Anda di halaman 1dari 0

BAB 4

ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE




4.1 Elaboration Phase
Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improving
Proses yang menjadi analisa ini adalah proses pelaksanaan perkuliahan
(absensi perkuliahan mahasiswa, pengisian realisasi SAP), proses pengolahan
nilai (pengisian blanko nilai), dan proses pelaksanaan ujian mahasiswa (absensi
ujian mahasiswa, Kartu Mata Kuliah (KMK), dan pelaksanaan ujian). Adapun
kesulitan/masalah yang terjadi yaitu:
a. Absensi perkuliahan mahasiswa
Staff Subbiro P dan U mencetak absensi/daftar hadir mahasiswa minimal 3
hari sebelum perkuliahan dimulai. Setelah mahasiswa mengisi daftar hadir
tersebut, dosen harus mengembalikan daftar hadir mahasiswa tersebut ke
akademis. Setelah itu, staff Subbiro P dan U akan mendata kehadiran
mahasiswa dan dimasukkan ke dalam sistem. Proses tersebut membutuhkan
waktu yang agak lama dan juga membutuhkan biaya untuk pencetakan daftar
hadir mahasiswa.
b. Absensi pelaksanaan ujian mahasiswa
Staff Subbiro P dan U mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan
ujian. Setelah mahasiswa mengisi daftar hadir tersebut, pengawas
124

mengembalikan daftar hadir mahasiswa ke akademis. Kemudian, staff
Subbiro P dan U akan mengentri data kehadiran mahasiswa 1 hari setelah
ujian. Pemrosesan informasi tersebut butuh waktu yang agak lama dan
membutuhkan biaya pengeluaran kertas untuk pencetakan absensi ujian
mahasiswa.
c. Pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP)
Staff Subbiro P dan U mencetak buku realisasi SAP 3 minggu sebelum
perkuliahan dimulai. Dosen mengisi buku realisasi SAP. Kemudian buku
realisasi SAP akan diverifikasi oleh dosen HBA. Proses tersebut
membutuhkan waktu yang lama dan membutuhkan biaya untuk pencetakan
buku realisasi SAP.
d. Pengisian blanko nilai
Pengisian blanko nilai yang dilakukan secara manual membutuhkan biaya
kertas untuk mencetak blanko nilai sejumlah dengan kelas perkuliahan yang
terjadi dalam satu semester. Blanko nilai diisi kemudian setelah ujian dan
kemudian diserahkan kepada Subbiro Nilai yang akan memberikan data
tersebut kepada kajur untuk disetujui. Proses ini membutuhkan biaya yang
cukup besar dan waktu yang lama.
e. Pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK)
Sewaktu pelaksanaan ujian, mahasiswa diwajibkan untuk membawa KMK.
KMK tersebut akan ditandatangani oleh pengawas. Proses penandatanganan
KMK oleh pengawas membutuhkan waktu yang agak lama sehingga
membuat pengawas tidak fokus untuk mengawasi pelaksanaan ujian. Selain
itu, pengadaan KMK memerlukan biaya yang cukup besar.
125

f. Pelaksanaan ujian
Pelaksanaan ujian membutuhkan banyak lembar kertas untuk menggandakan
dokumendokumen berkas ujian. Dengan adanya ujian online, dosen tidak
lagi mengambil berkas ujian dalam bentuk hardcopy. Dosen memeriksa ujian
dengan mengakses data jawaban mahasiswa pada ujian online tersebut.

Penulisan skripsi ini memiliki target pencapaian sebagai berikut:
o Efisiensi
Pencapaian efisiensi dapat terlihat dari penghematan biaya kertas, biaya
tinta dan biaya mengakses internet yang diperlukan untuk melakukan
proses-proses yang berjalan di area academic services. Penggunaan
teknologi RFID, e-document, e-kmk dan aplikasi ujian online yang akan
dibuat merupakan suatu peningkatan terhadap proses-proses yang sudah
ada dan secara langsung meningkatkan efisiensi operasional organisasi.
o Efektifitas
Efektifitas dari proses-proses yang berjalan dapat lebih ditingkatkan
dengan menggunakan teknologi RFID, e-document, e-kmk dan aplikasi
ujian online. Dimana waktu yang diperlukan dalam mempersiapkan
perkuliahan, ujian, dan nilai akan lebih singkat. Selain itu waktu yang
diperlukan untuk memproses data yang didapat juga menjadi lebih efektif
hingga mendekati real time.

Pengukuran kinerja dari proses-proses yang dielaborasi yang terdiri dari proses
pengadaan daftar kehadiran/absensi mahasiswa baik perkuliahan maupun ujian,
126

pengadaan buku realisasi SAP dan pengisian blanko nilai, pembuatan KMK dan
pengadaan soal-soal dan kertas jawaban ujian akan dilakukan dengan
menggunakan metode activity based costing (ABC) yang mengukur total biaya
dan waktu yang diperlukan dengan cara membandingkan kegiatan yang sedang
berjalan dengan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proses-proses
tersebut.
Berdasarkan prioritas yang dipilih untuk melakukan elaborasi yaitu
penggunaan teknologi RFID untuk absensi perkuliahan, penggunaan teknologi
RFID untuk absensi ujian, penggunaan e-document untuk buku realisasi SAP ,
penggunaan e-document untuk blanko nilai, e-kmk serta aplikasi ujian online
dalam operasional perkuliahan dan ujian, analisis metriknya adalah sebagai
berikut:
127


Tabel 4.1 Appropiate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement
Proses
Pengadaan
Target Improvement Cara Ukur Sumber Data
Absensi
Perkuliahan
Mahasiswa
Waktu yang diperlukan dalam
mengadakan absensi perkuliahan
mahasiswa terdiri dari waktu untuk
mengakses informasi perkuliahan
sehari-hari serta mencetak daftar
absensi untuk 124 kelas, yang
terdiri dari 7 shift perkuliahan, dan
kemudian memasukkan data
tersebut kedalam sistem dalam
perkuliahan sehari-hari dapat
dikurangi hingga 30%.
Biaya yang diperlukan untuk
Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum
proses improvement adalah 1 menit untuk
mencetak daftar kehadiran per perkuliahan
dan untuk memeriksa kelengkapan dan
memasukkan data tersebut kedalam sistem
diperlukan waktu masing-masing sebanyak 1
menit untuk tiap absensi. Setiap semester
akan dicetak summary kehadiran mahasiswa
dengan waktu yang dibutuhkan adalah 0.5
menit.
Biaya rata-rata yang diperlukan untuk
mencetak absensi perkuliahan mahasiswa
Wawancara
dengan staff
Subbiro P dan U
128

mencetak absensi perkuliahan
mahasiswa termasuk didalamnya
biaya komputer, tinta dan kertas
serta biaya listrik dapat dikurangi
hingga 50%.
adalah: merata-ratakan gaji karyawan sebesar
Rp.12,500.00 per jam, biaya mencetak
absensi mahasiswa adalah Rp.1,000.00 per
transaksi perkuliahan yang terdiri dari biaya
kertas dan tinta, biaya komputer dan listrik
per jam masing-masing sebesar Rp.5,000.00
per jam.
Absensi
Ujian
Mahasiswa
Waktu yang diperlukan dalam
mengadakan absensi ujian
mahasiswa terdiri dari waktu untuk
mengakses informasi ujian serta
mencetak daftar absensi ujian untuk
kampus Anggrek dan Syahdan,
dimana sehari dapat mencetak 400
lembar untuk masing-masing
kampus dengan jadwal ujian selama
Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum
proses improvement adalah 1 menit untuk
mencetak tiap absensi ujian dan untuk
memasukkan data tersebut kedalam sistem
diperlukan waktu sebanyak 1 menit untuk
tiap transaksi.
Biaya rata-rata yang diperlukan untuk
mencetak absensi ujian mahasiswa dengan
merata-ratakan gaji karyawan sebesar
Wawancara
dengan staff
Subbiro P dan U
129

12 hari per setengah semester. Data
tersebut kemudian dimasukkan
kedalam sistem oleh staff Subbiro P
dan U. Pengurangan waktu
ditargetkan mencapai 25%, hal ini
dapat terjadi dikarenakan teknologi
RFID mengeliminasi proses
pengadaan kertas ujian.
Biaya yang diperlukan untuk
mencetak absensi ujian mahasiswa
termasuk didalamnya biaya
komputer, biaya listrik serta biaya
kertas dan tinta dapat dikurangi
hingga 65%. Dimana teknologi
RFID merupakan investasi jangka
panjang bagi BINUS University.
Rp.12,500.00 per jam dan biaya mencetak
absensi ujian adalah Rp.1,000.00 per
transaksi ujian yang terdiri dari biaya keras
dan tinta. Sementara itu biaya-biaya lain
yang dikeluarkan adalah biaya komputer dan
listrik masing-masing sebesar Rp.5,000.00
per jam.
130

Realisasi
SAP
Waktu yang diperlukan untuk
mengadakan buku realisasi SAP
terdiri dari waktu untuk melakukan
fotokopi lembar SAP rata-rata
sebanyak 6 lembar per buku untuk
setiap kelas yang ada dalam satu
semester, waktu memeriksa
pengisian buku realisasi SAP dan
melakukan verifikasi terhadapnya
dapat dikurangi hingga 5% dengan
menggunakan aplikasi pengisian
realisasi SAP secara online yang
ditambahkan pada lecturer desk
sehingga dapat mengurangi biaya
dan pengaksesan dapat dilakukan
secara langsung.
Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum
proses improvement adalah 12 menit untuk
mengadakan buku realisasi SAP dan 6 menit
untuk memeriksanya. Selain itu dibutuhkan
waktu selama satu semester bagi dosen HBA
sebelum menerima buku realisasi SAP dari
subbiro P dan U dan kemudian memberikan
verifikasi dimana setiap buku realisasi SAP
membutuhkan waktu kira-kira 35 menit.
Biaya rata-rata yang diperlukan untuk
mengadakan buku realisasi SAP sekitar
Rp.4,000.00 per buku yang terdiri dari biaya
kertas, jilid, dll. Gaji karyawan diasumsikan
sebesar Rp.12,500.00 per jam.
Wawancara
dengan staff
Subbiro P dan U

131

Biaya yang diperlukan untuk
mencetak absensi ujian mahasiswa
termasuk didalamnya biaya kertas
dan tinta dapat dikurangi hingga
10%. Dimana e-document dapat
menghilangkan penggunaan kertas.
Pengisian
Blanko Nilai
Waktu yang diperlukan untuk
mencetak blanko nilai dalam satu
semester yang dimulai dari
mencetak blanko nilai hingga
membuat laporan penyerahan nilai
per semester dapat dikurangi
hingga 25%. Selain itu pemberian
deadline pengisian nilai oleh tiap
dosen dapat diatur sedemikian rupa
sehingga setiap dosen diharuskan
Waktu yang diperlukan dalam mencetak
blanko nilai adalah 1 menit per kelas. Proses
selanjutnya yaitu mengentri data penyerahan
nilai membutuhkan waktu sekitar 15 menit
untuk tiap transaksi. Subbiro nilai kemudian
mencetak tanda terima nilai kepada dosen
dalam waktu 0.5 menit dan membuat laporan
nilai masuk kepada kajur tiap mid semester
dengan waktu yang dibutuhkan sebanyak 1
menit per lembar. Setelah kajur menyetujui
Wawancara
dengan Subbiro
Nilai Mahasiswa
132

memasukkan nilai tepat waktu.
Biaya biaya yang digunakan dari
proses pengisian blanko nilai
dimulai dari mencetak blanko nilai,
mengentri data penyerahan nilai,
mencetak tanda terima penyerahan
nilai, mencetak laporan nilai
masuk, posting kedalam internet,
mengirimkan e-mail pemberitahuan
posting nilai kepada LRI dan
membuat laporan penyerahan nilai
per semester dapat dikurangi
hingga 30%.
nilai yang masuk, maka Subbiro nilai akan
melakukan posting nilai ke internet dalam
waktu 0.5 menit per kelas kemudian
mengirimkan e-mail kepada LRI untuk
memberitahukan bahwa nilai sudah di
posting yang dikirim sekali per mid semester
dengan waktu yang dibutuhkan selama 3
menit. Setelah itu akan dibuat laporan
penyerahan nilai per semester dan waktu
yang dibutuhkan untuk melakukannya adalah
3 menit per transaksi.
Biaya rata-rata yang diperlukan untuk
mencetak blanko nilai yaitu: merata-ratakan
gaji karyawan sebesar Rp.12,500.00 per jam,
biaya komputer adalah Rp.5,000.00, biaya
listrik sekitar Rp.5,000.00, biaya print blanko
133

nilai per transaksi termasuk didalamnya
biaya kertas dan tinta adalah Rp.1,000.00,
biaya mencetak tanda terima adalah
Rp.500.00 per lembar dan biaya mencetak
laporan nilai masuk adalah Rp.500.00 per
lembar.
KMK Waktu yang diperlukan dalam
mengadakan KMK oleh layanan
mahasiswa dapat dikurangi hingga
25%.
Biaya yang dikeluarkan untuk
mencetak KMK yang terdiri dari
biaya kertas, tinta dan cap dapat
dikurangi hingga 65%.
Waktu yang diperlukan dalam mencetak
KMK adalah 3 menit per KMK.
Biaya rata-rata yang diperlukan untuk
mencetak KMK dengan merata-ratakan gaji
karyawan sebesar Rp.12,500.00 per jam dan
biaya mencetak 1 lembar KMK adalah
Rp.2,000.00.
Wawancara
dengan Layanan
Mahasiswa


Pelaksanaan
Ujian
Waktu yang diperlukan untuk
mengadakan soal dan buku ujian
Waktu yang diperlukan untuk mengadakan
soal dan buku ujian adalah 3 menit per soal
Wawancara
dengan Subbiro
134

serta waktu yang dibutuhkan untuk
mengantarkan soal menggunakan
kurir kepada dosen dapat dikurangi
hingga 25%.
Biaya pengadaan soal dan buku
ujian dapat dikurangi hingga 60%
dimana soal dan tempat jawaban
tersedia dalam komputer. Selain itu
biaya kurir yang digunakan untuk
mengantarkan soal kepada dosen
juga dapat dieliminasi.
dan buku ujian. Waktu untuk memberikan
berkas kepada kurir adalah sekitar 5 menit.
Biaya yang dikeluarkan mencakup gaji
karyawan sebesar Rp.12,500.00 per jam,
biaya penggandaan buku ujian mahasiswa
sebesar Rp.1,000.00 per buku, biaya
penggandaan soal dengan rata-rata soal
terdiri dari 4 lembar adalah sebesar
Rp.600.00 dan biaya kurir dalam sekali antar
adalah Rp.25,000.00.
Perkuliahan dan
Ujian
Measurement & Documentation of the Current Actual Performance
Perhitungan pengukuran proses yang sedang berjalan pada area academic
services terhadap biaya yang dikeluarkan ketika menjalankan proses-proses yang
dipilih untuk dielaborasi adalah sebagai berikut:






