Anda di halaman 1dari 13

1.

PENGENALAN

Organisasi menurut Chester I. Bernard organisasi merupakan suatu sistem aktiviti kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Organisasi adalah sekumpulan orang (dua atau lebih) yang secara formal disatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Dalam Teknik Industri, 2008). Seperti yang telah dihuraikan sebelumnya tentang Pengurusan, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Pengurusan dan pengorganisasian ditakrifkan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Pengertian Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembahagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeza-beza tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan pakar-pakar pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Seperti yang ditunjukkan oleh Mohr (1982, ms 102-103), ahli-ahli teori awal struktur organisasi, Taylor, Fayol dan Weber melihat kepentingan struktur untuk keberkesanan dan kecekapan dan memegang tanpa soalan sedikit bahawa apa-apa struktur yang diperlukan, rakyat dapat fesyen sewajarnya. struktur organisasi telah dianggap sebagai perkara pilihan .... Apabila pada tahun 1930-an, pemberontakan itu bermula yang datang dikenali sebagai hubungan teori manusia, terdapat masih tidak penafian idea struktur sebagai artifak, tetapi sebaliknya invokasi penciptaan yang amat berbeza daripada struktur, satu di mana keperluan, pengetahuan, dan pendapat pekerja mungkin diberi pengiktirafan yang lebih meluas. "Walau bagaimanapun, pandangan yang berbeza timbul pada tahun 1960-an, mencadangkan bahawa struktur organisasi adalah "suatu fenomena yang luar disebabkan, hasil daripada artifak."(Mohr, 1982). Pada abad ke-21, ahli-ahli teori organisasi seperti Lim, Griffiths, dan Sambrook (2010 ) sekali lagi mencadangkan bahawa pembangunan struktur organisasi adalah sangat bergantung kepada ungkapan strategi dan tingkah laku pihak pengurusan dan para pekerja seperti yang dikekang oleh pengagihan kuasa di antara mereka, dan dipengaruhi oleh persekitaran mereka dan hasil.
1

Fungsi Penjabatanan Penjabatanan berfungsi koordinat kerja dan pekerja melalui unit yang berbeza dan setiap unit adalah bertanggungjawab untuk fungsi perniagaan tertentu atau kawasan kepakaran. Sebagai contoh, penjabatanan mengikut fungsi atau kawasan-kawasan yang biasa adalah akaun, jualan, pemasaran, pengeluaran, operasi dan jabatan sumber manusia. penjabatanan yang berasaskan pada fungsi digunakan secara meluas oleh organisasi (Shahrol, et al., 2010) Struktur Organisasi ditubuhkan berdasarkan jenis penjabatanan. Ini bermakna pembahagian kerja dan pekerja kepada unit organisasi yang berbeza, yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Setiap individu dalam unit-unit yang berbeza akan bekerja dan semua kerja keluaran akan bertujuan ke arah objektif yang telah ditentukan. Terdapat lima jenis penjabatanan, yang adalah berdasarkan fungsi, produk, pelanggan, lokasi geografi dan matriks 2.1 JENIS-JENIS PENJABATANAN

Penulis pengurusan awal berhujah bahawa aktiviti dalam organisasi perlu mempunyai kepakaran dan dikumpulkan ke dalam jabatan. Pengkhususan kerja mewujudkan pakar-pakar yang memerlukan penyelarasan. Penyelarasan ini dipermudahkan dengan meletakkan pakar bersamasama di jabatan-jabatan di bawah arahan pengurus. Jabatan ini adalah biasanya berdasarkan fungsi kerja yang dilaksanakan produk atau perkhidmatan yang ditawarkan, pelanggan sasaran atau pelanggan, wilayah geografi diliputi, atau proses yang digunakan untuk menukar input kepada output. Tiada kaedah tunggal penjabatanan telah diperjuangkan oleh penulis-penulis awal (Ram, 2010). Kaedah atau kaedah yang digunakan harus menjejaskan kumpulan yang terbaik akan menyumbang kepada pencapaian objektif organisasi dan matlamat unit individu. Akhirnya membentuk jenis-jenis penjabatan 2.1.1 Penjabatanan Berasaskan Fungsi

