P. 1
Sistem Fail

Sistem Fail

4.69

|Views: 20,497|Likes:
Dipublikasikan oleh Mohamad Shuhmy Shuib

More info:

Published by: Mohamad Shuhmy Shuib on Jan 27, 2008
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT or read online from Scribd
See more
See less

09/15/2013

original

KONSEP SISTEM FAIL

OLEH: ARKIB NEGARA MALAYSIA

KONSEP SISTEM FAIL

1.
SKIMA FAIL (Filing Scheme) MANUAL FAIL THESAURUS FAIL MENGKELAS

Maklumat

2.
MENGINDEKS

KAEDAH FAIL (Filing Method) KAEDAH REGISTRI (Straight Forward Alphabetic) 1. 2. 3. 4.

Prosedur Manusia

A A B UNIT-UNIT N FAIL I R R E T G I S

H

A G

I

Peralatan Peruntukan

Kaedah Indexing Kaedah warna (colour coding) Kaedah Geografic Kaedah Universal Subject classification. 5. Kaedah Kelompok (Block Numeric) 6. Kaedah soundeks 7. dll

3.
MENYIMPAN & MENGESAN

SUSUNAN FAIL (File Arrangement)

SISTEM Sistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat. Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran. Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

APA DIA FAIL
 BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).  “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.  SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.  ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.  TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

SIST EM FAIL

Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan: Penciptaan Fail Penggunaan Fail Penutupan Fail Pemisahan Fail Titik pusatnya ialah: Unit Registri Bahagian Pendaftaran Surat Bahagian Registri Bahagian Pendaftaran Fail Bahagian Pendaftaran Mail Bahagian Rekod Pusat Rekod

Fungsi asas Bahagian/Unit Registri: Mengadakan Fail Mentiadakan Fail Mengedarkan Fail Mengesan Kembali Fail Memisahkan Fail

TU GA S UT AMA SI ST EM FAIL

Proses: MENGKELAS MENGINDEKS MENYIMPAN MENGESAN KEMBALI
KAED AH FAIL

Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu dilaksanakan.

MATL AMAT SIS TE M F AIL

Memberi maklumat (fail) yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa yang ditetapkan dengan kos/perbelanjaan yang terendah
BAGA IMA NA UNT UK ME NC APAI MA TL AMA T DI ATAS?

Input Proses output

KOMPONEN SISTEM FAIL

INPUT

PROSES

OUTPUT

Maklumat Peralatan Peruntukan Manusia Prosedur: SKIMA FAIL Manual Thesaurus: -Housekeeping - Functional Pendaftaran Pergerakan

1. PENUTUPAN FAIL i. Mengkelas ii. Mengindeks iii. Mengesan 2. PENYIMPANAN, PEMELIHARAAN & PENGGUNAA FAIL 3. PEMISAHAN FAIL

MAKLUMT

MATLAMAT: Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan. Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.

Ertinya:- Proses intelektual dan deduktif yang mendahului kerja-kerja mengindeks -Penyusunan maklumat atau segala suratsuratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri Contohnya: Housekeeping Functional Tahap Keselamatan (Kod/Jenis)

PENGKELASAN

AKTIVITI PENGKELASAN

Penyediaan Thesaurus - Penyediaan Kod - Penyediaan Skima
-

KAEDAH KELASIFIKASI Abjad (Alphabetic) - Nombor (Numeric) - Alphanumeric (Abjad + Nombor) - Perkara - Kronologi - Geografi - Warna - Nama
-

PENGK EL ASA N PER KARA

Perkar a Erti nya:

Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep.
Pengkel asan bermakna: Perkara

Penyusunan maklumat mengikut

ME NGIN DEK S ( MEN GF AHARASA T)

Ertinya: -Menyediakan petunjuk -Berdasarkan perkataanperkataan yang dipilih dari tajuk fail

AKTIVITI MENGINDEKS -Mengenalpasti perkataan utama

yang berkaitan dengan perkara -Menyusun mengikut abjad

KAEDAH MENGINDEKS
•Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail •Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A •Komputer •Kod Indeks 3” x 5” •Penyusunan Mengikut Abjad •Penyusunan Mengikut Nombor