Activity Based Costing Current

Tabel 4.2 Activity Based Costing Absensi Perkuliahan Mahasiswa

A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average number
of transaction (per
day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly rate
(Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes by
daily time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes by
daily time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C)
(D x E /
60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Membuat daftar hadir
(minimal 3 hari sebelum
perkuliahan) 868.00 1.00 868.00 12,500.00 180,833.33 70,000.00 1,012,666.67 1,193,500.00 1,375.00 334,180,000.00 0.33
Memeriksa kelengkapan
daftar hadir mahasiswa 868.00 1.00 868.00 12,500.00 180,833.33 5,000.00 72,333.33 253,166.67 291.67 70,886,666.67 0.33
Mendata kehadiran
mahasiswa ke dalam sistem 868.00 1.00 868.00 12,500.00 180,833.33 10,000.00 144,666.67 325,500.00 375.00 91,140,000.00 0.33
Mencetak summary
kehadiran mahasiswa per
semester 20.00 0.50 10.00 12,500.00 2,083.33 130,000.00 21,666.67 23,750.00 1,187.50 6,650,000.00 0.00

X
Total
2,614.00 544,583.33 1,251,333.33 502,856,666.67



137

Tabel 4.3 Activity Based Costing Absensi Ujian Mahasiswa

A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly
rate (Rp)
Labor
cost (Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes by
daily time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C)
(D x E /
60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Mencetak daftar hadir mahasiswa
untuk pelaksanaan ujian 128.00 1.00 128.00 12,500.00 26,666.67 70,000.00 149,333.33 176,000.00 1,375.00 49,280,000.00 0.50
Mengentri data kehadiran
mahasiswa untuk pelaksanaan
ujian 128.00 1.00 128.00 12,500.00 26,666.67 10,000.00 21,333.33 48,000.00 375.00 13,440,000.00 0.50

X
Total
256.00 53,333.33 170,666.67 62,720,000.00
138

Tabel 4.4 Activity Based Costing Realisasi SAP
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly rate
(Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes by
daily time)
Cost
(per day)
Average cost
per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Membuat buku realisasi SAP

20.00 12.00 240.00 12,500.00 50,000.00 30,000.00 120,000.00 170,000.00 8,500.00 47,600,000.00 0.23
Memeriksa pengisian buku
realisasi SAP 20.00 6.00 120.00 12,500.00 25,000.00 5,000.00 10,000.00 35,000.00 1,750.00 9,800,000.00 0.11
Verifikasi buku realisasi SAP
setiap semester 20.00 35.00 700.00 12,500.00 145,833.33 5,000.00 58,333.33 204,166.67 10,208.33 57,166,666.67 0.66

X
Total
1,060.00 220,833.33 188,333.33 114,566,666.67





139

Tabel 4.5 Activity Based Costing Pengisian Blanko Nilai
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly rate
(Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes
by daily
time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Mencetak blanko nilai
(maximal 4 minggu setelah
kuliah) 20.00 1.00 20.00 12,500.00 4,166.67 70,000.00 23,333.33 27,500.00 1,375.00 7,700,000.00 0.0301
Mengentri data penyerahan
nilai 40.00 15.00 600.00 12,500.00 125,000.00 10,000.00 100,000.00 225,000.00 5,625.00 63,000,000.00 0.9045
Mencetak tanda terima
penyerahan nilai untuk dosen 40.00 0.50 20.00 12,500.00 4,166.67 70,000.00 23,333.33 27,500.00 687.50 7,700,000.00 0.0301
Mencetak laporan nilai
masuk ke Kajur 1.33 1.00 1.33 12,500.00 277.78 40,000.00 888.89 1,166.67 875.00 326,666.67 0.0020
Posting nilai ke internet 40.00 0.50 20.00 12,500.00 4,166.67 10,000.00 3,333.33 7,500.00 187.50 2,100,000.00 0.0301
Mengirimkan email
pemberitahuan posting nilai
ke LRI 0.013 3.00 0.04 12,500.00 8.33 10,000.00 6.67 15.00 1,125.00 4,200.00 0.0001
Membuat laporan
penyerahan nilai per
semester 0.67 3.00 2.00 12,500.00 416.67 20,000.00 666.67 1,083.33 1,625.00 303,333.33 0.0030

X
Total 663.37 138,202.78 151,562.22 81,134,200.00
140

Tabel 4.6 Activity Based Costing Kartu Mata Kuliah (KMK)
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly
rate (Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes by
daily time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Mencetak KMK 153.33 3.00 460.00 12,500.00 95,833.33 40,000.00 306,666.67 402,500.00 2,625.00 112,700,000.00 1.00

X
Total
460.00 95,833.33 306,666.67 112,700,000.00









141


Tabel 4.7 Activity Based Costing Pelaksanaan Ujian


A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly rate
(Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor cost
(propotion
over processes
by daily time)
Cost (per
day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Menggandakan berkas ujian 3,840.00 3.00 11,520.00 12,500.00 2,400,000.00 32,000.00 6,144,000.00 8,544,000.00 2,225.00 2,392,320,000.00 0.99
Menyerahkan berkas ujian ke
dosen (jika pakai kurir) 12.29 5.00 61.47 12,500.00 12,805.56 300,000.00 307,333.33 320,138.89 26,041.67 89,638,888.89 0.01

X
Total
11,581.47 2,412,805.56 6,451,333.33 2,481,958,888.89
Dari pengukuran diatas dapat dilihat bahwa biaya yang dikeluarkan
dalam proses absensi perkuliahan mahasiswa, absensi ujian mahasiswa,
pengadaan buku realisasi SAP, pengadaan blanko nilai, pengadaan KMK dan
pelaksanaan ujian memerlukan biaya yang cukup besar dan waktu yang cukup
lama. Hal ini dikarenakan prosesproses tersebut belum dijalankan semaksimal
mungkin untuk memberikan keuntungan pada stakeholder BINUS University.

Keterangan:
Proses yang dijalankan pada area academic services yang kemudian terpilih
untuk ditingkatkan antara lain:
o Absensi perkuliahan mahasiswa yang dilakukan oleh Subbiro P dan U
untuk setiap perkuliahan yang berlangsung.
J umlah daftar hadir yang dicetak per hari =jumlah kelas yang
digunakan untuk perkuliahan sehari * banyak shift dalam
sehari, dimana rata-rata waktu untuk mencetak absensi
perkuliahan adalah 1 menit per absensi.
J umlah daftar hadir: 124 kelas * 7 shift =868.00 absensi
sehari.
Setiap kali perkuliahan berakhir, dosen akan menyerahkan
absensi perkuliahan mahasiswa kepada Subbiro P dan U yang
kemudian akan memeriksa kelengkapan daftar hadir sebanyak
jumlah kelas perkuliahan dalam sehari * banyak shift sehari,
dimana waktu yang diperlukan adalah 1 menit per absensi.
143

J umlah transaksi diperiksa: 124 kelas * 7 shift = 868.00
absensi sehari.
Staff Subbiro P dan U kemudian akan mengentri data
kehadiran kedalam sistem sejumlah banyaknya absensi yang
dicetak sehari * shift dalam sehari dengan waktu selama 1
menit per absensi.
J umlah transaksi dientri: 124 absensi * 7 shift = 868.00
absensi sehari
Pada akhir semester, staff Subbiro P dan U akan mencetak
summary kehadiran mahasiswa per semester sebanyak jumlah
kelas untuk perkuliahan / hari aktif dalam satu semester.
J umlah summary dicetak: 3000 kelas / 150 hari = 20.00
summary sehari.
o Absensi ujian mahasiswa dilakukan oleh Subbiro P dan U pada tiap
mid semester.
J umlah absensi ujian yang dicetak sebanyak 800 absensi (hasil
wawancara) untuk Kampus Anggrek dan Kampus Syahdan
per hari dan rata rata ujian berlangsung selama 12 hari.
Rata-rata absensi ujian yang dicetak per hari =jumlah absensi
ujian dicetak per hari * jumlah hari ujian / hari aktif
perkuliahan dalam setengah semester, dimana waktu yang
dibutuhkan untuk mencetak tiap absensi adalah 1 menit.
144

J umlah absensi ujian per hari: 800 absensi * 12 hari / 75 hari =
128.00 absensi sehari.
Setelah itu staff Subbiro P dan U akan mengentri semua data
absensi ujian kedalam sistem sebanyak jumlah absensi yang
dicetak dengan waktu rata-rata 1 menit untuk tiap absensi.
J umlah data dientri: 800 absensi * 12 hari / 75 hari =128.00
absensi sehari.
o Realisasi SAP disiapkan oleh Subbiro P dan U bagi setiap kelas
perkuliahan dalam satu semester yang berjumlah sekitar 3000 kelas
dalam satu semester.
Ratarata pengadaan buku realisasi SAP = jumlah kelas
perkuliahan satu semester / jumlah hari aktif dalam satu
semester, dimana waktu yang diperlukan dalam membuat
sebuah buku adalah sekitar 12 menit dimulai dari fotokopi ,
membuat cover dan menjilid.
J umlah buku SAP: 3000 kelas / 150 hari =20.00 buku sehari.
Setelah diisi oleh dosen, realisasi SAP akan diperiksa
kelengkapannya dengan rata-rata pemeriksaan sehari =jumlah
kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam satu semester,
dimana waktu yang diperlukan dalam memeriksa sebuah buku
adalah sekitar 6 menit.
J umlah buku diperiksa: 3000 kelas / 150 hari =20.00 buku
sehari.
145

Apabila realisasi SAP telah lengkap staff Subbiro P dan U
akan menyerahkan realisasi SAP kepada kajur yang akan
memberikan buku tersebut kepada dosen HBA untuk
dilakukan verifikasi dengan rata rata verifikasi sehari =
jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam satu
semester, dimana waktu yang diperlukan dalam memverifikasi
sebuah buku adalah sekitar 35 menit.
J umlah buku diverifikasi: 3000 kelas / 150 hari =20.00 buku
sehari.
o Pengisian blanko nilai dimana form blanko nilai dicetak oleh Subbiro
Nilai sebanyak 3000 blanko per semester.
Rata- rata pencetakan blanko nilai per hari =jumlah blanko
nilai dicetak per semester / jumlah hari aktif dalam satu
semester, dengan waktu yang dibutuhkan 1 menit per blanko.
J umlah blanko dicetak: 3000 kelas / 150 hari =20.00 blanko
sehari.
Setelah itu akan dilakukan entri data nilai per mid semester
dengan rata-rata per hari = jumlah kelas perkuliahan per
semester * entri nilai dilakukan 2 kali dalam satu semester /
jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang
adalah sekitar 15 menit per blanko.
J umlah blanko dicetak: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari =40.00
blanko sehari.
146

Setiap kali dosen menyerahkan nilai akan dicetak tanda terima
untuk dosen dengan rata rata per hari = jumlah kelas
perkuliahan per semester * nilai diserahkan 2 kali dalam satu
semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana
waktu yang diperlukan sekitar 0.5 menit per tanda terima.
J umlah tanda terima dicetak: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari =
40.00 tanda terima sehari.
Setelah itu akan dicetak laporan nilai masuk ke kajur dengan
rata- rata laporan yang dicetak per hari =jumlah laporan nilai
masuk / jumlah hari aktif dalam setengah semester (75),
dengan waktu untuk mencetak 1 menit per laporan.
J umlah laporan dicetak: 100 laporan / 75 hari =1.33 laporan
sehari.
Apabila kajur telah memberikan persetujuan barulah
dilakukan posting nilai oleh staff Subbiro Nilai dengan rata-
rata posting per hari =jumlah perkuliahan / jumlah hari aktif
dalam setengah semester , dimana waktu tiap posting adalah
0.5 menit.
J umlah posting: 3000 kelas / 75 hari =40.00 posting sehari.
Subbiro Nilai akan mengirimkan e-mail kepada LRI yang
menyatakan status posting dengan rata-rata e-mail per hari =
jumlah e-mail per mid semester / jumlah hari aktif dalam
setengah semester, dengan waktu sekitar 3 menit.
147

J umlah e-mail dikirim: 1 e-mail / 75 hari =0.013 e-mail sehari.
Proses yang dilakukan terakhir adalah membuat laporan
penyerahan nilai per semester dengan rata rata laporan per
hari =jumlah blanko nilai dicetak per semester / jumlah baris
laporan untuk tiap kelas dalam 1 lembar / jumlah hari aktif
dalam satu semester, dengan waktu 3 menit per laporan.
J umlah laporan: 3000 blanko / 30 baris / 150 hari =0.67
laporan sehari.
o KMK disiapkan oleh Layanan Mahasiswa untuk semua mahasiswa
aktif yang telah memenuhi syarat ujian.
Rata-rata KMK per hari = jumlah mahasiswa / hari aktif
dalam satu semester, dengan waktu persiapan 3 menit per
KMK.
J umlah KMK: 23000 mahasiswa / 150 hari =153.33 KMK
sehari.
o Pelaksanaan ujian disiapkan oleh Subbiro P dan U untuk tiap
setengah semester dengan menggandakan soal dan buku ujian bagi
tiap mahasiswa.
Rata rata jumlah berkas ujian per hari =jumlah penggadaan
soal dan buku ujian per hari ujian (jumlah kelas ujian: 800 *
rata-rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas: 30) * jumlah rata
rata hari ujian / jumlah hari dalam setengah semester, dengan
148

waktu untuk menyiapkan soal dan buku ujian per mahasiswa
adalah 3 menit.
J umlah berkas ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari / 75
hari =3,840.00 berkas sehari.
Apabila dosen berhalangan untuk mengambil hasil ujian maka
hasil tersebut akan dikirim melewati kurir, rata rata transaksi
pengiriman lewat kurir per hari =jumlah dosen / jumlah hari
dalam setengah semester, dengan waktu 5 menit untuk
melakukan pengiriman.
J umlah pengiriman: 922 dosen / 75 hari =12.29 pengiriman
sehari.
Elaborasi menggunakan teknologi RFID terhadap absensi perkuliahan
mahasiswa akan mengeliminasi biaya penggunaan kertas dan tinta untuk
mencetak. Pada saat mahasiswa meletakkan Binusian card pada RFID
reader, maka secara langsung data tersebut akan masuk ke dalam sistem
yang digunakan untuk menyimpan data absensi oleh Subbiro P dan U. Dosen
melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa pada akhir pelajaran
dengan membuka lecturer desk yang memiliki aplikasi baru untuk
mengambil data dari database Subbiro P dan U. Data tersebut baru valid
apabila dosen telah melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa
didalam kelas.
Elaborasi menggunakan teknologi RFID terhadap absensi ujian mahasiswa
akan mengeliminasi biaya penggunaan kertas dan tinta untuk mencetak daftar
149

hadir ujian mahasiswa. Pada saat mahasiswa meletakkan Binusian card pada
RFID reader, maka secara langsung data tersebut akan masuk kedalam
sistem yang digunakan untuk menyimpan data absensi oleh Subbiro P dan U.
Pengawas ujian melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa pada
akhir pelajaran dengan membuka aplikasi baru yang berfungsi untuk
mengambil data dari database Subbiro P dan U. Data tersebut baru valid
apabila pengawas ujian telah melakukan validasi terhadap kehadiran
mahasiswa didalam kelas.
Elaborasi menggunakan e-document terhadap realisasi SAP akan
mengeliminasi biaya kertas dan tinta fotokopi untuk membuat dan
menggandakan buku SAP. Dibuat sebuah aplikasi tambahan pada lecturer
desk dimana pada saat setiap perkuliahan selesai, dosen akan mengisi
realisasi SAP secara online.
Elaborasi menggunakan e-document terhadap blanko nilai akan
mengeliminasi biaya kertas dan tinta untuk mencetak blanko nilai tersebut.
Dibuat sebuah aplikasi tambahan pada lecturer desk dimana pada saat setiap
nilai mahasiswa masuk, dosen akan mengisi nilai tersebut langsung kedalam
sistem sehingga dapat diakses langsung oleh pihak yang berkepentingan.
KMK akan dielaborasi menjadi e-kmk yang akan membuat proses ujian
menjadi lebih efisien. Pada saat mahasiswa menandai kehadirannya
menggunakan PDA reader, pengawas ujian akan mengecek Binusian card
mahasiswa bersangkutan dan membaca ID mahasiswa tersebut secara
langsung dan melakukan validasi kedalam aplikasi yang akan menyimpan
150

data e-KMK untuk memvalidasi dan membuktikan bahwa mahasiswa
tersebut telah benar-benar hadir.
Elaborasi dalam pelaksanaan ujian dilakukan dengan mengganti ujian biasa
menjadi ujian online dimana soal dan buku ujian diganti dengan soal dan
lembar jawaban yang tersedia dalam komputer. Soal yang dibuat akan
disimpan dalam database soal dan diakses menggunakan kode tertentu yang
diberikan oleh pengawas ujian. Setelah dikerjakan, maka sistem akan
menyimpan data mahasiswa tersebut yang kemudian akan dikirimkan kepada
dosen yang bertugas memeriksa. Untuk mengantisipasi resiko, aplikasi
dimana dosen men-download jawaban mahasiswa hanya bisa memasukkan
nilai tanpa bisa mengubah jawaban tersebut.
Biaya- biaya yang dikeluarkan memiliki rincian sebagai berikut:

Tabel 4.8 Biaya non labor
Biaya non labor Biaya per jam (Rp) Biaya per transaksi (Rp)
Komputer 5,000.00 -
Listrik 5,000.00 -
Absensi Perkuliahan - 1,000.00
Summary perkuliahan - 1,000.00
Absensi Ujian - 1,000.00
Realisasi SAP - 4,000.00
Blanko Nilai - 1,000.00
Tanda terima - 500.00
151

Laporan nilai masuk - 500.00
KMK - 2,000.00
Berkas jawaban - 1,000.00
Berkas soal - 600.00
Kurir - 25,000.00

Tabel 4.9 Biaya labor
Biaya labor
Per jam
Biaya
(Rp.2,000,000.00 / 160 jam)
Karyawan 12,500.00

Biaya-biaya pada absensi perkuliahan mahasiswa:
Biaya membuat absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.1,193,500.00 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya
absensi * 60 menit / 1 menit) =Rp.70,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 868.00 menit
Biaya memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa: (biaya labor
per jam * waktu sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari /
60 menit) =Rp.253,166.67 per hari.
Biaya non labor: biaya listrik =Rp.5,000.00 per jam
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 868.00 menit
152

Biaya mendata kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.325,500.00
per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik =
Rp.10,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 868.00 menit.
Biaya mencetak summary kehadiran: (biaya labor per jam * waktu
sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.23,750.00 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya
summary * 60 menit / 0.50 menit) =Rp.130,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 10.00 menit
Biaya-biaya pada absensi ujian mahasiswa:
Biaya mencetak absensi ujian: (biaya labor per jam * waktu sehari /
60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.176,000.00 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya
absensi ujian * 60 menit / 1 menit) =Rp.70,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 128.00 menit.
Biaya mengentri data kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari /
60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.48,000.00 per hari.
153

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik =
Rp.10,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 128.00 menit.
Biaya-biaya pada realisasi SAP:
Biaya pengadaan buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.170,000.00
per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya
pengadaan buku * 60 menit / 12 menit) =Rp.30,000.00 per
jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 240.00 menit.
Biaya memeriksa pengisian buku: (biaya labor per jam * waktu sehari
/ 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.35,000.00 per hari.
Biaya non labor: biaya listrik =Rp.5,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 120.00 menit.
Biaya verifikasi buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit)
+(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.204,166.67 per
hari.
Biaya non labor: biaya listrik =Rp.5,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 700.00 menit.


154

Biaya-biaya pada pengisian blanko nilai:
Biaya mencetak blanko nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.27,500.00
per hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +(biaya
blanko nilai * 60 menit / 1 menit) =Rp.70,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 20.00 menit.
Biaya mengentri data penyerahan nilai: (biaya labor per jam * waktu
sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.225,000.00 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik =
Rp.10,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 120.00 menit.
Biaya mencetak tanda terima nilai: (biaya labor per jam * waktu
sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.27,500.00 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +(biaya tanda
terima * 60 menit / 0.5 menit) =Rp.70,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 40.00 menit.
Biaya mencetak laporan nilai masuk: (biaya labor per jam * waktu
sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.1,166.67 per hari.
155

Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +(biaya
laporan nilai masuk * 60 menit / 1 menit) =Rp.40,000.00 per
jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 1.33 menit.
Biaya posting nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) +
(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.7,500.00 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik =
Rp.10,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 20.00 menit.
Biaya mengirimkan e-mail pemberitahuan: (biaya labor per jam *
waktu sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60
menit) =Rp.15.00 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik =
Rp.10,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 0.04 menit.
Biaya laporan penyerahan nilai per semester: (biaya labor per jam *
waktu sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60
menit) =Rp.1,083.33 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +(biaya
laporan nilai * 60 menit / 3 menit) =Rp.20,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 2.00 menit.


156

Biaya-biaya pada KMK:
Biaya mencetak KMK: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.402,500.00
per hari.
Biaya non labor: biaya KMK * 60 menit / 3 menit =
Rp.40,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 460.00 menit.
Biaya-biaya pada pelaksanaan ujian:
Biaya menggandakan berkas ujian: (biaya labor per jam * waktu
sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.8,544,000.00 per hari.
Biaya non labor: (biaya berkas jawaban * 60 menit / 3 menit)
+(biaya berkas soal * 60 menit / 3 menit) =Rp.32,000.00 per
jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 11,520.00menit.
Biaya menyerahkan berkas ujian melewati kurir: (biaya labor per jam
* waktu sehari / 60 menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60
menit) =Rp.320,138.89 per hari.
Biaya non labor: biaya kurir * 60 menit / 5 menit) =
Rp.300,000.00 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 61.47 menit.


157

Root Causes Analysis
Sangatlah penting untuk menganalisa akar penyebab dari masalah yang
menyebabkan proses berjalan dipilih untuk kemudian ditingkatkan. Berdasarkan
proses yang terjadi dalam ruang lingkup area academic service akar penyebab
dilakukan elaborasi adalah:
Pengerjaan berulang kali (rework) untuk membuat dan mencetak absensi
perkuliahan mahasiswa, absensi ujian mahasiswa, blanko nilai, buku realisasi
SAP, KMK serta pelaksanaan ujian oleh area terkait.Absensi perkuliahan, buku
realisasi SAP dan blanko nilai diperlukan untuk mendukung proses perkuliahan
yang terjadi sehari-hari. Sementara absensi ujian, KMK serta pelaksanaan ujian
mendukung proses ujian mahasiswa.
Proses pendataan baik itu untuk daftar hadir perkuliahan dan ujian mahasiswa
serta blanko nilai ke dalam bentuk yang teratur dan sistematis, untuk kemudian
diberikan kepada pihak yang akan menggunakan informasi tersebut ke dalam
sistem oleh staff ataupun dosen memungkinkan terjadinyahuman error.
Buku realisasi SAP yang diisi oleh setiap dosen memungkinkan keadaan dimana
tulisan tersebut tidak terbaca dengan jelas oleh pihak yang membutuhkan
informasi tersebut.
Langkah-langkah dalam proses-proses yang disebutkan diatas dijalankan dalam
urutan yang benar namun memerlukan waktu dan usaha (effort) yang banyak
untuk melaksanakannya
Proses-proses yang diprioritaskan diatas memiliki kemungkinan untuk
ditingkatkan.
158

Langkah-langkah dalam proses berjalan bernilai (value) terhadap kebutuhan
pemegang kepentingan (terutama dosen, mahasiswa, karyawan) dan tujuan dari
proses itu sendiri, karena itu menjadikannya relevan untuk ditingkatkan
kinerjanya.
Organisasi dalam hal ini BINUS University memiliki kapasitas dalam
meningkatkan proses yang berjalan menjadi lebih baik dan produktif.

People Capability Matrix (PCM)
PCM pada tahap elaborasi menunjukkan proses-proses kunci yang
terdapat pada area academic services beserta dengan kompetensi yang
diperlukan untuk menjalankan kegiatan pada masing-masing proses. Berikut ini
akan ditampilkan matrik kemampuan organisasi dengan kisaran angka 1
sampai 4. Angka 1 menandakan beginner. Angka 2 menandakan individual
contribution. Angka 3 menandakan mentor/coach. Angka 4 menandakan role
model.

159

Tabel 4.10 People Capability Matrix

Knowledge capabilities/
Skills required
Key processes
Business
acumen
Customer
Orientation
Leadership Adaptability
Planning
&
Organizing
Meeting
Comitments
Problem
Solving and
Decision
Making
Penempatan Dosen
1 1 1 1 2 1 1
Penjadwalan Perkuliahan
1 1 1 1 2 2 1
Pengaturan dan Persiapan
Kelas
1 1 1 1 1 2 1
Produktifitas Dosen
1 2 1 1 1 2 1
Evaluasi Mahasiswa
1 1 2 1 1 1 1
Pembuatan SAP
1 1 1 1 2 1 1

Tabel 4.10 People Capability Matrix (PCM) lanjutan
Knowledge capabilities/
Skills required
Key processes
Innovation /
Continuos
Improvement
Teamwork /
Collaboration
People
Development
Communication
Computer
Literacy
English
Profiency
Penempatan Dosen 1
1 1 1 1 1
Penjadwalan Perkuliahan 1
1 1 1 1 1
Pengaturan dan Persiapan
Kelas 1
1 1 1 1 1
Produktifitas Dosen 1
1 1 1 1 1
Evaluasi Mahasiswa 2
1 1 1 1 1
Pembuatan SAP 1
1 1 2 1 1
160

Available Information
Matrik dibawah ini menggambarkan kebutuhan informasi/pengetahuan
dari setiap proses yang dilakukan:



















Gambar 4.1 Knowledge and Improvement Need Map
Key
Processes
Penempatan
Dosen
Penjadwalan
Perkuliahan
Pengaturan &
Persiapan
Kelas
Produktivitas
Dosen
Evaluasi
Mahasiswa
Pembuatan
SAP
System
manuals
Procedures
manuals
System
manuals
Training
manuals
Training
manuals
System
manuals
Procedures
manuals
System
manuals
Training
manuals
Training
manuals
Training
manuals
Training
manuals
System
manuals
System
manuals
Procedures
manuals
Procedures
manuals
Procedures
manuals
Procedures
manuals
Business
rules
Business
rules
Business
rules
Business
rules
Business
rules
Business
rules
Procedures
manuals
Penjadwalan
Ujian
Training
manuals
Procedures
manuals
System
manuals
Business
rules
161

Improvement Priorities
Dalam skripsi ini, proses/bisnis area yang akan mengalami pengembangan
proses adalah proses pelaksanaan pekuliahan, pelaksanaan ujian, dan pengolahan
nilai karena beradasarkan analisis masalah yang terjadi, area utama
permasalahan adalah pada masalah pengerjaan berulang kali (rework) serta akses
data yang lama. Permasalahan dapat terjadi karena lamanya mencari data dan
data yang bisa hilang atau tidak terbaca sehingga data menjadi tidak akurat.
Pengembangan akan dilakukan dengan melakukan perubahan kecil pada
proses proses pada area academic services dan pengembangan dalam
merancang suatu aplikasi yang dapat membantu stakeholder dalam melakukan
aktivitasnya. Berdasarkan ekspektasi-ekspektasi dari pemegang kepentingan
(stakeholder), terdapat beberapa area bisnis dan proses yang dapat ditingkatkan.
Hasil prioritas yang mungkin adalah:
Improving (meningkatkan kinerja proses), dengan menggunakan teknologi
RFID dapat meningkatkan produktivitas dalam kaitannya dengan efektifitas
dan efisiensi proses absensi baik untuk perkuliahan maupun ujian yang lebih
baik.
Improving, dengan menggunakan e-document proses yang tadinya
menggunakan buku realisasi SAP, blanko nilai, KMK dan pelaksanaan ujian
dapat dihilangkan dan digantikan oleh aplikasi pengisian secara online.
Amalgamating, dengan menggunakan teknologi RFID maupun e-document
telah disatukan proses-proses seperti pembuatan daftar hadir dengan entri
data daftar hadir kedalam sistem.
162

Dengan pengembangan diharapkan mampu memberikan suatu keuntungan bagi
perusahaan karena dengan memakai aplikasi aplikasi yang diusulkan akan
mengurangi biaya kertas sehingga meningkatkan efisiensi. Academic services
juga dapat meningkatkan kecepatan waktu dalam mengakses informasi sehingga
efektivitas tercapai dan kepuasan stakeholder tercapai.

4.2 Improvement Phase
Redesigning Procces Model
Model yang akan dikembangkan adalah suatu model dari hasil
pengembangan beberapa aplikasi seperti:
a. Aplikasi absensi perkuliahan dan pelaksanaan ujian mahasiswa dengan
menggunakan RFID
b. Aplikasi e-document untuk pengisian realisasi SAP dan blanko nilai
c. Aplikasi Kartu Mata Kuliah elektronik (e-KMK)
d. Aplikasi ujian online

Aplikasi aplikasi tersebut nantinya akan menyebabkan perubahan pada
proses bisnis, terutama pada proses seperti pencetakan absensi perkuliahan dan
ujian mahasiswa, pencetakan buku realisasi SAP, pencetakan blanko nilai,
pencetakan KMK dan pelaksanaan ujian. Proses tersebut membutuhkan waktu
yang lama. Dengan adanya aplikasiaplikasi tersebut, proses bisnis akan lebih
singkat karena stakeholder dapat langsung mengakses data yang dibutuhkan.


