Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dua istilah pokok di buku mi; (1) proses bisnis dan (2) sistem informasi. Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suata bisnis untuk memperoleh, mengbasilkan, serta menjual. barang dan jasa Para akuntan dan yang lain memiliki kepentingan dalam pemodelan proses bisnis. Beberapa model dan proses bisnis telah dikembangkan. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk sikius transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang. pada umumnya rerjadi dalam suatu urutan terrenru. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Sebagai contoh, seorang pelanggan melakukan pemesanan, barang dikinimkan, dan laporan penjualan dicetak. Setiap sikius transaksi melibatkan beberapa kejadian. Sikius transaksi dan kejadian akan dibahas secara lebih terpeninci di Bab 2 dan akan digunakan di sepanjang buku mi. Terdapat tiga sikius transaksi utama: - Siklus penierolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa. - Sikius konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sebagaimana dibahas sebelumnya, sebenarnya SIM merupakan seperangkat subsistem Di ELERBE, Inc , semua subsistem. Di ELERBE,Inc, semua subsistem ini bersifat penting, dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi fungsinya Sebagai contoh, Departemen Produksi perlu meinelmhara anformasi tentang pesanan, jadwal produksi, dan persediaan Departemen Pemasaran penlu mencatat data mengenai tren pesanan pelanggan di ELERBE, nama dan alamat pelanggan dan prospek, serta produk-produk yang datawarkan oleh pesaing Departemen Sumber Daya Manusma memerlukan akses ke informasi tentang persyaratan jabatan, kualifikasi karyawan, dan jadsaI pelatihan Departemen Akuntansi dan Keuangan rnemerlukan mnformasm untuk mernelihara buku besar dan membuat laporan keuangan, mengirim tagihan ke pelanggan, dan memonitor jumlah yang terutang kepada para pemasok.

Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dan SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dan pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejurnlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualandalam satuan unit dan n-iata uang, penagiha kas, pesanan pembelian, penerirnaan barang, pernbayaran, gaji, dan jam kerja. Butir Utama 1.1 menunjukkan tumpaig-tindih substansial di dalam ketentuan sisteni informasi dad subsisternsuhsisten-i mi. Sebagai contoh, jumlah jam kerja karyawan bisa penting untuk penjadwalan produksi maupun akuntansi penggajian. Informasi tentang pesanan penjualan dan penyerahan harangnya penting untuk fungsi pemasaran maupun fungsi akuntansi. Tingkat upah dan jumlah potongan hisa penting untuk personalia dan juga akuntan.

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Di bagian sebelumnya, telah dibahas lingkup SIA. Bagian mi menjelaskan apa yang dikerjakan SIA dan memberikan jima macam penggunaan informasi akuntansi.

Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dan para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laporan-laporan mi mencakup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas. Laporan jenis mi mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi-organisasi seperti Financial Accounting Standards BoardFASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities and Exchange CommissionSEC (Badan Pengawas Pasar Modal AS), Internal Revenue ServiceIRS (Dinas Pajak AS), dan regulator lainnya. Oleh karena bentuk dan isi yang ditetapkan untuk laporanlaporan mi secara relatif tetap dan sama untuk banyak organisasi, para pemasok peranti lunak (software) dapat menyediakan peranti lunak akuntansi yang mengotomatisasikan sebagian besar proses pelaporan. Sebagai hasilnya, setelah informasi yang diperlukan dicatat, laporan-laporan eksternal dapat dihasilkan dengan jauh lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan dengan di masa lalu.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaari itu. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan. Sistem komputer mahir menangani transaksi-transaksi yang berulang, dan banyak paket peranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi-fungsi yang rutin mi. Teknologi lain, seperti scanner untuk rnemindai kode produk, meningkatkan efisiensi dan proses bisnis. Kita akan membahas bagairnana SIA mendukung aktivitas rutin di sepanjang buku mi. Bab 8 sampai 11 memberi perhatian khusus pada penanganan transaksi-transaksi serta membahas sikius pemerolehan dan pendapatan dengan lebih terperinci.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dan suatu organisasi. Contohnya antara lain mengetahi produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. Informasi mi sangat penting untuk merencanakan produk baru; memutuskan produk-produk apa yang harus ada di persediaan, dan memasarkan produk kepada para pelanggan. Permintaan informasi nonstandar memerlukan permintaan informasi (query) yang fleksibel akan data dalam suatu basis data (basis data). Bab 6 akan membahas pemakaian query untuk membuka (retrieve) data dengan mudab dan cepat.

Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah, memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu. Data historis dapat diambil dan basis data dan digunakan dalam lembar kerja (spreadsheet) atau program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas. Para perencana dapat menggunakan data mining (penggalian data dengan menggunakan peranti lunak untuk mencari penyimpanan yang besar dan data historis) untuk mengungkapkan tren jangka panjang dan pola hubungan data. Penggalian data akan dibahas di Bab 12.

Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aseta set perusahaan dan kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Dimungkinkan untuk membangun pengendalian ke dalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mencapai tujuan mi. Sebagai contoh, satu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entni dapat dirancang untuk secara otomatis memeriksa error dan mencegah jenis tertentu dan data entni yang akan melanggar arurana turan yang sudah dibuat. Pembahasan mengenai teknikteknik pengendalian internal akan dilanjutkan di Bab 4, yang menyoroti risiko dan pengendalian, dan di Bab 7, yang menguraikan secara singkat penggunaan dan perancangan format untuk entri data. Pengendalian juga ditekankan di Bab 13.

