Anda di halaman 1dari 25

ANGELITA CESARIANI SUSANTI

SISTEM 1. Pendekatan a. pendekatan sistem penterapan suatu prosedur yang logis dan rasional dalam merancang suatu rangkaian komponen-komponen yang berhubungan sehingga dapat berfungsi sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (L. James Harvey) b. pendekatan sistem suatu strategi yang menggunakan metoda analisa, desain dan manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. c. Pendekatan sistem penterapan dari cara berpikir yang sistematis dan logis dalam membahas dan mencari pemecahan dari suatu masalah atau keadaan yang dihadapi. (PENGANTAR ADMINISTRASI KESEHATAN, DR. AZRUL AZWAR, ed.2, BINARUPA ANGKASA, 1988) 2. Karakteristik sistem Mempunyai komponen (components) Komponen system adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat dalam sistem.

Mempunyai batas (boundary) Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

Mempunyai lingkungan (environment)

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin bahkan jika mungkin ditiadakan.

Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masingmasing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.

Mempunyai masuka (input) Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut sebagai data.

Mempunyai pengolahan (processing) Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.

Mempunyai keluaran (output) Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.

Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dam tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.

Mempunyai kendali (control) o Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.

Mempunyai umpan balik (feed back) Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) system untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam system dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

3. jenis sistem system fisis dan system abstrak o system fisis system yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat dan dijamah oleh manusia. Contoh : hardware, CPU, memory, dll o System abstrak system yang komponennya tidak dapat dilihat dan dijamah oleh manusia Contoh : system operasi system alamiah dan system buatan manusia o Sistem alamiah system yang keberadaanya secara alami / natural tanpa campur tangan manusia Contoh : sistem tata surya o Sistem buatan manusia sistem yang ada sebagai hasil kerja manusia Contoh : sistem komputer system tertentu dan system tidak tentu o system tertentu system yang tingkah lakunya dapat diprediksi sebelumnya Contoh : system aplikasi komputer o system tidak tertentu tingkah lakunya tidak dapat diprediksi sebelumnya. Contoh : system perekonomian system tertutup dan system terbuka

o system tertutup system yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya o system terbuka tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem yang menentukan (bekerja dg cara yg dpt diramalkan)dan sistem yang memungkinkan(dapat dipandang dari sdt perilaku yg mungkin, sistem inventaris) Sistem tertutup dan sistem terbuka Sistem tertutup : suatu sistem yang dapat berdiri sendiri atau yang serba lengkap. Contohnya adalah suatu reaksi kimia dalam sebuah botol yang tertutup dan terpisah. Sistem terbuka : sistem yang mempunyai sifat menyesuaikan dengan perubahan dalam lingkungannya guna melangsungkan eksitensinya. Sistem terbuka mengatur sendiri dan mengubah organisasinya untuk menanggapi kondisi yang berbeda. Sistem manusia dan mesin Penggunaan manusia maupun mesin dapat menekankan mesin dan menggunakan manusia hanya sebagai seorang monitor operasi mesin. Informasi 1. Faktor yang mempengaruhi a. b. c. d. 2. Fungsi a. Menambah pengetahuan b. Mengurangi ketidakpastian pemakai informasi c. Mengurangi keanekaragaman d. Mengurangi ketidakpastian utk menyebabkan diambilnya suatu keputusan yg baik e. Memberikan standar-standar/aturan keputusan untuk penentuan Sistem Informasi Manajemen, Edhy sutanta 3. Nilai a. mudahnya dapat diperoleh (accessibility) b. sifat luas dan lengkapnya (comprehensiveness) c. ketelitian (accuracy) fungsi biaya nilai mutu

d. e. f. g. h. i. j.

kecocokan (appropriateness) ketepatan waktu (timeness) kejelasan (clarity) keluwesan (flexibility) dapat dibuktikan (verifiability) tidak ada prasangka (freedom from bias) dapat diukur (quantifiable)

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas. Nilai informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu : Kemudahan dalam memperoleh Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah. Sifat luas dan kelengkapannya Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan terstruktur dengan baik. Ketelitian (accuracy) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. Informasi yang akurat dapat diperoleh jika basis data yang tersedia sebagai sumber informasi memuat data yang valid, baik tipe, bentuk, maupun format datanya. Hal ini memerlukan adanya proses validasi setiap data yang diinput ke dalam basis data. Proses validasi perlu dilakukan sejak pertama kali data diinputkan, sehingga basis data terhindar dari data yang tidak benar. Data yang salah akan menghasilkan informasi hasil olahan yang salah pula. Dalam sistem informasi, sampah data akan menghasilkan sampah pula (garbage in garbage out). Kecocokan dengan pengguna (relevance) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

