Anda di halaman 1dari 26

EKMA4157 ORGANISASI

Pertemuan V Modul V Kompleksitas Organisasi Zulfikar Yurnaidi

Kompleksitas

Kompleksitas Organisasi menunjukkan derajat diferensiasi (perbedaan) yang terjadi dalam sebuah organisasi, baik diferensiasi ke arah horizontal, vertikal, maupun spasial (menurut ruang atau daerah).
Horizontal:

derajat perbedaan antara unit-unit

organisasi Vertikal: banyaknya hierarki atau tingkatan yang terdapat dalam struktur organisasi

Diferensiasi Horizontal

Diferensiasi horizontal menunjukkan tingkat perbedaan antar unit organisasi menurut orientasi personel, jenis tugas yang dijalankan, maupun persyaratan pendidikan yang diperlukan untuk menjalankan organisasi. Konsekuensi: ketika organisasi makin kompleks komunikasi makin sulit, koordinasi lebih sulit. Konsekuensi positif: semakin banyak hal yang bisa dikerjakan oleh organisasi peningkatan efisiensi. Contoh: Pabrik peniti (Adam Smith: The

Mengapa efisiensi akan lebih baik ketika membagi tugas secara spesifik?
1.

2.

3.

4.

Tidak ada individu yang sanggup menangani keseluruhan pekerjaan yang sifatnya canggih dan kompleks sendirian. Contoh: Pabrik mobil dikerjakan sendiri. Adanya keterbatasan kemampuan dan pengetahuan masing-masing pekerja. Pekerjaan yang berulang-ulang akan memberikan keterampilan yang baik kepada pelaku. Merangsang meningkatnya kreativitas dalam meningkatkan perlatan baru yang lebih efisien (departemensiasi koordinasi dengan tugas yang berbeda-beda).

Contoh departementasi

Pengelompokan berbasis jasa: rumah sakit. Pengelompokan berdasarkan produk barang: perusahaan mobil. Perbedaan jenis klien: Bank, pom bensin (eceran dan agen) dlsb. Secara geografis: PT Telkom regional Bandung. Dlsb.

Diferensiasi Vertikal

Diferensiasi Vertikal menggambarkan tingkat kedalaman struktur suatu organisasi atau menunjukkan besarnya jumlah tingkatan hierarki dalam organisasi. Konsekuensi: komunikasi ke arah vertikal akan lebih sulit, dan suara Pimpinan akan sulit sampai ke bawah. Diferensiasi vertikal juga banyak disebabkan oleh diferensiasi horizontal (1 orang sulit mengawasi banyak departemen).

Flat (mendatar) atau tall (tinggi) ?

Organisasi bisa dirancang tinggi ataupun melebar, tergantung dari kemampuan seorang atasan dalam melakukan kendali (span of control). Rentang kendali besar? Bawahan sangat banyak dengan departemen yang berbedabeda. Rentang kendali kecil menyebabkan, organisasi yang kurus tinggi. Mana yang paling Efektif: tinggi atau lebar???

Kelemahan dan keuntungan

Organisasi lebar (flat): komunikasi lebih sederhana, pengawasan lebih longgar, promosi jabatan lebih sulit. Organisasi tinggi: Sebaliknya. Namun umumnya, organisasi lebar kurang efektif, karena faktor pengawasan yang kurang (terlalu banyak yang harus diawasi). Namun, faktor kunci semuanya, berasal dari: kemampuan manager dalam memimpin dan mengawasi.

Sebaran Ruang (Spasial)

Organisasi dapat memiliki tingkat diferensiasi horizontal dan vertikal yang sama pada sejumlah lokasi Sebaran ruang dapat diartikan sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan vertikal, yaitu derajat penyebaran kantor, pabrik, personel secara geografis Secara horizontal, fungsi yang berbeda dapat ditempatkan di lokasi yang terpisah Secara vertikal, tingkatan otoritas yang berbeda dapat tersebar secara geografis Sebaran spasial bisa dikatakan sebagai dimensi ketiga dari kompleksitas organisasi

Mengukur Kompleksitas Organisasi

Mengukur Diferensiasi Horizontal


Jumlah

bagian, jumlah jabatan, tingkat pendidikan dan keterampilan, cakupan kegiatan, dan derajat rutinitas tiap jabatan, banyaknya jenis tenaga spesialis
tingkatan hierarki antara pimpinan puncak organisasi dengan karyawan pelaksana lokasi, rata-rata jarak masing-masing lokasi, proporsi jumlah anggota organisasi

Mengukur Diferensiasi Vertikal


Jumlah

Mengukur Sebaran Spasial


Jumlah

EKMA4157 ORGANISASI
Pertemuan V Modul VI Formalisasi Zulfikar Yurnaidi

Formalisasi
Secara sederhana, formalisasi dapat

diartikan sebagai derajat atau tingkat pembakuan (standarisasi) dari jabatanjabatan yang terdapat dalam suatu organisasi

SOP Cleaning Service


1. Pemeliharaan Gedung Bagian Dalam Pemeliharaan gedung bagian dalam meliputi: a. Pembersihan plafon dari sarang laba laba b. Pembersihan tembok dinding dari noda noda c. Pembersihan tangga d. Pembersihan pagar atau reilling dalam gedung e. Pembersihan kap kap lampu f. Pembersihan smoke detector g. Pembersihan tralis tralis dinding maupun lantai h. Pembersihan kaca pemisah ruangan dan teralis bagian dalam i. Pembersihan hiasan dinding j. Pembersihan jendela kaca k. Pembersihan Wallpaper

SOP Cleaning Service


2. Pemeliharaan Gedung Bagian Luar, Kaca Jendela dan Tembok a. Pembersihan atap atau talang gedung b. Pembersihan kaca kaca tinggi diatas 7 meter dan tralisnya c. Pembersihan kaca jendela dan tralisnya d. Pembersihan halaman dari kotoran e. Pembersihan halaman parkir, driveway, walkway f. Pembersihan logo / papan nama perusahaan atau instansi g. Dan lain lain sesuai kebutuhan

SOP Cleaning Service


3. Pembersihan dan Pemeliharaan Lantai a. Pembersihan lantai keramik b. Pembersihan karpet c. Pembersihan lantai marmer d. Pembersihan lantai lantai lain yang berada dalam area kantor 4. Pembersihan dan Pemeliharaan Kaca, Pintu, Jendela, Dinding dan Pilar a. Pembersihan kaca dari debu dan bekas noda yang lain b. Pembersihan pintu dari kayu, kaca atau bahan lain dari debu dan noda yang menempel c. Pembersihan jendela kaca atau dari bahan yang lain dari noda yang menempel d. Pembersihan pilar kayu atau stainles 5. Pemeliharaan Toilet a. Pembersihan plafon dari sarang laba laba b. Pembersihan dinding dari noda sabun dan bercak air c. Pembersihan accesories dalam kamar mandi d. Pembersihan dan pengisian handsoap dispenser e. Pembersihan meja wastafel f. Pembersihan closet jongkok maupun dudukdan urinoir g. Pembersihan dan polishing de

SOP Cleaning Service


6. Pembersihan Accesories Kantor a. Pembersihan meja kerja b. Pembersihan kursi kerja c. Pembersihan filling cabinet d. Pembersihan pesawat telepon dan partisi atau pemisah ruangan 7. Pemeliharaan dan Perawatan Taman a. Pembersihan taman dari guguran daun dan sampah sampah b. Perawatan Taman dilakukan dengan cara menyiram tanaman 2 kali sehari, pagi dan sore c. Perawatan taman dengan pengambilan daun daun yang sudah menguning atau layu dan memangkas tanaman agar nampak lebih rapi. d. Menggemburkan tanaman e. Pemberian pupuk secara periodik f. Pemberantasan hama tanaman g. Penggantian tanaman yang mati

Formalisasi ?
Tingkat formalisasi merupakan salah satu standar

yang dapat digunakan untuk mengukur derajat standarisasi suatu organisasi. Kebebasan pemangku jabatan, berbanding terbalik dengan besarnya proporsi cara menjalankan berbagai kegiatan dalam jabatan tersebut, yang sebelumnya telah ditetapkan oleh organisasi. Standarisasi atau pembakuan bukan hanya mengurangi alternatif cara yang bisa diikuti dalam pelaksanaan tugas, tetapi juga membuat karyawan menjadi bebas dari keharusan untuk memikirkan sendiri cara yang hendak diikuti dalam menyelesaikan tugasnya.

Apakah formalisasi selalu tertulis?


Formalisasi juga didefinisikan oleh sebagian

pihak secara lebih sederhana, yaitu dengan menyatakannya sebagai tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam kegiatan organisasi. Definisi lain: formalisasi sebagai banyaknya peraturan, prosedur, intruksi dan komunikasi yang diwujudkan dalam bentuk dokumen tertulis. Yang perlu ada:
Buku petunjuk/manual yang memuat seluruh

peraturan dan prosedur kerja, jumlah dan kekhususan masing-masing peraturan, tingkat kedalaman dan ketelitian uraian jabatan (job description).

