Anda di halaman 1dari 77

BAB I

KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah
satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk
mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik,
dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat
memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis
menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem
informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.
1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka
sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas,
seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem
tersebut dikerjakan oleh pihak lain.
2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi
dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai
konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan
mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.
3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk
menguasai Sistem Informasi.

KONSEP SISTEM
Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan
saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah
kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan
orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen,
distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan
suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses

Muhammad Taufiq STMIK AMIKOM


SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu
masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.
• Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu
sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem
bekerja.
• Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan
berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.
• Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah,
sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke
masalah yang kecil.
• Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain
mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang
menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan
diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.
• Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga
seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap
pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus
bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana
keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM


Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem,
namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka
kerja yang dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi,
tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan
adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat
komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik
yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor
berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan
mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi
pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang

2
lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks
kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah?
Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah,
maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen
lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain
untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar
terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.

Manusia
(People)

Struktur
Teknologi
Organisasi

Tugas / Prosedur

Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi

Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi


Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral
dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu
memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan
Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni
penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting
actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini
pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan
komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan
Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis
memori atau sistem penyimpanan yang berbeda.

3
• Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan
hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
• Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.
• Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

Penerima
(Recertors)

RANGSANGAN/ Memori
STIMULUS Jangka
Pendek
Lingkungan Memori
Jangka
Panjang

TINDAKAN Processor

Yang
Gambar 1.2. Mempengaruhi
Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia
Cara Kerja EDI
Memori Luar

Pembuatan Keputusan
Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka
dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi.
Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem
informasi.
Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar
tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan
keputusan.
• Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya
kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang
relevan.

4
• Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan
alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.
• Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.
• Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah
dipilih.
• Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga
dilakukan tepet waktu dan efisien.
• Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut
dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau
memperbaiki solusi.
Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan
oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat
digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer
digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program
manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi
memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan
sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses
informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan,
formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi,
tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat
sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan
manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem
informasi tersebut.

Intelligence

Follow-Up Desain

Umpan
Balik
5
Pilihan
Implementasi

Persuasi

Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan


KARAKTERISTIK SISTEM
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu
membedakan unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini
karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem
lainnya.
1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana
yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan
menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi)
dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan,
dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk
lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu
sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi
ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.
6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya
bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk
penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku,
dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga
diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut

6
bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan
komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Keluaran
Lingkungan

Masukan 1

Komponen 1 Komponen 2

Komponen 3 Penyimpanan 1

Masukan 2

Batasan

Gambar 1.4. Karakteristik Suatu Sistem

Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian


Sistem Penggajian
Batasan Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain
Lingkungan Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank
Input Kartu gaji
Output Cek gaji
Komponen • Menghitung total pembayaran
• Menghitung pengurangan
Interface • Mencocokan kartu gaji dengan pegawai
• Menyortir cek pembayaran menurut departemen
Storage • Tunjangan pegawai
• Tunjangan pembayaran

7
Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)
Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang
menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.
a. Sistem Logik (Logical System)
Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa
menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu
diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari
independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem
kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat
untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai
alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk
merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan
implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.
b. Sistem Fisik (Physical System)
Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi
sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik,
tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.
Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :
Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan
menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan
kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa
yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik
akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan
punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang
dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan
transkip dengan diskripsi mata kuliah).

8
BAB II

KONSEP DASAR INFORMASI

PENDAHULUAN
Bab ini membahas landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan
diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di
dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal
organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data
9
dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah
tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data,
karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen.

LINGKUNGAN INFORMASI
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen
modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi.
Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM),
material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan
sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.
Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam
organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai
internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen
tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang
saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.
Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi
yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-
masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda.
Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan
operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.
Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah
mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk
mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi.
Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah.
Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen.
Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional.
Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan.
Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-
anggaran. Selain arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir
dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan
internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada

10
tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal
organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar
piramida di bawah ini.

Pemegang
Saham

Pelangga
n
Pemaso
k

Gambar 2.1. Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi

DATA
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian,
aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh
secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan
mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi
bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya,
data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya
+ dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara
individual.

11
Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa
grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang
atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh
data audio.
Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak
dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk
mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

INFORMASI
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini
atau saat mendatang.

Data Proses Informasi

1.3 Perhitungan Rata-rata


1.4 rata-rata penjualan daalm
1.5 penjualan dalam kuartal terakhir
1.7 kuartal terakhir sebesar 1,3 milyar

Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi

Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data,


informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di
sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si
penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat
menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil
keputusan.

12
Masukan Proses Keluaran
(Data) (Model) (Informasi)

Data
Penerima
(ditangkap)
Basis
Data

Hasil Tindakan
Tindakan Keputusan

Gambar 2.3. Siklus Informasi

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :


1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan
kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah
mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.
2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan
perubahan terhadap informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap
informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah
adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

HIERARKI DATA

13
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari
elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada
gambar berikut.

