Anda di halaman 1dari 44

PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES mySAP3

MAKE YOUR SYSTEM APPLICATION PLANTATION PROGRAM USAKTI DEVELOPMENT 2010

Hal i PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES- mySAP3

REVISI : ASLI

DOCUMENT CONTROL

TERBIT : 03/07

Author Edisi Created by Created Edited by Last Edited Reviewed by

TEAM mySAP3 Usakti mySAP3 TEAM mySAP3 Usakti / Dokumentasi Saturday, March 03, 2007 TEAM mySAP3 Usakti / Dokumentasi Wednesday, December 02, 2009

TEAM mySAP3 Usakti / Dokumentasi

Revision Date

Revision Description

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun tanpa izin dari TEAM mySAP3 FE-Universitas Trisakti

Hal ii PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

KATA PENGANTAR

TERBIT : 03/07

Administrasi dalam arti sempit adalah pekerjaan tulis menulis atas kejadian-kejadian yang saling berkaitan. Tujuannya untuk mencatat kejadian tersebut sebagai data, kemudian mengolah data tersebut menjadi informasi yang berguna untuk pelaporan, analisa, intrepretasi dan lainnya sesuai yang dikehendaki. Selanjutnya hal tersebut digunakan untuk mendukung evaluasi dan perencanaan kegiatan usaha yang sesungguhnya. Sehubungan penerapan aplikasi computer khususnya program aplikasi perkebunan pada tahun 1990, proses administrasi di perusahaan perkebunan PTP-7 Bah Jambi mengalami perubahan. Sebagian proses administrasi yang awalnya merupakan kegiatan menulis berubah menjadi kegiatan input di computer yang tentunya memerlukan keahlian dasar computer dan pemahaman konsep dasar aplikasi program computer tersebut selain pemahaman kegiatan operasional lapangan. Bertitik tolak dari hal diatas maka mySAP3 kami sajikan secara terpadu yang terintegrasi dari operasional lapangan sampai ke Financial, mulai dari penjelasan konsep, bagan alur pencatatan/dokumen dan sarana administrasi yang selalu dikaitkan dengan aplikasi mySAP3 yang digunakan. Kami mengharapkan buku pedoman ini dapat menampung berbagai kepentingan penerapan Prosedur Administrasi di unit-unit kerja dalam lingkungan perusahaan Anda, khususnya Unit Bisnis Plantation. Dari waktu ke waktu buku pedoman ini dan Aplikasinya akan kami evaluasi untuk nilai relevansi, efisiensi dan efektivitas penggunaannya. Kami mengharapkan agar setiap usulan penambahan, pengurangan dan/ataupun perubahan terhadap buku pedoman ini disampaikan ke TEAM mySAP3 Usakti dengan email support@myap2.com. Jakarta, 03 Maret 2007

System Application Plantation Program


TEAM mySAP3 FE - Universitas Trisakti

Motto:

Belum akan sempurna System Administaris diperusahaan, bila keberadaannya belum diterima secara bersama dan belum dijadikan pedoman sebagai petunjuk pelaksanaan kerja secara tepat, cepat, akurat, konsisten dan konsekuen dengan zero pengecualian (syb).

Hal iii PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

DAFTAR ISI

TERBIT : 03/07

DOCUMENT CONTROL .

KATA PENGANTAR .... DAFTAR ISI

ii iii

I. PENDAHULUA N 1 II. PENJELASAN UMUM ........ 1. RUANG LINGKUP....... 2. KEGIATAN ACCOUNTS PAYABLES ................................... 2.1. Master Data ......................... 2.2. Transactional Data ............. 2.3. Standard Report ......................... 3. KEGIATAN ADMINISTRASI DI mySAP3 ......... 3.1. Master Data ............. 3.1.1. Vendor Class ................... 3.1.2. Vendor Group ........ 3.1.3. Vendor ............. 3.2. Transactional Data ............. 3.2.1. Credit Note Billing .............. 3.2.2. Debi Note ........... 3.2.3. AP Paid .......... 3.2.4. FFB AP Paid ........ 3.3. Standard Report ............. 3.3.1. AP Card .............. 3.3.2. Aging AP ................ 3.3.3.Statement AP . III. BAGAN ALUR & PENJELASANNYA ......... 1. Bagan Alur Modul . ........ 2. Penjelasan Modul .............. IV. SARANA ADMINISTRASI .... 1. SUMBER DATA ... ....... 1. LAPORAN . .......
2 2 2 2 2 2 3 3 3 7 10 13 13 17 18 23 27 27 32 37