RINGKASAN
Bab 1 membahas lingkup dan SIA, penggunaan SIA, sifat peranti lunak akuntansi, dan peran akuntan sehubungan dengan SIA. Dalam hal lingkup, SIA dapat dipandang sebagai perangkat sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dan pengolahan rutin transaksi akuntansi. Tumpang-tindih substansial antara subsistem akuntansi dan subsistem pemasaran, produksi, dan sumber daya manusia perlu diperhatikan. Penggunaan sistem informasi akuntansi juga dibahas. Telah didapatkan bahwa SIA digunakan untuk (1) menghasilkan laporan-laporan eksternal, (2) mendukung aktivitas operasi yang rutin, (3) mendukung ketentuan-ketentuan informasi untuk pengambilan keputusan, (4) mendukung perencanaan dan pen gendalian, dan (5) menyediakan pengendalian internal. Seseorang juga dapat mengartikan SIA dalam hal aplikasi komputer yang digunakan untuk mencatat kejadian seperti pesanan dan penagihan pelanggan, mencetak dokumen seperti pesanan pembelian, mencetak laporan seperti laporan keuangan, dan meresp ons terhadap permintaan informasi. Telah dikemukakan aplikasi akuntansi dapat berbentuk peranti lunak akuntansi off-the-shelf atau peranti lunak yang dibuat khusus untuk organisasi tertentu. Hubungan antara SIA dengan pekerjaan yang dilakukan oleh para akuntan telah dibahas. Yaitu bahwa akuntan berinteraksi dengan SIA sebagai pengguna, manajer, konsultan, evaluator, serta penyedia jasa akuntansi dan perpajakan. Pada setiap peran, akuntan bergantung pada SIA. Akuntan perlu meningkatkan keterampilan dan memperbarui pengetahuan mereka tentang teknologi informasi secara berkesinambungan.

SUSUNAN BUKU INI

Sepanjang bab mi, dibahas bagairnana buku mi menyediakan lceahlian dan pengetahuan yang sesuai untuk penggunaan, manajemen, dan pengembangan sistem akuntansi. Di bagian mi, diuraikan secara singkat susunan buku mi. Bab 1 sampai 4 membentuk Bagian I dan bertindak sebagai dasar untuk babh ab berikutnya. Bab 1 menekankan pentingnya pemahaman proses bisnis dan sistem informasi yang mendukung. Tema mi dibahas di sepanjang buku mi. Bab 2 rnemberikan suatu teknik untuk menganalisis proses bisnis dan memperkenalkan pembaca pada cara umum untuk menyajikan data di dalam arsip (file). Bab 3 memperkenalkan suatu perangkat, diagram aktivitas, untuk mendokumentasikan unsur-unsur penting proses bisnis. Bab 4 menyajikan metode untuk mengidentifikasi dan mengendalikan risiko yang terjadi dalam proses pelaksanaan dan pencatatan kejadian bisnis. Bagian II meningkatkan pemahaman Anda mengenai bagaimana sistem informasi akuntansi dirancang. Bab 5 menyediakan peralatan untuk mengorganisasikan data ke dalam tabel data dan menghubungkan tabel-tabel tersebut untuk berbagai tujuan umum. Bab 6 dan 7 secara saksama membahas desain query, laporan, dan formulir. Bagian III membahas secara mendalam aplikasi .akuntansi yang membantu organisasi memprosestransaksi dalam sikius pemerolehan dan pendapatan. Bab 8 adalah satu pengenalan mengenai aplikasi akuntansi dan penggunaannya. Sikius pemerolehan mencakup di dalamnya proses-proses untuk pemerolehan, pesanan pembelian, penerimaan dan pembayaran atas pembelian (Bab 9 dan 10). Siklus pendapatan mencakup proses-proses untuk pesanan penjualan, penyerahan barang atau jasa, pembuatan faktur, dan penagihan piutang (Bab 11). Pengetahuan yang sudah Anda kembangkan mengenai proses, risiko, pengendalian, data, formulir, dan laporan di Bab 1 sampai 7 diterapkan di bab-bab mi. Bagian III adalah puncak dalam arti bahwa bagian mi mengmntegrasikan peralatan dan konsep dan dua bagian pertama.

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Bab 1 menekankan bahwa akuntan dapat berperan sebagai evaluator dan! atau pendesain sistem akuntansi. Dalam peran mana pun, para akuntan perlu untuk mempelajari sistem akuntansi yang ada. Sebagai contoh, sebelurn aplikasi perdagangan elektronik (e-commerce) baru dapat dikembangkan unmk ELERBE, Inc., para pendesain harus memahami STA yang ada di ELERBE. Sama halnya, auditor harus menganalisis sistem akuntansi klien untuk menentukan sejauh mana mereka dapat mengandalkannya dalam proses audit. Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk rnengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien. Mereka juga perlu untuk (1) mengetahui informasi apa yang harus dicari, (2) mengetahui di mana mereka bisa mendapatkan informasi, (3) mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi, dan (4). menyusun informasi dengan cara yang penuh arti. Sebelum Anda dpat mengembangkan kemampuan-kemampuan mi, Anda harus mempunyai pengetahuan dasar tentang sistem akuntansi. Jika Anda dapat membentuk model mental tentang bagaimana sistem akuntansi tertentu bekerja, Anda akan dapat menggunakan model mi untuk menganalisis setiap SIA. Tujua dan buku mi adalah untuk membantu Anda memperoleh model dan alat yang diperlukan untuk mempelajari sistem akuntansi dalam praktik. Pentingnya pemahaman mengenai sistem perusahaan diperkuat di tahun 2004 ketika Public Company Accounting Oversight Board mengeluarkan Standar Audit No. 2, Audit Pengendalian Internal atas Pelaporan Keuangan yang Dilaksanakan Bersama dengan Atid1 Laporan Keuangan.1 Standar tersebut mengharuskan -manajer dan auditor memahami pi osedut prosedur perusahaan yang berhubungan dengan memulai dan memproses transaksi suatu entitas Bagian pertama dan bab jut, Proses dan Kejadian Bisnis, memberikin petunjuk yang akan membantu Anda memahami transaksi-transaksi perusahaan dalarn konteks proses bisnisnya. Standar No. 2 juga menuntut para manajer dan auditor untuk memahami bagaimana transaksi dicatat dan dilaporkan. Bagian kedua dan bab mi, Penyusunan Data dalrm SIA mempelajari bagaimana kejadian dan transaksi j dicatat, baik secara manual maupun dengan menggunakan komputer. Oleh karena kompleksitas sistem akuntansi, cara yang paling efektif untuk mengembangkan keahlian yang. diperlukan untuk memahami, rnenganalisis, mengernbangkan, dan mengevaluasi sistem akunransi adalah dengan mernecahkan berbagai macam rnasalah. Untuk membantu Anda, banyak latihan Folcus pada Pemecahan Masalah tercakupdi bab mi seperti halnya di bab-bab berikutnya Anda akan didoiong untuk memecahkan permasalahan mi ketika Anda meinbaca bab bab tersebut Lalu, Anda dapat membandmgkan jawaban Anda dengan jawaban yang disediakan di akhir buku. Kemudian dilanjutkan dengan penggunaan kasus ELERBE yang diperkenalkan di Bab I dalam contol maupun dalarn latihan pemecahan masalah. Selain itu, dua kasus yang barn , akan digunakan di sepanjang Bagian mi (Bab 2 4). Penulis menggunakan Angelo Diner sehagai contoh dan meminta Anda untuk memecahkan permasalahan yang serupa untuk Westport Indoor Tennis.

PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada sikius transaksi. Sikius transaksi (transaction cycle) mengelompokkan kejadian terkait yang pada urnumnya terjadi dalam suatu urutan tertenru. Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu. Masing-masing sikius transaksi melibatkan lebih dan satu kejadian. Tiga contoh kejadian di suatu sikius transaksi adalah: seorang pelanggan melakukan pemesanan, barang-barang dikirimkan, dan laporan penjualan dicetak. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga sikius transaksi utama: - Sikius pemerolehan/pembelian (acqulsitlon/purcl2asiflg cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Karakteristik sikius mi akan segera dihahas. - Sikius konversi (conversion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa. Contohc ontoh kejadian konversi meliputi perakitan, penanaman, penggalian, dan pembersihan. Sikius konversi bisa bersifat kompleks. Tidak seperti kejadian-kejadian di sikius pendapatan dan pemeotehan, konversi bisa jadi sangat berbeda antara satu industri dengan yang lain. Dengan demikian, buku mi ridak akan berfokus pada sikius konversi. - Sikius pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses. rnenyediakan barang dan jasa unruk para pelanggan. Di peinbahasan mi, akan diuraikan apa yang berlangsung dalam sikius pendapatan.

Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan dan jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini: 1 Merespons permintaan informasi dan pelauggan. Perrnintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan. Di beberapa industri (rnisalnya, komputer dan peranti lunak), produkproduknya bersifat kompleks. Tenaga penjualan memainkan peran penting dalam membantu para pelanggan untuk rnernahami suatu produk perusahaan dan rnemilih produk yang sesuai untuknya. 2. Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk rnenyediakan barang dan jasa di niasa nendatang. Contob dan perjanjian mencakup di dalamnya pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang atau jasa di mas depan. Karyawan kunci dalarn fungsi mi adalah staf pencatat pesanan dan tenaga pen jualan. 3. Men yediakan jasa atau inengirun barang ke pelanggan. Fungsi mi sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa, karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa. Untuk harang, staf gudang dan pengirirnan memainkan peran yang aktif. 4. Menagih pelanggan. Dalarn hal mi, perusahaan mengakui klaimnya rerhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan. 5. Melakukan penagihan uang. Pada suatu waktu dalarn siklus pendapatan, uang tunai ditagih dan pelauggan. 6. Menyetorkan nang Las ke bank. Pihak-pihak yang tenlihat th sini adalah kasir dan bank. 7. Menyusun laporan. Beraneka enis laporan mungkin dihuat untuk sikius pendapatan. Conrohnya mencakup daftar pesanan, daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagairnana sistem informasi beroperasi. Pengetahuan sepenti itu akan memungkinkan mereka untuk menyediakan jasa konsultasi dan desain sistem, serta untuk. memenuhi peran mereka sehagai evaluator dan auditor. Mutu dan karakteristik dan suatu sistem informasi memengaruhi kinerja dan seberapa auh auditor dapat bersandar pada output dan sisten dalarn melakukan verifkasi laporan keuangan. Tentu saa, para akuntan juga harus mernahami sistern akuntansi dalam perannya sebagai pengguna. Para akuntan harus terbiasa dengan proscs bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akuntansi. Kami telah melihat bahwa suatu pengetahuan tentang dasar-dasar sikius pendapatan dan pemerolehan dapat menyediakan suatu titik awal untuk mengumpulkan data tentang proses-proses perusahaan. Pernaharnannya atas sikius pendapatan membantu Karen memberikan penjelasan yang tenpeninci mengenai sikius pendapatan ELERBE. Walaupun drnikian, proses-proses hisnis dapat saja kompleks dan bahkan banyak sekali, jadi kita juga perlu untuk menemukan suatu cara untuk menyederhanakan dan menyusun informasi yang kira kumpulkan tentang suatu proses hisnis. Bagian mi nienyediakan suatu cara yang sisternatis untuk memisahkan suatu proses dalarn satu rangkaian kejadian.

Pedoman Mengakui Kejadian

Sepanjang teks mi, Anda sening kali perlu mengidentifikasi kejadian. Biasanya, banyak karyawan/departemen dalam suatu perusahaan terlibat dalam proses pendapatan dan pemerolehan. Pedoman herikut berfokus pada pergeseran tanggung jawab di dalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian. Sering kali, suatu proses bisriis dihentikan dan dimulai lagi di lain waktu. Interupsi dan melanjutkan kembali suatu proses juga digunakan dalam mengidenitifikasi kejadian.

