1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM PERMASALAHAN-PERMASALAHAN IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN PENELITIAN YANG DILAKUKAN HASIL ANALISIS KESIMPULAN ANALISIS REKOMENDASI UMUM

1.

2.

3.

4.

Tingkat pertumbuhan penjualan cenderung menurun dari tahun ke tahun Penjualan 3 tahun terakhir 2009 s.d 2010 ratarata turun 10% Penurunan diperkirakan akan terjadi lagi untuk tahun-tahun mendatang. Berdasar alasan tersebut, maka perlunya Analisis permasalahan.

Permasalahan yang ada pada PT Sukar Maju adalah sebagai berikut :

1.

2. 3.

Langganan mengeluh karena pelayanan kurang baik dan barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan. Banyak piutang tidak tertagih Pengendalian manajemen yang kurang efektif.

Masalah yang terjadi pad PT Sukar Maju, setelah dilakukan penelitian, ternyata disebabkan oleh :
1.

2.
3. 4.

Pelayanan yang kurang baik kepada langganan Barang yang dipesan sering tidak sesuai Evaluasi pemberian kredit yang tidak benar Kurang tersedianya laporan yang berkualitas

Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Adapun penyebabnya adalah :
1.

2.

3.

Penanganan order langganan di bagian order penjualan Proses pembuatan order penjualan di bagian order penjualan (dengan bbrp tembusan) Proses evaluasi kredit di bagian kredit.

4. 5.

6.

7.

Proses pengambilan barang di gudang lama Proses pembuatan dokumen pengiriman (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman Proses membuat faktur di Bagian billing memakan waktu lama. Kebenaran data di faktur di bagian billing

8.

9.

10.

Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman di bagian billing Dukungan informasi untuk pemberian kredit di bagian kredit. Proses pembuatan laporan di bagian akuntansi

Penanganan Order langganan di bagian order penjualan. Titik Keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik, bila waktu penanganan order penjualan lama. Proses evaluasi kredit di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada pelanggan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-belit.

Proses pembuatan laporan di Bag Akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah

Penelitian ini dimaksudkan untuk mengumpul kan fakta atau data. Teknik pengumpulan fakta bisa menggunakan wawancara, pengamatan

(observasi), dan pengambilan sampel (sampling)

Penelitian yang dilakukan adalah :

Tanggal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian 11-4-2013 Wawancara penanganan order Wawancara proses evaluasi kredit

Lokasi /Tempat Order Penjualan Bagian Kredit

Peneliti

Yg Diwawancarai

Dr. Budiman Bpk Reza

15-4-2013

Dr. Farid

Ibu Rizta

20-4-2013

Wawancara proses pembuatan faktur

Bagian Billing

Ir. Trisna

Bpk Budi

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Analisis Analisis Analisis Analisis Analisis Analisis

Distribusi Pekerjaan Pengukuran Pekerjaan Keandalan Dokumen Laporan dan Kebutuhan Informasi Teknologi

Dari beberapa analisis terpisah untuk masingmasing kelompok analisis, dapat dirangkai menjadi satu kesimpulan yakni :
1. 2. 3. 4.

Pelayanan yang kurang baik kepada langganan Barang yang Dikirim sering tidak sesuai Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar Kurang tersedianya laporan yg berkualitas

Terima Kasih

16

1.
2. 3.

Tahap Perencanaan (Systems Planning Tahap Analisis Sistem (Systems Analysis) Tahap Desain Sistem (Systems Design)
Tahap Analisis Sistem Tahap kritis dan sangat penting.

17

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Pendahuluan Langkah-langkah Analisis Sistem Identifikasi Masalah Memahami Kerja Sistem Analisis Hasil Penelitian Pelaporan Hasil Analisis

18

Analisis Sistem adalah Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yg terjadi, dan kebutuhankebutuhan yg diharapkan, shg dpt diusulkan perbaikan-perbaikannya.