V. LAMPIRAN .....

NO INDEKS: I/ Hal 1 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENDAHULUAN

TERBIT : 03/07

LATAR BELAKANG

Petunjuk Accounts payables mySAP3 disusun untuk mendukung penerapan system program mySAP3 dalam pencatatan surat dan jadwal Perizinan. Petunjuk Accounts payables mySAP3 ini menjelaskan bagaimana mengatur cara Piutang Dagang Perusahaan, sehingga diperoleh tujuan utama dari petunjuk yaitu pencatatan data alur Keseluruan tersebut.

Prosedur ini disajikan menurut susunan yang mencakup hal-hal dibawah ini : 1. Penjelasan Umum, yaitu uraian tentang petunjuk Accounts payables mySAP3. 2. Bagan Alur Prosedur dan Penjelasannya, yaitu bagan yang meggambarkan arus dari mana dokumen datang, proses apa yang dilakukan pada modul mySAP3 atas dokumen yang datang dan kemana dokumen tsb didistribusikan setelah diproses dan penjelasannya. 3. Sarana Administrasi, yaitu jenis-jenis dan tata cara penggunaan Buku, Catatan, Formulir, Laporan modul mySAP3 dan lain-lain. Bagian-bagian di atas merupakan satu kesatuan petunjuk yang diharapkan dapat memudahkan pemahaman para pengguna aplikasi mySAP3.

NO INDEKS: II/ Hal 2 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

1. RUANG LINGKUP Ruang Lingkup modul Accounts Payables mySAP3 adalah kegiatan administrasi atas kegiatan-kegiatan Hutang dagang, Credit Note Billing (CNB) Debit Note (DN) AP Paid (AP), AP Card (AC) Aging AP (AA) Statement AP(SA), Sampai dengan pelaporan harian maupun Bulanan Accounts Payables.

2. KEGIATAN ACCOUNTS PAYABLES Kegiatan Petunjuk Accounts Payables mySAP3 ini dibuat sebagai pendukung kegiatan modul-modul mySAP3 lainnya, untuk menunjang pemahaman penggunaan aplikasi yang dapat meningkatkan kelancaran kerja.

2.1

Master Data

Terdapat Kelas Rekanan Perusahaan, Kelompok Rekanan yang ada dan tersedia nama Rekanan yang selama ini berjalan, Untuk perlengkapan data.

2.2

Transacional Data

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit, Nota debet merupakan bukti bahwa pembelian telah mendebet akun penjual jika transaksi dilakukan secara kredit, maka pembeli akan mendebet akun hutangnya secara tunai, maka pembeli akan mendebet akun kasnya sebagai akibat penerimaan uangnya kembali. 2.3 Standard Report

Pelaksanaan pembahasan Kartu Hutang adalah catatan hutang berdasarkan suplyer, Umur Hutang yaitu pada jangka berapa lam hutang berlaku dan Posisi hutang yaitu berda dimana hutang berada.

NO INDEKS: II/ Hal 3 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3. KEGIATAN ADMINISTRASI DI mySAP3 3.1 Master Data Kegiatan Administrasi Accounts Receivables menggunakan Modul FI (Financial Acconting), dalam program mySAP3, master data yang harus dipersiapkan adalah : a. Kelas Rekanan (APM1) b. Kelompok Rekanan (APM2) c. Rekanan (APM3) Master data dibuat oleh staf divisi yang berwenang. 3.1.1 Vendor Class Vendor Classes berfungsi sebagai mendata Kelas rekanan, modul ini bisa di akses melalui kode modul BCM1 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounts Payables-> Master Data-> APM1, Lihat gambar dibawah ini. Petunjuk: Setelah anda mengaktifkan program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. Click button Explorer menu FI - Financial Accounting. 2. Click Modul Accounts Payables. 3. Click Master Data 4. Double Click APM1 Vendor Class. Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul tampilan form pendataan APM1 Vendor Class.

