Anda di halaman 1dari 133

SISTIM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM ) MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS ) I. MATA KULIAH INI AKAN MEMBAHAS 10 TOPIK , YI : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

INTRODUCTION / PENGANTAR SIBK(CBIS) SISTEM KOMPONEN SIM PERENCANAAN SIM PERMODELAN SISTEM PENUNJANG DAN KOMUNIKASI DATA PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM IMPLEMENTASI SIM QUALITY ASSURANCE

10. EVALUASI SIM II. DESKRIPSI SINGKAT MATAKULIAH Pengenalan MIS, Peran dan Fungsi MIS, Komponen MIS, Model, Konsep, Perencanaan dan Pengendalian, Sistem Penunjang, Pengembangan dan Strategi Sistem Informasi, Implementasi (SIM : Pengadaan, Organisasi dan Lainnya), Quality Assurance dan Evaluasi Sistem Informasi.

III. TUJUAN UMUM PEMBELAJARAN Mampu memberikan dan menyediakan informasi secara cepat dan akurat dalam organisasi IV. REFERENSI : 1. Robert G.Murdick, Joel E.Ross and James R Clagett,1995, Sistem Informasi untuk Manajemen

modern, Jakarta : Erlangga. 2. Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984, Management Information System. 3. Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet, Jakarta :Salemba Empat. 4. Mcleod Raymond 195, Management Information System, A. Study of Computer-Based Information System, New Jersey : Prentice-HII 5. Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : PT Raja Grafindo. 6. Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design Methods, Arizona University.

Topik 1 INTRODUCTION 1.1. Sumber daya organisasi dan pengelolaannya 1.1.1. Sumber Daya Organisasi ( 5 M Plus ) : Man Money Materials Machine Methode plus Information 1.1.2. Pengelolaan SDO Tugas manajer adalah mengelola SDO agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik. Oki Sumber daya informasi juga harus dikelola dengan baik sebagaimana halnya SDO lainnya. Pengelolaan sumber daya informasi adalah suatu rangkaian aktivitas mulai dari pengumpulan data/bahan mentah, di proses menjadi informasi yang berguna, disebar dan diterima oleh semua anggota organisasi yang membutuhkan dalam bentuk yang tepat dan saat yang tepat sehingga
3

Sumber daya fisik

Sumber daya konseptual

informasi dapat dimanfaatkan, membuang informasi yang tidak lagi berguna dan menggantikannya dengan informasi baru. Rangkaian aktivitas berupa memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin , membuang dan mengganti pada saat yang tepat disebut Manajemen Informasi 1.2. Mengapa terdapat perhatian yang begitu besar pada Manajemen Informasi ? Ada 2(dua) alasan utama , yaitu : a. Kegiatan bisnis yang semakin kompleks dan meningkat,karena : 1) Pengaruh ekonomi Internasional. Kekacauan ekonomi USA karena kredit perumahan, kenaikan harga BBM di pasar internasional, nilai tukar valas. 2) Persaingan global. Persaingan bisnis saat ini tidak hanya dalam skala nasional tetapi sudah berskala global. 3) Kemajuan teknologi yang semakin meningkat. Hampir semua kegiatan bisnis sekarang ini berbasis komputer (Bar code scanners, ATM,reservasi, dll)

4) Batas waktu yang semakin singkat. Banyak kegiatan operasional bisnis sekarang menjadi lebih cepat karena penggunaan komputer, telepon, faxmile, dll. 5) Kendala-kendala sosial. Masalah perburuhan, lingkungan, dll b. Kemampuan komputer yang semakin baik. Seiring kemajuan teknologi, bentuk dan kegunaan komputer menjadi bertambah baik dan canggih dan sudah menjadi peralatan kantor biasa/standard 1.3. PENGERTIAN SIM / MIS bukan merupakan hal yang baru dan tidak identik dengan komputer. MIS / SIM ini sudah ada / dikenal sebelum adanya komputer atau dg kata lain komputer adalah alat untuk membantu operasionalisasi MIS / SIM dalam suatu organisasi.
MIS

MANAJEMEN

INFORMASI

SYSTEM

1.3.1. Pengertian secara parsial Manajemen. Proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan manajer pada organisasinya :

merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai dan mengendalikan operasi. Berhub terdahulu, memberikan pengambilan bisnis. Informasi Informasi adalah data yg telah diolah dan memiliki arti / nilai tertentu untuk tujuan informatif atau sebagai dasar untuk peramalan : dan pengambilan keputusan. Contoh Laporan pengambilan maka tugas keputusan MIS yg / merupakan SIM adalah proses untuk persyaratan yg mendasar bagi tiap proses yg kemudahan keputusan dalam diperlukan

Perenc, Peng-org- an, pengendalian pek dan fungsi

bulanan belanja pegawai Data adalah fakta dan/atau angka yang tidak sedang digunakan dan belum mempunyai nilai/arti tertentu dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan. Contoh : Daftar jumlah pegawai per masing-masing Satker, Daftar data Individu Pegawai.

Sistem Bagian-bagian yang saling berhubungan untuk suatu tujuan bersama,atau sekelompok elemen yang saling berhubungan dan terintegrasi untuk suatu tujuan bersama. Subsistem adalah bagian dari sistem yang lebih kecil. Sistem yang lebih besar disebut Supersistem. Oleh karena itu setiap sistem akan dipengaruhi oleh pertukaran informasi. subsistem KONSEP SIM : Menghubungkan kerja dari pada pertukaran subsistem-subsistem Organisasi adalah sistem dan bagiannya (Divisi, Departemen, Biro) adalah

informasi menengah, atas dan bawah. Tujuan suatu MIS / SIM adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pemrakarsaan dan pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu organisasi dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Kita berkepentingan dengan 3 sistem, yi : Sistem sosial yg disebut organisasi.

Sistem manajemen yg digunakan dlm praktek untuk memperbaiki operasi, produktivitas organisasi dan subsistem nya. Sistem informasi manajemen, yg menyajikan informasi utk pengambilan keputusan melalui proses manajemen. Manajemen Informasi : Seluruh aktivitas untuk memperoleh yang tepat 1.3.2. Pengertian SIM a. Donald W Kroeber SIM adalah sebuah organisasi, sejumlah proses yang menyediakan informasi kepada manajer sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. b. Gordon B Davis SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang terintegrasi, menyediakan informasi untuk menunjang fungsi-fungsi operasi-operasi menajemen dan pengambilan keputusan didalam informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat

sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,
8

dan prosedur-prosedur manual model-model untuk analisa, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan dan suatu database. c. George M.Scott ( 1999 ) Serangkaian terpadu yang sub-sub mampu sistem informasi yang data menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional mentransformasi sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat pimpinan atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Kesimpulan dari ketiga pendapat diatas : Ditekankan pada suatu sistem mesin Sebuah organisasi Pihak penyaji informasi Terdapat dalam suatu organisasi Ditujukan untuk sesuatu hal, yaitu operasi sebuah analisis dan pengambilan keputusan untuk meningkatkan produktivitas. Melibatkan komputer, prosedur, suatu database.

1.4. Peran SIM Perancangan, penerapan dan pengoperasian sebuah SIM adalah mahal dan sulit. Upaya yang kuat dan biaya yang diperlukan harus diperhitungkan. Ada beberapa faktor yang membuatnya menjadi semakin diperlukan dibandingkan pada beberapa tahun belakangan ini, antara lain : a. Pimpinan berhadapan dengan lingkungan organisasi yang lebih rumit dibanding masa-masa yang lalu. Kerumitan ini akibat situasi yang cukup cepat berubah, akibatnya mensyaratkan organisasi untuk selalu mempunyai data & informasi terbaru. b. Lingkungan organisasi bukan saja rumit tetapi juga sangat dinamis. Oleh sebab itu pimpinan harus membuat keputusan dengan cepat, untuk memperpendek waktu antara munculnya masalah baru dengan pemecahan masalah. Sebuah SIM yang mampu memberikan informasi yang canggih (cepat, tepat dan terbaru) merupakan bahan yang sangat mendukung seorang pimpinan untuk mengambil suatu keputusan yang tepat. Hal ini akan meningkatkan kemampuan adaptasi organisasi terhadap lingkungannya. Dengan demikian peran

10

SIM pada sebuah organisasi sebagai media yang membantu organisasi berhubungan meningkatkan dengan langsung kemampuan lingkungannya. dengan adaptasi Yang lingkungan

organisasi tersebut adalah para pemakai SIM. Para pemakai SIM dapat digolongkan atas : Pimpinan tingkat atas, menengah, dan bawah. Non-pimpinan Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam & luar (pemerintah, masyarakat,) Ada 3 perubahan yang sekarang berlangsung pada perusahaan yg progresif, yaitu : 1) Manajemen telah berorientasi pada sistem dan teknik manajemen yang rumit. 2) Informasi dirancang dan dibuat tersedia bagi manajer setiap saat diperlukan. 3) Suatu sistem informasi mengkaitkan perencanaan serta pengendalian oleh manajer dengan implementasi sistem operasi. Hasil gabungan dari konsep ini adalah sistem Informasi manajemen. Maksud dari suatu MIS adalah untuk meningkatkan pengelolaan dari tingkat informasi yg sedikit demi
11

sedikit, kadang-kadang baik dan kadang-kadang buruk, perkiraan yang berdasarkan intuisi dan pemecahan masalah yang terisolasi menjadi tingkat wawasan sistem, informasi sistem, pengolahan data yg canggih dan pemecahan masalah sistem. Manajer selalu mempunyai sumber informasi dan MIS menyediakan suatu sistem informasi. Jadi MIS merupakan alat / metoda yg ampuh untuk membantu manajer pada pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. 1.5. Fungsi SIM Ada berbagai tujuan/ fungsi SIM dalam organisasi, baik fungsi secara umum maupun khusus. Namun fungsi/ tujuan SIM pada umumnya ditujukan informasi yang untuk : untuk Menyediakan digunakan

pengambilan keputusan pada perencanaan usulan, pengorganisasian dan pengawasan kerja dari sub-sub sistem organisasi Dari uraian diatas, sudah jelas fungsi utama SIM adalah menyediakan informasi untuk kebutuhan organisasi.

12

1.6. Manajemen dan komputer. Dalam era digital sekarang ini, semua Manajer harus mengerti (literacy) dan memahami informasi. Mengerti komputer maksudnya adalah memiliki pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk mengoperasionalkan kelmahan komputer, komputer (computer literacy), meliputi : istilah-istilah komputer, keunggulan dan kemampuan menggunakan/ mengoperasonalkan komputer. Mengerti informasi (information literacy) maksudnya adalah memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk mencari dan memperoleh informasi, berbagi informasi serta menggunakan informasi pada tiap tahap proses pemecahan masalah. 1.6. SUATU MODEL SISTIM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (CBIS). Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Pada awalnya aplikasi komputer digunakan sebagai pengolahan data akutansi dan disebut sebagai pengolahan data (data processing). Aplikasi komputer
13

komputer dan

pertama sebagai suatu sistem informasi Information System/MIS).

disebut

sebagai sistem informasi manajemen (management Selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh Sistem pendukung system/DSS), keputusan Otomatisasi (Decission perkantoran support (Office

Automation/OA), Sytem berbasis pengetahuan (Expert System/ES). Kelima aplikasi tersebut sebagai sub-sub sistem membentuk Sistem Informasi berbasis komputer ( Computer Based Information System/CBIS) 1.7. SPESIALIS INFORMASI. Spesialis informasi (Information Specialist) adalah orang atau pegawai yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu : Analis sistem. Analis sistem adalah pakar dalam mendifinisikan masalah masalah. dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan

14

Analis Sistem bekerja sama sistem yang sudah ada sekarang. Pengelola data base.

dengan pemakai

mengembangkan sistem baru dan memperbaiki

Pengelola data base adalah orang yang mengelola suatu kumpulan data komputer yang sudah terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Pengelola database bekerja sama dengan pemakai komputer dan analisis sistem menciptakan data base yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Spesialis jaringan. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi. Generasi baru dari spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki keahlian khusus dalam menggunakan World Wide Web. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentukjaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

15

Programer. Programer menggunakan yang dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi pemakai. Operator. Operator menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini, memantau layar komputer, mengganti ukuranukuran kertas di printer,mengelola perpustakaantape and disk storage dan tugas-tugas serupa lainnya. Gambar dibawah menunjukkan bagaimana para spesialis ini secara tradisional bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem berbasis komputer. Panah-panah menggambarkan arus komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke pemakai. Gambar ini memperlihatkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat berupa seorang manajer, , non manajer, individu atau organisasi dalam perusahaan. menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan

16

Pengelola data base

Pemakai

Analis sistem

Programer

Operator

Kompu ter

Spesialis jaringan

1.8.KECENDERUNGAN COMPUTING.

MENUJU

END-USER

Mulai dekade tahun 70 an ada perubahan berupa meningkatnya kecenderungan minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri.. End-User computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai. Rantai Komunikasi End-User Computing :

17

Spesialis Informasi

Pemakai

Komputer

Faktor-faktor yang mendorong End-user computing : Meningkatnya pengetahuan tentang komputer. Semakin banyak orang yang ingin mengerti dan mengoperasionalkan komputer baik lewat pendidikan di Sekolah maupun kursus-kurusus. Dewasa ini manajer dari berbagai tingkatan sudah mengerti tentang komputer. Antrian jasa informasi. Para spesialis informasi dalam dekade tahun 80 an lebih banyak pekerjaan / permintaan daripada yang yang dapat mereka tangani sehingga orang harus antri menunggu giliran untuk dapat ditangani datanya. Perangkat keras yang murah. Semakin lama harga perangkat keras komputer
18

menjadi

lebih

murah

sehingga

pemakai

dapat

membeli atau memesan sendiri. Perangkat lunak jadi. Dewasa ini semakin banyak perangkat lunak dalam bentu jadi yang dapat dibeli di pasaran , baik untuk tugas akutansi maupun pengambilan keputusan. Hal ini jelas memudahkan dan memampukan perusahaan atau pemakai individu menerapkan sistim berbasis komputer. 1.6. Sistem & Informasi Diatas telah diuraikan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang telah diolah dan memiliki arti. Sedangkan sistem bagian-bagian yang saling berhubungan membentuk tujuan tertentu. Sedangkan konsep SIM sendiri menghubungkan bagian-bagian tersebut sehingga terjadi pertukaran informasi pada semua level organisasi. 1.5.Kaitan SIM & Organisasi Dalam merancang SIM perlu disadari bahwa para pimpinan ada diberbagai level organisasi dan berbagai area fungsi organisasi, karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajian informasi. Tingkatan pimpinan seperti Direktur, Wakil

19

Direktur strategis.

sering lebih Ini

disebut banyak

pimpinan membuat

atas,

dimana akan

pekerjannya

perencanaan atas

berarti

keputusan

level

berpengaruh pada seluruh level organisasi. Sedangkan pimpinan tingkat menengah lebih banyak melakukan kegiatan pengendalian, bertanggung jawab melaksanakan rencana pimpinan atas dan memastikan tujuan tercapai. Pimpinan tingkat bawah (terendah) melakukan operasional kegiatan organisasi. Istilah eksekutif sering digunakan menggambarkan seorang pimpinan yang berada pada level atas dan melakukan tugas pada tingkat perencanaan strategis. Pada gambar berikut dapat dilihat kaitan antara kebutuhan informasi pada setiap level organisasi. Dimana pimpinan tingkat atas lebih menekankan informasi lingkungan daripada pimpinan tingkat bawah dan para pimpinan tingkat bawah lebih mementingkan informasi internal. Sedangkan gambar sebelah bawah menunjukkan pimpinan tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, sedang para pimpinan tingkat bawah memilih bentuk rinci.