Pedoman 1: Kenali kejadian pertarna dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departernen dalam sebuab organisasi inenjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas. Untuk tujuan mengidentifikasi kejadian, proses dimulai ketika seseorang/departemen dalam organisasi men jadi aktif. [Untuk selanjutnya, orang/departemen yang hertanggung jawab atas kejadiaii rersebut disebut sebagai agen internal (internal agcnt)1. Aktivitas yang rerjadi sehelum agen internal dilibatkan tidak berkaitan langsung dalani memaharni proses suatu perusahaan, terutama sekali karena hal mi

berkairan dengan sistem informasinya. Sebagai contoh, seorang pelanggan boleh membaca katalog, menantikan layanan, atau melihat-lihat produk di suatu toko sehelum dia berinteraksi dengan seorang karyawan perusahaan. Aktiviras mi tidik secai a langsung dikendalikan oleh organisasi, jadi kita nidak mengindahkan mereka ketika rnengidentiflkasi kejadian.

Pedoman 2: Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal. Pedoman ini mirip dengan Pedoman 1, kecuali bahwa pedornan mm berlaku untuk aktivitas yang terjadi kapan saja dalam suatu proses. Sebagai contoh, diasumsikan bahwa seorang pelanggan menyewa mobil untuk dua minggu. Meskipun pelanggan mungkin telah menemudikan mobil sejauh ribuan mu, mernbeli bahan bakai dan memperbaiki ban yang bocor, aktivitas mi tidak diketahui oleh perusahaan dan bukan di bawah kendalinya. Oleh karena itu, tidak satu pu.n aktivitas tersebut diperlakukan sebagai satu kejadian di dalam proses pendapatan. Kejadian berikutnya yang diakui terjadi adalah sewaktu pelanggan berhubungan kembali dengan perusahaan ketika mengembalikan mobil.

Pedoman 3: Kenali suatu kejadian barn ketika tanggung jawab dipindahkan dan satu agen internal ke agen internal lainnya. Ketika tanggung jawab untuk aktivitas di suatu p;os. ergeser dan satu agen internal ke yang lain, suatu perubahan yang sigiifiitn biasanya terjadi. Penugasan kepada karyawan direncanakan secara cermat oleh perusahaan. Sebagairnana akan dilihat di babh ab berikutnya, perpiiidahan tanggung jawab meriarik perhatian ketika kita mempelajari pengendalian internal.

Pedoman 4: Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinteru psi dan dilanjutkan kenudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin melalulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudab dijadwalkan. Pedoman sebelutnnya berfokus pada perpindahan tanggung jawab antaragen internal. Kadang-kadang agen internal melengkapi seperangkat aktivitas kemudian menunggu sebelum melanjutkan proses. Pada umumnya, proses itu dilanjutkan dalam dua arah: (1) seseorang/organisasi di luar perusahaan memulai kelanjutan dan proses, dan (2) proses berlanjut dalam waktu yang terjadwal (misalnya pada akhir han). Hal mi biasanya sesuai untuk mengidentifikasi awal suatu kejadian baru, meskipun agen internal yang sama terlibat dalam dua perangkat aktivitas. L)engan demikian, ketika membaca uraiail tentang seperangkat aktivitas yang dilaksanakan oleh satu agen internal, Anda prlu mencari setiap gangguanlinterupsi dan kelanjutan dan proses tersebnt.- Sekarang akan dibahas cara umum di mana suatu proses mungkin berlanjut setelah adanya suatu interupsi.

1. Seseorang/organisasi di luar perusahaan inemulai kelanjutan proses. Sebagai contoh dan jenis pemrosesan mi, asumsikan bahwa seorang pelanggan pergi ke bagian referensi dalam sebuah perpustakaan dan meminjam buku baru selarna dua jam. Seperti dibahas di Pedoman 1 dan 2, kita tidak memusatkan perhatian pada pemakaian buku oleh anggota dalam dua jam itu. Dan perspektif perpustakaan, proses adalah dipinjam setelah buku dibenikan kepada anggota dan berlanjut sampai buku dikembalikan. Suatu kejadian baru perlu diakui ketika bukunya dikembalikan. Meskipun agen internal sama (staf perpustakaan) mungkin telah terlibat dalam kedua kejadian, adalah bermanfaat untuk memperlakukan peminjaman dan pengembalman sebagai dua kejadian. Sebenarnya, sistem informasi perpustakaan itu mendukurig pemisahari mni. Sebagai suatu pengendalian, pada waktu peminjaman, suatu record dibuat untuk mencatat waktu dan nama anggota. Ketika buku itu dikembalikan, record itu diperbarui untuk menunukkan pengembalian. Perhatikan bahwa seseorang di luar organisasi itu (anggota) mernulai prose setelah interupsi. Petunjuk mi benlaku juga bagi contoh penyewaan mobil yang dibahas di Pedoman nomor 2. Proses bisnis itu dihentikan setelah penyewaan dan dilanjutkan ketika pelanggan mengembalikan mobil. Pengambilan dan pengembalian harus diperlakukan sebagai dua kejadian, sekalipun agen yang sama dilibatkan dengan kedua kejadian. Sekali lagi, perhatikan bahwa pelanggan rnemulai kejadian yang kedua dengan mengembalikan mobil.

2. Proses berlanjut pada suatu waktu yang terjadwal. Situasi lain di mana Anda mungkin menemukan pedoman mi bermanfaat adalah ketika suatu proses bisnis dihentikan, kemudian dilanjutkan pada suatu waktu yang terjadwal. Sebagai contoh, kas mungkin dikumpulkan sepanjang han. Kasir mengumpulkan kas, merekam pengumpulan, dan menyimpan kas di suatu tempat yang arnan. Proses pendapatan kemudian diinterupsi. Kasir mungkin melanjutkan proses pada akhir han dengan menyiapkan slip penyetoran dan memberi slip penyetoran/kas kepada orang yang bertanggung jawab melakukan penyetoran. Di sini kejadian yang kedua (melakukan penyetoran) dilaksanakan pada suatu waktu yang terjadwal dan tidak dilakukan oleh agen di luar organisasi tersebut.

