KISI-KISI KEARSIPAN

Nisa Paramadina AB 3B 1512010011

1. JELASKAN PENGERTIAN ARSIP (FILE, RECORDS, ARCHIEVE) YANG KALIAN KETAHUI

A. File: merupakan jenis arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja
B. Record: merupakan jenis arsip inaktif yang sudah menurun nilai kegunaannya

dalam proses administrasi sehari-hari, sehingga arsip sudah ditempatkan di unit

kearsipan organisasi yang bersangkutan

C. Archieve: merupakan arsip statis, yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan
dalam proses penyelenggaraan administrasi negara. Arsip ini berada di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah

2. JELASKAN PENGGOLONGAN ARSIP

 Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya;

Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya;

Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya; Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya; Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya; Penggolongan arsip menurut fungsinya; Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan

pemeliharaannya; Penggolongan arsip menurut keasliannya.

A.

Penggolongan arsip menurut bentuk (wujudnya) Surat Pita rekaman Piringan hitam Microfilm

B. Penggolongan arsip menurut fungsinya

Arsip dinamis

(arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif) Arsip statis

C. Penggolongan arsip menurut subyek/isinya, antara lain :

Arsip keuangan
Arsip kepegawaian Arsip pemasaran Arsip pendidikan

D. Penggolongan arsip menurut nilai/kegunaannya: Nilai administrasi (administrative value) Nilai hukum (legal value) Nilai keuangan (fiscal value) Nilai penelitian (research value) Nilai pendidikan (educational value) Nilai dokumentasi (documentary value). The Liang Gie (1979:215)

E. Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya: Arsip aktif, adalah arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja namun terkadang diperlukan juga dalam pelaksanaan kerja. Arsip abadi, merupakan arsip yang harus disimpan untuk selama-lamanya karena nilai informasi yang terkandung di dalamnya. (Wursanto, 27-28)

F.

Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya:

Arsip non esensial
Arsip yang diperlukan Arsip penting Arsip vital

G. Penggolongan arsip menurut keasliannya: Arsip asli Arsip tembusan Arsip salinan

H. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan &

pemeliharaannya:
Arsip sentral Arsip unit

3. JELASKAN APA YANG DISEBUT DENGAN MANAJEMEN KEARSIPAN

Manajemen kearsipan: pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai pemusnahannya. Manajemen warkat adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat, sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanen karena mempunyai nilai guna yang permanen (Drs. E. Martono, 1987:4)

4. JELASKAN APA YANG DIMAKSUD ARSIP (FILING) DAN TUJUANNYA

Filing adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan sewaktu diperlukan dengan cepat.

Tujuan Filing: Menghemat waktu : Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu. Menghemat Biaya : Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya. Menghemat Tempat : Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip arsip yang bernilai guna saja.

5. JELASKAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP YANG KALIAN KETAHUI

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip/filing sistem ada 5 macam:

Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan

alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan katakata pada kamus. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat. Sistem ini juga di kenal dengan istilah sistem kronologis. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

6. CIRI-CIRI PENYIMPANAN ARSIP YANG BAIK YANG KALIAN KETAHUI

1.

2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti Murah/ekonomis Tidak memakan tempat Mudah dicapai Cocok bagi organisasi Fleksibel atau luwes Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Mempermudah pengawasan

7. MENGAPA ARSIP DISEBUT SEBAGAI SUMBER INGATAN & SUMBER INFORMASI?

Arsip sebagai sumber ingatan atau memori arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut. Arsip sebagai sumber informasi, dapat digunakan untuk pengambilan keputusan berdasarkan arsip-arsip yang disimpan. Juga sebagai informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

8. MASALAH APA YANG SERING TIMBUL DALAM PENGURUSAN ARSIP?

 Tidak dapat menemkan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang

diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi

Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya

jangka waktunya sering sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan

Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga

tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi

Tata kerja dan pealatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu

kearsipan modrn, seebagai akibat daripegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

The Liang Gie

9. HAL-HAL YANG PERLU DILAKUKAN UNTUK MENGATASI MASALAH TERSEBUT

 Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping

pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan Petugas arsip harus memenuhi syarat Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursusatau diklatdiklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadaparsiparsip yang sudah tidak terpakai

10. JELASKAN SYARAT-SYARAT YANG DIMILIKI PETUGAS KEARSIPAN

Ketelitian ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat mebedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas sama.
1.

Kecerdasan Setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa
2.

Kecekatan Mampu memahami sesuatu dengan cepat, bekerja dengan cepat dan mahir melakukan sesuatu
3.

Kerapian Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsi-arsip yang disimpan.
4.

The Liang Gie