Anda di halaman 1dari 15

e-Book

Serial Sistem Manajemen Industri

Purchasing
Panduan Penerapan Praktis

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

KATA PENGANTAR
Persaingan Dunia Industri semakin ketat dan kompetitif. Tidak
hanya bagaimana Anda mendapatkan Pasar, tapi juga bagaimana
Anda menghasilkan Produk yang berkualitas, bagaimana Anda
melakukan efisiensi kerja, dan sebagainya. Intinya Perusahaan
Anda dituntut untuk melakukan berbagai cara agar menjadi
kompetitif, termasuk perbaikan Internal.
Buku yang Anda miliki ini akan membantu Anda untuk menerapkan
Sistem Manajemen Industri yang efektif, khususnya pada bidang
Purchasing.
Tahap demi tahap dijelaskan dengan jelas. Anda dapat sesuaikan
dengan kondisi Perusahaan Anda.

Untuk kepentingan Implementasi Praktis, Anda dapat langsung


membaca pada Bab yang Anda maksud. Namun demikian Anda
tetap harus menggali informasi pada Bab-bab lain secara
menyeluruh, tentunya agar pemahaman Purchasing dapat Anda
peroleh secara menyeluruh pula.

Terakhir, cobalah Anda praktekkan apa yang Anda baca.Dan


jadikan Perusahaaan Anda Perusahaan yang menerapkan Sistem
Manajemen Industri yang efektif dan efisien.
Penulis
Wishnu AP
2
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

DAFTAR ISI
PURCHASING ...........................................................................................................6
Purchasing............................................................................................................................. 7
Aktivitas Utama Purchasing ..........................................................................................................................9
Aktivitas Reguler ...........................................................................................................................................10
Aktivitas Penyelesaian Masalah ..................................................................................................................10
Aktivitas Berkala .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Aktivitas Kontrol .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Isitlah dan Definisi......................................................................... Error! Bookmark not defined.

Proses Pembelian .............................................................. Error! Bookmark not defined.


Rencana Kebutuhan ...................................................................... Error! Bookmark not defined.
Koordinasi Rencana Produksi ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
Pembuatan Purchase Request (PR) oleh User ........................................... Error! Bookmark not defined.

Penjabaran Spesifikasi Kebutuhan .............................................. Error! Bookmark not defined.


Penjabaran BOM ( Bill of Materials ) .......................................................... Error! Bookmark not defined.

Komunikasi Spesifikasi dengan Kandidat Supplier .................. Error! Bookmark not defined.
Pemeriksaan Approved Supplier List (ASL) ............................................. Error! Bookmark not defined.
Pengiriman Drawing .................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Penerimaan dan Pengujian Sample ............................................. Error! Bookmark not defined.


Penerimaan Sample dari Supplier .............................................................. Error! Bookmark not defined.
Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Sample ................................................. Error! Bookmark not defined.

Antisipasi berbagai Kemungkinan .............................................. Error! Bookmark not defined.


Kandidat ASL tidak tersedia ....................................................................... Error! Bookmark not defined.
Kemungkinan Perubahan Jumlah .............................................................. Error! Bookmark not defined.
Ketepatan Delivery Time ............................................................................. Error! Bookmark not defined.

Negosiasi dengan Kandidat Supplier.......................................... Error! Bookmark not defined.


Penawaran Harga (Quotation) oleh Supplier ............................................ Error! Bookmark not defined.
Penyesuaian Harga dengan Anggaran ...................................................... Error! Bookmark not defined.
Negosiasi Harga Material ............................................................................ Error! Bookmark not defined.
Negosiasi Total Cost .................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Negosiasi Pembayaran ................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Pembuatan Purchase Agreement ............................................................... Error! Bookmark not defined.

Pembuatan Purchase Order ............................................. Error! Bookmark not defined.


Penentuan Kandidat Supplier ...................................................... Error! Bookmark not defined.
Penentuan berdasarkan Rating ................................................................... Error! Bookmark not defined.
Penilaian Rating dan Persentase PO .......................................................... Error! Bookmark not defined.

3
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

Pembuatan Agreement ................................................................. Error! Bookmark not defined.