Kakitangan dalam bahagia organisasi ini cenderung untuk melaksanakan satu tugas yang khusus, misalnya jabatan kejuruteraan akan dianggotai hanya dengan jurutera perisian. Ini membawa kepada kecekapan operasi dalam kumpulan itu. Bagaimanapun ia juga boleh membawa kepada kurangnya komunikasi di antara kumpulan berfungsi dalam sesebuah organisasi, membuat organisasi perlahan dan tidak fleksibel.
2

Secara keseluruhan, sebuah organisasi yang berfungsi paling sesuai sebagai pengeluar barangan dan perkhidmatan yang seragam pada jumlah yang besar dan kos yang rendah. Penyelarasan dan pengkhususan tugas berpusat di struktur yang berfungsi, yang menjadikan menghasilkan jumlah terhad produk atau perkhidmatan yang cekap dan boleh diramal. Selain itu, kecekapan lagi boleh direalisasikan sebagai organisasi yang berfungsi menyepadukan aktiviti-aktiviti mereka menegak bahawa produk yang dijual dan diedarkan dengan cepat dan pada kos yang rendah (Raymond & Charles, 1992). CARTA ORGANISASI JABATAN UKUR DAN PEMETAAN MALAYSIA (JUPEM)

Ciri-Cirinya Penjabatanan berdasarkan carta Jabatan Ukur dan Pemetaan Malaysia (JUMPEM) ini digunakan secara meluas di setiap organisasi bahagian, jabatan dan seksyen. Tetapi apabila organisasi menjadi besar dan berkembang, penjabatanan mengikut fungsi menjadi kurang berkesan kerana ia akan menimbulkan halangan dari segi komunikasi dan juga skop kerja antara jabatan kerana setiap ahli tidak mengenali antara ahli dan tidak memahami kaedah tugas masing dalam jabatan-jabatan tersebut. Keadaan ini akan menimbulkan masalah apabila wujud skop kerja di lapangan dan pejabat yang berbeza dari segi fungsi, menyebabkan perjalanan perancangan yang dirancang tidak mendapat kerjasama dari kakitangannya. Adalah mudah untuk seseorang kakitangan di dalam organisasi fungsian mendapatkan pengalaman dan meningkatkan kualiti kemahiran diri. Selain itu, tugas-tugas kakitangan diformalkan menjadi garis panduan peraturan dan prosedur. Ini memudahkan proses pengkomputeran tugas-tugas yang dilaksanakan. Mengubah prosedur kerja kakitangan kepada program komputer meningkatkan lagi keberkesanan fungsian. Ia mengurangkan ralat manusia, mengurangkan kos dan menyumbangkan keberkesanan kepada keseluruhan organisasi. Walaupun organisasi fungsian merupakan struktur organisasi yang paling banyak digunakan, namun kebanyakan organisasi memerlukan struktur organisasi yang fleksibel di dalam era pengetahuan ini. Struktur organisasi matriks merupakan satu lagi contoh struktur organisasi yang semakin banyak diterima pakai oleh organisasi- organisasi yang cepat bertindak balas terhadap permintaan pasaran Kelebihan 1. Menggalakkan pengkhususan kemahiran keadaan menjadi sesebuah jabatan atau unit cekap dalam menjalankan kerja masing-masing kerajaan Malaysia, kerana ianya mudah dibentuk dan dipraktikkan. Ia diwujudkan berdasarkan fungsi-fungsi dan boleh digambarkan berdasarkan

