Anda di halaman 1dari 29

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DEPARTEMEN KEUANGAN

Standard Operating Procedure (SOP) Departemen Keuangan ini berisi prosedur atau aturan-aturan standar yang berkaitan dengan collection cyle yaitu terkait dengan pengelolaan cash dan account receivable, serta aktivitas keuangan yang lainnya. Selain itu,SOP departemen ini juga memiliki keterkaitan dengan departemen lain seperti Departemen Produksi, Departemen Penjualan dan Pemasaran, serta Departemen Umum dan SDM.

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tujuan Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

001/SOP/KEU/1/2013 Pembentukan Kas Kecil Memastikan bahwa pembentukan dana kas kecil berjalan sesuai aturan yang berlaku.

Dokumen Terkait: 1. SK Pembentukan Dana Kas Kecil 2. Bukti Pengeluaran Kas Kecil Standar: 1. Perusahaan menggunakan metode dana tetap (imprest fund) 2. Kas kecil dipegang oleh Staf Kas Kecil dengan jumlah Rp20.000.000,- Pembentukan dan pengisian kembali (replenishment) disetujui oleh Manajer Kas 3. Pembentukan dana tersebut dicatat pada buku kas kecil 4. Apabila jumlah dana kas kecil telah mencapai batas Rp2.000.000,- maka pengeluaran kas harus meminta pengisian kembali kepada Manajer Kas 5. Bagian yang membutuhkan penggantian kas kecil (reimburse) menghubungi Staf Kas Kecil dengan menyerahkan bukti pembayaran/pembelian, seperti struk pembelian ATK, pembelian benda pos, pembayaran BBM, dsb 6. Kasir akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan bukti tersebut 7. Setelah diperiksa dan ternyata bukti tersebut sah, maka kasir akan mengeluarkan uang dari petty cash box dan membuatkan bukti kas keluar yang tentunya telah ditandatangani oleh Staf Kas Kecil. 8. Bukti kas keluar dilampirkan dengan bukti pembayaran, kemudian Staf Kas Kecil mencatat adanya pengeluaran uang pada buku kas kecil. 9. Staf AkuntansiPencatatan merekonsiliasi buku kas kecil dan juga buktinya setiap akhir bulan.

A. Bagian Utang 1. Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan. 2. Membuat Bukti Kas Keluar 3 (tiga) lembar 3. Mencatat Bukti Kas Keluar dalam Register Bukti Kas Keluar. 4. Mendistribusikan Bukti Kas Keluar sebagai berikut: Lembar 1 dan 3: Diserahkan ke bagian Staf Kas Kecil, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil Lembar 2 : Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu

biayauntuk diarsipkan. 5. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian Staf Kas Kecil. 6. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar. 7. Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.

B. Bagian Staf Kas Kecil 1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang. 2. Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut. 3. Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1, 2 dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil. 4. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke StafUtang beserta SK Pembentukan Lembar 2 : Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil.

C. Pemegang Dana Kas Kecil 1. Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir 2. Menguangkan cek ke bank 3. Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank

4. Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal

D. Bagian Akuntansi 1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang 2. Mencatat bukti kas keluar dalam register cek. 3. Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.

Flow Chart Pembentukan Kas Kecil

Staf Utang mulai 3

Staf Kas Besar 1

Staf Kas Kecil 1

Staf Akuntansi Pencatatan 4

SK Surat keputusan BKK 4 BKK 1 SK 2 BKK 2 Cek SK BKK

Membuat bukti kas keluar

Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek 3 SK SK BKK 1 BKK 3 Cek

Menguangk an cek ke bank

Register Cek

2 BKK 1

Menyimpan uang tunai

selesai 3 N

Register bukti kas keluar

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

002/SOP/KEU/1/2013 Pengeluaran Kas Kecil

Memastikan bahwa dana kas kecil dipergunakan dengan baik


Tujuan

dan sesuai dengan fungsinya.

Standar : A. Pemakai Dana Kas Kecil 1. Membuat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) rangkap 2 dan dikirimkan kepada StafKas Kecil. 2. Menerima uang dari StafKas Kecil bersama PPKK lembar 1. 3. Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut nomor urut 4. Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung 5. Membuat Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK) 6. Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada StafKas Kecil. 7. Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari StafKas Kecil setelah dibubuhi cap lunas. 8. Mengarsipkan kembali PPKK-1.

