Anda di halaman 1dari 7

Perilaku Dalam Keorganisasian 1.

Pendahuluan

Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. Sistem pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras. Artinya, tindakan-tindakan yang dilakukan untuk meraih tujuan0tujuan pribadi juga akan membantu mencapai tujuan organisasi. Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan sejauh mungkin tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Dalam prosesnya, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri yang sekaligus merupakan kepentingan perusahaan. 1.1 Faktor-Faktor Informal yang mempengaruhi keselarasan tujuan Sistem formal maupun informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan. Kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Hal yang perlu diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiringan dengan mekanisme informal Faktor Eksternal Faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan didalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas. Faktor Internal Budaya Faktor internal terpenting adalah budaya didalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsiasumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan diseluruh jajaran organisasi Gaya Manajemen Ini merupakan faktor internal yang memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen. Sikap bawahan menverminkan apa yang mereka anggap sebagai atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Organisasi Informal Yaitu organisasi yang terbentuk bukan karena adanya ketentuan formal, tetapi karena adanya kontak individu. Komunikasi dapat terjadi tanpa mengikuti ketentuan formal. Misalnya staf bagian pemasaran seharusnya hanya berkomunikasi dengan pimpinan bagian pemasaran, tetapi dia bias berkomunikasi dengan anggota organisasi lain yang tidak dari pemasaran.

Persepsi dan Komunikasi Dalam melakukan kegiatan untuk mencapai goal organisasi, manajer operasional harus tahu mengenai goal organisasi dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai goal tersebut. Manajer menerima informasi dari berbagai sumber baik formal (anggaran dan berbagai dokumen resmi) maupun informal ( dari berbagai pembicaraan). Seringkali informasi yang diterima tidak selalu mudah dipahami, sehingga akan memberikan masalah dalam organisasi.Selain itu berbagai informasi yang diterima dapat menimbulkan konflik.

Sistem Pengendalian Formal Sistem pengendalian formal merupakan pengaruh besar pada efektivitas sistem pengendalian manajemen. Sistem ini diklasifikasi kedalam dua jenis yaitu sistem pengendalian manajemen dan aturan-aturannya. Aturan-aturan Aturan-aturan merupakan seperangkat tulisan yang memuat semua jenis intruksi dan pengendalian, termasuk didalamnya adalah instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduanpanduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Beberapa aturan adalah pedoman kerja yaitu para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan diharapkan, untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakhibat baik bagi organisasi. Beberapa jenis aturan adalah : a) Pengendalian fisik Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, password komputer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian. b) Manual Merupakan aturan maupun panduan tertulis yang dibuat secara terperinci oleh suatu organisasi. c) Pengamanan Sistem Untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah atau setidaknya mengurangi kecurangan. d) Sistem Pengendalian Tugas Sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien serta dikendalikan melalui peraturan-peraturan.

Proses Kendali Secara Formal

Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Kemudian seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan. Perencanaan strategis kemudian dikonversikan menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab.pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian dinilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum pada anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak. Jenis-jenis Organisasi Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh besar terhadap strukturnya. Jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Organisasi dapat dikelompokan menjadi 3 kategori umum, yaitu : 1. Struktur Fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran. 2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitasaktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semiindependen dari perusahaan. 3. Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda Organisasi Struktur Fungsional Organisasi ini melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yaitu berlawanan dengan manajer umum yang kurang memiliki pengetahuan khusus. Keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisien. Akan tetapi, terdapat pula kelemahan pada struktur fungsional, seperti : Dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menemukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir.

Jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi, yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi yang berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam. Terciptanya sekat-sekat bagi tiap fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi di bidang-bidang seperti pengembangan produk baru.