20

EXTERN

Tingkat perencanaan Strategis Tingkat Pengendalian manajemen


INTERN

Tingkat Pengendalian Operasional Gambar 1.2 Pengaruh pada sumber informasi

Ringkas

Tingkat perencanaan Strategis Tingkat Pengendalian manajemen Tingkat Pengendalian Operasional


Rinci (terurai)

Gambar 1.3 Pengaruh pada bentuk informasi

21

Tingkat Perencanaan Strategis Tingkat pengendalian manajemen Tingkat pengendalian operasional

Fungsi Keu.

Fungsi SDM

Fungsi Informasi

Fungsi Publ.

Gambar 1.4 contoh Pengelompokan pimpinan pada semua tingkat organisasi dan area Fungsional MASALAH DAN PERTANYAAN. 1. Jelaskan apa saja sumber daya organisasi saat ini dan bagaimana hubungannya dengan 5(five) M. 2. Mengapa Jelaskan. dewasa ini perhatian manajer terhadap pengelolaan informasi semakin besar dan meningkat ?

22

3. Siapa saja para pemakai komputer di Perusahaan ? Jelaskan 4. Jelaskan apa perbedaan antara data dan informasi. Berikan contohnya. 5. Apa yang dimaksud dengan Computer Based Information System (CBIS) dan apa saja elemen-elemennya serta perkembangannya. 6. Siapa sajakah yang dimaksud dengan spesialis informasi dan apa saja tugasnya ? Jelaskan 7. Apa yang dimaksud dengan End-user computing dan bagaimana pengaruhnya terhadap para spesialis informasi ? Jelaskan 8. Sistim informasi merupakan milik para pemakai bukan para spesialis informasi. Apa maksudnya ? Jelaskan. 9. Apakah konsekuensi politik dan sosial dari implementasi pendekatan sistem (System Approach) ? Misalnya bagaimana kita dapat menerapkan perencanaan fasilitas terminal bis pemerintah bilamana diijinkan persaingan yang tak terkendalikan. Apakah beralasan bagi lima perusahaan bis yg berlainan untuk menjalankan bis-bis luar kota yg terisi hanya 50 % menuju tujuan yg sama pada sekitar waktu yg sama pula.

23

10Apakah dampak dari : a) revolusi teknologi, b) Penelitian dan pengembangan, c) Perubahan produk dab d) ledakan informasi terhadap kebutuhan informasi oleh manajemen pada perusahaan manufaktur otomotif, Rumah sakit dan Universitas. 11. Presiden Direktur sebuah perusahaan besar pembuat makanan dan pengepakan nasional menyatakan barubaru ini bahwa Sistim informasi kami memberikan kepada kami senjata yang kami perlukan untuk mengatasi pesaing kami . Jelaskan cara dimana sistem informasi dapat memberikan senjata yang bersaing sistem untuk dapat perusahaan ini. 4. Tunjukkan bagaimana pendekatan bermanfaat dalam mengatasi masalah ekologi pada kota yg besar. Bagaimana hendaknya organisasi industri bekerja sama dengan Pemerintah dalam masalah ini. 12Tunjukkan manajemen memudahkan bagaimana komponen informasi, juga sistem informasi saling dapat (manajemen, sistem) MIS

dihubungkan.Tunjukkan

bagaimana

fungsi umum manajemen ( Merencana,

mengorganisasi dan mengendali)

24

Topik 2 SISTEM 2.1.Teori Sistem Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem subsistem

supersistem

Sistem Terbuka dan Tertutup : Sistem terbuka adalah sistem yang tidak dapat mengatur operasinya sebaliknya. sendiri, sedangkan sistem tertutup

25

input

Transformasi

output

Sistem Terbuka

Tujuan

Mekanisme Pengendali

input

Transformasi

output

Sistem Tertutup 2.2.Sistem Fisik dan Sistem Konseptual Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Sistem Konseptual adalah sebaliknya, ia menggunakan informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik. Misal berupa citra mental dari pikiran supervisor/ manajer/ pimpinan, angka-angka tulisan pada selembar kertas.

26

Komputer adalah sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan didalamnya dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Sebab data dan informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Yang terpenting adalah apa yang diwakili oleh data dan informasi tersebut. Sistem fisik diperlukan karena ujudnya, sedangkan sistem konseptual penting karena penggambarannya atas sistem fisik. Contoh : Jika pada komputer tercatat ada 70 perkakas digudang, inspeksi di gudang harus mengungkap ke 70 perkakas tersebut. Sebab-sebab Pentingnya Pandangan Sistem : 1. 2. 3. 4. 5. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi. Mengakui lingkungannya. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup. keterkaitan organisasi dengan

27

2.3.Model SIM & Komputer Suatu Model Sistem Informasi untuk memecahkan masalah pada Komputer dapat dilihat pada gambar berikut :
SI berbasis komputer

Masalah

SI Akuntansi

Keputusan

Informasi

SIM
Sistem Pendukung Keputusan

Pemecaha n Masalah

Sistem Otomasi Kantor Sistem Pakar

Suatu contoh SIM : Laporan I

28

Laporan Proyeksi Penggunaan Tenaga Kerja Jan Des 2002 Dinas Kodya Bandung
No Tgl 1 2 3 2 Jan02 Tujuan Wilayah Panjang (M) Pekerja Pekerja Total 30 80 115

Perbaikan Jalan B Utara Utama

Tetap Kontrak 3000 30 0 40000 2600 50 15 30 100

15 Jan02 Perbaikan Jalan B Kota Utama 1 Feb02 Pelebaran Jalan Setiabudi

2.3. Organisasi Jasa Informasi :


Pengelola database

Pemakai

Analis Sistem

Programer

Operator

Komputer

Spesialis Jaringan

Rantai Komunikasi End-User Computing :

29

Spesialis Informasi

Pemakai

Komputer

2.4.Siklus Hidup Komputer Perancanaan Analisis Rancangan Penerapan Penggunaan


Tahap Penerapan Tahap Analisis Tahap Penggunaan Tahap Perencanaan

Tahap Rancangan

30

Berbagai Peran Supervisor dan Spesialis Informasi selama Siklus Hidup Sistem :

Tahap

Manajer

Spesialis Informasi

Perencanaan

Mendefinisikan masalah

Mendukung

Analisis

Mengatur

Melaksanakan penelitian sistem

Rancangan

Mengatur

Merancang sistem

Penerapan

Mengatur

Mererapkan sistem

Penggunaan

Mengatur

Menyiapkan sistem

2.5. Tugas & Diskusi : 1. Setujukah, Mengerti informasi lebih penting dari pada mengerti komputer, jelaskan! 2. Jelaskan informasi, suatu sistem bukan mereka milik lebih spesialis banyak walaupun

mengerjakan pengembangannya!

31

3. Sebuah unit/ instansi merencanakan biaya operasi kantor tiap bulan untuk tahun 2002. anggaran tahun 2001 (tahun lalu) untuk unit tersebut 800 juta rupiah (diluar gaji pegawai). Diminta buatlah anggaran tiap bulan dan kebutuhan apa yang diperlukan per 15 hari sampai akhir tahun. Sebagai bahan perbandingan carilah informasi di Adm. Jurusan Adm. Niaga. Harap dikerjakan dengan Lembar kerja (Spreadsheet) Excel.

32

Topik 3 KOMPONEN SIM


( APA YANG HARUS DIKETAHUI OLEH MANAJER TENTANG SISTIM KOMPUTER )
input Sistem Manual Manual Bank data

pengolahan

Pengolah Data dan komputernya

Penyimpan an.

Kartu Berbagai altternatif sistem Konversi Sistem Komputer dan MIS

Output

Sistim Komputer

Pita

Program / prosedur

Akses Langsung

Penerapan

33

3.1. Persyaratan sebuah sistim informasi manajemen yang modern & efektif. Ada beberapa syarat yg harus dipenuhi untuk sebuah sistem manajemen yang modern dan efektif, yang berdasarkan komputer, yaitu : 1) Adanya sistim Manajemen yaitu struktur organisasi, Struktur dan prosedur yg diperlukan untuk perencanaan dan pengendalian yang memadai, serta hal-hal lain yang diperlukan untuk manajemen dan administrasi yang baik.. 2) Harus tersedia data dan informasi : mengenai sasaran, sumber daya, lingkungan, kebijakan (Policies), operasi dan renc. Perusahaan serta perbandingan prestasi kerja yang dicapai dengan yg direncanakan. 3). Perlu peralatan yang memadai dan selaras dalam mengolah data, agar dapat : Memberikan kemampuan untuk mengeluarkan (mengakses) data dari arsip penyimpanan, secara ekoomis dan cepat. Mengolah data secara ekonomis dan dengan kecepatan tinggi. Memasukkan display
34

informasi

kedalam

sistem

dan

mengeluarkannya kembali untuk ditampilkan pada layar

3.2. Komponen dasar sistem informasi Sistim informasi terdiri dari 5 komponen dasar yang sekaligus merupakan fungsi-fungsi sistm informasi. Fungsi ini dapat dilakukan secara manual (manusia) ataupun dengan komputer. Komponen dasar tersebut adalah sebagai berikut : 1) Memasukkan data kedalam sistemnya ( input data ). 2) Mengolah data ( kalkulasi, kontrol, logika ) 3) Menyediakan dan memelihara arsip-arsip penyimpanan ( Intern, Ekstern ) 4) Mengembangkan prosedur-prosedur, yang akan menentukan data mana yg diperlukan, darimana diperoleh, untuk apa digunakan termasuk instruksi pengolahannya. 5. Menyiapkan laporan outputnya 3.3. Peralatan yang dibutuhkan.

Unit pengendali/ MB 35

Data Input

Unit penyimpanan primer Arithmetic logic unit

Informasi output

Unit penyimpanan sekunder

Gambar 3.1 Unit dasar sebuah komputer (Skema komputer) Saat ini sebagai alat bantu SIM yang paling banyak digunakan adalah dengan bantuan komputer. Oleh karena itu diperlukan berbagai peralatan untuk menjalankannya, baik fisik (hardware), software dan operator yang akan mengoperasikan komputer tersebut. Beberapa peralatan fisik dan software yang perlu menjadi fokus perhatian adalah sbb: Penyimpanan Primer : RAM, ROM, CDRAM Penyimpanan Sekunder (merupakan output) : Floppy Disk (Disket) Hard Disk CD

36

Flash disk Unit Input : Keyboard Alat penunjuk (Mouse, Trackball (bolanya diatas), Tauch Screen, Light Pen, Remote Control) Pembaca Optik (CD Rom) Pembaca Magnetic (Contoh ATM) Pengenal Suara (memasukkan perintah sesuai dengan suara yang dikenal) Unit Output : Output Tampilan (monitor, layar cembung dan datar) Output cetakan : o Line printer, contoh : impact printer o Character printer, contoh : dot matrix o Page printer, contoh : Laser, dll Output suara Plotler ( output dalam bentuk grafik) Microform (Microfilm) Perangkat lunak : Perangkat Lunak Sistem Operasi (DOS, Windows, Linux)
37

Perangkat Lunak Utility (Norton, Disk Doctor, dll) Perangkat Penerjemah Bahasa (Cobol, Fortran, Vbasic, Cfoxfro, dll) Perangkat Lunak Aplikasi (MS Word, MS Excel, dll) 3.4. Informasi yang Diolah Saat para pimpinan organisasi memutuskan menggunakan informasi sebagai cara untuk beradaptasi dengan kebutuhan lingkungan (masyarakat dan pemerintah, swasta) maka para pimpinan perlu menyadari sumber daya informasi yang mereka miliki. Sebab data yang digunakan akan diolah oleh sumber daya informasi tersebut. Kualitas informasi sangat ditentukan oleh kualitas sumber daya informasi yang dimiliki : Informasi yang diolah pada suatu organisasi dapat dibedakan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Beberapa fungsi dan informasi yang diolahnya adalah : 1) Personalia Termasuk informasi perekrutan, pelatihan, bimbingan para pegawai, prestasi kerja pegawai serta perencanaan pegawai. 2) Akunting Informasi transaksi keuangan, aset, jaminan-jaminan, laporan keuangan, pengendalian keuangan, pemasok, pemesan, jumlah pmesanan ekonomis.

