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Aprender a redactar documentos empresariales Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorizacin escrita de los titulares del copyriht, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografa y el tratamiento informtico, y la distribucin de ejemplares de ella mediante alquiler o prstamo pblicos. 2002 Ediciones Paids Ibrica, S.A. Mariano Cub, 92-08021 Barcelona Y Editorial Paids SAICF, Defensa, 599-Buenos Aires http://www.paidos.com ISBN: 84-493-1209-4 Depsito legal: B-47.114/2002

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NDICE
Introduccin Escribir en la empresa Se puede aprender a escribir? Qu se propone este libro? Qu contiene este libro? 1. Informes, proyectos y memorias: una definicin Qu son? Cundo conviene redactarlos? La opinin de los lectores 2. Analizar la situacin El escrito: decida su finalidad El lector: pngase en su lugar El autor: decida su papel 3. Recoger la informacin Fuentes de informacin Documentacin Informacin de primera mano: observacin, entrevistas y encuestas 4. Redactar el primer borrador Estrategias de escritura Ordenar la informacin Construir prrafos 5. El estilo eficaz La frase eficaz La precisin en el lenguaje 6. Redactar informes Qu es un informe?
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Tipos de informes Estructura bsica del informe Plan de trabajo para redactar un informe Informe tcnico Informe propuesta 7. Redactar proyectos Qu es un proyecto? Tipos de proyectos Estructura bsica del proyecto Plan de trabajo para redactar un proyecto

8. Redactar memorias Qu es una memoria? Tipos de memorias Estructura bsica de la memoria Plan de trabajo para redactar una memoria 9. Utilizar recursos visuales 10. Revisar la redaccin Bibliografa

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Introduccin
Escribir en la empresa
En la empresa actual, la informacin es la base para tomar cualquier decisin. Reformar un local, adquirir una nueva mquina, aprobar un plan de formacin, introducir cambios en el proceso de produccin... Estas y otras decisiones se fundamentan en la informacin que proporcionan los documentos escritos diseados para tal fin: los informes, los proyectos y las memorias. Lo cierto es que muchas de las actuaciones de una organizacin se relacionan estrechamente con estos documentos.

En primer lugar, un documento bien redactado confiere credibilidad a la idea que expone. Un informe bien planteado o una memoria exhaustiva pueden jugar un papel clave en la aceptacin de una idea. Quizs usted tenga una idea que considere brillante, pero para convencer a los dems de que es factible y oportuna necesitar exponerla por escrito. Si plantea esta idea en el transcurso de una reunin, es probable que su jefe le diga: No lo veo claro... Por qu no me lo propone por escrito? Sin duda, la exposicin escrita de las ideas exige ms precisin y rigor que la oral. En situaciones complejas, slo la escritura permite obtener una visin global de un determinado asunto, sin perder de vista ningn aspecto.

Adems, slo la escritura permite almacenar la informacin.Las palabras se las lleva el viento, reza un refrn que usted habr odo mil veces. El saber popular ya advierte sobre el carcter fugaz del habla. Desde hace miles de aos hasta nuestros das, trasladar las ideas al papel sigue siendo la manera ms eficaz de conservar la informacin1. De hecho, la escritura aparece en la antigua
La invencin de la escritura, el ms avance tecnolgico ms trascendental, sucedi en Mesopotamia en el ao 3300 A.C. (Ong, 1982) Aprender a redactar documentos empresariales 4
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Mesopotamia con fines contables: registrar el trnsito comercial entre las ciudades. A diferencia de lo que ocurre en la comunicacin oral, el texto escrito puede ser almacenado, modificado, revisado o reledo. Por lo tanto, disponer de documentos claros y precisos es imprescindible para la gestin empresarial.