Berkas

Rekaman Rekaman

Elemen Data Elemen Data

Gambar 2.4. Hierarki Data

• Elemen Data
Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi
menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen
data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan
atribut lain yang berkaitan dengan pegawai.
Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan
atribut.
• Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait,
sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang
pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk
rekaman adalah tupel dan baris.
• Berkas

14
Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah
berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan
dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili
komponen yang disebut table atau relasi.
Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel
membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data
kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data
presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI


Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan
literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.
Tabel 2.1. Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood
Karakteristik Manajer Manajer Manajer
Informasi Tingkat Bawah Tingkat Tingkat Bawah
(Pengendalian Menengah (Perencanaan
Operasional) (Pengendalian Strategis)
Manajemen)
Sumber Banyak dari internal Banyak dari
eksternal
Lingkup Sempit, terdefinisi Sangat luas
dengan baik
Tingkat Rinci Ringkas
Keringkasan
Garis Waktu Masa Lalu Masa Depan

Kekinian Sangat mutakhir Cukup


Usang
Keakurasian Tinggi Rendah
yang
diperlukan
Frekuensi Sangat sering jarang
Pemakaian
Tabel 2.2. Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter

15
Karakteristik Pokok Permasalahan
1. Tipe data Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?
2. Akurasi/Presisi Apakah data cukup presisi?
3. Usia Apakah data tepat waktu?
4. Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan
tujuan?
5. Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu
detail?
6. Kelengkapan Apakah data kurang lengkap atau
berlebihan?
7. Kemudahan akses Apakah data mudah diakses?
8. sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat?
9. Relevansi/Nilai Apakah data mempengaruhi keputusan?
Apakah manfaatnya sepadan dengan
biaya?

KUALITAS INFORMASI
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai
untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah
dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :
• Aman (Secutiy)
• Tepat Waktu (Timeliness)
• Akurat (Accurate)
• Terkait (Relevance)
• Lengkap (Completeness)
• Korektif (Corectness)
• Jelas (Clearly)
sering dikenal dengan istilah STAR-C3

INFORMASI untuk MANAJEMEN


Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam
suatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa

16
berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun
informal, berdasarkan laporan ataupun komputer.
Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori,
yaitu :
1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan
sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi.
Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini
biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa
aman terhadap operasi yang telah berlangsung.
2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa
atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-
perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima
peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk
melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan
terjadi.
3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang
berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan,
yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan
mengidentifikasi permasalahan.
4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini
tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian
manajer.
5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak
industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.
6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal
adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih
hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan
kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya
studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).

17
BAB III

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN
Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat
penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk
sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas
dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis
meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan
keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat
18
memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah.
Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim
pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-
commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi
berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk
keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.

PENGERTIAN
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang –
orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara
satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),
perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi
(jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan
peradaban.
Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang
menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem
informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil)
dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI


Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep
keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta
nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi
bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1
akan diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur
pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang
hal-hal ynag perlu Anda ketahui mengenai sistem informasi.

19
Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi

Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan
usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.
• Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan
manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem
informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal
adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang
digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi
dalam keunggulan kompetitif.
• Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan
berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware,
software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis
Internet.
• Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi,
manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis

20
• Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar
informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan
sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
• Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis
mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan,
dan globaldalam bisnis.

JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI


Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam
dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya,
beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi
operasi atau manajemen.

Sistem
Informasi

Sistem Sistem
Pendukung Pendukung
Operasai Manajemen

Sistem Sistem Sistem Kerja Sistem Decision Executive


Pemrosesan Pengendalian Sama Informasi Support Information
Transaksi Proses Perusahaan Manajemen Sistem Sistem

Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi


Sistem Pendukung Operasi
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh,
dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini
menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para
manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk

21
secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial,
mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan.

Sistem Pendukung Manajemen


Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan
dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi
sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen.
Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis
manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep,
beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab
penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung
keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.

Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi


Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik
aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi
saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi seperti diagnosa perlengkapan,
atau keputusan manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem
manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang
mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke
para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang
berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis
dasarnya seperti akuntansi dan pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis
fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi
informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk
membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi,
kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan
mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan
fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan
transaksi.

22
FUNGSI SISTEM INFORMASI
• Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan
bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional,
pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.
• Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral
pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
• Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk
menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer
dan parktisi bisnis.
• Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa
yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam
pasar global.
• Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi
jutaan pria dan wanita.
• Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan
perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI


Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya
menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan
beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen
tersebut adalah :
• Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya
dasar sistem informasi.
• Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem
informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber
daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data
meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang
meliputi media komunikasi dan jaringan.

23
• Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi
berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.
• Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem,
pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.

Tabel 3.1. Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya


Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya
 Sumber Daya Manusia
Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.
Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem
informasi.
 Sumber Daya Hardware
Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai
optikal.
Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir
kertas.
 Sumber Daya Software
Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program
word processing, program penggajian.
Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan,
prosedur pendistribusian cek gaji.
 Sumber Daya Data
Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database
persediaan.
 Sumber Daya Jaringan
Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan
pengendalian jaringan.
 Produk Informasi
Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan
teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI

24
Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar
(atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.
• Input Sumber Daya Data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan
disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya
berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para
pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam
sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa
jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai
aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data
dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media
yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk
pemrosesan.

• Pemrosesan Data Menjadi Informasi


Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan,
perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran.
Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data,
hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir.
Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus
dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan
pembaruan.
• Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan
untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah
untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.
Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar
grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio,
produk kertas, dan multimedia.
• Penyimpanan Sumber Daya Data

25
Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan
adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan
secara teratur untuk digunakan kemudian

• Pengendalian Kinerja Sistem


Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja
sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai
aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini
harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat
memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas
sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat
dihasilkan bagi para pemakai akhir.
Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis
Aktivitas Sistem Informasi
 Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang
menggunakan kode garis.
 Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan
gaji lainnya.
 Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.
 Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan
produk.
 Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk
menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.

SISTEM

1. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan


maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun
fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi
yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui
contoh – contoh sbb:
 Sistem peredaran darah

26
Jantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh
tubuh.
 Sistem transportasi
Petugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang.
 Sistem sekolah
Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan
sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad
asiswa.
 Sistem komputer
Peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan
computer.

Pengertian Sistem Menurut:


 JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggris-
indonesia-nya, ”sIstem” diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang
terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan
berarti susunan jaringan dsb.
 M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and
Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik
berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan
saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju
satu atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem.