38

3) Manajemen Persediaan Informasi yang berkaitan dengan pengendalian fiskal atas persediaan, material, komponen-komponen, mesin-mesin, jumlah yang tersedia, nilai/harga. 4).Bendahara Informasi yang berkaitan dengan kegiatan keuangan organisasi, jumlah pinjaman dana tunai. 5) Manajemen Informasi Termasuk informasi bagaimana mengembangkan, mengoperasikan dan menjaga sistem informasi untuk menyajikan informasi kepihak-pihak yang berkepentingan, 6) Dan lain sebagainya, sesuai fungsi-fungsi yang ada organisasi tersebut. 3.3 Tugas 1. Anggaplah Anda akan ditugaskan oleh pimpinan membeli sebuah komputer untuk unit kerja anda. Sebelum anda membeli informasi apa saja yang perlu anda kumpulkan? Beri alasan ringkas. 2. Suatu saat anda diminta oleh pimpinan mencari sebuah software yang mampu menangani kebutuhan informasi tentang jalan raya. Informasi apa yang anda butuhkan

39

sebelum anda mencari (membeli atau membuat) software tersebut? Kenapa demikian? Topik 4 PERENCANAAN SISTEM 4.1. Konsep Perencanaan dan Pengendalian Perencanaan dan pengendalian merupakan kegiatan yang sangat erat hubungannya. Ditujukan untuk mengarahkan kegiatan agar sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 4.2. Tahap/ Langkah Perencanaan SIM : 1. Menyadari masalahnya (Dirasakan oleh sekelompok pimpinan & non Pimpinan) 2. Definisikan Masalah (Kumpulkan informasi, pahami masalahnya, kemudian deinisikan masalah tersebut). 3. Menentukan Tujuan Sistem Pimpinan bersama orang sistem mengembangkan sistem, daftar tujuan sistem yang akan dibuat, mengatakan tujuan secara umum yang nantinya dibuat secara spesifik. 4. Identifikasi kendala-kendala sistem Sumber kendala : Lingkungan, manajemen 5. Membuat Studi Kelayakan

40

Adalah tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dimensinya : Teknis, perangkat keras & lunak ada? Pengembalian Ekonomis, perbandingan kegunaan dengan biaya Pengembalian nonekonomis, keuntungan nonekonomisnya apa? Hukum & Etika, Apa sistem ini tidak melanggar hukum & etika nantinya? Jadwal, mungkinkah diterapkan dalam waktu yang ditentukan? USULAN PENELITIAN SIM 6. Persiapan Usulan Penelitian Sistem Studi yang memberikan dasar rinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan den bagaimana melakukannya. Iktisar Usulan Penelitian : 1. Executive Summary (Ringkasan inti) 2. Pendahuluan 3. tujuan dan Kendala Sistem 4. Berbagai alternatif sistem yang mungkin
41

5. Proyek penelitian sistem yang disarankan 5.1. Tugas yang harus dilaksanakan 5.2. Kebutuhan SDM 5.3. Jadwal Kerja 5.4. Perkiraan Biaya 6. Dampak yang diterapkan dari sistem 6.1. Dampak pada struktur organisasi 6.2. Dampak pada struktur operasi organisasi 6.3. Dampak pada sumber daya organisasi 7. Rncana pengembangan umum (Tahap analisis, rancangan dan penerapan) 7. Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek Pimpinan + orang-orang inti akan pro dan kontra dari rancangan proyek yang diajukan. Pertanyaan inti mereka yang harus di antisipasi : 1. Apa tujuan akan tercapai? 2. Apa ini satu-satunya cara terbaik? 8. Menetapkan mekanisme Pengendalian 4.3. Mekanisme Pengendalian Pengendalian suatu proyek/ sistem menentukan : Apa yang harus dikerjakan Siapa yang melakukan Kapan akan dilaksanakan
42

Jumlah Waktu perperiode (Jadwal) Monitor kemajuan sistem/ proyek (Misal: gunakan

dokumentasi, tabel, grafik-grafik, diagram jaringan, ... 4.4. Tugas (Kasus) : Nona Ann? Saya adalah Asep, saya dari departemen SIM, kami sedang mengadakan survei atas semua orang yang menerima laporan untuk melihat apakah laporan-laporan tersebut dapat ditingkatkan. Menurut catatan kami anda mendapat laporan inventaris barang tiap bulan. Benarkah demikian? Nona Ann, kepala bagian peralatan dan barang dari organisasi X, mulai membereskan kertas-kertas diatas mejanya. Saya rasa laporan itu ada disini, Saya biasanya tidak menyimpannya, tetapi saya pikir saya telah menerimanya kemarin. Saya benar-benar tidak menggunakannya. Pimpinan yang disini (dulu) sebelum saya yang memesannya dan laporan itu terus datang. Saya telah bermaksud untuk menghubungi departemen kalian untuk menghentikannya, tetapi saya tidak pernah sempat. Terlalu sibuk mungkin. Oh ini dia, Nona Ann menarik keluar laporan tebal dari setumpuk kertas-kertas. Bolehkah saya duduk? Tanya Asep, Tampaknya laporan itu dapat diperbaiki. Mengapa anda tidak melihatnya dan beritahukan pada saya apa yang salah?. Nona Ann berkata
43

Hm pertama, laporan ini untuk bulan januari 2002 stempel sekretaris saya menunjukkan bahwa kami menerimanya tanggal 12 Fabruari 2002. mengapa begitu lama untuk sampai kapada saya? Pada saat saya menerimanya itu sudah menjadi sejarah. Mungkin laporan itu begitu panjang, jawab Asep. Kami memiliki banyak laporan seperti itu dan perlu waktu yang lama untuk mencetak semua halaman tsb. Ditambah waktu yang diperlukan melalui pos perusahaan, anda mendapatkannya sangat terlambat. Kami seharusnya dapat mengeluarkannya lebih cepat. Semua data ada didalam komputer pada akhir bulan. Saya akan mencoba mempercepatnya. Ada lagi? Sebenarnya ya. Apakah ada cara untuk meringkasnya? Pasti itu akan membuat laporan ini lebih mudah dibaca. Saya kira kita memiliki banyak persediaan yang telah kosong atau tidak dibutuhkan lagi selama 5 tahun belakangan ini. Lebih baik menyediakan persediaan yang betul-betul dibutuhkan oleh masing-masing unit aktif. Saya tahu jika saya menghabiskan beberapa hari mempelajari laporan ini, saya dapat menemukan persediaan yang tidak diperlukan lagi beserta nilainya, tetapi terlalu membuang waktu saya yang berharga. Oh ya, saya yakin kami dapat memberikan anda suatu laporan yang membantu anda membuat keputusan tanpa

44

menghabiskan seluruh waktu anda jawab Asep. Apa yang menentukan bahwa suatu pelayanan kita (tentang barang, mesin, peralatan, ...) memuaskan unit-unit lainnya? Dapatkah anda memberikan beberapa panduan? Jika ada satu barang yang tidak terpakai selama 10 bulan saya ingin mengetahuinya. Dapatkah anda memberitahukannya? Asep menarik selembar kertas dari mapnya. Ini adalah penjelasan kamus data dari catatan yang kami gunakan untuk mencetak laporan. Disana tidak terdapat tanggal penerimaan dan pengeluaran barang, tetapi saya yakin kami dapat menambahkannya. Lalu dengan mudah dapat dipilih catatancatatan yang tidak berubah selama 10 bulan atau periode apapun. Saat itu sekretaris Nona Ann masuk kedalam ruangan dan berkata Nona Ann mereka telah menunggu anda diruang konference. Perlukah saya beritahukan mereka bahwa anda akan sedikit terlambat? Jangan, saya segera kesana. Saya berterima kasih karena anda menyediakan waktu utk membahas laporan ini dengan saya. Jika anda dapat melakukan beberapa hal yang telah kita bahas, saya yakin saya akan menggunakan laporan ini lebih sering.

45

Satu pertanyaan terakhir, Asep bertanya ketika Nona Ann beranjak ke pintu Apakah anda pernah menggunakan komputer? Oh tidak, jawab Nona Ann, saya buka programer. Pertanyaan : 1. ringkas. 2. Nona Ann? 3. Apakah kunci (pengendalinya)? 4. Dengan bertindak benar? 5. Misalkan organisasi X memutuskan untuk menyediakan pelatihan pada para pimpinan megenai penggunaan Query language (data base barang) alasan apa yang dapat Asep berikan agar Nona Ann mengikutinya? 6. Buatlah bentuk yang diperlukan (informasi dan model yang memenuhi keinginan Nona Ann) menyakinkan Nona Ann bahwa field tanggal dapat ditambahkan, apakah Asep telah anda menyarankan urutan meningkat atau menurun? Apa yang akan menjadi field Apa yang dapat dilakukan untuk memperpendek keterlambatan laporan yang sampai pada apakah kelihatannya Nona Ann memerlukan suatu laporan khusus atau laporan periodik? Beri penjelasan

46

1. KASUS TOKO BUKU ANEKA ILMU Anda adalah seorang wiraniaga Bookstore Software Inc., yaitu suatu Perusahaan Nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak untuk digunakan oleh toko buku maupun perpustakaan. Suatu hari saat anda berbicara dengan Bp.Herman, manajer penjualan Toko Buku Aneka Ilmu di Surabaya, anda mengetahui bahwa perusahaan tersebut memiliki masalah dengan persediaannya. Catatan manual yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status persediaan, jumlah , jenis buku dan nama pengarang buku-buku yang tersedia di dalam toko bukunya. Saat pengiriman barang / buku baru tiba, diperlukan beberapa hari untuk memperbarui catatan persediaan. Seorang pembeli yang menginginkan satu buku tertentu dan buku tersebut baru diterima serta ada di dalam toko buku tersebut, tetapi wiraniaga yang ada tidak mengetahuinya, Penjualan buku menjadi gagal karena informasi yang buruk. Anda sebagai wiraniaga Bookstore Software Inc. tahu bahwa paket perangkat lunak anda, yang disebut SMABORT (Sistem Manajemen for Bookstore Retail Trade) dapat memecahkan masalah ini. Dengan SMABORT, suatu toko buku dapat memperbarui catatan komputernya begitu suatu pengiriman tiba atau suatu penjualan terjadi. Catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat buku / barang apa yang ada atau tersedia didalam toko buku. Biaya perangkat lunak dan perangkat keras sangat terjangkau oleh sebuah toko buku yang cukup besar. Langkah anda selanjutnya adalah adalah mendekati direktur Toko buku Aneka Ilmu, Bp. Yohanes yang kebetulan baru saja beberapa minggu menduduki jabatan tersebut untuk menawarkan produk perusahaan anda. Saat anda menelpon Bp. Yohanes untuk menjelaskan produk anda, dia memotong anda dan berkata : Dengar,

47

saya masih baru dalam jabatan ini. Saya baru lulus dari suatu Perguruan Tinggi terkenal, dengan kesarjanaan dalam teori sistem. Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat membantu kami, dalam istilah-istilah Sistem , saya pikir saya dapat mengerti. Sekarang Jelaskanlah. Tugas anda : Jelaskan dalam istilah-istilah sistem, bagaimana SMABORT dapat menguntungkan Toko Buku Aneka Ilmu. 2. Bagaimana teknologi informasi modern berkontribusi pada makin singkatnya batas waktu transaksi bisnis ? Berikan contoh peralatan apa yang dapat digunakan dengan telpon dan apa dampaknya ? Jelaskan. 3. Berikan contoh-contoh informasi yang mengalir antara suatu perusahaan dan pemegang sahamnya. Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk memudahkan arus ini ? Jelaskan. 4. Seorang CIO menyatakan keyakinannya bahwa keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dapat dicapai dengan mengurangi biaya operasi perusahaan. Setujukah anda dengan statement CIO diatas ? Jelaskan argumentasi anda. 5. Apa yang dapat dilakukan suatu perusahaan untuk membuat pengunjung terus kembali ke home page-nya ? Jelaskan.

48

Topik 5 PERMODELAN Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Orang menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. 5.1. Jenis-jenis Model Ada empat jenis dasar model : 1. Model fisik 2. Model naratif

49

3. Model Grafik 4. Model Matematika Model Fisik adalah penggambaran objek dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik biasanya digunakan untuk menggambarkan suatu objek dalam ukuran mini, seperti : maket gedung, atau prototype mesin-mesin, dll. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya, investor gedung dapat membuat sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model fisik mereka dibandingkan pada gedung yang sesungguhnya. Model Naratif, Ada satu jenis model yang digunakan orang setiap hari, namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara lisan maupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan jenis model yang paling populer. Model Grafik. Jenis model lain yang terus digunakan adalah model grafik. Model ini menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan organisasi kepada organisasi pusat berisi grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan organisasi.

50

Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada pimpinan. Model grafik juga digunakan dalam rancangan system informasi. Banyak yang digunakan oleh analis sistem dan programer bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram) adalah contohnya, dan diperlihatkan dalam gambar 5.1 Peralatan-peralatan grafik ini akan dijelaskan dalam modul teknis. Model Matematika. Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model saat ini tertuju pada model matematika. Segala formula atau persamaan matematika adalah suatu model matematika. Model matematika yang digunakan para pimpinan umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang biasa digunakan untuk menghitung, Contoh EQQ :
EQQ =
2 PA M

Dimana P adalah biaya pembelian per unit (dlam rupiah), S adalah penjualan per tahun (dalam unit), dan M adalah biaya penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya penyimpanan meliputi semua biaya yang berkaitan dengan penyimpanan barang, seperti asuransi, kerusakan, dan kecurian. Model EQQ hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan.

51

Model-model besar cenderung tidak praktis dan sukar digunakan. Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yang lebih kecil yang ditujukan model dapat untuk membantu adalah pimpinan ketelitian tertentu dalam yang memecahkan masalah-masalah khusus. Keunggulan Matematika matematika menangani menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek. hubungan-hubungan berdimensi lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan pimpinan yang menyadari kerumitan sistem organisasi, kemampuan multidimensional model matematika adalah model yang berharga. Kegunaan Model : Mempermudah pengertian Mempermudah komunikasi Memperkirakan masa depan
Pesanan Penjualan Pelanggan

Edit Pesanan
Memasukkan data pesanan

Edit pesanan penjualan

Pesanan Penjualan 52

Memasukkan Pesanan penjualan

Memasukkan data pesanan penjualan

Pesanan Penjualan

File historis pesanan penjualan

Menyiapkan laporan pesanan penjualan

Menyiapkan laporan pesanan penjualan

Laporan pesanan penjualan

File historis
Pimpinan Penjualan

A. Diagram Arus

B. Diagram Arus Data Gambar 5.1 Contoh sebuah model Grafik

5.2. Pendekatan Sistem dalam Permodelan Model sistem Umum adalah suatu pendekatan yang menggunakandiagram grafik disertai narasi dengan kerangka kerja sistem (sistem fisik & konseptual). Sistem Fisik : Terdiri atas input, proses dan output Gambar 5.2 menunjukkan sistem fisik organisasi yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan organisasi, terjadi suatu transformasi dan sumber daya output dikembalikan ke

53

lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik organisasi merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya fisik.
Sumber daya Input

Proses transformasi

Sumber daya Output

Gambar 5.2 Sistem Fisik Organisasi Sistem konseptual. Sebagian sistem terbuka dapat

mengendalikan kegiatannya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut yang dinamakan lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyalsinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Manajemen

Sumber daya input

Proses transformatik

Sumber daya output

54

Gambar 5.3 Sistem Fisik Organisasi sebagai sistem yang terkendali Gambar 5.4 adalah suatu laporan yang menggambarkan suatu aspek dari sistem input. Analisis pemasok ini membandingkan beberapa pemasok satu jenis tertentu bahan mentah dalam hal harga, pengiriman dan kualitas. Departemen pembelian dapat meminta laporan saperti ini sebelum menentukan siapa yang akan menjadi pemasok.

