Anda di halaman 1dari 3

LAPORAN AJK PENGINAPAN Pemilihan ahli jawatankuasa telah dijalankan pada mesyuarat pertama.

Pembahagian tugas telah dilakukan bagi memastikan kelancaran dan pengurusan program lawatan ilmiah ini berjalan dengan lancar dan jayanya. Bernaung di bawah pengurus projek iaitu Nazirul Syaqim, tugas AJK Penginapan digalas oleh Farihin Bt Md Rashid dan Mohd Hafiz Bin Che Husin. Setelah berbincang, kami semua bersetuju untuk mengadakan lawatan ilmiah ini di Kompleks Belia dan Sukan Ayer Keroh, Majlis Sukan Negeri Melaka dan Sekolah Menengah Seri Kota, Melaka. Namun, kami terpaksa melakukan beberapa perubahan lokasi disebabkan oleh faktor-faktor yang tidak dapat dielakkan. Akhirnya, kami memutuskan untuk ke Majlis Sukan Negeri Melaka, Institut Satelit Negeri Melaka dan Sekolah Sukan Bukit Jalil. Lawatan kami bermula pada 6 Mac 2013 dan berakhir pada keesokkan harinya, 7 Maz 2013. Disebabkan lawatan kami ini memerlukan kami menginap selama satu malam, kami ditugaskan untuk mencari tempat untuk bermalam di Melaka. Pada awalnya, kami merancang untuk menginap di asrama Kompleks Belia dan Sukan dengan harga yang murah iaitu serendah RM7 seorang. Namun, terdapat beberapa kekangan iaitu kompleks tidak dapat berurusan dengan local order (LO) dan kerja-kerja pembaikpulihan sedang dijalankan. Oleh itu, kami

mencari-cari tempat penginapan yang berada berdekatan dengan tempat yang ingin dilawati dan akhirnya kami sepakat untuk menginap di Hotel Seri Malaysia. Bagi mendapatkan maklumat dan mengetahui prosedur menggunakan LO, kami berjumpa dengan Dr Azita yang banyak membantu kami sepanjang proses mengadakan lawatan ini. Setelah mendapat penerangan daripada beliau, kami perlu berurusan dengan En Rosli Bin Jinun dari Unit Kewangan berkenaan LO. Proses menguruskan LO adalah agak rumit. Kami terpaksa kerapa berhubung dengan hotel dan Unit Kewangan bagi menguruskan tempahan penginapan di hotel. Unit Kewangan meminta kami untuk mendapatkan quotation, sebut harga, sijil, kod bidang kerja dan pelbagai lagi dari pihak hotel. Pihak hotel terpaksa beberapa kali faks sebut harga disebabkan oleh salah faham dan ralat. Walaubagaimanapun, kami berjaya melaksanakannya dengan bantuan Unit Kewangan dan kerjasama yang baik dari pihak hotel.

Semasa hari lawatan berlangsung, kami sebagai AJK Penginapan telah menghubungi pihak Hotel Seri Malaysia pada paginya untuk memberitahu akan kedatangan kami ke sana serta masa perjalanan kami. Kami bertolak ke Melaka lebih kurang jam 8 pagi dan melangsungkan program seterusnya tiba di Hotel Seri Malaysia pada jam 4 petang. Setibanya di hotel, kami terus ke kaunter hotel bagi membuat urusan pendaftaran masuk sementara ahli lawatan yang lain menunggu di lobi hotel. Semasa pihak hotel menguruskan pendaftaran bilik kami, kami sempat meninjau suasana lobi hotel yang cantik dan nampak konsepnya yang klasik serta tersusun kemas dengan ruangan menunggu, kerusi urut serta hiasan-hiasan yang menarik. Setelah urusan pendaftaran masuk selesai, kami membuat pembahagian bilik kepada semua ahli lawatan. Sebanyak 4 bilik hotel kepada ahli lelaki dan 5 bilik hotel kepada ahli perempuan telah dibahagikan. Setiap ahli lawatan diminta mengisi nama pada bilik-bilik yang telah ditetapkan. Setelah itu, kami melakukan pengagihan kunci bilik serta kupon sarapan pagi di hotel untuk keesokan harinya. Kemudian, semua ahli lawatan bergerak ke bilik hotel masing-masing untuk berehat. Kami juga sempat meninjau keadaan bilik hotel yang dilengkapi penghawa dingin, katil yang empuk, televisyen serta kemudahan wi-fi di bilik hotel. Selain itu, hotel ini juga dilengkapi dengan kemudahan lain seperti restoran serta kolam renang yang terletak di tengahtengah blok hotel bagi memudahkan penggunaan pelanggan. Pada keesokan harinya, semua ahli lawatan bersarapan pagi di cafe yang telah disediakan oleh pihak hotel dari pukul 7 pagi hingga 10 pagi. Pelbagai makanan disediakan untuk pelanggan dan kesemuanya enak-enak belaka. Selepas itu, lebih kurang jam 10.30 pagi, ahli lawatan bersiap sedia untuk berangkat pulang dan membuat urusan pendaftaran keluar. Kami telah memastikan semua kunci bilik hotel diserahkan ke kaunter hotel dan proses pendaftaran keluar berjalan dengan lancar. Selain itu, kami juga meminta pihak Hotel Seri Malaysia untuk menandatangani invois untuk kami serahkan kepada Unit Kewangan IPG KBA. Setelah kami tiba di IPBA, Encik Rosli dari Unit Kewangan telah menghubungi kami untuk urusan penghantaran invois. Selain itu juga, kami juga diminta oleh Encik Rosli untuk mengisi borang prestasi perkhidmatan hotel bagi Hotel Seri Malaysia.

Setelah penyerahan invois kepada Unit Kewangan IPG KBA, tugas kami sebagai AJK Penginapan bagi lawatan kali ini telah selesai. Banyak pengetahuan serta pengalaman yang baru telah kami perolehi sepanjang menjalankan tugas sebagai AJK Penginapan. Antaranya ialah cara pengurusan bagi penempahan hotel serta pengurusan bayaran. Kami telah belajar cara untuk berurusan dengan pihak hotel dimana memerlukan kami menghubungi pihak hotel bagi menempah dan juga pembayaran. Kami juga dapat belajar cara untuk berurusan dengan Unit Kewangan kampus bagi memudahkan proses pembayaran kepada pihak hotel. Sesungguhnya ianya merupakan suatu benda baru yang amat berguna kepada kami dan kami berharap dapat menggunakan pengalaman yang ada bagi menjayakan program lawatan di sekolah suatu hari nanti.