CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI Mesyuarat yang berkualiti amat penting bagi memastikan sesuatu jabatan atau organisasi

itu mempunyai perancangan yang lancar. Bagi memastikan sesuatu mesyuarat itu berkualiti mesyuarat tersebut perlu dirancang pada awal tahun dan didokumenkan dalam bentuk takwim tahunan. Ini membolehkan kakitangan sesebuah jabatan mengetahui perjalanan mesyuarat yang akan diadakan dan memudahkan mereka merancang aktiviti sendiri. Mesyuarat perlu dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan di dalam takwim dan kebiasaannya mesyuarat yang telah ditakwimkan tidak digalakkan untuk ditangguhkan tanpa sebarang sebab. Sekiranya penangguhan tidak dapat dielakkan, makluman awal pembetulan mesyuarat perlu dilakukan sekurang-kurangnya empat belas (14) hari sebelum mesyuarat. Setelah mesyuarat dijalankan pula, minit mesyuarat perlu disiapkan dalam masa tiga (3) hari dan perlu diedarkan dalam masa tujuh (7) hari selepas mesyuarat. Ini bagi membolehkan setiap ahli mempunyai salinan minit mesyuarat yang diadakan. Sebelum sesuatu mesyuarat itu dijalankan, mesyuarat itu perlu mempunyai agenda dan objektif yang jelas. Ianya penting bagi memastikan perjalan mesyurat yang dijalankan lancer dan bertujuan. Ketetapan masa amat penting bagi memastikan masa yang diperuntukkan tidak terlalu lama. Sebaik-baiknya mesyuarat yang dijalankan pendek yang hanya mengambil masa lebih kurang dua (2) hingga tiga (3) jam. Mesyuarat yang pendek dapat mengelakkan kebosanan dan ini secara tidak langsung membolehkan ahli mesyuarat memberi tumpuan sepanjang mesyuarat tersebut berlangsung. Hal ini seterusnya menjadikan proses mesyuarat menjadi lancer dan mencapai sasaran dan objektif yang ingin dicapai. Tempat mesyuarat itu juga perlu dimbil kira bagi memastikan kemudahan fizikalnya sesuai dan selesa. Sekiranya tempat tidak selesa ahli mesyuarat tidak dapat menumpukan perhatian terhadap mesyuarat yang sedang berjalan. Malah, ahli mesyuarat akan berasa tertekan dan dan menjadikan mesyuarat tersebut tidak berjalan dengan lancer. Dengan kemudahan dan tempat yang selesa, ahli mesyuarat dapat memberikan pandangan dan buah fikiran serta pendapat yang bernas. Notis bagi panggilan mesyuarat juga perlu mencukupi dan semua ahli yang wajib hadir perlu menerimanya. Dalam hal ini, urusetia mesyuarat perlu memainkan peranan yang penting dan memastikan semua ahli mesyuarat mendapat notis mesyuarat. Hal ini bagi

mengelakkan bagi ahli mesyuarat berasa tidak puas hati dan merasakan diri mereka tidak penting kerana tidak dipanggil untuk menghadiri mesyuarat.Sememangnya, perkara ini perlu dititik beratkan supaya mesyuarat yang akan diadakan akan berada dalam keadaan kondusif dan tidak tegang. Sekiranya notis dipaparkan di papan kenyataan, perlu dipastikan papan tersebut terletak dilaluan ramai supaya mereka tidak terlepas pandang. Ahli yang hadir pula seharusnya boleh menyumbang dan dapat memberi idea yang bernas. Perbincangan yang dijalankan juga perlu diadakan secara terbuka dan positif. Ini membolehkan semua ahli memberi pandangan dan cadangan mereka. Dalam hal ini, Pengerusi mesyuarat hendaklah memberi dan membuka peluang kepada ahli mesyuarat untuk memberi pendapat dan tidak menggalakkan hanya sesetengah pihak sahaja yang memberi buah fikiran. Hal ini mengelakkan daripada membuat keputusan yang tidak tepat dan menjadikan mesyuarat tersebut berada dalam suasana yang hormone dan tenang. Malah, keputusan yang dibuat adalah berdasarkan keputusan daripada semua pihak. Pengerusi, setiausaha dan ahli yang lain perlu memainkan peranan bagi memastikan mesyuarat mencapai objektif yang akan dilaksanakan. Selesai mesyuarat, tindakan susulan perlu dilaksanakan dengan berkesan bagi memastikan permasalahan sesuatu perjalanan program yang dirancang.

6.0

PENUTUP

Kesimpulannya, panduan pengurusan mesyuarat, PKPA Bil 2/1992 telah menggariskan serta menetapkan norma norma kerja yang minimum bagi perkara perkara yang penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan. Melalui panduan pengurusan inilah urusetia mesyuarat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan serta membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan oleh sesebuah jawatankuasa. Pengurusan mesyuarat yang berkesan juga memerlukan gabungan antara teori dan praktikal. Panduan yang disediakan membantu urusetia menjalankan tugas yang efisien kepada sesebuah jawatankuasa. Manakala pelaksanaannya pula adalah satu keperluan untuk meningkatkan kecemerlangan prestasi perkhidmatan awam. Oleh itu semua pihak perlu memainkan peranan masing-masing bagi mewujudkan sebuah organisasi yang berkualiti. Tanggungjawab urusetia mesyuarat yang dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu meliputi tindakan-tindakan pra, semasa dan sebelum mesyuarat. PKPA yang disediakan diharapkan dapat membantu dan menjamin kebekersanan urusetia dalam melaksanakan tanggungjawab yang diamanahkan kepada sesebuah jawatankuasa. Ciri-ciri mesyuarat yang berkualiti ialah perlu mengikut keperluan semasa, mempunyai agenda yang jelas, ringkas dan tepat, tidak perlu mengambil masa yang meleret-leret, minit telah disediakan dengan segera, persiapan awal yang rapi, kemudahan bilik yang selesa dan pencatat minit seelok - eloknya orang yang mempunyai pengalaman dalam bidang mengendalikan sesuatu mesyuarat. Sememangnya, jelaslah bahawa pengurusan mesyuarat yang berkualiti bemula daripada tanggungjawab urusetia menjalankan tugas dengan sistematik dan ini penting bagi mewujudkan semangat mengutamakan kepentingan nasional dan memupuk penyelarasan di kalangan jabatan-jabatan kerajaan/organisasi yang berkaitan supaya dapat bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. Hal ini seterusnya dapat menjadikan sesuatu mesyuarat berjalan dengan lancar dan membantu mencapai keputusan yang bernas dan menarik.

6.0

BIBLIOGRAFI

1. Nota Persediaan dan Latihan, Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. 2. Teks komprehensif PTK, Kompetensi Generik ( Teras & Profesional): Mok Soon Sang, Penerbitan Multimedia sdn.bhd 3. Buku Panduan Untuk Peperiksaan Am Kerajaan, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia,2010. 4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. 5. PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI, Excellence Meeting Management www.scribd.com/doc/2965359. 6. Modul 4, Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat, Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM).