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Atualizaes fora de sequncia (Out of Sequence progress)

MSPROJECT2010

Atualizaes fora de sequncia (Out of Sequence progress)

Este post surge da dvida do leitor Andr Cardoso. Ele questiona o que deve ser feito nos casos em que uma atividade sucessora, no prevista para iniciar em funo de sua predecessora e da dependncia trmino-incio entre elas, foi iniciada antes do previsto. Esta uma situao muito comum em projetos. Na maioria das vezes, criamos dependncias entre atividades que no refletem a realidade. Em outras, essas dependncias so criadas para garantir requisitos de qualidade na execuo de uma atividade e, consequentemente, na entrega de um produto previsto ao trmino da execuo. Imagine a seguinte situao: estamos pintando uma casa. Durante o planejamento do projeto foi estabelecida uma dependncia entre duas atividades (isolar e cobrir partes expostas que no devero ser pintadas e pintar as paredes). Para atender a um requisito especfico do patrocinador (no sujar de tinta os rodaps), a equipe decidiu isolar tudo primeiro antes de comear a pintar. Com isto, estabelecemos uma dependncia trmino-incio entre essas atividades e montamos o seguinte plano (cronograma). Veja o plano abaixo.

Cabe lembrar aqui mais uma vez o conceito e a importncia de cronogramas dinmicos (atividades com predecessoras e sucessoras e poucas restries de data). Isto facilitar a atualizao e controle do plano. Voltando ao plano, podemos verificar que este projeto teve incio em 29/07 e dura 9 dias. Possui cinco atividades previstas e um marco de acompanhamento (paredes pintadas). Comeamos a executar o plano e faremos a medio do projeto. Definimos a data de status em 01/08 e observamos, atravs da linha de progresso, as atividades que necessitam de atualizao (todas esquerda da data de status).

A atividade isolar partes exposta necessita de atualizao. Sabemos que ela est sendo executada conforme o previsto (para proceder com a atualizao conforme o previsto, sugiro a leitura do post Atualizando o cronograma : As 6 situaes) Pois bem, o fato que a equipe do projeto, no intuito de entregar a pintura antecipada da casa, resolveu comear a pintar as paredes mesmo sabendo que a atividade isolar as partes expostas no estava concluda integralmente, contrariando um requisito e assumindo riscos. O fato que na data de status precisaremos atualizar o andamento da atividade pintar as paredes pois alguma coisa dela j foi iniciada. a que entra o conceito de atualizaes fora da sequncia A pergunta que fica neste caso : Como devemos proceder? Alteramos a dependncia entre as atividades? Atualizaes fora da sequncia muito simples. As datas atuais so mais fortes do que qualquer outra funcionalidade existente no MS Project. Ao fornecermos a data de incio atual para a atividade atravs da tabela Controle, todas as lgicas de dependncia e at mesmo as restries sero sobrescritas. Ento, nesses casos, informe a data de incio real (actuals). A atividade pintar a parede iniciaria em 03/08/11 de acordo com a lgica estabelecida de trmino-incio ( a atividade predecessora termina em 02/08), mas a sua execuo foi antecipada iniciando em 01/08. Veja a tabela de controle abaixo onde promoveremos a atualizao.

O MS Project sinaliza que uma dependncia estabelecida foi corrompida. Continue assim mesmo, pois isso que queremos.

Observe que a atividade pintar as paredes teve seu incio deslocado para antes da data de status. Para esta poro que foi descolocada, atribuirei um progresso (atualizarei conforme o agendado)

Recapitulando, definimos a data de incio real para a atividade pintar a parede para 01/08/2011 (originalmente era 03/08/2011), observo o deslocamento da atividade para antes da data de status e promovo uma atualizao, via barra de controle, do tipo atualizar conforme agendado. Ao promovermos esta atualizao, temos a seguinte situao:

Observe que a durao que foi antecipada para antes da data de status foi atualizada e a durao restante obedece o trmino estabelecido pela dependncia lgica entre as atividades (trmino incio). E agora temos o que realmente precisa ser verificado nos casos de atualizao fora da sequncia: se queremos trazer a durao restante para iniciar na data de status (o que chamamos de logic overrided ou lgica substituda) ou se mantemos a durao restante onde a dependncia entre as atividades estipulou (o que chamamos de retained logic ou lgica retida).

A opo split in progress tasks que define este comportamento. Este split na atividade pintar a parede s aconteceu porque a opo estava marcada.

Com esta opo desmarcada, veja que ao promovermos a atualizao, a atividade pintar no sofreria um split em seu progresso, promovendo assim uma antecipao da atividade (a durao restante seria deslocada para iniciar na data de status).

Resumindo: 1- Atualizaes fora de sequncia devem ser promovidas sempre utilizando as datas atuais. Elas e o seu cronograma dinmico faro todo o resto. Utilize sempre a barra de ferramenta de controle para promover as atualizaes das datas atuais.

2- Anlise da durao restante: verifique se voc deseja manter a lgica definida ou se voc gostaria de sobrescrever a lgica, antecipando a durao restante como no exemplo acima e trazendo-a para iniciar na data de status. Promova a escolha da situao atravs da opo Split in-progress tasks existente em Tools > Options > Schedule. Videoaula Atualizaes fora de sequncia from Alexandre Paiva, PMP, MCTS, ITIL on Vimeo. Espero que este post tenha sido til para vocs. At o prximo.