Model Umum Sebuah Sistem

Umpan Balik

Input Process Output Tujuan

Kendala

Kontrol

Gambar 1. Hubungan Komponen Dalam Sistem


Komponen Input
Komponen input adalah bagian dari sistem yang bertugas untuk
menerima data masukan, data masukan ini digunakan sebagai komponen
penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen
penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu:
a. Maintenance input
Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem
dapat beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan

27
keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang
merupakan personil utama pengambil keputusan (decision maker)
b. Signal input
Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya
adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan
tersebut (decision support system)

Komponen Proses
Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang
melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang
diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi,
peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu
kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu
integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal
agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai
contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan
oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus
melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian
keuangan, bagian inventory dan lain – lain.

Komponen Output
Komponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari
suatu sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian
pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang,
kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat
atau lokasi pembelian dan sebagainya.

Komponen Tujuan
Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas
pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin
dicapai oleh berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha,
kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya.

Komponen Kendala
Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau
batas – batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang
jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya
kendala atau batas – batas yang jelas, maka akan mampu
mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan
sistem.

Komponen Kontrol

28
Komponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan
proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan
input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain.

Komponen Umpan Balik


Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan
respon atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan
seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem.

2. KARAKTERISTIK SEBUAH SISTEM

Dari contoh diatas, dapatlah dikenal karakteristik sistem.sebuah sistem


terdiri dari bagian – bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk
mencapai beberapa sasaran atau maksud, berarti sebuah sistem bukanlah
seperangkat unsure yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang
dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau
sasaran. Sifat dasar/ karakteristik yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah:
1. Subbsistem
Adalah unsur – unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem
yang satu dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem
mempunyai tugas masing – masing.
2. Boundary
Adalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau
subsistem
3. Interface
Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi output
Tabel 1. Contoh subsistem dan interface

Sistem Subsistem Interface


Komputer unit pengolahan pusat saluran
unit masukan
unit keluaran
penyimpanan tambahan
Unit pengolahan pusat unit penghitung kawat
unit pengendali penghubung
unitpenyimpan
Pengolahan bact kerja edit alih data
dengan kerja kerja sortir kerja satu dengan
terpisah(separate run) kerja update lainnya,
misalnya
kerja keluaran pita data

4. Environment

29
Adalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem
dalam mencapai tujuan
 Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem
 Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung
 Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara
 Efek environment, ada 2 macam : Mendukung dan Merugikan

Gambar 2. Environment Terhadap Sistem

5. Input
Adalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses),
melalui : menangkap (capture) dan menerima (entry)
6. Proses
Adalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi
sesuatu yang mempunyai nilai manfaat.
7. Output
Adalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat.
8. Goal
Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau
keinginan dari sebuah sistem
9. Objective
Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau
keinginan dari sebuah subsistem

2 8
4
1
9

System 3

5 6 7

Subsystem

30
Gambar 3. Karakteristik Sistem
3. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya :


♦ Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan
Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi,
contoh: sistem teologi
Physical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer
♦ Berdasarkan Kejadian, dibedakan
Natural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak
terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem
tata surya
Human mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya
suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir,
sistem tata kota
♦ Berdasarkan Sifat, dibedakan
Deterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat
diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui
secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visual
Probabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang
mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya
system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang.
♦ Berdasarkan Metode, dibedakan
Closed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau
energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah
tabung berisolasi dan tertutup.
Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan
luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem
biologis, sistem keorganisasian

4. Pengendalian Dalam Sistem

Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran


tidak menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap system, dalam
bentuknya yang paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan dengan
keluaraan yangdiinginkan, dan setiap penyimpangan menyebabkan sebuah
masukan dikirim pada proses atau pengolahan untuk menyesuaikan operasi
sehingga keluaran akan mendekati standar, contoh: pengendalian umpan balik
sebuah sistem.
Umpan balik (feedback) yang bertujuan melunakkan dan mengurangi
penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negative (negative
feedback ). Ini digunakan dalam loop pengendalian umpan balik. Sedangkan
umpan balik positif ( positive feedback ) menambah kekuatan arah gerak

31
sistem.jadi umpan balik positif menyebabkan sistem mengulangi atau
memperbesar penyesuaian atau kegiatan.

Masukan Keluaran
sistem

Alat pengendali Sensor

Gambar 4. Pengendalian Sistem

INFORMASI

TENTANG INFORMASI

Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.


1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations
sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut
informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi
penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam
keputusan sekarang maupun masa depan.
2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and
bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang
menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada
orang yang menerimanya.
3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management
control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data,
itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting
informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai
kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan
keputusan bisnis.
Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi
merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang
menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan

32
dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan,
contoh hubungan data dan informasi

Hati ja!! hati lan Hati-hati jalanan


Di proses
mai an ra ramai !!
data
informasi
Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi
gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum
menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih
dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar
dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana
untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan


bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh,
tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam
sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah,
karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi
pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan
laju kendaraannya.

Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi
ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah
untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan
dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap
memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.

SIKLUS INFORMASI

Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai


sebuah siklus yang berkesinambungan seperti :

D AT A

PR OSE
S

INFORMAS
I

KEPU TUSAN
33
TIND AKAN
HASIL
Gambar 6. Siklus Informasi

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu


informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data
untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa
pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki
urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar
dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari
keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadiaan
– kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya
akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta
sebuah siklus yang berkesinambungan.

KARAKTERISTIK INFORMASI

Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari


informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain
adalah:
1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang
realitas atau tidak dari sebuah informasi
2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya
3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai
tambah pada informasi yang telah ada
4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi
sebelumnya, salah atau palsu
5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini
masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas
kebenaran informasi tersebut.