Lo ms probable es que, en el transcurso de su actividad profesional, usted deba enfrentarse al reto de presentar un informe, un proyecto o una memoria. En este caso, puede que su xito profesional dependa en gran parte de su habilidad para redactar, es decir, de su capacidad para seleccionar datos y exponerlos por escrito. Este libro pretende acompaarle durante todo el proceso de elaboracin de su documento: desde la generacin de la idea hasta su presentacin final.

Se puede aprender a escribir?


Algunas personas albergan ideas errneas sobre la facilidad de escribir. Creen que escribir bien es un don, algo que se sabe o no se sabe hacer, una aptitud innata que algunos privilegiados poseen y otros no. Para las personas que piensan as tenemos dos noticias. Empezaremos por la buena: a escribir se aprende. A diferencia de lo que ocurre con el habla, la escritura no es una habilidad que se adquiera de manera natural. Al contrario, escribir textos coherentes, informativos y claros requiere un aprendizaje parecido al de cocinar un plato, tocar un instrumento o pintar un cuadro. Esta era la mala noticia: no confe en las musas.

En realidad, incluso los mejores escritores reconocen que corrigen mucho sus textos. Abundan las ancdotas sobre el tiempo que los escritores famosos tardaban en escribir sus obras. Es bien conocida la lentitud de Gustave Flaubert. Segn cuenta en su correspondencia, el autor de Madame Bovary poda emplear una tarde entera en construir una frase. Por su parte, el escritor cataln Quim Monz, en una entrevista aparecida en El Pas (8.02.2001), declara acerca del trabajo de escribir: "...de espontneo, esto no
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tiene nada, precisamente porque el trabajo consiste en hacer que se entienda lo ininteligible.

Lo cierto es que los hbitos de escritura y las tcnicas compositivas slo se adquieren despus de analizar modelos, emborronar muchos papeles y ser crtico con los propios escritos. Desde luego, se trata de un plan de trabajo exigente. Requiere dedicar tiempo y esfuerzos a la tarea. Pero, tal como ocurre en los deportes, despus de practicar la escritura durante un tiempo, comprobar que las horas que invirti redundan en su provecho. Esta frase del filsofo y poltico ingls Francis Bacon (1561-1620), da cuenta de los beneficios que comporta practicar la escritura: "La lectura hace al hombre completo, la conversacin lo hace gil, escribir lo hace preciso."

Qu nos proponemos?
Este libro es una gua prctica que contiene una sntesis de los conocimientos y las tcnicas necesarias para redactar documentos funcionales eficaces. A lo largo de estas pginas, se reproducir el camino lgico que lleva desde el encargo de la redaccin hasta los ltimos retoques. As mismo, se tratan los conocimientos tcnicos precisos para elaborar informes, proyectos y memorias.

Los autores persiguen la participacin del lector con propuestas e instrucciones concretas para superar cada etapa y le invitan a integrar los conocimientos en su plan personal de escritura. Tanto el mtodo de trabajo como los materiales de apoyo proceden de los talleres de redaccin que los autores imparten en mbitos universitarios, empresariales y acadmicos.

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Qu contiene este libro?