Review draft PO ( Purchase Order ) ........................................................... Error! Bookmark not defined.
Pembuatan PO (Purchase Order) ............................................................... Error! Bookmark not defined.
Formulir Purchase Order............................................................................. Error! Bookmark not defined.
Input Data PO ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Penerimaan Material......................................................... Error! Bookmark not defined.


Informasi Kedatangan material .................................................. Error! Bookmark not defined.
Pemeriksaan Dokumen ................................................................. Error! Bookmark not defined.
Persiapan Dokumen Pemeriksaan .............................................................. Error! Bookmark not defined.
Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Supplier ........................................ Error! Bookmark not defined.
Pemeriksaan Kesesuaian Material dengan Dokumen .............................. Error! Bookmark not defined.
Delivery Order (DO) .................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Tindak Lanjut Kesesuaian ............................................................ Error! Bookmark not defined.


Invoice ........................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Permintaan Pemeriksaan Material (PPM) ................................................. Error! Bookmark not defined.
Goods Received (GR) ................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Invoice Received (IR) ................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Permasalahan terkait Penerimaan Material................... Error! Bookmark not defined.


Permasalahan Material Masuk..................................................... Error! Bookmark not defined.
Permintaan Pemeriksaan Material ............................................................. Error! Bookmark not defined.
Kemungkinan Ketidaksesuaian Material .................................................. Error! Bookmark not defined.
Tindakan Perbaikan ..................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Sanksi dan Penalti Supplier......................................................................... Error! Bookmark not defined.

Permasalahan di Gudang Penyimpanan .................................... Error! Bookmark not defined.


Pemahaman akan Product Knowledge ...................................................... Error! Bookmark not defined.
Ketepatan Lokasi Penyimpanan ................................................................. Error! Bookmark not defined.
Ketepatan Prosedur Penyimpanan ............................................................. Error! Bookmark not defined.
Metode keluar-masuk material yang Sesuai ............................................. Error! Bookmark not defined.
Kontrol Lama Penyimpanan ....................................................................... Error! Bookmark not defined.

Permasalahan pada Uji Pra-Produksi ......................................... Error! Bookmark not defined.


Tindak Lanjut Hasil Pre-Production .......................................................... Error! Bookmark not defined.

Permasalahan pada Produk Akhir .............................................. Error! Bookmark not defined.


Hasil pemeriksaan Outgoing Inspection ................................................... Error! Bookmark not defined.
Material untuk Proses Akhir ....................................................................... Error! Bookmark not defined.

Permasalahan pada Assurance Test ............................................ Error! Bookmark not defined.


Hasil Assurance Test .................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Tindak Lanjut kepada Supplier .................................................................. Error! Bookmark not defined.

Tindak Lanjut Material Bermasalah ............................................ Error! Bookmark not defined.


Pemeriksaan Bersama .................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Kerusakan disebabkan kesalahan Supplier ............................................... Error! Bookmark not defined.

4
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

Kerusakan bukan disebabkan kesalahan Supplier ................................... Error! Bookmark not defined.
Pemeriksaan Bersama secara Berkala......................................................... Error! Bookmark not defined.

Penyebab Dihentikannya Produksi ............................................. Error! Bookmark not defined.


Akibat Stok Material Kosong ...................................................................... Error! Bookmark not defined.
Akibat Keterlambatan Material .................................................................. Error! Bookmark not defined.
Akibat Material Rusak ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Tindak lanjut material bermasalah ............................................................. Error! Bookmark not defined.

Permasalahan pada Customer Complain ................................... Error! Bookmark not defined.


Memastikan Identitas Produk RMA .......................................................... Error! Bookmark not defined.
Tracking Material ......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Memberikan SCAR kepada Supplier ......................................................... Error! Bookmark not defined.
Menentukan Status Supplier ....................................................................... Error! Bookmark not defined.

Kontrol oleh Purchasing................................................... Error! Bookmark not defined.


Kontrol Supplier ............................................................................ Error! Bookmark not defined.
Keputusan Mencari Alternatif Supplier..................................................... Error! Bookmark not defined.
Penentuan Kandidat Supplier Baru............................................................ Error! Bookmark not defined.
Kualitas Material Kandidat Supplier Baru ................................................ Error! Bookmark not defined.

Kontrol Identitas Material ............................................................ Error! Bookmark not defined.


