UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NUEVO LAREDO TAMAULIPAS

Saber hacer con Responsabilidad

Ingeniera. En Desarrollo e Innovacin Empresarial

Materia. Planeacin y Organizacin del Trabajo

Unidad II Formas De Organizacin Del Trabajo Con Base En Los Tpicos

Facilitador Lic. Miguel ngel Prez Medina

Presentado por: Ing. Martnez Quintana Jessica Dessir Ing. Lara Prez Benigno

Nuevo Laredo Tamaulipas, a 4 de Marzo del 2013

Introduccin

Como lo hemos visto anteriormente la organizacin implica una gran capacidad de trabajo y en muchas ocasiones con tiempos muy justos, es necesario planificar y organizar el mismo.

Con esta investigacin el lector podr describir las formas de organizacin del trabajo con base en los tpicos como objetivos tcticos, metas, indicadores de medicin, procesos, procedimiento, programa, actividad y tarea. Aparte podr reconocer los recursos como humano, material, financiero y grafica de Gantt que intervienen en los diferentes procesos de una empresa.

Podr tambin determinar para el departamento un programa de trabajo congruente con la planeacin estratgica definida por la alta direccin.

El objetivo de la investigacin es que el lector tenga los conocimientos para disear la operacin interna del rea de trabajo con base en las tcnicas y herramientas de planeacin y organizacin.

1. Formas de Organizacin del Trabajo con Base en los Tpicos:

1.1. Objetivos Tcticos

Objetivos Tcticos: Son aquellos que se plantean como gua o mtodo a seguir, los resultados esperados dentro de un plazo aproximado de un ao. Estn basados en los objetivos estratgicos, se definen por rea o departamento de la organizacin.

Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y correlacin de las funciones, jerarquas y actividades

necesarias para lograr los objetivos.

Sistematizacin: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades: organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.

Jerarqua: La organizacin como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificacin de Funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

1.2. Metas o Indicadores de Medicin

Metas o Indicadores de Medicin: Los indicadores son declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente en el acto de construir una organizacin. Desde el periodo clsico de la administracin se han establecido

quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institucin, se pueden enumerar en orden jerrquico de la siguiente manera.

Objetivo: De acuerdo con este principio, la organizacin debe establecer los fines permanentes o (teologa) hacia los cuales se encamina la organizacin. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa o institucin. En la actualidad, diversos enfoques de la administracin denominan misin a esta constelacin a fines ms generales y permanentes. As se habla de la misin de la universidad, de la misin del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.

Supervisin Bien Definida: Segn este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisin que deben estar conectados por canales de comunicacin. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarqua mayor.

Espacio Control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se

aconseja que el nmero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparacin de los

subordinados, el medio ambiente fsico.

Equilibrio Direccin-Control: Este principio establece que, a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para s el control de funcionamiento de la organizacin sea total o de la parte de sta que delegue.

Equilibrio Autoridad-Responsabilidad: De acuerdo con este principio, la delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.

Fijacin

de

Responsabilidades:

En

se

establece

que

la

responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debe ser menor. Seleccin y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal deber ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

Excepcin: Se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerrquico correspondiente.

Identificacin: Este principio establece que todos los actos o hechos que se sucedan o que sea susceptible de suceder en la institucin y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificacin adecuada, para evitar confusiones con otros hechos o cosas semejantes.

Simplicidad: Establece que dentro de cualquier organismo slo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboracin y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo como subalterno.

Unidad De Mando: Afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms de un jefe sobre la misma materia.

Jerarqua o de Escala Jerrquica:

Establece que debe existir una

cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el ltimo subordinado y que sta debe funcionar claramente a travs de toda organizacin.

Especializacin: Establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o rea de actividades.

Centralizacin

Descentralizacin:

Se

enuncia

diciendo

que

hay

centralizacin cuando la adopcin centradas en

de decisiones y la responsabilidad estn y que hay

la direccin superior de la institucin

descentralizacin

cuando, por delegacin de autoridad, la adopcin de

decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de direccin intermedias. Una buena descentralizacin distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecucin y concentra en la direccin superior las decisiones de poltica y de orden normativo.

1.3. Procesos En una organizacin de trabajo son sumamente importante los procesos, el ms usado es el proceso clsico de organizacin estableciendo los roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, en los cuales se resalte la eficiencia y eficacia del trabajo a desarrollar, para poder alcanzar la excelencia y calidad y as lograr los objetivos establecidos. Lo que se espera de un proceso de organizacin es disponer de una estructura organizativa a travs de la cual los individuos cooperan

sistemticamente para el logro de objetivos comunes. Niveles Institucional Establecimiento de la Visin y elaboracin de Estrategias. Intermedio Transformacin de las estrategias en programas de accin. Interaccin entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lgica (nivel operacional) Operacional Ejecucin cotidiana y eficiente de las tareas de la organizacin. Para llevar a cabo un proceso de organizacin su estructura debe ser de un carcter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinacin y control de los miembros de la organizacin, como tambin deben estar establecidos los niveles de jerarqua, autoridad y responsabilidad. En dicho proceso participan diferentes sistemas: Procesos Procedimientos Mecanismos de resolucin de conflictos

