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LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA LAS CUENTAS POR PAGAR Bases Tericas

Las bases teoras tuvo la funcin de introducir al lector en el mundo cientfico, a travs de los conceptos tericos y sus elementos o hechos cientficos- tericos. De esta manera, cada campo de la ciencia tiene sus conceptos tericos bsicos y para designarlos se necesitan algunas palabras especiales. Sobre las bases tericas, Arias (1999) expres lo siguiente: comprenden un conjunto de conceptos y propsitos que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar un fenmeno o problema planteado. (Pag.40).

Control La palabra control representa dos acepciones gramaticales, por una parte quiere decir examen, intervencin o inspeccin y por otro lado significa dominio, supremaca o mando: as cuando se quiere expresar que algo debe ser sujeto a revisin y fiscalizacin se expresa que ello debe ser sometido a un control. As mismo si se tiene un poder de direccin o dominio, entonces se afirma que se posee un control sobre ese algo. Hernndez (2002), seala que:

Un control se puede ver en dos vertientes, la primera en el caso de que se desee verificar si las operaciones y transacciones estn acorde con las normativas de la empresa y la segunda cuando los jefes de los departamentos mantienen el dominio de las actividades que le corresponde dentro de la organizacin. En resumen el control es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las normativas internas, con el propsito de

medir y posteriormente corregir el desempeo individual y organizacional, a fin de asegurar que los procedimientos se adecen a los planes o metas fijadas por la empresa.

Control Interno

El Control Interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de procedimientos que influyen en las actividades de una organizacin, donde se reconoce que el personal no siempre la comprende, comunica o desempea de una manera consistente. Cada individuo lleva a su lugar de trabajo un trasfondo, habilidades y tcnicas nicas, adems de tener necesidades y prioridades diferentes; tales realidades son afectadas por el Control Interno, debido a que se debe regir por las responsabilidades y lmites de su autoridad. Donde se establecen los deberes que tiene y la manera de cmo llevarlo. Rodrguez (2003), la define:

Como un proceso, ejecutado por los directivos, administrador u otro jefe de departamento de la organizacin, el cual est diseado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de objetivos y metas propuestas, mediante la efectividad y eficacia de las operaciones basada en las normativas internas por las cuales se rigen. Sin embargo el Control Interno, debe contemplar la seguridad y el objetivo para alcanzar las metas, con lo cual se realiza el seguimiento de los procedimientos administrativos que se necesitan efectuar, para detectar si estn acordes o no con los estatutos de la organizacin, con la finalidad de proceder con las correcciones y sanciones en caso de incumplimiento para convalidarlo. Por tanto el Control Interno, influye profundamente en la manera de cmo se estructuran las actividades de una organizacin, y al mismo tiempo

permite establecer los objetivos y valores de riesgos; estimulando a la empresa a mantener un personal competente, que comprenda las polticas, integridad y aplicacin de los procedimientos apropiados para fomentar la participacin de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir las metas de la organizacin. Cuando se habla de Control Interno, es necesario considerar la seguridad, no se puede esperar que sea absoluta, pues existen limitaciones inherentes a todos los procedimientos internos, que en la prctica dependern del juicio humano para la toma de decisiones que pueden ser defectuosas o errneas cuando son mal interpretadas, lo que repercuten en la generacin de gastos que inciden en los costos -beneficios por la accin realizada. Por ejemplo cuando se extrava una factura a crdito no se aprovechan los descuentos por pronto pago que a menudo son fijados por 30, 60 o 90 das (beneficios), en cambio se incrementan los intereses de mora por cada da de atraso (costo). Con respecto al objetivo del Control Interno, cada organizacin fija su misin y establece las metas que aspira alcanzar, adems de las estrategias para conseguirlos, lo cual implica la realizacin de una serie de procedimientos acordes al cargo y responsabilidad de cada individuo, cuyos lineamientos estn establecidos en la reglamentacin interna de la empresa. Por tanto el Control Interno se encarga del cumplimiento de la reglamentacin para la realizacin de una o varias actividades concernientes a la operacin o transaccin que se desea efectuar, a fin de evitar la generacin de gastos imprevistos. Ambiente de Control Interno

El ambiente del control y cumplimiento de las normativas se ve influenciado significativamente por el Consejo de Directores y por el Comit de Auditora de la organizacin, cuyos miembros tienen la facultad de intervenir en todos los procesos que se manejan dentro de la organizacin, a