Pedoman 5: Gunakan satu narna kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat urnum dan kejadian itu. Relatif mudah untuk mengidentifikasikan agen internal, tetapi menemukan sebuah nama yang pantas untuk suatu kejadian, yang dapat terdiri atas beberapa aktivitas, merupakan sesuatu yang lebih sulit. Pilihlah sebuah nama untuk kejadian yang ringkas dan mencerminkan tujuan utama dan kejadian. Sebagai acuan, Butir Utama 2.1 membenikan sebuah daftar singkat lima pedoman yang dibahas di atas.

Pedoman untuk Mengenali Kejadian

1. Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas. 2. Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal. 3. Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dan satu agen internal ke agen yang lain. 4. Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinteruPSi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan. 5. Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang rnencerminkan sifat umum dan kejadian itu

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

Dua jenis penting dan file data adalah: file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalarn peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Para akuntan yang mengambil bagian di dalam proses perancangan perlu memahami jenisj enis file mi karena perubahan yang dibuat pada sistern akuntansi diterapkan melalul perubahan peranti lunak dan perubahan rancangan file data. Auditor perlu memahami file data perusahaan agar mereka dapat mengevaluasi keandalan dan sistem yang menghasilkan laporan keuangan. Dalam rriempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

File Induk
File induk rnempuflyai ciri-ciri berikut: - File induk menyimpan data yang relatif permanefl rnengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup: File Persediaan (barang dan jasa) File Pelanggan (agen-agen eksternal) File Karyawan (agen-agen internal) \ - File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual. - Data yang disimpan dapat memiliki karakteriStik sebagai data acuan maupun data ringkasan. Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi. Di dalam File Pelanggan, yang disajikan di Contoh 2.7, nama eIanggan adalah suatu contoh. Semua file induk berisi data acuan. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi. Kuantitas persediaan di tangan adalah suatu contoh. Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data ringkasan.

SIA biasanya berisi file nduk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agefl internal. Ketiga jenis mi akan dibahas lebih lanjut. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan. Jika memungkinkan, sistem ELERBE digunakan sebagai suatu contoh. barang/jasa-Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk tentang barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan. Anggaplah field-field di dalam File Persediaan ELERBE (seperti yang dilihat pada Panel A Contoh 2.7) sebagai contoh: Field-field dengan data acuan dalam File Persediaan ELERBE adalah ISBN, Penulis, Judul, dan Harga. Konsisten dengan definisi terdahulu menenai data acuan, field-field mi tidak akan secara langsung diubah karena suatu kejadian. Field-field dengan data ringkasan adalah Jumlah_Baraflg_di_danB dan AlokasUumlah. Field Jumlah_Barang_di_Gudan dalam File Persediaan adalah field ringkasan yang menunjukkan jumlah dan tiap produk yang ada dalam persediaan di setiap waktu. Konsisten dengan definisi data ringkasan, field Jumlah_Baraflg_ _Gudang diubah ketika kejadian (pengiriman atau uang masuk) teradi. Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang brada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank. Sebagaimana barang dan jasa, file agen eksternal harus mencakup data acuan. Perhatikan File Pelanggan ELERBE. Field dengan data acuan di dalam File Pelanggan ELERBE adalah Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat, Contact_Person, dan Telepon. Field- field mi tidak berubah akibat transaksi. Tidak ada field-field data ringkasan di dalam File Pelanggan ELERBE. Field ringkasan yang sering tercakup dalarn file-file seperti itu adalah saldo utang pelanggan. Field mi akan meningkat jika penjualan dilakukan kepada pelanggan dan berkurang jika pelanggan melakukan pembayaran.

Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis. SIA sering kali menelusuri informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses bisnis. Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal mi (misalnya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut). Meskipun mungkin kurang umum untuk entitas jenis mi, field ringkasan bisa berrnanfaat dalam file agen internal. Sebagai contoh, field saldo bisa dibuat di File Tenaga_Penjual untuk mernonitor total penjualan yang dibuat oleh penjual itu. Fidak ada contoh file induk untuk agen-agen internal.

File Transaksi
Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mernpunyai ciri-ciri berikut: - File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh kejadian dan siklus pendapatan ELERBE meliputi: Pesanan Pengiriman Penagihan kas

- File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi. - File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas an harga. Kuantitas mengacupada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut (misalnya, kuantitas barang yang dipesan).

Hubungan Antara File Transaksi dan File Induk

Contoh 2.9 menunjukkan hubungan antara file-file yang digunakan untuk mencatat Pesanan Nomor 0100011. Untuk menyederhanakan penyajian, record yang berhubungan dengan pesanan lain tidak disajikan. Sebagaimana yang ditunjukkan di Contoh 2.9, empat file yang digunakan oleh ELERBE saling berkaitan. Diagram tersebut disusun dengan satu penekanan pada file Pesanan dan Perincian_Pesanan. Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut:

1. File Pesanan memberikan tanggal bahwa Pesanan Nomor 0100011 diterima oleh ELERBE. Itu juga menunjukkan adanya Pelanggan Nomor 3451. 2. Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan, sistem menunjuk pada data acuan dalam record untuk Pelanggan Nomor 3451 yang ada dalam File Pelanggan. 3. Untuk mengetahui barang apa yang dipesan, sistem memeriksa File Perincian_Pesanan untuk recordrecord yang berhubungan dengan Pesanan Nomor 0100011. Seperti yang dapat dilihat, 200 eksemplar dan suatu buku dipesan, dan 150 eksemplar buku yang lain dipesan. 4. Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan, sistem mengacu pada data acuan dalam File Persediaan untuk buku dengan ISBN yang sama.

Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Keterangan umum tentang pesanan disimpan di File Pesanan. Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record ke File Pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dan beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam File Pelanggan. Dengan demikian, narna dan alamat hanya sekali saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan. Ketika mencatat penincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang diinginkan. Uraian lengkap dan produk itu tersedia di dalam File Persediaan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku tertentu direkam hanya sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan unruk buku itu.