19

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yg ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan analisis sistem

20

Masalah merupakan suatu pertanyaan yg ingin dipecahkan. Masalah inilah yg menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yg dilakukan oleh analisis sistem adalah mengidentifikasi masalah yg terjadi. Identifikasi masalah meliputi: - Identifikasi penyebab masalah - Identifikasi titik keputusan - Identifikasi personil-personil kunci
21

IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Analis sistem hrs mempunyai pengetahuan ttg aplikasi yg sedang dianalisisnya. Dimulai dg mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yg telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Dari permasalahan yg ada, diidentifikasi penyebab terjadinya masalah. Contoh:

23

Masalah 1. Biaya persediaan meningkat

Penyebab - Over stock - Pembelian brg tdk ekonomis - Pelayanan yg krg baik - Brg yg dikirim srg tdk sesuai - Evaluasi pemberian kredit yg krg benar. - Penagihan piutang yg tdk efektif

2. Pelanggan mengeluh

3. Banyak piutang tdk tertagih

4. Pengendalian manajemen kurang efektif

- Kurang tersedianylaporan yg berkualitas

24

Identifikasi Titik Keputusan

Menunjukkan suatu kondisi yg menyebabkan sesuatu terjadi. Bila telah dpt mengidentifikasi titik keputusan penyebab masalah, maka penelitian dimulai dari titik-titik keputusan tsb. Sebagai dasar identitifikasi titik keputusan, dpt digunakan dokumen sistem bagan alir formulir.

25

Identifikasi Personil-Personil Kunci

Personil kunci dilihat baik yg langsung maupun tdk langsung menyebabkan terjadinya masalah (problem) Dilakukan dg mengacu pd bagan alir dokumen serta dokumen deskripsi jabatan.

26

Melalui penelitian terinci (detailed survey) Menggunakan teknik pengumpulan data spt: wawancara, observasi, daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel. Meliputi langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menentukan jenis penelitian 2. Merencanakah jadwal penelitian: - Mengatur jadwal wawancara - Mengatur jadwal observasi - Mengatur jadwal pengambilan sampel 3. Membuat penugasan penelitian 4. Membuat agenda wawancara 5. Mengumpulkan hasil penelitian.
27

Dapat diuraikan menjadi beberapa Analisis, Yakni :

1. A. B. C. D. E.

Analisis Kelemahan Sistem Analisis Distribusi Pekerjaan Analisis Keandalan Analisis Dokumen Analisis Laporan Analisis Teknologi

28

1. Analisis Kelemahan Sistem - Analisis masalah yg terjadi utk dpt menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya masalah yg timbul. a. Analisis Distribusi Pekerjaan - Distribusi pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi menangani kegiatan yg sama. - Dg mengetahui beban dari masing-masing personil, dpt ditentukan personil mana yg masih dpt diberi tambahan beban dan personil mana yg hrs dikurangi bebannya. b. Analisis Keandalan - Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan yg dilakukan dlm suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yg dilakukan. c. ..
29

c. Analisis Dokumen - Utk mengetahui dan menganalisis dokumen yg digunakan dlm sistem yg lama.
d. Analisis Laporan - Utk menganalisis laporan yg dihasilkan oleh sistem yg lama. e. Analisis Teknologi - Utk menganalisis teknologi yg digunakan dlm sistem yg lama. Analisis kebutuhan Informasi Pemakai - Agar bisa menyediakan informasi sesuai dg yg dibutuhkan oleh pemakai.

30

Setelah proses analisis selesai, tugas berikutnya dari analis adl membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kpd steering committee yg nantinya diteruskan kpd manajemen. Manajemen bersama steering committee dan pemakai sistem akan mempelajari temuan dan analisis yg dilakukan oleh analis yg disajikan dlm laporan ini.
31

Tujuan dari pelaporan ini adl:

a. Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan. b. Meluruskan kesalah pengertian temuan analis ttp tidak sesuai menurut manajemen. c. Meminta pendapat dan saran dari manajemen. d. Meminta persetujuan manajemen utk melakukan tindakan selanjutnya (dpt berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tdk layak).
32

1. 2. 3.

Apa yang Saudara ketahui tentang pengertian Analisis Sistem. Sebutkan contoh permasalahan dalam sistem dan apa yang menjadi penyebabnya ! Jelaskan tentang perbedaan Analis Keandalan dan Analisis Distribusi Pekerjaan.

33