MEN GESAN

Mendapatkan semula maklumat mengikut sistem yang telah disediakan

AKTIVITI MENGESAN
-

Rujuk Indeks Kawal Edaran Penyusunan fail dalam kabinet/rak

KAEDAH MENGESAN Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad - Penggunaan Kad Edaran Fail - Penggunaan Komputer - Penggunaan Senarai Fail atau Buku Daftar Fail - Penggunaan Buku Daftar Surat
-

SI RI FAIL
Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAILFAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN

• • • • •

RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD TERBUKA

• • • • •

TERBUKA

-

PUTIH

TERHAD PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN TERHAD SULIT SULIT HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA

RAHSIA -

RAHSIA BESARKUNING DAN BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

• • • •

MENGIKUT SIRI MENGIKUT TAHUN MENGIKUT PENGKELASAN PERKARA MENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

  

SISTEM INDEKS SISTEM DOKET SISTEM KAD

• • •

FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYEDIAKAN NOMBOR RUJUKAN FAIL ADALAH SEPERTI BERIKUT:

•RUJUKAN PERTAMA •RUJUKAN KEDUA •RUJUKAN KETIGA •RUJUKAN KEEMPAT •RUJUKAN KELIMA •RUJUKAN KEENAM •RUJUKAN KETUJUH

: : : : : : :

NAMA RINGKAS ORGANISASI/BAHAGIAN TARAF KESELAMATAN KOD ORGANISASI TERLIBAT KOD PERKARA/SUBJEK(S) KOD PECAHAN PERKARA/ SUB-SUBJEK(SS) KOD PECAHAN KECIL PERKARA SUB-SUB SUBJEK (SSS) KOD SIRI KES

CONTOH: FAIL UNTUK JABATAN PERDANA MENTERI BAHAGIAN PENTADBIRAN JPM : JABATAN PERDANA MENTERI BP : BAHAGIAN PENTADBIRAN LETAKKAN : TARAF KESELAMATAN CONTOH: JPM: BP(RB) JPM: BP(R) JPM: BP(S) JPM: BP

: : :

FAIL BERTARAF RAHSIA BESAR FAIL BERTARAF RAHSIA FAIL BERTARAF SULIT : FAIL TERBUKA DAN TERHAD

CONTOH: KOD ORGANISASI JPM IALAH 01 CARA PENGGUNAANNYA SEPERTI BERIKUT: JPM : NAMA RINGKAS ORGANISASI JABATAN PERDANA MENTERI BP : NAMA RINGKAS BAHAGIAN PENTADBIRAN 01 : KOD ORGANISASI JPM KOD PERKARA UTAMA HURUF K : KOD KAKITANGAN : 431

TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL

• • •

PASTIKAN SURAT/LAPORAN/PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FIRASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DI DAFTARKAN JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
• DIBUKA APABILA SATU FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN (ATAU KURANG TETAPI FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL) FAIL LAMA DITUTUP FAIL BARU HENDAK DIBUKA JILID 2 DAN 3 ATAU SETERUSNYA PADA KULIT FAIL LAMA YANG DITUTUP PERLU DICATATKAN “DITUTUP - JILID 2 DIBUKA”

CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL
• CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM BULATAN SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU HITAM

CATATAN KE ATAS KERTAS MINIT (GUNA “RUBBER STAMP” WARNA MERAH) • TARIKH PENERIMAAN • NAMA AGENSI PENGIRIM • TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN CONTOH: • SURAT BERTARIKH..… DARIPADA..… DIKANDUNGKAN PADA.....

   

CATATAN KE ATAS KERTAS MINIT (GUNA “RUBBER STAMP” WARNA HITAM @ BIRU) TARIKH PENERIMAAN NAMA AGENSI PENERIMA TARIKH SURAT DIHANTAR CONTOH: SURAT BERTARIKH..... DIHANTAR KEPADA ..... PADA ......