Instrucciones para superar cada etapa del proceso de redaccin Orientaciones concretas sobre estructura y formato de los tres documentos Modelos y ejemplos de informes, proyectos y memorias Propuestas de redaccin Fraseologa adecuada para cada tipo de documento Ejercicios integrados por textos procedentes del mbito empresarial o administrativo Este libro se divide en tres partes. La primera expone orientaciones de redaccin comunes a los tres documentos. Consta de cinco captulos que se corresponden con las diferentes etapas del proceso de redaccin: analizar de la situacin, recoger la informacin y ordenarla, disear recursos grficos y redactar el primer borrador. La segunda parte consta de tres captulos dedicados a cada documento en concreto. La tercera parte se dedica a los recursos visuales y a la revisin final. En el captulo 2 describimos brevemente la funcin que desempea cada uno de los documentos en relacin a momentos diferentes de la gestin directiva. Enumeramos algunas de las cualidades que debe reunir un escrito para ser aceptado por sus lectores, a la vez que le invitamos a familiarizarse con conceptos como coherencia, legibilidad, objetividad, etc. En el captulo 3 analizamos los factores clave de la redaccin eficaz: objetivo, audiencia y autor. Le proporcionamos un instrumento de anlisis que le permitir concretar su propsito y adaptar el documento a su lector. Tambin encontrar algunas consideraciones sobre la autora y la introduccin del pronombre de primera persona para expresar las propias opiniones. En el captulo 4 nos ocupamos de las tcnicas de recogida de datos. Presentamos diversos instrumentos tiles para recoger informacin, como la observacin, la encuesta, etc. En el captulo 5 nos proponemos redactar el primer borrador. Para ello, sugerimos un plan de trabajo y le mostramos tres modelos
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diferentes para organizar la informacin segn su propsito. Adems, le invitamos a dar forma a la escritura construyendo los primeros prrafos del escrito. En el captulo 6 nos adentramos en la tarea de conseguir un estilo eficaz, es decir, una prosa que permita asegurar que el lector comprende el sentido de lo que se ha escrito. Examinamos las caractersticas de la frase eficaz y nos ocupamos de cmo se consigue una sintaxis clara y un lxico preciso. En los captulos 7, 8 y 9 nos centramos en la redaccin de informes, proyectos y memorias. Presentamos la estructura bsica de los documentos y algunos modelos concretos. Describimos, tambin, cada una de las partes de qu consta y ofrecemos fraseologa til para redactarlos. Cada documento se acompaa de un plan de trabajo detallado. En el captulo 10 nos dedicamos a los recursos grficos: sus posibilidades y las ventajas que supone utilizarlos para ilustrar los datos ms llamativos de un informe o una memoria. En el captulo 11 le proporcionamos un instrumento til para valorar la calidad de su escrito: la gua de revisin del escrito.

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Captulo 1
Informes, proyectos y memorias: una definicin

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Qu son?

Los informes, proyectos y memorias son tres documentos bsicos de la actividad econmica y administrativa. Desempean una funcin fundamental en la gestin de las organizaciones: aportar informacin al proceso de toma de decisiones.

El informe es un documento que recoge informacin, la analiza y propone soluciones para orientar una actuacin.

El proyecto es un documento que describe y planifica las tareas y acciones que llevarn a conseguir un objetivo, ya sea crear una empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo una idea.

La memoria es un documento que expone la relacin de actividades, gastos, etc. realizados por un organismo en un determinado periodo de tiempo. Las memorias siempre se elaboran una vez acabado el perodo, es decir, a posteriori.

Cundo conviene redactarlos?


Los informes, proyectos y memorias son instrumentos que sirven para: Almacenar la informacin Explicitarla y disponerla en una estructura lgica Ponerla al alcance de todos los miembros de la organizacin

Responden a necesidades concretas de la organizacin. A continuacin, enumeramos algunas de estas necesidades y las relacionamos con el documento apropiado.

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En qu se parecen?
Aunque son documentos diferentes (ver cuadro), presentan caractersticas comunes que permiten tratar su redaccin de manera conjunta: Suelen ser escritos de larga duracin, es decir, su contenido se mantiene vigente durante meses e incluso aos. Requieren una escritura reflexiva y analtica. No se limitan a constatar hechos, sino que analizan informacin y proponen soluciones. Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la direccin o una unidad de la organizacin puedan acceder a ellos cuando sea necesario. Son documentos estructurados, es decir, las partes se ordenan siguiendo un orden preciso. Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con presentar una lista de frases desconectadas. Utilizan recursos visuales, como grficos y tablas, para representar grficamente los datos.

