SOALAN 1 a) Apakah definisi kepimpinan

Kepemimpinan adalah suatu proses yang kompleks dimana seseorang mempengaruhi orang-orang lain untuk menunaikan suatu misi, tugas, atau tujuan dan mengarahkan organisasi yang membuatnya lebih kohesif dan koheren." Mereka yang memegang jabatan sebagai pemimpin menerapkan seluruh atribut kepemimpinannya (keyakinan, nilai-nilai, etika, karakter, pengetahuan, dan ketrampilan). Jadi seorang pemimpin berbeda dari majikan, dan berbeda dari manajer. Seorang pemimpin menjadikan orang-orang ingin mencapai tujuan dan sasaran yang tinggi, sedangkan seorang majikan menyuruh orang-orang untuk menunaikan suatu tugas atau mencapai tujuan. Seorang pemimpin melakukan hal-hal yang benar, sedangkan seorang manajer melakukan hal-hal dengan benar (Leaders do right things, managers do everything right).

b) Senaraikan 3 sikap seorang pemimpin jika dibandingkan dengan pengurus Pengurus lebih cenderung untuk mengamalkan sikap impersonal atau pasif dalam mencapai matlamat manakala pemimpin mengekalkan sikap yang lebih personal dan aktif terhadap pencapaian matlamat. Pengurus mempertahankan penglibatan emosi yang rendah manakala pemimpin mempunyai sifat empati terhadap orang lain dan memberi tumpuian terhadap aktiviti dan aksi jika diperlukan. Pengurus memainkan peranan yang berterusan dalam penyelarasan dan penyeimbangan bagi membolehkan individu menerima penyelesaian.

c) Terangkan 6 perbezaaan antara pengurus dan pemimpin

Terdapat 5 perbezaan yang dapat kita bincangkan antara siapa itu pengurus dan siapa itu pemimpin. Komunikasi Seorang ketua akan menggunakan bentuk komunikasi sehala dan paling minima. Mereka lebih mudah memberikan arahan berbanding perbincangan yang merupakan pendekatan yang digunakan oleh seorang pemimpin. Kurangnya komunikasi juga menjadikan perlaksanaan sesuatu pekerjaan itu tiada kesepakatan serta tidak bersama-sama. Komunikasi yang berkesan oleh seorang pemimpin pula akan mampu menjana rasa bersama mereka yang dipimpin dan memudahkan perhubungan di dalam sesuatu organisasi. 3.4.2 Kejujuran dan keikhlasan Seorang pemimpin akan sentiasa mementingkan keikhlasan dan kejujuran di dalam melaksanakan tugas bersama. Pengurus pula lebih mudah untuk melaksanakan sesuatu atas dasar tugas semata-mata dan tidak mementingkan soal perasaan serta keutamaan kejujuran di dalam tindakan mereka. Kadangkala, seorang pengurus lebih mementingkan kejayaan peribadi berbanding memikirkan kebajikan orang dibawahnya berbanding seorang pemimpin yang sentiasa melebihkan orang yang dipimpinnya berbanding dirinya sendiri. Inisiatif Pengurus seringkali mengharapkan orang bawahan mereka untuk melakukan kerja lebih daripada kemampuan mereka tetapi mereka sendiri sering ingin melepaskan diri. Ada juga dikalangan mereka yang hanya menunggu arahan dari orang atasan tanpa bersikap proaktif dalam mendepani permasalahan yang ada. Prinsip bagi seorang pemimpin adalah melakukan apa yang termampu dalam diri mereka. Bukanlah semata-mata melakukan apa yang disuruh atau memenuhi semua permintaan tanpa memikirkan keupayaan pasukannya. Selalu bersikap proaktif menangani sebarang masalah dan halangan dalam tugasan yang diberikan.

 Bersemangat Bagi seorang pemimpin, mereka melakukan tugasan mereka dalam keadaan yang sentiasa bersungguh-sungguh. Bukan hanya tatkala ada orang yang memerhatikan mereka. Pemimpin sentiasa menjadikan kerja atau tugasan itu bersama dan amanah yang mesti dilaksanakan dalam cara yang paling baik. Berbeza pula keadaannya dengan seorang pengurus, keutamaannya adalah memastikan orang atasan atau sesiapa sahaja yang melihat mereka bekerja berpuashati dan menerima pujian. Semangat mereka adalah terhadap pujian dan balasan yang diterima bukan pada kesungguhan melaksanakan amanah. Membimbing Perbezaan yang paling ketara antara keduanya adalah dari sudut membimbing orang bawahannya. Bagi seorang pengurus, hanya perintah atau suruhan sahaja yang ada di dalam kamus berorganisasinya berbanding seorang pemimpin yang sentiasa melihat orang dibawahnya harus dipimpin dan diberikan peluang untuk berkembang dan memperbaiki diri. Keutamaan dalam membimbing ini akan menghasilkan pekerja yang sentiasa positif terhadap tugas dan peranan mereka. Jika dibandingkan dengan mereka yang hanya disuruh dan tidak dibimbing bahkan sentiasa dimarahi.