Suplier : Number Name Last Transaction Qt Date P.O.No. y

Unit PriceDays PCT to Rejects Receipt

201 207 150 175

CV Dian7/1 PT XYZ 2 Merry & 8/1 CO 3 10/ 7 Bay, PT 9/8

1324 1206 1113 995

56 0 80 76 0 42 8

600.00 0 50.000 999.00 0 300.00 0

12 6 3 19

0.00 0.02 0.00 0.04

55

Gambar 5.4 Contoh laporan analisis input tentang pemasok Contoh berikut ini menunjukkan bagaimana sistem konseptual dapat membantu pimpinan mengetahui status proses kedalam transformasi. Nomor pekerjaan dimasukkan

komputer, pimpinan dapat mengetahui rincian mengenai suatu pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga pimpinan mengetahui perkerjaan tersebut telah masuk langkah keberapa.
Job Number Customer 84-182 Wankel Automotive

Current Status Step 4-wels support to frame Departement 410-welding Date and time begun 10/8;10:15A Projected job completion 10/14;9:30A Next process Step 5-paint frame 632-paint Gambar 5.5Departement Laporan Status Pekerjaan

(Informasi Tentang

Proses Transformasi) Dimensi-dimensi Informasi Saat para pimpinan menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi kontribusi pada nilai informasi. 1. Relevansi Informasi, memiliki relevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada. Pimpinan harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa

56

membaca seluruh informasi mengenai subyek-subyek lain. 2. Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, pimpinan terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100 persen. Beberapa aplikasi lain., seperti ramalan ekonomi jangka panjangdan laporanstatistik sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung sedikit kesalahan. 3. Ketepatan Waktu, Informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah, sebelum situasi terjadi menjadi tidak terkendali atau kesempatan menjadihilang. 4. Kelengkapan, harus mampu menyajikan informasi lengkap tentang suatu masalah. Pimpinan adalah orang yang tepat untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. 5.3. Tujuan dan Standar Pengendalian atas Output. Agar output dapat dikendalikan, maka harus ada dua unsur yaitu : informasi tentang apa yang telah dicapai dan standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai.

57

Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara umum. Supaya para pimpinan dapat mengendalikan sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus dari pada tujuan, dan ini dicapai melalui standar. Standar adalah suatu ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Tabel 5.1 menggambarkan perbedaan antara sifat umum tujuan dan sifat khusus standar. Pimpinan menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar. Hasil perbandingan menentukan apakah suatu tindakan diperlukan. Gambar 5.6 menggambarkan tambahan standar pada model umum. Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting : manajemen, pengolahan informasi dan standar. Tabel 5.1 Perbandingan Antara Tujuan dan Standar Tujuan Memenuhi kebutuhan masyarakat Standar kinerja Mencapai volume tahunan sedikitnya Rp. 25 milyar Mempertahankan 20% pangsa pasar Mempertahankan tingkat pertumbuhan tahunan 15%

Beroperasi secara efisien Mempertahankan rekor hari-hari tanpa


58

kecelakaan kerja Menjaga turnover pekerja dibawah 10% Mengurangi tingkat kebocoran dana s.d 10% Investasi bagi masa Menginvestasikan sedikitnya 15% laba depan untuk penelitian dan pengembangan Memanfaatkan metode-metode modern Menginvestasikan tidak kurang dari 10% pendapatan untuk otomatisasi, komputerisasi dan mekanisasi.

Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti pimpinan, yaitu pimpinan terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar : 1. Pimpinan tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal. 2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh. 3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya. Management by exception adalah suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh SIM yang berbasis komputer. Dengan cara ini data-data dimasukkan kekomputer, sehingga komputer

59

dibiarkan memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik dan waktu pimpinan dapat digunakan secara efektif.
Standar

Manajemen

Pengolah informasi

Informasi & Data

Sumber daya Input

Proses transformatik

Sumber daya Output

SD Fisik

Gambar 5.6 Model sistem umum organisasi 5.4. Diagram Arus Data (DFD) Pada uraian diatas telah dinyatakan bahwa diagram arus data sangat berguna untuk berkomunikasi pada model grafik. Diagram arus data (data flow diagram/ DFD), ialah suatu gambar grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah simbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Penekanan pada DFD ada pada proses, bukan pada data. DFD merupakan cara yang umum untuk mendokumentasikan proses, dimana input pada suatu proses, akan menjadi input pada proses berikutnya. Penggunaan DFD biasanya dikombinasi dengan peralatan lainnya. Kombinasi yang umum dalam pemakaian DFD adalah :

60

DFD Bahasa Inggris terstruktur, digunakan untuk proses Kamus Data, suatu penjelasan tertulis (berupa daftar) mengenai data yang berada didalam database, efektif untuk data. Simbol-simbol DFD : DFD hanya terdiri dari 4 simbol utama. Simbol tersebut digunakan untuk : 1 Elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem. 2 Untuk proses 3 Arus data 4 Penimpanan data Elemen-elemen lingkungan Menyediakan untuk input data dan output data sistem. Simbol yang digunakan untuk input dan output sebagai awal dan akhir sistem, diberi nama terminator, dengan gambar :
Unit X Reka nan

Terminator Tiap simbol terminator diberi label dengan nama elemen lingkungannya. Suatu terminator dapat berupa :

61

Orang, seperti : pimpinan, yang menerima laporan dari sistem Organisasi, seperti : Dept. A, Dept. B, dstnya Sistem lain yang berhubungan dengan sistem yang lain. Proses Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran, segi empat horizontal, atau segi empat tegak dengan sudut bulat. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan label. Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan objek, tetapi dapat juga digunakan nama sistem atau program komputer.

Mencetak Faktur

Menghitung Upah Bersih

Memperbaharui buku besar

Arus Data : Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis, bergerak dari sati proses ke proses lain. Disimbolkan dengan tanda garis lurus atau garis cekung. Contoh :
Catatan pembelian

Sistem pembelian
Faktur

62

Menerima pengiriman

Menerima data

Transaksi buku besar

Memperbaharui Buku besar

Order Status query Pimpinan Order Status respon

Menyediakan status pesanan

Penyimpanan Data Disebut juga store, adalah suatu penampungan data. Disimbolkan dengan set garis parallel, segi empat terbuka atau bentuk lonjong.
File master Gaji File barang

Buku besar

File Peminjam

Level DFD Level 0 (diagram konteks) mendokumentasikan sistem pada tingkat tertinggi. Diagram konteks mudah digambar saat anda memiliki ide, terdiri dari satu sistem. simbol proses yang menggambarkan seluruh Diagram konteks

63

menunjukkan data mengalir ke dan dari terminator. Jika ingin mendokumentasikan sistem secara lebih rinci dari diagram 0, maka perlu digunakan satu atau beberapa diagram gambar n.
Masyarakat
Mengajukan permohonan

Sistem perawatan jalan

Lap. Perawatan

Dinas PU

Gambar 5.7 Diagram Konteks Perlu diperhatikan saat menggambar diagram konteks : 1. Menggunakan hanya satu simbol proses 2. Memberi label simbol tersebut untuk menggambarkan seluruh sistem Dapat digunakan kata kerja, nama sistem 3. Tidak menomori satu simbol proses tersebut 4. Menyertakan semua terminator dari sistem 5. Menunjukkan semua arus data antara terminator dan sistem

64

Contoh DFD Level 1


Masyarakat Mengajukan permohonan

1 Seleksi Permohonan

Surat permohonan

Memasukkan data perawatab 3 Sortir perawatan jalan

2 Masukkan Memasukkan Data Permohonan Permohonan perawatan

File Form Perawatan

Sortir data perawatan jalan

Gambar Menghitung 5.8 Contoh DFD Level 1 5.5. Tugas/ Project Model :
Dinas PU Lap. perawatan pimpinan anda pada Unit X ingin mendapatkan laporan biaya

Proyek Y setiap akhir bulan. Pandanglah sistem tersebut sebagai elemen lingkungan. Anda diminta membuat diagram kontek (DFD level 0, dan level n). Data-data dapat anda kembangkan dengan menggunakan asumsi. Harap dituliskan pada catatan tersendiri asumsi yang digunakan.

65

Topik 6 SISTEM PENUNJANG dan KOMUNIKASI DATA 6.1 Sistem Penunjang Dalam hal-hal tertentu, informasi yang tersedia tidak memadai untuk mengambil keputusan yang spesifik. Oleh karena itu diperlukan media yang mampu mendukung pengambilan keputusan spesifik tersebut. Sistem pendukung keputusan berupa grafik, tabel-tabel, yang lebih cepat dibuat dengan bantuan komputer atau melalui software tertentu. Sistem pendukung keputusan yang dibuat umumnya dijalankan oleh komputer dan dapat menunjang untuk perencanaan dan pengambilan keputusan. Tujuan Sistem Pendukung Keputusan Membantu pimpinan membuat keputusan Mendukung penilaian pimpinan

66

Meningkatkan efektivitas keputusan Pimpinan (perorang)

Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (sharing) Sistem ini banyak bersumber dari database. Isi database terdiri atas : 1. Perangkat lunak penulisan laporan 2. Model matematika 3. Perangkat lunak pendukung keputusan 6.2. Kosep Database Manajemen data merupakan bagian dari sumber daya informasi.

Manajemen data digunakan untuk memastikan bahwa sumber daya/ data perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya. Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang harus dapat diakses secara langsung dan cepat oleh orang berhak

menginginkannya. Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,

diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Pada gambar berikut dapat dilihat banyak file
Statistik File File File yang dapat organisasi terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari catatanFile

Pegawai

catatan (data) dalam banyak file ini disebut konsep database. Garis-garis dalam gambar menggambarkan integrasi logis.
File Pembeli
File Persediaan File Pemasok File Hutang dagang

Jasa yg diberikan

Pelayanan

Piutang

File Pesanan pembelian

File Buku besar

67

Gambar 6.1 Database terdiri dari file-file yang terintegrasi Dua tujuan utama konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus data yang terpiash secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data. Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali yaitu dalam tabel. Saat organisasi mengadopsi konsep database, maka datanya menjadi : Database File Catatan-catatan Elemen data

Gambar 6.2 Model Pendukung Keputusan

Pemecah masalah perorangan

Anggota kelompok lain

68

Software penulisan laporan

Model matematika/ formula

Software DSS

Sistem Pendukung Keputusan

Data base

Lingkungan Data Komunikasi Informasi

Salah satu tugas pimpinan adalah memecahkan masalah untuk mencapai tujuan. Selama pemecahan masalah pimpinan mengambil berbagai keputusan. Agar keputusan yang diambil tepat, maka diperlukan

pendekatan-pendekatan tertentu. Salah satunya pendekatan sistem. Implementasi dari hal tersebut berupa tahap-tahap pemecahan masalah sbb :

6.3. Tahap-tahap Pemecahan Masalah Tahap 1. Persiapan Langkah 1. Langkah 2. Langkah 3. Memandang organisasi sebagai sistem Mengenali sistem lingkungan Mengidentifikasi subsistem organisasi Tahap 2. Usaha Definisi Langkah 4. Bergerak dari itngkat sistem ke subsistem

69

Langkah 5.

Menganalisis bagian sistem

(Standar, manajemen, proses, sumber daya) Tahap 3. Uasha Solusi Langkah 6. Langkah 7. Langkah 8. Langkah 9. Mengidentifikasi solusi alternatif Mengevaluasi solusi alternatif Memilih solusi terbaik Menerapkan solusi terbaik

Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

6.4. Konsep Networking Bila organisasi aktivitasnya tersebar pada berbagai geografis yang cukup luas, maka timbul kebutuhan untuk mengumpulkan data sacara network (jaringan). Pengiriman dan penyebaran data secara network memungkinkan memberikan informasi secara luas tanpa halangan faktor geografis. Dengan konsep Networking ini dimungkinkan juga sharing (berbagai) : data, peralatan, software, dan sebagainya. Dengan demikian sebuah data dapat diakses lebih dari satu orang pada saat yang bersamaan. Ada beberapa penggolongan jaringan, antara lain : Jaringan Lokal (LAN/ Lokal Area Network) Server + Harddisk

Workstation 1

Workstation 2

Workstation 3

Workstation 4

Workstation 5 70

Wide Area Network (WAN) Jaringan ini pada hakekatnya menyambung LAN to LAN pada area yang cukup jauh. Media yang menghubungkannya digunakan fasilitas jasa telepon atau melalui satelit. Contoh yang paling mudah Wade Area Network adalah internet.

