PENINGKATAN PERAN SUB BAGIAN TATA USAHA SEBAGAI PENDUKUNG KUALITAS KINERJA SUDIN PARIWISATA JAKARTA PUSAT MENUJU

JAKARTA BARU

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Membangun pemerintahan yang bersih dan transparan serta berorientasi pada layanan publik merupakan bagian penting dari visi dan misi Jakarta Baru. Lebih dari itu, pemerintahan yang bersih yang berorientasi pada layanan publik merupakan kunci dari keberhasilan dalam mewujudkan visi dan misi secara keseluruhan yang tertuang dalam Rancangan Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Propinsi DKI Jakarta 20132017. Guna tercapainya perwujudan Jakarta sebagai destinasi pariwisata berkebudayaan internasional di wilayah Jakarta Pusat yang sedang diupayakan oleh Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat diperlukan dukungan yang sungguh-sungguh dari seluruh elemen baik yang terlibat langsung maupun unsur pendukungnya hingga tercapainya pencapaian tingkat kinerja yang ditargetkan. Oleh karena itu, Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat terpanggil untuk menata dan melakukan peningkatan kinerja ketatausahaan sehingga memiliki kemampuan untuk memberikan dukungan yang diperlukan secara cepat dan tepat sasaran sesuai dengan fungsi dan tugas sub bagian ini. Untuk mencapai kondisi yang diharapkan itu, diperlukan strategi dan program, baik untuk meneruskan program yang sudah dan sedang berjalan maupun program yang disesuaikan dengan perubahan program Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat serta program baru yang diusulkan agar dapat dilaksanakan untuk menyempurnakan penataan dan meningkatkan kinerja sub bagian ini.

Analisa SWOT dalam makalah ini dimaksudkan untuk mengetahui fakta kekuatan yang digunakan secara optimal untuk mencapai kondisi yang diharapkan serta kelemahan yang dapat menghambat pencapaian tersebut untuk diperbaiki atau disesuaikan. B. PRIORITAS ISU AKTUAL Dalam Bab IV RPJMD Propinsi DKI Jakarta 2013-2017, diktum 4.1.4.A. atau yang disebut dengan Sembilan Program Memperbaiki Jakarta dinyatakan bahwa permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan reformasi birokrasi antara lain pelaksanaan konsep reformasi birokrasi secara efisien dan efektif, pembenahan birokrasi menyangkut perubahan sikap dan tingkah laku seluruh jajaran aparat pemerintahan di semua tingkatan secara terpadu dan sistemik. Selain itu upaya penataan ulang secara bertahap dan sistematis terhadap pemerintah daerah perlu terus dilakukan melalui penataan kelembagaan atau institusi yang efisien dengan tata laksana yang jelas (transparan), kapasitas SDM yang profesional, akuntabilitas tinggi kepada masyarakat dan pelayanan publik yang prima. Sejalan dengan permasalahan tersebut di atas Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat sebelum RPJMD Propinsi DKI Jakarta 2013-2017 disahkan telah

menganggap perlu adanya integrasi perencanaan SDM ke dalam suatu perencanaan strategis untuk meningkatkan kualitas SDM Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat. Untuk mendukung Sudin Pariwisata Jakarta Pusat dalam menunaikan tugasnya terkait dengan penataan kelembagaan yang efisien dengan tata laksana yang transparan, kapasitas SDM yang profesional, akuntabilitas tinggi serta pelayanan publik yang prima, Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat menyampaikan prioritas strategi dan program untuk meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat mendukung peningkatan kinerja dan layanan masyarakat oleh personalia Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat .

BAB II ANALISIS FAKTOR PENDORONG DAN PENGHAMBAT A. Visi dan Misi 1. Visi Mewujudkan kinerja ketatausahaan Sudin Pariwisata Jakarta Pusat guna mendukung kinerja personalia yang profesional, tranparan, efesien, terpadu dan sistemik. 2. Misi a. Meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat

mendukung peningkat kinerja dan layanan masyarakat oleh personalia Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat. b. Memiliki sarana dan prasarana yang dapat mendukung pelaksanaan strategi dan program. c. Menyiapkan SDM yang mampu mendukung pelaksanaan strategi dan program. B. Analisis Masalah Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi serta mewujudkan strategi dan program hingga dapat meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat mendukung peningkatan kinerja pegawai Sudin Pariwisata Jakarta Pusat, Sub Bagian Tata Usaha memiliki kekuatan dan kekurangan dalam kondisi internal serta peluang dan hambatan yang berasal dari faktor eksternal, sebagai berikut: 1. Faktor internal a. Kekuatan (Strength). 1) Sebagian besar pegawai memiliki pengalaman lapangan dan pelayanan yang memadai. 2) Adanya pedoman/mekanisme administrasi keuangan yang jelas dan lengkap untuk menyusun Rencana Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) serta monitoring, pengendalian dan evaluasinya.

b. Kelemahan (Weakness) 1) Sarana pendukung baik berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) tidak tersedia lengkap. 2) Pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak tidak memadai. 3) Kearsipan kurang tertata dan tidak sistematis.