fin de detectar anomalas que puedan afectar la Filosofa y Estilo de las Operaciones de la Administracin. Del mismo modo Hernndez (2003), seala que el ambiente de Control Interno "lo constituyen tres factores fundamentales que son: la integridad, los valores y la competencia de la gente de la organizacin". Cuando se habla de integridad en el ambiente de Control Interno, se refiere a las preferencias, juicios de valor, trasladado a estndares de conducta, reflejan la honradez de los administradores y su compromiso tico para cumplir con las normativas establecidas por la empresa. La conducta moral e integridad administrativa son producto de la cultura corporativa donde incluyen estndares ticos de comportamiento, que son comunicados y puestos en prctica; la manera ms efectiva de transmitir un mensaje de comportamiento tico en la organizacin es el ejemplo. Debido a que los empleados imitan a sus lderes, les gusta desarrollar las mismas actitudes acerca de lo que es correcto o errado en relacin al Control Interno, como se acta ante la realizacin de los procedimientos. Con respecto a la competencia se debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales, que tambin es necesario para que se cumplan las tareas, generalmente estn asociados a una decisin de la administracin, quien considerar los objetivos de la organizacin, las estrategias, planes y la consecucin de los objetivos. Asimismo, Rodrguez (2003), seala que las decisiones Administrativas "deben ser supervisadas y convalidadas por el consejo de directores o comit de auditora que es el encargado de autorizar las reestructuraciones y hacer cumplir las normativas que rigen la empresa para realizar sus operaciones comerciales". La Filosofa y Estilo de las Operaciones de la Administracin, constituyen un elemento que afecta el manejo de la empresa incluyendo el conjunto de riesgos normales de los negocios. Una organizacin que ha tenido xito asumiendo riesgos significativos puede tener una percepcin

diferente sobre el Control Interno que otra que ha tenido austeridad econmica o consecuencias reguladoras como resultado de las incursiones en negocios de alto riesgo. Pero si una compaa es administrada informalmente puede controlar sus operaciones mediante el contacto cara a cara con los ejecutivos claves que conforman su estructura organizacional. Por otro lado Hernndez (2003), seala que la estructura organizacional: Representa como est distribuida la empresa internamente, cuya finalidad es la derogacin de responsabilidades para agilizar los trmites y procedimientos administrativos requeridos en la comercializacin, adquisicin, produccin y distribucin de los bienes y/o servicios que presta la organizacin. Por tanto la estructura organizacional de una empresa,

permite ejecutar, controlar y monitorear sus actividades para la consecucin de los objetivos y metas que persigue la organizacin. Para alcanzar tal fin se tienen que asignar las autoridades y responsabilidades de cada divisin. La Asignacin de Autoridad y Responsabilidad, requiere el

establecimiento de relaciones de informacin que involucra el grado en la cual el individuo y los equipos son animados a usar su iniciativa en la orientacin y en la solucin de los problemas, as como los lmites de su autoridad. Tambin se refiere a los lineamientos que describen las prcticas apropiadas para el tipo de negocio, el conocimiento y la experiencia del personal clave, y los recursos previstos para cumplir con sus deberes. Existe una tendencia creciente para promover la autoridad en forma descendiente para originar la toma de decisiones solamente en el personal ejecutivo. Una entidad puede orientarse ms al mercado o centrarse en la calidad para eliminar defectos, reducir los tiempos o incrementar la satisfaccin del cliente. Para ello, la empresa necesita reconocer y responder a las prioridades cambiantes en las oportunidades del mercado, donde sus polticas y recursos humanos deben permitir el establecimiento de las relaciones comerciales y valoracin de riesgo. Segn Hernndez (2003), define la valoracin de nesgo como: La identificacin y anlisis de las

fluctuaciones

relevantes para la consecucin de los objetivos, donde se administrativa del

forma la base para la prevencin y determinacin control de las actividades.

La importancia de que una organizacin cuente con Controles Internos que valoricen los factores de riesgos, facilita la adaptacin de medidas acorde con las condiciones econmicas en constante cambio, es por esto que se necesitan mecanismos para identificar y tratar riesgos especiales asociados con el comportamiento del mercado, a fin de establecer actividades de control. Asimismo Rodrguez (2003), seala que para fijar actividades de control, la organizacin debe Establecer polticas, procedimientos y acciones que el trabajador pueda implementar y as mismo asegurar que se estn tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos haca la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a lo largo y ancho de las organizaciones, en todos los niveles y funciones, donde se incluyan los procedimientos para las aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de responsabilidades. El mismo autor establece que las actividades de control comprenden: Revisiones de Alto Nivel: que se realizan sobre el desempeo actual frente a presupuestos, pronsticos, perodos anteriores y competidores. Funciones desempeo. Procesamiento de informacin: es cuando se implementan variedades de controles para verificar que las transacciones estn completas y autorizadas. Controles fsicos: los equipos, invntanos, valores y otros activos se aseguran fsicamente en forma peridica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros. directas o actividades administrativas: Cuando los administradores dirigen las funciones o las actividades revisando informes de

