Anda di halaman 1dari 66

DASAR-DASAR PUBLIC RELATION DAN PUBLIC SPEAKING ; KONSEP DAN AKTIVITAS PR DALAM MENGKONSTRUKSI, MEMELIHARA DAN MENINGKATKAN IMAGE

DAN REPUTASI ORGANISASI DAN PERUSAHAAN

OLEH : Dr. UMAIMAH WAHID, M.Si Email : NYAKMAH@yahoo.com

Definisi Public Relations


The British Institute of Public Relation : Public Relations activity is management of communications between an organization and its publics. (Public relations adalah aktivitas manajemen komunikasi antara organisasi dan publik organisasi tersebut).

Public Relations practice is deliberate, planned and


sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an organization and public.

Public relations menyangkut aktivitas sebagai berikut yaitu: Komunikasi persuasif Menggunakan media massa Menumbuhkan/mengembangkan kepentingan publik/khalayak, Alat management,

Melakukan promosi/mempromosikan
Publisitas

Lobbying Fund-rising dan Management krisis, Yang dilakukan dengan penuh ketulusan,

Proaktif membina hubungan dgn media massa,


Bekerja untuk meningkatkan image berdasarkan keahlian public relations officer.

Definisis Humas
Humas adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi opini, sikap dan prilaku publik, mengidentifikasikan kebijakankebijakan dan prosedur-prosedur individu atau organisasi dengan kepentingan publik dan merencanakan serta melaksanakan program aksi untuk memperoleh pengertian dan dukungan public (Cutlip, Center dan Broom, 2000:4)

Berdasarkan definisi di atas : PR berkaitan dengan berhubungan dengan rangkaian pengetahuan, keahlian dan metode. PR merupakan fungsi management.

Aktivitas PR dilaksanakan oleh praktisi atau para ahli PR. PR officer mempertimbangkan kepentingan publik.

Fungsi dan Peranan Public Relation


PR mempunyai tugas sebagai berikut: Melakukan sesuatu yang baik dan menjelaskannya kepada masyarakat/public. Melibatkan two-way communications, antara organisasi dan public. Apa yang kami kerjakan, adalah apa yang kami katakan dan menunjukkan apa/siapa kami (organisasi/perusahaan). Public relations bermakna performance dan pengenalan.

Henry Fayol (dalam Ruslan, 2006:18), kegiatan dan sasaran PR adalah: Membangun identitas dan citra perusahaan (Building corporate identity and Image) Menghadapi Krisis (Facing Crisis) Mempromosikan Aspek Kemasyarakatn (Promotion public causes)

Tipikal tindakan PR yaitu: Analisis, research, opini publik dan mendefinisikan masalah.
Dilakukan dengan : Mempersiapkan program tindakan. Mengimplementasikan program. Memonitor hasil dan melakukan evaluasi atas aktivitas.

Fungsi Humas/PR menurut Curlip &Centre dan Canfield (1982) : Menrencanakan dan Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama . Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya. Mengabtisipasi masalah-masalah potensial dan diperlukan. Perencanaan untuk pengembangan attitudes (sikap) group/lembaga.

Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat. Melayani keinginan publik dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan - Mengformulasikan kebijakan.

Model Peran Public Relations dan, Organisasi dan Public

PUBLIC RELATIONS

Program Public Relations


Empat unsur dalam perencanaan PR: 1. Set objectives : bagaimana memproduksi, siapa sasaran prroduksi (target khalayak), apa yang khalayak pikirkan dan apa yang kita (lembaga inginkan publik pikirkan. 2. Plan and budget : Seberapa sering produksi dilakukan, harus berbentuk/dampak seperti apa, berapa biaya yang diperlukan. 3. Implement : siapa yang memproduksi, menyediakan bahan baku dan mendistrusiakan ? 4. Evaluate : bagaimana mengukur/mengetahui respon publik atas produk dan bagaimana mencheck kemajuan.

Management dalam Public Relations


Goerge R Terry (19720) : Manajemen sebagai .sebuah proses yg khas dan terdiri dari tindakan-tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan memalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Artinya management dan public relations adlah: Bagian integral dari perusahaan/ unsur managerial perusahaan dan lembaga. Keduanya saling mendukung, bersama-sama, dan saling ketergantungan melakukan program-program managerial perusahaan/lembaga ; program PR tujuan memaksimalkan image building corporate. kerja managerial tersebut dilakukan oleh manager/PRO mampu mengelola kepentingan publik.

