Purchasing
Panduan Penerapan Praktis
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
KATA PENGANTAR
Persaingan Dunia Industri semakin ketat dan kompetitif. Tidak
hanya bagaimana Anda mendapatkan Pasar, tapi juga bagaimana
Anda menghasilkan Produk yang berkualitas, bagaimana Anda
melakukan efisiensi kerja, dan sebagainya. Intinya Perusahaan
Anda dituntut untuk melakukan berbagai cara agar menjadi
kompetitif, termasuk perbaikan Internal.
Buku yang Anda miliki ini akan membantu Anda untuk menerapkan
Sistem Manajemen Industri yang efektif, khususnya pada bidang
Purchasing.
Tahap demi tahap dijelaskan dengan jelas. Anda dapat sesuaikan
dengan kondisi Perusahaan Anda.
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
DAFTAR ISI
PURCHASING ...........................................................................................................6
Purchasing............................................................................................................................. 7
Aktivitas Utama Purchasing ..........................................................................................................................9
Aktivitas Reguler ...........................................................................................................................................10
Aktivitas Penyelesaian Masalah ..................................................................................................................10
Aktivitas Berkala .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Aktivitas Kontrol .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Komunikasi Spesifikasi dengan Kandidat Supplier .................. Error! Bookmark not defined.
Pemeriksaan Approved Supplier List (ASL) ............................................. Error! Bookmark not defined.
Pengiriman Drawing .................................................................................... Error! Bookmark not defined.
3
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
4
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Kerusakan bukan disebabkan kesalahan Supplier ................................... Error! Bookmark not defined.
Pemeriksaan Bersama secara Berkala......................................................... Error! Bookmark not defined.
5
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
DAFTAR FORMULIR
Formulir Quotation .................................................................................................. 12
Formulir Supplier Corrective Action Report...... Error! Bookmark not defined.
6
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
PURCHASING
Purchasing
Sebagai Fungsi yang berhadapan langsung dengan rekanan, baik
Supplier maupun sub-kontraktor, Purchasing diharapkan memiliki
fleksibilitas yang baik dalam melakukan aktivitasnya. Mengapa
demikian?
Segala bentuk ketidaksesuaian produk yang dilakukan atau
dikirimkan oleh Supplier akan berdampak pada proses operasional
Perusahaan. Salah satu tugas Purchasing adalah memastikan tidak
ditemukan ketidaksesuaian tersebut. Tindakan tegas juga harus
didirikan oleh Purchasing terhadap Supplier. Purchasing juga harus
mampu menampung segala keluhan akan performance Supplier dari
Fungsi lain. Di sisi lainnya, kemampuan Supplier juga harus menjadi
pertimbangan Purchasing. Pemberian pekerjaan diluar kemampuan
Supplier sudah barang tentu bukan sesauatu yang bijak. Purchasing
harus benar-benar memperhatikan hal ini.
Banyak lagi faktor non teknis lainnya yang perlu diperhatikan
Purchasing, seperti faktor financial, terkadang mungkin Perusahaan
Anda seringkali terlambat dalam pembayaran.
Disinilah Purchasing dituntut memiliki fleksibilitas yang baik. Ia harus
mampu menempatkan diri diantara Supplier dan User.
Belum tentu semua ketidaksesuaian material disebabkan oleh
kesalahan Supplier, tidak jarang ketidaksesuaian tersebut disebabkan
7
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
9
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Aktivitas Reguler
Dalam kesehariannya, Purchasing memiliki aktivitas reguler yang
berhubungan dengan transaksi pembelian material atau produk
setengah jadi. Aktivitas Reguler yang dimaksud antara lain adalah :
a. Proses Pembelian
b. Proses Pembuatan Purchase Order
c. Proses Penerimaan Material
www.wishnuap.com
a.
b.
c.
d.
e.
f.
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
11
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Formulir Quotation
No. Dok
WISHNU AP
&
PARTNERS
PERUSAHAAN SUPPLIER
QUOTATION
No. Rev
Tgl Berlaku
Halaman
Company Name
Company Address
: .
: .
Date Released
Date Expired
Addressed to
: ..
: .
: .
Item
No.
QTY
Quotation No.
PR No.
Created by
:
:
:
Total Price
IDR
Terms of payment
Terms and Conditions
Yours faithfully
Total
(Name)
(Title)
12
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
Sebelum menentukan persentase PO (Purchase Order) yang didapatkan
untuk tiap Supplier, Anda harus mengkonversikan terlebih dahulu
rating yang diperoleh ke dalam nilai yang relevan.
Contoh 1. Formula Konversi Rating ke Nilai :
Rating
A
B
C
Nilai
3
2
1
PO per-supplier(%) =
Nilai supplier
x 100 %
Nilai
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
Kualitas
Harga
Delivery
Nilai
Persen PO
Supplier
A
2
3
3
8
42%
Supplier
B
3
1
1
5
26%
Supplier
C
2
2
2
6
32%
Nilai
19
14
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013
www.wishnuap.com
dokumensistemmanajemen.blogspot.com
http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
15
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013