NILAI INFORMASI

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti


bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan.
Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan

34
parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua
hal pokok yaitu:
♦ Manfaat (use)
♦ Biaya (cost)
suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat
ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal


pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.
a. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran
nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the
message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan
relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap –
tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan
barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer
teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer
pemasaran.

b. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa
atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas
mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat
terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa
hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain
adalah :
* Kelengkapan (completeness) informasi
“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti
bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang
menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena
apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan
mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan
secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya
untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
* Kebenaran (correctness) informasi
“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses
pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan –
perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah
informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang
pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat

35
perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti
perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
* Keamanan (security) informasi.
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan
“did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah
informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang
berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi
tersebut.

c. Tepat waktu (timeliness).


“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang
dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh
terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik,
sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.
Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada
akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat
dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan
informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.

Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa


hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen
tambahan antara lain adalah :

* Ekonomis (economy).
“what level of resources is needed to move information through the
problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi
juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa
besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi
menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah.
* Efisien (efficiency).
Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki
efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi
pemakainya.
* Dapat dipercaya (reliability)

USIA INFORMASI

Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya


informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang
bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan
operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-
lain.
Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis
yaitu :

36
♦ Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang
berhubungan dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan
barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory
♦ Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang
mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu,
sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari
tanggal 1 s/d 7 agust 2003.

MUTU INFORMASI

Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen
terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas
dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila
diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi
dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena
adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang
cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang
memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh
penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian,
persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan
penyesuaian biasanya tidak sulit.
Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini
tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan
oleh:
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah
2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar
3. Data hilang atau tidak terolah
4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data
5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ).
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program
computer )
7. Kesalahan yang disengaja
Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki
pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu
informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan
ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa
ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang
dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini
mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar
(perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat
pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya
kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.
Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara
periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat
ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari

37
dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi
kesalahan dapat diatasi dengan:
1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan.
2. Audit intern dan ekstern.
3. Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat
menilai kesalahan yang mungkin terjadi.

Bentuk penyajian Bias keputusan akibat penyajian data

Urutan berdasarkan abjad dalam sebuah susunan berdasarkan


Abjad, butir – butir pertama cenderung
Mendapat perhatian lebih banyak
Daripada yang kemudian.
Urutan berdasarkan Butir – butir dengan tingkat
Tingkat keuntungan keuntungan tertinggi diperhatikan
Dengan agak mengabaikan industri,
Ukuran dan sebagainya.
Urutan berdasarkan tingkat keuntungan dalam industri
Tingkatan keuntungan akan diperhatikan. Ukuran, dan
Dalam industri sebagainya akan kurang berpengaruh.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan


dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas
kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi
ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi.
Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap
menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan
mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan.
Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun
kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data.
Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada
cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta
daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka
sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan
manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian
tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang
mungkin untuk mengambil keputusan.

SISTEM INFORMASI

38
Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam
bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem
penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki
pengertian sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi


yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang
sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat


oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem
menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat
bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling
sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi
hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan
data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya,
karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage)
kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia
baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan
sebelumnya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory
and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada
gambar dibawah.

User User

Input Model Output


User User
Database Technology Control

User User

39
Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen –
komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai
sasaran sistem.
1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk
menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen
dasar
2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu
3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen
output dan informasi yang berkualitas
4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara
keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang
memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system
5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer
dan perangkat lunak yang memanipulasinya
6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap
operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan /
kegagalan sistem.

PERANGKAT SISTEM INFOMASI

Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem


sebagai berikut :
1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi.
Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer
dan teknologi jaringan computer
2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi.
Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan
computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat
digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
♦ Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel
netware,dan lain sebagainya.
♦ Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain
sebagainya.
♦ Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain.
♦ Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi,
dan lain – lain.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti
– bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya

40
4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau
proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku -
buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau
buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer
dan sebagainya
5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang
terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah :
♦ Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan
melakukan inquiry = operator
♦ First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan
perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan
pengambilan keputusan level menengah kebawah
♦ Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan
♦ Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus,
laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung
analisis pengambilan keputusan level atas

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah
manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem
informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan
sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi
terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis
sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya
• Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan
pengambilan keputusan.
• Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan
keputusan.
• Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi
dan pengambilan keputusan.
• Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

41
DIREKTUR SISTEM
INFORMASI

MANAJER MANAJER KOMPUTER


PENGEMBANGAN DAN OPERASIONAL
SISTEM

ANALISIS PROGRAMMER
SISTEM

kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah


sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik
terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi
pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut
dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur
manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang
dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia
perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik,
hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang
bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan
sebuah sistem
Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu
teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data.
Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan –
kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik
secara intern maupun ekstern.

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem


tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi
menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi
biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan
mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah
dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi,
perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persedian
pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang

42
tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah
kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu
organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang
berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi
system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di
sajikan
Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi
yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :
• Akuntansi ( Accounting Information Systems )
• Pemasaran ( Marketing Information Systems )
• Penyediaan ( Inventory Information System )
• Personalia ( Personnel Information System )
• Distribusi ( Distribution Information System )
• Pembelian ( Purchasing Information System )
• Kekayaan ( Treasury Information System )
• Analisis kredit (credit analysis information system )
• Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information
system )
• Teknik ( engineering information system )

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


BERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM

Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar


sejak Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State
University di Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource
Management Association dan mulai menerbitkan Information Resource
Management journal. Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang
professor MIS pada St. Cloud State University, mengemukakan bahwa walaupun
telah banyak tulisan mengenai IRM, namun tak ada satupun definisi yang
diterima secara umum. Ia memberi tiga pandangan pokok. Pandangan pertama
menyatakn bahwa informasi adalah sebagai sumber yang harus dikelola, yang
kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system, dan yang ketiga berkenaan
dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan informasi.

IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER

43
Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat
dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual
yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh
manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer
dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang
menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.

Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga
pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan
adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.

IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM


INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen
puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus
ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini
menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk
menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.

Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas


pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya
dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS
pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi
kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa
usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya
DSS.

Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup
adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia
mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.

44
IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada
sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa
jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya,
dan sebagainya, berarti ia mengelola informasinya.

Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui


untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya
pada waktu itu ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam
manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai
komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi.

PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat


pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi
mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola
dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant
yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh
lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua
komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia,
agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan
mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama. “Ia
mengidentifikasi sumber informasi yang meliputi: informasi, hardware
pemrosesan, software pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur
sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen.
Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan
dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.

INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS

45
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri
atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing.
Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk
menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua
elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi
yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang


menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan
pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan
harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh
lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala,
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing
secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

46
Gambar 19.1 perusahaan berada dalam lingkungannya

Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk


mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai
competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas
pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan
telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan
kompetitif adalah informasi.

Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya

47
PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah
dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi
yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen
lingkungannya.

Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus
informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan.
Mungkin perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi
kebutuhan pelanggan, atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk
yang dibuat oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan
dan juga memberikan informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara
penggunaan produk yang dibelnya. Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan
pada produk, yang menjelaskan mengenai pengasemblingannya dan fasilitas
pengamannya. Ketiga, perusahaan memperoleh informasi feedback dari
pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi. Pelanggan
dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan keluhannya, dan riset marketing
dapat melakukan survey mengenai pelanggan.

Contoh-contoh yang jelas mengenai bagaimana sistem informasi dapat


digunakan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif adalah terjadinya
sambungan atau hubungan antara perusahaan dengan pelanggan seperti
tersebut. Strategi untuk meningkatkan atau memperkuat sambungan tersebut
adalah dengan cara menyederhanakan proses pemesanan bagi para pelanggan.
Sistem reservasi bandara udara yang menggunakan komputer adalah
contohnya. Baik American Airlines maupun United Airlines menginvestasikan
dalam jumlah besar pada sistem reservasi mereka dan membuatnya bisa
digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini, mereka dapat mencapai sisi
kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti apa yang telah

48
dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya, maka
American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini
akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian.

Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk


memenangkan persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply
dan McKesson Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para
pelanggannya melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson
melakuka hal yang sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut
disederhanakan, dana para pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih
cepat daripada jika ia melakukan pemesanan melalui pengiriman. McKesson
bisa mengurangi 250 klerknya yang tugasnya mengurusi form pemesanan dan
pembelian, dan American Hospita Supply bisa meningkatkan tiga kali volume
penjualannya, tanpa adanya penambahan staf. Para pesaing kedua perusahaan
tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem yang sama bila mereka
tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi.

PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF


Walalupun sebuah sistem yang memperlancar arus informasi antara perusahaan
dan pelanggannya benar-benar telah memberikan kontribusi terhadap
tercapainya keuntungan kompetitif, namun janganlah hal ini dianggap sebagai
pemecahan yang terakhir. Bahkan, jika arus informasi pelanggan sempurna,
keuntungan kompetitif mungkin belum bisa dicapaikalau perusahaan tidak
melakukan hubungan dengan elemen-elemen yang lain. Sebagai contoh,
perusahaan tidak akan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan jika ia tidak
memperoleh bahan dari pemasok, karena pemasok tersebut mogok. Atau, ia
tidak akan dapat menjual produknya bila produk tersebut tidak memenuhi
standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika perusahaan ingin
mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia menetapkan arus
informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak boleh
menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya.

49
Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor
E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke
dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok,
operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan.

Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk
menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya.
Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas
aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan
bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound
logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar;
aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna
jual. Masing-masing aktivitas utama ini mempunyai komponen fisik yang
menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan
informasi yang dibutuhkan.

Gambar 19.3 sambungan nilai perusahaan

Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi
yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan
menetapkan sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan
menggunakan teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar.
Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya
dengan porsi keuntungan dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk
aktifitas yang lain dapat dilihat pada gambar diatas.

50
Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari
pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system
(sistem nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu)
dapat diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value
(nilai hilir) dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan
pelanggan.

Profesor Harvard, James Cash dan Benn Konssynski, menggunakan istilah


interorganizational system (sistem organisasi) atau IOS untuk
menjelaskansistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan.
Kunci untuk mencapai IOS ini adalah adanya kerja sama antarperusahaan yang
turut serta – yaitu IOS participant (peserta IOS). Masing-masing harus
mendapatkan manfaat darinya. Biasanya, ada salah satu perusahaan yang
mengemukakan inisiatif pembentukan sistem tersebut. Ia merupakan IOS
facilitator (fasilitator IOS). Dalam banyak kasus, fasilitator tersebut adalah
seorang dari manufaktur (manufacturer), namun ia bisa saja pedagang grosir
(wholesaler), seperti McKesson Drug atau pengecer yang mempunyai pengaruh
sangat kuat, seperti Sears. Tugas dari fasilitator IOS adalah menunjukkan para
peserta bahwa, dengan bekerja dalam sistem tersebut, mereka akan
memperoleh keuntungan kompetitif.

51
Gambar 19.4 sistem nilai

MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF

Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa


manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif
dari yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat
mengenai bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk
memecahkan masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja
sama dengan elemen-elemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap
perusahaan akan mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi.

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan


kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan
tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka
panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber
informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan
cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information
Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan
antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk
sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa


SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer
dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya
SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King

52
professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-
perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.

ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS

Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit
pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia
tidak banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan
sumber hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk
menyerap aplikasi baru.
Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini
menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu
denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya
mempunyai account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan
tersebut ditampilkan pada tiga database terpisah dan sulit untuk
mengkombinasikan datanya. Pemecahannya adalah dengan mengembangkan
master plan untik memastikan bahwa proyek system yang akan dating nanti
akan menghasilkan system yang dapat bekerja sama secara koordinatif.

Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia
dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif
perusahaan yang kecil.

ERA SPIR AWAL

Selama akhir 1970-an perusahaan-perusahaan mulai melakukan pendekatan


atau cara top down terhadap perencanaan dengan menyadari bahwa langkah
pertama adalah menentukan tujuaan organisasi. Bila hal ini telah dilakukan,

53
maka tujuan tersebut kemudian digunakan sebagai dasar untuk merencanakan
aktifitas dari setiap unit organisasional perusahaan. Setiap unit diharapkan bisa
menetapkan rencana yang memungkinkan unit tersebut dapat mendukung
perusahaan selagi ia berjalan mencapai tujuannya. Unit pelayanan informasi bisa
dimasukkan kedalam perencanaan ini.

Ada beberapa pendekatan dasar yang dikembangkan untuk melakukan


perencanaan top-down bagi sumber-sumber informasi ini. Pendekatan-
pendekatan yang banyak mendapatkan perhatian adalah BSP IBM, CSF,
transformasi susunan strategis dan SLC yang diperluas.

Gambar 19.5 Transformasi susunan strategis

BSP IBM. IBM mengembangkan teknologi yang metodologi yang disebut


Business System Planning (BSP). Yang merupakan pendekatan studi total.
Setiap manajer di interview untuk menentukan kebutuhan informasinya dan
system diimplementasikan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan
tersebut. Asumsinya bahwa manajer bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan

54
dan dengan memberikan informasi yang dibutuhkan maka tujuan tersebut akan
tercapai.

Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk
perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani
pada tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang
menentukan keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh
John Rockart lebih dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan
konsep CSF ini pada system informasi.
Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set
information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi,
tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut
organizational strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan
sebagaai dasar untuk mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan
mengembangkan strategi desain. Proses pentransformasian susunan strategi
organisasional menjadi susunan strategi MIS dinamakan MIS strategic planning
process (proses perencanaan strategis untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh
sangat besar terhadap strategi MIS yang berkembang secara alamiah dalam
strategi perusahaan.

Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya
perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan
top-down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi.

Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system.
Pada fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional.

Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang


hal ini kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan
tujuan untuk memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis
mengacu pada arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan

55
apakah system yang diimplementasikan sesuai dengan spesifikasinya? Validitas
organisasional , sebaliknya, mengacu pada penggunaan system. Apakah system
dapat digunakan sesuai dengan yang diharapkan?

Pembahasan kita menenai tinjauan post-implementasi terutama berkaitan


dengaan validitas teknis, dan evaluasinya paling baik apabila dilakukan oleh
pihak ketiga, misalnya auditor EDP. Pemastian validitas organisasional dapat
dilakukan oleh spesialis informasi sebagai aktivitas tindak lanjutnya bersama
dengan pemakai.

Yang terakhir, King menyertakan fase penyelesaian yang berkaitan dengan


pembuangan system bila ia tidak bisa dimanfaatkan lagi. Menurut King,
perusahaan tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak
terpakai lagi tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.

Gambar 19.6 siklus hidup sistem yang diperluas


56
ERA MODERN

Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya
merencanakan bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya,
namun status sumber-sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana
strategis dari keseluruhan organisasi.

Gambar 19.7 Sumber-sumber informasi mempengaruhi strategi bisnis

Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok
kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di
masa mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan
eksekutif untuk mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang
mungkin akan menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai
tujuannya. Ia juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan
yang bisa digunakan untuk memperoleh keuntungan kompetitif.

MENEMPATKAN PERENCANAAN INFORMMASI STRATEGIS DALAM


PERSPERKTIF

57
Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan
informasi strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan
seperti itu mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama
professor T.S Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan
bahwa perusahaan akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan
system tingkat bawah daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis
tingkat yang lebih tinggi. Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan
bahwa bila dengan SPIR yang sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka
dengan SPI yang lebih besar mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik.
Perusahaan-perusahaan tersebut terlalu memperhatikan formalitas proses
perencanaan dan kurang dalam merealisasikan pengimplementasian rencana
tersebut. King merasa bahwa situasi pada saat itu seharusnya tidak melebih-
lebihkan kemampuan SPIR.
Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan
informasi memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan
kita. Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan
sunmber-sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber
tersebut dalam perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi.
Orang yang berperan dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO.

KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO)

Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan
istilah tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi
perusahaan. Kita telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi
laporan langsung kepada presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil
bagian pembuatan keputusan penting dalam perusahaan, dan mungkin ia
menjadi komite eksekutif.

Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini
telah banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine

58
Hudson, misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja
sama dengan wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini,
ia mengemukakan bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi
jutaan dolar dalam teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus
dibawa ke tingkat atas, seperti ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan
tersebut akan memanggil saya dan bertanya apakah hal ini merupakan rencana
yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah kekuatan veto. Saya melihatnya
sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di Kodak ini merupakan cirri khas
di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil. Jug konsep CIO lebih lazim
di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain, wlaupun ia mulai diterapkan
di eropa.

KENDALA PADA CIO

Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak
mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada
tahun 1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan
majalah Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan
informasi. Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status
posisi CIO. Survey tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden
mengaku dirinya sebagai CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan
CIO tersebut. Pangkat yang paling popular adalah Direktur MIS sebanyak 37
persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang Pelyanan Informasi sebanyak 32
persen.