Satelit

Modern pemakai

Stasiun bumi

IXC circuit (interexchange channel)

Local loop
IXC circuit (interexchange channel) Kantor sentral perusahaan telepon Menara gelombang mikro
Menara gelombang mikro

Stasiun bumi

Local loop

Modern pemakai

Kantor sentral perusahaan telepon

Kantor sentral perusahaan telepon

Kantor sentral perusahaan telepon

Gambar 6.3 Saluran Wide Area Network 6.5. Internet Internet = International Network/ Jaringan masyarakat global

71

WWW = World Wide Web/ Webside, menggabungkan konsep multimedia, sehingga berbentuk interaktif dan dinamis. Menyajikan informasi antara lain : Shopping Video Telp Teleconference Chatting Email Dan lain-lain

Hardware PII, Ram 64, HD4GB, Multimedia Modem = Modulator Demodulator (menjembatani antara PC dengan kabel telp, Model dilihat dari kecepatannya (Kbps) Jaringan perantara (kabel Telp, TV Kabel/ Antene) Server = terminal data, biasa dikelola oleh ISP (Provider) Software Software untuk Website :Email, Chatting, ... Software Browse untuk : mengakses Website Contoh : Internet Explorer, Nescape Navigator E-mail Client : Contoh : MS-Outlook, Netscape Compose, ... IRC Client (Internet Relai Chat) untuk berbincang lewat teks ISP (Internet Service Provider) Sebuah perusahaan yang menyediakan jasa koneki PC ke Jaringan internet K.telp/ Antene

PC

Modem

ISP

72

Internet Global PC Modem K.telp/ Antene ISP

Beberapa perusahaan ISP : Indosat net, Melsa Net, Telkomnet Instan Langkah-langkah memasang Internet : Siapkan hardware (disarankan PII) Pasang Model Daftarkan diri ke ISP Instal software dari ISP Isi username & Pasword yang diminta oleh software ISP

Mulai Internet 1. Jalankan internet, melalui : Internet Explorer, atau Netscape Navigator 2. Masukkan alamat Website : www.astaga.com Bentuk alamat Website : http://www.nama.domain http = hipertext transfer protocols, digunakan sebagai penghubung dengan browser domain = identitas Website (komersil, pendidikan, militer, ...) .com = comersial .edu .org = education = organisasi nonprofit

73

. net . go .mil

= jaringan internet = goverment = militer

3. Cari informasi yang dibutuhkan

Link, Menghubungkan satu Website dengan Website lainnya, ciri : 1. Teks yang mengandung Link biasanya bergaris bawah 2. Saat disorot, pointer berubah menjadi gambar tangan

Thumbnail,

Sebuah Link tapi berujud gambar kecil, sebagai miniatur

gambar sesungguhnya Back ( ) dan Forward ( ) : Back kembali ke halaman sebelumnya.

Favorites : untuk menyimpan alamay Website

Cetak Website : File, Print Download : Mengambil dan Menyimpan data dari Internet : Save 1 halaman Website File, Save as (A: ..., C: ...), untuk membukanya via internet Exp Menyimpan Gambar Pilih sebuah link Klik kanan, Save Target as... Membuat Wallpaper

74

Cari sebuah gambar, Klik kanan, Set as Wallpaper (objek langsung jadi wallpaper)

E-mail : Alamat e-mail : Username@server.domain Membuat e-mail : Sign Up Now

Masuk ke e-mail : masuk ke Website Login/ sign inInbox(baca surat)Compose/ Write mail : Tulis Surat Mengirim dokumen bersama e-mail : (contoh dengan Hotmail.com) 1. Masuk ke Website hotmail 2. Cari Compose/ Write mail 3. tulis tujuan surat (To:...) 4. tulis isi pesan 5. Cari tombol Attachman, tampil sebuah halaman, tempat

memasukkan file 6. Attach to message 7. Ulangi langkah 2-5 jika dokumen yang akan disisipi lebih dari 1. jika telah selesai pilih : Done

Reply : Untuk membalas surat Send : Mengirim surat

75

Mengirim surat kebanyak orang sekaligus : To : masukkan alamat-alamat emailnya, masing-masing batasi dgn koma

Iklan On-line : 1. Baris (gratis) 2. Banner (gambar, diletakkan pada sebuah Website strategis, bayar), hakekatnya iklan ini sebuah Link.

Untuk memasang iklan (contoh di Hotmail) perlu diperhatikan : 1. Masuk ke address iklan 2. Tentukan subjek iklan yang dicari (Famili, Heavy tools, ...) 3. Klik iklan tersebut.

Beberapa addres iklan : www.iklanbaris.co.id www.iklan-25.co.id www.iklanmini.co.id www.iklaniklan.com666

Job : Dilakukan : 1. Mencari lewat iklan On-line 2. Menawarkan diri via iklan On-line

76

3. Melalui Biro Kerja On-line 4. Kirim langsung, via e-mail

1. Mencari lewat iklan on-line : Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id Job vacancy Baca dan silahkan cari

2. Menawarkan diri : Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id Post (isi formulirnya) Pada kotak kategori : Job Resume 3. Via Biro Jasa : www.jobsdb.com (menyediakan lapangan kerja) www.jobstreet.com (menyalurkan)

Search Engine : (mesin pencari Website) Metode : 1. Gunakan kata kunci atau 2. Cari berdasarkan kategori (setelah masuk ke Website tertentu)

Beberapa Engine : Yahoo.com, Catcha, Altavista, Labalab, ... Bila ingin mencari kata yang tepat : waktu Option, pilih :

77

An, Exact Pharase Match

Chatting : Mengobrol lewat teks di internet. Untuk melakukan Chatting, perlu diperhatikan : Alamat server (Malaysia, Singpura, ..., sebeb kemungkinannya ybs di negara tersebut), Nickname, Tema obrolan Beberapa addres untuk Chatting ; www.Alamat.com; Astaga.com, Kafegaul.com

6.6. Tugas : 1. Ambil sebuah nomor undian sebelum bapak/ Ibu ke lab internet. 2. Lihat beberapa Website berikut : Pasarbuku.com; thumbnail.com; amazon.com; kencanrileks,

bimamail.com; mailcity.com. 3. No. Urut 1 diminta mencari Website pemda propinsi Nangro Darussalam (Aceh, Sumut) beserta tingkat II, No.2 Sumbar, Riau beserta tingk II, No.3, tolong didiskusikan sesama rekan, No.4 dan seterusnya. 4. Masing-masing pemilik nomor mencari salah satu Website pemerintahan asing (subway, Car, machine, suplier, etc) 5. Fokuskan perhatian pada ke PU-annya 6. Create of resume (max. 2 page), and please send to : Your partner (min. 5 person and give me I report).

78

7. Harap mendownload semua informasi yang dibutuhkan, masukkan ke Disket.

Selamat bekerja

Topik 7 PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM

7.1. Masalah Dalam Penerapan SIM Ada berbagai masalah dalam menerapkan SIM pada suatu organisasi. Pada umumnya masalah tersebut disebabkan oleh faktor intern dan extern dari sumber daya manusia yang dimiliki.
79

Beberapa masalah yang mungkin timbul dalam penerapan sistem adalah sebagai berikut : Sebagian informasi pada yang masa diperlukan depan. oleh pimpinan sulit

berorientasikan

Sangatlah

memberikan prediksi yang tepat tentang masa depan. Sistem informasi untuk perencanaan dan intelejen sangat banyak membantu masalah ini. Sebagian besar informasi yang diperlukan oleh pimpinan senior adalah untuk satu jenis masalah, yang seringkali sulit diantisipasi. Karena masalah seperti ini sering tidak berulang, maka upaya membangun sistem informasi bagi kelompok ini biasanya sangat mahal, atau tidak dapat menyediakan informasi secepat yang mereka harapkan. Dengan kenyataan seperti ini para pimpinan sistem senior akan yang menyatakan ada untuk

ketidakmampuan

informasi

menyediakan informasi dengan cepat yang diperlukan untuk mengatasi masalah khusus tertentu. Para pimpinan menerima sebagian informasi dari diskusi dengan orang lain ketimbang dari sistem komputer. Mereka biasanya tidak memandang manusia sebagai bagian sistem

80

informasi, atau tidak menyadari bahwa informasi dari orangorang tersebut berasal dari sistem komputer. Oleh karena itu mereka menganggap sistem informasi tidak memadai. Para pimpinan terlalu mengandalkan pada sistem informasi formal. Tanggung jawab pimpinan sering berubah, yang

mengakibatkan diperlukannya revisi substansial atasi sistem informasi manajemen. Ini berarti SIM selalu berada dalam transisi tidak pernah selesai dengan tuntas. Para pimpinan biasanya memiliki pola pikir yang berbeda dan berbicara dengan bahasa yang berbeda pula dengan teknisi komputer. Ini berarti jalinan komunikasi akan sering tertutupi oleh kesalahan pahaman itu. Banyak pimpinan tidak memahami teknologi sistem informasi dengan baik. Para analisis kurang memahami proses manajemen,

sehingga sistem yang dibangunnya kurang memuaskan para pimpinan. Para pimpinan berorientasi pada tindakan dan hanya memiliki sedikit waktu untuk menyelesaikan masalah. Mereka tidak
81

akan

dapat

mengorbankan

waktu

untuk

turut

serta

mengembangkan sistem informasi. Masih banyak organisasi yang memiliki pandangan bahwa SIM semata-mata hanya untuk meringkas informasi dari tingkat operasional. Disamping itu kendala lainnya secara extern adalah kendala politis, permasalahan teknologi, kurangnya dukungan

pimpinan, dan lain sebagainya.

Manajemen dan Informasi Ada kaitan antara manajemen dan informasi. Bila diamati kaitan tersebut sangat erat hubungannya dengan peran-peran yang dimainkan oleh pimpinan pada semua level serta wewenang yang diterima masing-masing unit dan pimpinan. Mintzberg mengelompokkan peran-peran pimpinan atas : Tabel 7.1 Peran Pimpinan Figurhead Interpersonal Roles Informational Roles Leader Liaison Monitor Disseminator Tugas-tgas seremonial Memotivasi pegawai Memelihara hub dgn unit lain Mengawasi linerja unit Meneruskan informasi ke

82

Spokesperson

intern Meneruskan informasi ke

Peran Keputusan

Enterpreneur Disturbance handler Recource Allocator Negotiator

extern Membuat perbaikan Aksi pada

perbaikan-

kejadian

tak

terduga Mengendalikan unit-unit Menengahi berbagai konflik pengeluaran

Dalam menetapkan Arus informasi maka hirarki dalam organisasi mempengaruhi sistem informasi, dan struktur hirarki merupakan kerangka dasar disekitar nama informasi

diorganisasikan (Scott, 1999,77). Ini berarti sistem informasi dirancang untuk mengalirkan informasi dari atas kebawah berupa tujuan-tujuan organisasi, strategi, kebijakan-kebijakan, dll. Sedangkan dan bawah keatas berupa laporan-laporan periodik dan nonperiodik. Wewenang & Informasi. Dapat diberikan kepada unit-unit/ bawahan yang disebut juga dengan decentralized management (manajemen tersebar) dan dapay pula terpusat (centralized
83

management). Dengan manajemen terpusat, manajemen puncak bertanggung jawab atas seluruh keputusan penting, sedang pada manajemen tersebar sebaliknya. Manajemen terpusat ini menimbulkan sistem informasi yang padat, karena banyaknya informasi-informasi yang harus

dilaporkan pada pimpinan puncak, sehingga mereka tidak sempat lagi menganalisisnya dengan cepat dan tepat.

Kemungkinan terjadinya pengambilan keputusan yang lambat cenderung terjadi bila yang bersangkutan information overload undeskill. Demikian pula halnya dengan sistem tersebar akan terjadi sebaliknya, antara lain : kesalahan pengambilan

keputusan di unit-unit karena kurangnya data, keterbatasan pengetahuan/ tenaga ahli, dll,. Namun kecepatan pengambilan keputusan cenderung terjadi. Kecepatan hubungannya pengambilan dengan gaya keputusan manajemen/ sangat erat

kepemimpinan

seseorang. Dimana gaya manajemen/ kepemimpinan akan menentukan bagaimana suatu organisasi bekerja yang sekaligus menentukan kinerja organisasi (Scott, 1999,16). Sedangkan gaya manajemen/ kepemimpinan sangat dipengaruhi oleh mutu

84

pemikiran pimpinan (sikap dasar/ kecerdasan alamiah, sifat pengolahan informasi, pengalaman). Hasil riset Scott tentang informasi menyatakan ada 4 unsur kualitas seseorang yang mempengaruhi kemampuan

memproses informasi, seperti ditunjukkan gambar berikut :

Preseptif

A Sistematis B

D Intuitif C

Reseptif Seorang yang memiliki pemikiran sistematis biasanya memecahkan masalah dengan cara menstrukturkannya secara tepat kedalam istilah tertentu dengan metode sistematis, yang selanjutnya mengarah pada pemecahan yang sesuai. Jenis pimpinan seperti ini adalah pimpinan yang memiliki dasar pemikiran baik.

85

Pimpinan yang berpola intuitif, biasanya menggunakan cara coba-coba dalam menguji berbagai bentuk pemecahan masalah. Mereka mampu mendekati masalah-masalah yang sulit dan kemudian menemukan pemecahan yang sesuai atas dasar penilaian yang dikembangkannya dari pengalamannya. Pimpinan tipe ini tidak memerlukan model berbasis komputer yang canggih dan metode khusus untuk memecahkan masalah, bila

dibandingkan dengan tipe sistematis. Pimpinan reseptif mambangun pemecahan atas dasar informasi yang rinci. Mereka tenggelam dalam data selama proses penganalisaan. Sedang pimpinan preseptif cenderung memusatkan perhatiannya pada hubungan antar unsur suatu data. Mereka terlalu cepat menguji rincian data, demi

menentukan cara yang paling sesuai, sehingga dihasilkan gambaran umum dan masalah. Pimpinan reseptif biasanya memiliki pengalaman, skill teknis dan pimpinan preseptif memiliki pengalaman dan pendidikan tinggi. Perbedaan dari sifat-sifat pemikiran pimpinan tersebut perlu diwaspadai dalam merancang SI dan menyajikan informasinya.