SOALAN 2 a) Terangkan peranan pengurus sebagai : i) ii) iii) Penghubung Individu Penyampai Maklumat Pembuat Keputusan

i)

Penghubung Individu Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau. Sebagai orang terpenting. Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting.

Oleh kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati. Sebagai pemimpin. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit

organisasi, maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi. Sebagai pegawai perhubungan. Sebagai pegawai perhubungan, pengurus

harus mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.

ii)

Penyampai Maklumat Sebagai pengawas. Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran

untuk mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi. Sebagai penyampai. Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan

maklumat yang diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu. Sebagai jurucakap. Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian

maklumatnya kepada mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya. iii) Pembuat Keputusan Sebagai Usahawan, sebagai pembuat keputusan, pengurus perlu membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubahubah. Penglibatan dalam mesyuarat, melibatkan diri dengan pendebatan serta membuat keputusan terhadap isu perspektif dan juga dalam mesyuarat bagi perlaksanaan inovasi.

Sebagai pangawal gangguan. Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah truk dan tidak terkawal. Debat dan membuat keputusan terhada isu semasa berkenaan cara menghadapi krisis.

Pembahagi Sumber. Sebagai pengurus , ia perlu bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyak. Ianya dapat membentuk dan meluluskan penjadualan, merancang, mengawal dan menganggar bajet yang diperlukan.

Sebagai perunding. Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.

b) Terangkan 5 kandungan tugasan kerja seorang pengurus

Perancangan. Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu menentukan terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah menetapkan tujuan, objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.

Penyusunan. Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan mengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan mencapai matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan unit-unit atau bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang diwujudkan.

Pengawalan. Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul sekiranya berlaku kesisihan.

Pengarahan. Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah memberi kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi. Perundingan. Menyimpan maklumat yang perlu dikemaskinikan dan perlu diperbetulkan. Ianya bertindak sebagai penasihat kepada pihak lain.

SOALAN 3 a) Terangkan kepentingan kepimpinan jenis penyertaan di tempat kerja anda

Model kepimpinan ini pula memperlihatkan perilaku pemimpin yang lebih banyak memfokuskan perhatian pada kualiti hubungan dan kurang memperhatikan penyelesaian tugas-tugas. Pemimpin lebih menumpukan pada kualiti hubungan dengan orang bawahannya terutama untuk mendapat reaksi dan pandangan dari pengikutnya sebelum membuat keputusan.

Ini bermakna keputusan masih dibuat oleh pemimpin setelah mendapat maklumbalas dan pandangan dari pengikutnya. Ringkasnya model ini melibatkan kongsi idea antara pemimpin dengan orang bawahannya. Penulis cuba menjelaskan bahawa semakin tinggi tahap pengurusan, kemahiran dan pengetahuan di dalam suatu tugasan, semakin tinggi tahap komitmen pengikutnya maka pemimpin seharusnya mengurangkan stail kepimpinan yang berteraskan arahan tugasan dan penyeliaan yang ketat kepada gaya yang berorientasikan hubungan dengan pengikut.

Model ini sesuai dengan pengikut yang mempunyai tahap kesediaan antara sederhana ke tinggi. Apabila manusia membuat keputusan bersama, komitmen sosial antara satu sama lain lebih kukuh dan seterusnya menambah ikatan terhadap keputusan. Beberapa individu membuat keputusan lebih baik berbanding dengan satu orang membuat keputusan.

SOALAN 4

a) Apakah kemahiran yang diperlukan untuk pengurusan yang berkesan di suasana kerja anda.

1. Kemahiran Konseptual

Kemahiran konseptual ialah kebolehan mental atau minda untuk menganalisis dan mengdiagnosis setiap situasi dan masalah, malah berupaya untuk menyelaras dan menyepadukan keseluruhan aktiviti organisasi agar ia lebih sistematik dan efektif.

