BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu pengertian yang terkandung didalamnya adalah manajemen sebagai suatu proses, yakni bagaimana seni untuk menggerakkan orang lain agar mau bekerja dan termotivasi. Orang-orang yang digerakan ini harus memiliki posisi atau jabatan yang jelas. Melalui fungsi manajemen sumber daya manusia dalam sistem perekrutan jabatan terhadap suatu pekerjaan bisa digambarkan. Manajemen SDM dapat didefinisikan sebagai suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumber daya manusia, dengan berbagai kegiatannya. Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja, menentukan besarnya upah, merancang jalur karir pekerja atau pegawai, menetapkan beban kerja yang pantas dan adil, merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif. Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuantujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan
1

kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin. Maka sebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, mula-mula harus memahami terlebih dahulu mengenai penegertian analisis jabatan itu sendiri, kemudian memahami tujuan penerapan serta manfaat penerapan dari analisis jabatan, serta tahapan proses dalam analisis jabatan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka ada beberapa permasalahan yang akan dibahas diantaranya: 1. Apa pengertian analisis jabatan? 2. Apa tujuan dan manfaat analisis jabatan? 3. Bagaimana tahapan analisis jabatan? 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah: 1. Mengetahui pengertian analisis jabatan. 2. Mengetahui tujuan dan manfaat dari penerapan analisis jabatan. 3. Mengetahui tahapan-tahapan dalan proses analisis jabatan. 1.4 Manfaat Penulisan Manfaat dari penulisan makalah ini adalah:
1. 2. 3.

Memahami pengertian analisis jabatan. Memahami tujuan dan manfaat dari penerapan analisis jabatan. Memahami tahapan-tahapan dalam analisis jabatan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan (2007: 10) pengertian MSDM adalah sebagai berikut: Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.

Analisis Jabatan membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut: Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi. Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility),
3

kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard). Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti menguraikan. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task). Para ahli MSDM memberikan definisi mengenai analisis jabatan sebagai berikut: Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. (Hariandja, 2007: 48) Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaanpekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. (Irawan, dkk.,1997: 46) Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik. (Sofyandi ,2008: 90) Job analysis is the process of describing and recording aspects of jobs, the purposes of a job, its major duties or activities, and the conditions under which the job is performed. (Schuler , 2008: 98) A job analysis is a systematic process of collecting data for determining the knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs) required to successfully perform a job and to make judgements about the nature of a specific job. (Pynes ,2004: 147) Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis
4

jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan. 2.2 Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan uraian yang menggambarkan bagaimana suatu jabatan atau pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tersebut. Job Specification: uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi seseorang yang akan memangku/melaksanakan sesuatu jabatan/pekerjaan. Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan: 1. 2. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job specification). Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM. Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan atau pekerjaan sebagai berikut: a. Identifikasi jabatan/pekerjaan b. Ringkasan jabatan/pekerjaan c. Rincian tugas yang dilaksanakan d. Pengawasan yang diberikan dan diterima Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya e. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan f. Kondisi lingkungan kerja Spesifikasi jabatan atau pekerjaan mengandung hal-hal sebagai berikut: a. Identifikasi Jabatan Nama Kode Bagian

b. Persyaratan Jabatan Pendidikan Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan

5

Pengalaman yang diperlukan

Pengetahuan dan keterampilan Peryaratan fisik Status perkawinan Jenis kelamin

Usia Kewarganegaraan Kualifiaksi emosi Kemampuan-kemampuan khusus lainnya

Dengan mengetahui pengertian dan tujuan analisis jabatan tersebut ,maka dalam melaksanakan suatu analisis jabatan harus di analisis dua aspek dari suatu jabatan ,yaitu : Aspek kegiatan pelaksanaan pekerjaan (job description), yaitu mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan oleh pemangku jabatan. Aspek persyaratan dari seorang pemangku jabatan (job specification atau job qualification atau job requirement atau minimum hire requirement), yaitu syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik . Untuk dapat melakukan analisis terhadap kedua aspek tersebut ,diperlukan informasi-informasi yang berhubungan dengan jabatan yang akan dianalisis. Informasi yang diperlukan tersebut ddikenal dengan informasi jabatan (job information) . dari sekian banyak informasi jabatan yang dibutuhkan untuk dianalisis,dapat digolongkan ke dalam dua jenis informasi jabatan : Informasi jabatan tentang pelaksanaan pekerjaan ,yaitu informasi yang menyangkut mengenai apa yang dikerjakan ,bagaimana mengerjakan tugas atau pekerjaan ,mengapa harus melakukan tugas atau pekerjaan tersebut. Infomasi mengenai persyaratan jabatan ,yaitu informasi yang menyangkut mengenai kualifikasi umum dan kualifikasi khusus yang harus dimiliki seorang karyawan . termasuk kedalam kualifikasi umum yaitu : pendidikan minimum yang disyaratkan , pengetahuan yang harus dimiliki oleh seorang karyawan ,kemampuan dan keahlian yang dimiliki karyawan yang diperoleh baik dari praktikum maupun latihan kerja yang meliputi keahlian mental ,fisik ,dan sosial, dan pengalaman kerja karyawan yang
6

berhubungan dengan perkerjaan tertentu. Termasuk kedalam kualifikasi khusus yaitu : bakat yang dimiliki ,kemampuan pengendalian diri , minat kerja, kondisi fisik yang sehat, dan jenis klamin untuk menyelesaikan tugas yang serasi. Adapun manfaat dari anlisis jabatan adalah: 1. Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang obyektif. 2. Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat me nyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan. 3. Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya. 4. Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan pekerjaan yang tersedia. 5. Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama. 6. Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karyawan yang tepat dan menyeluruh. 7. Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistik 8. Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya secara efektif. 9. Penataan jabatan dan pengembangan organisasi. 10. Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi karyawan baru. 11. Memperbaiki aliran atau alur kerja 12. Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar karyawan dan antarsatuan organisasi. 2.3 Tahapan Analisis Jabatan Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : 1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data
7

karier

3. Tahap pengolahan data Beberapa prinsip yang harus dilaksanakan dalam analisis jabatan dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Batas-batas pekerjaan dalam suatu jabatan harus ditentukan dengan jelas yang menyangkut kewenangan jabatan dan batasan suatu perkerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih (over lapping) denga jabatan lain . 2. Analisis jabatan harus didasarkan pada kenyataan (objektivitas) dimana data yang digunakan 3. 4. harus benar-benar aktual dan dapat dipercaya dengan maksud untuk mengurangi subjektivitas individu. Proses aktivitas dalam suatu jabatan harus disusun secara kronologis untuk mempermudah menganalisis dan mengevaluasinya. Situasi atau kondisi perkerjaan harus diperhatikan agar analis dapat memahami mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan dalam suatu jabatan tertentu . Prosedur analisis jabatan dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Penentuan tujuan analisis jabatan, merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mengetahui tujuan dilakukannya analisis jabatan dan informasi apa yang diperlukan. 2. Perencanaan analisis jabatan,merupakan langkah penyusunan rencana yang meliputi : a. Penentuan informasi umum tentang organisasi dan cara memperolehnya, seperti visi, misi, struktur termasuk data jabatan yang ada, mekanisme kerja organisasi, daftar karyawan , data mengenai lingkungan kerja,dan berbagai kebijana kepegawaian. b. Penentuan komponen informasi jabatan yang menyangkut identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, dan persyaratan jabatan. c. Penentuan metode pengumpulan data yang mencakup pendekatanpendekatan yang digunakan, sumber data, dan teknik pengumpulan data. Pendekatan yang dapat digunakan antara lain pendekatan berdasarkan individu pemangku jabatan, pengambilan sampel , nama
8