DIFERENCIAS PRINCIPALES
PROYECTO
Inicio de la actividad

INFORME
Inicio Puesta en prctica

MEMORIA
Balance

Etapa de Gestin

Planificar las tareas

Planificar las tareas

Recoge informacin Analiza un Tema Propone soluciones

Evala una actuacin

Objetivo

para conseguir un fin

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La opinin de los lectores


Este informe carece de estructura Faltan datos La representacin grfica de los datos no es clara No consigo entender la idea principal Demasiado telegrfico. Por favor, explquese un poco ms. Esto no es lo que le ped!

Quin no ha tenido alguna vez que soportar crticas parecidas a estas? En muchos casos, los documentos no consiguen superar el primer obstculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo caso, no lo pareca. Sin duda, los comentarios de su lector le aportarn informacin sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compaeros de trabajo, son los nicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus verdaderos rbitros.

Pero, cmo debe ser un documento para conseguir la aceptacin de sus lectores?qu factores determinan el xito del escrito? qu aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser ledo con facilidad: Estructura Legibilidad Objetividad Autosuficiencia

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ESTRUCTURA Una receta de cocina, una noticia de prensa, un cuento... Cada uno de estos textos presenta una estructura determinada que podemos identificar fcilmente. Por ejemplo, al leer una receta de cocina, nos resulta fcil localizar los ingredientes que necesitaremos para cocinar el plato. Nuestra experiencia como lectores nos ha enseado que esta informacin suele aparecer en la parte superior del escrito, antes de las instrucciones para cocinar el plato. De manera parecida, identificamos la informacin ms relevante de una noticia de prensa en el titular o leemos un cuento hasta el final para conocer el desenlace.

En efecto, la comprensin de los escritos se apoya mucho en la costumbre. Cada tipo de comunicacin cuenta con unos esquemas consolidados y conocidos por el lector. Se imagina una receta de cocina redactada como una noticia de prensa? Despus de la sorpresa inicial, el lector difcilmente podra acceder a la informacin. La estructura de un escrito debe guiar los pasos del lector y en ningn caso confundirle.

La estructura asegura que el escrito cumple su funcin, sea dar instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar una historia. En el texto estructurado hay un objetivo y la estructura es el plan para conseguirlo.

Un escrito est bien estructurado cuando...

presenta pocas ideas, pero bien desarrolladas la estructura "salta a la vista" la informacin avanza de manera lgica respeta las convenciones del gnero respecto a forma y contenido permite diferentes ritmos de lectura
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facilita varios puntos de acceso a la lectura (ndice, sumario, epgrafes...)

Un escrito est mal estructurado cuando... no se diferencian las partes del texto resulta difcil seguir el hilo, hay saltos y discontinuidad en la informacin no respeta convenciones de forma no permite otro ritmo de lectura que el lineal no incorpora puntos diferentes de acceso a la lectura

LEGIBILIDAD Es decir, aptitud de un texto de ser ledo, entendido y recordado. Un texto se aprecia cuando entenderlo exige poco esfuerzo. El desafo consiste en recoger y seleccionar la informacin necesaria, organizarla y presentarla de manera que el lector pueda acceder a ella con facilidad. Para obtener escritos legibles, hay una norma bsica: colocarse en el lugar de su lector.

OBJETIVIDAD Los escritos de gestin proporcionan datos y argumentos procedentes de la realidad, es decir, informacin objetiva. A diferencia lo que sucede en la literatura, el autor de un escrito organizacional no transmite sentimientos ni emociones, sino apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar convincente en sus argumentaciones, debe evitar los juicios de valor y las afirmaciones gratuitas.

AUTOSUFICIENCIA El texto debe explicarse por si slo y proporcionar al lector la informacin suficiente para descifrarlo. Esta es una de las diferencias entre la exposicin oral y la escrita. Por ejemplo,
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durante la presentacin oral de un proyecto, un ponente hbil es capaz de captar las reacciones de los asistentes. Puede darse cuenta, por ejemplo, de que el auditorio no es experto en el tema y requiere informaciones previas para seguir el hilo del discurso. Si lo considera conveniente, el ponente puede rectificar y ampliar la informacin o cambiar el rumbo de la exposicin.