2. Faktor eksternal a. Peluang (Opportunities). 1) Reformasi birokrasi menjadi isu prioritas RPJMD Propinsi DKI Jakarta 2013 2) Kesempatan diberikan kepada pegawai untuk meningkatkan pendidikan. b. Ancaman (Threats). 1) Realisasi anggaran belum sesuai dengan kebutuhan baik dalam hal jumlah maupun waktu. 2) Laporan dari seksi-seksi sering terlambat dan kurang lengkap. 3) Laporan perkembangan kondisi perangkat keras tidak menjadi bagian dari laporan berkala seksi-seksi. Untuk faktor apa yang menjadi kunci sukses atau faktor strategis diantra faktorfaktor di atas dilakukan analisis SWOT sebagaimana terlampir.

C. Penentuan Strategi dan Program Untuk dapat meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat mendukung peningkatan kinerja pegawai Sudin Pariwisata Jakarta Pusat, Sub Bagian Tata Usaha menyiapkan strategi dan program sebagai berikut: 1. Strategi a. Menyusun perangkat lunak komputerasi pendataan, laporan, kearsipan dengan network antara Sub Bagian Tata Usaha dengan Ka Sudin dan Seksi-seksi pada tahun 2013 agar dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan RPJMD 20132017.

b. Mengoptimalkan keterampilan SDM di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha melalui peningkatan keterampilan dan rekruitmen pegawai baru sehingga dapat mempergunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang tersedia dan akan disediakan selama tahun 2013 dan bisa efektif paling lambat pada awal 2014. c. Mengoptimalkan serta menambah sarana dan prasarana pendukung untuk siap dipergunakan pada awal 2014 sehingga terpenuhinya sarana dan prasana yang diperlukan. d. Melakukan reposisi pegawai sesuai dengan prinsip the right man on the right place. Pegawai yang memiliki pengalaman lapangan dan pelayanan berpasangan dengan pegawai (baru) yang memiliki keterampilan tinggi dalam operasional perangkat keras. Target waktu sampai dengan akhir 2013.

2. Program a. Peningkatan SDM Pariwisata 1) Peningkatan wawasan kepariwisataan bagi SDM Sudin Pariwisata Jakarta Pusat 2) Penyusunan program kerja Sudin Pariwisata Jakarta Pusat 3) Mengikutsertakan Pendidikan komputer bagi SDM Sudin Pariwisata Jakarta Pusat. 4) Mengikuti sertifikasi pengadaan barang dan jasa.

b. Pemeliharaan sarana dan prasarana 1) Pengadaan bahan bakar operasional, inventaris kantor, barang cetakan, dan material promosi 2) Belanja operasional kantor, dan jasa internet. 3) Pemeliharaan inventaris kantor dan kendaraan operasional. 4) Pembayaran kewajiban administratif, pajak dan surat kendaraan.

c. Tertib administrasi 1) Penataan arsip Sudin Pariwisata Jakarta Pusat 2) Penyusunan Laporan Keuangan.

BAB III KESIMPULAN Reformasi birokrasi secara efisien dan efektif, pembenahan birokrasi menyangkut perubahan sikap dan tingkah laku seluruh jajaran aparat pemerintahan di semua tingkatan secara terpadu dan sistemik yang tertuang dalam RPJMD 2013-2017 serta meningkatkan dan menciptakan sistem ketatausahaan yang dapat mendukung peningkatan kinerja dan layanan masyarakat oleh personalia Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat yang telah dicanangkan sebelum RPJMD 2013-2017 merupakan peluang untuk tercapainya rencana strategis Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat. Hanya saja di sisi lain, terdapat ancaman terhadap pencapaian sasaran yaitu realisasi anggaran belum sesuai dengan kebutuhan baik dalam hal jumlah maupun waktu, laporan dari seksi-seksi sering terlambat dan kurang lengkap serta laporan perkembangan kondisi perangkat keras tidak menjadi bagian dari laporan berkala seksi-seksi. Kondisi internal Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat memiliki kekuatan yaitu sebagian besar pegawai memiliki pengalaman lapangan dan pelayanan yang memadai serta adanya mekanisme administrasi yang jelas dan lengkap untuk menyusun Rencana Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) serta monitoring, pengendalian dan evaluasinya yang cukup lengkap sehingga dapat menjadi pendorong bagi percepatan untuk mencapai sasaran rencana strategis Sub Bagian Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat. Namun demikian, kekuatan tersebut berdampingan dengan kelemahan yang dapat menjadi penghambat yaitu Sarana pendukung baik berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) tidak tersedia lengkap, pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak tidak memadai serta kearsipan kurang tertata dan tidak sistematis. Melalui analisis SWOT ditemukan bahwa faktor kunci sukses atau faktor strategis terletak pada pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam mengoperasikan perangkat komputer yang tidak memadai. Antitesanya, jika kelemahan tersebut dapat diperbaiki maka kondisi yang diharapkan sebagai sasaran rencana strategis Sub Bidang Tata Usaha Sudin Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Pusat akan berhasil.