163

Simulation Models & Activity Based Costing Details
Berdasarkan activity based costing dari proses yang sedang berjalan
diketahui bahwa waktu yang biaya yang digunakan dalam menjalankan proses-
proses tersebut cukup lama dan mahal. Oleh sebab itu, elaborasi yang diusulkan
dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses-proses tersebut. Sebagai
perbandingan maka akan dibuat simulasi terhadap proses yang sudah dielaborasi
dengan menggunakan metode activity based costing (ABC).
a. Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan
Perbedaan dihitung dengan mengakses perhitungan rumus :



Perbandingan biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan proses-proses antara
sebelum dan sesudah simulasi

Tabel 4.11 Summary Simulasi Waktu Absensi Perkuliahan Mahasiswa
Keterangan
Waktu
Lama
(menit)
Waktu
Baru
(menit)
Perbedaan
(%)
Simulasi waktu transaksi
per hari 2,614.00 1,597.12 38.90130069

Tabel 4.12 Summary Simulasi Waktu Absensi Ujian Mahasiswa
Keterangan
Waktu
Lama
(menit)
Waktu
Baru
(menit)
Perbedaan
(%)
Simulasi waktu transaksi
per hari 256.00 192 25
164

Tabel 4.13 Summary Simulasi Waktu Pengisian Realisasi SAP
Keterangan
Waktu
Lama
(menit)
Waktu
Baru
(menit)
Perbedaan
(%)
Simulasi waktu transaksi
per hari 1,060.00 968 8.679245283

Tabel 4.14 Summary Simulasi Waktu Pengisian Blanko Nilai
Keterangan
Waktu
Lama
(menit)
Waktu
Baru
(menit)
Perbedaan
(%)
Simulasi waktu transaksi
per hari 663.37 413.3 37.69691123

Tabel 4.15 Summary Simulasi Waktu Pemrosesan Kartu Mata Kuliah
Keterangan
Waktu
Lama
(menit)
Waktu
Baru
(menit)
Perbedaan
(%)
Simulasi waktu transaksi
per hari 460 320 30.43478261

Tabel 4.16 Summary Simulasi Waktu Pelaksanaan Ujian
Keterangan
Waktu
Lama
(menit)
Waktu
Baru
(menit)
Perbedaan
(%)
Simulasi waktu transaksi
per hari 11,581.47 8,064.00 30.37153315

b. Perbandingan pengeluaran biaya sebelum dan sesudah pengembangan

Tabel 4.17 Summary Simulasi Biaya Absensi Perkuliahan
Keterangan
Biaya Lama
(Rp)
Biaya Baru
(Rp)
Perbedaan
(%)
Simulasi biaya per tahun 502,856,666.67 151,443,496.30 69.8833671
165

Tabel 4.18 Summary Simulasi Biaya Absensi Ujian Mahasiswa
Keterangan
Biaya Lama
(Rp)
Biaya Baru
(Rp)
Perbedaan
(%)
Simulasi biaya per tahun 62,720,000.00 15,813,333.30 74.78741502

Tabel 4.19 Summary Simulasi Biaya Pengisian Realisasi SAP
Keterangan
Biaya Lama
(Rp)
Biaya Baru
(Rp)
Perbedaan
(%)
Simulasi biaya per tahun 114,566,666.67 101,774,444.40 11.16574536

Tabel 4.20 Summary Simulasi Biaya Pengisian Blanko Nilai
Keterangan
Biaya Lama
(Rp)
Biaya Baru
(Rp)
Perbedaan
(%)
Simulasi biaya per tahun 81,134,200.00 43,457,407.40 46.43762137

Tabel 4.21 Summary Simulasi Biaya Pemrosesan Kartu Mata Kuliah
Keterangan
Biaya Lama
(Rp)
Biaya Baru
(Rp)
Perbedaan
(%)
Simulasi biaya per tahun 112,700,000.00 26,400,000.00 76.57497782

Tabel 4.22 Summary Simulasi Biaya Pelaksanaan Ujian
Keterangan
Biaya Lama
(Rp)
Biaya Baru
(Rp)
Perbedaan
(%)
Simulasi biaya per tahun 2,481,958,888.89 847,840,000.00 65.83988543

Proses pengadaan absensi perkuliahan mahasiswa yang dibutuhkan dalam
operasional perkuliahan membutuhkan biaya sekitar Rp.502,856,666.67 per
tahun dan waktu sekitar 2,614.00 menit per hari, absensi ujian membutuhkan
biaya sekitar Rp.62,720,000.00 per tahun dan waktu sekitar 256.00 menit per
hari, realisasi SAP membutuhkan biaya sekitar Rp.114,566,666.67 per tahun dan
166

waktu sekitar 1,060.00 menit per hari, pengisian blanko nilai memerlukan biaya
sekitar Rp.81,134,200.00 per tahun dan waktu sekitar 663.37 menit per hari,
KMK membutuhkan biaya sekitar Rp.112,700,000.00 per tahun dan waktu
sekitar 460.00 menit per hari dan pelaksanaan ujian membutuhkan biaya sekitar
Rp.2,481,958,888.89 per tahun dan waktu sekitar 11,581.47 menit per hari.
Sementara proses baru absensi perkuliahan mahasiswa membutuhkan biaya
sekitar Rp.151,443,496.30 per tahun dan waktu sekitar 1,597.12 menit per hari,
absensi ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.15,813,333.30 per tahun dan waktu
sekitar 192.00 menit per hari, realisasi SAP membutuhkan biaya sekitar
Rp.101,774,444.40 per tahun dan waktu sekitar 968.00 menit per hari, pengisian
blanko nilai memerlukan biaya sekitar Rp.43,457,407.40 per tahun dan waktu
sekitar 413.3 menit per hari, KMK membutuhkan biaya sekitar Rp.26,400,000.00
per tahun dan waktu sekitar 320.00 menit per hari dan pelaksanaan ujian
membutuhkan biaya sekitar Rp.847,840,000.00 per tahun dan waktu sekitar
8,064.00 menit per hari.
Perbandingan di atas memperlihatkan dengan jelas bahwa pengembangan
pada proses yang sudah berjalan dapat meningkatkan produktivitas terutama
efisiensi biaya dan efektifitas waktu dari proses itu sendiri.
Anggaran yang perlu dikeluarkan adalah sebesar Rp.945,000,000.00 untuk
biaya teknologi informasi seperti RFID reader, PDA reader, biaya aplikasi
tambahan pada lecturer desk serta Rp.10,000,000.00 untuk biaya sosialisasi
penggunaan aplikasi berbasis web yang berhubungan dengan aplikasi baru.
Menghadapi pemenuhan tujuan menuju visi di mana BINUS University akan
terus berkembang menjadi a world class university, BINUS University harus
167

mempersiapkan diri terhadap kebutuhan dimasa depan yang berhubungan erat
dengan perkembangan teknologi dan permintaan pasar yang terus meningkat
sambil tetap mengedepankan kinerja terbaik dari proses operasional yang efisien
dan efektif.







168

Activity Based Costing Future
Tabel 4.23 Activity Based Costing Absensi Perkuliahan Mahasiswa
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly rate
(Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes by
daily time)
Cost
(per day)
Average cost
per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Melakukan absensi perkuliahan
mahasiswa dengan RFID 43,400.00 0.02 723.33 12,500.00 150,694.44 5,148.81 62,071.76 212,766.20 4.90 59,574,537.04 0.45
Mengakses kehadiran mahasiswa 873.79 1.00 873.79 12,500.00 182,038.89 10,029.76 146,064.54 328,103.43 375.50 91,868,959.26 0.55

X
Total
1,597.12 332,733.33 208,136.30 151,443,496.30

169

Tabel 4.24 Activity Based Costing Absensi Ujian Mahasiswa
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly
rate (Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes
by daily
time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Melakukan absensi ujian mahasiswa
dengan RFID 3,840.0 0.1 192.0 12,500.0 40,000.0 5,148.8 16,476.2 56,476.2 14.7 15,813,333.3 1.0

X
Total
192.0 40,000.0 16,476.2 15,813,333.3

170

Tabel 4.25 Activity Based Costing Realisasi SAP
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly
rate (Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes by
daily time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Mengisi realisasi SAP 868.0 1.0 868.0 12,500.0 180,833.3 10,029.8 145,097.2 325,930.6 375.5 91,260,555.6 0.9
Mengakses data realisasi SAP 20.0 5.0 100.0 12,500.0 20,833.3 10,029.8 16,716.3 37,549.6 1,877.5 10,513,888.9 0.1

X
Total
968.0 201,666.7 161,813.5 101,774,444.4





171

Tabel 4.26 Activity Based Costing Pengisian blanko nilai
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly
rate (Rp)
Labor
cost (Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes
by daily
time)
Cost
(per day)
Average cost
per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C)
(D x E /
60)
(D x G /
60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Pengisian blanko nilai 40.0 10.0 400.0 12,500.0 83,333.3 10,029.8 66,865.1 150,198.4 3,755.0 42,055,555.6 0.97
Pengaksesan daftar nilai 40.0 0.3 13.3 12,500.0 2,777.8 10,029.8 2,228.8 5,006.6 125.2 1,401,851.9 0.03

X
Total 413.3 86,111.1 69,093.9 43,457,407.4

172

Tabel 4.27 Activity Based Costing KMK
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly
rate (Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes by
daily time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Mengakses e-KMK 3,840.0 0.1 320.0 12,500.0 66,666.7 5,178.6 27,619.0 94,285.7 24.6 26,400,000.0 1.0

X
Total
320.0 66,666.7 27,619.0 26,400,000.0




173

Tabel 4.28 Activity Based Costing Pelaksanaan Ujian
A B C D E F G H I J K L
Process Name
Average
number of
transaction
(per day)
Time per
transaction
(minutes)
Daily
time
(minutes)
Labor
hourly
rate (Rp)
Labor cost
(Rp)
Non labor
hourly
allocation
(propotion
over
processes
by daily
time)
Non labor
cost
(propotion
over
processes
by daily
time)
Cost
(per day)
Average
cost per
transaction
Annual cost
Annual
effort
(B x C)
(D x E /
60)
(D x G /
60) (F +H) (I / B) (I x 280) (D / X)
Mengakses soal ujian 3,840.0 2.0 7,680.0 12,500.0 1,600,000.0 10,029.8 1,283,809.5 2,883,809.5 751.0 807,466,666.7 0.95
Mengakses berkas ujian untuk diperiksa 128.0 3.0 384.0 12,500.0 80,000.0 10,029.8 64,190.5 144,190.5 1,126.5 40,373,333.3 0.05

X
Total 8,064.0 1,680,000.0 1,348,000.0 847,840,000.0







174

Dari pengukuran diatas dapat dilihat bahwa setelah improvement terjadi efisiensi yang
signifikan terhadap biaya yang dikeluarkan dan juga efektifitas waktu dalam
menjalankan proses proses diatas.

Keterangan :
Proses yang dilakukan oleh area academic services yang terpilih untuk
dilakukan elaborasi dan karena itu dilakukan simulasi pengukuran adalah:
o Absensi perkuliahan mahasiswa dilakukan oleh mahasiswa dengan
menggunakan Binusian card masingmasing.
Absensi perkuliahan per hari = jumlah kelas yang
digunakan * jumlah shift per hari * jumlah ratarata
mahasiswa dalam satu kelas, dengan waktu yang
dibutuhkan RFID reader untuk membaca Binusian card
adalah 0.02 menit per mahasiswa.
J umlah absensi: 124 kelas * 7 shift * 50 mahasiswa =
43,400.0 absensi sehari.
Akses terhadap data absensi perkuliahan mahasiswa per
hari =jumlah akses dosen per hari (jumlah kelas yang
digunakan * jumlah shift per hari ) +(jumlah akses kajur
per semester * jumlah shift per hari / jumlah hari dalam
satu semester ), dengan waktu sekitar 1 menit.
J umlah akses: (124 kelas * 7 shift) +(124 kelas * 7 shift /
150 hari) =873.79 akses sehari.
175

o Absensi ujian mahasiswa akan dilakukan langsung pada saat RFID
reader membaca Binusian card yang ditempelkan mahasiswa.
Rata-rata absensi ujian per hari =jumlah kelas ujian per
hari * jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian
/ jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana waktu
absensi per menit adalah 0.1 menit.
J umlah absensi ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari /
75 hari =3,840.0 absensi ujian sehari.
o Realisasi SAP diisi oleh dosen secara langsung kedalam lecturer desk
dimana disediakan aplikasi untuk mengisi SAP secara online dan real
time.
Banyaknya proses pengisian yang terjadi per hari =jumlah
kelas yang digunakan * jumlah shift per hari, dimana
membutuhkan ratarata 1 menit.
J umlah pengisian SAP: 124 kelas * 7 shift = 868.00
pengisian sehari.
Dosen HBA akan mengakses realisasi SAP dengan rata
rata akses per hari = jumlah akses dosen HBA satu
semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana
akses membutuhkan waktu ratarata 5 menit.
J umlah akses: 3000 kelas / 150 hari =20.00 akses sehari.
o Pengisian blanko nilai dilakukan langsung oleh dosen bersangkutan
pada saat mahasiswa telah memiliki nilai untuk dimasukkan.
176

Ratarata pengisian blanko nilai oleh dosen = jumlah
pengisian nilai per semester (jumlah kelas * 2 (untuk UTS
dan UAS)) / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana
pengisian membutuhkan waktu ratarata 10 menit.
J umlah pengisian blanko nilai: 3000 kelas * 2 kali / 150
hari =40.0 pengisian sehari.
Setelah itu daftar nilai akan diakses dengan ratarata akses
per hari =jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif
dalam setengah semester, dimana pengisian membutuhkan
waktu ratarata 0.3 menit.
J umlah akses: 3000 kelas / 75 hari =40.0 akses sehari.
o Pemrosesan e-KMK terjadi pada saat mahasiswa memberikan
Binusian card kepada pengawas ujian dan pengawas melakukan
validasi dengan mencocokkan foto dan peserta ujian kemudian
melakukan validasi yang membuktikan kehadiran mahasiswa.
Rata-rata proses yang terjadi per hari =jumlah kelas ujian
* rata-rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari
ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana
akses membutuhkan waktu ratarata 0.1 menit.
J umlah pemrosesan KMK: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12
hari / 75 hari =3,840.0 pemrosesan sehari.
o Pelaksanaan ujian dilakukan oleh sistem secara otomatis dimana soal
dan buku ujian berada didalam sistem sehingga biaya untuk membuat
dan menggadakan soal dan buku ujian dapat dihilangkan.
177

Rata-rata pengaksesan sehari =jumlah kelas ujian * rata-
rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian /
jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana akses
membutuhkan waktu ratarata 2 menit.
J umlah pengaksesan ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa *12
hari / 75 hari =3,840.0 akses ujian sehari.
Berkas ujian diakses oleh dosen per hari =jumlah kelas
ujian * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam
setengah semester, dimana waktu akses ratarata 3 menit.
J umlah akses dosen: 800 kelas * 12 hari / 75 hari =128.0
sehari.
Biaya- biaya yang dikeluarkan memiliki rincian sebagai berikut:
Tabel 4.29 Biaya non labor Future

Biaya non labor Biaya per jam (Rp)
Komputer 5,000.00
Listrik 5,000.00
Aplikasi absensi
perkuliahan
(Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00.
J angka hidup 5 tahun (1400 hari)
29.761905
RFID (Biaya aplikasi Rp.5,000,000.00.
J angka hidup 5 tahun (1400 hari))
149.00
178

Aplikasi realisasi SAP (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00.
J angka hidup 5 tahun (1400 hari)
29.761905
Aplikasi blanko nilai (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00.
J angka hidup 5 tahun (1400 hari)
29.761905
Aplikasi KMK (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00.
J angka hidup 5 tahun (1400 hari)
29.761905
Aplikasi ujian (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00.
J angka hidup 5 tahun (1400 hari)
29.761905

Tabel 4.30 Biaya labor - Future
Biaya labor
Per jam
Biaya
(Rp.2,000,000.00 / 160 jam)
Karyawan 12,500.00

179

Biaya-biaya pada absensi perkuliahan mahasiswa:
Biaya absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) +
(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.212,766.20 per hari.
Biaya non labor: biaya RFID +biaya listrik =Rp.5,148.81
per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 723.33 menit.
Biaya mengakses: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) +
(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.328,103.43 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +aplikasi
absensi perkuliahan =Rp.10,029.76 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 873.79 menit.