Ketepatan waktu Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan. Informasi tepat waktu dapat diperoleh jika ada dukungan system informasi yang mampu mengolah data secara cepat. Penggunaan system computer dalam system informasi akan memberikan dukungan yang sangat berarti untuk memperoleh data tepat waktu, karena computer mampu mengolah data dengan kecepatan yang sangat tinggi. Kejelasan (clarity) Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan dipahami dengan lebih mudah. Hal ini memerlukan analisis kebutuhan bentuk dan format informasi yang diperlukan, sehingga dapat digunakan sebagai dasar perancangan output yang tepat. Penggunaan sistem komputer akan membantu memenuhi kebutuhan tersebut, karena kemampuan teknologi komputer yang berkembang saat ini telah memungkinkan untuk menampilkan informasi dalam berbagai macam bentuk dan format secara mudah, termasuk tabel dan grafis. Fleksibilitas/keluwesannya Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi berhubungan dengan bentuk dan format tampilan informasi. Perubahan bentuk dan format tampilan informasi dapat dilakukan dengan mudah dengan memanfaatkan komputer. Dapat dibuktikan Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah. Tidak ada prasangka Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. Kesalahan tersebut dapat terjadi akibat kesalahan data atau prosedur pengolahan. Informasi dapat menimbulkan keraguan jika tidak wajar. Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna. Pengukuran informasi umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas data sumber yang digunakan.

4. Tahap Penanganan a. penciptaan informasi b. pemeliharaan saluran informasi c. transmisi informasi d. penerimaan informasi e. penyimpanan informasi f. penelusuran informasi g. penggunaan informasi h. penilaian kritis dan umpan balik Sumber; Sistem Informasi Manajemen, prof. Dr. Sondang P Siagian. M.P.A. Bumi Aksara SIK 1. Unsur Data yg dibutuhkan Kapan data dibutuhkan. Siapa yang membutuhkan. Dimana data dibutuhkan. Dalam bentuk apa data dibutuhkan. Prioritas yg diberikan dari bermacam data Prosedur / mekanisme yg digunakan untuk memproses data. Bagaimana pengaturan umpan balik. Mekanisme evaluasi yang digunakan. Sistem Informasi Manajemen, Edhy sutanta

2. Macam Berdasarkan Komponen Fisik Berdasarkan komponen fisik penyusunnya, Sistem Infomasi Manajemen dapat terdiri atas komponen berikut: 1. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras dalam Sistem Informasi Manajemen meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran (input/output device), memory, modem, pengolah (processoI), dan peripheral lain 2. Perangkat lunak (software) Perangkat lunak dalam Sistem Informasi Manajemen adalah berupa programprogram komputer yang meliputi sistem operasi (Operating System/OS), bahasa

4.

5.

pemrograman (Programming Language), dan program-program aplikasi (Aplication) 3. Berkas (file) Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat membentuk suatu berkas Prosedur (procedure) Prosedur meliputi prosedur pengoperasian untuk Sistem Informasi Manajemen, manual, dan dokumen-dokumen yang memuat aturan-aturan yang berhubungan dengan sistem infarmasi dan lainnya. Manusia (brainware) Manusia yang terlibat dalam suatu Sistem Infomasi Manajemen meliputi operator, programmer, system analyst, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, teknisi, serta individu lain yang tedibat di dalamnya.

Berdasarkan Fungsi Pengolahan Sistem Informasi Manajemen mempunyai tugas utama melakukan transformasi data menjadi informasi. Hal ini berarti Sistern Infomasi Manajernen bertugas menerima data masukan, mengolah data masukan, dan menghasilkan keluaran berupa informasi. Berdasarkan fungsi pengolahan, Sistem Infomasi Manajemen dapat terdiri atas fungsi berikut: 1. Mengolah transaksi Salah satu fungsi Sistem Infomasi Manajemen adalah mengolah data yang diperoleh dari catatan-catatan proses transaksi. Hal ini berarti bahwa Sistem Infomasi Manajemen akan mengolah transaksi yang terjadi dalam sistem. Contoh data transaksi yang diolah oleh Sistem Infomasi Manajemen adalah pemesanan, pengirimqan barang pesanan, pembayaran, penjualan, pembelian, return barang yang dikirim, dan transaksi lainnya. 2. Memelihara file historis File historis memuat kurnpulan data transaksi yang telah terjadi dalam jangka waktu tertentu pada ma.sa lampau. File historis perlu dipelihara untuk memenuhi kebutuhan informasi di masa mendatang. Umurnnya file historis diperlukan untuk proses peramalan(forecasting} dan perencanaan (planning) berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Pemeliharaan file historis memerlukan suatu mekanisme tersistem yang mampu menjaga data yang tersimpan agar dapat diakses , dengan mudah dan cepat pada setiap saat diperlukan. 3. Menghasilkan keluaran Unit pengolah dalam Sistem Infomasi Manajemen akan menghasiIkan informasi-informasi penting yang dibutuhkan para pengguna. Keluaran sistem dapat ditampilkan di layar monitor komputer (softcopy) maupun tercetak di atas kertas (hardcopy) atau media yang lain. Keluaran tersebut dapat berupa dokumen, laporan, atau jawaban atas pertanyaan yang dihasilkan, baik secara rutin maupun adhoc. 4. Interaksi user-pengolah