Indicadores de desempeo: se refiere a los diferentes datos operacionales o financieros, adems de analizar las interrelaciones e investigar y corregir las acciones, sirven como actividades de control. Segregacin de funciones: las responsabilidades se dividen entre diferentes empleados para reducir riesgo de error o de acciones inapropiadas. La comprensin y puesta en prctica de las actividades de control acorde con las normativas establecidas por la empresa, permitir reducir los errores en las transacciones y procedimientos que tiene que hacer cada trabajador en base a las obligaciones y responsabilidades que le competen de acuerdo al cargo que ocupa dentro de la organizacin. Caractersticas del control interno Para que el control en las empresas sea verdaderamente efectivo, es obligatorio considerar algunas de sus caractersticas fundamentales al momento de establecerlo. Entre algunas de esas caractersticas estn: Oportuno: sta caracterstica es la esencia del control, debido a que es la presentacin a tiempo de los resultados obtenidos con su aplicacin; es importante evaluar dichos resultados en el momento que se requieran, no antes porque se desconoceran sus verdaderos alcances, ni despus puesto que ya no serviran para nada. Cuantificable: Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados contra los esperados, es necesario que sean medibles en unidades representativas de algn valor numrico para as poder cuantificar, porcentual o numricamente lo que se haya alcanzado. Calificable: En auditoria en sistemas computacionales, se dan casos de evaluaciones que no necesariamente deben ser de tipo numrico, ya que, en algunos casos especficos, en su lugar se pueden sustituir estas unidades de valor por conceptos de calidad o por medidas de cualidad; mismas que son de carcter subjetivo, pero pueden ser aplicados para evaluar el

cumplimiento, pero relativos a la calidad; siempre y cuando en la evaluacin sean utilizados de manera uniforme tanto para planear como para medir los resultados. Confiable: Para que el control sea til, debe sealar resultados correctos sin desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningn tipo, a fin de que se pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los mismos parmetros. Segn Cepeda (2007), un Sistema de Control Interno se caracteriza por: El Control Interno est conformado por los sistemas contables, financieros, de planeacin, de verificacin, de informacin de la respectiva organizacin. Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las caractersticas y la misin de la organizacin. La auditora interna, o quien funcione como tal es la encargada de evaluar de forma independiente la eficacia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la organizacin y proponer a la mxima autoridad de la respectiva organizacin las recomendaciones para mejorarla. El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organizacin. Debe disearse para prevenir errores y fraudes. Debe considerar una adecuada segregacin de funciones, en la cual las actividades de autorizacin, ejecucin, registro, custodia y realizacin de condiciones estn debidamente separadas. No mide las desviaciones; permite identificarlas. Su ausencia es una de las causas de las desviaciones. La auditora interna es una medida y un elemento del control interno.

Clasificacin del Control Interno En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificacin entre controles contables y controles administrativos variara de acuerdo con las circunstancias individuales. Segn Martnez (2001), el control interno de acuerdo con su naturaleza se clasifica en: Control Interno Contable y Control Interno Administrativo. Control Interno Contable: Son los controles y mtodos establecidos para garantizar la proteccin de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. Este control contable no slo se refiere a normas con fundamento puro contable (como por ejemplo, documentacin, soporte de los registros, conciliaciones de cuentas, existencia de un plan de cuentas, repaso de asientos, entre otros.) sino tambin a todos aquellos procedimientos que pueden estar afectando a la situacin financiera o al proceso informativo, no son operaciones estrictamente contables o de registro (es decir, autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobacin de inventarios, entre otros). Control Interno Administrativo: Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la Direccin. Los controles administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia concreta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del negocio. Estos dos controles se entremezclan muchas veces debido a que ambos son factores comunes en la gestin empresarial. En el sistema de control contable tiene una gran importancia por su veracidad que da lugar a toda la organizacin contable, pero no hay que olvidar que en la empresa tambin existe un sistema administrativo que no slo se apoya en la contabilidad, sino que contempla un total de funciones que contribuyen a la marcha de los distintos sistemas operativos de la misma.

Objetivos del Control Interno El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno. En otras palabras toda accin, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno. Asimismo, toda accin, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos o los descuide, es una debilidad de Control Interno. Segn Catacora (2002). Los objetivos que tiene un sistema de control interno son los siguientes: Custodia de los activos Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la compaa. Los dos primeros objetivos generales conducen a objetivos especficos, que son los siguientes: Integridad: los objetivos de integridad permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Existencia: los objetivos de existencia permiten asegurar que slo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan informacin que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Exactitud: el objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se derivan de ellas. Autorizacin: desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorizacin debe establecer lmites al inicio, continuacin o finalizacin de una deben establecerse operacin contable con base en polticas y como una necesidad para sentar las bases de la procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable confiabilidad del sistema como un todo.

Custodia: los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizado de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a travs de dos tipos de controles: Controles de Custodia Fsica: los controles sobre la custodia fsica de los activos son diseados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el periodo en el que se encuentra bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia fsica de los activos valiosos y mviles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehculos, entre otros. Controles de Existencia Fsica: los controles sobre la existencia fsica estn diseados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en custodia y coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos peridicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, entre otros. El objetivo de la conduccin del negocio depende de la actitud de la Gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administracin del negocio. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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