NO INDEKS: II/ Hal 4 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 5 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Pengisian data di dalam kolom-kolom modul APM1 dapat anda ikuti sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G H NAMA KOLOM Code Local Name Foreign Name Count Valid Sterting Valid Expiry Valid Operator Entry Date Entry ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Kode NamaLokal Nama bahasa Asing Count Valid Sterting Valid Expiry Valid Operator Entry Date Entry Petunjuk Pengerjaan

Excersice

Ketiklah pada kolom2 di APM1 ini: a. Pada kolom Code, isilah kode kelas pelanggan contoh kode VJ10. b. Isilah nama nama pelangan arti kode VJ10 tadi contoh Vendor Non-Trade. Pada kolom Local Name. c. Pada kolom Foreign Name, isilah istilah nama dengan bahasa inggris. d. Di kolom Count Valid, isilah count valid kelas pelanggan. e. Iisi tanggal mulai berjalan atau berlaku, di kolom Starting valid. f. Expiry Valid, isi berakhirnya tanggal berlaku. g. Di kolom Operator Entry, isi nama operator atau nama pengimput. h. Di kolom Date Enrty, isi Tanggal dan waktu pengimputan. i. Setelah data diisi semua jangan lupa di simpan/ Save file. Dapat anda lihat pada gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 6 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice

Petunjuk Pengerjaan

Cara menyimpan data yang sudah terinput langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Pilih menu Ribbon Button > Save atau tekan saja Ctrl+S pada keyboard atau klik ikon Save toolbar.

pada

NO INDEKS: II/ Hal 7 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3.1.2 Vendor Group Vendor Group berfungsi untuk mendata Kelompok Rekanan, modul ini bisa di akses melalui kode modul APM2 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounts Payables -> Master Data-> APM2, Seperti gambar dibawah ini.

Petunjuk: Setelah anda mengaktifkan program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. Click button Explorer menu FI-Financial Accounting. 2. Click Modul Accounts Payables. 3. Click Master Data 4. Double Click APM2 Kelompok Rekanan. Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul tampilan form pendataan APM2 Kelompok Rekanan, seperti gambar dibawh ini.

NO INDEKS: II/ Hal 8 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 9 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Pengisian data di dalam kolom-kolom modul APM2 dapat anda ikuti sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G NAMA KOLOM Code Local Name Short Name Address City Phone Fax Number ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Kode NamaLokal Nama bahasa Asing Alamat Alamat Telpon Fax Number Petunjuk Pengerjaan

Excersice

Ketiklah pada kolom2 di APM2 ini: a. Isilah kode Kelompok rekanan masing-masing contoh kode TBS MHR. Pada kolom Code . b. Pada kolom Local Name, isilah nama Kode rekanan contoh TBS MHR. c. Pada kolom Short Name, isilah nama dengan bahasa inggris. d. Di kolom Address, isilah alamat rekanan. e. Di kolom City, isilah Kota rekana contoh Medan. f. Phone, isilah No telpon rekanan. g. Fex Numbera Isilah No Fex Numbera rekanan. h. Setelah data diisi smua jangan lupa di simpan/ Save file. Dapat anda lihat pada gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 10 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice

Petunjuk Pengerjaan

3.1.3 Vendor Costomer berfungsi untuk mendata nama rekanan, modul ini bisa di akses melalui kode modul APM3 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Acconts Payables-> Master Data-> APM3. Lihat contoh gambar dibawah ini.

Petunjuk: Setelah anda mengaktifkan program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. Click button Explorer menu Accounting. 2. Click Modul Acconts Payables. 3. Click Master Data. 4. Double Click APM3 Rekanan. FI-Financial

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul tampilan form pendataan APM3 Rekanan, Seperti contoh gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 11 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 12 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Yang perlu anda isi kan dalam APM3 ini sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G NAMA KOLOM Code Local Name Short Name Address City Phone Fax Number ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Kode Nama Lokal Nama dalam bahasa Asing Alamat Kota Telpon Fax Number Petunjuk Pengerjaan

Excersice

Ketiklah pada kolom2 di ARM3 ini: a. Isilah kode pelnggan masing-masing contoh kode ALG. Pada kolom Code. b. Pada kolom Local Name, isilah nama dari kepanjangan arti kode BMP1 tadi contoh Along. c. Pada kolom Short Name, isilah nama lain dalam bahasa inggris. d. Di kolom Address, alamt pelanggan. e. Isilah Kota pelanggan, Di kolom City. f. Di kolom Tax numer, isilah nomortax pelanggan. g. Phone, isilah No telpon pelanggan. h. Setelah data diisi semua jangan lupa di simpan/ Save file. Lihat pada contoh gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 13 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice

Petunjuk Pengerjaan

3.2 Transactional Data Kegiatan Administrasi Accounts Payables menggunakan Modul FI (Financial Acconting), di dalam program mySAP3, transactional data yang harus dipersiapkan adalah : a. Nota Kredit Tagihan (APD1) b. Nota Debet (APD2) c. Pelunasan Hutang (APD3) d. Pelunasan Hutang TBS (APD4) Transaction Data dibuat oleh staf divisi yang berwenang. 3.2.1 Credit Note Billing Credit Nota Billing berfungsi sebagai Debet Nota tagihan, modul ini bisa di akses melalui kode modul APD1 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounts Payables-> Transactional Data -> APD1. Lihat contoh gambar dibawah ini. Petunjuk: Aktifkanlah terlebih dahulu program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Click button Explorer menu FI. Click Modul Accounts Payables. Click Transactional Data. Double Click APD1 Debet Nota Tagihan.

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul form pendataan APD1 Debet Nota Tagihan .

NO INDEKS: II/ Hal 14 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 15 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Yang perlu anda isi kan dalam APD1 ini sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G H I NAMA KOLOM Transaction Nomor Date No. Batch Rekanan Vendor Vendor Name description Date Valas Currency Local Rate ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Nomor Bukti Tanggal No. Batch Rekanan Vendor Nama Rekanan Keterangan Jatuh Tempo Valas Currency Nilai Tukar PENDATAAN YANG DI INPUT No Nota Kredit Tagihan Nama perkiraan Nota Kredit Tagihan Sandi perkiraan Muncul ketika nama perkiraan terisi Kode Sud Nota Kredit Tagihan Keterangan Nota Kredit Tagihan Nilai Transaksi Nota Kredit Tagihan Jumlah Local Net Nota Kredit Tagihan Petunjuk Pengerjaan

Data Detail NO.Urut Nama Perkiraan Sandi Perkiraan Kode Sud Keterangan Nilai Transaksi Jumlah Local Net

Excersice
Latihan mengisi modul APD1-Nota kredit Tagihan

Ketiklah pada kolom2 di APD1 ini: a. Isilah Transaction Nomor Isilah nomor bukti, Contoh b. Dikolom Date isilah tanggal. c. Pada kolom No. Batch, isilah No.batch Nota Kredit. d. Di kolom Rekanan Vendor isi Isi nama rekanan contoh FSENTOSA. e. Dikolom Vendor Name Rekanan contoh SENTOSA JAYA. f. Description isi keterangan. g. Date isilah tanggal jatuh tempo h. Valas Currency isi Valas Currency sesuai nilai mata uang yang diinginkan. i. Local Name isilah Nilai tukar. j. Setelah data diisi semua jangan lupa di simpan/ Save file. Lihat pada contoh gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 16 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice

Petunjuk Pengerjaan

Contoh Gambar Pengisianya.

NO INDEKS: II/ Hal 17 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3.2.2

Debit Note

Debet Note ini berfungsi Nota Debet, modul ini bisa di akses melalui kode modul APD2 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Acconts Payables -> Transactional Data -> APD2. Lihat contoh gambar dibawah ini. Petunjuk: Aktifkanlah terlebih dahulu program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Click button Explorer menu FI. Click Modul Acconts Payables. Click Transactional Data. Double Click APD2 Debit Note.

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul form pendataan APD2 Debit Note,APD2 kebalikan ya dengan APD1.

NO INDEKS: II/ Hal 18 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3.2.3

AP Paid

Ap Pain berfungsi sebagai Pelunasan Hutang, modul cash ini bisa di akses melalui kode modul APD3 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounst Payables -> Transactional Data -> APD3. Lihat contoh gambar dibawah ini. Petunjuk: Aktifkanlah terlebih dahulu program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Click button Explorer menu FI. Click Modul Accounst Payables. Click Transactional Data. Double Click APD3 Pelunasan Hutang.