2. Kurangkan duplikasi penggunaan sumber ini memberikan kelebihan kepada sesebuah unit menjalankan kerja mereka tanpa wujud pertindihan tugas yang boleh menyebabkan sesuatu kerja yang dijalankan kurang berkesan. 3. Meningkatkan pembangunan kerjaya dan jabatan. 4. Memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran. 5. Penyelesaian masalah lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam bidang mereka dan tahu langkah-langkah dalam penugasan yang diberikan. 6. Keputusan adalah dipusatkan melalui ketua unit. Kelemahan 1. Menekankan kepada satu tugas yang rutin keadaan ini menyebabkan motivasi pekerja akan lemah dan dalam jangka panjang menyebabkan mutu perkhidmatan akan menurun. 2. Mengurangkan komunikasi antara satu jabatan dengan jabatan lain seterusnya boleh menyebabkan kurang memahami tugas masing dan tiada semangat setia kawan dalam meningkatkan kualiti jabatan induk. 3. Sukar untuk membuat penjadualan antara jabatan dengan jabatan yang lain kerana skop tugas yang berbeza sama sekali. 4. Lebih mementingkan jabatan daripada organisasi, keadaan menyebabkan organisasi yang induk tidak dapat mencapai target mereka. 2.1.2 Penjabatanan Berasaskan Lokasi Geografi

Satu lagi cara untuk penjabatanan adalah atas dasar geografi atau wilayah. (perkumpulan aktiviti oleh wilayah) Fungsi jualan mungkin mempunyai kawasan barat, selatan, pertengahan barat dan kawasan timur. Jika pelanggan sebuah organisasi yang bertaburan di kawasan geografi yang besar, ini bentuk departmentalization yang berharga. Sebagai contoh, yang struktur organisasi Coca-Cola dalam abad ke 21 mencerminkan operasi syarikat dalam dua kawasan luas geografi di sektor Utara Amerika dan di sektor antarabangsa (termasuk yang Kepulauan Pasifik, Komuniti Eropah, Timur Laut Eropah dan Afrika dan Latin Syarikat). Penjabatan geografi bersama rakan kerja dan kakitangan unit yang berbeza yang bertanggungjawab untuk menjalankan aktiviti-aktiviti perniagaan di lokasi geografi yang
5

tertentu. Kelebihan jabatan ini berasaskan geografi adalah kebolehan organisasi untuk bertindak balas dengan kepantasan dan kecekapan kepada keperluan pasaran khusus dalam skop tanggungjawab jabatan. Kelebihan ini adalah lebih penting apabila produk dan perkhidmatan yang dihasilkan dipasarkan ke kawasan-kawasan yang berbeza. Selain itu, ia juga membantu untuk mengurangkan kos dengan meletakkan sumber-sumber organisasi lebih dekat kepada pengguna sasaran. Ciri-Ciri Penjabatanan oleh kumpulan rantau pekerjaan geografi berasaskan wilayah atau geografi. Sebagai contoh, MAA, sebuah syarikat Insuran yang besar di Malaysia, mempunyai jualan domestik tinggi yang dengan mempunyai penjabatanan rantau seperti Timur, Utara dan barat Semenanjung Malaysia. Penjabatan lokasi Geografi ialah aktiviti padanan atas dasar wilayah. Jika pelanggan organisasi dan meliputi seluruh, ia boleh kumpulan kerja yang berasaskan mengenai geografi. Sebagai contoh, struktur organisasi Nestle telah mencerminkan operasi syarikat itu di dua kawasan geografi yang luas merangkumi kawalan geografi dari Semenanjung Malaysia, Sabah dan Sarawak Pembentukan penjabatanan mengikut kawasan berdasarkan kepada dua kaedah iaitu berdasarkan tempat di mana organisasi beroperasi atau berdasarkan kawasan-kawasan pasaran yang menjadi fokus organisasi. Dalam aspek pertama penjabatanan wujud di lokasi di mana organisasi beroperasi kerana kemudahan untuk mendapatkan punca-punca pelanggan mengikut kawasan. Ia biasanya melibatkan organisasi pembinaan atau perkhidmatan seperti telekom. Bagi aspek kedua pula jabatan diwujudkan berhampiran pelanggan supaya organisasi dapat bertindak cepat untuk memenuhi keperluan-pelanggan. MAA telah mengamalkan aspek kedua iaitu jabatan diwujudkan berhampiran dengan pelanggan supaya organisasi dapat bertindak cepat untuk memenuhi keperluan dan permintaan pelanggan.