RINGKASAN
Para akuntan sebagai evaluator dan perancang perlu memahami proses-proses bisnis perusahaan dan bagaimana data diorganisasi untuk mendukung prosesp roses itu. Tiga jenis penting proses adalah sikius pemerolehan, koiversi, dan pendapatan. Fungsi-fungsi khusus di dalam sikius pemerolehan meliputi perjanjian dengan paa pemasok (pesanan.pembeljan atau kontrak), menerima barang atau jasa, mencatat klaim (utang dagang), dan melakukan pembayaran kas. Fungsi-fungsi khusus di dalam siklus pendapatan pada dasarnya sama dan meliputi permintaan informasi pelanggan, perjanjian dengan para pelanggan (pesanan pelanggan atau kontrak), penyediaan barang atau jasa, dan penagihan kas. Memahami siklus transaksi membantu Anda dalam mengajukan pertanyaanp ertanyaan yang benar ketika belajar tentang sistem akuntansi. Proses dapat bersifat kompleks tetapi harus dipahami jika sistem informasi akuntansi yang mendukungnya akan dipahami. Satu pendekatan yang disederhanakan yang mencakup identifikasi kejadian dalam suatu proses dikernbangkan dan diterapkan. Data dapat diorganisasi dalam banyak cara. Pada sistem manual, dokumen sumber iurnal, huku besar, dan buku besar pembantu digunakan. Pada sistem yang terkomputerisasi, pada umumnya perusahaan menggunakan dokumen sumber dan file data. Dua jenis penting dan file data adalah file induk dan file transaksi. File induk dibuat untuk menyimpan data acuan tentang barang dan jasa serta agen-agen internal maupun eksternal. File transaksi digunakan untuk menyimpan informasi tentang kejadian seperti pesanan, pengiriman, dan penagihan kas.

Mendokumentasikan Sistem Akuntansi

Proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam perannya sebagai evaluator sistem dan sebagai auditoi diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang terjadi dalam perusahaan. Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting dan suatu proses bisnis (seperti tanggung jawab, kejadian, dokumen, dan tabel-tabel). Sebagairnana akan Anda jumpai di Bab 4, para akuntan akan niempertimbangkan elemenelemen mi untuk memaharni risiko yang terjadi dalam proses bisnis dan menyoroti masalah-rnasalah dalam pengendalian intern1: SAS No. 941 mengidentifikasi kegunaan dan teknik-teknik dokumentasi seperti itu dan mnganjurkan aga para auditor menggunakannya jika dibutuhkan, terutama untuk sistem yang rurnit dengan jumlah transaksi yang besar. Sebagai perancang dan konsultan1 disiplin sangat diperlukan dalam pembuatan diagram. Hal mi sangat mernbantu., untuk memastikan bahwa analisis dan desin telah dilakukan dengan ber Akuntan sering kali memperoleh informasi dan berbagai macam sumi Dengan menyatukan informasi dan mengembangkan diagram, mereka da memperoleh suatu pemahaman yatig lebih baik dan sebuah sistern. Terakhir, diagram aktivitas bersifat sederhana dan mudah dibaca oleh para pemakai dengan sedikit. pelatihan. Dengan demikian, diagram seperti itu mena suatu cara yang efektif untuk mengomunikasikan informasi tentang bisnis dan sistem akuntansi kepada para pemakai.

DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Di dalam buku teks mi, digunakan unified modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, menibangun, dan niendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untak analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian, UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan UML dalam industri terus meningkat. mi merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umurn dalam industni peranti lunak dan pengembangan sistem. Standar tersebut terus dikembangkan dan diperbarui dengan pengawasan dan kontrol dan Object Management GroupfJ (0MG), sebuah keanggotaan terbuka, konsorsium yang tidak beronientasi laba dan perusahaan-perusahaan dalam industri komputer. Anggota dengan hak suara yang ada sekarang meliputi perusahaan seperti Borland, Hewlett PackardJ f Rational Software, Raytheon, Sun Microsystems, Unisys, dan W3 Consortium (yang bertanggung jawab imtuk menentukan standar untuk HTML dan XML). Alasan lain memilih UML adalah karena UML menyediakan pilihan diagram untukmendokmentasikan proses bisnis dan sistem informasi, Teks mi akan . menggunakan diagram UML yang berbeda sepanjang teks mi. Bab 3 fokus di ;i diagram aktivitas UML. Di bab-bab lainnya, akan dibahas diagram kelas UML dan menggunakan case diagram. Di paragraf berikutnya, akan diperkenalkan karakteristik dan diagram.-diagram tersebut melalui suatu analogi yang . sederhana. . . Asumsikan bahwa Anda ingmn berlibur Anda sudah memutuskan untuk menggunakan. mobil untuk sampai ke eujuan, sebuah kota yang berjarak beberapa ratus mil dari rumah Anda. Banyak detail mungkin dilibatkan. Dalam memahami tujuan ke tempat yang baru. Jika arah-arah mi diberikan kepada Anda dalam bentuk naratif, bisa jadi Anda mengalami kesulitan untuk menyerap dan mengingat semua informasi. Apabila ada peta, yang merupakan suatu represcntasi grafis, akan membuat Anda lehih mudah untuk menenuikan tujuan Arida. Teks mi rnenghadapi tantangan yang sama ketika mempelajari sistem akuntansi. Sebagai contoh, di Bab 4, Anda akan menggunakan uraianu raian yang terperinci mengenai proses hisnis untuk memahami risiko dan pengendalian. Uraian mi dapat inenjadi sangat panjang. Dengan menggunakan grafik, akan dapat mernudahkan pemahaman Anda. Diagram aktivitas UML mernainkan peran seperti sebuab peta dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas di dalam proses. Secara singkat pada Contoh 3.2 ada suatu contoh dan diagram itu. Meskipun Anda heluin pernah melihat saw diagram aktivitas sebelumnya, secara umum Anda tetap dapat mernahaminya. Diagram aktivitas U\IL dan peta mempunyai beberapa karakterisrik umurn yang membuatnya bermanfaat: gaik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lehib mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif. Peta rnenggunakan lambang standar untuk rnenyampaikan informasi (rnisalnya jalan raya, jalan tol, jalan kereta, taman, dan lain-lain). Sama halnya, diagram aktivitas menggunakan Lambang standar untuk