B. Staf Kas Kecil 1. Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari pemakai dana kas kecil. 2. Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1 3. Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad. 4. Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen Pendukung dari pemakai dana kas kecil. 5. Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil 6. BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas. 7. Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.

Flow Chart Pengeluaran Kas Kecil

Departemen Pemohon

Staf Kas Kecil

Mulai

PPKK

Mengisi Permohonan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)

Memeriksa dan memproses Permohonan

PPKK Menyerahkan kas yang dibutuhkan

Melakukan Transaksi dan Mengumpulkan Bukti Pendukung

BPKK Bukti Pendukung

Membuat Bukti Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)

BPKK Bukti Pendukung

Memeriksa pertanggungjawaban kas kecil

Mengarsipkan dokumen

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

003/SOP/KEU/1/2013 Pengeluaran Kas dengan Cek

1. Memastikan prosedur pengeluaran kas dilaksanakan dengan benar. 2. Menjaga keamanan kas perusahaan dengan mengatur proses pengeluaran kas di dalam ketentuan-ketentuan
Tujuan

yang ada. 3. Memastikan pengeluaran kas untuk tujuan, dimana kepentingan perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan keadaan yang sesungguhnya.

Dokumen Terkait

:Bukti kas keluar, cek, permintaan kas

Standar : 1. Setiap pengeluaran dilakukan dengan cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui kas kecil (Petty cash). 2. Pengeluaran-pengeluaran besar harus diotorisasi oleh Dewan Komisaris atau Dewan Direksi. 3. Direktur Keuangan bertanggung jawab dan memiliki otoritas terhadap pengeluaran di atas Rp50.000.000,00 4. Direktur Utama bertanggung jawab dan memiliki otoritas terhadap pengeluaran di atas Rp100.000.000,00 5. Karyawan yang menangani cek harus terpisah dengan yang mencatat pengeluaran kas. 6. Auditor Internal memeriksa transaksi-transaksi perusahaan, apakah sesuai dengan kebijaksanaan manajemen. 7. Adanya dokumen pendukung dan pencatatan, seperti faktur pembelian untuk pembayaran, rekening koran bank (mengenai data pembayaran dengan cek dan transfer) untuk rekonsiliasi.

8. Buku cek yang digunakan harus disimpan dalam brankas dan dibawah pengawasan karyawan yang bukan menangani akuntansi. 9. Setiap departemen yang membutuhkan pengeluaran kas untuk pembelian diharuskan untuk mengajukan Form Permintaan Kas yang ditujukan kepada Staf Pengawas Anggaran untuk diperiksa kesesuaian permintaan kas dengan anggaran yang telah ditetapkan. 10. Setelah Staf Pengawas Anggaran melakukan pemeriksaan, Form Permintaan Kas diserahkan kepada Manajer Keuangan, Direktur Keuangan, atau Direktur Utama sesuai dengan jumlah pengeluaran kas. 11. Form Permintaan Kas tersebut lalu diserahkan kepada Staf Kas untuk pencairan kas dan Staf Kas membuat bukti pengeluaran kas rangkap 3. Bukti pengeluaran asli diarsip di staf kas, rangkap kedua diserahkan kepada staf akuntansi pencatatan, dan rangkap ketiga diserahkan kepada departemen yang meminta pencairan dana. 12. Staf akuntansi pencatatan melakukan pencatatan terhadap pengeluaran kas
Flow Chart Pengeluaran Kas dengan Cek
Departemen Pemohon Staf Pengawas Keuangan Staf Kas Staf Akuntansi Pencatatan

Mulai

Form permintaan kas

Form permintaan kas

BPK 2

Mengajukan form permintaan kas

Memeriksa kesesuaiannya dengan anggaran yang telah ditetapkan

Mencairkan kas

Melakukan pencatatan atas pengeluaran kas

Form permintaan kas


Otorisasi oleh manajer atau Direktur Keuangan

Membentuk bukti pengeluaran kas

Departemen pemohon

BPK BPK Form permintaan kas Bukti 1 pengeluaran kas 2

Departemen pemohon

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

004/SOP/KEU/1/2013 Penerimaan Kas 1. Memberi panduan yang jelas untuk divisi akuntansi

dalam mengelola penerimaan kas.