Carta Organisasi Penjabatan MAA Mengikut Geografi

Kelebihan 1. Memudahkan golongan atasan mengagihkan tugas kepada ahli-ahli anggota yang lain. 2. Memudahkan urusan jual beli dijalankan. 3. Menyenangkan lagi pelanggan untuk mendapatkan produk-produk yang dikehendaki/ 4. Tanggungjawab di peringkat yang lebih rendah kerana masalah berkesan kepada masalah tempatan. 5. Penekanan kepada pasaran tempatan dan masalah bersifat tempatan. 6. Penyelarasan 3.improves rantau. 7. Tidak menghadapi komunikasi dengan kepentingan tempatan. Kelemahan 1. Produk yang diterima daripada pengeluar utama untuk cawangan-cawangan yang lain mungkin akan mengalami kerosakan. 2. Barangan yang diterima juga adakalanya tidak mencukupi sepertimana yang dikehendaki oleh pelanggan. 3. Masalah dalam kawalan oleh pengurusan atasan. 2.1.3 Penjabatanan Berasaskan Matriks

Konsep dalam penjabatan matriks ini para pekerja pada hakikatnya mempunyai dua orang ketua. Oleh itu pengurus terpaksa bertanggungjawab kepada dua orang ketua atau lebih dan tidak hanya kepada seorang ketua sebagaimana yang terdapat dalam struktur biasa. Struktur ini juga dikenali sebagai sistem berbilang arahan. Penjabatanan ini merupakan campuran dua jenis penjabatanan seperti penjabatan fungsian, geografi dan penjabatanan produk. Oleh kerana
7

struktur matriks melibatkan campuran penjabatanan, maka untuk beroperasi dengan cekap dan berkesan, komunikasi serta kerjasama yang baik adalah perlu. Biasanya penjabatanan seperti ini sesuai dengan persekitaran yang sering berubah seperti persaingan yang sengit dan perubahan teknologi. Contohnya sebuah organisasi terlibat dalam kegiatan-kegiatan melaksanakan berbagai-bagai jabatan fungsian seperti pengeluaran, pemasaran dan kewangan adalah diperlukan. Keadaan ini menjadikan keperluan setiap penjabatan berkait antara satu sama lain dan ketua setiap bahagian boleh mendapatkan akses dari setiap bahagian tanpa melalui ketua unit mereka. Ciri-Ciri Ciri-ciri organisasi matriks adalah sesuai untuk organisasi yang memerlukan lebih fleksibiliti dan perubahan pantas terhadap persekitaran kompetitif dan tidak stabil dalam membuat keputusannya. Keadaannya lebih rata dan kurang berhierarki dalam membentuk arahan kepada ketua masing-masing. Struktur matriks memaparkan pengurus projek yang menyelaras aktivitiaktiviti dengan ahli-ahli dari jabatan-jabatan lain. Tugas utama pengurus projek adalah untuk:o Mendapatkan maklumat o Menyelesaikan konflik o Memudahkan pencapaian objektif keseluruhan projek. Berdasarkan carta organisasi SPR Perlis jelas memperlihatkan sistem berbilang arahan di bawah pengurusan yang lebih kepada fungsi, operasi berasaskan geografi dan teknologi maklumat berasaskan produk tetapi berada dalam satu rangkaian, di mana ketiga-tiga penjabatanan ini boleh mendapatkan akses dari jabatan lain dan melaporkan kepada ketua bahagian pengurusan, operasi dan teknologi maklumat. Melaluinya gabungan pendekatan fungsian dan pendekatan berdasarkan projek. Di dalam pendekatan matriks, tanggungjawab fungsian tetap dikekalkan di dalam jabatan-jabatan berkenaan, walaubagaimanapun pengurus projeklah yang menguruskan projek berkenaan. Dengan kaedah ini, kemahiran dan keberkesanan jabatan tetap dikekalkan di mana pengurus projek bekerjasama dengan jabatan-jabatan lain. Pendekatan organisasi matriks adalah berkesan di dalam organisasi di mana pasukan projek adalah terdiri dari ahli yang mewakili keperluan fungsian dan projek jabatan.