Manager/pemimpin harus : Manajer memiliki kepemimpinan untuk mengharmonisasikan internal factors dan external factors. manajer (public relations) memiliki kemampuan berkomunikasi, Pemimpin (leader) menentukan dan mengarahkan arah kebijakan dan proses organisasi. kemampuan leadership digunakan untuk memanage organisasi. kemampuan berkomunikasi dipergunakan untuk menhubungkan semua komponen, kepentingan, dan tujuan organisasi.

Sumber daya mendukung Management dan PR adalah 6-M, : 1. Sumber daya manusia (men) 2. Sumber daya material/barang yang dikuasai (material) 3. Alat atau perkakas mesin produksi yang dimiliki (machine) 4. Kemampuan keuangan (money) 5. Metode yang dipergunakan (method). 6. Perluasan atau pemasaran yang hendak dicapai/dituju (market)

Hambatan Komunikasi -Managerial


Bentuk-bentuk hambatan tersebut adalah : Hambatan dalam proses penyampaian (proses barriers) Hambatan secara fisik (physical barriers) Hambatan semaniuk (semantic barriers) Hambatan psiko-sosial (psychosocial barriers) George R. Terry, 5 fungsi komunikasi manajemen, yaitu: Komunikasi formal Komunikasi non-formal Komunikasi informal Komunikasi teknis Komunikasi procedural

Proses Transfer Public Relation


POSISI NEGATIF 1. Permusuhan (hostility transfer POSISI POSITIF Simpati (sympathy) Penerima (acceptance) Berminat (interest) Pemahaman (Knowledge)

2.

Prasangka (prejudice)

3.

Ketidakpedulian (apathy)

4.

Ketidaktahuan (ignorance)

L.F. Utwick; Tugas manajemen berkaitan public relation/humas : 1. Mendengarkan pendapat umum/masyarakat.
2. Menyampaiukan kebijaksanaan kepada manajer. 3. Menciptakan suasana yang baik dan harmoni diantara para karyawan dari tingkat teratas sampai ke tingkat yang paling bawah.

Bentuk-bentuk komunikasi manajemen dan komunikasi antar manusia (human relations) :

a. Pemaksaan dan hukuman (coercive and punishment) b. Penekanan (pressure approach) c. Penghargaan (reward approach) d. Legitimasi (legitimate approach) e. Referensi (referent approach). f. Keahlian (expert approach)

Strategi Public Relations


John E. Marston (Public Realtion, 1988), menjelaskan strategi PR/humas: Public Relation is Planned, persuasive communication design to influence significant public (Public Relation adalah sesuatu yang direncanakan berupa komunikasi persuasif yg dirancang untuk mempengaruhi segmen public tertentu).

Strategi PR The Three Cs Options


Sikap masyarakat Strategi humas/ public relations Change Cristallize

Anti Netral

Pro

Conserve

Komunikasi secara efektif dan strategis pada prinsipnya adalah: 1. Bagaimana mengubah sikap (how to change the attitude).

2. Mengubah opini (to change the opinion).


3. Mengubah perilaku (to change the behavior)

Tujuan strategi komunikasi dalam PR oleh R. Wayne Pace, Brent D. Peterson dan M. Dallas Burnet, adalah : To secure understanding To establish acceptance To motive action The goals which the communicator sought to achieve.

Target Audience Public Relations


Tujuan PR dari fungsi manajemen suatu organisasi adalah: a. membentuk goodwill (itikad baik), b. tolerance (toleransi), c. mutual simbyosis (saling mempercayai, d. mutual confidence (saling mempercayai), e. mutual understanding (saling pengertian, f. mutual appreciation (saling menghargai),

Target : 1. Memperoleh opini public yang menguntungkan, 2. Citra dan reputasi positif, atas dasar prinsipprinsip hubungan harmonis.
Sasaran atau objek (target audience) dalam kampanye PR diperoleh atas pertimbangan : 1. Pendekatan kependudukan (demographics approach) 2. Pendekatan psikologis (psychographics approach)

Empat bentuk image yang diharapkan dari khalayak (client)

1. The current Image 2. The Mirror Image 3. The Wish Image 4. The Optimum Image

Sasaran target (target audience) secara umum dikelompokkan :


1. Kelompok yang berkepentingan : pemerintah (government relations) 2. Masyarakat sekitar atau tertentu. (community relations) 3. Kelompok pemakai produk atau pelanggan (customer and consumen relations) 4. Kelompok LSM (consumen bodies)

5. Kelompok penekan (pressure group) 6. Kelompok pemuka agama dan masyarakat. ( opinion leader) 7. Trade association atau asosiasi perdagangan dan profesi. 8. Kelompok business relations , kelompok relasi bisnis. 9. Yang tidak boleh dilupakan adalah internal group. 10. Media Massa.

