Faktur (asli)

Daftar pembayaran

Voucher jurnal

Voucher jurnal Memperbarui buku besar pembantu piutang Rangkuman piutang 6

rangkuman piutang

Mencocokkan faktur (fax) dengan faktur yang ada di fle Buku besar pembantu piutang Faktur (fax) Kartu pembayaran piutang rangkuman piutang
pelanggan

Slip setoran Perbaharui buku besar umum

Daftar pembayaran

Mencocokkan cek dan faktur

Menyiapkan dan memperbarui kartu pembayaran piutang

Direkonsiliasikan semua dokumen Buku besar umum 4

Akhir hari kerja

cek Faktur (asli)


Perbarui jurnal penerimaan kas, menyiapkan slip setoran dan daftar pembayaran piutang

Faktur (asli)

Daftar pembayaran

Voucher jurnal Rangkuman piutang Slip setoran Voucher jurnal

File

Jurnal penerimaan kas Voucher jurnal


Daftar pembayaran

File

Rangkuman piutang Daftar pembayaran 5

3 2 1

2 1

6 Slip setoran Cek 3

3 2
File File

bank

19

3. Usulan Flowchart Retur Penjualan

Usulan Flowchart Retur Penjualan Grand Slam Company


Penerimaan Kas Penjualan Gudang Penagihan

Pelanggan

Memo Debit

LPBR

LPBR

Beserta barang

Memo Kredit

Pencocokan barang + memo debit dan membuat LBPR

Buat memo kredit

Cocokkan LBPR dengan barang diterima Pelanggan

Memperbaru i jurnal umum

3 2

1 1 LPBR Memo Debit 4 3 A 2 File Memo Kredit 1


LPBR

5
Masukka n barang

Jurnal Umum Voucher Jurnal

C
Memo Kredit 2

File File

File

LPBR : Laporan Penerimaan Barang atas Retur

20

Lanjutan Flowchart Retur


Lanjutan Usulan Flowchart Retur Grand Slam Company
Pengendali Persediaan Piutang Buku Besar Umum

B A

Voucher Jurnal

Memo Kredit

Memo Kredit

Rangkuman persediaan

Rangkuman piutang

Memperbarui record persediaan

Memperbarui piutang dagang Memperbarui buku besar umum Buku besar pembantu piutang dagang Rangkuman piutang Buku Besar Umum

Buku besar pembantu persediaan Rangkuman persediaan

5
Voucher Jurnal Memo Kredit 3

4
Memo Kredit 4 Rangkuman persediaan

Rangkuman piutang

File File File

21

C. Usulan Kebijakan 1. Usulan Kebijakan Manajemen a. Usulan Kebijakan Manajemen Penjualan 1) Grand Slam Company menetapkan 5 hari kerja yaitu pada hari Senin hingga Jumat untuk staf dan karyawannya dengan jam kerja mulai pukul 08.00 hingga 17.00. 2) Grand Slam Company memberikan batas minimal untuk pembelian setiap produknya, yaitu 100 unit produk. 3) Pelanggan wajib membayar uang muka sesuai yang telah ditetapkan oleh Grand Slam Company yaitu sebesar 20% dari total piutang yang dibayarkan dengan uang tunai. 4) Perusahaan juga menetapkan diskon penjualan (potongan harga) setiap penjualan tunai di atas $ 75.000 sebesar 5% dan diskon penjualan sebesar 10 % untuk penjualan tunai di atas $ 100.000. 5) Ketika ada pesanan pelanggan, bagian penjualan akan memastikan apakah barang yang dipesan tersedia yaitu dengan melihat Record Persediaan dari pengendali persediaan. Record Persediaan mencatumkan jenis, spesifikasi, dan jumlah yang tersedia di gudang. Apabila barang yang tersedia di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan, maka bagian penjualan akan melakukan suatu negosiasi kepada pelanggan. Pelanggan yang setuju terhadap negosiasi tersebut, pesanan pelanggan akan dilanjutkan ke proses selanjutnya. 6) Dokumen pengajuan kredit dibuat rangkap dua oleh bagian penjualan, dan selanjutnya akan diotorisasi oleh bagian kredit. Persetujuan kredit akan diberikan dengan mengecek data pelanggan. Persetujuan kredit diberikan apabila pelanggan memenuhi 5C, antara lain: a) Character (watak) Perusahaan harus mencari tahu sifat-sifat dari calon pelanggan. Hal ini terutama berhubungan dengan kemauan dari pelanggan untuk melakukan kewajiban-kewajibannya. Perusahan akan berusaha memberi kredit hanya kepada pelanggan yang memiliki komitmen yang tinggi terhadap persetujuan yang dibuat. Analisis ini lebih cenderung merupakan analisa kualitatif yang tidak terbaca dengan angka-angka yang disajikan. Tanpa itikad yang baik dari pelanggan lebih baik kredit tidak diberikan. b) Capacity (kapasitas) Perusahaan berusaha mengetahui kemampuan pelanggan mengoperasikan perusahaannya sehingga dapat memenuhi kewajibannya terhadap perusahaan secara rutin dan pada saat jatuh tempo. c) Capital (modal) Dapat dilihat posisi keuangan perusahaan dengan mengukur struktur modal dan tingkat likuiditasnya d) Condition (kondisi) Analisis ini tidak hanya meliputi kondisi pelanggan, tetapi juga kondisi perekonomian secara keseluruhan e) Collateral (jaminan) Penilaian ini meliputi penilaian terhadap jaminan berupa uang muka yang diberikan pelanggan sebagai pengaman kredit yang diberikan perusahaan. Apabila bagian kredit telah menyetujui pesanan pelanggan tersebut, otorisasi kredit akan diteruskan kepada pihak manajemen. Setelah disetujui oleh manajemen, maka pesanan pelanggan diproses. Bagian kredit yang tidak menyetujui pengajuan kredit tersebut, maka dokumen pengajuan kredit tersebut tidak perlu diteruskan ke pihak manajemen. Dokumen pengajuan kredit yang tidak disetujui akan dikembalikan kepada bagian penjualan untuk diinformasikan kepada pelanggan. Sedangkan apabila pesanan pelanggan yang hanya disetujui sebagian dari pesanan yang diajukan, maka keputusan manajemen tersebut juga disampaikan ke bagian penjualan untuk diinformasikan ke pelanggan, apakah pelanggan setuju atau tidak atas keputusan tersebut. Apabila pelanggan setuju, maka pesanan pelanggan segera diproses.