Kelebihan 1. Mewujudkan kerjasama antara unit fungsian yang berbeza-beza. 2. Meningkatkan kualiti dalam perkhidmatan yang diberikan 3. Menghasilkan pembuatan keputusan yang berkualiti dengan membabitkan semua pihak. 4. Kaedah yang berkesan di dalam membuat sesuatu keputusan menangani persekitaran yang kerja cepat berubah. Kelemahan 1. Mewujudkan pergelutan kuasa antara ketua. 2. Menyebabkan kos perkhidmatan akan meningkat. 3. Maklum balas maklumat teknikal yang lemah di antara projek.
4. Kekecewaan dan stress dialami oleh dua bos yang berbeza.

2.1.4

Penjabatan Berasaskan Produk

Penjabatanan berasaskan produk memerlukan semua fungsi yang diperlukan untuk membuat dan memasarkan produk tertentu yang diletakkan di bawah seorang eksekutif. Sebagai contoh, kedai serbaneka utama distrukturkan sekitar kumpulan produk seperti aksesori rumah, peralatan, pakaian wanita, pakaian lelaki, dan pakaian kanak-kanak. Tugas juga boleh dikumpulkan mengikut produk atau perkhidmatan tertentu, sekaligus meletakkan semua aktiviti yang berkaitan dengan produk atau perkhidmatan di bawah seorang pengurus. Setiap kawasan produk utama dalam perbadanan itu adalah di bawah kuasa pengurus kanan yang pakar dalam, dan bertanggungjawab, segala-galanya yang berkaitan dengan barisan produk. LA Gear adalah satu contoh syarikat yang menggunakan penjabatanan produk. Struktur adalah berdasarkan kepada barisan produk yang pelbagai yang termasuk kasut wanita, kasut dan kasut kanak-kanak lelaki. Dalam pemasaran, produk apa-apa yang boleh ditawarkan kepada pasaran yang mungkin memuaskan mahu atau perlukan. Dalam peruncitan, produk dipanggil barangan. Dalam sektor pembuatan, produk dibeli sebagai bahan mentah dan dijual sebagai barangan siap. Komoditi biasanya bahan-bahan mentah seperti logam dan produk pertanian, tetapi komoditi juga boleh menjadi apa-apa jua yang boleh didapati secara meluas di pasaran terbuka. Dalam penggunaan umum, produk boleh merujuk kepada satu butiran atau unit, satu kumpulan produk yang sama, satu kumpulan barangan atau perkhidmatan, atau klasifikasi industri bagi barang atau perkhidmatan. Ciri-Ciri Penjabatanan produk digunakan di dalam syarikat-syarikat besar yang mempunyai banyak jabatan yang ingin untuk menstrukturkan pekerja mereka di bawah sistem penjabatanan produk. Ciri-ciri utama departmentalization produk apabila digunakan dalam sebuah syarikat; o Setiap pengurus hanya berurusan dengan satu produk yang ditawarkan syarikat itu. Kadang-kadang ini berpecah kepada bidang-bidang seperti pakaian wanita, pakaian lelaki dan Pakaian kanak-kanak dalam syarikat pakaian. o Setiap kawasan produk akan mempunyai pasukan pemasaran yang berurusan sematamata dengan kawasan satu produk tetapi akan bertutur dan bergaul idea dengan bidang produk yang lain.
10