59
Gambar 19.9 status CIO dalam perusahaan

Yang lebih membingungkan daripada penggunaan pangkat yang tidak konsisten


ini adalah hubungan pelaporannya. Hanya 27 persen responden yang
melaporkan langsung kepada CEO atau presiden. Sebagian besar atau
sebaanyak 35 persen memberikan laporan kepada kepala bagian keuangan
(CFO), dimana hal ini akan kembali kepada ciri-ciri masa lalu yaitu jika peralatan
pemrosesan data yang ditempatkan pada departemen accounting. 15 persen
responden tersebut melaporkan kepada bagian administrasi , misalny wakil
presiden di bidang dministrasi.

60
Gambaran hubungan pelaporan sangat kontras dengan gambaran yang
menggambarkan bagaimana seharusnya hubungan CIO yang ideal. 87 persen
responden percaya bahwa mereka harus melaporkan kepada CEO atau chief
operating officer (kepala bagian operasi) seperti wakil presiden eksekutif. CIO
sebenarnya tidak puas mengenai hubungan pelaporannya dengan CFO dan
bgian administrasi.

Dengan demikian, CIO tidak mempunyai pengaruh terhadap penentuan


kebijaksanaan perusahaan sebagaimana yang kita maksudkan dalam
pembahasan. Banyak CIO sekarang ini yang tidak menerima akan anggapan
terhadap dirinya sebagai teknisi, yang hal ini jugaa dialami oleh para manajer
computer dimasa lalu. Eksekutif lain menganggap bahwa CIO adalah
mempunyai keckapan teknis, namun kemmpun tersebut tidak bisa digunakan
untuk melaakukan perencanaaan strategis bersama. Beberapa perusahaan telah
berusaha untuk mengatasi masalah kesan ini dengan cara mempromosikan
seseorang menjadi manajer non-komputer atau merekrut CIO yang mempunyai
keterampilan bawaan yang dibutuhkan.

Kenyataan menunjukkan bahwa untuk mencapai penerimaan pengaruh yang


dibutuhkan unit pelayanan informasi kepada manajemen puncaak membutuhkn
waktu yang lama. Strategi CIO tidak akan diterima begitu saja oleh manajemen
tingkat puncak sebelum ia menunjukkan kemampuannya dalam memberikan
kontribusi terhadap pembuatan keputusan oleh manajemen tingkat atas
tersebut. Paling tidak hal ini akan menjadi kenytaan jika para spesialis informasi
dan CIO yang mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai bisnis dan
maanajemen ini meningkat posisinya di manajemen tingkat atas. Namun hal ini
membutuhkan waktu yang lama.
MANAJEMEN DARI END-USER COMPUTING

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan


mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan

61
informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber
komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.

Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian
yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi
dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian
unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun
demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga
mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-


sumber informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti
gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh
perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.

JENIS END-USER

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh
John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT.
Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi
enam jenis.

End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai


pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia
hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi
dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk
memberikan bantuan teknis.

User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis


yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses
database dan membuat laporan khusus.

62
Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL,
pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa
programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia
biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai
tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis
keuangan, dan insiyur.

Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional


perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan
sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini


ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam
pengembangan sistem.

Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di


pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.
Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

Klasifikasi ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak mempunyai


pemahaman komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang
merupakan spesialis informasi (personel pendukung profesional, personel
pendukung komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang
terakhir seharusnya bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai.

Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan


pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan
output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal
yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes
Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario,

63
dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi
mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan
Flannery:
• User tingatan perintah
• Pemrograman end-user
• Personel pendukung fungsional

Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita
menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai
yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri,
dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia
juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung
fungsional, bahwa departemen pemakai dapat memperoleh spesialis
komputernya sendiri.

Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar
sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi end-
user computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user
khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer
dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri.

APLIKASI END-USER POTENSIAL

Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha


menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau
kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi
perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan
aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan
video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum.
Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena
sistem ini mempunyai sifat khusus.

64
Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan
otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan
pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil
pemakai.

Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang
mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi
teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi
mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan
dimasa mendatang.

TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING

Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah


mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih
canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan
siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan
perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan
untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.

Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary,
dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman
aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih
matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan
dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling
berinterface melalui transfer data.

Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang
terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan

65
pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan
pengenalan dengan pemrosesan komputer.

Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya.


Dalam usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan
memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada
sistem lain.

Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan
dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan
dengan mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam
bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi
spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk
aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.

Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral


dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS
yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan
system ini, pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh
pelayanan informasi.

Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi
end-user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai
perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada
setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.

Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British
Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi,
dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut
telah mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal
tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk

66
mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan
Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat yang
lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada
diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.

FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING

Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak


muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu
pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan
sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai
menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.

Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan


software. Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan
aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui
channel yang resmi.

Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor


menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak pemakai
yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka
mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-
ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.

Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan


untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka.
Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan
informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan
keamanan dalam pelayanan informasi.

67
Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi
ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan
dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan
biaya tersebut diangap terlalu tinggi.

Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli
Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21
perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-
user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah
pemakai.

KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING

End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun


pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan
memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada
end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk
mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan
kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga
memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah
berada pada komputer.

Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan


bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang
era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon
komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi
yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para
pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang
lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka
mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan
memiliki – “ini adalah sistem saya.”