Tujuan

2. Memastikan proses penerimaan kas dari klien berjalan dengan lancar sesuai dengan jumlah dan waktu yang semestinya.

Dokumen Terkait 1. Cek 2. Remittance advice 3. Slip setoran bank 4. Journalvoucher

Standar: 1. Staf akuntansi pencatatan dalam bagian akuntansi menerima cek dan remittance advice yang telah dikirim perusahaan kepada pelanggan kemudian mencatat setiap cek pada lembaran yang disebut remittance advice list. 2. Staf Akuntansi Pencatatandalam bagian akuntansi melakukan pemeriksaan keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. 3. Staf Kas menyiapkan slip setoran bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoran bank. 4. Staf Akuntansi Pencatatan memeriksa slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawas anggaran. 5. Staf Kas kemudian mengirimkan journal voucher ke bagian Staf Piutang di bagian divisi akuntansi. 6. Staf Piutang dalam bagian akuntansi melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.

7. Secara berkala, staf kas besar dalam bagian akuntansi menerima journal voucher dari staf piutang. 8. Secara berkala, staf akuntansi pencatatan mencocokkan penerimaan kas.

Flow Chart Penerimaan Kas

Pelanggan

Staf Akuntansi Pencatatan

Cek Remittance Advice

Cek Remittance Advice

Mengirimkan cek dan remittance advice

Mencatat setiap cek pada remittance advice list

Melakukan pemeriksaan antara cek dengan permintaan pembayaran

Menyiapkan slip setoran bank

3 2 Slip setoran 1 bank


Bagian Pengawasan D

Membuat Journal voucher

Journal Voucher Staf Piutang

Melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi

01/01/2013 __/__/__

Penanggung Jawab Manajer Akuntansi 005/SOP/KEU/1/2013 Penerimaan Kas dari Pembayaran atas Penjualan Kredit

Melakukan dan memastikan penerimaan kas dari pembayaran


Tujuan

kredit dilakukan secara benar dan dicatat dengan teliti.

Dokumen Terkait

:Bukti pembayaran, bukti penjualan, kuitansi penerimaan kas, persetujuan kredit, kartu piutang.

Standar: 1. Staf kas menerima bukti pembayaran melalui rekening bank. 2. Staf Kas mencocokkan pembayaran kredit dari faktur penjualan dengan bukti pengiriman barang, formulir permintaan penjualan, bukti setoran bank dari pelanggan untuk penjualan kreditdan pencocokan dengan dokumen persetujuan kredit serta kartu piutang. 3. Staf Kas mengeluarkan kuitansi penerimaan kas dan mengumpulkan salinannya secara urut tanggal. 4. Staf Kas melaporkan kuitansi tersebut kepada Staf Akuntansi Pencatatan untuk dilakukan pencatatan ke dalam buku pencatatan pemasukan kas dan melakukan penjurnalanserta memperbaharui akun piutang untuk pembayaran atas penjualan kredit.

Flow Chart Penerimaan Kas dari Pembayaran atas Penjualan Kredit

Staf Kas

Staf Akuntansi Pencatatan


Kuitansi Penerimaan Kas

Staf Piutang

Faktur Penjualan

Kuitansi Penerimaan Kas

Bukti Setoran Bank

Kartu Piutang

Kuitansi Penerimaan Kas

Mencocokkan seluruh dokumen

Melakukan pencatatan terhadap penerimaan kas

Melakukan penMemperbaharui kartu piutang

Mengeluarkan kuitansi penerimaan kas

Kartu piutang setelah diperbaharui

3 2 Kuitansi 1 penerimaan Kas

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

006/SOP/KEU/1/2013 Penerimaan Cek Memastikan penerimaan kas melalui cek tunai dan pencatatannya

Tujuan

dilakukan secara benar dan teliti.