Setiap organisasi sentiasa berdepan dengan pelbagai cabaran dan saingan yang memerlukan kepada penentuan polisi dan strategi organisasi yang lebih berdaya saing.

Kemahiran konseptual yang tinggi sanggat diperlukan untuk membolehkan seseorang pengurus memahami dengan sempurna dan rasional setiap peluang dan tindakantindakan yang lebih strategik dari semasa ke semasa.

Dengan yang demikian, organisasi akan dapat berfungsi dengan lebih efektif sesuai dengan situasi dan kehendak semasa. Disamping itu, perlu dipahami bahawa proses untuk mencapai matlamt organisasi melibatkan jumlah aktiviti yang banyak dan pelbagai.

Kesemuanya perlu di organisasi sejara efektif supaya wujud kelancaran beroperasi demi untuk meminimumkan kos pengeluaran di samping akan dapat mencapai tahap produktiviti yang tinggi serta berkualiti.

2. Kemahiran Kemanusiaan/Interpersonal

Kemahiran kemanusiaan merujuk kepada kebolehan seseorang pengurus untuk bekerja dan memahami serta memotivasi para pekerja, sama ada secara individu mahupun secara kumpulan dan pasukan.

Sebahagian besar daripada urusan seharian para pengurus organisasi adalah bekerja bersama-sama dengan para pekerja mereka. Malah, kejayaan seorang pengurus adalah bergantung kepada sejauh mana mereka dapat merealisasikan matlamat syarikat melalui kerja-kerja yang dijalankan oleh para pekerja mereka. Berdasarkan kepada hakikat ini, kemahiran kemanusiaan amatlah kritikal kepada seorang pengurus. Antaranya, komunikasi, perundingan, motivasi dan kepimpinan.

3. Kemahiran Teknikal

Kemahiran teknikal merujuk kepada pengetahuan dan kebolehan seseorang pengurus mengaplikasi segala teori, kaedah, teknik, prosedur dan alat-alat yang sesuai untuk melaksanakan sesuatu tugas yang spesifik. Kemahiran teknikal ini amat mudah untuk diphami dalam dunia pekerjaan profesional yang bersifat teknikal, seperti kerja seorang jurutera dan seorang doktor.

Mereka mestilah mempunyai kemahiran teknikal dalam bidang masing-masing untuk membolehkan mereka melaksanakan tugas-tugas seharian mengikut keperluan dan piawaian yang ditentukan. Dalam bidang pengurusan pula, seorang pengurus personel hendaklah mempunyai pengetahuan dan kemahiran teknikal yang secukupnya dan terkini serta mahir dalam prosedur dan peralatan yang digunakan untuk proses pengrekrutan, penstafan, latihan, pembangunan staf, penilaian prestasi, pampasan dan sebagainya.

10

4. Kemahiran Pengurusan Masa

Kemahiran pengurusan masa merujuk kepada kemampuan pengurus untuk menjadualkan kerja mengikut keutamaan kerja. Oleh kerana seseorang pengurus merupakan seorang yang sibuk dengan tugas berkaitan dengan pengurasan, maka beliau perlu pandai menguruskan kerja yang perlu dilaksanakan tidak terbengkalai. Kemampuan untuk menggunakan masa dalam melakukan aktiviti mengikut tempoh yang ditetapkan.

5. Kemahiran Pembuatan Keputusan

Kemahiran pembuatan keputusan merujuk keupayaan memilih alternatif terbaik yang dapat diterima & membawa kebaikan. Pengurus dapat membuat keputusan yang bijak dengan mengambilkira perubahan persekitaran dan lain-lain. Sebagai contoh, seorang pengurus kewangan mempunyai pengalaman dan tahu menguruskan belanjawan pembelian bahan mentah untuk mengeluarkan sesuatu produk.

11

SOALAN 5 a) Apakah punca-punca konflik dan startegi pengurusannya di suasana pekerjaan harian

Menurut Ishak Mad Shah dalam bukunya Kepimpinan Dan Hubungan Interpersonal Dalam Organisasi, punca-punca konflik adalah seperti yang berikut:

Ketidakselarasan Motif

Konflik boleh berlaku sekiranya terdapat dua atau lebih motif, tetapi hanya satu sahaja motif yang boleh dipuaskan. Biasanya, motif yang tidak dipuaskan itu boleh menganggu motif yang telah dipuaskan. Masalah ini berlaku akibat daripada kekurangan maklumat atau komunikasi yang lemah antara bahagian atau guru-guru itu sendiri. Sebagai contoh, seorang guru berpengkhususan Ekonomi akan mengalami konflik sekiranya dikehendaki mengajar mata pelajaran Pendidikan Moral yang kurang diminatinya.