2 2

7)

8)

9)

10)

11)

12) 13)

Departemen penjualan diberikan kewenangan untuk membuat semua dokumen yang diperlukan oleh departemen lain yang kemudian diserahkan ke departemen yang bersangkutan. Departemen yang bersangkutan tersebut bertugas untuk menyetujui dan mengotorisasi setelah diadakan pengecekan dokumen tersebut untuk menghindari terjadinya fraud dan kesalahan. Bill of Lading yang dibuat rangkap empat diberikan ke kurir untuk ditandatangani sebagai tanda bahwa barang telah diserahkan ke perusahaan pengiriman (Feedex) untuk dikirim ke pelanggan. Dua rangkap dari dokumen yang telah ditandatangani tersebut diserahkan ke kurir bersamaan dengan slip pengepakan yang telah ditempel pada barang, sedangkan sisanya akan dikembalikan ke bagian pengiriman untuk disimpan dalam file, dan diserahkan ke Departemen Penagihan untuk dibuatkan jurnal penjualan. Faktur dibuat oleh departemen penjualan dan diserahkan ke Departemen Penagihan untuk disahkan, dokumen lain seperti BOL yang telah ditandatangani oleh perusahaan pengiriman (Feedex) dan pesanan penjualan akan menjadi dokumen sumber untuk memperbarui jurnal penjualan dan mengotorisasi faktur yang dibuat departemen penjualan. Faktur akan dikirim ke pelanggan melalui faximile setelah dilakukan proses batch. Di departemen Penagihan, dalam faktur yang telah disahkan, dicantumkan pula kartu pembayaran piutang yang berfungsi sebagai pencatatan besarnya piutang yang dibayar beserta saldo piutangnya. Faktur yang telah disahkan, direkap di akhir hari kerja sebagai dokumen sumber pembuatan jurnal penjualan. Faktur yang telah disahkan dan menunggu giliran pengirimannya, disimpan dulu di suatu file penyimpanan faktur yang belum dikirim. Ketika barang yang dipesan telah sampai di tangan pelanggan, faktur dikirim ke pelanggan melalui fax, tanpa kartu pembayaran piutang. Faktur diberi tanda berupa stempel SUDAH DIKIRIM yang menandakan bahwa faktur telah dijurnal ke jurnal penjualan dan dikirim ke pelanggan. Sedangkan faktur asli beserta kartu pembayaran piutang disimpan dalam file di departemen penagihan berdasarkan nomor faktur. Di departemen Pengendali Persediaan, setelah buku besar pembantu persediaan diperbarui dibuatkan catatan berupa record persediaan pada akhir hari kerja. Record persediaan tersebut diserahkan pada departemen penjualan untuk kepentingan penerimaan pesanan penjualan. Voucher jurnal, Rangkuman Persediaan, dan Rangkuman Piutang merupakan total dari setiap transaksi per bulan. Piutang yang tidak tertagih selama 4 bulan, maka akun atas pelanggan yang bersangkutan dihapuskan dan pelanggan tersebut akan di-blacklist. Sedangkan apabila selama piutang berjalan, pelanggan bersangkutan bangkrut, maka akun atas pelanggan tersebut dihapus, dan bila pelanggan tersebut mampu membayar sebagian piutangnya, maka akun piutangnya akan dikembalikan sebesar kemampuan pelunasannya.

b. Usulan Kebijakan Manajemen Penerimaan Kas 1) Grand Slam Company hanya menerima pembayaran suatu transaksi melalui transfer dana di rekening bank atau melalui pengiriman cek. 2) Pelanggan yang melakukan pembayaran melalui transfer dana wajib menginformasikan transfer tersebut kepada pihak Grand Slam Company atas transaksi mereka dan mengirimkan bukti transfer, untuk kemudian kartu pembayaran piutang mereka diperbarui. Kartu pembayaran piutang yang telah diperbaharui tersebut dikirim ke pelanggan melalui Feedex sebagai bukti pelunasan atas piutang mereka. 3) Ketika pelanggan melakukan pelunasan piutangnya baik pelunasan sekaligus semua piutangnya maupun secara mengangsur, pelanggan memberikan faktur (berupa fotokopi faktur akibat pengiriman oleh fax) beserta cek (apabila melalui transfer maka dengan menyerahkan bukti transfer) kepada bagian penerimaan kas. Selanjutnya, akan dilakukan pencocokkan faktur fotocopy dengan faktur asli yang berasal dari simpanan di file. Setelah proses tersebut, kartu pembayaran piutang yang telah disiapkan dan diperbarui oleh bagian penerimaan kas, diberikan kepada

2 3

4)

5)

6)

7) 8)

pelanggan. Begitu pula dengan fotokopian faktur tadi juga akan dikembalikan kepada pelanggan. Apabila pelanggan melunasi secara mengangsur, maka pelanggan tetap membawa kartu pembayaran piutang tersebut beserta fotokopi faktur yang telah dikirimkan ketika melakukan pembayaran pada angsuran berikutnya. Kartu pembayaran piutang merupakan dokumen yang mencantumkan besar pelunasan oleh pelanggan serta mencantumkan saldo piutang hingga tanggal pelunasan terakhir. Proses dilanjutkan dengan pembuatan daftar pembayaran piutang pada akhir hari kerja sebanyak tiga rangkap dan slip setoran sebanyak tiga rangkap. Salinan pertama daftar pembayaran piutang akan disimpan di file, salinan kedua akan diberikan ke bagian piutang usaha, dan sisanya diberikan kepada bagian kontroler. Cek dan faktur yang telah dicocokkan tadi bertindak sebagai dokumen sumber untuk proses penjurnalan yaitu jurnal penerimaan kas. Faktur yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas akan distempel SUDAH DIJURNAL untuk menghindari kesalahan dan pencatatan secara double, kemudian faktur tersebut disimpan dalam file. Slip setoran yang disiapkan oleh bagian penerimaan kas merupakan total penerimaan kas pada hari itu, sehingga dibuat pada akhir hari kerja melalui proses perekapan cek. Slip setoran beserta kumpulan cek wajib diserahkan ke Bank keesokan harinya (untuk hari kerja), sedangkan penerimaan pelunasan pada hari Jumat akan disetorkan pada hari Senin. Slip setoran sebanyak tiga rangkap yang disiapkan oleh bagian penerimaan kas, terlebih dahulu diserahkan ke pihak bank untuk ditandatangani. Satu rangkap yang telah ditandatangani tetap diserahkan ke bank, rangkap kedua diberikan pada departemen kontroler untuk direkonsiliasi dan sisanya akan disimpan di file departemen penerimaan kas. Adanya pelanggan yang mentransfer dana atas pelunasan, mewajibkan pihak penerimaan kas untuk mencocokkan Rekening Koran dari pihak Bank dan merekonsiliasikan perbedaan atas penerimaan kas pada akhir bulan Bila terjadi cek kosong yang dikirm oleh pihak pelanggan atas pelunasan piutang, maka bagian penerimaan kas akan segera menghubungi pelanggan yang bersangkutan untuk mengkonfirmasi ceknya dan membuat jurnal koreksi.