Interaksi user-pengolah merupakan salah satu fungsi pengolahan dalam Sistem Infomasi Manajemen yang berupa media yang memungkinkan user untuk berinteraksi dengan program aplikasi pengolahan data. lnteraksi user pengolah umumnya berupa tampilan dialog di monitor komputer. User dapat menjawab pertanyaan, memilih proses, atau aktifitas lainnya untuk mengoperasikan sistem. Berdasarkan Fungsi Keluaran Berdasarkan fungsi keluaran, Sistem Infomasi Manajemen dapat menghasilkan keluaran berikut: 1. Dokumen transaksi Dokurnen transaksi merupakan keluaran yang dihasilkan sebagai bukti proses transaksi. Contoh dokumen transaksi adalall faktur pemesana, nota penjualan, nota pembelian, kuitansi pembayaran, bukti pengiriman barang, dan lainnya. 2. Laporan terjadwal/ rutin Sistem Infomasi Manajemen harus mampu menghasilkan berbagai laporan terjadwal/rutin. Laporan terjadwal/rutin dapat dicetak secara periodik pada setiap akhir hari, minggu, bulan, tahun atau lainnya. Laporan rutin dapat berupa daftar rincian transaksi atau rekapitulasi transaksi yang telah terjadi. 3. Jawaban atas pertanyaan terjadwal Selain menyajikan inforrnasi berupa laporan, Sistem Infomasi Manajemen juga harus mampu memberikan jawaban atas berbagai pertanyaan terjadwal yang diperlukan oleh para manajer. Jawaban atas pertanyaan terjadwal bisa jadi berupa informasi singkat yang ditarnpilkan di monitor komputer dan tidak harus dicetak. Contoh informasi yang diperlukan adalah kondisi status barang tertentu di gudang pada setiap akhir hari. 4. Laporan tidak terjadwal (adhoc) Sebagian informasi berupa laporan, seringkali perlu disajikan pada waktu yang tidak tertentu. Sewaktu-waktu manajer memerlukan laporan, maka Sistem Informasi Manajemen harus mampu memenuhinya secara cepat. Sebagai contoh, laporan pembelian barang perlu segera dicetak pada saat ada inspeksi pimpinan. 5. Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal (adhoc) Para manajer seringkali memerlukan informasi singkat yang hams disajikan sewaktu-waktu. Hal ini merupakan salah satu fungsi Sistem Informasi Manajemen yang harus mampu memenuhinya secara cepat. 6. Dialog user-machine Dialog user-machine merupakan media yang memungkinkan user untuk berinteraksi denganperalatan yang digunakan dalam sistem. Interaksi user pengolah umumnya berupa tampilan pesan di monitor komputer yang menunjukkan pesan peringatan atau progress yang sedang dilaksanakan oleh program aplikasi komputer. Contoh dialog user-machine adalah berupa pesan bahwa printer belum siap digunakan untuk mencetak, kehabisan kertas, kehabisan tinta, dan pesan peringatan lainnnya. Sistem Informasi Manajemen, Edhy sutanta

3. Data Organisasi sistem informasi dalam struktur organisasi dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan terdistribusi. Tentu saja, setiap bentuk akan memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat saling dibandingkan. Oleh karenanya, bentuk pengolahan data yang tepat perlu dipertimbangkan dan dipilih agar diperoleh bentuk sistem informasi yang efektif dan cocok dengan bentuk organisasi yang menggunakannya. Perbedaan masingmasing bentuk pengolahan data tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut ini. Sentralisasi Dalam bentuk pengolahan data tersentralisasi, operasi-operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing/EDP), atau dapat juga dilakukan oleh: 1. Suatu biro jasa di luar organisasi yang merupakan suatu perusahaan terpisah di luar organisasi dan memberikan pelayanan pengolahan data. 2. Fasilitas pembagian waktu bersama (timesharing) yang , dibeli/ disewa dari perusahaan lain 3. Suatu susunan manajemen fasilitas dimana suatu perusahan mengambil alih pelaksanaan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam struktur organisasi mempunyai keuntungan dan faktor pendukung an tara lain: 1. Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan personalia Dalam sistem tersentralisasi pengadaan hardware dan personalia untuk pengolahan data di!okuskan pada bagian EOP. Masing-masing unit cukup dilengkapi dengan sebuah terminal yang dapat digunakan untuk mengakses data dari server pusat. Dengan demikian, pengadaan hardware dan personalia menjadi lebih hemat. 2. Penghematan karena meniadakan pengembangan sistem yang ganda Dalam sistem tersentralisasi pengembangan sistem dapat dilakukan sekaligus oleh bagian EOP. Oleh karenanya, kemungkinan terjadinya pengembangan sistem yang ganda dapat dihindarkan. Hal ini berarti juga menghemat biaya pengembangan sistem 3. Manfaat karena standarisasi Pengembangan sistem dalam sistem tersentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu bagian EOP. Hal ini akan memberi kan keuntungan karena gaya desain sistem pengolahannya cenderung standar, misal dalam hal pengaturan tampilan monitor, penggunaan shortcut, struktur modul pengolahan, dan lainnya. 4. Manfaat karena sistem yang seragam