o Setiap produk akan bertanggungjawab untuk kewangan dan belanjawan mereka sendiri dan akan mempunyai pasukan kewangan mereka sendiri. o Semua kawasan produk yang berlainan akan mempunyai matlamat yang berbeza dan matlamat. o pelbagai bidang hanya akan menyeberang sebagai kumpulan syarikat yang lebih luas mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan seluruh syarikat seperti kesedaran jenama dan jumlah jualan syarikat matlamat dan pencapaian yang luas. Syarikat-syarikat ini akan mempunyai kawasan yang akan menjaga semua produk seperti sumber manusia dan teknologi maklumat. Model ini biasanya digunakan di dalam syarikat-syarikat yang mempunyai pelbagai produk yang tidak benar-benar bertindih dan persembahan yang berlainan yang tidak akan mendapat manfaat dengan mempunyai kerja semua orang di banyak kawasan. Ini adalah biasanya syarikat-syarikat besar dan setiap kawasan produk berpotensi menjadi sebuah syarikat dalam hak mereka sendiri. Struktur ini dapat membantu dengan laporan syarikat dan membantu untuk mengesan kawasan yang lakukan dengan baik dan kawasan-kawasan yang sedang berjuang. Ini bermakna bahawa lebih banyak bantuan boleh diberikan apabila terdapat kawasan yang memerlukan sokongan, apa-apa jua sebahagian daripada kawasan produk yang mungkin. Syarikat-syarikat yang menggunakan produk penjabatanan memberikan mereka tumpuan yang lebih baik daripada pekerja-pekerja mereka dan oleh itu setiap kawasan yang lebih produktif dan mempunyai pencapaian yang lebih dengan bekerja secara individu.

11

Berdasarkan carta syarikat Luxor di atas, pelantikan pengurus berdasarkan kepada sektor pengeluaran masing-masing. Dalam hal pengurus terbabit hendaklah memastikan barangan di bawah kawalan mereka mencapai kehendak prestasi syarikat. Kelebihan 1. Proses pengeluaran setiap produk dapat dijalankan / dikeluarkan dengan lebih cepat dan lebih berkesan. 2. Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yang menghasilkan keluaran yang berlainan. 3. Amat sesuai diamalkan oleh organisasi besar. 4. Penyelidikan terhadap setiap keluaran mudah dijalankan. Keburukan. 1. Setiap jabatan memerlukan teknologi atau alatan yang berbeza dan ini akan melibatkan kos yang tinggi. 2. Sukar dikawal oleh pengurus atasan. 3. Penyelarasan antara keluaran sukar dilakukan. 3.1 KESIMPULAN

Dengan wujud jenis-jenis penjabatan dalam sistem pengurusan, boleh memberikan kecekapan dalam menjalankan kerja yang telah diamanahkan kepada sesuatu organisasi. Melaluinya juga setiap organisasi boleh memilih jenis penjabatan yang sesuai dengan kehendak dan cara mereka bekerja bagi memudah dan menjamin kualiti kerja mereka berada dalam keadaan yang baik dan mampu memberikan kualiti perkhidmatan kepada masyarakat mahupun organisasi itu sendiri. Perkara utama yang perlu dilakukan dalam sesebuah organisasi yang besar lagi kompleks adalah menyusun sumber-sumbernya dengan cara yang efisien dan berkesan. Aktivitiaktiviti yang sama diletakkan di bawah satu unit, bahagian atau kumpulan. Proses mengumpul dan menyatukan semua kegiatan yang sama dengan cara yang sesuai dan praktikal di panggil penjabatanan. Melaluinya pengurusan akan dapat menilai jenis mana yang sesuai dan boleh memberikan pulangan terbaik kepada mereka. (Jumlah perkataan 2690)
12

RUJUKAN Lim, M., G. Griffiths, & S. Sambrook. (2010). Organizational structure for the twenty-first century. Presented at the annual meeting of The Institute for Operations Research and The Management Sciences, Austin. Mohr, L. B. (1982). Explaining Organizational Behavior. San Francisco: Jossey-Bass Publishers. Ram Roa. (2010). Five ways to departmentalize. Atas talian 17 Februari 2012, dari http://www.citeman.com/8558-five-ways-to-departmentalize.html. Raymond E. Miles & Charles C. Snow. (1992). Causes of Failure in Network Organizations,. California: Management Review. Shahrol Aman Ahmad, Azhari Ramli, Nasri Nalimi, Azelin Aziz & Santhi Raghavan. (2010). BBPP1103 Principle of Management. Kuala Lumpur: OUM. Teknik Industri. (2008). Definisi dan pengertian organisasi. Atas talian 15 Februari 2012, dari http://hmti.wordpress.com/2008/02/22/definisi-dan-pengertian-organisasi/.

13