2. Usulan Kebijakan Umum (Sistem Pengendalian Internal) a. Usulan Kebijakan Umum Penjualan 1) Otorisasi Transaksi a) Pemeriksaan kredit Departemen kredit merupakan bagian yang mengotorisasi pemrosesan pesanan pelanggan. Departemen ini memastikan bahwa pelanggan baru maupun yang sudah melakukan transaksi sebelumnya layak untuk diberikan kredit. Apabila departemen kredit telah menyetujui pesanan pelanggan, pihak manajemen juga akan melakukan otorisasi kembali untuk menguatkan pengambilan keputusan tersebut. Apabila departemen kredit tidak menyetujui pesanan pelanggan, maka pesanan pelanggan tersebut tidak akan diperiksa oleh pihak manajemen. Dan apabila kredit yang disetujui hanya sebagian dari nominal pesanan pelanggan, maka kebijakan departemen kredit tersebut tetap harus dicantumkan dan diberikan kepada pihak manajemen untuk otorisasi kembali. b) Kebijakan Retur Barang Pengembalian barang (retur) diotorisasi oleh departemen piutang melalui catatan akuntansi berupa buku besar pembantu piutang untuk memastikan kondisi piutang pelanggan dari transaksi-transaksi penjualan sebelumnya. 2) Pemisahan Tugas Bagian yang mengeluarkan barang (departemen gudang) dipisahkan dengan bagian yang mencatat persediaan (departemen pengendali persediaan). Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penipuan. Selain itu buku besar umum juga dipisahkan dengan buku besar pembantu piutang dan buku besar pembantu persediaan,

2 4

karena buku besar umum merupakan akun pengendali dari semua akun yang terkait. Kemudian departemen kredit juga harus terpisah dari departemendepartemen yang lain. 3) Supervisi Supervisor ditempatkan di departemen gudang untuk mengawasi keluarnya barang yang dipesan, di departemen pengiriman untuk mengawasi dan memastikan jumlah barang yang keluar dari gudang dengan barang yang akan dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan . 4) Catatan Akuntansi a) Dokumen sumber di tiap departemen, misalnya pesanan pelanggan, pengajuan kredit, pesanan penjualan, dan slip pengeluaran barang dinomori secara berurutan sehingga setiap transaksi dapat diidentifikasikan. Misalnya nomor pemesanan: PP-2012-0005 berarti dokumen pesanan penjualan yang dibuat di tahun 2012 nomor 0005. i. Jurnal khusus yang dibuat Grand Slam Company antara lain jurnal penjualan. ii. Ada dua buku besar pembantu yang digunakan untuk merinci transaksi dalam siklus penjualan, yaitu buku besar pembantu persediaan dan buku besar pembantu piutang usaha. iii. Buku Besar Umum yang disiapkan oleh Grand Slam Company digunakan sebagai akun pengendali dan sebagai dasar dalam menyiapkan laporan keuangan. Voucher jurnal, rangkuman persediaan, dan rangkuman piutang yang meringkas aktivitas dalam jurnal akan membantu mempermudah memposting Buku Besar Umum. iv. File yang digunakan berupa file permanen yang terdapat di semua departemen, kecuali di departemen penagihan menggunakan file permanan untuk menyimpan BOL, pesanan penjualan, dan pengeluaran barang yang sudah ditandatangani juga menggunakan file sementara untuk menyimpan faktur yang menunggu giliran untuk dikirim ke pelanggan. 5) Akses Terdiri dari dua akses, yaitu akses fisik ke gudang dan akses ke catatan akuntansi. Pembatasan akses fisik ke gudang dapat berupa pemakaian sidik jari untuk mengakses persediaan, dan staf yang akan masuk ke departemen gudang harus mempunyai ID Card sebagai tanda pengenal. Sedangkan akses ke catatan akuntansi harus memakai password brankas dan hanya diperuntukkan khusus untuk staf tertentu saja. 6) Verifikasi Independen a) Departemen penjualan membuat semua dokumen yang diperlukan selama proses pesanan penjualan dan diserahkan ke departemen lain yang bersangkutan untuk disahkan. b) Departemen gudang mencocokkan pesanan penjualan dengan slip pengeluaran barang yang dibuat oleh departemen penjualan untuk memastikan bahwa barang yang diambil dari gudang sudah benar, kemudian slip pengeluaran barang disahkan dengan ditandatangani oleh departemen gudang. c) Departemen pengiriman melakukan pencocokan pada 4 dokumen (BOL, pesanan penjualan, pengeluaran barang yang sudah ditandatangani, dan slip pengepakan) dan dokumen berupa BOL dan slip pengepakan disahkan dengan ditandatangani oleh departemen yang bersangkutan. d) Departemen penagihan juga melakukan pencocokan pada 4 dokumen. Dokumen-dokumen yang dimaksud adalah pesanan penjualan, slip pengeluaran barang yang sudah ditandatangani, BOL, dan faktur. Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut juga akan disahkan dengan ditandatangani oleh departemen penagihan. e) Departemen pengendali persediaan mencocokkan pesanan penjualan dan slip pengeluaran barang yang sudah ditandatangani. Setelah dicocokkan, kedua

2 5

f)

dokumen tersebut akan disahkan dengan ditandatangani oleh departemen pengendali persediaan. Departemen Buku Besar Umum mencocokkan voucher jurnal dari departemen penagihan, rangkuman persediaan dari departemen pengendali persediaan, dan rangkuman piutang dari departemen piutang. Dokumen-dokumen tersebut kemudian akan disahkan oleh departemen Buku Besar Umum dengan ditanda tangani.

b. Usulan Kebijakan Umum Penerimaan Kas 1) Otorisasi transaksi Faktur asli yang telah disimpan oleh departemen penagihan diserahkan ke departemen penerimaan kas untuk mengotorisasi cek dan faktur copy dari pelanggan, memastikan bahwa pelanggan benar-benar telah melakukan transaksi sebelumnya. 2) Pemisahan tugas Bagian yang menerima kas (departemen penerimaan kas) dipisahkan dengan bagian yang memperbarui buku besar pembantu piutang (departemen piutang). Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penipuan. Selain itu buku besar umum juga dipisahkan dengan buku besar pembantu piutang karena buku besar umum merupakan akun pengendali dari semua akun yang terkait. 3) Supervisi Di departemen penerimaan kas harus ditugaskan pada staf yang berkompeten dalam pekerjaannya serta memiliki kejujuran yang tinggi. Supervisor dapat melakukan pengawasan secara langsung dan tidak langsung terhadap staf yang terkait untuk menghindari penggelapan dokumen. 4) Catatan Akuntansi a) Dokumen sumber terdiri dari cek dan faktur yang bersala dari pelanggan, dan daftar pembayaran yang berisi jumlah nominal yang dibayarkan oleh pelanggan dan berapa sisa piutang yang belum dibayarkan. b) Jurnal khusus yang dibuat Grand Slam Company antara lain jurnal penerimaan kas. c) Terdapat satu buah buku besar pembantu yang digunakan untuk merinci transaksi dalam siklus penerimaan kas, yaitu buku besar pembantu piutang usaha. d) Buku Besar Umum yang disiapkan oleh Grand Slam Company digunakan sebagai akun pengendali dan sebagai dasar dalam menyiapkan laporan keuangan. Voucher jurnal dari penerimaan kas dan rangkuman piutang yang meringkas aktivitas dalam jurnal akan membantu mempermudah memposting Buku Besar Umum. e) File yang digunakan berupa file permanen yang terdapat di departemen penerimaan kas, piutang, dan Buku Besar Umum. 5) Akses Membatasi akses fisik ke cek dan membatasi akses ke catatan akuntansi dengan dikendalikan melalui pemberian password pada brankas. Di sistem penerimaan kas Grand Slam Company, cek dan catatan akuntansi masing-masing disimpan pada brankas yang berbeda, dan hanya staf tertentu saja yang memiliki akses ke brankas tersebut. 6) Verifikasi Independen Verifikasi yang paling utama terdapat di departemen buku besar umum sehingga dapat mendeteksi berbagai kesalahan dari berbagai proses transaksi di setiap departemen. Ringkasan transaksi yang berupa voucher jurnal dan rangkuman piutang dikelompokkan dalam batch kecil dalam satu periode untuk dicocokkan dan digunakan untuk memperbarui Buku Besar Umum.