68
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya
tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan
keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai
dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh
pemakai.
Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing
Life cycle phase Risiko Possible control
Analysis Incompatible end-user tools Hardware/software standards

Threats to data security and Policyfor end-user acces to


integrity coorporate database

Overanalisysand insufficient Provide user training in


search for the solution problem solving and modeling

Solving the wrong problem Involve analisys in the design


process for review

Little or no documentation Enforce documentation


standard
Design Lack of oxtensive testing
Testing/validation “walk-
through”

Auditor reviews

Coomon application library


Threats to data integrity
User training in data integrity
issues
Taxing the mainframe
computer resource Integrating EUC and DP
planning

Control of EUC growth through


Implementation Threat to security budgets and charge-backs

Password

Physical acces control


(restricted areas)

Failure to document and test Standards for backups


modification
Maintenance review by analyst

Periodic system review by


user analysts

69
RISIKO DARI END-USER COMPUTING

Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-


risiko. Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss
dari Universityt of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul
selamasiklus hidup sistem. Tabel 19.1 menyebutkan bebrapa risiko yang telah
didentifikasi. Paling tidak satu mekanisme kontrol dapat diimplementasikan untuk
mengatasi risiko tersebut.

Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa
yang menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang
hardware campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang
tidak dapat digunakan secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama
yang ada dalam tabel tersebut. Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini
dengan menetapkan standar untuk pemerolehan hardware dan software.

Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek
studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-
perusahaan tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara
menetukan hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19
persen dari perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum
dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware
dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaan-
perusahaan tersebut (60 persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak
berlebihan dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada
dari perusahaan-perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk
mendapatkan peralatan secara bebas.

Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan
pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database
sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan

70
tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada
perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan
akses yang tak terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file.
Hanya 4 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan
sama sekali pemakai melakukan akses ke semua file. Sebagian besar
perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-lebihan)
dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses
untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.

Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat


kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada
tabel 19.1 memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.

STRATEGI END-USER COMPUTING

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing


yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam
penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan
bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat
informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan
cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar
dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini
adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan
ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita
akan membahas dua strategi tersebut.
PUSAT INFORMASI
Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi
sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan
dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti

71
terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti
paket spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula
spesialis informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam
mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar
pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.

IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada
tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-
perusahaan. Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola
oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat
membantu para pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu
pusat informasi itu.

Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang
sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan
kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya
dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi
di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga
tahun, perusahaan tersebut mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai
diberi pelatihan, dan lebih dari 1200 mikros dan tiga ribu paket software telah
diinstal.

Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah
perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam
perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di
departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam
area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.

72
Gambar 19.14Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi

KONTROL JARINGAN

Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan


penyebaran end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga
dimensi, yag terlihat pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana
perusahaan mendistribusikan peralatan komputerisasinya , dan aksis Y
menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasi proses pengembangan
sistemnya.

Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi
lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak
tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan
bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai
sumber-sumberinformasinya – yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan
yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa yang akan
dikembangkan.

73
Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu
pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam
pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A,
yang disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan
didistribusikan, namun pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan
mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di
point A adalah terjadinya momentum diman trend end-user computing muncul.
Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi meningkat begitu besar,
dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini.

Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar.
Ia dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi
mana yang ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi
mengembangkannyajuga. Strategi ini menggerakan perusahaan ke point B, yang
diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga membiarkan pemakai untuk
mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan informasi yang
memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point C,
yang disebut Watchdog.

Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan
jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area
lain, seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit
bagi pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan
oleh point Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral
untuk mengawasi segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena
itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini,
sumber-sumber komputerisasi diberikan dan pembuatan keputusan mengenai
sumber-sumber tersebut didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan
informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber tersebut.

74
Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO
harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber
komputerisasi perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen
yang menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya
penyambungan atau hubungan dalam network.

Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan
mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku
lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari
sumber-sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan
memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan,
dan expert system? Secara realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D,
namun pada tempat yang mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin
dapat melepaskan diri dari porsi besar pengurusan sumber-sumber
pemrosesan.

MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM


PERSPEKTIF

Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas beberapa topik – yaitu


informasi sebagai sumber strategis, bagaimana menggunakan informasi untuk
mendapatkan keuntungan kompetitif, pertimbangan sumber informasi dalam
perecanaan jangka panjang perusahaan, perencanaan strategis untuk sumber
informasi, peranan CIO, dan end-user computing. Gamabr 19.15 menunjukkan
bagaimana topik-topik tersebut bergabung bersama untuk membentuk IRM.
Nomor-nomor yang ada pada gambar tersebut sesuai dengan nomor-nomor
yang ada dibawah ini:

1. Eksekutif perusahaan memahami persaingan yang ada pada lingkungan.


Pamahaman ini tidak hanya terbatas pada pelanggan atau pesaing,
namun juga meliputi pemasok dan elemen-elemen lain yang dapat

75
mempengaruhi penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini,
eksekutif melakukan perencanaan jangka panjang untuk perusahaan.
Pada waktu membuat rancana ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan
dan kelemahan sumber-sumber perusahaan, termasuk informasi. CIO
adalah peserta aktif dalam membuat perencanaan strategis ini.
2. Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat
rencana strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu
diingat bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber
inforamsi sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang
melibatkan semua eksekutif.
3. Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam
organisasi merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara
bekerja sama dengan end-user dan pelayanan informasi yang
mengelolanya. End-user menggunakan sumber-sumber informasi untuk
memecahkan masalahnya. Pelayanan informasi menggunakan sumber-
sumber tersebut untuk menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan
oleh perusahaan secara keseluruhan.
4. data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi
tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya.
Perusahaan merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam
kendala yang diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan
dengan produk yang dibutuhkannya.

Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang
dilakukan oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan
dalam perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan
strategis untuk sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam
pengimplentasian strategis informasi dalam perusahaan.

Kita dapat menyimpulkan pembahasan kita mengenai IRM ini, bahwa CO


merupakan elemen kunci, dimana ia dapat berfungsi dalam ketiga area.

76
DAFTAR PUSTAKA

Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan


Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.

Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra


Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I


pengantar.
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.

O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.

Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.

77