Cara mengukur derajat formalisasi


1. 2.

3.
4.

a.

Memeriksa banyaknya dokumen resmi yang digunakan dalam kegiatan organisasi. Mempertimbangkan sikap karyawan dalam mematuhi peraturan atau dalam menjalankan prosedur. Mempertimbangkan kejelasan prosedur kerja yang berlaku. Memeriksan konsistensi organisasi dalam memaksakan dipatuhinya peraturan. Dua pandangan cara mengukur: Berdasarkan data, berapa banyak dokumen yang ada

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat formalisasi


Dalam satu organisasi, derajat formalisasi dapat

berbeda-beda pada bagian-bagian tertentu pengecer obat (detailer) dan receptionist Biasanya: pekerjaan yang berulang, tugas-tugas sederhana, memiliki derajat formalisasi yang tinggi. Sebaliknya, untuk yang memiliki profesionalitas tinggi, cenderung diatur dengan derajat formalisasi yang rendah. Beberapa pengecualian memang terjadi: akuntan (terkait dengan pembayaran), dokter, dlsb.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat I oleh formalisasi


Derajat formalisasi bukan hanya bervariasi menurut tingkat profesionalitas yang diperlukan tetapi juga menurut tingginya tingkatan hierarki suatu jabatan maupun menurut jenis tugas (fungsi) yang ditangani oleh jabatan. 2. Jenis pekerjaan ataupun fungsi yang dijalankan oleh suatu jabatan bagian produksi lebih banyak aturan daripada bagian pemasaran. 3. Karyawan yang cerdas, umumnya tidak membutuhkan formalisasi yang tinggi.
1.

Untung Rugi adanya Formalisasi


Formalisasi Tinggi Formalisasi Rendah

Perilaku dan karyawan seolah-olah telah terprogram. Tidak bingung apabila menghadapi suatu perubahan.
Pekerja waralaba (McD, Kentucky), assembling product dlsb.

Perilaku pemangku jabatan belum cukup terprogram sehingga memiliki kebebasan yang tinggi dalam menjalankan jabatannya. Pemasaran, promosi, marketing dlsb.

Manfaat formalisasi
Perusahaan dapat mempekerjakan tenaga kurang pengalaman asalkan tenaga kerja tersebut dilengkapi dengan panduan yang isinya lengkap sehingga karyawan akan mampu menjawab dan bertindak dengan benar apabila menghadapi masalah/perubahan. Perusahaan untung. ??? 2. Externalized behavior formalisasi berupa suruhan, dari luar pribadi karyawan. Mengorganisasikan karyawan melalui intruksi. Internalized behavior profesionalisme. Karyawan akan memiliki kesamaan semangat, standar dan kualitas kerja yang sama.
1.

Aspek lain Formalisasi


Sosialisasi : proses adaptasi, di mana seseorang

mempelajarai dan akhirnya mengadopsi nilainilai, norma dan pola perilaku tertentu yang dianggap sesuai untuk dijalankan oleh suatu jabatan/seseorang yang akan masuk menjadi anggota organisasi. Rekrutmen terhadap pegawai berpengalaman/profesional. Pendidikan dan pelatihan diusahakan untuk membentuk sikap dan perilaku tertentu yang sama.

Berbagai Teknik Formalisasi


1.

Seleksi
Teknik yang paling banyak digunakan untuk mengendalikan kebebasan karyawan. Peran ijasah.

2.

Persyaratan Peran
Harapan (ekspektasi) mengenai perilaku yang diharapkan. Penyusunan Uraian Kerja (job description).

3.

Peraturan, prosedur dan kebijakan


Peraturan: pernyataan eksplisit menunjukkan apa yang boleh/tidak. Prosedur: serangkaian langkah berurutan dan saling berkaitan untuk menyelesaikan suatu tugas. Kebijakan: petunjuk berupa serangkaian pembatas yang merngarahkan karyawan dalam melakukan keputusan.

4. 5. 6.

Pelatihan Ritual (upacara) Teori X, Teori Y dan Formalisasi (fleksibilitas suatu sistem) Douglas McGregor

Hubungan formalisasi dengan kompleksitas organisasi


Memperbesar derajat formalisasi ataupun

meningkatkan kompleksitas organisasi merupakan dua jenis tindakan yang fungsinya sama. Akan tetapi, perubahan sifat organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan apakah kompleksitas terjadi karena meningkatnya diferensiasi ke arah vertikal ataupun differensiasi ke arah horizontal. Differensiasi vertikal tenaga profesional Diferensiasi horizontal tenaga pelaksana (pekerjaan rutin dan berulang)