2 6

3. Usulan Kebijakan Retur a. Retur dilakukan apabila kedua belah pihak sudak melakukan perjanjian sebelumnya mengenai retur tersebut. b. Bila barang yang dipesan mengalami kerusakan selama pengiriman ataupun tidak sesuai dengan pesanan pelanggan, maka pelanggan segera melakukan konfirmasi ke Grand Slam Company untuk pengembalian barang (retur). Apabila konfirmasi dilakukan lebih dari 3 hari setelah barang tiba, maka Gland Slam Company tidak melayani retur atas barang tersebut. c. Barang yang akan diretur merupakan barang yang rusak dalam artian bahwa barang tersebut tidak bisa digunakan kembali. d. Grand Slam Company menawarkan bentuk ganti rugi atas retur berupa pengurangan piutang. Pelanggan yang mengajukan retur memberikan dokumen berupa memo debit yang menyatakan bahwa pihak pelanggan telah mendebitkan akun utang dagang atas nama Grand Slam Company. e. Kekurangan jumlah barang yang dipesan akibat retur, maka pelanggan dapat melakukan pemesanan kembali. 4. Usulan Kebijakan Akuntansi a. Pengukuran 1) Metode penilaian persediaan yang digunakan adalah metode average (rata-rata tertimbang). 2) Metode pencatatan persediaan yang digunakan adalah metode perpetual, di mana setiap kali ada pencatatan penjualan maupun pembelian persediaan barang selalu dicatat pada akun yang bersangkutan. Namun, tetap memerlukan perhitungan secara fisik untuk membandingkan antara pencatatan dan barang secara fisik yang ada di gudang. Pengakuan terhadap HPP (Harga Pokok Penjualan) dilakukan saat terjadi penjualan baik secara tunai maupun secara kredit, oleh karena itu pada jurnal penerimaan kas terdapat kolom HPP yang digunakan untuk mencatat besarnya HPP produk. 3) Seluruh transaksi dalam Grand Slam Company menggunakan metode akrual basis, ketika adanya transaksi berupa penjualan secara kredit tetap dicatat. 4) Grand Slam Company menerapkan FOB shipping point, biaya pengiriman dibebankan pada pelanggan tanpa dicantumkan pada faktur, sehingga pelanggan wajib membayar beban angkut kepada jasa pengiriman (Feedex) setelah barang sampai di gudang pelanggan. 5) Pengukuran pendapatannya menggunakan metode bruto yang mana penjualan dicatat sebesar penjualan yang real tanpa dikurangi adanya diskon penjualan, tetapi diskon penjualan (2/10,n/30) akan diakui ketika pelunasan piutang usaha oleh debitur dilakukan. b. Pengakuan 1) Transaksi penjualan dicatat ketika faktur telah dikirim ke pelanggan melalui fax oleh departemen penagihan. Faktur dibuat oleh departemen penjualan yang kemudian disahkan oleh departemen penagihan sedangkan faktur asli akan disimpan di departemen penagihan untuk keperluan informasi pembayaran piutang. Nilai piutang yang dicatat adalah sebesar nilai piutang setelah dikurangi uang muka penjualan. Nilai penjualan yang dicatat adalah sebesar harga produk dikurangi diskon penjualan (diskon akibat penjualan tunai sesuai syarat yang berlaku) ditambah PPN 10% . 2) Penerimaan kas dicatat pada saat akhir kerja, ketika cek dan faktur batch yang telah diterima oleh departemen penerimaan kas. Dokumen-dokumen tersebut bertindak sebagai dokumen sumber untuk proses penjurnalan yaitu jurnal penerimaan kas dan dijurnal oleh departemen penerimaan kas. Kemudian faktur tersebut disimpan dalam file di departemen penerimaan kas. Sedangkan cek akan disetorkan pada bank bersama dengan slip setoran yang telah dibuat oleh departemen ini. Nilai yang dicatat adalah sebesar piutang yang dibayarkan oleh pelanggan setelah dikurangi diskon (jika mendapat diskon)

2 7

3) Untuk transaksi retur terjadi jika barang rusak dikembalikan oleh pelanggan kepada perusahaan beserta pengiriman memo debit. Retur dicatat oleh departemen penagihan dengan bukti berupa dokumen sumber yang dibuat oleh departemen penjualan yaitu memo kredit. Kemudian memo kredit akan disimpan pada file di departemen penagihan. Barang yang rusak tadi akan diakui sebagai persediaan barang (rusak). Nilai yang dicatat adalah sesuai dengan berapa nilai dari barang yang dikembalikan tersebut. 4) Pencatatan uang muka yang dibayar oleh pelanggan sebesar 20% dari total piutang, dicatat pada jurnal penerimaan kas ketika pesanan penjualan disetujui 5) Pada transaksi penjualan, penerimaan kas, dan retur penjualan proses pemostingan ke buku besar umum dilakukan pada akhir periode per bulan oleh departemen buku besar umum ketika sudah memperoleh bukti berupa voucher jurnal, rangkuman persediaan, dan rangkuman piutang. 5. Jurnal Standar a. Transaksi Penerimaan Uang Muka Penjualan Kas xxx Uang Muka Penjualan a. Transaksi Penjualan Piutang dagang/Kas Uang Muka Penjualan Penjualan Barang Dagang Harga Pokok Penjualan Persediaan Barang Jadi b. Transaksi Penerimaan Kas Kas Diskon penjualan Piutang dagang c. xxx xxx xxx xxx xxx

xxx

xxx xxx

(bila memperoleh diskon) xxx xxx xxx xxx xxx

Transaksi Retur Penjualan Retur penjualan dan potongan harga Piutang dagang Persediaan barang cacat Harga Pokok Penjualan

2 8

D. Usulan Dokumen

No Pemesanan : PP-20120005

Tanggal Pemesanan 2012

1 Maret

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Pesanan Pelanggan


Nama Pelanggan :

Agency of Sport Station Alamat Pelanggan :


Pakuwon Business Center California

Nomor Pelanggan : Kode Nama Barang Barang


1-1321 1-1322 Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul

Jumlah Barang
200 100

Harga per Unit


$ $ 250 100

Harga Sub total


$ 50.000 $ 10.000

Dibuat oleh : Mega Ptt

Total Harga

$ 60.000

29

No : PKR-2012-0005 Tanggal Pengajuan 1 Maret 2012

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Pengajuan Kredit


Nama Pelanggan :

Agency of Sport Station

Alamat Pelanggan :
Pakuwon Business Center California

Nomor Pelanggan :
1200001

No Pemesanan : PP-2012-0005 Tanggal Pemesanan Kode Barang


1-1321 1-1322

1 Maret 2012 Jumlah Barang


200 100

Nama Barang

Harga per Unit


$ $ 250 100

Harga Sub total


$ 50.000 $ 10.000

Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul

Syarat : 2/10, n/30

Total Harga

$ 60.000

Dengan dokumen pengajuan kredit ini, Agency of Sport Stasion mengajukan permohonan pengajuan kredit atas pemesanan di atas. Kredit yang disetujui : Dibuat oleh : Mega Ptw Disetujui oleh : (dept. Kredit) Tanggal Persetujuan : Diajukan oleh : Agency of Sport Stasion Disetujui oleh : (Manajemen)