inenunjukkan berbagai unsur dan suatu proses bisnis (misalnya kejadian, agen, dokumen, dan file). Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya retapi dapat dibaca oleb para pemakai dengan sedikit pelatihan. Penggunaan yang konsisten dan sepeangkat simbol di peta dan diagram aktivitas membuat pembaca mudah untuk memahaminya. Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah. Seorang wisatawan akan menggunakani sebuah peta tingkat tinggi untuk memahami rute antarkota dan peta yang lehih detail untuk melihat jalan-jalan di kota tujuan. Sama halnya, diagram aktivitas dapat dibuat untuk menunjukkan gainbaran singkat dan suatu proses. Jika seseorang perlu untuk melihat lebih dekat pada kejadian individual, diagram aktivitas yang detail dapat dibuat untuk satu kejadian tunggal.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Buku teks mi mengorganisasi diagram aktivitas tnenjadi dua jenis: - Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dan proses bisnis dengan mendokurnemasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian mi, dan aliran informasi antarkejadian. - Detailed diagram sarna dengan peta dan shuah kota. Diagram mi menye- diakan suatu penyajian yang lebih detail dan aktiviras yang berhuhungan derigan satu atan dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda. Buku teks mi mengorganisasi diagram akthitas menjadi overview diagram dan detailed diaRram, karena mi herguna untuk mendokurnentasi dan menganalisis pengcndalian internal, sam tuuan penting din buku teks mi. UML adalah satu dan hanyak pendekatan yang dapat digunakan untuk mernbuat model SIA. Meski digunakan UML secara ekstensif di sepanjang buku teks mi, Anda dapat niembandingkann)a dengan cara lain dalam mendokumentasi proses bisnis sepanjang kanir Anda. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram (DFD) dan bagan arus sistem (system flowchart). Kembali ke analogi perjalanan, bahwa perbedaan teknik mi sama seperti terdapatnya perbedaan ketika membuat gambar dalam peta. Simbol-siinhol dan pengorganisasian informasi dalam bisnis dapat diuhab. Apa pun reknik yang Anda pilih, Anda harus menentukan tenlebih dahulu kejadian, agen, dokumen, clan file. Pusat perhatian buku mi adalah membantu Anda mernahami komponen-komPoflen mi dan pengorganisaSiaflflYa. Sisa dan bab ini dibagi menjadi dua bagian. Bagian I, Overview Activity Diagrams dan Bagian 11, Detailed Actwity Diagram. Tergantung pada kedalaman pengetahuan yang diinginkan, Anda boleh memilih untuk berfokuc pada Bagian I saja tanpa membaca Bagian II. Bagi sebagian besar, dengan mampu memahami overview activity diagram akan cukup bagi Anda untuk rnengerti diagram aktivitas yang diperlihatkan pada akhir bab. Langkah langkah membuat Overview Activity Diagram : 1. Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting. Gunakan pedoman di bab 2 untuk mengidentifikasi kejadian. 2. Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batasan kejadian dan nama nama kejadian. 3. Menunjukan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes. 4. Membuat diagram untuk masing masing kejadian. Tunjukkan urutan kejadian ini. 5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari kejadian ke dokumen, dan sebaliknya. 6. Menggambarkan table (file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke table dan sebaliknya.

Pelanggan

Pegawai

Juru Masak

Kasir

Pemilik Warung

Memesan Makanan Menerima Pesanan Menyiapkan Makanan Yang Di Pesan Menikmati Hidangan Makanan Menyajikan Makanan

Membayar Secara Tunai Mencatat Hasil Penjualan

Menerima Kas Penjualan

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Bab 4 disusun berdasarkan Bab 2 dan 3 untuk membahas risiko dan pengendalian internal. Analisis kejadian yang diperkenalkan di bab 2. membantu untuk mengidentilikasi risko. diagrarn aktivita yang diperkenalkan di Bab 2. digunakan untuk , mendokumentasikan dan mengevaluasi pengendalian arus kerja. isu pengendalian internal dibahas di sepanjang teks ni. bacalah bab ini dengan cermat, karena bab ini menyediakan latar belakang untuk pembahasan mendatang tentang pengendalian internal.

PENENTUAN RIsIKo PELAKSANAAN: SIKLUS PEMEROLEHAN

Di bagian sebelumnya disajikan pedoman unruk rnenilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan. Bagian mi akan membahas risiko peiaksanaan pada siklus pemerolehan. Burir Utama 4.4 meringkas risiko-risiko urnum yang herhubungan dengan sikius pemerolehan dan langkah-langkah untuk menilai risiko untuk proses pemerolehan tertentu. Beberapa conroh diberikan untuk mengidenrifkasi berhagai jenis risiko. Akan tetapi, risikorismko mi merniliki pola yang serupa. Selesaikan pertanyaanp erranyaan Fokus pada Pemecahan Masalah latihan 4.b di akhir hab untuk mengenal persaniaan dan perhedaan anrara Butir Utania 4.4 dan 4.3 (risikor isiko sikius pemerolehan dan pendapatan). Dengan niembuat perhandingan seperti iru akan membantu Anda untuk mengingar risikorisiko umum mi dan menggunakannva di soal-soal mendatang.

Contoh: Proses Penggajian ELERBE

Kita akan menerapkan pedoman-pedoman di Butir Urania 4.4 untuk proses penggajian ELERBE untuk mengidenrifikasi risikonya. Langkah 1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi, Asumsikan bahwa narasi di Contoh 4.2 Bagian A berikut telah dikembangkan berdasarkan penelaahan terhadap proses penggajian ELERBE.

