TUGAS 1 ANALISA DESAIN SISTEM ADMINISTRASI

Oleh : CANDRA HARDIKA P. DANNY LINGGAR P. 1412110021 / A 1412110015 / A

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS PGRI RONGGOLAWE TUBAN 2013

Analisa Data 1. Identify Pendataan administrasi merupakan bagian dari sebuah system pendataan dan penyimpanan semua administrasi surat yang terdapat pada suatu perusahaan , instansi pemerintah ataupun swasta. Sehingga informasi keluar masuk bisa terdata secara informative. System administrasi ini diperuntukkan pada suatu keadministrasian yang terdapat di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga. Jadi surat surat yang telah di buat bisa terekap, seperti nomor surat, dan lain sebagainya. Berdasarkan latar belakang diatas, maka tujuan system ini adalah untuk merancang suatu penyimpanan data data surat serta komponennya yang lebih efisien dengan memudahkan dalam rekap data surat masuk dan keluar. Di samping itu sistem juga bertujuan untuk mengetahui arus aktivasi yang efektif. Karena sistem ini menggunakan database yang dapat menyimpan suatu data secara rapi. 2. Understand Pada saat ini sistem administrasi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga banyak kendala yang dihadapi antara lain, hilang atau rusaknya arsip yang tersimpan, data yang tidak tercatat, ketidakcocokan nomor surat masuk dan keluar, sulit dalam update jumlah surat, dan sulit pelaporan data. Maka perlu aplikasi yang dapat mewujudkan intregitas data, menyimpan data up to date, efisiensi proses administrasi.

Berikut ini merupakan tabel perbandingan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru yang akan diterapkan pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga : SISTEM LAMA Pendataan surat keluar bagian manual, yang SISTEM BARU

masuk dan Pendataan surat masuk dan pada keluar yang terdapat pada kurang bagian administrasi database sehingga di cetak lebih dan mudah maupun

terdapat

administrasi dan

efisien, masih didata secara efisien, karena di simpan sewaktu-waktu dalam manual, untuk bisa hilang atau rusak.

dicari di arsip manual dalam Kurang melakukan keluar Efisiensi sewaktu- waktu di perlukan. dalam Lebih efisiensi dalam jumlah dan arus keluar masuk

penghitungan perhitungan dalam bagian dalam

jumlah arus surat masuk dan surat administrasi.

bagian administrasi, secara pelaporan

karena jumlah data sudah terhitung

komputerisasi. Kesulitan jika dalam pelaporan Mudah dalam kemana dan untuk siapa.

data surat yang telah dibuat, data surat secara detail, dan dapat dicetak sesuai data surat yang diperlukan. Kurang cepat dalam proses Lebih cepat dalam proses pencarian data surat keluar, pencarian untuk satu permintaan per satu bagian surat yang masuk, dengan search key

bagian lain., masih mencari nomor surat, kepentingan, pada arsip maupun tujuan surat. perlengkapan agar manual. Ketidak adaan perlengkapan Pengadaan yang mendukung seperti untuk

menunjang

laptop menunjang persuratan baik.

khusus terasip

untuk meminimalisasi cacat data system agar system persuratan dengan terarsip dengan baik.

3. Analyze Dalam pengembangan sistem adminitrasi ini dilakukan analisis data untuk mengetahui kebutuhan dari sistem, kemudian dilakukan perancangan untuk merancang aplikasi sistem administrasi. Berikut ini merupakan penggambaran dari sistem yang akan dikembangkan : 1) Mendata surat masuk dari pihak luar 2) Mendata surat keluar ke pihak luar 3) Mengetahui dan melacak nomor surat masuk dan keluar 4) Melakukan pelaporan data surat masuk dan keluar 5) Melaporkan data secara up to date dari surat masuk dan keluar 6) Mudah pencarian data untuk dicetak. Pada tahap perancangan database menggunakan

pendekatan secara relational database management system, sehingga perlu dilakukan penyesuaian orientasi secara object real, kemudian baru perancangan desain user antar muka dari aplikasi yang diperlukan.

4. Report

Perancangan sistem administrasi ini menghasilkan output berupa file PDF, WORD maupun EXEL yang berupa mirip layout surat, lengkap dengan tujuan dan isi surat. Sehingga sewaktu waktu bisa di cetak oleh bagian administrasi.