30

No : PKR-2012-0005 Tanggal Pengajuan 1 Maret 2012

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Pengajuan Kredit


Nama Pelanggan : Nomor

Agency of Sport Station

Alamat Pelan Pelanggan : 1200001 ggan :


Pakuwon Business Center

No Pemesanan : PP-2012-0005 1 Maret 2012 Jumlah Barang


200 100

Tanggal Pemesanan Kode Barang


1-1321 1-1322

Nama Barang

Harga per Unit


$ $ 250 100

Harga Sub total


$ 50.000 $ 10.000

Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul

Syarat : 2/10, n/30

Total Harga

$ 60.000

Dengan dokumen pengajuan kredit ini, Agency of Sport Stasion mengajukan permohonan pengajuan kredit atas pemesanan di atas. Kredit yang disetujui : $ 60.000 Dibuat oleh : Mega Ptw Disetujui oleh : (dept. Kredit) Wahyu Tanggal Persetujuan : 2 Maret 2012 Diajukan oleh : Agency of Sport Stasion Disetujui oleh : (Manajemen) Lulu Tobing

31

No Pemesanan : PP-2012-0005 Tanggal 2 Maret 2012

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Pesanan Penjualan

Nama Pelanggan

Agency of Sport Station

Alamat Pelanggan :
Pakuwon Business Center California

Nomor Pelanggan :
1200001

Tanggal Pemesanan 1 Maret 2012 Nama Barang Jumlah Barang Harga per Harga Sub Unit total
$ $ 250 100 $ 50.000 $ 10.000

Kode Barang

1-1321 1-1322

Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul

200 100

Cara Pembayaran : kredit / tunai Syarat : 2/10, n/30


*diskon 5% dengan total pembelian di atas $75.000 tunai *diskon 10% dengan total pembelian di atas $100.000 tunai

Total Harga

$ 60.000

Diskon : 0% Total Harga setelah diskon

_ $ 60.000

Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan atau ditukar tanpa perjanjian sebelumnya terimakasih

Dibuat oleh : Mega Ptw

32

No : SPB-2012-0005 Tanggal Pengeluaran Barang : 3 Maret 2012

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Slip Pengeluaran Barang


Nama Pelanggan :

Agency of Sport Station

Alamat Pelanggan :
Pakuwon Business Center California

Nomor Pelanggan : Nomor Pemesanan:


PP-2012-0005

Tanggal Pemesanan
1 Maret 2012

Kode Barang
1-1321 1-1322

Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul

Nama Barang

Jumla h
200 100

Dibuat oleh : Mega Ptw

Dihitung oleh :
Cintamu

Disetujui oleh (dept.gudan g) :

33

No Slip Pengepakan : SPK-20120005

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Slip Pengepakan


Nama Pelanggan :

Agency of Sport Station

Alamat Pelanggan :
Pakuwon Business Center California

Nomor Pelanggan : Nomor Pemesanan:


PP-2012-005

Tanggal Pemesanan
1 Maret 2012

Kode Barang

1-1321 1-1322

Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul

Nama Barang

Jumla h
200 100

Dibuat oleh : Mega Ptw Dihitung oleh (dept. pengiriman) Mickey Mouse

Tanggal Pengepakan :
3 Maret 2012

Disetujui oleh (dept. pengiriman) Donald Duck

34

FEDEX- Internasional - BILL OF LADING


The Spirit of Containing and Shipping

No. BOL : DLSCLF/201213444 Pengirim Grand Slam Company Romero street km.123 Dallas, Texas, USA Telp.0809894999 Kurir / No. Kurir Tempat Pengiriman

Penerima Agency of Sport Stasion Pakuwon Business Center blok AA 10 California, USA Fax. 29211000

Fax. 0899945677 Telp. 08983305282

Tempat Penerimaan

Dallas, Texas, USA California, USA Pelayaran Nomor Jenis Pengepakan dan Muatan Dekkripsi barang FDX-6784629193 Kardus berkerangka kayu(3m x 4m x 1m) berisi : 200 unit sarung tangan Bisbol 100 unit alat pemukul bisbol

Bera t Berat bersih : 80kg Berat Kotor : 97kg

Total muatan yang diterima kurir Biaya Pengiriman

$ 5.000
Ttd Kurir Jhon

Total 300 unit peralatan bisbol Kardus berkerangka kayu, lapis busa styrofoam, tersegel. Hanya satu kardus ukuran 3m x 4m x 1m dengan tersebut dengan di atas. Dibayarkan Oleh : Tanggal BOL : Tanggal Diterima : Dallas, Texas Agency of Sport 3 Maret 2012 Stasion California, Ttd Pengirirm Payidi TTd Penerima Joko

USA 5 Maret 2012

3 5

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Fakt ur


Tanggal 5 Maret
2012

Kepada :
Agency of Sport Station Pakuwon Business Center California

No. Faktur : 8031 Tanggal Jatuh Tempo : 2 April 2012 Syarat Pembayaran : 2/10, n/30 Jumlah Harga Harga sub No. Pemesanan : PP-2012-0005 total Barang Satuan
200 100 $ $ 250 100 $ 50.000 $ 10.000

1-1321 1-1322

Kode Barang 1200001

No. Pelanggan :

Nama Barang

Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul

Total Harga Diskon Pembelian : 0%

$ 60.000 _ $ 60.000

Pajak : 10% Total Harga setelah Total yang Harus Dibayar diskon Uang Muka :20% Sisa yang harus dibayar

$ 6.000 SUDAH DIKIRIM $ 66.000 $ 13.200 $ 52.800

*denda keterlambatan pembayaran 1% dari total pembelian setelah tanggal jatuh tempo Dibuat oleh : Dikirim Mengetahui oleh : (dept. Mega Ptw FIFIT Penagih

an) Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan atau ditukar tanpa perjanjian sebelumnya

(TERIMAKASIH)

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA


Jurnal Penjualan Periode Maret 2012 JPN-001 Tangg al
5 Maret 12 Maret

8031 8032

No. Fakt ur

Debitur
Agency of sport stasion Andys Sport

Syarat Kredit
2/10, n/30 2/10, n/30

Ref

Piutang dagang
$52.800 $100.000

Debi Uan g $Muka 13.200


$ 25.000

$30.000 $50.000

HP P

Kredi Penjual Persediaa an n BD Brng Jadi $66.000 $30.000


$125.000 $50.000

TOTA L

$152.800
(1-1210)

$ 38.200
(2-1100)

$80.000
(5-1000)

$191.000
(4-1100)

$80.000
(1-1330)

37

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Voucher Jurnal


Nomor : VJPJ 345 Voucher Penjualan Nama Akun Piutang dagang Uang Muka Penjualan Harga Pokok Penjualan Penjualan barang dagang Persediaan Barang Jadi Debi t Periode : Maret 2012 Jumla h

$152.800 $ 38.200 $80.000

Kredi t

$ 191.000 $80.000

Dibuat oleh :

Dibukukan oleh :