Biaya pada absensi ujian yaitu:
Biaya absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) +
(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.56,476.2 per hari.
Biaya non labor: biaya RFID +biaya listrik =Rp.5,148.8
per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 192.0 menit.

Biaya-biaya pada realisasi SAP:
Biaya mengisi realisasi SAP: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.325,930.6
per hari.
180

Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +biaya
aplikasi realisasi =Rp.10,029.8 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 868.0 menit.
Biaya mengakses data realisasi: (biaya labor per jam * waktu sehari /
60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =
Rp.37,549.6 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +biaya
aplikasi realisasi =Rp.10,029.8 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 100.0 menit.

Biaya-biaya pengisian blanko nilai:
Biaya pengisian: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) +
(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.150,198.4 per hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +biaya
aplikasi blanko =Rp.10,029.8 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 400.0 menit.
Biaya pengaksesan nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.5,006.6 per
hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +biaya
aplikasi blanko =Rp.10,029.8 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 13.3 menit.

181

Biaya pada KMK:
Biaya akses: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) +(biaya
non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.94,285.7 per hari.
Biaya non labor: biaya PDA reader +biaya listrik +biaya
aplikasi KMK =Rp.5,178.6 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 320.0 menit.

Biaya-biaya pada pelaksanaan ujian:
Biaya akses soal: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) +
(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.2,883,809.5 per
hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +biaya
aplikasi ujian =Rp.10,029.8 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 7,680.0 menit.
Biaya mengakses oleh dosen: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60
menit) +(biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) =Rp.144,190.5
per hari.
Biaya non labor: biaya komputer +biaya listrik +biaya
aplikasi ujian =Rp.10,029.8 per jam.
Waktu dibutuhkan dalam sehari: 384.0 menit.

182

People Capability Matrix and Capacity Planning
a. People Capability Matrix
Berikut ditampilkan matrik kemampuan organisasi untuk proses baru di mana mengalami peningkatan kemampuan
setiap orang dalam penggunaan komputer. Angka 1 menandakan beginner. Angka 2 menandakan individual
contribution. Angka 3 menandakan mentor/coach. Angka 4 menandakan role model.

Tabel 4.31 New People Capability Matrix
Knowledge capabilities/
Skills required
Key processes
Business
acumen
Customer
Orientation
Leadership Adaptability
Planning
&
Organizing
Meeting
Comitments
Problem
Solving and
Decision
Making
Penempatan Dosen
1 1 1 1 2 1 1
Penjadwalan Perkuliahan
1 1 1 1 2 2 1
Pengaturan dan Persiapan
Kelas
1 1 1 1 1 2 1
Produktifitas Dosen
1 2 1 1 1 2 1
Evaluasi Mahasiswa
1 1 2 1 1 1 1
Pembuatan SAP
1 1 1 1 2 1 1

183

Tabel 4.31 New People Capability Matrix (lanjutan)

Knowledge capabilities/
Skills required
Key processes
Innovation /
Continuos
Improvement
Teamwork /
Collaboration
People
Development
Communication
Computer
Literacy
English
Profiency
Penempatan Dosen 1
1 1 1 1 1
Penjadwalan Perkuliahan 1
1 1 1 1 1
Pengaturan dan Persiapan
Kelas 1
1 1 1 2 1
Produktifitas Dosen 1
1 1 1 2 1
Evaluasi Mahasiswa 2
1 1 1 2 1
Pembuatan SAP 1
1 1 2 1 1


Berdasarkan penilaian PCM (people capability matrix) awal dan PCM (future metrics projection) terdapat kesenjangan dalam
kapabilitas pengetahuan dan skills yang dibutuhkan. Kesenjangan yang terjadi yaitu:
o Computer literacy, bagi dosen yang memegang mata kuliah tertentu dimana kehadiran mahasiswa dan nilai-nilai tugas
mandiri maupun ujian mempengaruhi indeks prestasi mahasiswa, harus memiliki pengetahuan komputer untuk
menggunakan aplikasi dan informasi yang disediakan. Selain itu untuk beberapa aplikasi berbasis web terbaru misalnya
realisasi SAP juga memerlukan tambahan pengetahuan komputer bagi dosen.
Untuk mengatasi permasalahan yang akan timbul dikarenakan
kesenjangan pengetahuan dan skills ini maka perlu dilakukan pelatihan
(training) terutama kepada staff ataupun pihak yang akan melakukan proses
yang dielaborasi. J umlah staff ataupun karyawan yang mengerjakan proses
tersebut dapat dipertahankan namun dengan jumlah transaksi atau pekerjaan
per proses yang semakin meningkat.

b. Capacity Planning
Dari hasil perbandingan hasil sekarang dan yang akan datang terjadi
peningkatan kemampuan dalam menggunakan komputer dari angka 1
menjadi angka 2, sehingga gap analysis menghasilkan angka -1. Peningkatan
ini terjadi karena harus ada kemampuan dalam menggunakan dan
menjalankan aplikasi yang diusulkan nantinya. Para pengguna diharapkan
mampu untuk meng-input tanpa kesalahan dalam mencatat setiap hasil
transaksi yang terjadi. Pengguna harus mampu mencari dan melihat data
data yang mereka butuhkan melalui aplikasi aplikasi yang diusulkan.

Tabel 4.32 Gap Analysis
Pengetahuan/Keahlian Yang Diperlukan Proses Lama Proses Baru Gap Analysis
Computer Literacy 1 2 -1

Aplikasi aplikasi yang diusulkan membutuhkan suatu perkembangan
teknologi dari teknologi yang ada sekarang ini. Perangkat teknologi harus
mampu untuk menunjang para pengguna seperti dalam melakukan
aktivitasnya. Dengan adanya perkembangan ini, beberapa proses bisnis


seperti pencetakan dokumen dan pengentrian dokumen ke dalam sistem tidak
diperlukan lagi dan hal ini berdampak pada berkurangnya tugas dari staff
yang berkaitan dan mempercepan pemrosesan informasi.

Feasibility Validation & Gap Analysis Report
Proses yang dielaborasi dapat terjadi dan didukung dalam perspektif
teknologi informasi dimana Binusian card yang ada sekarang memungkinkan
untuk diubah menjadi RFID card, selain itu teknologi RFID bukanlah teknologi
baru bagi BINUS University dimana sekolah yang berada dibawah BINUS
Corporate misalnya BINUS School Serpong sudah memanfaatkan kartu
pelajarnya sebagai kartu absensi. Sementara untuk e-document dibutuhkan
aplikasi tambahan yang dapat dimasukkan pada Lecturer desk
Proses yang telah dielaborasi akan dapat berfungsi secara efisien dan efektif
dikarenakan penggunaannya yang mudah dan para dosen yang sudah melakukan
berbagai kegiatan lain melalui lecturer desk tidak akan mengalami kesulitan
yang terlalu besar dikarenakan mereka sudah terbiasa dengan penggunaan
komputer.
Proses absensi dari yang manual dimana staff akan mencetak daftar
kehadiran sesuai dengan kelas perkuliahan maupun ujian yang akan dilaksanakan
kemudian absensi tersebut akan diedarkan oleh dosen atau pengawas ujian untuk
diisi oleh mahasiswa. Langkah selanjutnya adalah dosen atau pengawas
menyerahkan kepada area terkait yang akan memasukkan data tersebut ke dalam
sistem.


Teknologi RFID akan mengubah proses absensi dimana kartu mahasiswa
akan menjadi identitas pribadi yang unik. Dimana pada saat mahasiswa
memasuki kelas, mereka tinggal menempelkan kartu ke alat (RFID reader) yang
akan membaca kartu tersebut. Informasi yang dibaca akan berhubungan langsung
dengan sistem sehingga data tersebut bebas dari human error. Dosen juga dapat
melihat data mahasiswa yang hadir dari lecturer desk mereka dan dapat
melakukan validasi apabila diperlukan. Sementara bagi e-document yang akan
menggantikan penggunaan dari buku realisasi SAP dan blanko nilai yang harus
diisi berkaitan dengan perkuliahan dapat diisi oleh dosen dengan aplikasi baru
yang ditambahkan kedalam lecturer desk. Sehingga data yang diisi terbaca
dengan jelas, dan dapat diakses kapan pun oleh pihak yang membutuhkan
informasi tersebut kapan saja. Selain itu KMK akan dibuat dalam bentuk e-
document dimana data mahasiswa yang layak ujian dimasukkan kedalam PDA
dan setelah divalidasi oleh pengawas maka akan menjadi bukti bahwa mahasiswa
tersebut telah mengikuti ujian. Pelaksanaan ujian yang berbasis kertas akan
diganti menjadi berbasis komputer dimana semua soal dan jawaban diisi didalam
komputer.
Kunci perubahan terletak pada pengembangan operasional dari proses yang
sedang berjalan menjadi lebih efektif dan efisien sehingga meningkatkan
produktivitas BINUS University dalam tujuan memenuhi visi 2020 menjadi a
world class university.
Masalah-masalah berkaitan dengan proses elaborasi yang mungkin muncul
adalah adanya user resistance terutama dari pihak yang biasanya mengerjakan
proses berjalan. Oleh karena itu diperlukan komunikasi dan sosialisasi yang


dapat menjelaskan bahwa elaborasi pada proses tidak akan berakibat buruk pada
karyawan melainkan akan mempermudah kerja karyawan. Sementara pelatihan-
pelatihan yang diperlukan dalam kaitannya dengan realisasi aplikasi yang
berhubungan dengan e-document harus diberikan.
Dengan adanya pemotongan biaya dan waktu dalam menjalankan proses
anggaran biaya dan waktu serta tenaga kerja dapat dipergunakan dengan sebaik
mungkin untuk memenuhi rencana-rencana strategis lainnya untuk meningkatkan
mutu dan layanan yang dapat disediakan oleh BINUS University sehingga
menjadikannya sebagai universitas terdepan.
Peningkatan proses yang sudah ada memerlukan perubahan dalam
menjalankan proses sehari-hari dan peningkatan (upgrade) pada web-based
information system terutama yang berkaitan dengan dosen yaitu Lecturer desk.

An Update Business Case
Berdasarkan perbandingan yang telah dilakukan baik dalam activity based
costing dan people capability matrix sebelum dan sesudah tahap elaborasi, dapat
disimpulkan bahwa keuntungan yang diberikan adalah efektifitas dan efisiensi
proses kerja. Biaya pengembangan menjadi sebuah investasi jangka panjang bagi
BINUS University sekaligus mengukuhkan citra BINUS University sebagai
organisasi pendidikan yang mengambil peluang dalam teknologi informasi untuk
meningkatkan kinerja secara keseluruhan.





4.3 People & Technology Development Phase
Processes
Penerapan aplikasi aplikasi seperti aplikasi e-document (untuk pengisian
blanko nilai dan pengisian buku realisasi SAP), aplikasi absensi perkuliahan dan
ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID, aplikasi e-KMK, serta aplikasi
ujian online untuk mahasiswa akan mengurangi beberapa proses untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan pada stakeholderstakeholder
yang bersangkutan. Prosesproses yang dihilangkan dengan adanya aplikasi
aplikasi tersebut adalah :
- Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak form daftar hadir perkuliahan
mahasiswa dan mengentri data kehadiran perkuliahan mahasiswa karena
akan digantikan dengan aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa dengan
menggunakan RFID. Dengan adanya aplikasi tersebut, biaya pengeluaran
untuk kertas absensi perkuliahan dapat dihilangkan.
- Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak form daftar hadir ujian mahasiswa
dan mengentri data kehadiran ujian mahasiswa karena akan digantikan
dengan aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID.
Dengan adanya aplikasi tersebut, biaya pengeluaran untuk kertas absensi
ujian mahasiswa dapat dihilangkan.
- Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak buku realisasi SAP karena akan
digantikan dengan aplikasi e-document untuk pengisian realisasi SAP.
Dengan demikian, biaya pengeluaran untuk pencetakan buku realisasi SAP
dapat dihilangkan.


- Dosen tidak mengisi blanko nilai secara manual. Dosen mengisi nilai nilai
tugas tiap pertemuan, nilai UTS, dan nilai UAS pada Lecturer Desk-nya.
- Pengawas tidak perlu lagi menandatangani Kartu Mata Kuliah (KMK)
mahasiswa ketika ujian berlangsung. Dengan demikian, biaya pengeluaran
untuk pencetakan KMK dapat dihilangkan.
- Mahasiswa tidak lagi mengikuti ujian dengan mengisi berkas jawaban ujian.
Proses ini akan digantikan dengan penggunaan aplikasi ujian online sehingga
biaya pengeluaran kertas dapat dikurangi. Dengan demikian, biaya yang
dikeluarkan untuk penggandaan dokumen berkas ujian dapat dihilangkan.
Adapun aktivitas yang dielaborasi antara lain :
- Absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa
Dengan menggunakan RFID dan RFID reader, mahasiswa dapat melakukan
absen sehingga biaya kertas absensi dapat dikurangi. Absensi mahasiswa
tersebut akan dapat dilihat oleh dosen yang bersangkutan melalui Lecturer
Desk-nya dan diproses lebih lanjut oleh Ka. Subbiro P dan U.
- Pengisian Satuan Acara Perkuliahan (SAP)
Dosen dapat mengisi realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP) dan melalui
lecturer desk sehingga akan didapat datadata secara real time dan dokumen
tersebut disimpan dalam bentuk elektronik (e-document). Data SAP yang
diisi oleh dosen secara online akan diverifikasi/dimonitor oleh Ka. Subbiro P
dan U.



- Pengisian blanko nilai pada Lecturer Desk
Setelah proses elaborasi, pengisian blanko nilai ke dalam sistem dilakukan
langsung oleh dosen sehingga akan mengurangi biaya kertas untuk mencetak
blanko nilai.
- Penggunaan e-KMK
Sebelum proses elaborasi, setiap mahasiswa yang ujian harus membawa
Kartu Mata Kuliah (KMK). Dengan adanya e-KMK, mahasiswa dapat
mengikuti ujian tanpa harus membawa KMK. KMK digantikan oleh kartu
Binusian yang akan di-scan oleh pengawas dengan menggunakan PDA
reader ketika ujian berlangsung. Data KMK yang disimpan dapat digunakan
sebagai bukti bahwa mahasiswa telah mengikuti ujian.
- Pelaksanaan ujian secara online
Ujian online dilakukan untuk mempermudah dosen dalam pemrosesan nilai
mahasiswa karena dosen dapat memeriksa hasil ujian di manapun dan
kapanpun tanpa harus membawa berkas ujian. Selain itu, biaya kertas juga
dapat dikurangi.