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul form pendataan APD3 Pelunasan Hutang, Lihat contoh gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 19 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 20 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Pengisian data di dalam kolom-kolom modul APD3 dapat anda ikuti sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G H I J K NAMA KOLOM Transaction Nomor Date No. Batch Rekanan Vendor Vendor Name Description Date Valas Currency Local Rate Detail.Sum Local Net ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Nomor Bukti Tanggal No. Batch Rekanan Vendor Nama Rekanan Keterangan Jatuh Tempo Mata uang yang digunakan Nilai Tukar Jlh Perincian uang dari transaksi Jumlah (Rp)

Cara pengisian Pelunasan hutang Home->Inset kolom-> Click kolom -> ->dan pindahkan pada kolom transaksi. Lihat contoh gambar dibawah ini.

->

->Home ->

NAMA KOLOM NO. Urut Accon Name Sandi Perkiraan Kode Sub S/P Keterangan Nilai Transaksi Jumlah Dete

PENDATAAN YANG DI INPUT No. Urut Nama Perkiraan Pelunasan hutang Sandi Perkiraan Kan muncul setelah nama perkiraan terisi Kode sub S/P pelunasan hutang Isi keterangan pelunasan Nilai Transaksi Pelunasa Jumlah local Net pelunasan

NO INDEKS: II/ Hal 21 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice
Latihan mengisi data pada modul APM3pelunasan hutang

Petunjuk Pengerjaan

Ketiklah pada kolom2 di APD3 ini:

a. Isilah kolom Transaction Nomor dengan nomor bukti yang muncul secara otemastis. b. Lalu isi kolom Date isilah tanggal Pelunasan Hutang. c. Dikolom No. Batch Isi No.batch contoh BI306-180. d. Kolom Rekanan Vendor Isi nama rakanan contoh FOK. e. Vendor Nama isi nama rekanan contoh OK MEUBEL. f. Description isi keterangan. g. Date isi tanggal jatuh tempo pelunasan hutang. h. Valas Currency isi nilai mata uang yang digunakan contoh IDR. i. Dikolom Local Rate isi nilai tukar pelunasan. j. Lalu jumlah rincian pelunasan hutang. k. Dan jumlah (Rp) locat Net, pelunasan hutang. l. Setelah data diisi smua jangan lupa di simpan/ Save file.

Dapat anda lihat contoh pengisian modul APD3 pada gambar dibawah ini:

NO INDEKS: II/ Hal 22 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice

Petunjuk Pengerjaan

Contoh gambar pengisian.

NO INDEKS: II/ Hal 23 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3.2.4

FFB AP Paid

FF Ap Pain berfungsi sebagai Pelunasan Hutang TBS, modul cash ini bisa di akses melalui kode modul APD4 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounst Payables -> Transactional Data -> APD4. Lihat contoh gambar dibawah ini. Petunjuk: Aktifkanlah terlebih dahulu program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Click button Explorer menu FI. Click Modul Accounst Payables. Click Transactional Data. Double Click APD4 Pelunasan Hutang TBS.

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul form pendataan APD4 Pelunasan Hutang TBS. Lihat contoh gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 24 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Contoh gambar yang Sudah terisi.

NO INDEKS: II/ Hal 25 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Pengisian data di dalam kolom-kolom modul APD4 dapat anda ikuti sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G H I J K NAMA KOLOM Transaction Nomor Date No. Batch Rekanan Vendor Vendor Name Description Date Valas Currency Local Rate Detail.Sum Local Net ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Nomor Bukti Tanggal No. Batch Rekanan Vendor Nama Rekanan Keterangan Jatuh Tempo Mata uang yang digunakan Nilai Tukar Jlh Perincian uang dari transaksi Jumlah (Rp)

Cara pengisian Pelunasan hutang Home->Inset kolom-> Click kolom -> ->dan pindahkan pada kolom transaksi. Lihat contoh gambar dibawah ini.

->

->Home ->

NAMA KOLOM NO. Urut Accon Name Sandi Perkiraan Kode Sub S/P Keterangan Nilai Transaksi Jumlah Dete

PENDATAAN YANG DI INPUT No. Urut Nama Perkiraan Pelunasan hutang TBS Sandi Perkiraan Kan muncul setelah nama perkiraan terisi Kode sub S/P pelunasan TBS Isi keterangan pelunasan Nilai Transaksi Pelunasa Jumlah local Net pelunasan

NO INDEKS: II/ Hal 26 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice
Latihan mengisi data pada modul APM4pelunasan hutang TBS