Vitari

Dowes Dekker

38

GLAND SLAM COMPANY DALLAS, TEXAS, USA


BUKU BESAR PEMBANTU PERSEDIAAN PERIODE MARET 2012

Nama : Sarung Tangan Bisbol Persediaan Kode Barang : 1-1321

Satuan

: Unit

Tangga l
2012 Maret 1 5

Keteranga n

Re f
PP-005

Debit

Kredit

Sald Debit Kredit


$ 62.500 $ 37.500

$25.000

Nama Persediaan : Alat Pemukul Kode Barang : Unit Tangga l


2012 Maret 1 5

: 1-1322

Satuan

Keteranga n

Re f
PP-005

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


$ 25.000 $ 20.000

$ 5.000

Nama Persediaan : Helm Bisbol Kode Barang Tangga l


2012 Maret 1 12

: 1-1323 Re f
PP-006

Satuan Debet Kredit

: Unit Sald Debet Kredit


$ 75.000 $ 37.500

Keteranga n

$ 37.500

Satuan

: Unit 39

Nama Persediaan : Bola Bisbol Kode Barang Tangga l


2012 Maret 1 5

: 1-1323 Re f
PP-006

Keterangan

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


$ 25.000 $ 12.500

$ 12.500

Nama : Sarung Tangan Bisbol (cacat) Persediaan Kode Barang : 1-1321A Tanggal
2012 Maret

Satuan Kredit

: Unit

Keteranga n
Retur barang

Re f
MK- 445

Debit

Sald Debit Kredit


$1250

$1250

4 0

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA


Rangkuman Persediaan Periode Maret 2012

Kode Barang
1-1321 1-1321A

Nama Barang
Sarung Tangan Bisbol Sarung tangan bisbol (cacat)

Sald o
$ 37.500 $ 1250

1-1322 1-1323 1-1324

Alat Pemukul Helm Bisbol Bola Bisbol

$ 20.000 $ 37.500 $ 12.500

Total Persediaan Barang Dagang Dibuat oleh Laksmi

$108.750

Dibukukan oleh

Braja

4 1

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA


Rangkuman Piutang Periode Maret Nama Pelanggan
Agency of Sport Station Andys Sport

Nomo r Pelangg 1200001


1200002

Saldo Piutang
$ 52.800 $ 100.000 $ 152.800

Total Piutang Dagang Dibuat Oleh

Dibukukan Oleh
Robert Pattinson

LadyGaga

42

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA KARTU PEMBAYARAN PIUTANG No : PPI-20120005

Nama Pelanggan : Jatuh Tempo : 5 April 2012


Agency of Sport Station

Tanggal

Alamat Pelanggan : Pembayaran : 2/10, n/30


Pakuwon Business Center California : 1200001 Nomor Pelanggan Tanggal Keterangan 5 Maret 2012 9 Maret 2012 15 Maret 2012 Saldo piutang Retur Penjualan Pembayaran ke -1

Syarat

Nomor Faktur :8031 Nomor :PP-2012Total SisaPemesanan Tanda tangan Piutang pembayar an Mega Ptw $ 52.800
($ 2.500) $ 50.300 ($1.006) $ 50.300 $0 Pamungkas Angling Darma

Diskon termin : $ 1320

Piutang yang dibayarkan setelah diskon $49.294 Mengetahui (dept. Penerimaan Kas)

LUNAS

Angling Dharma

43

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA


Jurnal Penerimaan Kas Periode Maret 2012
Tangg Keterangan al 2012 Mar.5 Penerimaan uang muka Agency of 12 Penerimaan uang muka Andys 15 Agency of sport 15 Andys sport TOTA Ref Debi Disko n penjual SerbaKeterang Ref an Uang 2muka 1100 penjualan 2Uang muka 1100 penjualan Kredi Penjual an Jumlah BD $ 13.200 $ 25.000 Piutan Persedia g an dagang Barang

JNK-001

HPP

Ka s $ 13.200 $ 25.000 $ 49.294 $ $98.000 185.494 (1-1110)

$ 1.006 $ 2.000 $ 3.006


(4-3100)

$ 38.200 ()

$50.30 $0 100.000 $ 150.300 (1-1210)

44

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Voucher Jurnal


Nomor : VJPJ 347 Voucher Penerimaan Periode : Maret 2012 Kas Nama Akun Debit Kas Diskon Penjualan Uang Muka Penjualan Piutang Dagang
$ 185.494 $ 3.006 $ 38.200 $ 150.300

Jumla h

Kredi t

Dibuat oleh :

Dibukukan oleh :

Spongebob

Patrick

45

GRAND SLAM COMPANY DALLAS, TEXAS, USA Daftar


Pembayaran Periode 15 Maret 2012 No. Pelanggan 1200001 1200002 Nama Pelanggan
Agency of Sport Station No : DPA-2012-03001

Andys Sport TOTA L

No. Faktur 8031 8032

Jumlah Pembayaran $49.294 $ 98.000 $ 160.230

Dibuat Oleh : Sri Astuti (Dept.Penerimaa n Kas)

Mengetahu i: Katty Perry (Dept.Penagi han)

46

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA


BUKU BESAR PEMBANTU PIUTANG DAGANG Periode Maret 2012

Nama Pelanggan : Agency of Sport


Station Pakuwon Business Center California

No. Pelanggan : 1200001 Syarat Pembayaran 2/10, n/30

Tangga l
2012 Maret 1 5
9 15

Keterangan

Re f
JPN-001
JU-001 JNK-001

Debit

Kredit

SALD Debit O Kredit


-

Saldo

$52.800
$2.500 $ 50.300

$52.800
$ 50.300

Nama Pelanggan : Andys


Sport Jalan Ketintang Gg. IV NO. 27 Phidelphia, USA

No. Pelanggan : 1200002 Syarat Pembayaran 2/10, n/30

Tangga l
2012 Maret 1 12 12

Keteranga n
Saldo

Re f
JPN-001 JNK-001

Debit

Kredit

SALD Debit O Kredit


-

$ 100.000 $ 100.000

$ 100.000 -

47

Rangkuman Piutang Periode Maret 2012 Nama Pelanggan


Agency of Sport Station Andys Sport

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA

Nomo r Pelangg 1200001


1200002

Saldo Piutang
-

Total Piutang Dagang Dibuat Oleh


LadyGaga

Dibukukan Oleh
Robert Pattinson

48

GLAND SLAM COMPANY DALLAS, TEXAS, USA BUKU


BESAR UMUM
PERIODE MARET 2012

Nama Perk : Kas No. Perk : 1-1110 Tanggal


2012 Maret 1

Keteranga n
Saldo

Re f
-

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


-

31

VJPJ 347

$185.494

$ 185.494

Nama Perk : Uang Muka Penjualan No. Perk : 2-1100 Tanggal


2012 Maret 1 31 31

Keteranga n
Saldo

Re f
VJPJ 347 VJPJ 345

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


-

$ 38.200
$ 38.200

$ 38.200
-

Nama Perk : Piutang Dagang No. Perk : 1-1210 Tanggal


2012 Maret 1

Keteranga n
Saldo

Re f
-

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


-

31 31 31

VJPJ 345 VJPJ 346 VJPJ 347

$152.800

$ 2.500 $ 150.300

$ 152.800 $ 150.300 -

Nama Perk : Persediaan Barang Jadi No. Perk : 1-1330 Sald 4 9

Tanggal
2012 Maret 1 31

Keteranga
Saldo

Re
VJPJ 345

Debet

Kredit

Debet
$ 187.500 $ 107.500

Kredit
-

$ 80.000

5 0

Nama Perk : Persediaan Barang Cacat No. Perk : 1-1340 Tanggal


2012 Maret 1 31

Keteranga n
Saldo

Re f
VJPJ 346

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


-

$ 1.250

$ 1.250

Nama Perk : Penjualan Barang Dagang No. Perk : 4-1100 Tanggal


2012 Maret 1 31

Keteranga n
Saldo

Re f
VJPJ 345

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


$152.800

$152.800

Nama Perk : Retur dan Potongan Penjualan No. Perk : 4-2000 Tanggal
2012 Maret 1 31