1.4. Procedimiento Es la forma de realizar o seguir ciertos pasos para llevar a cabo una actividad, describiendo paso a paso cada actividad para llegar a un objetivo dado dentro de un alcance establecido. Los procedimientos deben contener: Un objetivo, el cual describe la razn Las responsabilidades, quien debe realizar dicha actividad Las instrucciones, descripcin detallada de las actividades y de cmo realizarlas

1.5. Programa

El concepto de programa posee mltiples acepciones. Puede ser entendido como el anticipo de lo que se planea realizar en algn mbito o circunstancia; el temario que se ofrece para un discurso; la presentacin y organizacin de las materias de un cierto curso o asignatura; y la descripcin de las caractersticas o etapas en que se organizan determinados actos o espectculos artsticos.

El programa consiste en desagregar y detallar los planteamientos y orientaciones generales del plan nacional, mediante la identificacin de los objetivos y las metas que se quieren lograr. Segn el nivel en que se elabora puede ser global, sectorial, institucional y especfico. De acuerdo a su temporalidad y al mbito territorial que comprende puede ser nacional o regional y de mediano y corto plazo, respectivamente. Conjunto homogneo y organizado de actividades a realizar para alcanzar una o varias metas, con recursos previamente determinados y a cargo de una unidad responsable.

Es una estructura para obtener objetivos ms especficos que los del plan y por lo tanto tiene mayor precisin de las acciones y de los recursos para su realizacin. Es el segundo nivel operativo de la planeacin en Trabajo Social.

1.6. Actividad y Tarea

1.6.1. Actividad

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operacin, este consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas mediante el uso de recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros, los cuales son asignados y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Tambin se le conoce como una categora programtica cuya produccin es intermedia, y por tanto, es condicin de uno o varios productos terminales. Siendo la accin presupuestaria de mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada.

1.6.2. Tarea

La tarea es una labor u ocupacin, se usa para hacer referencia a aquello que una persona debe realizar.

Es lo que debe hacerse en un tiempo especfico recibe la denominacin de tarea: El jefe me dej una tarea: tengo que presentarle un informe sobre el stock antes de las seis de la tarde, No tengo mala voluntad, pero no pu edo comenzar cinco tareas distintas y terminarlas esta misma tarde, Ya termin la tarea que me encarg: puedo marcharme?

1.7. Recursos que Intervienen en los Diferentes Procesos

En una organizacin es importante el abastecimiento o aprovisionamiento, es decir, la funcin logstica en la cual se provee a una organizacin de todo el material necesario para su perfecto funcionamiento. Los recursos que intervienen en este proceso son los siguientes:

1.7.1. Recurso Humano (Responsables)

En la administracin de empresas, es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organizacin, tambin se le conoce como la funcin que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener personal/colaboradores dentro de una organizacin.

Las tareas antes mencionadas suele desempearlas el departamento de recursos humanos, como tambin puede desempearlas una persona en concreto especializada en ello, junto a los directivos de la organizacin. Lo que busca perseguir este departamento es lo siguiente: Utilizar lo mejor posible los recursos Colaborar con la empresa en la obtencin de beneficios. Prever estrategias y tcticas para los casos de ampliacin o reduccin del negocio.

Es importante la planificacin del personal con un punto de vista general, este tratara de asegurar cuantitativamente y cualitativamente las necesidades del personal a fin de secundar los planes generales de la organizacin. Una base muy importante en la empresa en las relaciones humanas es el conocimiento del personal.

Para la obtencin del personal, es importante tomar en cuenta primero las fuentes internas que las externas, como tambin otro punto muy importante es la seleccin del personal, siendo la primera cuestin que en relacin con el personal se le plantea a la organizacin, este proceso es aquel en el que se decidir a quien se contratara entre los candidatos eligiendo el ms idneo y apegado al perfil a solicitar, para ello estn los siguientes pasos: Determinar si el candidato cumple con las competencias mnimas predeterminadas para el puesto de trabajo. Evaluar las competencias relativas de los/as candidatos/as que pasaron la etapa anterior, por medio de evaluaciones tcnicas y/o psicolgicas. Asignar un puntaje a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior. En funcin del puntaje, decidir a quin se le ofrecer el puesto.

1.7.2. Recurso Material (Suministros)

Dentro de una organizacin, estos suelen ser los recursos ms fundamentales para el xito o fracaso de la misma, es importante lograr el equilibro en su utilizacin. La administracin de los recursos materiales es obtener en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo y en la cantidad y calidad requerida los bienes o servicios que necesite la organizacin para su funcionamiento.