Adanya standar

yang akan memberikan keuntungan berupa keseragaman desain sistem. Hal ini akan memudahkan bagi para operator dan pengguna lainnya ketika mengoperasikan sistem. Bentuk pengolahan data tersentralisasi ditunjukkan oleh Gambar 1.5

sistem

Desentralisasi Dalam bentuk pengalahan data terdesentralisasi, kegiatan-kegiatan pengolahan data dilakukan dalam bidang-bidang organisasi yang bersifat fungsional otonom sebagai sub organisasi. Contoh fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonom adalah akuntansi, keuangan, personalia, riset dan pengembangan (Research and Developmen) dan lain-lain. Faktor-faktor yang mend ukung desentralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi antara lain adalah: 1. Pelayanan yang semakin baik karena kepekaan terhadap kondisi lokasi. Personil yang terlibat dalam sistem pengolahan data bentuk desentralisasi adalah mereka yang paham betul tentang unitnya. Hal ini akan mampu meningkatkan pelayanan yang semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan-permasalahan yang sudah menjadi tugas sehari-hari. 2. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen Pada dasamya manajemen pada level lebih tinggi cenderung akan membagikan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya kepada personilpersonil pada level di bawahnya. Termasuk di dalamnya adalah tugas, wewenang dan tanggung jawab terhadap pengolahan data. Hal ini sejalan dengan bentuk pengolahan data terdesentralisasi. 3. Kelangkaan kesamaan di antara fungsi di antara unit-unit organisasi yang mempersulit adanya standarisasi sistem. Pada kenyataannya setiap unit dalam organisasi sangat jarang yang memiliki kesamaan, baik dalam segi peran, fungsi, maupun tugasnya. Hal ini berarti tidak rnungkin mengembangkan sistem yang benar-benar seragam.

Bentuk pengolahan data terdesentralisasi ditunjukkan oleh Gambar 1.6.

Terdistribusi Dalarn bentuk pengolahan data terdistribusi data-data yang akan diolah disebar ke bagian-bagian, namun bagian-bagian yang tersebar tersebut kemudian disatukan kembali secara logik dan diawasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan. Keuntungan bentuk pengolahan data terdistribusi antara lain adalah: 1. Dapat meminimalkan biaya-biaya Sistem terdistribusi akan mampu memberikan penghematan biaya-biaya hardware, software, maupun personil. Hal ini telah mengakibatkan semakin meningkatrtya jumlah organisasi yang menerapkan bentuk pengolahan data terdistribusi. . Ilmu pengetahuan dan teknologi pengolahan data saat ini juga mengarah ke bentuk sistem terdistribusi. 2. Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data Data yang diolah dalam sistem terdistribusi adalah data-data diperoleh dari masingmasing unit yang bersangkutan. Hal ini berarti data-data akan diperoleh secara lebih cepat. 3. Pengontrolan pada data-data kritis secara lebih cermat Dalam sistern terdistribusi, masing-masing unit mempunyai beban dan tanggung jawab yang besar terhadap kelangsungan dan keberhasilan pengolahan data dan sekaligus diawasi oleh bagian yang lebih tinggi. Pengawasan secara berlapis ini akan mengakibatkan pengontrolan terhadap data-data kritis dan penting rnenjadi lebih cerrnat. 4. Kemampuan back-up data yang efektif Back up data akan lebih efektif dalam bentuk sistern terdistribusi karena masing-masing unit akan melaksanakan back up data secara lebih baik demi kepentingan unitnya sendiri. Sistem Informasi Manajemen, Edhy sutanta 1.Pengumpulan data (data capturing)

