Materi 1 KOMUNIKASI BISNIS 20 Januari 2011 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi

siapa pun juga dan di bidang apa pun juga, termasuk di bidang bisnis misalnya. Semakin tinggi kedudukan seseorang, semakin penting komunikasi baginya. Maka tidak heran kalau para manajer puncak pimpinan menghabiskan 85% waktu mereka untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi adalah proses mengirimkan dan menerima pesan-pesan, bisa berupa e-mail, presentasi formal dalam seminar, ngobrol dengan teman dsb. Namun komunikasi dianggap efektif hanya jika orang lain memahami pesan Anda dengan benar dan memberikan respons sesuai dengan yang Anda inginkan. Komuniksi yang efektif membantu Anda untuk mengatur arus kerja, memperbaiki hubungan bisnis, meningkatkan citra professional Anda dan memberikan berbagai manfaat penting lainnya. Komunikasi yang efektif merupakan pusat sebagian besar aspek bisnis karena komunikasi menghubungkan perusahaan dengan semua stakeholder-nya, yakni suatu tim yang dipengaruhi oleh tindakan perusahaan dalam beberapa cara, yang terdiri dari: pelanggan, karyawan, pemegang saham, pemasok, tetangga, komunitas dan negara. KARAKTERISTIK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Anda dapat mempunyai ide yang paling hebat sedunia, tetapi ide tersebut tidak bermanfaat bagi perusahaan atau karir Anda bila Anda tidak dapat mengekspresikannya secara jelas dan persuasif. Manajer proyek Nasa mengatakan:Pengetahuan bisa merupakan kekuatan, tetapi keterampilan berkomunikasi adalah bahan baku utama dalam menjalin hubungan baik dengan klien. Komunikasi yang efektif mengandung 5 hal: Praktis Faktual Padat Jelas Persuasif Informasi yang praktis Berikan informasi yang berguna, bisa membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan atau untuk memahami kebijakan baru perusahaan. Informasi berupa fakta, bukan kesan. Gunakan fakta bukan kesan. Gunakan kalimat yang konkrit, detail yang spesifik dan informasi yang jelas, meyakinkan, akurat dan etis. Bahkan ketika suatu opini dibutuhkan, sajikan bukti yang meyakinkan untuk mendukung kesimpulan Anda. Informasi harus padat Berikan pokok-pokok informasi yang paling penting, bukan semua informasi kepada para pembaca. Pesan-pesan yang jelas dan ringkas lebih efektif daripada banjir data dan banjir informasi. Nyatakan Pesan dengan jelas

Tulislah pesan-pesan yang menghasilkan respons spesifik dari penerima tertentu. Nyatakan secara jelas apa yang Anda harapkan dari para penerima atau apa yang Anda lakukan untuk mereka. Persuasif Bujuk orang lain dan tawarkan rekomendasi. Tunjukkan pada para pembaca Anda secara tepat bagaimana mereka akan mendapat manfaat dengan memberikan respons atas pesan Anda. Menyebutkan manfaat bagi para pembaca merupakan kunci untuk membujuk pemberi kerja, rekan kerja, pelanggan atau klien untuk menyetujui rencana tindakan atau membeli produk. Komunikasi Dalam Lingkungan Organisasi Dalam setiap organisasi bisnis komunikasi merupakan bagian penting. Orang memerlukan informasi, dan melalui komunikasilah informasi itu disampaikan. Komunikasi dalam lingkungan organisasi dibagi 2 yaitu: Komunikasi internal, yaitu bila Anda bertukar informasi dengan orang-orang dalam organisasi Anda Komunikasi ekternal, yaitu bila Anda bertukar informasi dengan dengan orangorang di luar organisasi. Komunikasi Formal dan informal. Setiap organisasi mempunyai jaringan komunikasi formal, yang di dalamnya ideide dan informasi mengalir sepanjang garis komando (tingkat hirarki) dalam struktur organisasi perusahaan. Di seluruh jaringan formal internal, informasi mengalir dalam tiga arah: Aliran ke arah bawah Aliran ke arah atas Aliran horizontal Aliran ke arah bawah. Komunikasi mengalir dari para eksekutif ke para karyawan, membagi keputusan eksekutif dan menyediakan informasi yang membantu para karyawan dalam mengerjakan pekerjaan mereka. Aliran ke arah atas. Komunikasi mengalir dari para karyawan ke para eksekutif, memberikan laporan tepat waktu mengenai problem, tren, peluang, keluhan dan kinerjadengan demikian memungkinkan para eksekutif memecahkan masalah dan membuat keputusan yang cerdas. Aliran horizontal. Komunikasi lateral atau diagonal mengalir antar departemen untuk membantu para karyawan berbagi informasi dan mengoordinasikan tugas. Komunikasi seperti ini sangat bermanfaat untuk memecahkan problem-problem yang kompleks dan sulit. Komunikasi Informal Komunikasi yang dilakukan di luar struktur organisasi. Bisa terjadi di mana saja, bisa di ruang makan, di lapangan golf, bisa melalui e-mail, sms, dsb. Bebeberapa eksekutif sangat berhati-hati terhadap jaringan informal, tetapi manajer yang cerdas menjadikan jaringan ini untuk menyebarkan dan menerima pesan-pesan informal. Jaringan komunikasi informal ini cenderung paling aktif ketika para karyawan percaya bahwa jaringan formal tidak menyediakan informasi yang mereka inginkan atau butuhkan.