86

Tabel berikut memberikan informasi kelompok pimpinan dengan format yang disukai (Scott, 1999,25). Tabel 7.2 Kelompok Pimpinan & Format yang disukai. Kelompok Pimpinan Format informasi yang Akuntan Pimpinan Keuangan Insinyur Pimpinan umum Pengacara Ilmuwan manajemen disukai Tabel keuangan dan laporan keuangan Bagan-bagan dan tabel

keuangan Grafik Deskripsi Naratif Ringkasan naratif bentuk kasus Rumusan dan matematis

dalam model

Disamping hal tersebut diatas, agar pimpinan terdorong dan termotivasi memakai/ memahami serta mau berinteraksi dengan SI (Sistem Informasi), maka SI hendaknya dibuat sesederhana mungkin. Sistem yang sederhana biasanya kurang menakutkan baik bagi staf maupun pimpinan (pengguna SI). Beberapa sifat pimpinan seperti ditujukan oleh tabel berikut : Tabel 7.2 Sifat Pimpinan & Dampak pada SI No Sifat-sifat Dampaknya pada Sistem Pimpinan Informasi 1 Pimpinan tidak Sistem harus sederhana dan

87

akan mengandalkan diri pada sistem yang tidak dipahaminya Pimpinan berorientasi pada manusia Pimpinan berkepentingan pada penggunaan waktunya secara efisien Pimpinan melakukan pemrioritasan dan pemrioritasan ulang

mudah dipahami

Apabila diberikan pilihan, pimpinan lebih senang menerima informasi dari manusia ketimbang dari sistem informasi. Pimpinan kurang suka berinteraksi langsung dengan sistem informasi

5 6

Pimpinan memerlukan informasi atas masalah yang selalu ada, sehingga mereka dapat menggunakannya apabila mereka memiliki waktu untuk mengatasi masalah. Pimpinan yang sebelumnya setuju untuk terlibat dalam perancangan sistem, biasanya menata kembali prioritasnya, sehingga membuat personil sistem frustasi. Kerja seorang Ahli analisis sistem frustasi karena pimpinan biasanya sedikitnya waktu pimpinan bagi terpecah mereka Pimpinan tidak Sistem informasi harus dirancang menyukai kejutan untuk mencegah munculnya kejutan dengan memberikan informasi tentang kecenderungan dan peristiwa-peristiwa kunci Sebagai pimpinan, Pimpinan cenderung menghindari ia tidak ingin terlihat semua diskusi berlebihan tentang ketidaktahuannya sistem dengan para personil sistem SISTEM & SUMBER DAYA INFORMASI

88

Pada topik 1 (pengantar) telah dibahas bahwa sebuah organisasi adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan sistem konseptual. Organisasi disatu sisi tertutup (dalam arti dikelola oleh manajemen dengan informasi sebagai umpan balik), disisi lain juga sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya sbb :

Pemerintah pusat Masyarakat keuangan Masyarakat umum

Organisasi Pemasok

Dep-dep. Lain A, B, C,

Serikat Buruh

..dst Pemda

Gambar 7.1 Lingkungan sebuah organisasi

Lingkungan sangat berarti bagi organisasi, tiap organisasi mempunyai ciri khas lingkungan tersendiri. Lingkungan adalah

89

alasan utama adanya organisasi tersebut. Pimpinan perlu menyadari akan pelayanan pada lingkungan karena dari lingkunganlah berasalnya sumber daya yang dimiliki. Arus Sumber Daya Informasi Informasi dapat dikelola dengan maksimal bila ada sumber daya informasi yang menghasilkan informasi tersebut. Jadi perhatian harus juga diberikan pada pengolah informasi yang mengubah input menjadi output, seperti : Perangkat lunak Perangkat keras Para spesialis informasi Pemakai (Tingkat menu, perintah, program, pendukung, fungsional spesialis) Fasilitas Database Informasi Pimpinan Jasa Informasi Chief Information Officer (CIO) atau pimpinan tertinggi jasa informasi adalah seorang pimpinan yang menyumbangkan

90

keahlian

managerialnya

tidak

hanya

untuk

memecahkan

masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi, tetapi juga area operasi unit-unit lainnya. Teknik-teknik untuk menjadi CIO : Sediakan waktu, pelajari masalahnya+teknologinya Buat kemitraan dengan unit organisasi lainnya, jangan menunggu diuandang. Fokuskan pada perbaikan dasar. Jelaskan biaya IS dalam istilah sederhana Bangun kepercayaan unit-unit lain Jangan bersifat defensif Perencanaan Strategis Adalah perencanaan jangka panjang, yang menentukan

strategis-strategis tertentu untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan strategis ditentukan oleh top management. Setelah perencanaan strategis ditentukan, maka tiap unit perlu

mengembangkan rencana strategis masing-masing sesuai area tugas unit tersebut. Hubungan perencanaan strategis antar unit dalam organisasi seperti ditujukan oleh gambar berikut :

91

Rencana strategis

Rencana strategis

Rencana strategis

Rencana strategis

Rencana strategis

Gambar 7.2 Hubungan perencanaan strategis antar unit Perancanaan Strategis Sumber Daya Informasi Pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan perenc tersebut sepenuhnya pd tujuan strategis organisasi. Hasil dari perencanaan strategis Sumber Daya Informasi (SDI) disebut kumpulan strategis SIM terdiri atas : Tujuan Strategi..... ..........

92

Transformasi perencanaan strategis tersebut dapat dilihat seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut :

Strategi Organisasi
VISI MISI Tujuan Strategi Organisasi

Strategi SIM
Tujuan sistem Kendala sistem Strategi

Proses Perencanaan Strategi SIM

Gambar 7.3 Transformasi Strategis Isi Rencana Strategis SDI : Tujuan yang akan dicapai Waktu Sumber Daya yang dibutuhkan Contoh : Misal sistem persediaan Departemen X, pada wilayah Y akan dimodifikasi, agar pesanan unit-unit lain didaerah tersebut tertangani lebih cepat. Peningkatan kecepatan dapat dicapai dengan membuat form permintaan dan pengiriman barang secara elektronik dan barang langsung dikirim oleh supplier ke user aktif. Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah

mengidentifikasikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti yang diperlihatkan pada gambar :
93

Rencana Strategis SDI

Tujuan SIA

Tujuan SIM

Tujuan DSS

Tujuan OA

Tujuan S.Pakar

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

SDM

SDM

SDM

SDM

SDM

Perangkat keras

Perangkat keras

Perangkat keras

Perangkat keras

Perangkat keras

Perangkat Lunak Informasi & Data

Perangkat Lunak Informasi & Data

Perangkat Lunak Informasi & Data

Perangkat Lunak Informasi & Data

Perangkat Lunak Informasi & Data

94

Sistem Subsistem

Persediaan Permintaan & pengiriman barang

Tujuan

Menerapkan sebuah program pada 1 Feb2003, yang memudahkan pengisian pesanan dan pengiriman barang dari supplier langsung ke user Kebutuhan Sumber Daya 3 jam waktu mainframe tiap hari, pemeliharaan dan pengujian program Konfigurasi mainframe membutuhkan sekitar 30 MB ruang disk, sebuah terminal keyborad, 1 printer+mouse Menggunakan fasilitas yang ada Program......yang telah dimodifikasi, Coding diperkirakan 1000 baris Menggunakan master file yang ada Pengalokasian waktu jasa informasi sbb: Analisis sistem (6), pengelola database (4), programmer (6), operator (2), Staf gudang 2 orang Pegawai adm gudang memerlukan kode unit permintaan dan kode supplier. Kode ini dimasukkan pada master catatan persediaan. Staf sistem pergudangan akan memberikan bantuan form yang diinginkan, notasi matematis. Pimpinan gudang memerlukan 2 hari latihan untuk praktek penggunaan sistem bersama stafnya, diajarkan staf sistem pergudangan. Jasa informasi
95

Perangkat Keras Fasilitas Perangkat lunak Database Spesialis Informasi

Keterangan

Pemakai

akan menyediakan panduan pemakai. Gambar 7.4 Rencana Strategis sistem permintaan & pengiriman barang

Konsep Manajemen SDI Adalah aktivitas yang dijalankan oleh pimpinan pada semua tingkatan dalam organisasi dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber SDI. Manajemen SDI mencerminkan mengenai nilai informasi dan sumber daya yang menghasilkan informasi. Pimpinan disemua level memang memberikan kontribusi pada SDI, tetapi sikap eksekutif

(pimpinan atas) adalah kuncinya. 7.2. Strategi Penerapan SIM Ada beberapa strategi organisasi yang terkait pada sistem informasi manajemen, diantaranya : 1. Strategi Multinasional Dimana organisasi memberikan banyak kebebasan pada unit-unit organisasi untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat yang berada dalam wilayahnya. Strategi ini

96

sering juga disebut strategi lepas tangan, dimana unit-unit melaporkan kegiatan masing-masing ke pusat.

Pengendalian ketat Kept. Strategis jauh

Pusat

Arus pelaporan keuangan

Gambar 7.5 strategi multinasional Disini terjadi desentralisasi pengambilan keputusan, masingmasing memproses dan memiliki database sendiri-sendiri. 2. Strategi Global Mengumpulkan pengendalian di organisasi induk.

Organisasi berusaha memenuhi kebutuhan masyarakat


97

dengan jasa-jasa yang telah distandar (sesuai aturan, panduan, juklan yang jelas, ....)

Pengendalian ketat Kept. Strategis diatur terpusat

Pusat

Arus satu arah (Fisik&konseptual)

Gambar 7.6 strategi Global Implikasinya pada strategi ini sebagian besar kapasitas sistem informasi berlokasi di organisasi induk dan terdapat sentralisasi proses & database. 3. Strategi International Perpaduan sentralisasi pengendalian dari strategi global dengan desentralisasi pengendalian strategi multinasional. Strategi ini memerlukan suatu tim ahli di organisasi induk.

98

Keahlian tim ini disediakan untuk unit-unit organisasi. Unitunit organisasi menggunakan tim ahli yang ada

diorganisasi pusat.

Sistem pengendalian formal

Pusat

Desentralisasi aktiva (Fisik & konseptual)

Gambar 7.7 Strategi International Disini terjadi informasi 2 arah, keahlian dari pusat dan laporan dari unit-unit ke pusat. Disamping itu untuk memudahkan komunikasi dua arah diperlukan

interorganisasi yang menghubungkan proses database di unit-unit dengan di pusat organisasi. 4. Strategi Transnasional

99

Strategi ini menitik beratkan aktivitas pada unit-unit organisasi. Organisasi induk dan unit-unit bekerjasama memformulasikan kebijakan-kebijakan (operasi, logistik, ...) untuk pelayanan masyarakat. Organisasi induk berusaha mencapai efisiensi dengan memberikan flexibilitas pada unit-unit organisasi.
Arus besar Fisik & konseptual

Pengendalian rumit, perlu keahlian koord. yang tinggi, kept.strategis yang terkoord

Pusat

Distribusi : kemampuan sumberdaya dan pengambilan keputusan

Gambar 7.8 Strategi Transnasional Disini kapasitas pemrosesan informasi pada tingkat unit organisasi, tetapi SI yang digunakan standar. Database dirancang seragam untuk tiap-tiap unit organisasi. Strategi Penerapan SIG (sistem Informasi Global)

100

Strategi penerapan SIG sangat bervariasi dan tergantung pada strategi yang dibuat oleh organisasi. Jika mengikuti strategi multinasional (desentralisasi) diperlukan sejumlah tim pengembangan yang bekerja di sejumlah unit-unit organisasi. Jika strategi global (sentralisasi) diikuti, tim pengembangan SIG mengerjakan sebagian tugasnya di organisasi pusat. Jika strategi internasional maka satu/ sejumlah tim pengembangan dapat bepergian ke unit-unit organisasi. Untuk strategi transnasional tingkat

pengembangan menyertakan wakil-wakil dari unit-unit organisasi. Sabagai model disajikan penerapan SIG pada strategi transnasional : a. i. Menghubungkan SIG dengan strategi Organisasi : Bekerjasama dengan eksekutif organisasi untuk memahami SIG ii. iii. iv. Mengerti strategi organisasi & unit-unit Menentukan strategi SIG yang sesuai Menentukan Tujuan SIG

101

v.

Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan & prioritasnya

vi.

Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab untuk menjalankan aplikasi.

b.

Menentukan Sumber Daya Informasi : 1. Jumlah & lokasi data unit-unit 2. Identifikasi supplier 3. Spesifikasi perangkat keras & lunak 4. Rencana unit penolong 24 jam

c.

Menyediakan Pembagian Data 1. Model data global (Share data) 2. membentuk suatu kelompok terdiri dari wakil-wakil unit Org. 3. Memperhatikan kaidah peraturan 4. Menerapkan Database

d.

Memperhatikan lingkungan Budaya 1. Perbedaan budaya unit-unit organisasi 2. Survei atas keahlian spesialis informasi yang dimiliki 3. sediakan pelatihan tentang penggunaan SIG

102

4. Buat

program

formal

agar

pimpinan

pusat

bekerjasama dengan pimpinan unit. 7.3. Pengembangan Sistem Informasi Perspektif ini sangat berguna karena semuanya akan

membentuk sistem dan juga menunjukkan lingkup proyek tertentu terhadap seluruh sistem. Pada gambar 3.9 dapat dilihat perspektif pengembangan SIM. Bagian atas gambar berkaitan dengan struktur organisasi, SIM harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan gaya

manajemen. Gaya manajemen menentukan keperluan informasi. Kedua hal tersebut ditambah dengan rencana organisasi khususnya rencana jangka panjang akan membentuk konteks didalam mana rencana SIM dikembangkan. Sebaliknya rencana SIM akan mengendalikan arah perkembangan masa depan dari seluruh SIM, masa kini dan masa yang akan datang. Pada bagian bawah dari gambar 7.9 dapat dilihat dimana masing-masing program pertama kali dilutis sendiri atau dibeli dan file yang berkaitan dirancang satu atau lebih program dikombinasikan dan satu atau lebih file, sehingga membentuk Aplikasi-aplikasi yang berfungsi melaksanakan satu tugas,

103

seperti : menambah nama pegawai baru kedalam sistem penggajian, ....dst. Pada tingkat program/ file, tugasnya adalah mengembangkan, membeli, merancang, memodifikasi file atau menjaga program tertentu. Lingkup kontek pengembangan ditentukan oleh

tingkatan sbb : 1. SIM 2. sistem 3. Aplikasi 4. Program/ file


Struktur organisasi Gaya manajemen
Perencanaan SIM Informasi dari sumber lain
Konfigurasi perangkat keras

Rencana organisasi

SIM

Perangkat lunak sistem

Sistem

Sistem

Sistem

Aplikasi

Aplikasi

Aplikasi

Program

Program

Program

File

File

Gambar 7.9 Perspektif Pengembangan Sistem


104

Topik 8 IMPLEMENTASI SISTEM

8.1. Sistem Informasi Organisasi Pada hakekatnya SIM di implementasikan di semua fungsi organisasi, baik pada unit yang menjalankan fungsi pelayanan manusia (Unit kepegawaian). Humas, Keuangan, dan lain sebagainya. Implementasi SIM pada semua fungsi organisasi ini disebut SIM fungsional. Titik kunci mengenai sistem informasi fungsional adalah bahwa suatu organisasi tidak seharusnya menerapkan hanya

105

satu tanpa memperhatikan yang lain. Semua sistem itu harus ada, contoh adalah Humas. Sebagian besar data Humas berasal dari Bagian Kepegawaian dan unit lainnya. Jika unit-unit lain tidak berusaha mencapai kualitas yang tinggi dalam database (kelengkapan data) dan informasi lainnya, maka unit Humas tidak akan dapat bekerja secara maksimal dan berkualitas memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dalam arti semua unit-unit dalam organisasi harus sinergis secara keseluruhan, sehingga data dan informasi dapat

terintegrasi secara optimal. Hasil akhir dari sistem informasi fungsional ini, akan digunakan oleh kelompok eksekutif sebagai masukan-masukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi yang digunakan eksekutif tersebut dinamakan sistem informasi eksekutif.