Pengumpulan data merupakan unsur pengolahan data yang berupa aktifitas penangkapan data ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar umumnya berupa lembar-lembar isian data yang harus diisi oleh para petugas atau orang lain di lapangan secara langsung. Dalam hal ini dokumen dasar harus dirancang agar jelas, mudah diisi, dan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan data. 2.Pembacaan (reading) Pembacaan data merupakan proses membaca data dari dokumen dasar yang digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacan data dapat dilakukan secara otomatis menggunakan alat bantu/mesin atau manual. 3.Pemeriksaan (verifying) Pemeriksaan diperlukan untuk mencegah, mengecek kemungkinan terjadinya kesalahan data yang dibaca dari dokumen dasar. 4.Perekarnan (recording) Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang telah dibaca dan diverifikasi ke dalarn alat penyirnpanan dafa (memory) yang digunakan. Dalarn sistem yang menggunakan komputer, perekarnan data dilakukan ke dalarn memori sekunder (secondary memory) yang dapat berupa disk, harddisk, dan lainnya. 5.Penggolongan (classifying) Penggolongan data diperlukan untuk rnemenuhi kebutuhan inforrnasi berdasarkan klasifikasi tertentu. 6.Pengurutan (sorting) Operasi pengurutan merupakan operasi yang penting dan selalu digunakan dalam pengolahan data. Data-data perlu diurutkan dengan tujuan untuk mempermudah pembacaan, pemahaman, dan pencarian informasi yang disajikan. Pengurut an data dapat dilakukan dalam dua kemungkinan kondisi, yaitu urut naik (ascending) atau urut turun (descending). Pengurutan dapat dilakukan secara eksternal maupun secara internal dalam fisik penyimpana data. Data-data dalam basis data dalam sistem komputer dapat diurutkan berdasarkan kriteria tertentu dengan melakukan pengindekan file basis data. 7.Peringkasan (sumarizing) Peringkasan data dimaksudkan sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data secara berulang atau menyusun rekapitulasi dari sekumpulan rincian data yang tersimpan sebagai basis data dalam memory. 8.Perhitungan (calculating) Perhitungan dalam pengolahan data dapat melibatkan seluruh operasi aritmatika. 9.Perbandingan (comparing) Data-data sumber dalam basis data seringkali perlu dibandingkan dengan data yang lain untuk mengetahui posisi atau kondisi data dalam sekumpulan data yang direkam.

10.Pemindahan (transmitting) Dalam suatu sistem jaringan komputer, data-data perlu dikirimkan dari satu terminal ke terminal yang lain melalui media transmisi data untuk diproses lebih lanjut. 11.Penampilan kembali (retrieving) Informasi pada prinsipnya merupakan hasil penampilan kembali data-data yang tersimpan dalam media penyimpan dalam format tertentu yang ditetapkan sebelumnya. Proses penampilan kembali data-data tersebut harus diusahakan agar dapat dilakukan secara mudah dan cepat. 12.Penggandaan (reproduction) Penyajian informasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirirnkan ke pada seluruh pemakai, sehingga perlu ditetapkan jumlah eksemplar laporan yang harus dicetak. Cacah eksemplar laporan yang harus disediakan, biasanya didasarkan pada jumlah tembusan yang tercantum pada bagian bawah cetakan laporan. 13.Penyebarluasan (distribution) Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirirn dalam bentuk hardcopy kepada setiar pemakai sesuai daftar ternbusan dalam laporan.

1. Perbedaan masyarakat prainformasional dengan masyarakat informasional? no. ciri masyarakat masyarakat prainformasional informasional (1) (2) (3) (4) 1. dasar ilmiah paradigma yang kaku kemampuan menggabung yg kreatif melimpah 2. jumlah informasi langka melimpah 3. tingkat pertambahan linear eksponensial informasi 4. dasar seleksi kabur tepat 5. kecapatan transmisi lambat cepat informasi 6. lingkup informasi sempit luas 7. biaya pengadaan informasi mahal murah 8. isi informasi stabil berubah ubah 9. lokasi informasi tetap mobil 10. jangkauan terhadap terbatas terbuka informasi 11. cara penyampaian informasi monomedia multimedia 12. jenis interdependensi rendah tinggi 13. variabilitas informasi pengalaman tidak langsung langsung

14. 15. 16. 17. 18. 19.

unit penanganan informasi struktur pengolahan informasi kerangka nilai interpretasi ukuran teknologi informasi tingkat kompleksitas sistem informasi arus informasi

individu hierarkis monistik besar sederhana dari seorang ke banyak orang lokal

mesin / bantuan mesin horizontal pluralistik kecil kompleks

dari banyak orang ke seorang 20. pemecahan masalah berdasarkan pendekatan kesisteman 21. partisipasi sosial dalam perwakilan (by proxy) universal dan pengolahan informasi langsung 22. tingkat kerahasiaan penuh kerahasiaan penetratif 23. orientasi waktu masa lalu masa depan Sumber; Sistem Informasi Manajemen, prof. Dr. Sondang P Siagian. M.P.A. Bumi Aksara

4. Elemen operasional Komponen fisik dan keluaran dalam sistem informasi manajemen adlah melaksanakan fungsi pengolahan. Elemen-elemen operasional sebagai fungsi pengolahan pada suatu sistem informasi manajemen adalah terdiri atas ; 1. Pengolahan transaksi, meliputi : a. Pengolahan transaksi internal organisasi b. Pengolahan transaksi eksternal organisasi c. Penyajian transaksi, meliputi : penyajian secara langsung penyajian berupa laporan Mengkomunikasikan transaksi