Structure
Aturan aksestabilitas pengguna antara lain :
a. Informasi pada aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa dengan
menggunakan RFID dapat diakses oleh dosen, kajur, dan staff Subbiro P dan
U. Informasi yang tersimpan pada aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa
adalah informasi kehadiran perkuliahan mahasiswa.


b. Informasi pada aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID
dapat diakses oleh pengawas dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang
tersimpan dalam aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan RFID adalah
informasi kehadiran ujian mahasiswa.
c. Informasi pada aplikasi realisasi SAP dapat diakses oleh staff Subbiro P dan
U, dosen, kajur, dan dosen HBA. Informasi yang terdapat pada aplikasi
realisasi SAP yaitu materi tiap pertemuan yang diajarkan dosen ketika
perkuliahan berlangsung.
d. Informasi pada aplikasi blanko nilai dapat diakses oleh Subbiro Nilai dan
kajur. Setelah mendapat persetujuan kajur maka nilai tersebut akan di posting
ke dalam internet.
e. Informasi pada aplikasi e-KMK dapat diakses oleh mahasiswa, pengawas,
dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang terdapat pada aplikasi e-KMK
yaitu informasi approval mahasiswa mengikuti ujian oleh pengawas.
f. Informasi pada aplikasi ujian online dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen.
Informasi yang terdapat pada aplikasi ujian online yaitu waktu mulai ujian,
waktu selesai ujian, soal ujian, dan space untuk jawaban ujian.

People
Pengembangan sumber daya manusia merupakan fase yang krusial dalam
pengimplementasian Business Process Management karena tanpa adanya
dukungan kemampuan dan keinginan dari sumber daya manusia yang ada,
implementasi BPM tidak akan berhasil. Tujuan pengembangan sumber daya
manusia yaitu agar seluruh pihak memiliki kesiapan untuk beradaptasi dengan


proses baru. Solusi yang diusulkan antara lain absensi perkuliahan dan ujian
mahasiswa dengan menggunakan RFID, aplikasi e-document realisasi SAP,
aplikasi e-document blanko nilai, aplikasi e-KMK, aplikasi ujian online. Dalam
penggunaan aplikasi aplikasi tersebut terdapat gap pada kemampuan
stakeholder. Kemampuan stakeholder yang terkait perlu ditingkatkan dalam
penggunaan aplikasi aplikasi tersebut secara optimal. Oleh karena itu, perlu
diberikan pelatihan komputer terhadap stakeholder terkait.
Untuk meningkatkan performa dalam kaitannya terhadap aktivitas yang
dielaborasi, dibutuhkan beberapa pelatihan kepada stakeholder yang
bersangkutan seperti:
a. Pelatihan kepada mahasiswa mengenai penggunaan RFID untuk absensi
perkuliahan dan absensi ujian di mana sebelumnya absensi dilakukan secara
manual.
b. Pelatihan mengenai aplikasi e-document pengisian realisasi SAP (Satuan
Acara Perkuliahan) dan pengisian blanko nilai kepada dosen.
c. Pelatihan penggunaan aplikasi e-KMK kepada petugas pengawas dan
mahasiswa.
d. Pelatihan penggunaan aplikasi ujian online kepada mahasiswa.

Redesigned Role Description and Goals
RASCI Model merupakan suatu metode yang sangat membantu untuk
mengidentifikasi aktivitas, aturan, dan tanggung jawab pengguna di dalam tahap
pengembangan sumber daya manusia. Model ini membantu untuk
mendeskripsikan secara jelas mengenai hal apa yang harus dilakukan pengguna


yang akan menjalankan proses bisnis yang baru nantinya. RASCI Model ini
terdiri dari lima komponen yaitu :
a. Responsible, merupakan pihak yang menjalankan aktivitas
b. Accountable, merupakan pihak yang menyetujui dilakukannya aktivitas
c. Support, merupakan pihak yang menyediakan sumber daya dan informasi
untuk mendukung aktivitas yang dilakukan
d. Consult, merupakan pihak yang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu aktivitas.
e. Inform, merupakan pihak yang harus diberitahukan atau diinformasikan atas
suatu aktivitas yang dilakukan.
RASCI Model untuk aktivitas yang terjadi sebelum elaborasi dilakukan yaitu :
Tabel 4.33 Model RASCI untuk absensi perkuliahan mahasiswa sebelum elaborasi

Tabel 4.34 Model RASCI untuk absensi ujian mahasiswa sebelum elaborasi
Proses Aktivitas
Staff Subbiro P
dan U Mahasiswa
Mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian RA
Mengisi daftar hadir pelaksanaan ujian RA
Evaluasi
Mahasiswa

Mengentri data kehadiran mahasiswa untuk pelaksanaan ujian RA

Tabel 4.35 Model RASCI untuk pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP) sebelum elaborasi
Proses Aktivitas
Staff Subbiro P
dan U Dosen HBA Kajur Dosen
Membuat buku realisasi SAP RA
Memeriksa pengisian buku realisasi SAP RA S
Pembuatan SAP


Verifikasi buku realisasi SAP setiap bulannya S RA I




Tabel 4.36 Model RASCI untuk pengisian blanko nilai sebelum elaborasi

Tabel 4.37 Model RASCI untuk pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) sebelum elaborasi
Proses Aktivitas
Layanan
Mahasiswa
Petugas
Pengawas Mahasiswa
Mencetak KMK RA
Mengambil KMK A R
Evaluasi Mahasiswa


Menandatangani KMK RA I

Tabel 4.38 Model RASCI untuk pelaksanaan ujian sebelum elaborasi




Model RASCI dari aktivitas setelah elaborasi adalah sebagai berikut :
Tabel 4.39 Model RASCI untuk absensi mahasiswa setelah elaborasi
Proses Aktivitas Mahasiswa Dosen
Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID R A Pengaturan dan Persiapan Kelas

Mengakses kehadiran mahasiswa per semester RA

Tabel 4.40 Model RASCI untuk absensi ujian setelah elaborasi
Proses Aktivitas Mahasiswa Dosen
Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan
RFID R A Evaluasi Mahasiswa

Melakukan verifikasi absensi perkuliahan S RA

Tabel 4.41 Model RASCI untuk pengisian realisasi SAP setelah elaborasi
Proses Aktivitas Dosen Dosen HBA
Staff Subbiro P
dan U
Mengisi realisasi SAP RA Pembuatan SAP

Verifikasi data realisasi SAP R A





Tabel 4.42 Model RASCI untuk pengisian blanko nilai setelah elaborasi
Proses Aktivitas Dosen
Ka. Subbiro Nilai
Mahasiswa Kajur
Pengisian blanko nilai RA I Evaluasi Mahasiswa

Pengaksesan daftar nilai RA

Tabel 4.43 Model RASCI untuk pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) setelah elaborasi
Proses Aktivitas Mahasiswa Petugas Pengawas
Evaluasi Mahasiswa Mengakses e-KMK R A

Tabel 4.44 Model RASCI untuk pelaksanaan ujian setelah elaborasi

Performance Management & Measurements For Appropiate Roles
Proses ini dilakukan untuk memastikan kinerja yang ditetapkan oleh pihak
manajemen sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para
karyawan yang ada.















Gambar 4.2 Pyramid of Management
Proses ini dilakukan untuk memastikan kinerja yang ditetapkan oleh pihak
manajemen sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para
karyawan yang ada. Berikut adalah key performance indicator dari unit academic
service (AOC) dan Student Registration and Services Centre (SRSC) adalah :


a. Executive, yaitu Academic Operation Center Manager dan Student
Registration and Service Center Manager
KPI dari eksekutif yaitu goal dan target pekerjaan harus dicapai sesuai
dengan visi dan misi BINUS University.

b. Manager, yaitu Academic Operation Centre Manager dan Student
Registration and Service Center Manager
KPI dari manager yaitu tujuan masing masing unit dapat tercapai.

c. Team leader
KPI dari team leader yaitu tujuan, goals, dan target unit kerja dari proses
dalam tim dapat tercapai. Team leader mencakup :
- Ka. Subbiro Perkuliahan dan Ujian
- Ka. Subbiro Nilai Mahasiswa
- Ka. Subbiro Layanan Mahasiswa
- Ka. Subbiro Administrasi Registrasi
- Ka. Subbiro Layanan Keuangan Mahasiswa

d. Process staff
Process staff mencakup :
- Staff pengendalian dosen
- Staff pengendalian absensi
- Staff pengendalian ruang kuliah
- Staff koordinator ASTRA


- Staff pengolahan nilai
- Staff pengolahan berkas kelulusan
- Staff help desk
- Staff Layanan Mahasiswa
- Staff penjadwalan kuliah
- Staff penjadwalan ujian
- Staff dukungan administrasi
- Staff front office layanan keuangan mahasiswa
- Staff back office layanan keuangan mahasiswa

KPI dari process staff yaitu target unit kerja individual harus dapat mencapai
angka minimum dan semua anggota tim harus dapat mencapai targetnya
masing masing.


Tabel 4.45 Key Performance Indicator unit AOC

K P I
Realization 2008
No Component Indicator
Target 2008
sd Agustus 08
Prediksi sd
Des 08
Target 2009
Initiati v
e /
Activity
1
World Class
Operation
Excellence (M1-2)
Persentase keterisian kelas 100%
Ganjil 07/08 =
99.72% ; Genap
07/08 =99.71%
Ganjil 07/08 =
99.72% ; Genap
07/08 =99.71%
100% A2
Penerimaan nilai UTS Tepat
Waktu
90%
Genap 07/08 =
83.99%
Ganjil 07/08 =
85%
90% A3
Penerimaan nilai TM Tepat
Waktu
90%
Ganjil 07/08 =
81.81% ; Genap
07/08 =85.44%
Ganjil 07/08 =
81.81% ; Genap
07/08 =85.44%
90% A3
2
World Class
Operation
Excellence (M1-2)
Penerimaan nilai UAS Tepat
Waktu
90%
Ganjil 07/08 =
82.51% ; Genap
07/08 =87.35%
Ganjil 07/08 =
82.51% ; Genap
07/08 =87.35%
90% A3
3
Indeks Kepuasan Mahasiswa >
3.00
75% DBA DBA 75%
A1, A2,
A3, A4
dan A5
4
Binusian
Recognition/Alumni
Relationship J umlah Komplain yang
diselesaikan
100% 100% 100% 100% A1, A2
5
World Class
Operation
Excellence (M1-2)
Realisasi Anggaran 90 - 100% 93.74% 96% 95 - 100% A5
6
World Class
Operation
Excellence (M1-2)
Pelaksanaan Kegiatan Sesuai
Prosedur
0 Temuan
Audit
1 Minor 1 Minor
0 Temuan
Audit
A5
7
World Recognition
(include Peers
recognition) (M1-
1,4)
Akreditasi Service Excellence NA NA NA
Terakreditas
i
A4
8 Employer of choice Indeks kepuasan karyawan >3 NA DBA DBA 80% A4


9
Knowledge
Management
J umlah inovasi yang
diikutsertakan dalam Quality
Award
NA 2 2 2 A4
10
Technology
Leveraging
Aplikasi Pendukung Operasional NA 100% 100% 100% A4
11 Innovation (M2-1) J umlah inovasi yang dilakukan NA 4 4 4
A1, A2,
A3, A4
dan A5
12
World Class
Operation
Excellence (M1-2)
Pelaksanaan Ujian Sesuai
Prosedur
90%
13
World Class
Operation
Excellence (M1-2) Perkuliahan Sesuai Perencanaan 95%
People Core Capability Gap Analysis
Tabel 4.46 Process Performance Report Absensi Perkuliahan Mahasiswa
Completed
Transaction
Carried Forward (minutes left in
SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction
Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Melakukan absensi
perkuliahan mahasiswa
dengan RFID 868 43,400 43,400 0 0
Mengakses kehadiran
mahasiswa 5 873 873 0 0

Tabel 4.47 Process Performance Report Absensi Ujian Mahasiswa
Completed
Transaction
Carried Forward (minutes left in
SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction
Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Melakukan absensi
pelaksanaan ujian
mahasiswa 128 3,840 3,840 0 0




Tabel 4.48 Process Performance Report Pengisian Realisasi SAP
Completed
Transaction
Carried Forward (minutes left in
SLA)
Transaction Type
Brought
Forward
New
Transaction
Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Mengisi realisasi SAP 20 868 824.6 43.4 43.4 v
Mengakses data realisasi SAP 20 20 19 1 1 v

Tabel 4.49 Process Performance Report Pengisian Blanko Nilai
Completed
Transaction
Carried Forward (minutes left in
SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction
Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Mengisi Blanko Nilai 20 40 36 4 4 v
Mengakses data blanko nilai 1 40 36 4 4 v

Tabel 4.50 Process Performance Report Pemrosesan Kartu Mata Kuliah/KMK
Completed
Transaction Carried Forward (minutes left in SLA)
Transaction Type
Brought
Forward
New
Transaction
Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Memproses KMK 153 3,840 3,456 384 384 v




Tabel 4.51 Process Performance Report Pelaksanaan Ujian
Completed
Transaction
Carried Forward (minutes left in
SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction
Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Mengakses soal ujian 3,840 3,840 3,456 384 384 v
Mengakses berkas ujian untuk diperiksa 12 128 115.2 12.8 12.8 v

Keterangan :
SLA =Service Level Agreement
OOS =Out Of Standard
a. Absensi Perkuliahan Mahasiswa
Sebelum proses elaborasi, absensi kelas mahasiswa dilakukan dengan
mencetak daftar absensi mahasiswa dan mahasiswa menandatangani form
daftar kehadiran perkuliahan mahasiswa. Lembar daftar absensi mahasiswa
dapat dicetak sebanyak 868 absensi per harinya dan membutuhkan waktu
untuk mengentri data absensi mahasiswa ke sistem. Setelah proses elaborasi,
lembar daftar absensi mahasiswa digantikan oleh RFID dan RFID reader.
J umlah transaksi absensi perkuliahan mahasiswa perharinya menjadi 43,400
karena setiap mahasiswa absen dengan menggunakan RFID dan data absensi
mahasiswa akan langsung terhubung dengan sistem absensi sehingga tidak
memerlukan proses pengentrian data absensi mahasiswa. Transaksi ini tidak
ada toleransi slip waktu.

b. Absensi Pelaksanaan Ujian Mahasiswa
Sebelum proses elaborasi, absensi ujian mahasiswa dilakukan dengan
mencetak daftar absensi mahasiswa dan mahasiswa menandatangani form
daftar kehadiran ujian mahasiswa Absensi pelaksanaan ujian dapat diproses
sekitar 128 transaksi per harinya. Setelah proses elaborasi, absensi ujian
dapat diproses sebanyak 3,840 transaksi per harinya dan tidak ada toleransi
slip waktu.




207

c. Pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan
Sebelum proses elaborasi, dosen mengisi realisasi SAP pada buku
realisasi SAP. Setelah proses elaborasi, pengisian realisasi SAP dapat
diproses sekitar 868 transaksi perharinya karena dosen dapat mengisi
realisasi SAP pada Lecturer Desk nya. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu
selama 2 menit.

d. Pengisian blanko nilai
Sebelum proses elaborasi, dosen mengisi blanko nilai pada form blanko
nilai dan dapat diproses sekitar 20 transaksi perharinya. Setelah proses
elaborasi, pengisian blanko nilai dapat dilakukan pada Lecturer Desk dan
dapat diproses sekitar 40 transaksi perhari. Transaksi ini dapat terjadi slip
waktu selama 2 menit.

e. Pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK)
Sebelum proses elaborasi, mahasiswa diharuskan membawa kartu mata
kuliah (KMK) untuk ditandatangani oleh petugas pengawas ketika
pelaksanaan ujian. Transaksi ini diproses sekitar 153 transaksi per harinya.
Setelah proses elaborasi, mahasiswa membawa Binusian ID Card untuk di-
scan pada PDA reader dan data tersebut akan disimpan sebagai data KMK
mahasiswa. Transaksi setelah elaborasi dapat terjadi sebanyak 3840 transaksi
perharinya. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu selama 2 menit.