Identitas Material ......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Identitas Material versi Supplier ................................................................ Error! Bookmark not defined.
Identitas WIP (Work In Progress)............................................................... Error! Bookmark not defined.
Identitas Repair ............................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Identitas pada Rework (Pengerjaan Ulang)............................................... Error! Bookmark not defined.
Tracking ......................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Kontrol ECN ................................................................................... Error! Bookmark not defined.


Distribusi ECN .............................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Distribusi ECN kepada Supplier ................................................................ Error! Bookmark not defined.
Negosiasi Harga dan Delivery Material Baru ........................................... Error! Bookmark not defined.

Kontrol Material Development .................................................... Error! Bookmark not defined.


Pengiriman Drawing ke Supplier ............................................................... Error! Bookmark not defined.
Pengiriman Sample Material oleh Supplier............................................... Error! Bookmark not defined.
Keputusan Hasil Pemeriksaan Sample ...................................................... Error! Bookmark not defined.
Konsultasi dengan Supplier ........................................................................ Error! Bookmark not defined.

5
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

DAFTAR FORMULIR
Formulir Quotation .................................................................................................. 12
Formulir Supplier Corrective Action Report...... Error! Bookmark not defined.

6
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

PURCHASING
Purchasing
Sebagai Fungsi yang berhadapan langsung dengan rekanan, baik
Supplier maupun sub-kontraktor, Purchasing diharapkan memiliki
fleksibilitas yang baik dalam melakukan aktivitasnya. Mengapa
demikian?
Segala bentuk ketidaksesuaian produk yang dilakukan atau
dikirimkan oleh Supplier akan berdampak pada proses operasional
Perusahaan. Salah satu tugas Purchasing adalah memastikan tidak
ditemukan ketidaksesuaian tersebut. Tindakan tegas juga harus
didirikan oleh Purchasing terhadap Supplier. Purchasing juga harus
mampu menampung segala keluhan akan performance Supplier dari
Fungsi lain. Di sisi lainnya, kemampuan Supplier juga harus menjadi
pertimbangan Purchasing. Pemberian pekerjaan diluar kemampuan
Supplier sudah barang tentu bukan sesauatu yang bijak. Purchasing
harus benar-benar memperhatikan hal ini.
Banyak lagi faktor non teknis lainnya yang perlu diperhatikan
Purchasing, seperti faktor financial, terkadang mungkin Perusahaan
Anda seringkali terlambat dalam pembayaran.
Disinilah Purchasing dituntut memiliki fleksibilitas yang baik. Ia harus
mampu menempatkan diri diantara Supplier dan User.
Belum tentu semua ketidaksesuaian material disebabkan oleh
kesalahan Supplier, tidak jarang ketidaksesuaian tersebut disebabkan
7
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

oleh kesalahan penanganan yang dilakukan oleh Operator di


Perusahaan Anda. Oleh karena itu tidak semua ketidaksesuaian dapat
langsung dicomplain ke Supplier. Purchasing harus memastikan
terlebih dahulu penyebab ketidaksesuaian tersebut. Tentunya dengan
bekerjasama dengan Fungsi terkait lainnya.

Ada beberapa aktivitas yang biasa dikerjakan oleh Purchasing, antara


lain adalah :
a. Aktivitas Utama.
Yaitu tugas utama yang harus dilakukan oleh Purchasing, antara
lain adalah mencari Supplier terbaik.
b. Aktivitas Reguler.
Yaitu segala hal yang berhubungan dengan transaksi pembelian
c. Aktivitas Penyelesaian Masalah.
Yaitu bekerjasama dengan Fungsi lainnya mencari solusi dari
permasalahan yang ada seputar ketidaksesuaian material.
d. Aktivitas Berkala.
8
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

Yaitu aktivitas Purchasing yang dilakukan secara periodik dalam


waktu tertentu
e. Aktivitas Kontrol.
Yaitu aktivitas yang bertujuan untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian material dikemudian hari, terutama yang
diakibatkan oleh perubahan teknis material.
Keseluruhan aktivitas di atas akan dibahas lebih detil pada penjelasanpenjelasan berikut.

