Une runion plus efficace

par Monsieur Albert Davoine

Une runion efficace

Pourquoi tenir une runion ? Les objectifs dune runion Une runion efficace Les procdures dune runion Comment prparer une runion ? Lespace physique Lordre du jour Le procs-verbal Un comit de travail Comment prsider une runion Cest quoi une proposition

Pourquoi tenir une runion?

Une runion sert se rencontrer, se parler, discuter et dcider de diffrentes questions relies au fonctionnement de votre groupe. Pour tre efficace, une runion doit avoir un objectif prcis et une raison d'avoir lieu. Personne n'aime faire des runions juste pour faire des runions. Il est donc important que les personnes qui assistent la runion sachent ce qu'elles viennent accomplir la runion. Elles seront plus intresses d'tre prsentes et de participer.

Les 6 objectifs dune runion

1. Informer L'objectif de cette runion est de partager de l'information avec les participants et les participantes. 2. Planifier L'objectif d'une rencontre de planification est de discuter d'un plan plus ou moins long terme pour le groupe ou de planifier une activit ou un vnement qui s'en vient. 3. Solutionner un problme L'objectif de cette rencontre est d'adresser une question ou un problme prcis auquel fait face le groupe.

Les 6 objectifs (suite)

4. valuer Une rencontre d'valuation permet de regarder les progrs et les succs qui surviennent suite la tenue d'une activit ou d'un vnement ou suite une rencontre de solution de problme. 5. Former Une rencontre de formation est organise avec l'objectif prcis d'offrir de la formation ou dduquer les participants et les participantes. 6. Clbrer Une rencontre de clbration permet aux participants et participantes de s'amuser, de reconnatre un succs ou une russite et de relaxer.

Suivez ces six rgles d'or

1. Ayez un objectif clair. 2. Planifiez la runion l'avance : indiquez les sujets qui seront discuts; distribuez de l'information de prparation; indiquez aux participants ce que vous vous attendez deux. 3. L'ordre du jour : indiquez clairement le sujet tre discut et l'objectif de la discussion. 4. Impliquez les bonnes personnes : si vous avez besoin de l'appui de personnes ressources, invitez-les l'avance et assurez-vous que les bonnes personnes soient prsentes.

Six rgles dor (suite)

5. Le temps : choisissez le bon temps et la bonne place pour tenir la rencontre; limitez la dure de la runion; commencez l'heure et terminez l'heure. 6. Rsumez les objectifs atteints par la runion conservez les procs-verbaux des runions; listez les actions entreprendre, par qui et quand; soulignez la fin de la rencontre les russites et les prochaines tapes.

Les procdures dune runion

Des procdures de runions existent afin de faciliter le droulement des rencontres. Cependant, il faut s'assurer qu'elles n'alourdissent pas la runion et qu'elles n'affectent pas ngativement la participation des personnes la runion. Le fascicule intitul Code de procdures d'une assemble dlibrante prsente trs bien les procdures de runions les plus importantes afin d'assurer le bon droulement de votre runion. Il est important de s'assurer que chacun connaisse les procdures que vous suivez afin qu'il ou elle participe pleinement la rencontre.

Comment prparer une runion?

Publicit Informer les personnes que la runion aura lieu, soit par tlphone, par lettre, par annonce, par affiche ou par un contact personnel. Assurez-vous de leur indiquer la date, l'heure, le lieu et le but de la runion. Ordre du jour Dcider ce qui sera discut la runion pour faire l'ordre du jour, identifier ce dont vous avez besoin afin de discuter des questions, faire les copies, commander le matriel ou autre. Avant la rencontre Contacter les personnes qui doivent parler de tel ou tel sujet, partager les tches faire, prparer les rapports, vrifier l'quipement audio-visuel, s'il y en a. Lieu S'assurer que la salle est assez grande et dplacer les chaises et les tables afin d'assurer le bon droulement de la runion. quipement Avoir un nombre suffisant de chaises et de tables, rserver le matriel audio-visuel ncessaire, prvoir un tableau ou un flip chart, jus et tasses, etc.

L'espace physique
Il est important d'organiser l'espace o aura lieu la runion de sorte que la runion se droule le mieux possible. Il est bon que tout le monde puisse voir la personne qui prside la runion. La place occupe par les participants est trs importante. Il faut s'assurer qu'elles soient confortables et places de faon dcourager les discussions en petits groupes. Finalement, si un tableau ou un tlviseur est prvu, il faut s'assurer que tout le monde peut voir sans trop de difficult.