208

f. Pelaksanaan ujian
Sebelum elaborasi, pelaksanaan ujian dilakukan dengan menggandakan
berkas ujian (soal dan jawaban). Setelah proses elaborasi, pelaksanaan ujian
dilakukan dengan mengakses aplikasi ujian. J umlah transaksi yang terjadi
adalah 3840 transaksi dan dapat terjadi slip waktu sekitar 2 menit.

A New Process-Based Organization Structure
Selama tahapan People Development ini tidak terjadi perubahan pada
struktur organisasi BINUS University dikarenakan struktur organisasi yang
sudah ada saat ini sudah dapat mengatasi segala perubahan yang terjadi selama
improvement process.

Business Process Orchestration
Metode yang digunakan adalah Business Process Modeling Notation
yang selanjutnya disebut sebagai BPMN. BPMN menyediakan notasi yang
mudah dimengerti oleh seluruh pengguna bisnis, mulai dari analis bisnis yang
bertugas membuat gambaran awal, berlanjut kepada pengembang teknikal yang
bertanggung jawab menjalankan proses tersebut, yang akhirnya prosesproses
tersebut akan dikelola dan dimonitor oleh organisasiorganisasi bisnis.
209

BPMN absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID
( Gambar 4.3 ) :
Mahasiswa melakukan scanning kartu RFID (Binusian Card) untuk melakukan
absensi perkuliahan. J ika absen valid (absen sesuai dengan jadwal kuliah dan
pada ruangan yang telah ditentukan) dan tidak melebihi batas maksimum jam
absen, mahasiswa dapat menyimpan data absensi perkuliahan. Data absensi
perkuliahan mahasiswa Kemudian, dosen akan melakukan pengecekan absensi
mahasiswa di kelas. J ika absen tidak valid (mahasiswa tersebut berstatus hadir
pada data absensi padahal kenyataannya tidak hadir), dosen dapat mengganti
status kehadiran mahasiswa tersebut. Setelah selesai mengecek absensi
mahasiswa, dosen akan menyimpan data absensi mahasiswa. Setelah mendapat
konfirmasi persetujuan dari dosen, staff subbiro P dan U akan melakukan review
terhadap daftar hadir mahasiswa.
210

D
o
s
e
n
M
a
h
a
s
i
s
w
a
Sebelum
kuliah
S
t
a
f
f

S
u
b
b
i
r
o

P
&
U
Mereview
daftar hadir
mahasiswa
Absen
valid ?
tidak_valid
valid
Mengganti
status
kehadiran
mahasiswa
Konfirmasi_persetujuan
Menyimpan
absensi
mahasiswa
Mengecek
absensi
mahasiswa
Absen Valid
?
valid
Sudah
lebih batas jam
maks absen
?
belum
Menyimpan
data absensi
Scanning
kartu RFID
untuk absensi
perkuliahan
melebihi_jam_absen tidak_
valid
data_absensi













Gambar 4.3 BPMN absensi perkuliahan mahasiswa

BPMN untuk proses absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID
( Gambar 4.4 ) :
Mahasiswa memberikan Binusian ID Card kepada pengawas. Pengawas akan
mengecek validitas peserta ujian. Jika peserta ujian berbeda dengan foto pada
Binusian ID Card, pengawas akan memberikan peringatan kepada peserta ujian.
J ika valid, mahasiswa akan melakukan scanning kartu pada RFID reader. J ika
absen tidak valid (peserta ujian berada pada ruang ujian yang salah), mahasiswa
akan mendapatkan warning message. J ika absen valid, mahasiswa akan
menyimpan data absensi.
211

M
a
h
a
s
i
s
w
a
Memberikan
Binusian ID
(RFID)
P
e
n
g
a
w
a
s
Mengecek
Binusian ID
Card
Binusian_ID_Card
Valid
?
valid
Scanning
kartu RFID
untuk absensi
perkuliahan
Menyimpan
data absensi
Absensi
Valid
?
valid
Mendapat
warning
message
Tidak_valid
Mendapat
konfirmasi
pengawas
tidak_valid
Memberikan
konfirmasi
kepada
mahasiswa
Konfirmasi

Gambar 4.4 BPMN absensi pelaksanaan ujian mahasiswa

BPMN untuk proses pengisian realisasi SAP melalui Lecturer Desk
( Gambar 4.5 ) :
Dosen melakukan pengisian realisasi SAP pada Lecturer Desk dan menyimpan
data realisasi SAP tersebut. Kajur akan menugaskan dosen HBA untuk
melakukan pengecekan realisasi SAP tersebut. Dosen HBA akan melakukan
verifikasi realisasi SAP yang telah diisi dosen.


212

D
o
s
e
n
Mengisi
Realisasi SAP
Menyimpan
data Realisasi
SAP
K
a
j
u
r
Memberikan
penugasan untuk
pengecekan
realisasi SAP
D
o
s
e
n

H
B
A
Melakukan
verifikasi
realisasi SAP
Penugasan_verifikasi_realisasi_SAP
Realisasi_SAP

Gambar 4.5 BPMN pengisian realisasi SAP

BPMN untuk proses pengisian blanko nilai melalui Lecturer Desk
( Gambar 4.6 ) :
Dosen mengisi blanko nilai melalui Lecturer Desk. Subbiro Nilai Mahasiswa
akan mengecek nilai masuk. Subbiro Nilai Mahasiswa akan memberikan
peringatan apabila dosen belum memasukkan nilai sesuai deadline. Subbiro Nilai
Mahasiswa memberikan konfirmasi nilai masuk kepada kajur. J ika kajur
menyetujui nilai yang masuk, staff data centre akan memproses nilai mahasiswa
dan melakukan posting nilai mahasiswa ke internet. J ika kajur tidak menyetujui
nilai yang masuk, kajur akan meminta dosen untuk mengecek ulang nilai.
213



Gambar 4.6 BPMN pengisian blanko nilai

214

BPMN untuk proses pengaksesan e-KMK ( Gambar 4.7 ) :
Mahasiswa memberikan Binusian ID Card kepada pengawas. Pengawas akan
melakukan scanning pada PDA reader. Setelah itu, pengawas akan menyimpan
data Kartu Mata Kuliah.

Gambar 4.7 BPMN pengaksesan e-KMK

BPMN untuk proses pelaksanaan ujian online ( Gambar 4.8 ) :
Mahasiswa mengakses ujian online. J ika pengawas mengetahui terjadi kecurangan
saat pelaksanaan ujian, pengawas akan mengisi kejadian kecurangan tersebut pada
berita acara ujian. Setelah waktu ujian berakhir, mahasiswa menyimpan jawaban
mereka dan pengawas akan mengecek jumlah data jawaban mahasiswa yang
terkumpul. Dosen akan mengakses ujian online ketika dosen mengoreksi ujian.
4.6 Continuous Improvement
Mechanism to manage business process and identify and realize opportunities
for process improvements
Mekanisme pengembangan berkelanjutan yang dapat diupayakan untuk area
academic services untuk memaksimalkan nilai dari elaborasi adalah:
- Melakukan bench marking untuk menemukan best practise yang dapat
memberikan nilai tambah pada proses yanag sedang berjalan.
- Melakukan review untuk evaluasi keuntungan yang dicapai apakah sesuai
dengan harapan awal.
- Beberapa aplikasi yang dapat dikembangkan dimasa depan untuk
meningkatkan proses yang sudah ada misalnya:
o Aplikasi online yang bekerja sama dengan BINUS Career dalam mencari
perusahaan tempat mahasiswa bisa melakukan kerja praktek, minor dan
skripsi.
o Penggunaan teknologi pod casting untuk menyimpan kegiatan
perkuliahan.
o LMS offline dimana biaya online yang perlu dikeluarkan mahasiswa
maupun dosen dapat dikurangi dan hanya melakukan sinkronisasi pada
saat diperlukan saja.

4.7 Embedding BPM with the Organization
Characteristic
Pada saat ini BINUS University berada pada tahap karakteristik repeatable yang
memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:
215

M
a
h
a
s
i
s
w
a
Mengakses
ujian online
Melakukan
kecurangan
?
tidak
Menyimpan
data ujian
P
e
n
g
a
w
a
s
Mengecek
berkas ujian
yang
dikumpul
Menulis berita
acara ujian
D
o
s
e
n
Mengakses
jawaban ujian
online
ya

Gambar 4.8 BPMN pengaksesan ujian online

Business Application Connectivity Document








Gambar 4.9 Business Application Connectivity
216

Pengembangan teknologi tidak dilakukan pada gambar arsitektur teknologi
yang digambarkan di atas. Ada tiga keunggulan dari arsitektur yang
dikembangkan yaitu :
- Integrasi
Teknologi yang dikembangkan saling berkaitan antara bidang satu dengan
bidang yang lainnya sehingga akan dihasilkan suatu integrasi aplikasi bisnis.
- Otomatisasi proses bisnis
- Kolaborasi
Dengan menggunakan B2B Partner Registry, BINUS University dapat
bekerjasama dengan partner, supplier, serta pihak lainnya di luar BINUS
University.
217


Gambar 4.10 Hubungan antara BPM, ESB dan SOA

Gambar diatas menjelaskan hubungan antara BPM, Enterprise Service Bus
(ESB), dan Business Application (BA) dimana hasil dari BPM yang berupa proses bisnis
baru dalam bentuk BPMN dan parameter service akan dimasukkan ke dalam Enterprise
Service Bus (ESB). Kemudian service tersebut akan digunakan sebagai landasan untuk
membangun aplikasi dengan menggunakan metode SOA life cycle.
218

Software Specification and Design
User Interface yang digunakan adalah Familiar User Interface yang
merupakan antar muka yang mudah dimengerti oleh user dan memiliki suatu
pandangan logika. Rancangan User interface yang diusulkan yaitu :


Gambar 4.11 Interface absensi perkuliahan mahasiswa

219


Gambar 4.12 Interface absensi pelaksanaan ujian mahasiswa

220


Gambar 4.13 Interface pengisian realisasi SAP pada Lecturer Desk

221


Gambar 4.14 Interface blanko nilai pada Lecturer Desk

222


Gambar 4.15 Interface e-KMK

223


Gambar 4.16 Interface login pelaksanaan ujian online mahasiswa
224


Gambar 4.17 Interface pengerjaan soal ujian online mahasiswa (Soal Essay / Kasus)

225


Gambar 4.18 Interface pengerjaan soal ujian online mahasiswa (Soal Pilihan Ganda)

Software Test Script and Result
Tahap selanjutnya adalah mengadakan pengujian untuk memastikan
bahwa sistem atau aplikasi baru yang digunakan berjalan sesuai dengan
kebutuhan dan perencanaan yang telah dibuat. Testing dilakukan dengan
tujuan menguji program aplikasi untuk menemukan sebanyak mungkin bug
yang ada dalam aplikasi baru. Pengujian akan dilakukan melalui scenario
testing, di mana tahap-tahapnya meliputi:
a. Menentukan tujuan pengujian
b. Mendeskripsikan strategi pengujian
226

c. Membuat suatu test plan
d. Membuat suatu test cases
e. Melakukan pengujian
- Menjalankan program aplikasi sesuai prosedur
- Mencari bug bug pada program aplikasi
f. Membuat laporan terhadap hasil testing yang telah dilakukan dan
membuat suatu keputusan bagaimana untuk menangani hasil pengujian
tersebut.

Testing dapat dilakukan melalui beberapa metode yaitu :
a. Unit Test
Melakukan verifikasi langkahlangkah serta aktivitas dari solusi
otomatisasi BPM agar sesuai dengan persyaratan yang telah
dideskripsikan pada spesifikasi desain.
b. Integration Test
Melakukan verifikasi fungsi/solusi BPM terotomatisasi agar sesuai
dengan persyaratan yang telah dideskripsikan pada spesifikasi desain.
c. System Test
Melakukan verifikasi solusi BPM teotomatisasi/komponen BPM agar
sesuai dengan persyaratan yang telah dideskripsikan pada spesifikasi
fungsional dan kualitas.
d. Functional Acceptance Test
- Melakukan simulasi lingkungan operasional untuk perluasan peluang
yang memungkinkan
227

- Melakukan verifikasi solusi BPM terotomatisasi agar sesuai dengan
persyaratan yang telah dideskripsikan pada spesifikasi fungsional dan
kualitas.
e. User Acceptance Test
Melakukan verifikasi solusi BPM terotomatisasi agar sesuai dengan
persyaratan bisnis.
f. Regression Test
Melakukan pengecekan semua area sistem agar berfungsi dengan benar
setelah implementasi atau modifikasi solusi BPM tersebut.

4.4 Deployment Phase
Improved or new processes that work satisfactorily
Strategi pengembangan terbaik untuk dapat membantu proses improvement
yang dipilih adalah combination (gabungan) antara parallel dan big bang. Pada
awal penerapan sistem baru, BINUS University menggunakan strategi parallel
dengan menjalankan sistem lama dan baru secara bersamaan. Setelah sistem
lama dirasa siap untuk diganti, strategi big bang akan dijalankan dan sistem baru
akan mengganti seluruh sistem lama secara keseluruhan.
Manfaat dari strategi combination ini adalah mempersiapkan organisasi
dengan keuntungan dari model roll-out hingga ke situasi yang lebih spesifik,
fleksibel dan tetap mudah dikendalikan



228

Trained and motivated staff

Pelatihan dibutuhkan oleh para user yang akan mengimplementasikan suatu
teknologi atau sistem baru di dalam organisasi mereka.
Usulan pelatihan yang dapat diberikan,antara lain :
- Pelatihan yang tepat waktu dan dalam skala kecil.
- Tes kompetensi setelah pelatihan.
- Memantau performa kerja setelah beberapa periode waktu.
Dalam kaitannya dengan usulan pengembangan (improvement) pada area
academic services, maka BINUS University dapat mengupayakan beberapa
pelatihan sebagai berikut :
- Mengelompokkan beberapa ahli IT dan memberikan pelatihan kepada
mereka agar bila terjadi error, mereka tahu apa yang harus mereka lakukan
dan memperbaikinya.
- Mengelompokkan mahasiswa dan dosen guna memperkenalkan operasional
RFID, e-document, penggunaan e-KMK dan pelaksanaan ujian online serta
manfaat yang akan diperoleh.
- Mensosialisasikan penggunaan RFID, e-document, e-KMK dan pelaksanaan
ujian online kepada stakeholder terkait.
- Menjadwalkan kelas uji coba dan sesi tanya jawab kepada para stakeholder
guna menerima masukan untuk perkembangan RFID, e-document, e-KMK
dan pelaksanaan ujian online yang lebih baik di masa yang akan datang.