Terdapat tiga tipe target audience atau stake holder yaitu: 1. Those who know you and like you (mengenal anda dan menyukai anda).
2. Those who know you and dont like you (mengenal anda, namun tidak menyukai anda) 3. Those who neither you nor care you (tidak dikenal dan tidak disukai).

Public Relation Officers


- Planning PR berkaitan dengan sumber daya manusia. - Perencanaan dilakukan secara rasional. - Tujuannya mengiplemetasikan fungsifungsi managemen, yaitu : Planning (perencanaan) Organizing (pengorganisasian) Actuating (menggerakkan) Controlling (pengawasan

Praktisi Humas/PR harus memiliki beberapa keterampilan khusus, yaitu: a. Sebagai Creator b. Conceptor c. Mediator d. Problem solver Menurut Vivian, 2007: 263, menyatakan tiga fungsi area tanggung jawab PR yaitu: External Realtions Internal Relations Media Relations

Peranan PR dalam organisasi dapat dibagi menjadi empat kategori, yaitu: 1. Penasehat ahli (Expert prescriber) 2. Fasilitator komunikasi (communication fasilitator) 3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving solving process)

4. Teknisi Komunikasi (Communication technician)

PRO disyaratkan memiliki pengerahuan (knowledge base) yang baik, kemampuan berkomunikasi dua arah symetris dan Asymetris.

Peran PRO/Humas memiliki peranan sebagai berikut:

Communicator
Relationship Back up management

Good Image Maker (Ruslan, 2006:26-27)

Public Relations harus melaksanakan operasional teknis sebagai berikut: 1. Public Relations melaksanakan : a. Penelitian (research) b. Perencanaan (planning) c. Pengorganisasian (coordinating) d. Administration (Administration) e. Produksi (production) f. Partisipasi Komunitas (Community participation) g. Nasihat (Advisory)

Aktivitas Humas (PR Aktivities) : a. Pencarian fakta/permasalahan (fact finding) b. Perencanan (Planning) c. Komunikasi (communication) d. Evaluasi (Evaluation) Upaya PR untuk mencapai: a. Efektivitas (berhasil untuk mencapai tujuan, seraya untuk memuaskan semua pihak yang tetrkait.

b. Efisiensi (ketepatan mengelola keuangan/dana secara tepat.

Komunikasi Persuasi dan Public Relations


Tujuannya aktivitas PR melalui komunikasi : a. Membangkitkan kesadaran individu. b. Memanfaatkan kekuatan psikologis dan sosial komunikan . c. Efeknya akan memengaruhi pikiran (kognitif), sikap (affective) dan prilaku (behavior). Tindakan persuasi adalah: - Komunikasi dalam bentuk yang lembut, - Tanpa memaksa dan tanpa kekerasan (coercive). - Dilakukan dengan cara terbuka. - merupakan dua kesatuan yang terlepas satu sama lain dalam pengambilan keputusan, akan tetapi sesungguhnya keduanya saling tergantung dan komplementer (saling melengkapi).

Komponen utama peranan PR (Ruslan, 2006:12) sebagai berikut : 1. Publication (publikasi dan publisitas) a. Event (penyusunan program acara ; b. Calleder event c. Momentum event d. News (menciptakan berita) 2. Community involvement (Kepedulian pada komunitas) 3. Inform or image (memberitahukan atau meraih citra) 4. Lobbiying and negotiation ( Pendekatan dan bernegosiasi) 5. Social responsibility ( tanggung jawab social)

Empat hal pokok yang harus diingat oleh Public relations professional yaitu: 1. Khalayak atau public adakah manusia yang tidak bebas dgn berbagai pengaruh terlebih ditengah perkembangan media massa. 2. Manusia cenderung suka mencermati, memperhatikan, mengamati, membaca atau mendengarkan komunikasi yang berlangsung. 3. Media akan menyedikan efek atau dampak bervariasi dan beragam terhadap khalayak yang beragam. 4. Media massa memberikan efek keserempakan (stimultaneity effect yang mempengaruhi proses pembentukan opini public.)