Petunjuk Pengerjaan

Ketiklah pada kolom2 di APD4 ini:

a. Isilah kolom Transaction Nomor dengan nomor bukti yang muncul secara otemastis. b. Lalu isi kolom Date isilah tanggal Pelunasan Hutang TBS. c. Dikolom No. Batch Isi No.batch Pelunasan TBS. d. Kolom Rekanan Vendor Isi nama rakanan contoh ABLT. e. Vendor Nama isi nama rekanan contoh BLT. f. Description isi keterangan. g. Date isi tanggal jatuh tempo pelunasan hutang TBS. h. Valas Currency isi nilai mata uang yang digunakan contoh IDR. i. Dikolom Local Rate isi nilai tukar pelunasan TBS. j. Lalu jumlah rincian pelunasan hutang TBS. k. Dan jumlah (Rp) locat Net, pelunasan hutang TBS l. Setelah data diisi smua jangan lupa di simpan/ Save file. Dapat anda lihat contoh pengisian modul APD4 pada gambar dibawah ini:

NO INDEKS: II/ Hal 27 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3.3 Standard Report Kegiatan Administrasi Accounts Payables menggunakan Modul FI (Financial Acconting), di dalam program mySAP3, transactional data yang harus dipersiapkan adalah : a. Kartu Hutang (APR1) b. Umur Hutang (APR2) c. Posisi Hutang (APR3) Transaction Data dibuat oleh staf divisi yang berwenang. 3.3.1 AP Card AP Card berfungsi sebagai kartu hutang, modul ini bisa di akses melalui kode modul APR1 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounts Payables-> Standard Report -> APR1. Lihat contoh gambar dibawah ini. Petunjuk: Aktifkanlah terlebih dahulu program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Click button Explorer menu FI. Click Modul Accounts Payables. Click Standard Report. Double Click APR1 Kartu Hutang.

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul form pendataan APR1 Kartu Hutang, Lihat gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 28 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 29 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Pengisian data di dalam kolom-kolom modul APR1 dapat anda ikuti sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G H I NAMA KOLOM Kode Supp Vendor Date Type Trensaction Number Detail Description Credit Note Debit Note Paid Saldo Balance (Rp) ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Kode Supp Vendor Tanggal Jenis Nomor bukti Keterangan Perrincian Nota kredit Nota debet Pelunasan Saldo Balance (Rp) Petunjuk Pengerjaan

Excersice
Latihan mengisi data pada modul ARP1-kartu hutang

Ketiklah pada kolom2 di APR1 ini: a. Isilah kolom Kode Supp Vendor dengan nomor Kode Supp Vendor contoh FKOGELAHAR. b. Lalu isi kolom Date isilah tanggal kartu hutang. c. Dikolom Type, Isi jenis kartu yang digunakan. d. Kolom Trensaction Number Isi nomor bukti kartu contoh 054/NCRAP/SSMHO/VI/2013. e. Detail Description isi keteranga perincian kartu. f. Credit Note isi nilai Nota kredit. g. Debit Note isi Nota debet. h. Paid isi pelunasa. i. Dikolom Balance (Rp), isi nilai saldo. j. Setelah data diisi smua jangan lupa di simpan/ Save file. Dapat anda lihat contoh pengisian modul ARP1 pada gambar dibawah ini:

NO INDEKS: II/ Hal 30 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Excersice

Petunjuk Pengerjaan

Setelah anda mengisi transaksi di semua kolom yang terdapat pada ARP1Jurnal / tersebut, maka untuk melihat lembaran voucher kas tersebut dapat anda buka dengan cara mengklik ribbon preview yang terdapat pada menu Quick Accses. Dengan begitu anda dapat melihat tampilan voucher jurnal yang siap untuk di print. Seperti pada contoh gambar di bawah ini:

NO INDEKS: II/ Hal 31 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 32 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3.3.2

Aging AP

Aging AP berfungsi sebagai umur hutang atau jangka waktu hutang yang akan dibayar, modul ini bisa di akses melalui kode modul APR2 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounts Payables-> Standard Report -> APR2. Lihat contoh gambar dibawah ini. Petunjuk:

Aktifkanlah terlebih dahulu program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Click button Explorer menu FI. Click Modul Accounts Payables. Click Standard Report. Double Click APR2 Umur Hutang.