4.5 Monitor & Benefit Realization
Benefit Summary Plan
Tabel 4.52 Benefit Summary Plan RFID Perkuliahan
Expected
Benefit
Realization
Dates
Benefit Description Owner
(Who)
Benefit amount
Start End
Dependencies Risks
Waktu

Mahasiswa - Membuat daftar hadir (minimal 3
hari sebelum perkuliahan) dan
memeriksa kelengkapan daftar hadir
mahasiswa (total =2 menit) menjadi
melakukan absensi perkuliahan
mahasiswa dengan RFID (0.02
menit) per transaksi
- Mencetak summary kehadiran
Maret
2009
Februari
2010
- RFID reader
- Binusian
card
- RFID reader
mengalami
gangguan
- Mahasiswa
lupa
membawa
Binusian
Card
230

mahasiswa per semester dan
mendata kehadiran mahasiswa ke
dalam sistem (total = 1.5 menit)
menjadi mengakses kehadiran
mahasiswa (1 menit) per transaksi
- Binusian Card
rusak atau
patah
Biaya

- Membuat daftar hadir (minimal 3
hari sebelum perkuliahan) dan
memeriksa kelengkapan daftar hadir
mahasiswa (total = Rp 1,666.67)
menjadi melakukan absensi
perkuliahan mahasiswa dengan
RFID (Rp 4.90) per transaksi
- Mencetak summary kehadiran
mahasiswa per semester dan
mendata kehadiran mahasiswa ke
dalam sistem (total =Rp 1,562.50)

231

menjadi mengakses kehadiran
mahasiswa (Rp 375.50) per
transaksi


Tabel 4.53 Benefit Summary Plan RFID Ujian
Expected
Benefit
Realization
Dates
Benefit Description Owner
(Who)
Benefit amount
Start End
Dependencies Risks
Waktu

Mahasiswa - Mencetak daftar hadir mahasiswa
untuk pelaksanaan ujian dan
mengentri data kehadiran mahasiswa
untuk pelaksanaan ujian (total =2
menit) menjadi melakukan absensi
Maret
2009
Februari
2010
- RFID reader
- Binusian
card
- RFID reader
mengalami
gangguan
- Mahasiswa
lupa
232

ujian mahasiswa dengan RFID (0.1
menit) per transaksi
membawa
Binusian
Card
- Binusian Card
rusak atau
patah
Biaya

- Mencetak daftar hadir mahasiswa
untuk pelaksanaan ujian dan
mengentri data kehadiran mahasiswa
untuk pelaksanaan ujian (total =Rp
1,750.00) menjadi melakukan
absensi ujian mahasiswa dengan
RFID (Rp 14.70) per transaksi



233

Tabel 4.54 Benefit Summary Plan E-document realisasi SAP
Expected
Benefit
Realization
Dates
Benefit Description Owner
(Who)
Benefit amount
Start End
Dependencies Risks
Waktu Dosen - Membuat buku realisasi SAP dan
memeriksa pengisian buku realisasi SAP
(total = 18 menit) menjadi mengisi
realisasi SAP (1 menit) per transaksi
- Verifikasi buku realisasi SAP setiap
semester (35 menit) menjadi mengakses
data realisasi SAP (5 menit) per transaksi
Maret
2009
J anuari
2010
- Kinerja dosen
- Koneksi
jaringan

- Data hilang
karena
kerusakan
pada sistem
- Kesalahan
penginputan
data karena
human eror

234

Biaya Dosen - Membuat buku realisasi SAP dan
memeriksa pengisian buku realisasi SAP
(total =Rp 10,250.00) menjadi mengisi
realisasi SAP (Rp 375.50) per transaksi
- Verifikasi buku realisasi SAP setiap
semester (Rp 10,208.33) menjadi
mengakses data realisasi SAP (Rp
1,877.50) per transaksi



Tabel 4.55 Benefit Summary Plan E-document blanko nilai
Expected
Benefit
Realization
Dates
Benefit Description Owner
(Who)
Benefit amount
Start End
Dependencies Risks
Waktu

Dosen - Mencetak blanko nilai (maximal 4
minggu setelah kuliah) dan mengentri
- Kinerja dosen
- Koneksi
- Data hilang
karena
235

data penyerahan nilai (total =16 menit)
menjadi pengisisan blanko nilai (10
menit) per transaksi
- Mencetak tanda terima penyerahan nilai
untuk dosen, mencetak laporan nilai
masuk ke Kajur, posting nilai ke internet,
mengirimkan email pemberitahuan
posting nilai ke LRI dan membuat laporan
penyerahan nilai per semester (total =8
menit) menjadi pengaksesan daftar nilai
(0.3 menit) per transaksi
jaringan

kerusakan
pada sistem
- Kesalahan
penginputan
data karena
human eror

Biaya

- Mencetak blanko nilai (maximal 4
minggu setelah kuliah) dan mengentri
data penyerahan nilai (total = Rp
7,000.00) menjadi pengisisan blanko nilai
(Rp 3,755.00) per transaksi

236

- Mencetak tanda terima penyerahan nilai
untuk dosen, mencetak laporan nilai
masuk ke Kajur, posting nilai ke internet,
mengirimkan email pemberitahuan
posting nilai ke LRI dan membuat laporan
penyerahan nilai per semester (total =Rp
4,500.00) menjadi pengaksesan daftar
nilai (Rp 125.20) per transaksi

237

Tabel 4.56 Benefit Summary Plan e-KMK
Expected
Benefit
Realization
Dates
Benefit Description Owner
(Who)
Benefit amount
Start End
Dependencies Risks
Waktu

Petugas
Pengawas
- Mencetak KMK (3 menit) menjadi
mengakses e-KMK (0.1 menit) per
transaksi.

Maret
2009
Februari
2010
- Database
Mahasiswa
- Koneksi
jaringan

- Data hilang
karena
kerusakan
pada sistem
- Kesalahan
penginputan
data karena
human eror
Biaya

- Mencetak KMK (Rp 2,625.00)
menjadi mengakses e-KMK (Rp
24.6) per transaksi.


238

Tabel 4.57 Benefit Summary Plan Pelaksanaan Ujian online
Expected
Benefit
Realization
Dates
Benefit Description Owner
(Who)
Benefit amount
Start End
Dependencies Risks
Waktu

Mahasiswa - Mengadakan berkas ujian (3 menit)
menjadi mengakses soal ujian (2
menit) per transaksi.
- Menyerahkan berkas ujian ke dosen
(jika menggunakan jasa kurir) (5
menit) menjadi mengakses berkas
ujian untuk diperiksa (3 menit) per
transaksi
Maret
2009
Februari
2010
- Koneksi
jaringan

- Data hilang
karena
kerusakan
pada sistem
- Kesalahan
penginputan
data karena
human eror
Biaya

- Mengadakan berkas ujian (Rp
2,225.00) menjadi mengakses soal

239

ujian (Rp 751.00) per transaksi.
- Menyerahkan berkas ujian ke dosen
(jika menggunakan jasa kurir) (Rp
26,041.67) menjadi mengakses
berkas ujian untuk diperiksa (Rp
1,126.50) per transaksi

Benefit Realization Register
Keuntungan yang diperoleh dari improvement RFID perkuliahan, RFID
ujian, e-document SAP, e-document blanko nilai, e-KMK dan pelaksanaan ujian
online ini adalah dalam hal efisiensi biaya dan efektifitas waktu.
Berikut adalah perincian efisiensi dan efektifitas yang terjadi pada setiap proses
dan pada setiap transaksi nya :
Untuk RFID perkuliahan, efektifitas dan efisiensi terjadi karena proses
membuat daftar hadir (minimal 3 hari sebelum perkuliahan) dan memeriksa
kelengkapan daftar hadir mahasiswa (total waktu dan biaya selama 2 menit dan
Rp 1,666.67) dapat diganti menjadi melakukan absensi perkuliahan mahasiswa
dengan RFID (dengan waktu 0.02 menit dan biaya Rp 4.90),serta proses
mencetak summary kehadiran mahasiswa per semester dan mendata kehadiran
mahasiswa ke dalam sistem (dalam total waktu 1.5 menit dan biaya Rp 1,562.50)
menjadi mengakses kehadiran mahasiswa (dalam waktu 1 menit dan
membutuhkan biaya Rp 375.50)
Untuk RFID ujian, efektifitas dan efisiensi terjadi karena proses
mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian dan mengentri data
kehadiran mahasiswa untuk pelaksanaan ujian (dengan total waktu 2 menit dan
biaya Rp 1,750.00) dapat diminimalisasi menjadi melakukan absensi ujian
mahasiswa dengan RFID (dalam waktu 0.1 menit dan biaya Rp 14.7).
Untuk e-document realisasi SAP, efektifitas dan efisiensi terjadi pada saat
proses membuat buku realisasi SAP dan memeriksa pengisian buku realisasi
SAP (dalam waktu 18 menit dan biaya Rp 10,250.00) berubah menjadi mengisi
realisasi SAP (dalam waktu 1 menit dan biaya Rp 375.5) serta proses verifikasi
241

buku realisasi SAP setiap semester (dalam waktu 35 menit dan membutuhkan
biaya Rp 10,208.33) menjadi mengakses data realisasi SAP (dalam waktu 5
menit dan biaya Rp 1,877.5)
Untuk e-document blanko nilai, efektifitas dan efisiensi terjadi pada
proses mencetak blanko nilai (maximal 4 minggu setelah kuliah) dan mengentri
data penyerahan nilai (dengan total waktu 16 menit dan biaya Rp 7,000.00)
menjadi pengisisan blanko nilai (dalam waktu 10 menit dan biaya Rp 3,755.00).
Selanjutnya, proses mencetak tanda terima penyerahan nilai untuk dosen,
mencetak laporan nilai masuk ke Kajur, posting nilai ke internet, mengirimkan
email pemberitahuan posting nilai ke LRI dan membuat laporan penyerahan nilai
per semester (dengan total waktu 8 menit dan biaya Rp 4,500.00) diminimalisasi
menjadi pengaksesan daftar nilai (dalam waktu 0.3 menit dan biaya Rp 125.20)
Untuk e-KMK, efektifitas dan efisien terjadi saat proses mencetak KMK
(yang membutuhkan waktu 3 menit dan biaya Rp 2,625.00) berubah menjadi
mengakses e-KMK (dalam waktu 0.1 menit dan biaya Rp 24.60).
Untuk pelaksanaan ujian online, efektifitas dan efisiensi terjadi saat
proses mengadakan berkas ujian (dalam waktu 3 menit dan biaya Rp 2,225.00)
berubah menjadi mengakses soal ujian (dalam waktu 2 menit dan biaya
Rp.751.0).
Selanjutnya proses menyerahkan berkas ujian ke dosen (jika menggunakan jasa
kurir) (selama 5 menit dan membutuhkan biaya Rp 26,041.67) berubah menjadi
mengakses berkas ujian untuk diperiksa (yang membutuhkan waktu 3 menit dan
biaya Rp 1,126.50).

242

Benefit Milestone Matrix
Benefit milestone matrix adalah jaringan matrik yang menunjukkan hubungan
antara berbagai macam proyek, antara proyek milestones dan benefit yang
spesifik. Untuk proyek BINUS University area academic service yang telah
mengalami improvement, benefit milestones matrix nya adalah seperti berikut:
243

RFID Perkuliahan
Mengakses berkas
ujian untuk diperiksa
Mengerjakan soal ujian
Mengakses e-KMK
Pengaksesan daftar
nilai
Pengisian blanko nilai
Mengisi realisasi SAP
Melakukan absensi
ujian mahasiswa
Melakukan absensi
perkuliahan mahasiswa
dengan RFID
Pelaksanaan Ujian
E-KMK
E-document Blanko
Nilai
E-document
Realisasi SAP
RFID Ujian
Efektifitas
waktu
Efisiensi
biaya
Mengakses data
realisasi SAP
Mengakses kehadiran
mahasiswa


Gambar 4.19 Benefit milestone matrix
Benefit Delivery Matrix
Benefit Delivery Matrix menunjukkan hubungan antara project milestones dan benefit seperti yang digambarkan
dalam benefit milestone matrix. Perbedaannya di sini adalah benefit dan milestones tersebut memiliki garis waktu yang
kemudian dijadikan dasar berkelanjutan untuk setiap perubahan tanggal delivery dalam tugas-tugas project milestones.



Gambar 4.20 Benefit Delivery Matrix
4.6 Continuous Improvement
Mechanism to manage business process and identify and realize opportunities
for process improvements
Mekanisme pengembangan berkelanjutan yang dapat diupayakan untuk area
academic services untuk memaksimalkan nilai dari elaborasi adalah:
- Melakukan bench marking untuk menemukan best practise yang dapat
memberikan nilai tambah pada proses yanag sedang berjalan.
- Melakukan review untuk evaluasi keuntungan yang dicapai apakah sesuai
dengan harapan awal.
- Beberapa aplikasi yang dapat dikembangkan dimasa depan untuk
meningkatkan proses yang sudah ada misalnya:
o Aplikasi online yang bekerja sama dengan BINUS Career dalam mencari
perusahaan tempat mahasiswa bisa melakukan kerja praktek, minor dan
skripsi.
o Penggunaan teknologi pod casting untuk menyimpan kegiatan
perkuliahan.
o LMS offline dimana biaya online yang perlu dikeluarkan mahasiswa
maupun dosen dapat dikurangi dan hanya melakukan sinkronisasi pada
saat diperlukan saja.

4.7 Embedding BPM with the Organization
Characteristic
Pada saat ini BINUS University berada pada tahap karakteristik repeatable yang
memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:
246

- Proses-proses yang terdokumentasi
Proses-proses bisnis yang berjalan di BINUS University telah
didokumentasikan dalam suatu SOP (Standard Operating Procedure).

- Pengenalan akan pentingnya BPM
BPM mulai diperkenalkan untuk selanjutnya diterapkan pada proses bisnis
yang berjalan di BINUS University.

- Peningkatan keterlibatan dari executives dan top management
Seluruh executives dan top management yang ada di BINUS University turut
terlibat dalam setiap pengambilan keputusan demi kemajuan bersama.

- Usaha pertama dengan metodologi yang terstruktur dan standar umum
Metodologi dan standar yang digunakan di BINUS University telah
mendapat pengakuan dengan diraihnya penghargaan ISO 9001.

- Peningkatan ketergantungan pada tenaga ahli BPM dari luar.
Pada saat ini,BPM belum diterapkan pada keseluruhan proses yang ada di
BINUS University. Oleh karena itu, BINUS University masih membutuhkan
tenaga ahli dari luar.

BINUS University tidak mengalami perubahan posisi baik sebelum maupun
setelah improvement. Hal ini dikarenakan BINUS University adalah lembaga
pendidikan yang memiliki struktur organisasi yang tetap.
247

Integrated Enterprise Ecosystem


Gambar 4.21 Intergrated Enterprise Ecosystem Portal

Integrated Enterprise Ecosystem Portal merupakan suatu portal bagi
pengguna sistem, di mana portal ini mengintegrasikan berbagai aplikasi.
Corporate info berisikan sebuah aplikasi yang memberikan informasi mengenai
gambaran umum organisasi. Business application merupakan aplikasi-aplikasi
yang digunakan di dalam organisasi tersebut dan user centric information
merupakan media pendukung untuk membantu user dalam memperoleh
informasi. Worklist/workspace merupakan layar kerja user. Sedangkan process
outline berfungsi untuk memonitor kegiatan yang berjalan agar berjalan sesuai
dengan rencana yang telah dibuat.