Komunikasi Persuasi dan Public Relations


Persuasi adalah penggunaan dan pemanfaatan pengetahuan tentang situasi psikologis dan sosial sasaran komunikasi (komunikan, dan mengkaitkan situasi psikologis dan sosial komunikasi itu dengan pesan (message) yang diharapkan akan diterima oleh komunikan. John E. Marston menyatakan PR sebagai berikut: Public relations is planned, persuasive communication designed to influence significant public.

Cutlip dan Center dalam buku Effective Public Relations (Tymson dan Sherman, 1988:12) delapan (8) hal yang mendukung komunikasi yang dikenal dengan The Eight Cs of Communication yaitu: Credibility Context Content Clarity Continuity Consistency Channels Capacity of audience

Komunikasi dalam aktivitas PR dilakukan atas dasar :


. Sikap terbuka, demokratis atau sikap empathy.

. Aktivitas RP adalah menjembatani kepentingan lembaga/ organisasi dgn komunikan atau public. . Komunikasi persuasi dilakukan dan diterima dengan tingkat pemikiran, pemahaman, latar belakang, pendidikan dll dari komunikan.

Aplikasi PR berarti menempatkan kepentingan masyarakat diatas kepentingan lembaga/organisasi.

Kepentingan masyarakat/public tidak mungkin diabaikan terus menerus karena dapat menggagalkan proses persuasi. Pemerintah seharusnya lebih mengutamakan kepentingan rakyat atau public sebagai stake holder Negara atau pemerintahan. Kepentingan public adalah ruh atau tujuan utama sasaran program pemerintah. Mendengarkan apa yang masyarakat pikirkan, inginkan dan lakukan, memiliki emphaty

Media Komunikasi Dalam Public Relations


Komunikasi adalah kebutuhan utama dalam program Public relations. Melalui komunikasi PRO menrencanakan pesan komunikasi yg sesuai dengan tujuan perusahaan dan target program public relations. Kondisi target audience dpt dilihat feedback yg diterima oleh lembaga/individu. Efek dalam pengaruh kognitif, affektif maupun behavior

Proses komunikasi selalu berlangsung dalam aktivitas PR : a. saluran transformasi informasi, b. membangun image/citra dan reputasi, c. menghubungkan berbagai pihak , d. menyelesaikan konflik atau feedback negatif: - interupsi (interruption), - Ketidaksetujuan (disagreement) - Kritikan (criticism).

Efek komunikasi dalam berbagai bentuk perubahan seperti : Opini Opini pribadi (personal opinion) Opini public (public opinion) Opini mayoritas (mayoritas opinion) Sikap dan tingkah laku (attitudes and behaviors) Pandangan, persepsi, dan ide (conception, perception, ide) Kepercayaan dan citra (trust and image). (Ruslan, 1987:19) Bentuk umpan balik (feedback) oleh Ralph Webb Jr. , sebagai berikut : Zero feedback Neutral feedback Positive feedback

Media adalah salah satu instusi integral dalam proses PR. Media sebagai sarana transformasi beragam bentuk informasi yang menentukan kesuksesan program PR. Media digunakan sebagai sarana kampanye atau berkomunikasi. Beberapa media kampanye public ralations, yaitu: 1. Media Umum 2. Media massa 3. Media khusus: iklan, logo nama perusahaan atau produk. 4. Media internal : a. House journal b. Printed materials c. Spoken and visual word d. Media pertemuan.

5. Komunikan : a. Komunikan antarpersonal (interpersonal communication) b. Komunikan kelompok (group communication) c. Komunikasi media massa (mass communication) d. To motive action. e. The goals which the communicator sought to achive. (Ruslam 29)

PUBLIC SPEAKING, Bagaimana Mengusai Pembicaaan


Public speaking adalah proses berbicara kepada group/kelompok orang dalam suatu yang terstruktur. Publik speaking merupakan bentuk komunikasi public untuk menyampaikan informasi/pesan dalam berbagai bentuk : a. lisan, tulisan, suara, gambar dan symbol-simbol dengan tujuan tertentu, b. proses terstruktur, terencana, khalayak/public teridentifikasi. c. sebagai upaya untuk mempengaruhi dan menghibur khalayak/public

Menurut Shawn Whalen, direktur of S.F.S. Us Speech and Debate team, lima hal yang harus dipertimbangkan untuk memulai public speaking (Five Speech Starting Dos), yaitu:
1. Menggunakan aktivitas fisik untuk memperoleh perhatian (atensi) khalayak.