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul form pendataan APR2 Umur Hutang, Lihat gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 33 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 34 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Pengisian data di dalam kolom-kolom modul APR2 dapat anda ikuti sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G H NAMA KOLOM Kode Supp Vendor Trensaction Number Date Beginning Balance Credit Note Debit Note Ending Balnce 30 -Day ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Kode Supp Vendor Nomor bukti Tanggal Saldo Awal Nota kredit Nota debet Saldo Akhir 30-hari Petunjuk Pengerjaan

Excersice
Latihan mengisi data pada modul ARP2Umur hutang

Ketiklah pada kolom2 di APR2 ini: a. Isilah kolom Kode Supp Vendor dengan nomor Kode Supp Vendor contoh FNUSANTARA. b. Kolom Tarnsaction Number isilah nomor bukti umur hutang contoh 067/NCR/SSMHO/IV/2013. c. Lalu isi kolom Date isilah tanggal kartu hutang. d. Kolom Beginning Balance Isi saldo awal. e. Nota Kredit isi nota kredit. f. Debit Note isi Nota debet. g. Ending balance isi saldo akhir. h. 30-day,isi masa hari. i. Setelah data diisi smua jangan lupa di simpan/ Save file. Dapat anda lihat contoh pengisian modul APR2 pada gambar dibawah ini:

NO INDEKS: II/ Hal 35 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI
Excersice

PENJELASAN UMUM
Petunjuk Pengerjaan

TERBIT : 03/07

Setelah anda mengisi transaksi di semua kolom yang terdapat pada ARP1-Jurnal / tersebut, maka untuk melihat lembaran voucher kas tersebut dapat anda buka dengan cara mengklik ribbon preview yang terdapat pada menu Quick Accses. Dengan begitu anda dapat melihat tampilan voucher jurnal yang siap untuk di print. Seperti pada contoh gambar di bawah ini:

NO INDEKS: II/ Hal 36 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

NO INDEKS: II/ Hal 37 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

3.3.3

Statement AP

Statement AP berfungsi sebagai Posisi hutang atau jangka waktu hutang yang akan dibayar, modul ini bisa di akses melalui kode modul APR3 dengan Explorer menu modul path didalamnya yaitu: FI-> Accounts Payables-> Standard Report -> APR3. Lihat contoh gambar dibawah ini. Petunjuk:

Aktifkanlah terlebih dahulu program mySAP3, selanjutnya anda dapat memilih Explorer menu modul dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Click button Explorer menu FI. Click Modul Accounts Payables. Click Standard Report. Double Click APR3 Posisi Hutang.

Selanjutnya diarea worksheet sebelah kanan akan muncul form pendataan APR3 Posisi Hutang, Lihat gambar dibawah ini.

NO INDEKS: II/ Hal 38 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Contoh gambar Sheet Grid

Contoh Sheet Pivot Click kolom->Preview

NO INDEKS: II/ Hal 39 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

PENJELASAN UMUM

TERBIT : 03/07

Pengisian data di dalam kolom-kolom modul APR3 dapat anda ikuti sebagai berikut:
KOLOM A B C D E F G NAMA KOLOM Vendor Code Company Begin Of Saldo Credit Note Debit Note A/P Paid End Of Saldo ISI PENDATAAN YANG DI INPUT Kode supplier Nama Perusahaan Saldo Awal Nota kredit Nota debet Pelunasan Hutang Saldo Akhir Petunjuk Pengerjaan

Excersice
Latihan mengisi data pada modul APR3Posisi Hutang

Ketiklah pada kolom2 di APR3 ini: a. Isilah kolom Vendor Code dengan nomor Kode Supp contoh FASA. b. Kolom Company Name isilah nama perusahaan saat berposisi contoh ASA KARYA PERKASA ,PT. c. Lalu isi kolom begin Of Saldo isilah saldo awal. d. Kolom Credit Note Isi nota credit. e. Debit Note isi Nota debet. f. A/P Paid isi pelunasa hutang. g. End Of Saldo isi saldo akhir. h. Setelah data diisi smua jangan lupa di simpan/ Save file. Dapat anda lihat contoh pengisian modul APR3 pada gambar dibawah ini:

NO INDEKS: III/ Hal 40 PETUNJUK ACCOUNTS PAYABLES - mySAP3

REVISI : ASLI

BAGAN ALUR & PENJELASANNYA

TERBIT : 03/07

1. Bagan Alur Pembuatan Accounts Payables

Keterangan :

Arsip menurut tanggal

Garis Arus Dokumen Garis arus pencatatan/kegiatan