Dokumen Terkait

: Faktur Penjualan, Bukti Pengiriman Barang, Formulir Permintaan Penjualan, Cek dari Pelanggan

Standar: 1. Staf piutang menerima cek dari pelanggan dan mencocokkan nominal di cek dengan formulir permintaan penjualan, tagihan penjualan, dan bukti pengiriman barang dan membuat bukti penerimaan cek. Bukti penerimaan yang asli diberikan kepada Staf Akuntansi Pencatatan. 2. Pencairan dilakukan secara langsung oleh Staf Kas setelah mendapatkan cek dan salinan bukti penerimaannya. Cek yang telah dicairkan dimasukkan ke dalam rekening perusahaan. 3. Bukti pencairan cek dan deposit yang asli pada akun Bank Mandiri perusahaan kemudian diberikan kepada Staf Akuntansi Pencatatan. Sedangkan salinan dokumen diberikan kepada Staf Kas untuk kemudian dicatat dalam Buku Kas Masuk. Sedangkan dokumen asli diberikan kepada Staf Akuntansi Pencatatanuntuk dilakukan pencatatan di buku besar.

Flow Chart PenerimaanCek

Penjualan SO SI

Manajer kas Pelanggan

Staf Kas

Staf Akuntansi Pencatatan Bank Deposit

Cek SI SO Cek Mencairkan cek dan mendeposit okan ke bank

Bukti Penerimaan Cek Bukti Pencairan Cek

Mencat at Melakukan Rekonsiliasi Bukti Pencairan Cek Bukti Pencairan Cek Bank Deposit Bank Deposit

Genera l Ledger Bukti Penerimaan Cek Bukti Penerimaan Cek Cek

Bukti Pencairan Bukti Deposit

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

007/SOP/KEU/1/2013 Proses Penagihan Piutang Usaha Memastikan bahwa perusahaan melakukan penagihan piutang

Tujuan

dengan benar dan sesuai dengan prosedur.

Dokumen Terkait: Kartu piutang Standar: 1. Staf Piutang melakukan pengiriman Sales Invoice (pada saat penjualan terjadi)atau formulir penagihan piutang (pada saat jatuh tempo) kepada pelanggan 2. Jika pelanggan belum memberikan konfirmasi dan melakukan pembayaran dalam jangka waktu 10 hari kerja, Staf Piutang berhak memberikan formulir penagihan piutang yang kedua 3. Jika dalam jangka waktu 5 hari kerja pelanggan belum melakukan pembayaran, Staf Piutang meminta persetujuan dengan Direktur Keuangan untuk melakukan penagihan secara langsung kepada pelanggan melalui jasa penagihan piutang 4. Staf Piutangmembuat form pencatatan jumlah cadangan piutang ragu-ragu yang tak tertagih 5. Jika piutang telah dibayarkan, bagian Staf Piutang melakukan pembaharuan terhadap Piutang file dan general ledger 6. Staf Piutang memberikan laporan kepada staf kas dengan memberikan bukti penerimaan pembayaran piutang.

Flow Chart Penagihan Piutang Usaha

Staf Piutang

Staf Kas

Pelanggan

Formulir Penagihan Piutang

Bukti Penerimaan Kas

Formulir Penagihan Piutang

Membuat Bukti Penerimaan Kas

Melakukan pembayaran

Respon

Bukti Penerimaan Kas

Tidak ada konfirmasi Dalam 10 hari

Formulir Penagihan Piutang Memperbaharui file piutang

Mengirim kembali form penagihan piutang

Respon

Tidak ada konfirmasi dalam 10 hari

Meminta persetujuan dari Dirut untuk melakukan penagihan secara langsung

Penagihan secara langsung

Respon

Mencatat jumlah piutang raguragu Tidak melakukan pembayaran

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

008/SOP/KEU/1/2013 Proses Pencatatan Utang Usaha 1. Memastikan pencatatan utang dilakukan berdasarkan prosedur yang tepat

Tujuan

2. Memastikan utang yang dicatat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya

Dokumen Terkait

:Faktur

dari

pemasok,

kuitansi

tanda

terima

utang

yang

ditandantangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi

keteranganuntuk apa pembayaran tersebut dilakukan. Standar: Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar a. Faktur dari pemasok dan dokumen penerimaan barang dari stafakuntansi pencatatandicatat dalam jurnal pembelian. b. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur. Pada saat jumlah dalam faktur dibayar a. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. b. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.