Langkal 2: Identifikasikan barang atan jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko. Di narasi, jasa diherikan dan karyawan, dan kas dibayar kepada karyawan.

Langkab 3: Nyatakan kembali setiap risiko yang bersifat umum untuk ;nenjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebil, tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material. Contoh 4.2 Bagian B menunukkan risiko-risiko umurn yang disesuaikan untuk sistem penggajian ELERBE.

Langkah 4: Berikan penilaian atas signifikansi risiko-risiko yang tersisa. Setelah risiko diidentikasi, seseorang harus memerhatikan signilkansi biava peluang dan kerugian yang berhuhungan dengan risiko tersebut. Jika seorang karyawan salah melakukan pekerjaan tertentu, perilaku mi dapat mengakihatkan terbuangnya hiaya tenaga kerja dan mungkin juga masalah penjadwalan yang dapat memengaruhi operaSi lainnya. Meskipun kesalahan membayar karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan kelihatannya tidak mungkin terjadi, kesalahan mi ridaklab hiasa seperti yang dianggap seseorang. Di organisasi hesar, seorang karyawan dapat saja keluar dan perusahaan tanpa diketahui Departemen Penggajian. Pada kasus seperti itu, orang yang mendistrihusikan cek gaji bisa saja menyimpan satu cek untuk mantan karyawan tersehut dan rnencairkannya di bank.

Langkal 5: Untuk risiko yang signiflizan, identifikasikan fiktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko. Mengidentifkasi keadiankqadian dalam proses, seperti yang dilakukan di Bab 2, dapat sangat membantu melakukan langkah ini. contoh 4.2, Bagian A mengidentitkasi masing-masing kejadian di proses penggajian. dengan menggunakan teknik-teknik yang dijelaskan di Bab 2. Sekarang kita meninjau lagi kejadian-kejadian mi dan memhahas di mana penvehab risikor isiko yang teridentifikasi cenderung terjadi. Misalnya, jika seorang karyawan tidak melakukan pekerjaan dengan benai bisa saja karena supervisor tidak memberikan instruksi dengan jelas (keadiafl Niemberikan penugasan) atau karena karyawan ridak mengikuti instruksi (kejadian Nielakukan rugas yang dihenikan). Apabila seorang karyawan diberi jumlah gaji yang salah, iw bisa saja tcrjadi karena jurnlah jam salah dicatat (kejadian Mencatat vaktu datang awn kejadan Mencatat vaktu pulang), karena saiah menghiwng gaji (kejadian Menyiapkan gaji), awn karena kesalahan dilakukan pada saar menulis cek gaji (kejadian Mencetak cek gaji). Menerapkan Pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan. Sekali lagi, aktivitas pengendalian internal akan dibahas kemudian di bab mi.

PENELITIAN RISIKO SISTEM INFORMASI

Bagian terdahulu memfokuskan pada risiko pelaksanaan pada proses-proses perusahaan. Bagian ini, memfokuskan pada risiko sistem informasi, (information system risk) atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan niclalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak repat. Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaan. sistem inormasi tidak terlepas dari risiko pelaksanaan meskipun risiko pelaksanaan dan risiko sisrem informasi nidak saling lepas, rerlihat hahwa pedonian unruk mengidenrifikasi risiko seperti iru cukup herbeda untuk memasrikan perlakuan yang rcrpisah. Bagian mi memfokuskan pada risiko hahwa data dalam sistem inforniasi itu tidak henar awn tidak barn. Bagian mi menstrukrurkan risiko sistem informasi menjadi dna kategori I pencatatan risiku dan (2) pembaruan risiko.4 Bab mi niemfokuskan pada risiko yang berkaitan dengan rransaksi. Terdapat juga nisiko sistem informasi pada proses pemeliharaan file. Pembahasan mengenai pcmeliharaan file terdapat dalam bab 9 buku 2.

Pencatatan Risiko
Ingat kembali bahwa pencatatan didefinisikan sebagai memasukkan data mengenai suatu kejadian pada dokumen sumher arau fle transaksi. Pencatatan risiko (recording risk) menyarakan risiko yang odak tangkap
informasi kejadian secara akurat dalam sistern inorrnasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat rnenyebabkan kerugian yang sangat besai Sebagai contoh, jika catatan penjualan memiliki idenrif-kasi pelanggan yang salah, pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan, dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut. Masalah yang sama terjadi ketika suatu penjualan tidak dicatat sama sekali. Memiliki dna catatan untuk penjualan yang sarna di basis data dapat mengakiharkan penagihan dna kali. Informasi harga yang tidak benar dapat mengakibatkan herkurangnya tagihan. Terlambat mencatat kejadian dapat menyebabkan peluang kerugian. Sebagai contob, jika penjualan kredit terlambat dicarar, maka tagihan juga terlambat dikirim, dan pembayaran akan diterirna kemudian dibanding yang diperlukan. Pada sikius pemerolehan, pencaratan kesalahan dapat niengakibatkan kelebihan penibayaran atau kehilangan kredit karena gagal bayar.

Memperbarui Risiko
Pembaruan risiko (update risk) adalab risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperharui dengan tepar. Memperharni kesalahan bisa jadi sangat mahal. Misalnya, pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, padahal persediaan sebenarnya masih ada. Kesalahan unruk memperbarui saldo kas dapat mengakibarkan cek ditulis tanpa adariya dana yang cukup. Kesalahan dalam memperbarui juga dapat

mengurangi efektivitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di huku hesar. Sebagai contoh, total piutang usaha di buku besar harus sama dengan jumlab angka saldo yang jaruh tempo di record induk pelanggan. Saldo persediaan di buku besar harus sesuai dengan jumlah saldo yang diambil dan record induk masingm asing persediaan. Jadi, kapan saja saldo tagihan pelanggan diperbarui, akun huku besar, yaitu Piutang Usaha, harus segera diperbarui atau setidaknya dijadwalkan untuk diperbarui.