Gabungan antara kedua sistem informasi ini dinamakan sistem informasi organisasi, eperti yang terlihat pada gambar berikut :
Subsistem eksekutif

Sistem informasi organisasi

Sistem informa si eksekuti f

Subsistem fungsional Sistem informasi sumber daya manusia

Sistem informasi pemasaran

Sistem informasi manufaktur

Sistem informasi keuangan

106

Gambar 8.1 Sistem Informasi Organisasi Dari gambar dan urian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem informasi fungsional adalah suatu sistem yang memberikan informasi rinci bagi suatu aktivitas operasi khusus atau kelompok aktivitas yang berhubungan. Sistem informasi fungsional memasok data yang berguna bagi aktivitas fungsional lainnya atau untuk keperluan perencanaan. Dengan adanya sistem informasi fungsional maka semua sumber daya yang ada pada organisasi dapat dikendalikan. 8.2. Sistem Informasi Akuntansi Dalam membuat sistem informasi akuntansi ada dua tujuan yang perlu diperhatikan : 1 Memberikan laporan pada kelompok diluar organisasi

menurut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh aturan tertentu.


107

2 Informasinya

akan

digunakan

oleh

pimpinan

dalam

melaksanakan aktivitas fungsional masing-masing unit, oleh karena itu perlu didesain dalam bentuk yang diperlukan oleh pimpinan. Untuk melayani kebutuhan yang beragam sedangkan sumber data berasal dari yang sama (database), maka timbullah sub-sub sistem akuntansi yang lainnya, seperti : sistem penyetoran dana, sistem pemungutan dana, sistem pemeriksaan keuangan, sistem pelaporan keuangan, sistem pencatatan dan pengkodean, sistem penganggaran dan lain sebagainya. 8.3. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Dalam merancang sistem fungsional apapun, perlu

diperhatikan fungsi dari unit yang bersangkutan. Fungsi SDM pada umumnya memiliki empat kegiatan utama : 1 Perekrutan dan penerimaan 2 Pendidikan dan Pelatihan 3 Pengelolaan data yang berhubungan dengan pegawai 4 Penghentian Beberapa organisasi telah mempunyai sistem informasi sumber daya manusia yang dalam operasionalnya telah menggunakan

108

berbagai

software

pendukung.

Namun

sebelum

software

tersebut digunakan perlu dibuat model dari masing-masing subsistem tersebut, sehingga tergambar input, proses, dan outputnya. Output dari subsistem tersebut dapat berupa gambar-gambar, grafik tabel, dan lain sebagainya. Pada gambar berikut dapat dilihat jaringan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia dan model sistem informasi sumber daya manusia.
Data
Subsistem output Subsistem input Sistem informasi akuntansi Sumber internal Subsistem penelitian sumber daya manusia Sumber lingkungan Subsistem inteligen sumber daya manusia
Database HRIS

Informasi

Subsistem perencanaan angkatan kerja Subsistem perekrutan Subsistem manajemen angkatan kerja Subsistem komputerisasi

Pemakai

Subsistem benefit Subsistem pelaporan lingkungan

Gambar 8.3 Sistem Sumber Daya Manusia

109

9. Sistem Informasi Logistik Dalam merancang sistem informasi logistik perlu

diperhatikan fungsi dari logistik itu tersendiri dan fungsi yang harus dijalankan oleh unit yang bersangkutan. Fungsi dari unit yang menjalankan kegiatan logistik bukan saja melayani unit-unit lain dalam organisasi, tetapi bisa saja melayani unit lain diluar organisasi. Beberapa fungsi yang perlu menjadi perhatian saat merancang sistem informasi logistik adalah : 9.2.1.Pengadaan bahan sesuai kualitas 9.2.2.Waktu (sesuai skedul) 9.2.3.Prosedur 9.2.4.Peraturan Setelah fungsi-fungsinya ditetapkan baru dapat dibuat jaringan aplikasi dari sistem informasi logistik beserta subsistemnya, model sistem informasi logistik.

10. Tugas 10.2.1.1. Buatlah suatu kelompok (5-6 orang). Kemudian lakukan rapat atau diskusi, bicarakan secara brainstorming, sehingga

110

bisa diketahui ada permasalahan apa diunit-unit organisasi dan masalah apa yang terjadi hampir diseluruh unit-unit. (Sebelumnya masing-masing orang harus tahu struktur organisasi dan fungsi dari masing-masing unit). Kemudian rangkinglah masalah tersebut. Permasalahan terpenting (urutan 1-3) akan dipecahkan secara terintegrasi dan dijadikan masalah organisasi. Bagilah masing-masing orang sesuai tersebut fungsi-fungsi secara organisasi. Pecahkanlah sistem ada masalah informasi pusat

fungsional DFD

(melalui (level 0

fungsional).

Gunakan

pada

organisasi). Jaringan pemecahan, model, narasi, output yang akan dicapai (bentuknya umpama : form, prosedur,...)dan lain sebagainya. 10.2.1.2. Setelah permasalahan terpenting pada organisasi

dipecahkan, masing-masing orang (kecuali yang bertindak sebagai pimpinan pusat) memecahkan masalah urgent unitnya. Lakukan sperti kasus no. 1 10.2.1.3. Pimpinan organisasi menentukan strategi penerapan

pemecahan masalah, beri alasan pemilinan strategi tersebut dan minta masukkan dari berbagai pihak kemudian buatlah

111

jadwal sosialisasi kepada orang-orang terkait dalam bentuk tabel. 10.2.1.4. Secara bersama-sama, gabungkanlah kasus 1, 2, 3 kedalam suatu bentuk usulan penelitian sistem (iktisar usulan

penelitian), beri cover, nama yang lengkap,...(tetapi tidak lebih 20 halaman), siap-siap untuk dipresentasikan. Selamat mengerjakan

Topik 9 QUALITY ASSURANCE

9.1. Dimensi Kualitas Dalam bahasa yang sederhana kualitas dapat didefinisikan sebagai kesesuaian dengan spesifikasi masyarakat (yang dilayani). Ide dasarnya, kualitas bukanlah memenuhi kriteria yang ditetapkan organisasi, sebaliknya kualitas adalah

memenuhi kriteria yang diminta oleh masyarakat. Kunci untuk mencapai kualitas adalah mengetahui siapa yang dilayani

112

dan apa yang mereka inginkan . Dalam dunia sistem informasi, kualitas dapat pula didefinisikan dengan menyajikan

informasi tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi kebutuhan pemakai. Kualitas biasanya tidak ditentukan oleh atribut/ dimensi tunggal, tetapi ditentukan oleh beberapa atribut. Pilihan kita mencari makan warung Padang karena rasa yang pedas, harga murah, dan cepat saji. Karakteristik-karakteristik seperti ini dinamakan dimensi kualitas dan terdapat pada semua jasa (produk) yang kita terima. Berry, Parasuraman dan Zeithmal telah mengidentifikasi suatu daftar dimensi kualitas jasa sbb : 1 Berujud. Hal-hal yang dilihat oleh masyarakat (pimpinan, unit organisasi lainnya) saat jasa sedang dikerjakan, seperti : fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan. 2 Keandalan. Personil jasa harus dapat melakukan

pekerjannya secara konsisten, akurat dan dapat diandalkan. 3 Responsif. Pengguna/ pemakai tidak ingin menunggu untuk mendapat pelayanan.

113

4 Kepastian (assurance). Pelanggan mengharapkan personil jasa sopan dan akan terpelajar melalui tindakan dan dan

penampilannya,

menimbulkan

kepercayaan

keyakinan pengguna jasa. 5 Emphaty. Personil jasa harus menunjukkan perhatian yang tulus pada para pengguna jasa dan kebutuhan mereka.

Konteks Dimensi Kualitas : Saat suatu perencanaan dipikirkan dan belum ditetapkan, maka dimensi kualitas harus menjadi pertimbangan, dimana dimensi yang dipilih tersebut diyakini akan memenuhi kebutuhan pelanggan.

9.2. Manajemen Kualitas Adalah konsep yang menyatakan bahwa organisasi dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek dasar

manajemen. Tidak ada satu cara terbaik untuk mencapai kualitas, sebaliknya ada berbagai alternatif yang dapat

digunakan untuk mencapai kualitas, antara lain dari :

114

W.Edward Deming (terkenal dengan 14 pokok pikiran Deming) memberikan 14 point yang perlu dilakukan untuk

meningkatkan kualitas : 1 Tetapkan Tujuan inovasi dan perbaiki secara kontinyu. 2 Ambil filosofi baru, tinggalkan kesalahan lama. 3 Hentikan ketergantungan pada pemeriksaan masal,

persyaratkan bukti statistik. 4 Hentikan praktek memberikan jasa berdasarkan harga 5 Gunakan metode statistik untuk menemukan kesalahan 6 Lestarikan metode modern dalam pelatihan kerja 7 Perbaiki pengawasan. Jangan hanya mensyaratkan kuantitas 8 Usir rasa takut, sehingga setiap orang aman mengeluarkan pendapat 9 Jalin komunikasi terbuka (antar unit, pemasok, pengguna jasa,...) 10 Kerjakan dan tunjukkan orang-orang bagaimana

mengerjakannya 11 Hilangkan standar berdasarkan kuantitas (jumlah)

115

12 Singkirkan halangan antara pegawai dan ciptakan rasa bangga bekerja 13 Lestarikan program retraining untuk perkembangan baru 14 Minta manajemen puncak untuk menekankan point-point ini setiap hari. Inti pemikiran Deming adalah kualitas bukan ditentukan oleh pegawai, tetapi oleh manajemen. Pendekatan lain yang dapat digunakan adalah pendekatan Total Quality Management (TQM). Dasar TQM adalah : Kualitas didefinisikan oleh pelanggan Kualitas dicapai oleh manajemen Kualitas perusahaan (Untuk mengetahui lebih jauh, baca buku-buku teknik TQM) 9.3. Quality Control Armand Feigenbaun (1965) menyadari bahwa kualitas bukan tanggung jawab seorang saja (sebuah unit saja) tetapi juga tanggung jawab semua orang atau sesama area fungsional. Konsepnya melahirkan total quality control. Inilah yang menjadi adalah tanggung jawab seluruh

116

dasar bahwa kualitas adalah tanggung jawab seluruh unit organisasi. Sementara itu untuk meningkatkan pengawasan kualitas, Juran (1951) menyatakan kualitas dapat disarikan menjadi tiga proses : 1 2 3 Perencanaan kualitas Pengendalian kualitas Perbaikan kualitas

Proses Juran ini terkenal dengan Trilogi dari Juran sbb : 1 Perancanaan Identifikasi pemakai (int + ext) Tentukan kebutuhan pemakai Kembangkan feature jasa yang memenuhi kebutuhan pemakai Tetapkan tujuan kualitas dan lakukan pada biaya minimum. Kembangkan suatu proses yang menghasilkan feature yang diinginkan Uji kemampuan proses, bahwa proses tersebut dapat mencapai tujuan kualitas.
117

2. Pengendalian Pilih subjek pengendalian (apa yang harus dilakukan) Pilih unit pengukuran Tetapkan pengukuran Tetapkan standar Ukur kinerja aktual Interprestasikan perbedaan (aktual >< standar) Ambil tindakan atas perbedaan 3. Perbaikan Buktikan perlunya perbaikan Identifikasi proyek-proyek perbaikan spesifik Lakukan pengorganisasian untuk mencapai proyek tersebut Organisir diagnosis Lakukan diagnosis untuk mencari penyebab Berikan solusinya/ penyelesaiannya Buktikan bahwa solusi tersebut efektif dalam

pelaksanaan

118

Sediakan pengendalian untuk menjaga hasilnya (misal : kuesioner)


Keberhasilan meningkatkan kualitas akan meningkatkan loyalitas pemakai, yang pada akhirnya akan meningkatkan pendapatan organisasi. Sedang dampak lain dari meningkatkan kualitas adalah meningkatnya efisiensi internal, yang dicerminkan dalam penurunan biaya organisasi.

9.4. Etika & Sistem Informasi Etika berasal dari ethic (ethos-Yunani). Yang berarti karakter. Etika adalah satu set kepercayaan, standar atau pemikiran yang mengisi suatu individu atau masyarakat. Semua individu bertanggung jawab pada masyarakat atas perilaku mereka. Dalam kehidupan sehari-hari, banyak orang berpendapat bahwa suatu organisasi mencerminkan kepribadian

pemimpinnya. Hubungan antara pemimpin dengan pegawai merupakan dasar etika di organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu manajemen puncak harus etis dalam semua tindakan dan kata-katanya. Manajemen puncak memimpin dengan memberi contoh. Perilaku ini adalah budaya etika.

119

Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa konsep etikanya menyebar di seluruh lapisan organisasi. Penerapan budaya etika melalui 3 tahap : 1 Organisation credo 2 Program-program etika dan kode etik.
Tetapkan Credo org.

Tetapkan Credo org.

Tetapkan Credo org.

Gambar 9.1 Penerapan Budaya Etika Organisation Credo, adalah pernyataan ringkas mengenai nilainilai yang ditegakkan organisasi. Tujuannya adalah untuk menginformasikan pada orang-orang (intern & extern) mengenai nilai-nilai etis organisasi. Contoh : berupa komitmen-komitmen yang dibangun organisasi dari dan untuk masyarakat.