Pertentangan Nilai

Seorang GPK Kokurikulum diminta bersama-sama guru sukan untuk meningkatkan pencapaian sukan dan permainan dalam kejohanan peringkat daerah. Sebagai GPK Kokurikulum, ia perlu memotivasikan guru-gurunya supaya melakukan yang terbaik dalam sesi latihan murid. Dalam keadaan ini, ia berhadapan dengan dua arahan yang boleh menimbulkan konflik iaitu menambahkan masa sesi latihan sukan sehingga menyebabkan murid-murid ponteng kelas, atau mencapai matlamat akademik seperti arahan oleh GPK (1) Akademik, yang tidak mahukan murid keluar kelas semasa proses pengajaran dan pembelajaran.

Kerja Yang Berulang-Ulang

Konflik boleh berlaku disebabkan oleh kerja yang berulang-ulang, kerana pekerjaan sebegini amat membosankan serta menyekat perkembangan dan kemahiran pekerja dalam profesion mereka. Seorang guru yang sentiasa ditugaskan sebagai pegawai kebersihan dewan setiap kali adanya aktiviti rasmi peringkat sekolah, akan merasa bosan sehingga mewujudkan konflik bagi dirinya.

12

Sumber Yang Terhad

Persaingan untuk mendapatkan sumber yang terhad juga boleh menimbulkan konflik. Sebagai contoh, guru-guru akan bersaing untuk mendapatkan kenaikan pangkat, anugerah perkhidmatan cemerlang (APC), atau kemudahan-kemudahan lain yang disediakan oleh pihak sekolah. Walau bagaimana pun, peluang dan kemudahan yang terhad akan mewujudkan konflik persaingan dalam kalangan guru-guru.

Pergantungan Tugas

Pergantungan tugas merujuk kepada kes pencapaian prestasi seseorang yang bergantung kepada prestasi ahli yang lain dalam sesuatu kelompok. Kerjasama kumpulan diperlukan untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan berkualiti. Misalnya, salah seorang guru mata pelajaran telah dijadualkan untuk menggubal soalan ujian bulanan. Guru yang ditugaskan untuk menaip dan menguruskan ujian tersebut tidak boleh melaksanakan tugasannya, sekiranya ahli kelompok yang pertama tidak melakukan tugasan menggubal soalan terlebih dahulu. Akhirnya situasi ini sampai kepada pihak ketua panitia mata pelajaran, dan juga pentadbir sekolah. Pergantungan tugas menyebabkan timbulnya pengharapan antara satu sama lain dalam kalangan ahli kelompok. Keseluruhan operasi kelompok akan terjejas sehingga menimbulkan masalah konflik.

Perbezaan Matlamat

Perbezaan matlamat juga boleh menimbulkan konflik. Perbezaan tersebut berlaku kerana latar belakang dan tahap pemikiran yang berbeza antara pentadbir dengan pihak yang ditadbir. Contohnya, guru-guru berkonflik dengan pengetuanya kerana matlamat mereka untuk bercuti dan berehat pada hari sabtu, manakala pada masa yang sama matlamat pengetua ingin mengadakan mesyuarat sekolah pada hari sabtu.

13

Perbezaan Peranan

Ketidakjelasan tanggungjawab antara pekerja juga boleh mewujudkan konflik, di mana pemusatan dan pembahagian kuasa antara pekerja kurang seimbang. Seorang guru A berkonflik dengan guru B kerana guru A beranggapan bahawa tugas guru B jauh lebih ringan dan mudah berbanding dengan tugasnya sedangkan mereka masing-masing mendapat gaji yang sama.

Perbezaan Personaliti

Seorang kerani sekolah yang agak pendiam dan kurang mahir berinteraksi dengan orang akan berkonflik dengan ketua jabatannya apabila ia ditukarkan ke bahagian kaunter yang menghendakinya berkomunikasi dengan orang ramai. Ataupun, seorang guru yang berpersonaliti agresif mudah mencetuskan konflik dengan rakan guru yang berpersonaliti sama ketika mereka ditugaskan dalam suatu aktiviti bersama-sama.

Diskriminasi

Diskriminasi umur, jantina, agama, kaum dan senioriti boleh juga menimbulkan konflik di tempat kerja. Contohnya, guru-guru baru akan menghadapi konflik dan merasa tidak puas hati apabila ditugaskan atau diberi tanggungjawab yang banyak berbanding guru senior.

14