Keteranga n
Saldo

Re f
VJPJ 346

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


$2.500 -

$2500

Nama Perk : Harga Pokok Penjualan No. Perk : 5-1000 Tanggal


2012 Maret 1 31 31

Keteranga n
Saldo

Re f
VJPJ 345 VJPJ 346

Debet

Kredit

Sald Debet Kredit


$80.000 $78.750 -

$80.000

$1250

5 1

AGENCY OF SPORT STATION


Pakuwon Business Center, California

Kepada :
Grand Slam Company Dallas, Texas, USA

Memo

Tanggal :
7 Maret 2012

KAMI MENDEBIT AKUN ANDA SEBAGAI BERIKUT No. Pelanggan dari anda : 1200001 No. Pemesanan kami : PP-2012-0005
Kode Barang
1-1321

No. Faktur anda : 8031

Nama Barang yang dikembalikan


Sarung Tangan Bisbol

Jumlah barang yang dikembalikan 10 unit Disetujui Oleh :

Harga per unit


$250

Total Harga
$2500

Dibuat Oleh :

Purwo Atmojo

Imam Mahmudi

51

No : LPBR-224 Tanggal : 9 Maret 2012 GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA
Diterima dari :
Agency of Sport Station California, USA

Laporan Penerimaan Barang atas Retur

No. Pelanggan: 1200001 No. Pemesanan : PP-2012-0005


Kode Barang
1-1321

No. Faktur : 8031


Jumlah Barang
10 units

Nama Barang
Sarung Tangan Bisbol

Harga Barang per $250 uni

Total Harga Barang


$2500

Alasan Retur : 5 unit sarung tangan, pengamannysa tidak bisa direkatkan,


5 unit sarung tangan sobek

Diterima oleh :
Wawan

Dihitung oleh :
Sule

Disetujui oleh :
Parto

52

Grand Slam Company


Dallas, Texas, USA

Kepada :
Agency of Sport Station California, USA

Memo Kredit No. MK 445 : Tanggal

9 Maret 2012

KAMI MENKREDIT AKUN ANDA SEBAGAI BERIKUT No. Pelanggan: 1200001 No. Pemesanan : PP-2012-0005
Kode Barang Nama Barang yang dikembalikan

No. Faktur : 8031

1-1321

Sarung Tangan Bisbol

$2500

Total Harga

Dibuat Oleh :

Disetujui Oleh :

Pamungkas

Cakrawwala

53

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Record


Persediaan

Tanggal 1 Maret 2012 Kode Barang


1-1321 1-1322 1-1323 1-1324

No. Record Pers : KRP-2012-03- 01 Jumlah Barang


500 unit 500 unit 500 unit 2000 unit

Nama Barang
Sarung Tangan Bisbol Alat Pemukul Helm Bisbol Bola Bisbol

Harga per Unit


$ 250 $ 100 $ 300 $ 25 $

Harga Total
$ 125.000 50.000

$ 150.000 $ 50.000

Dibuat oleh

Disetujui oleh :

Azis Gagap

Sukarno

5 4

Grand Slam Company


Dallas, Texas, USA

Jurnal umum Periode Maret 2012


JU-001
9al Maret

Tangg

an Retur dan Potongan penjualan Piutang Dagang Persediaan Barang Cacat Harga Pokok Penjualan memo kredit 445- Agency of Sport Station
JUMLAH

Keterang

4-2000f 1-1210 1-1340 5-1000

Re

Debit
$ 2.500

Kredit
$2.500

$ 1.250 $1.250 $ 3.750 $ 3.750

5 5

GRAND SLAM COMPANY Dallas, Texas, USA Voucher Jurnal


Nomor : VJPJ 346 Voucher Retur Penjualan Nama Akun Debit Retur dan Potongan Penjualan Persediaan Barang Cacat Piutang Dagang Harga Pokok Penjualan
$2500 $1250 $2500 $1250

Periode : Maret 2012 Jumla h

Kredi t

Dibuat oleh :

Dibukukan oleh :

Vitari

Dowes Dekker

5 6

E. Usulan Sistem Berbasis Komputer 1. Usulan Flowchart Komputerisasi a. Ususlan Flowchart Komputerisasi Sistem Penjualan

Flowchart Computerized Penjualan


Sistem Web Penjualan Gudang Pengiriman

pelanggan

Real TIme

File Pembantu Piutang

File Pembantu Persediaan Terminal / Printer

Terminal / printer

3 2 1 BOL Slip pengepakan

Sistem Pemesanan Penjualan

Slip pengeluaran barang

File penjualan Yang belum Dicatat

Pengambilan barang

Cocokkan barang dengan dokumen dokumen sumber

Proses Batch File buku besar umum Sistem Pencatatan 3 Slip pengeluaran barang yang telah ditandatangani 2 1 BOL Slip pengepaka n Pengeluaran barang yang ditandatangani Kurir

Jurnal penjualan Faktur Terminal / Printer

Laporan Manajemen File Manajemen

5 7

b. Usulan Flowchart Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas

Flowchart Computerized Penerimaan Kas


Penerimaan Kas Otomatis
Real Time Pelanggan File record piutang

Bukti Transfer pembayaran

Terminal / Printer

Sistem penerimaan kas

Process Batch File penerimaan kas yang belum dicatat

File

Sistem pencatata n

Jurnal Penerimaan kas

Terminal / printer

Buku besar umum

Laporan manajemen

Manajemen

2. Kebijakan Umum Flowchart Komputerisasi a. Usulan Kebijakan Umum Flowchart Komputerisasi Sistem Penjualan 1) Pemisahan Tugas a) Tidak ada departemen penjualan, namun digantikan dengan sistem web penjualan yang secara langsung menerima pesanan dari pelanggan. Pesanan penjualan langsung diterima secara online melalui seistem pemesanan penjualan. Dengan proses awal pelanggan mengisi formulir pemesanan melalui web online. Sistem web penjualan secara langsung mencatat dan memperbarui file persediaan dan piutang secara realtime bersamaan dengan datangnya pesanan. Kemudian posting buku besar secara batch pada tiap akhir kerja. Departemen gudang dan pengiriman tetap ada untuk melakukan kegiatan manual yang tidak bisa dilakukan melalui sistem web. b) Pemrogram yang merancang program komputer dipisahkan dari pihak yang mengaplikasikan dan perbaikan bila terjadi gangguan. 2) Otorisasi a) Proses otorisasi melibatkan validasi nomor pelanggan ketika proses pemesanan. Jadi pelanggan yang akan dilayani dalam pemesanan melalui sistem web penjualan hanyalah pelanggan yang sudah menjadi member dan memiliki nomor pelanggan sehingga secara langsung dapat melihat kondisi piutang dari pelanggan tersebut. Setelah disetujui, proses penjualan akan dilanjutkan. b) Pelanggan yang ingin menjadi member terlebih dahulu harus sign up dan mengisi data diri beserta mencantumkan nomor identitas pribadi (KTM) dan nomor telepon yang bisa dihubungi. 3) Pengendalian Akses a) Pelanggan yang bisa mengakses pemesanan melalui web adalah pelanggan yang memilik nomor pelanggan dan password. b) Catatan akuntansi disimpan dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses langsung yang tidak mempunyai otorisasi di bagian pengoperasian komputrer dapat dikendalikan dengan pemberian password pengguna akses komputer tersebut 4) Supervisi Di bagian gudang dipersiapkan kamera pengamatan untuk mengawasi staf staf yang bersangkutan langsung dengan persediaan 5) Verifikasi Independen Verifikasi idependen dijalankan dengan perhitungan saldo pengendalian batch setiap selesai dijalankan, dengan membuat laporan manajemen dan rangkuman untuk ditinjau kembali oleh pengguna akhir 6) Catatan Akuntansi Departemen sistem web penjualan harus melakukan proses pembuatan cadangan (back up) file. b. Usulan Kebijakan Umum Flowchart Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas 1) Pemisahan Tugas Programer yang merancang aplikasi tanggung jawabnya dipisahkan dengan pengguna aplikasi serta perbaikan dan perawatan bila ada kerusakan pada aplikasi