Flow Chart Proses Pencatatan Utang Usaha


Staf Akuntansi Pencatatan Bagian Akuntansi Staf Kas

Mulai Faktur dari Pemasok

DP Faktur dari Pemasok Faktur dari Pemasok D Faktur dari Pemasok

N Mengisi Cek dan meminta otorisasi atas cek Kartu Utang

2 Jurnal Pembelian

cek 3 FDP DP 3

DP

Faktur dari Pemasok

Kreditur

Jurnal Pengeluaran Kas

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

009/SOP/KEU/1/2013 Proses Pencatatan Piutang Usaha Memastikan akun piutang usaha perusahaan dicatat dengan benar

Tujuan

dan sesuai dengan prosedur.

Dokumen Terkait Standar:

:Bukti penjualan, kartu piutang, bukti penerimaan kas

Penagihan piutang pada saat terjadi: 1. Bagian penjualan memberikan 1 rangkap Sales Orderkopian ke-3 yang terjadi dan 2 rangkap Sales Invoice (no.2 dan 3) kepada Staf Kas. 2. Sales Invoice no.2 dan 3 akan dikirimkan ke pelanggan untuk memperoleh otorisasi. 3. Setelah diotorisasi, pelanggan akan mengembalikan Sales Invoice no.2 ke Staf Kas dengan menyerahkan pembayaran sejumlah tagihan. 4. Staf Kas mengirimkan Sales Invoice yang telah dicap lunas ke Staf Piutang. 5. Staf Piutang memperbaharui akun piutang pelanggan pada kartu piutang.

Penagihan piutang perodik: 1. Staf Penjualan memberikan laporan penjualan yang terjadi kepada Staf Akuntansi Pencatatan. 2. Staf Piutang memberikan form pencatatan piutang yang akan diisi oleh bagian penjualan. 3. Staf Piutang mencocokkan jumlah piutang dan penjualan 4. Staf Piutang menyimpan dokumen yang terkait dengan piutang dan melakukan pembaharuan data piutang yang dibayarkan selanjutnya

Flow Chart Proses Pencatatan Piutang Usaha Pada Saat Terjadi


Staf Kas Pelanggan 1 2 Sales Invoice 2 Sales Invoice 3 Sales Invoice 2 Sales Invoice 3 Sales Invoice 2 Sales Order 3 Staf Piutang

Staf Penjualan Sales Invoice 3 Sales Invoice 2 Sales Order 3

2 Mengirimkan Dokumen ke Staf Kas Sales Invoice 2

Melakukan Pencatatan Piutang

Mengirimkan Sales Invoice 2 beserta pembayaran

1 A

Mengecap lunas dan Mengirimkan SI 2 ke staf piutang

Flow Chart Proses Pencatatan Piutang Usaha Periodik

Akuntansi Pencatatan Staf Penjualan

Laporan Penjualan Mengisi Form Pencatatan Piutang Form Pencatatan Piutang

Memberikan laporan penjualan ke bagian akuntansi

Mencocokkan dokumen tersebut

Melakukan Pencatatan Piutang

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi

01/01/2013 __/__/__

Penanggung Jawab Manajer Akuntansi 010/SOP/KEU/1/2013 Proses Pembentukan Cadangan Piutang Ragu-ragu

Memastikan proses pembentukan cadangan piutang ragu-ragu


Tujuan

sesuai prosedur dan otorisasi yang tepat.

Dokumen Terkait Standar:

:Memo Persetujuan Persentase Cadangan Piutang Ragu-ragu

1. Pada awal periode Manajer Keuangan menetapkan suatu persentase tertentu terhadap penjualan bulanan untuk membentuk cadangan. Persentase tersebut ditentukan berdasarkan pengalaman yang lalu atau berdasarkan analisis profesional oleh Manajer Keuangan. 2. Persentase yang ditetapkan oleh Manajer Keuangan tersebut harus mendapatkan persetujuan dari Direktur Utama. 3. Manajer Keuangan mengajukan persentase tersebut melalui memo untuk

ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur Utama, persentase tersebut digunakan dalam pembentukan cadangan piutang ragu-ragu setiap bulannya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

011/SOP/KEU/1/2013 Proses Pembelian Aktiva Tetap Memastikan proses pembelian aktiva tetap sesuai prosedur dan

Tujuan

autorisasi yang tepat.