Unit-unit Bisnis Suatu unit bisnis atau divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Meskipun manajemen unit bisnis menjalankan wewenang yang sangat luas terhadap unt-unitnya, kantor pusat tetap memiliki sejumlah hak prerogatif yang bertanggung jawab untuk memperoleh dana bagi perusahaan secara keseluruhan dan mengalokasikannya ke berbagai unit bisnis sesuai dengan pemanfaatannya secara maksimal. Kantor pusat juga menetapkan kebijakan-kebijakan yang berlaku untuk seluruh lingkup area perusahaan, yang tergantung dari kebijakaan CEO, dapat berjumlah lebih sedikit dan bersifat umum, atau tidak dikodifikasikan ke dalam beberapa manual yang tebal. Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah bahwa struktur ini adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Keuntungan lainnya adalah para manajer dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik. Dikarenakan, unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan dengan kantor pusat. Kerugian dari unit bisnis adalah, adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional, dikerjakan di kantor pusat. Kerugian lainnya adalah bahwa perselisihan yang terjadi diantara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan diantara unit-unit bisnis. Hal ini bisa mendorong terjadinya pelanggaran oleh suatu unit bisnis terhadap piagam unit bisnis yang lain.

Organisasi Matriks Dalam organisasi matriks, untuk melakukan suatu proyek, manajer selain bertanggung jawab atas proyeknya juga bertanggung jawab terhadap unit fungsional. Organisasi proyek merupakan organisasi sementara (dibentuk kemudian dibubarkan jika selesai). Jika para anggota tim proyek ditarik dari organisasi yang mensponsorinya, mereka akan mempunyai 2 atasan yakni manajer proyek dan manajer departemen fungsional tempat mereka bertugas. Namun loyalitasnya adalah tetap pada departemen fungsional. Manajer proyek mempunyai wewenang yang lebih kecil atas personelnya.

Implikasi Terhadap Rancangan Sistem Dalam organisasi bisnis, setiap manajer harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setaip produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan perencanaa, mengkoordinasikan dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu. Dari tipe organisasi diatas dapat disimpulakn system yang bagus harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan mengingat tidak semua system bisa diterapkan dalam suatu organisasi. Fungsi Kontroler Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut seorang kontroler. Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. 2. 3.

Merancang dan menjalankan system informasi dan pengendalian Membuat laporan dan pelaporan keuangan bagi pihak eksternal Menyajikan dan menganalisa laporan kinerja, mengiterpretasikan laporan pada manajer, analisa program dan anggaran dari berbagai segmen yang ada dalam organisasi dan mengkonsolidasikan menjadi anggaran organisasi secara keseluruhan Melakukan supervise pengendalian internal dan prosedur pengendalian akuntansi untuk meyakinkan keabsahan informasi, membuat system keamanan asset dan informasi serta menjalankan pemeriksaan operasional Mengembangkan SDM Controller organisasi

4.

5.

Relasi ke Jajaran Organisasi Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasu, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Seorang pengendali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tolok ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian ke pihak manajemen. Selain itu juga untuk memonitor ketaatan pada batas-batas pengeluaran yang sudah ditetapkan oleh kepala eksekutif, mengendalikan integritas sistem pencatatan serta menjaga aktiva perusahaan dari pencurian dan penipuan. Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran. Mereka sering diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Kontroler Unit Bisnis Di beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus ke kontroler korporat. Manajer umum unit bisnis adalah atasan langsung kontroler, dan dia memiliki wewenang dalam mempekerjakan, melatih, memindahkan, memberikan kompensasi, mempromosikan dan memecat para kontroler di unit yang bersangkutan. Akan tetapi, keputusan macam ini jarang dibuat tanpa masukan dari kontroler korporat. Diperusahaan lain, para kontroler unit bisnis memberikan laporan secara langsung kepada kontroler korpora, sebagaimana ditunjukan dalam garis penuh pana diagram organisasi. Jika para kontroler unit bisnis terutama bekerja untuk manajer unit bisnisnya, ada kemungkinan bahwa dia tidak akan

memberikan laporan yang objektif mengenai anggaran dan kinerja unit bisnis kepada manajer senior, disisi lain, jika kontroler unit bisnis terutama bekerja untuk kontroler korporat maka manajer unit bisnis akan memperlakukannya lebih sebagai seorang mata-mata dari kantor pusat, dan bukan sebagai mitra kerja terpercaya. Maka daripada itu, kontroler diharapkan agar tidak mentolerir atau terlibat dalam memberikan informasi-informasi yang tidak menyesatkan atau menyembunyikan informasi-informasi yang tidak menyenangkan