Terdapat 4 rnetode yang dapat diterapkan dalam sistern pengolahan data, yaitu: Metode manual Dalam metode ini semua operasi pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu manual yang sederhana, misalnya pensil, penggaris, kertas kerja, dan lain-lain. Metode elektrornekanik (electromechanical) Dalam metode ini operasi pengolahan data dikerjakan secara manual dibantu dengan mesin-mesin elektronik sederhana. Sebagai contoh adalah seorang karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine). Metode sistem warkat (punched-card equipment)

Dalam metode ini operasi pengolahan data dilakukan dengan sistern warkat. Prinsip sistem warkat dapat dijelaskan sebagai berikut. Data-data mengenai suatu obyek dicatat dalam suatu kartu dengan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data tentang obyek yang sama digabung bersama untuk membentuk suatu berkas/file. Metode ini banyak digunakan pada masa awal ditemukannya sistem komputer pada tahun 1950-an dan sudah tidak dipakai saat ini. Metode elektronik komputer (electronic computer) Dalam metode ini seluruh operasi pengolahan data dilakukan menggunakan alat bantu elektronik yang disebut komputer. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan metode pengolahan data yang tepat menuntut seorang system analyst untuk mampu memahami persyaratanpersyaratan pengolahan maupun kemampuan-kemampuan mencapai hasil dari setiap metode yang dipilih. Persyaratan pemilihan metode pengolahan data dapat ditentukan dengan mempertimbangan hal-hal sebagai berikut: 1. Volume unsur-unsur data yang dimuat 2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan 3. Batasan waktu pengolahan 4. Tuntutan perhitungan Data 1. Ruang lingkup Data didefinisikan sbg bahan keterangan ttg kejadian-kejadian nyata/ fakta-fakta yg dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yg tdk acak yg menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dpt berupa catatan-catatan dlm kertas, buku, atau tersimpan sbg file dalam basis data. Data akan mjd bahan dlm suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dpt berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut. Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan transaksi penjualan, dan lain-lain. (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, EDDY SUMANTHA, S.T) 2. Klasifikasi Berdasarkan jenis data : a. Data umum dikumpulkan utk menganalisis situasi daerah binaan dan menghitung besarnya jumlah penduduk sasaran

b. Data penduduk sasaran data yg dikumpulkan sesuai dengan program yg akan dibina c. Data sumber daya digunakan utk perencanaan dan menghitung efektivitas serta efisiensi kegiatan yg dilakukan d. Data cakupan jumlah penduduk sasaran yg mendapat pelayanan di suatu daerah binaan, perhitunagnnya digunakan untuk menilai keberhasilan program (output) yg telah dilaksanakan oleh daerah binaan dan diseluruh wilayah kerja Puskesmas pada umumnya. Bedasarkan sifat a. Data kuantitatif data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. b. Data kualitatif data mengenai suatu penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat sesuatu Bedasarkan sumber data a. Data intenal data yg asli, artinya data sebagai hasil observasi yg dilakukan sendiri, bukan data hasil karya orang lain b. Data eksternal data hasil observasi orang lain Data eksternal primer data dalam bentuk ucapan lisan atau tulisan dari pemiliknya sendiri, yakni orang yg melakukan observasi sendiri. Data eksternal sekunder data yg diperoleh bukan dari orang lain yg melakukan observasi melainkan melalui seseorang atau sejumlah orang lain. (Administrasi, Budioro) 3. metode pengumpulan data Sensus atau pencacahan lengkap dari populasi Registrasi atau pendaftaran, yg dicatat per kejadian, terutama untuk peristiwa daur hidup Studi khusus (studi kepustakaan, studi kasus, survei sampel, survei cepat, dll) (Administrasi, Budioro)

4. metode pengolahan data Terdapat 4 metode yang dapat diterapkan dalam sistern pengolahan data, yaitu: Metode manual Dalam metode ini semua operasi pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu manual yang sederhana, misalnya pensil, penggaris, kertas kerja, dan lain-lain. Metode elektrornekanik (electromechanical) Dalam metode ini operasi pengolahan data dikerjakan secara manual dibantu dengan mesin-mesin elektronik sederhana. Sebagai contoh adalah seorang karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine). Metode sistem warkat (punched-card equipment) Dalam metode ini operasi pengolahan data dilakukan dengan sistern warkat. Prinsip sistem warkat dapat dijelaskan sebagai berikut. Data-data mengenai suatu obyek dicatat dalam suatu kartu dengan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data tentang obyek yang sama digabung bersama untuk membentuk suatu berkas/file. Metode ini banyak digunakan pada masa awal ditemukannya sistem komputer pada tahun 1950-an dan sudah tidak dipakai saat ini. Metode elektronik komputer (electronic computer) Dalam metode ini seluruh operasi pengolahan data dilakukan

menggunakan alat bantu elektronik yang disebut komputer. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan metode pengolahan data yang tepat menuntut seorang system analyst untuk mampu memahami persyaratan-persyaratan pengolahan maupun kemampuankemampuan mencapai hasil dari setiap metode yang dipilih. Persyaratan pemilihan metode pengolahan data dapat ditentukan dengan

mempertimbangan hal-hal sebagai berikut: 1. Volume unsur-unsur data yang dimuat 2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan

3. Batasan waktu pengolahan 4. Tuntutan perhitungan (Administrasi, Budioro 5. sumber data a. melalui pengamatan sendiri secara langsung i. kerugiannya : 1. daerah pengamatan tidak dapat luas karena pengamatn tidak dapat menyediakan waktu banyak untuk mengumpulkan data 2. biayanya mahal 3. tidak dapat dilakukan apabila banyak hal yang harus diselidiki b. melalui wawancara i. keuntungan : 1. data yang dikumpulkan akan lebih teliti karena dikumpulkan sendiri 2. pengamatan dapat dilakukan di daerah yang luas dan atas dasar prinsip angka yang banyak, hasilnya akn lebih cermat. 3. data dikumpulkan sendiri oleh pengamat meskipun secara tidak langsung atau wakil2nya. ii. Kerugian : 1. merupakan metode mahal karena harus banyak wakil yang ditunjuk pergi ke pelbagai tempat untuk mengumpulkan data 2. meskiun data dikumpulkna oleh wakil2nya secara pribadi, kalau mereka mempunyai pendapat yang kabur,fakta2 yang dikumpulkan ada kemungkinan tidak teliti. c. melalui perkiraan koresponden (pembawa berita) i. keuntungan 1. merupakan metode yang sangat murah 2. dapat meliputi daerah yang sangat luas d. melalui daftar pertanyaan i. keuntungan : 1. merupakan metode yang lebih murah dibandingkan dengan metode wawancara pribadi secara langsung 2. data dapat dikumpulkan secara cepat. 6. unsure pengolahan data a. pengumpulan data (data capturing) b. pembacaan (reading) c. pemeriksaan (verifying) d. perekaman (recording) e. penggolongan (classifying)

f. pengurutan (sorting) g. peringkasan (sumarizing) h. perhitungan (calculating) i. j. perbandingan (comparing) pemindahan (transmitting)

k. penampilan kembali (retrieving) l. penggandaan (reproduction)

m. penyebarluasan (distribution) Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu Manajemen 1. batasan dan ruang lingkup Manajemen diartikan sbg proses memanfaatkan berbagai sumber daya yg tersedia utk mencapai suatu tujuan. Manajemen jg dpt dimaksudkan sbg suatu sistem kekuasaan dlm suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yg tersedia dlm manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Konsep sumber daya manajemen ini akan mjd bertambah ketika pembahasan difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya berupa informasi. (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, EDDY SUMANTHA, S.T) ruang lingkup Ada bidang personalia Keuangan Logistic obat dan peralatan Pelayanan kesehatan

(Manajemen kesehatan, AA.Gede) 2. peranan manajemen dlm bidang kesehatan

Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.manajemen juga dapat dimasukkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Atas dasar pemikiran tersebut, manajemen juga dapat diterapkan dalam bidang kesehatan untuk membantu manajer organisasi kesehatan memecahkan masalah kesehatan masyarakat.tujuan dari sistem kesehatan adalah peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu 3. fungsi a. Planning (perencanaan) adalah sebuah proses yg dimulai dnegan merumuskan tujuan organisasi sampai dnegan menetapkan alternatif kegiatan untuk mencapainya. Tanpa ada fungsi perencanaan, tidak akan ada kejelasan keiatan yang akan dilaksanakan oleh staf untuk mencapai tujuan organisasi. Melalui fungsi perencanaan akan dapat ditetapkan tugas2 pokok staf dan dengan tugas2 ini seorang pimpinan akan mempunyai pedoman supervisi dan menetapkan sumber daya yg dibutuhkan oleh staf untuk menjalankan tugas2nya. b. Organizing (pengorganisasian) adalah rangkaian kegiatan manajemen untuk menghimpun sumber daya (potensi) yg dimiliki oleh organisasi dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Atas dasar pengertian tersebut, fungsi pengorganisasian juga meliputi proses

mengintegrasikan semua sumber daya (potensi) yg dimiliki oleh sebuah organisasi atau mengatur sumber daya yg ada untuk mencapai tujuan organisasi. c. Actuating (directing, commanding, motivating, staffing, coordinating) atau fungsi penggerakan pelaksanaan adalah proses bimbingan kpada staf agar mereka mampu bekerja secara optimal menjalankan tugas2 pokoknya sesuai dengan ketrampilan yg telah dimiliki dan dukungan sumber daya yg tersedia. Kejelasan komunikasi, pengembangan motivasi dan penerapan kepemimpinan yg efektif akan sangat membantu suksesnya manajer melaksanakan fungsi manajemen ini.