Dokumen Terkait

:Surat permohonan pembelian, form rencana anggaran pembelian aktiva tetap

Standar: 1. Pembelian aktiva tetap diusulkan oleh Departemen SDM melalui Staf Umum kepada Manajer Keuangan dengan mengajukan Purchase Requisitionuntuk kemudian dianalisis terlebih lanjut keperluannya. 2. Manajer Keuangan memberikan Purchase Requisition yang telah dianalisis kepada Direktur Keuangan/Direktur Utama (tergantung besar anggaran). Selanjutnya Direktur Keuangan/Direktur Utama melakukan rapat dengan dewan direksi lainnya untuk menganalisis dan persetujuan anggaran. 3. Purchase Requisition yang disetujui diberikan kepada stafkas, staf akuntansi pencatatan, dan staf umum. 4. Direktur Keuangan bertanggung jawab dan memiliki otoritas terhadap pembelian aktiva dengan nilai lebih dari Rp50.000.000,00 5. Direktur Utama bertanggung jawab dan memiliki otoritas terhadap pembelian aktiva tetap dengan nilai lebih dari Rp100.000.000,00 6. Pembelian aktiva tetap yang tidak terdapat dalam rencana anggaran akan dianalisis lebih lanjut melalui rapat dewan direksi

Flow Chart Proses Pembelian Aktiva Tetap

Staf Umum

Manajer Keuangan Form Permintaan Kas Purchase Requisition

Direktur Keuangan/ Direktur Utama Purchase Requisiition

Form Permintaan Kas Purchase Requisition

Memeriksa dan Melakukan Analisis

Melakukan rapat dengan anggota direksi tidak lainnya untuk membahas dan menyetujui anggaran

Purchase Requisition Purchase Requisition yang disetujui 3 Keputusan

Mengajukan permintaan kas

ya

Form Permintaan Kas

2 Purchase Requisition yang disetujui 1

Staf Kas

Staf Akuntansi Pencatatan

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tujuan Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

012/SOP/KEU/1/2013 Rekonsiliasi Bank Mencocokkan catatan rekening kas bank dan perusahaan. :Rekening koran, bukti transaksi

Dokumen Terkait Standar:

1. Akun-akun seharusnya direkonsiliasi dalam jangka waktu sepuluh hari sejak penerimaan account statement. 2. Ketika merekonsiliasi akun: a. Deposit dari sistem akuntansi harus di-review dengan mencocokkan tanggal dan jumlah deposit kemudian dibandingkan dengan bank statement sebelum ditutup. b. Cek dan transfer dana yang lain dari sistem akuntansi harus di-reviewdengan mencocokkan tanggal dan jumlah debit yang dibandingkan dengan bank statement sebelum ditutup. c. Hal-hal yang belum dipos dengan sistem akuntansi harus ditulis pada laporan rekonsiliasi yang diserahkan kepada Executive Board dengan gambaran penjelasan kepada mereka. d. Cek yang belum dipos dengan jangka waktu 90 hari atau lebih harus diperiksa. Cek yang belum dipos selama lebih dari 6 bulan akan diubah menjadi cash umum dan dikembalikan ke akun aslinya. e. Untuk yang jangka waktunya 90 hari, pihak yang dibayar harus dihubungi untuk meyakinkan bahwa cek sudah diterima. Jika cek belum diterima, harus dilakukan pembayaran harus dihentikan dan cek harus dikeluarkan ulang 3. Rekonsiliasi bank yang lengkap butuh di-reviewdan disetujui oleh bendahara selama lima hari kerja, sesuai dengan aturan Board of Directors. 4. Rekonsiliasi bank akan dilakukan setiap bulan. Salinan pernyataan bank dan rekonsiliasinya yang meliputi daftar outstanding check akan diberikan ke bendahara perusahaan sesuai dengan rapat bulanan Board oleh orang lain selain yang menulis cek.

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

013/SOP/KEU/1/2013 Depresiasi Aset Tetap Memastikan aset tetap disusutkan sesuai dengan prosedur yang

Tujuan

berlaku.

Dokumen Terkait Standar:

:Kartu Aset Tetap

1. Aset Tetap dikelompokkan ke dalam beberapa kelas depresiasi berdasarkan sifat dan masa manfaat, kemudian didepresiasi menggunakan metode garis lurus. 2. Pengelompokan aset tetap ke dalam kelas depresiasi dan penghitungan depresiasi aktiva tetap dilakukan oleh bagian akuntansi. 3. Pencatatan dan perhitungan depresiasi aset tetap tertera pada kartu aset tetap. 4. Penentuan depresiasi dapat berubah sesuai kondisi dan sifat dari aset tetap.