L'ordre du jour
L'ordre du jour est la carte de route d'une runion. Il liste tous les sujets qui seront discuts pendant la runion. Le prsident et/ou le secrtaire de l'organisme a comme tche de prparer une bauche de l'ordre du jour avant la runion. L'ordre du jour peut tre donn aux participants avant la runion ou sur place. Si vous souhaitez que les participants se prparent avant la runion pour discuter d'un sujet, il est prfrable de leur donner une copie de l'ordre du jour propos l'avance.

Les lments de base d'un ordre du jour

Lecture et adoption de l'ordre du jour la fin de chaque runion, un procs-verbal ou les minutes de la runion est rdig. L'ajournement met fin la runion. L'ajournement doit tre propos par quelqu'un mais n'a pas besoin d'un appuyeur.

Lecture et adoption de l'ordre du jour

Lecture et adoption de l'ordre du jour permettent de faire un survol rapide des points qui seront discuts pendant la runion. Si quelqu'un veut discuter d'un sujet qui ne parat pas l'ordre du jour, il peut l'ajouter au point varia. Par la suite, l'ordre du jour est adopt. Il est possible d'adopter l'ordre du jour en laissant le point varia ouvert des ajouts au courant de la runion. Si vous adoptez cette faon de faire, vous devez tre plus vigilant quant la dure de la runion afin de vous assurez qu'elle ne s'ternise pas.

Le procs-verbal ou les minutes

la fin de chaque runion, un procs-verbal ou les minutes de la runion est rdig. L'objectif du procs-verbal est de prsenter les grandes lignes des discussions qui ont eu lieu au courant de la runion et d'indiquer les propositions qui ont t adoptes. la prochaine runion, il est normal d'adopter le procsverbal. En adoptant le procs- verbal, le groupe confirme que ce qui parat dans le procs-verbal reprsente bien ce qui a t dit la dernire runion.

Un comit de travail
Il est possible, au courant d'une runion, qu'un point soit apport l'ordre du jour et que suite une discussion sur le sujet, il devient vident que d'autres discussions doivent avoir lieu ou encore que la question se rglerait mieux si un groupe de quelques personnes l'adressait. Si tel est le cas, il peut tre avantageux de mettre sur pied un comit de travail. Un comit de travail est habituellement temporaire et existe seulement pour adresser une ou des questions trs prcises. Le comit de travail prsente les rsultats de son travail la prochaine runion.

Comment prsider une runion

Prsider une runion c'est animer, diriger les discussions, encourager la participation de tous et chacun et assurer le bon droulement de la runion. Quoique tout ceci puisse paratre norme comme tche, avec un peu de prparation le tout peut bien se drouler. En tant que prsident ou prsidente de la runion, il est important d'assurer une coute active pendant la runion et d'encourager l'coute active des participants. Chaque personne qui parle doit se sentir coute et valorise.

Organiser la runion
Il est important de s'assurer que : l'espace physique permette la participation de chacun, que l'ordre du jour soit bien quilibr, que tout le matriel ncessaire soit sur place et que les personnes impliques soient prsentes.

C'est quoi une proposition ?

Pour prsenter une proposition, vous levez la main pour attirer l'attention du prsident ou de la prsidente. Lorsque la prsidence vous donne la parole, vous vous levez et dites: Monsieur le prsident ou Madame la prsidente, je propose que...., et vous noncez votre proposition. Pour tre recevable, une proposition doit porter sur le point de l'ordre du jour qui est alors tudi par l'assemble.

Mdiagraphie
La prsentation ci-dessus est tire du site du Conseil Scolaire Francophone de la Colombie-Britannique :
http://www.csf.bc.ca/LeGrandOrdinaire/trousse/reunion_efficace.htm#anchor105038

Les notes du sminaire sont publies ici : http://davoine.ca/cours/reunions/index.mht Autres liens utiles : Comment conduire et animer une runion tre efficace en runion Les secrets d'une bonne confrence CLG - Formation continue et services aux entreprises

Merci de votre attention !

Au revoir !

Albert Davoine
www.davoine.ca