jabatan yang sama atau setara , dan rumpun jabatan yang sama. Sumber data dapat diperoleh melalui karyawan yang bersangkutan, pimpinan , literature, maupun orang lain yang mengetahui jabatan tertentu. Teknik pengumpulan data dapat dilakukan memalui penyebaran( questionnaire), wawancara (interview) ,buku catatan harian karyawan ( log book) ,maupun pengamatan (observation). 3. Pengumpulan data jabatan ,yaitu mengumpulan data jabatan yang diperlukan dengan urutan langkah sebagai berikut : a. Memilih unit kerja yang akan diambil datanya b. Inventarisasi jabatan yang ada dalam unit kerja yang bersangkutan c. Inventarisasi jumlah pemangku jabatan d. Menentukan jumlah sampe pada unit kerja e. Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel f. Melakukan pengumpulan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data tertentu g. Mencatat dalam lembar kerja analisis jabatan (job analysis workship) 4. 5. Pengolahan data jabatan , yaitu melakukan pengolahan data seperti tampak ada table. Penyajian analisis jabatan,yaitu penyajian dalam bentuk uraian pekerjaan atau deskripsi jabatan (job description) , persyaratan jabatan (job specification), klasifikasi jabatan (job classification), desan jabatan (job design), dan nilai jabatan (job value). 6. Penyusunan program-program manajemen SDM

Informasi
Informasi umum organisas i Hubungan kerja dan lingkungan

Proses analisis
Identifikasi data organisasi,j abatan dan tata kerja Struktur organisasi dan arus proses

Hasil analisis
Inventar isasi dan desain data Pola struktur organisasi, jabatan dan tata kerja

Pelaksana an pekerjaan

Intensitas hubungan karyawan dengan deskripsi tugas Keseimbang an karyawan dengan deskripsi tugas

Tingkat kompleksit as tugas

Apa yang dilakukan

Fungsi karyawa n Uraian pekerj aan

Deskri psi jabata n

Informa si jabatan

Cara penggunaa n alat

Bagaimana

Proses

Ciri jabata n

Kualifikasi formal Syarat jabatan Kualifikasi penyesuaian kerja dan lingkungan

Syarat -syarat umum

Kemampua n dan keahlian yang dibutuhkan

Jenis kualifika si : pendidik an,latih an, pengala man Jenis kualifika si : fisik, bakat, minat, emosi

Syarat -syarat khusus

Penyesuaia n fisik dan mental yang diperlukan

Syarat jabata n

Spesifi kasi jabata n

10

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut: 1. Tahap persiapan dan perencanaan. Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah : a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir, dll) d. Membentuk tim pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara: a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan ) Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat terbuka (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
11

dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat tertutup (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya atau tidak, atau benar-salah. c. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan ahli, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan. d. Metode Kombinasi Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. e. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaiknya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. 3. Tahap Pengolahan Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu: a. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
12

b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor c. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi d. Analisa persyaratan jabatan e. Menyusun uraian jabatan f. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya g. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

13

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan 1. Analisis Jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. 2. tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan per syaratan jabatan (job specification). Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM. 3. Tahap tahap dalam analisi jabatan terdapat 3 tahap yaitu tahap persiapan dan perencanaan, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data. 3.2 Saran 1. Penulis menyarankan agar analisis jabatan lebih di informasikan kembali kepada masyarakat banyak agar dalam proses pemilihan karyawan maupun dalam menjalankan jabatan lebih efektif.

14

DAFTAR PUSTAKA
Pujangkoro, Sugiharto. 2004. Analisis Jabatan (Job Analysis). [PDF]. www. USU.ac.id. Diunduh pada, 12 Mei 2013. Sirait,Rais. 2012. MSDM Untuk Analisis Jabatan. [online]. www.wordpress.com. Diunduh pada, 12 Mei 2013. Sofyandi, Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu.

15