Aktivitas Utama Purchasing


Purchasing memiliki aktivitas utama untuk mendapatkan Supplier
dengan kriteria yang sesuai dengan persyaratan. Kriteria yang
menjadi bahan pertimbangan pemilihan Supplier pada umumnya
adalah :
a. Kualitas material, artinya kualitas harus memenuhi standar yang
diinginkan.
b. Harga Material. Harga yang ditawarkan Supplier tidak melebihi
anggaran yang ada.
c. Delivery Time sesuai dengan Delivery Schedule.
d. After Sales Service yang cepat, terutama untuk keluhan
ketidaksesuaian material.
e. Status Badan Hukum Supplier yang jelas. Untuk mencegah hal-hal
yang tidak diinginkan dikemudian hari, terkadang Perusahaan
mengharuskan Supplier memiliki Badan Hukum yang jelas dan
tetap.

9
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

Aktivitas Reguler
Dalam kesehariannya, Purchasing memiliki aktivitas reguler yang
berhubungan dengan transaksi pembelian material atau produk
setengah jadi. Aktivitas Reguler yang dimaksud antara lain adalah :
a. Proses Pembelian
b. Proses Pembuatan Purchase Order
c. Proses Penerimaan Material

Aktivitas Penyelesaian Masalah


Yang dimaksud dengan aktivitas ini adalah bagaimana Purchasing
membantu penyelesaian masalah yang terjadi di Fungsi lainnya.
Tentunya permasalahan yang dimaksud adalah permasalahan yang
berhubungan dengan ketidaksesuaian material yang mungkin
disebabkan oleh kesalahan Supplier. Permasalahan tersebut antara
lain adalah :
10
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

a.
b.
c.
d.
e.
f.

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

Permasalahan pada Material Masuk


Permasalahan di Gudang Penyimpanan
Permasalahan pada Pra-Produksi
Permasalahan pada Produk Akhir
Permasalahan pada Assurance Test
Permasalahan Customer Complain

View more at:

http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/

11
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

Formulir Quotation
No. Dok

WISHNU AP
&
PARTNERS

PERUSAHAAN SUPPLIER

QUOTATION

No. Rev
Tgl Berlaku
Halaman

Company Name
Company Address

: .
: .

Date Released
Date Expired
Addressed to

: ..
: .
: .

Item
No.

QTY

Quotation No.
PR No.
Created by

:
:
:

We are pleased to order the following goods/services


Description
Unit
Unit price
IDR

Total Price
IDR

Terms of payment
Terms and Conditions

Yours faithfully

Total

(Name)
(Title)

12
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

View more at:

http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/
Sebelum menentukan persentase PO (Purchase Order) yang didapatkan
untuk tiap Supplier, Anda harus mengkonversikan terlebih dahulu
rating yang diperoleh ke dalam nilai yang relevan.
Contoh 1. Formula Konversi Rating ke Nilai :
Rating
A
B
C

Nilai
3
2
1

Selanjutnya menentukan formula persentase PO (Purchase Order).


Berikut ini contoh formula persentase untuk tiap supplier.

PO per-supplier(%) =

Nilai supplier

x 100 %

Nilai

Nilai supplier adalah akumulasi nilai dari seluruh faktor pendukung


untuk tiap supplier.
Nilai adalah total nilai yang diperoleh oleh seluruh supplier.
13
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

Contoh 2. Pemberian Nilai pada Supplier:


Berikut ini contoh persentase perolehan Purchase Order (PO) untuk
material kabel bagi tiap supplier pemasok kabel.
Supplier yang dinilai:
1. Supplier A
2. Supplier B
3. Supplier C
Faktor pendukung yang dinilai adalah:
1. Kualitas Material,
2. Harga Material,
3. Ketepatan delivery.
Material Kayu

Kualitas
Harga
Delivery
Nilai
Persen PO

Supplier
A
2
3
3
8
42%

Supplier
B
3
1
1
5
26%

Supplier
C
2
2
2
6
32%

Nilai

19

Dari perhitungan di atas, Supplier A berhak mendapatkan porsi


terbesar dari pemesanan material kabel yang dibutuhkan. Yaitu
sebesar 42% dari total kebutuhan. Diikuti dengan supplier C 32%,
dan supplier B 26%.

14
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

View more at:

http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/

15
Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

Anda mungkin juga menyukai