Berdasarkan hasil penelitian tentang pengembangan motivasi pekerja yg dilakukan oleh Williams James dan Harvard University diketahui bahwa kemampuan seorang pekerja dapat ditingkatkan sampai 60% lebih tinggi dari rata2 kemampuannya apabila motivasi mereka bekerja terus dikembangkan. Dalam hal ini, inti pokok motivasi mereka bekerja terus dikembangkan. Dalam hal ini, inti pokok fungsi manajemen adalah bagaimana seorang manajer mampu mengembangkan kebijakan dan strategi kepemimpinannya untuk dapat memacu motivasi kerja staf. d. Controlling (monitoring) atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yg sudah disusun dan mengadakan koneksi jika terjadi penyimpangan. Fungsi manajemen ini memerlukan perumusan standar kinerja staf sesuai dengan prosedur tetap. Menetapkan standar merupakan bagian dan fungsi [perencanaan. Standar digunakan oleh manajer menilai hasil kegiatan staf atau unit (kelompok) kerja. Jika ditemukan penyimpangan, fungsi pengawasan manajerial harus mampu melakukan koreksi terhadap penyimpangan yg telah terjadi. a. Gde Muninjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. EGC. Jakarta 4. Proses a. Perencanaan b. Pengendaliaan *Pengooganisasian *Pergerakan *Koordinasi c. - Pengambilan keputusan (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, EDDY SUMANTHA, S.T)

Rekam Medik 1. Manfaat a. Aspek administrasi isinya menyangkut kewenangan dan tanggung jawab tenaga medis dan paramedis untuk mencapai tujuana perawatan pasien b. Aspek medis dasar utk perencanaan pengobatan/perawatan pasien, termasuk untuk alat komunikasi antar dokter dan antara dokter dengan petugas kesehatan lainnya dan untuk evaluasi kualitas pelayanan. c. Aspek hukum seandainya ada tuntutan terhadap pelayanan yg diterima oleh pasien d. Aspek keuangan untuk menetapkan besarnya biaya yg harus dibayar oleh pasien atau pihak2 lain yg menanggungnya e. Aspek penelitian f. Aspek pendidikan g. Aspek dokumentasi Manajemen kesehatan, I Gde Muninjaya 2. Tujuan a. Menunjang pelayanan pasien dan memperbaiki kualitas pelayanan pasien. b. Menambah produktifitas profesional pelayanan kesehatan dan mengurangi biaya administrasif. c. Menunjang riset klinis dan pelayanan kesehatan. d. Mampu mengakomodasi pengembangan ke depan teknologi pelayanan kesehatan, kebijakan, manajemen dan keuangan dr. Boy S. Sabarguna, 2004, SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT 3. data yg tercantum pada RM a. data medik data medik dihasilkan sebagai kewajiban pihak pelaksana pelayanan medis, paramedis, dan ahli kkesehatan yang lain. Mereka akan mendokumentasikan semua hasil pemeriksaan dan pengobatan pasien dengan menggunakan alat

perekam tertentu, baik secara manual maupun dengan komputer. Jenis rekamannya disebut dengan rekam medik dan kesehatan ada 2 jenis RM: a. RM untuk pasien rawat jalan termasuk pasien gawat darurat yang berisi tentang identitas pasien, hasil anamnesa, hasil pemeriksaan fisik, lab, pemeriksaan khusus lainnya, diagnostik kerja, dan pengobatan/tindakan. Pencatatan data ini harus diisi selambat-lambatnya 1x24 jam setelah pasien diperiksa b. Isi RM untuk pasien rawat inap, hampir sama dengan isi rekam medik untuk pasien rawat jalan kecuali beberapa hal seperti: persetujuan pengobatan/tindakan, catatan konsultasi, catatan perwatan oleh perawat dan tenaga kesehatan lainnya, catatan observasi klinik, hasil pengobatan, resume akhir dan evaluasi pengobatan b. data umum data umum dihasilkan oleh kelompok kegiatan non medik yang akan mendukung kegiatan kelompok data medik di poliklinik. Data umum pendukung didapatkan dari kegiatan pemakaian ambulans, kegiatan perbedaan manajemen dan administrasi Administrasi cakupannya lebih luas daripada manajemen, sedangkan manajemen hanya membahas sumber daya yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Administrasi lebih menekankan pada kerjasama untuk mencapai tujuan. administrasi lebih rendah dari manajemen dikemukakan oleh Samuel Levey dan Paul Loomba yang menyebutkan pekerjaan administrasi hanya melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan, sedangkan pekerjaan manajemen adalah merumuskan kebijakan tersebut. administrasi lebih tinggi dari manajemen

dikemukakan oleh Herman Finer yang menyebutkan administrasi adalah seni manajemen, sedangkan manajemen hanyalah mengelola hal-hal yang berhubungan dengan sumber saja, yang pada dasarnya hanya merupakan bagian dari pekerjaan administrasi. Pengantar Administrasi Kesehatan, Azrul Azwar