Anda di halaman 1dari 3

PENGERTIAN KEARSIPAN

Kearsipan berasal dari kata Arsip yang berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundel) dalam bahasa Inggris file. Kearsipan (filing) adalah sesuatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan. Beberapa defenisi tentang kearsipan yang dikemukakan oleh beberapa sarjana yaitu : Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan pengertian arsip :

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Naskah-naskah yang disebut dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan-kehidupan kebangsaan..)

Dalam Seminar dokumentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada tanggal 23 Februari 1957, telah memberikan defenisi arsip sebagai kumpulan surat maupun sebagai suatu badan yang selayaknya berbunyi sebagai berikut:

Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan..

Secara teoritis menurut fungsinya arsip dibedakan dalam 2 (dua) segi yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu : 1. 2. 3. 4. Ketelitian Kecerdasan Kecekatan Kerapian

Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip pada pokoknya dikenal 4 (Empat) macam sistem penyimpangan arsip yaitu : 1. Penyimpanan arsip menurut abjad 2. Penyimpanan menurut wilayah 3. Penyimpanan menurut nomor

4. Penyimpanan menurut tanggal Tujuan kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menerima warkat Mencatat warkat Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan Iain-Iain

NILAI GUNA KEARSIPAN


Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas : 1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi : a. Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi. b. Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum. d. Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. 2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :

a. Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu. b. Nilai guna informasional Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.