• • • • • • • •

Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru
Sedia Dua Pasang Kertas Doket Untuk Fail Bertaraf Terbuka Untuk fail Bertaraf Keselamatan Sepasang Doket Faharasat Mengandungi Dua Kertas Doket Berikut: Doket Faharasat Bilangan (Borang AM.89) Doket Faharasat Abjab (Borang AM 89A)

BUTIRAN BERIKUT PERLU DITAIP PADA KERTAS DOKET

• • • •

NOMBOR RUJUKAN FAIL TAJUK FAIL DOKET FAHARASAT BILANGAN DIGUNAKAN UNTUK MENGETAHUI PERGERAKAN FAIL DOKET FAHARASAT ABJAD DIGUNAKAN UNTUK MENGESAN FAIL BERDASAR ABJAB

BILA PERLU DIBUKA

• • •

DIBUKA APABILA SURAT-SURAT ATAU DOKUMEN MEMERLUKAN TINDAKAN SEGERA. FAIL BERKENAAN HILANG (TIDAK DAPAT DIKESAN) DI MANA TERDAPAT LEBIH DARIPADA SEORANG PEGAWAI PERLU MENGAMBIL TINDAKAN KULIT FAIL YANG DIGUNAKAN IALAH SAMPUL KECIL (AM 435A-PIN.1/82)

PENYIMPANAN FAIL CARA BAGI MENYIMPAN FAIL FAIL BERTARAF KESELAMATAN • BILIK SIMPANAN KHAS • KABINET BESI FAIL-FAIL TERBUKA • BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI RAK FAIL

CATATAN YANG PERLU DIBUAT OLEH KERANI FAIL SEBELUM FAIL INI DIBERIKAN KEPADA PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG MENGGUNAKAN i CATATAN DISEBELAH BELAKANG KERTAS DOKET FAHARASAT BILANGAN i CATATAN DI MUKA HADAPAN KULIT FAIL BERKENAAN PERKARA-PERKARA YANG PERLU DICATAT i NAMA PEMOHON/PENERIMA FAIL i TARIKH FAIL DIEDARKAN SEKIRANYA FAIL PERLU DIEDARKAN DARI SEORANG PEGAWAI KERPADA PEGAWAI LAIN, PEGAWAI BERKENAAN PERLU MENGISI MAKLUMAT KE DALAM BORANG DAN KEMBALIKAN BORANG KEPADA KERANI FAIL

• • • • •

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL PADA SESUATU MASA YANG DITETAPKAN CATATAN SDP (KIV) PERLU DIBUAT DI KERTAS MINIT OLEH PEGAWAI BERKENAAN FAIL DIKEMBALI PADA PIHAK PENDAFTARAN, MENCATATKAN SDP (KIV) DI KULIT FAIL FAIL DISIMPAN DAN AKAN DIKELUARKAN PADA TARIKH SDP (KIV) SERAHKAN FAIL SDP (KIV) KEPADA PEGAWAI BERKENAAN UNTUK TINDAKAN SELANJUTNYA

FUNGSINYA ADALAH SEPERTI BERIKUT:

• • • • •

MENERIMA MEL/SURAT MASUK DAN MEMASUKKANNYA DALAM FAIL-FAIL YANG BERKAITAN MEMBAHAGIKAN FAIL-FAIL KEPADA PEGAWAI BERKENAAN UNTUK TINDAKAN MENGAWAL PERGERAKAN SEMUA FAIL MENYIMPAN FAIL-FAIL DENGAN SELAMAT MENDAFTAR SEMUA FAIL DENGAN MEMBERI SIRI-SIRI NOMBOR DAN MENGADAKAN INDEKS BAGI SETIAP FAIL

• • • •

MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG STANDARD TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN BERTINDIH

• • •

FAIL SUKAR DIKESAN DENGAN CEPAT KEMUNGKINAN FAIL HILANG KERANA RAMAI MENGGUNAKANNYA KELEWATAN MUNGKIN BERLAKU KERANA BILANGAN FAIL DIKENDALIKAN TERLALU BANYAK

 PERKHIDMATAN YANG  

LEBIH LICIN DAN CEPAT BILANGAN FAIL YANG DIKEHENDAKI ADALAH KECIL DARI KAWALAN ADALAH LEBIH KEMAS MUDAH DIKESAN

KEPADATAN ASESIBILITI EKONOMI MINIMA KEANJALAN -

-

SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN RUANG MINIMA

MUDAH UNTUK DIRUJUK MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL ADALAH DENGAN KOS YANG BAGI MAKSUD PEMBESARAN RUANG DI MASA HADAPAN

LOKASI HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI

RUJUKAN -SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM SILANG MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU REKOD DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK RETENTION -BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL

YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN KLASIFIKASI -UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN

DI DALAM MEMBUAT RUJUKAN

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->