Program etika adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai aktivitas, dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam

120

melaksanakan organisation credo. Contoh Pertemuan orientasi untuk pegawai baru, audit etika (Ditanyakan pada pemasok Pernahkan Anda memberi Hadiah pada Bagian Pembelian?,...)

Kode Etik Organisasi, adalah panduan yang mengungkapkan bagaimana seseorang sebagai anggota tertentu bertindak tanduk. Biasanya kode etik ini berbentuk tertulis, baik yang dikeluarkan oleh organisasi tertentu maupun oleh perkumpulan profesional. Sebagai contoh kode etik ICCP yaitu suatu organisasi yang memberi sertifikasi pada para profesional komputer. Sertifikasi ICCP (Certified Computer Programmer (CPP) dan Certified in Data Processing (CDP)). Untuk mendapatkan sertifikat ini para pelamar harus lulus ujian dan setuju untuk terikat pada kode etik ICCP, yang mensyaratkan para anggotanya bertanggung jawab pada profesi, pemberi kerja, dan kliennya. Pelanggaran yang dilakukan dapat mengakibatkan sertifikasi dicabut.

121

Topik 10 EVALUASI SIM

10.1. Analisis Sistem Analisis sistem adalah suatu yang dilakukan untuk memperbaiki segi tertentu dari sistem informasi, esensinya adalah untuk memperbaiki kinerja orang-orang yang terlibat didalamnya. Analisis sistem sering juga disebut orang usaha pengembangan sistem yang dilakukan dengan mengandalkan pada metodologi dan seperangkat alat serta teknik

122

analisis, serta desain dan penerapannya pada sebagian tahu keseluruhan sistem informasi. Dalam melaksanakan analisis sistem mutlak mengetahui

permasalahannya, proses analisis sistem, alat dan teknik yang digunakan dalam penyelidikan sistem. Ada 5 cara yang dapat dilakukan seseorang dalam analisis sistem. 1 Sebagai pengguna. Semua posisi dalam organisasi menggunakan informasi, yang kebanyakan diberikan oleh sistem informasi yang resmi. Para pengguna sistem informasi dapat secara aktif menentukan keperluan informasinya tanpa menunggu untuk diminta. Seorang pengguna seharusnya memahami bentuk sistem informasi sehingga dapat mengenali kemungkinan-kemungkinan perbaikannya. 2 Sebagai wakil pengguna. Seringkali suatu departemen mencalonkan anggotanya sebagai petugas penghubung dengan departemen sistem informasi dari organisasi yang bersangkutan. Tugas penghubung adalah bertemu dengan wakil SIM dan departemen lainnya,

mengkomunikasikan keperluan informasi departemen yang diwakilinya pada sistem analisis serta menjelaskan perubahan-perubahan yang diusulkan pada pihak-pihak terkait. 3 Sebagai peserta dalam penyelidikan sistem. Seorang pimpinan yang baru diangkat biasanya secara berkala ditugaskan dalam penyelidikan sistem. Penugasan ini tentu memberikan pengalaman yang berharga.

123

4 Sebagai penyedia. Setelah mendapatkan pengalaman yang cukup dalam organisasi, seseorang dapat ditugaskan sebagai penyedia dalam penyelidikan sistem. 5 Sebagai analis sistem yang terlatih. Seorang pimpinan muda dapat memilih bekerja dalam bidang pengambangan sistem. Analisis sistem dilakukan bila sistem yang ada telah berjalan beberapa lama atau sistem tersebut sudah out of date. Dalam penyelidikan/ analisis sistem, auditor sistem harus dapat menjamin bahwa problem terpenting dari sistem telah diidentifikasi. Bantuan seorang audit akan sangat bernilai bila ia memahami bahwa sistem yang ada merupakan akibat dari proses audit sebelumnya. Disamping itu ketika akan mendekati fase audit, auditor harus memastikan bahwa sistem yang baru akan dapat memberikan data bagi proses audit selanjutnya. Kegiatan analisis sistem sangat berbeda dengan kegiatan dalam perancangan sistem informasi. Kegiatan analisis sistem sangat

berorientasi pada manusia dan kurang terstruktur. Ada beberapa karakteristik kegiatan analisis sistem. 1. Mendefinisikan apa yang seharusnya dilakukan oleh sistem, yang berhubungan dengan masa mendatang. 2. Melakukan negosiasi secara ektensif, tentang bentuk masalah, sistem baru yang akan dipakai,... seorang analisis sistem harus peka pada orang lain serta memiliki kemampuan diplomasi dan teknis. Hubungan

124

antar manusia selama masa analisis sangat kompleks dan seringkali ditemui permusuhan yang kadang-kadang ditimbulkan oleh analis. 3. Kompromi adalah kenyataan yang perlu dijalankan oleh penganalisis sistem. 4. Perkiraan merupakan acara harian dalam pekerjaan analisis. Biaya diperkirakan, perkiraan keperluan memori komputer, perkiraan beban proses masa yang akan datang,... 5. Hal terpenting dalam kegiatan analisis sistem adalah berorientasi pada mencegah kesalahan dibanding keberhasilan total.

Penyelidikan/ analisis sistem dapat dibedakan atas 3 jenis : Penyelidikan yang melibatkan perangkat keras Penyelidikan yang melibatkan perangkat lunak Penyelidikan yang melibatkan pengembangan sistem informasi untuk pimpinan, dengan orientasi tetap pada perangkat lunak.

10.2. Tahap analisis & Pengembangan Sistem Ada beberapa tahap pengembangan sistem antara lain : 1. Melakukan analisis sistem, kemudian melakukan pengadaan program atau sistem dari penjual luar. 2. Membuat prototipe program atau sistem baru.

125

3. Memilih kelompok pengguna yang mengembangkan program dan masing-masing sistem, baik dengan atau tanpa bantuan analisis, perancangan atau programmer profesional. 4. Mengembangkan program dan sistem dengan tradisional, dengan menggunakan personil sistem yang profesional.

Fase Analisis Sistem : 1. Fase Studi Awal. Aktivitas dalam analisis disini meliputi : Penemuan masalah (Studi diadakan bila dirasakan ada masalah) Analisis Awal Persiapan Studi

2. Fase Analisis Sistem Ada 6 komponen utama dari fase ini : 1. Proposal studi sistem, berisi tujuan perbaikan sistem 2. Surval sistem, tujuan surval adalah untuk menguji sistem yang ada. Pengujian mencakup penaksiran dan dokumentasi sekurangkurangnya untuk hal-hal berikut : Jumlah total transaksi, periode, presentase penggunaan sistem, jenis kesalahan, jenis dokumen, penggunaan laporan, keandalan, kualitas pelayanan. 3. Spesifikasi problem, berisi lingkup masalah dari perspektif yang berbeda. 4. Revisi Proposal Studi, memasukkan tentang pembahasan singkat alternatif-alternatif utama.

126

5. Analisis Sistem, minimal berisi kebaikan dan kelemahan sistem 6. Pelaporan Persyaratan spesifikasi sistem, isinya melaporkan sistem apakah yang diperlukan.

10.3. Alat & Teknik Analisis Sistem Apakah penyelidikan sistem akan diarahkan pada perangkat keras, lunak atau pertimbangan SIM? Yang pasti, teknik analisis sistem yang digunakan adalah sama. Beberapa alat dan teknik ini kebanyakan relevan dengan studi awal dan fase analisis sistem seperti yang dibahas pada bagian atas. Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk menganalisis sistem adalah sebagai berikut : Wawancara Bagan arus Bagan organisasi Pedoman operasi Deskripsi Kedudukan Kuesioner Pemerikasaan atas dokumen sistem dan formulir Perawatan dokumen Pengamatan langsung Pengukuran kerja

127

Pengujian atas sistem lain

10.4. Tugas Buatlah sebuah alat ukur tentang penggunaan sistem X (tentukan sendiri). Alat ukur yang digunakan : Kuesioner (16 item), wawancara, pengamatan. Pekerjaan dibuat secara individu. Mintalah temannya untuk mengisi kuesioner yang telah dibuat. Catatlah ada berapa kali yang bersangkutan menanyakan tentang maksud (isi) kuesioner tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Agung, Geogrius. Panduan Berinternet, Yokyakarta : Adipura Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984, Management Information System. Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet, Jakarta :Salemba Empat. Mcleod Raymond 195, Management Information System, A. Study of ComputerBased Information System, New Jersey : Prentice-HII

128

Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : PT Raja Grafindo. Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design Methods, Arizona University.

Permasalahan Kasus:
Sebagai seorang calon Analisis sistem, anda mendapat tugas untuk mengunjungi toko Sukawati Mart guna mengenal dan menganalisa kegiatan-kegiatan di Toko tersebut. Dalam kunjungan ke toko tersebut pada jam 10.00 anda melihat dan menemui kondisi sebagai berikut: Tempat parkir sudah penuh sehingga anda agak kesulitan memarkir mobil anda. Toko tersebut cukup besar dengan 12 tempat kasir tapi hanya 4 yang buka. Pada keempat tempat kasir tersebut termasuk salah satunya adalah jalur expres terlihat antrian pembeli yang panjang. Setelah anda mengamati sejenak kegiatan tersebut, selanjutnya anda menuju gudang. Disana terlihat beberapa orang sedang bekerja dan mereka kelihatannya sedang mencari-cari sesuatu. Ada beberapa barang yang habis sehingga beberapa pembeli terpaksa memesan lebih dulu dan diberi tanda

129

terima pesanan. Ini juga salah satunya yang menyebabkan terjadinya antrian panjang di tempat kasir. Ruangan gudang tidak teratur dan berantakan serta karton tersebar dimanamana. Ketika anda menanyakan letak komputer , maka anda diantar kesatu ruangan kecil di Pojok. Anda tentu saja segera berpikir bahwa disinilah otomatisasi toko tersebut bekerja. Setelah melihat kegiatan dibelakang, anda kembali kedepan menuju ruang Kantor. Ternyata disana juga terdapat antrian panjang, pembeli yang akan komplain dan mengembalikan barang karena rusak/cacat. Setelah anda sampai pada ujung antrian anda kaget karena kasirnya adalah si Manajer Toko tersebut. Setelah ada waktu luang dia menjelaskan bahwa dia terpaksa memberhentikan banyak orang agar dapat tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat. Dari cara dia memberikan penjelasan tampak bahwa dia tidak senang dengan kondisi toko tersebut. Tugas : Buatlah laporan untuk Pimpinan anda mengenai kondisi dan kegiatankegiatan di toko tersebut dengan pendekatan Sistem., baik Fisik maupun konseptual. Untuk tiap masalah anda juga harus mengajukan tindakan perbaikan yang mungkin dilakukan

1.

Jelaskan 4(empat) jenis dasar model dalam SIM dan mana yang paling sering digunakan dan mana yang paling jarang digunakan oleh Manajer.

2. Pada saat pimpinan akan menentukan output yang harus disediakan oleh pengolah informasi, maka pimpinan harus mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, yang memberikan kontribusi terhadap nilai Informasi. Jelaskan apa saja dimensi-dimensi dasar informasi tersebut. 3. Berikan komentar atas pernyataan berikut : a. Informasi yang dihasilkan oleh Pengolah informasi harus bebas dari kesalahan. b. Sebuah pengolah informasi harus memberikan manajer sebanyak mungkin informasi.

130

4. Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan. 5. Jelaskan apa saja tahapan-tahapan pemecahan masalah yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam menerapkan pendekatan sistem 7. Bagaimanakah caranya mendorong dan memotivasi pimpinan agar mau memahami, memakai dan berinteraksi dengan Sistem informasi ? Jelaskan. 8. Beberapa strategi organisasi terkait pada sistem Informasi Manajemen. Jelaskan strategi organisasi apa saja yang terkait dengan Sistem Informasi Manajemen dan bagaimana keterkaitannya. 10. Kemampuan apa yang disediakan semua model dan kemampuan apa yang hanya disediakan model matematika ? Jelaskan. 11. Jelaskan apa saja 4(empat) arus sumber daya fisik. 12. Jelaskan apa perbedaan antara sistem lingkaran terbuka dengan sistem lingkaran tertutup. Jenis mana yang menggambarkan suatu perusahaan bisnis ? 13.Sebutkan dimensi informasi apa saja yang harus dipertimbangkan manajer. 14. Mengapa diperlukan standar bagi pengolah informasi ? Jelaskan. 15.Informasi yang dikumpulkan dari lingkungan sampai kepada manajer melalui jalur yang melewati model. Jelaskan jalur 16.Elemen pemecahan masalah manakah yang juga muncul dalam model sistem umum perusahaan ? Jelaskan. 17.Elemen model sistem umum apakah yang akan memberikan keadaan yang diharapkan ? Jelaskan 18.Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan. 19.Jelaskan siapa atau apa yang memecahkan : masalah terstruktur, masalah tidak terstruktur dan masalah semi terstruktur. 20. Nama apa yang digunakan Dewey untuk masalah dan keputusan ? Jelaskan. 21. Jelaskan apa saja tahapan usaha dalam menerapkan pendekatan sistem. 22. Sebutkan 3(tiga) cara untuk membagi suatu perusahaan menjadi subsistemsubsistem.

131

23. Siapakah yang berada dalam posisi terbaik untuk mengenali pemicu masalah (Problem trigger) ? Jelaskan. 24. Jelaskan empat karakteristik yang diharapkan dari suatu Standar. 25. Sebutkan tiga cara memilih alternatif terbaik, menurut Mintzberg. 26. Dalam penerapan SIM dijumpai beberapa masalah yang bersumber dari Sumber Daya manusia yang berakibat menghambat fungsi dan kelancaran SIM. Jelaskan apa saja masalah tersebut dan bagaimanakah cara untuk mengatasi masalah tersebut. 27. Jelaskan bagaimana keuntungan dan kerugian penerapan Decentralized Management dibanding dengan Centralized Management kaitannya dengan pengambilan keputusan dan sistem informasi. 28. Jelaskan apa perbedaan pola pemikiran pimpinan dalam kemampuan memproses informasi antara Pimpinan yang mempunyai Pemikiran sistematis dengan yang Berpola Intuitif serta mana dari keduanya yang tidak memerlukan model berbasis komputer. Berikan argumentasi anda. 29. Sistem yang bagaimanakah yang dapat mendorong dan memotivasi Pimpinan agar bersedia memahami dan bernteraksi dengan Sistem Informasi ? Jelaskan. :

132

133