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

014/SOP/KEU/1/2013 Depresiasi Aset Tetap Melakukan dan memastikan kegiatan penjurnalan dan penyusunan

Tujuan

laporan keuangan dilakukan secara benar.

Dokumen Terkait

:Buku Besar, Buku Besar Pembantu, Jurnal Umum, Jurnal Spesial, Jurnal Penyesuaian, Kertas Kerja

Standar: 1. Staf Akuntansi Umum menyiapkan laporan keuangan yang terdiri buku besar, jurnal penyesuaian, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan posisi keuangan, dan laporan arus kas menggunakan software akuntansi perusahaan. Dibuat sebanyak empat rangkap 2. Staf Akuntansi Umum kemudian menyerahkan laporan-laporan tersebut kepada Manajer Akuntansi. 3. Manajer Akuntansi melakukan review dan memeriksa kembali laporan tersebut kemudian menandatanganinya dan menyerahkannya kepada Direktur Keuangan. 4. Direktur Keuangan melakukan review dan memeriksa kembali laporan tersebut kemudian menandatanganinya dan menyerahkannya kepada Direktur Utama 5. Direktur Utama memeriksa dan mempelajari laporan-laporan tersebut yang kemudian akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rapat baik rapat biasa maupun rapat luar biasa. 6. Setelah penandatanganan, keempat rangkap laporan keuangan tersebut diarsipkan berdasarkan tanggal oleh masing-masing satu buah pada Direktur Utama, Direktur Keuangan, Manajer Akuntansi, dan Staf Akuntansi Pencatatan.

Catatan : Laporan keuangan paling lambat diselesaikan pada tanggal 5 setiap bulannya dan selesai di review dan diotorisasi paling lambat pada tanggal 10 setiap bulannya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen Keuangan/Divisi Akuntansi


No. Ruang Lingkup Tanggal Pembuatan Tanggaal Revisi Penanggung Jawab

01/01/2013 __/__/__ Manajer Akuntansi

014/SOP/KEU/1/2013 Pembayaran Gaji Meyakinkan pembayaran gaji karyawan berjalan dengan baik.

Tujuan

Dokumen Terkait Standar:

:Form Permintaan Kas, Bukti Pengeluaran Kas, Slip Setoran

1. Manajer SDM memberikan form permintaan kas untuk pembayaran gaji kepada bagian Staf Kas dengan melampirkan jumlah biaya gaji yang harus dibayarkan ke setiap karyawan. 2. Bagian Staf Kas mencocokkan dengan jumlah biaya pembayaran gaji yang telah dianggarkan dan memberikan tanda tangan jika permintaan kas untuk membayar gaji sesuai dengan yang telah dianggarkan. 3. Form permintaan kas disetujui oleh Manajer Keuangan, Direktur Keuangan, atau Direktur Utama tergantung jumlah dari pembayaran gaji. 4. StafKas membayarkan biaya gaji melalui bank sesuai jumlah pada form permintaan kas 5. Bagian keuangan menerima bukti bank keluar sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 dikirimkan kepada Staf penggajian dan rangkap 2 diarsipkan oleh StafKas. 6. Bagian Staf Kas membuatkan bukti pengeluaran kas yang terdiri dari 2 lembar. Lembar pertama diarsip di bagian Staf Kas dan lembar kedua diberikan kepada bagian akuntansi pencatatan 7. Staf akuntansi pencatatan melakukan pembaharuan terhadap akun kas yang digunakan untuk pembayaran gaji karyawan.

Flow Chart Pembayaran Gaji

Departemen SDM Manajer SDM

Staf Kas

Bank

Staf Akuntansi pencatatan

Staf kas

Bank

Mengirim kan form permintaa n kas

Form Permintaan Kas

Mengeluarka n Bukti Bank Keluar

Bukti Pengeluaran Kas 2

Form Permintaan Kas Membayarka n biaya gaji melalui bank 2 Bukti Bank Keluar 1

Memperbahar ui pencatatan

Staf Penggajian

A 2

Bukti Bank Keluar 1

Membuat Bukti Pengeluaran Kas

Membuat kartu penghasilan karyawan

Bukti Pengeluaran Kas 1