2. Membuat/mengkreasikan penyataan permulaan atau menyajikan data statistic (yang menarik, mend.ukung)

3. Menceritakan humor yang relevan 4. Menyediakan informasi yang menjelaskan kredibilitas atas topic. 5. Menceritakan cerita yang mendukung presentasi/pidato atau perdebatan

Lima bentuk percakapan yang harus dihindari (Five speaking starting donts) karena menyebabkan kegagalan public speaking . Kelima yang harus dihindari tersebut adalah : 1. Memulai percakapan dengan memperkenalkan nama (hi, nama saya.) 2. Membuat permulaan yang salah/gagal 3. Menggunakan pertanyaan bersifat retorika. 4. Go Overboard. 5. Gagal mempertimbangkan cara menguasai khalayak/pertemuan.

Tiga aspek pengalaman yang mendukung komunikasi publik (Hart dkk, 1975:23-24), yaitu : Pertama, komunikasi public cenderung terjadi ditempat-tempat yang biasanya dianggap sebapat tempat public seperti auditorium, kelas, lapangan dll. Kedua, komunikasi public lebih merupakan kesempatan mngemukakan masalah sosial daripada kesempatan mengemukakan masalah-masalah informasi dan tidak terstruktur. Ketiga, komunikasi public melibatkan norma prilaku

Kesan pertama (First impression) sangat penting dan akan menentukan kesuksesan public speaking selanjutnya, dan mendukung image positif . Kesan pertama dalam proses public speaking : a. Komunikasi verbal, b. Komunikasi non-verbal : - pakaian yang digunakan, - gerakan tubuh, - proximity, - eye contact, - space, - bahasa/ paralinguage dll

Hart (dalam Tubbs dan Moss, 122) , sepuluh tuntunan unik komunikasi public, yaitu: Pesan harus relevan dengan kelompok keseluruhan, tidak hanya satu, kepentingan bersama harus selalu diusahakan oleh pembicara. Bahasa publik lebih terbatas, menggunakan lebih banyak bahasa yg umum dan menghindari bahasa personal. Umpan balik lebih terbatas. Umumnya dalam bentuk nonverbal yang terbatas. Khalayak yang dihadapi lebih beraneka ragam. Makin besar jumlah khalayakpendengar, makin memperbesar kemungkinan kesalahan menafsirkan umpan balik.

Pembicara harus membuat persiapan pidato yg lebih lengkap. Persoalan adaptasi agar sebuah pesan semakin sesuai untuk banyak orang yang berbeda-beda.

Analisis khalayak pendengar lebih sulit dan lebih tidak akurat karena pembicaraan berinteraksi secara serentak dengan jumlah orang yang banyak.
Kadang-kadang sulit memusatkan perhatian terhadap pesan karena banyak situasi lain yang menarik perhatian public. Jumlah perubahan pesan dalm komunikasi public lebih banyak karena pesan sampai kepada lebih banyak orang.

Kredibilitas terdapat dua bentuk yaitu :

1. Kredibilitas Ekstrinsik, yaitu kredibilitas yang dianggap memiliki sumber sebelum ia menyampaikan pesannya.
2. Kredibikitas intrinsik, yaitu citra yang diciptakan oleh pembicara sebagai hasil langsung pidatonya.

Maloney (2001:xiv) menyatakan syaratsyarat yang harus dimiliki oleh public speaking practices yaitu : Persistence Patience Planning Preparation Polishing (of language), dan Practice

Refrensi Candy Tymson dan Bill Sherman, The Australian Public Relation Manual, Millinium, Sidney, 1987. John Vivian, The Media of Mass Communication, Pearson, 2008. Stewart L/ Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication ; Konteks-konteks Komunikasi, Rosda Karya, Bandung, 2005 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relation dan Media Komunikasi, Rosda Karya, 2006. ., Kiat dan Strategi Kampanye Public Relation, Rosda Karya, 1997. Novel Ali, Hubungan Masyarakat, Modul Universitas Terbuka, 1986. Ron Ludlow dan Fergus Panton, The Essense of Effective Communication/ Komunikasi Effektif, 1992. Onong Uchjana Effendy, Komunikasi, Teori dan Praktek, 1999. Peg Pickering, How to Manage Conflict, 2000. Stephen R. Maloney, Meraih Sukses Dengan Kemahiran Berbicara di Depan Umum,

1997. David M. Dozier, Larissa A. Gruning, dan James E. Gruning, Managers Guide to Exellence in Public Relation and Communication Management,1995.