Es tan negativo para la empresa la escasez de los suministros como la abundancia de estos, ya que pueden lograr un paro en las actividades en caso de escasez como tambin un gato la abundancia de material innecesario.

Cabe mencionar que el clculo de necesidades es una actividad importante, en el se ve las necesidades de abastecimiento que involucran todo lo requerido en la organizacin para su funcionamiento, para un funcin especfica, cantidad y tiempo determinado. Para ello se materializa con los pedidos o la requisicin entrando en el proceso el departamento de compras.

1.7.3. Recurso Financiero (Costos)

En el se supone un control presupuestal el cual significa llevar a cabo la funcin de tesorera es decir, los ingresos y egresos, siendo todas las entradas y salidas de efectivo que realizara la organizacin, siendo previamente controladas por el presupuesto a realizar. Es necesario el obtener las mejores condiciones de costo, recursos financieros de cada unidad orgnica para que se ejecuten las tareas y se eleve la eficiencia en las operaciones y satisfacer los intereses de nuestros clientes.

Para evitar errores y en caso de ser necesario aplicar correcciones es necesario que el rea financiera realice los registros contables necesarios, los cuales deben corresponder al presupuesto, realizndose por cada unidad organizacional.

1.7.4. Grfico de Gantt

Es un diagrama o grafica de barras utilizado para la representacin de la ejecucin o produccin total de un conjunto de actividades en paralelo o en serie en un determinado periodo de tiempo. En el, el tiempo se representa en el eje horizontal mientras que las actividades a programar se encuentran situadas en el eje vertical (Figura 1.1.).

Secuencia de la Elaboracin de los Manuales de Procedimientos para Empresa X

(Figura 1.1)

En esta grafica se pueden adoptar dos formas: 1. Grfica de Progresos: Ilustra el estado actual de cada trabajo, en relacin con la fecha programada para finalizar su fabricacin. 2. Grfica de Mquina: Ilustra la secuencia de trabajo de las mquinas y tambin para vigilar el avance de los procesos.

El objetivo de dicho diagrama es el control de la ejecucin simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente, este diagrama fue concebido por el Ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, precursor de la ingeniera industrial contempornea.

Ventajas del Diagrama de Gantt:

Es muy sencilla y fcil de entender. Su trazado requiere un nivel mnimo de planificacin. Da una representacin global del proyecto. Lo manejan los paquetes computacionales. El analista de sistemas encontrara que esta tcnica no solamente es fcil de usar, sino que tambin lleva por si misma a una comunicacin valiosa con los usuarios finales.

Desventajas del Diagrama de Gantt:

No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente. No permite optimizar el desarrollo de un programa. Fija un solo lapso de tiempo para realizar cada actividad y no muestra las actividades crticas o claves de un proyecto.

Pasos Para Elaborar un Diagrama de Gantt

1. 2.

Listar las actividades en la columna (eje vertical) Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo (eje horizontal)

3. 4. 5. 6.

Calcular el tiempo que se le dispondr a cada actividad. Indicar esos tiempos en forma de barras horizontales Reordenar cronolgicamente, evitando que el proceso quede ilegible. Ajustar tiempo o secuencia de actividades ya una vez reorganizados.

Conclusin En conclusin se puede entender que los procesos que se ejecutan en la empresa deben de ser definidos estratgicamente para todos los niveles jerrquicos de la empresa, su buena ejecucin puede hacer que se resuelvan los conflictos que se generen por un mal manejo de las decisiones. Mediante la identificacin de los objetivos y las actividades a desarrollar para el logro de las metas. Las tareas deben realizarse por los colaboradores de la organizacin y ejecutarse en tiempo y con los procedimientos necesarios para su labor.

Los objetivos tcticos son mtodos que podemos utilizar para seguir los resultados esperados, una buena estructura establece las funciones para lograr los objetivos y las metas que se proponen en las organizaciones para obtener una buena administracin empresarial.

Para que una direccin mantenga un control en la organizacin se deben implementar el principio espacio control para lograr obtener resultados satisfactorios. Fijar la responsabilidad o la delegacin de la autoridad puede ser una solucin congruente con los objetivos que se deben tener en la empresa. La identificacin de los problemas que se suscitan y las tareas que se deben llevar a cabo, debe estar enlazado con las labores que se realicen dentro de la empresa. Las decisiones que se tomen deben ser distribuidas en los departamentos para lograr una buena direccin y los procesos se ejecuten en un orden normativo.

En conjunto estos conocimientos deben ser obtenidos para el diseo de la operacin interna del rea de trabajo por lo que el uso de las tcnicas y las herramientas de la planeacin pueden hacer que la organizacin permanezca en un equilibrio armnico y fortalecedor.

Bibliografa (2010, 11). Objetivo Tctico. BuenasTareas.com. Recuperado 11, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Objetivo-Tactico/1127756.html (2010, 11). Los objetivos de una empresa. Crece Negocios. Recuperado 02, 2013, de http://www.crecenegocios.com/los-objetivos-de-una-empresa/

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