5 9

2) Otorisasi Transaksi Proses otorisasi melibatkan bukti transfer pembayaran. Jadi, sistem penerimaan kas otomatis diawali dengan pelanggan mentransfer uang mereka ke rekening grand slam company. Kemudian bukti transfernya akan diserahkan ke bagian penerimaan kas dan dicocokkan nomornya dangan file piutang. Secara langsung file piutang akan diperbarui. Bukti transfer merupakan alat otorisasi untuk memperbarui piutang secara langsung dan jurnal penerimaan kas stelah proses batch. 3) Pengendalian Akses Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses terhadap catatan akuntansi yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Catatan akuntansi ini disimpan dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses langsung yang tidak mempunyai otorisasi di bagian pengoperasian komputer dapat dikendalikan dengan pemberian password pengguna pada akses komputer tersebut. 4) Supervisi Di bagian penerimaan bukti transfer harus ditugaskan pada staff yang berkompeten dalam pekerjaanya serta memiliki kejujuran yang tinggi. Supervisor dapat melakukan pengawasan secara langsung dan tidak langsung terhadap staff yang terkait untuk menghindari penggelapan dokumen. 5) Verifikasi Independen Verifikasi idependen dijalankan dengan perhitungan saldo pengendalian batch setiap selesai dijalankan, dengan membuat laporan manajemen dan rangkuman untuk ditinjau kembali oleh pengguna akhir 6) Catatan Akuntansi Harus ada proses pembuatan cadangan (back up) file sehingga perusahaan dapat memiliki jejak audit yang memungkinkan auditor untuk menelusuri transaksi. F. Kode Akun
1-0000 1-1000 1-1100 1-1110 1-1111 1-1112 1-1120 1-1200 1-1210 1-1220 1-1300 1-1310 1-1320 Kas Kecil Piutang Dagang Piutang Dagang Penyisihan Piutang Tak Tertagih Persediaan Barang Dagang Persediaan Bahan Baku Persediaan Barang Dalam Proses ASET Aset Lancar Kas Kas di Bank Mandiri BCA

6 0

1-1330 1-1340 1-1400 1-1410 1-1420 1-1500 1-1510 1-1520 1-1600 1-2000 1-2100 1-2200 1-2300 1-2400 1-2410 1-2420 1-2500 1-2510 1-2520 1-2530 1-2531 1-2532 2-0000 2-1000 2-1100 2-1200 2-1300 2-1400 2-1500 2-1600 2-2000 2-2100 2-2110 KEWAJIBAN

Persediaan Barang Jadi Persediaan Barang Cacat Biaya dibayar di muka Sewa dibayar di muka Asuransi dibayar di muka Perlengkapan Perlengkapan Kantor Perlengkapan Pabrik PPn Masukan Aset Tetap Tanah Bangunan Kendaraan Peralatan Peralatan Kantor Peralatan Pabrik Akumulasi Penyusutan Akum.Penyu.Bangunan Akum.Penyu.Kendaraan Akum.Peny.Peralatan Akum.Peny.Peralatan Kantor Akum.Peny.Peralatan Pabrik

Kewajiban Jangka Pendek Uang Muka Penjualan Utang Dagang Utang Wesel Utang Biaya PPn Terutang PPn Keluaran Kewajiban Jangka Panjang Pinjaman Bank Mandiri

6 1

2-2120 3-0000 3-1000 3-2000 3-3000 4-0000 4-1000 4-1100 4-1200 4-1300 4-2000 4-3000 4-3100 4-3200 5-0000 5-1000 5-1200 5-1300 6-0000 6-1000 6-1100 6-1110 6-1120 6-1200 6-1300 6-1400 6-1410 6-1420 6-1500 6-1510 6-1520 6-1530 6-1531 EKUITAS Modal Saham

BNI

Laba tahun berjalan Laba yang ditahan PENGHASILAN Penjualan dan Pendapatan Penjualan barang dagang Penjualan barang cacat Pendapatan Konsinyasi Retur dan potongan penjualan Diskon Diskon Penjualan Diskon Konsinyasi HARGA POKOK PENJUALAN Harga Pokok Penjualan Beban Angkut Masuk Diskon Pembelian Barang BEBAN OPERASIONAL Beban Administrasi dan Umum Beban Gaji Beban Gaji Kantor Beban Gaji Pabrik Beban Asuransi Beban Sewa Beban Perlengkapan Beban Perlengkapan Kantor Beban Perlengkapan Pabrik Beban Penyusutan Beban Penyusutan Bangunan Beban Penyusutan Kendaraan Beban Penyusutan Peralatan Beban Penyusutan Peralatan Kantor

6 2

6-1532 6-1600 6-1610 6-1620 6-1700 6-1710 6-1720 6-1730 6-1731 6-1732 6-1800 6-1900 6-2000 6-2100 6-2200 8-0000 8-1000 8-1100 8-1200 8-1300 8-1400 8-1500

Beban Penyusutan Peralatan Pabrik Beban Listrik, Air, dan Telp Beban Listrik, air, dan telp kantor Beban Listrik, air, dan telp pabrik Beban Pemeliharaan Beban pemeliharaan bangunan Beban pemeliharaan kendaraan Beban pemeliharaan peralatan Beban pemeliharaan peralatan kantor Beban pemeliharaan peralatan pabrik Beban Penyisihan Piutang Beban Keterlambatan Beban pemasaran Beban Iklan Beban Transportasi PENDAPATAN NON OPERASIONAL Pendapatan lain Pendapatan Jasa Giro Pendapatan dari Hibah Pendapatan dari Undian Pendapatan dari denda keterlambatan Keuntungan (kerugian) penjualan surat berharga Penjualan aset tetap berwujud

8-1600 9-0000 9-1000 9-1100 BEBAN NON OPERASIONAL Beban Lain Beban administrasi bank

6 3

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A. 2011. Accounting Information Systems,4 . Sistem Informasi Akuntansi Buku Satu. Salemba Empat.

rd

6 4