Komunikasi eksternal mengalir ke dalam dan ke luar organisasi melalui lini formal (surat-surat resmi, pemgumuman, e-mail, rapat tatap muka, rapat menggunakan tele conference dsb.), juga melalui sarana informal, seperti mendiskuikan pekerjaan dengan teman, jaringan kegiatan social, berbincang dengan pelanggan, dsb. Walaupun interaksi-interaksi tersebut bersifat formal, interaksi tersebut tetap sangat penting bagi kesuksesan perusahaan, jadi komunikasi ini memerlukan perhatian dan keterampilan yang sama dengan komunikasi formal. Betapa pentingnya pertukaran informasi dapat dilihat dari berkembangnya piranti lunak jaringan social seperti Spoke Connect, dan situs web seperti LinkedIn.com dan Ryze.com, membantu semua perusahaan memanfaatkan semua hubungan yang dimiliki oleh para karyawannya. PROSES KOMUNIKASI Proses komunikasi menghubungkan pengirim dan penerima pesan, yang terdiri dari 6 langkah: 1. Pengirim mempunyai ide. Anda ingin membagi ide tersebut dan menyusunnya agar bisa dibagi. 2. Pengirim meng-coding ide. Sebelum mengirim ide berupa pesan, pengirim melakukan proses berpikir bagaimana ide tadi akan dikirimkan. Dalam bentuk apa, dengan kalimat bagaimana, dengan saluran apa dsb. 3. Pengiriman pesan. Pengiriman pesan dapat melalui berbagai saluran komunikasi seperti telephone, surat, memo, e-mail-bahkan isyarat raut muka. 4. Penerima men-decoding pesan. Setelah pesan diterima oleh penerima, maka penerima melakukan proses untuk memahami isi pesan. Proses berpikir yang dilakukan oleh penerima ini disebit decoding. Bila semua berjalan dengan lancar, penerima tersebut menerjemahkan pesan dengan benar, memberi arti yang sama pada penerima seperti yang dikehendaki oleh pengirim. 5. Penerimaan pesan. Ada kemungkinan pesan yang dikirim oleh sumber tidak diterima oleh audience (penerima). Ini bisa disebabkan oleh terjebaknya e-mail pada filter anti spam. Tantangan terbesar yang dihadapi adalah memotong kekusutan dan gangguan dalam media apa pun. 6. Pengiriman umpan balik (feedback). Setelah memahami isi pesan, penerima mempunyai pilihan untuk memberikan respons dengan berbagai cara. Komunikator yang sukses akan memberikan perhatian yang tinggi pada umpan balik, yang tidak hanya sebagai cara untuk mengukur efektivitas. Tetapi juga cara untuk belajar. *** **** **** Dili, 20 Januari 2011 D. Dwikori Sitaresmi, M.A. Catatan; Disarikan dari Komunikasi Bisnis I, oleh Bovee dkk,. Penerbit Jakarta, Khusus untuk perkuliahan di Instituto Professional de Canossa, Dili, Timor Leste.