Esto no es posible en la exposicin escrita. Lo ms probable es que, cuando su lector se disponga a leer, usted no se encuentre cerca para aclararle dudas. El escrito debe anticiparse a las necesidades del lector y facilitar la comprensin de las ideas complejas.

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Captulo 2
Analizar la situacin

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El lector: pngase en su lugar


Qu esperan encontrar mis lectores en este informe? Les interesar realmente esta propuesta? Entendern este concepto? A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son fundamentales no slo en el momento de plantear el trabajo, sin tambin al seleccionar la informacin. Hasta el lector ms bien dispuesto abandonara la lectura de un documento que no responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y explicaciones suficientes. El escritor y pensador Baltasar Gracin (1601-1658) compar un buen discurso con un festn, en el que el cocinero no prepara los platos a su gusto sino al de sus invitados. 2 A nuestro modo de ver, esta analoga puede aplicarse tambin a la redaccin de documentos empresariales . Conocer al lector y tener en cuenta sus necesidades es fundamental para decidir qu decirdatos, explicaciones, argumentos y cmo decirloestructura y lenguaje. En efecto, un escrito tcnico conseguir ser eficaz si su autor comprende claramente las necesidades de los lectores y las satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema economa, electrnica, derecho, etc. agradecer que el informe explicite el significado de siglas, trminos tcnicos y conceptos poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no le escatime explicaciones.

2. Perelman. Tratado de la argumentacin, Gredos, 1994, pg. 61 . La comparacin procede de El Discreto, cap.X. .

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Conocer a su lector le orienta para decidir: la informacin que debe incluir o omitir, la estructura del documento el lenguaje ms o menos especializado que conviene utilizar

Tipo de comunicacin

Destinatario
Directivos con responsabilidad en la toma de decisiones de la organizacin. Profesionales que participan en un proyecto. Profesionales que necesitan informarse de una nueva situacin que no conocen o que no conocen muy bien (un nuevo producto en el mercado) Accionistas Clientes otras organizaciones (el gobierno, asociaciones empresariales, etc.) pblico en general a travs de los medios de comunicacin (prensa, radio, televisin, Internet)

Lector interno

Lector externo

En el caso de escribir para un lector externo, esta consulta no ser posible. Deber hacer un esfuerzo construirse un retrato robot. Imagine qu conocimientos tiene sobre la materia, qu le interesa en especial, su edad, ideologa, extraccin social y cultural, etc. Es frecuente que un escrito se dirija a un lector y excluya a otros, por ejemplo, el artculo de una revista especializada es poco accesible para un no-experto. En este caso, el autor del artculo se dirige a un lector con quin comparte muchos conocimientos. No obstante, decidir el grado de especializacin del texto debe ser una decisin deliberada y no consecuencia de la inexperiencia del autor.

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Cmo adaptar el escrito a la audiencia? Incorpore la informacin suficiente para que sus lectores entiendan el documento: defina los trminos clave, aclare las ideas complejas. Aada ejemplos que ilustren las ideas. El ejemplo permite conectar con su lector y demostrar la validez de una idea. Omita la informacin superflua y redundante. Utilice el lenguaje apropiado: no abuse de tecnicismos si se dirige a un cliente, ni d la impresin de falta de rigor en un informe tcnico. Ordene la informacin segn las necesidades de su lector. Usted puede tener la informacin correcta, pero ordenada de manera equivocada. Ejercicio Cul de estas dos versiones considera ms comprensible para un lector no experto? A El Mibor cay en septiembre casi cuatro dcimas y se situ en el 3,771%. Es el nivel ms bajo desde noviembre de 1999. En un ao, este ndice se ha reducido casi un punto y medio. B El Mibor, el ndice de referencia ms utilizado en los prstamos hipotecarios, cay en septiembre casi cuatro dcimas y se situ en el 3,771%. Este es el nivel ms bajo a que ha llegado desde noviembre de 1999. En un ao, este ndice se ha reducido casi un punto y medio.

Respuesta El prrafo B es ms fcil de comprender que el A. No ahorra en palabras, sino que identifica y describe las referencias que utiliza el prrafo A. El lector encuentra en esta segunda versin la explicacin de qu es el Mibor y qu refleja.

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El autor: decida su papel


Consideramos autor a la persona o conjunto de personas que disea y elabora un escrito. Puede tratarse de autor individual, aunque abundan los trabajos redactados por un equipo autor mltiple o por una entidad autor corporativo3. Se trate de un autor individual o colectivo, la pregunta que surge inevitablemente en el momento de redactar es la siguiente: Cmo debo expresarme?, Puedo utilizar la primera persona del plural o al contrario, debo utilizar un redactado impersonal?. Elegir entre estas posibilidades no depende de nuestra predileccin, sino de la naturaleza del encargo y del tipo de documento que nos proponemos redactar. Por ejemplo, el enfoque que un experto dar a un informe ser distinto del que usar un tcnico para redactar la memoria anual de su departamento. En el primer caso, el informe requerir que el experto exprese su opinin o formule un punto de vista personal . En cambio, el autor de la memoria buscar un efecto de objetividad y evitar cualquier marca personal. Escritos informativos: se redactan utilizando un estilo objetivo y neutro, sin referencias al autor. Los sujetos personales en primera o segunda persona resultan inadecuados. Escritos valorativos: es adecuado utilizar la primera persona para indicar que el autor expone su opinin. Son frecuentes expresiones como: considero conveniente..., parece ms adecuado..., mi opinin es..., creo, desde mi punto de vistam para m. Expresiones como stas sirven para atenuar las afirmaciones y presentarlas como opiniones y no como verdades indiscutibles.

Un mecanismo de cortesa habitual en los escritos valorativos es el denominado plural de modestia. Se utiliza el plural nosotros
Martnez de Souza, Jos. Manual de estilo de la lengua espaola. Trea. Gijn, 2001 (2. Edicin) Pg. 99 Aprender a redactar documentos empresariales 21
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para atenuar el singular yo. Esto no significa necesariamente que el trabajo se haya elaborado en equipo. Por ejemplo: Me parece importante matizar la impresin que pueden producir los resultados siguientes Mejor: Nos parece importante matizar la impresin que pueden producir los resultados siguientes.

Cmo presentarse adecuadamente? Explicite la autora en la presentacin del escrito. Evite redactar en primera persona a no ser que trate de matizar una opinin. Redacte el objetivo Una buena manera de asegurar la coherencia de su escrito consiste en exponer el objetivo al principio, en la introduccin; desarrollarlo en el cuerpo y volver a l en los prrafos finales, es decir, en la conclusin. Los clsicos resuman el mensaje de la siguiente manera: Di de qu hablars, habla y di de qu has hablado. Explique en una frase o dos exactamente cul es la idea principal de su escrito. El enunciado de lo que intenta demostrar su trabajo constituye la tesis. El resto del documento debe contribuir a este objetivo. Si redacta por encargo de un superior, mustrele el objetivo redactado en un par de frases antes de empezar a documentarse. Este intercambio de opiniones evitar malentendidos ms adelante. Modifique el redactado del objetivo, si lo cree necesario. No se sienta obligado a mantener un objetivo que, despus de investigar, le parece incadecuado por algn motivo.

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Captulo 4
Redactar el primer borrador

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Ordenar la informacin
Una vez recogida la informacin - a partir de la documentacin, observacin, encuesta o entrevista -, debe analizarla y seleccionar la que considere relevante para su escrito. Conviene descartar aquella que se aparte demasiado del tema principal y que resultara difcil encajar en la estructura del documento. Recuerde que su escrito no debe ser un compendio de datos sin relacin, sino un discurso articulado.

3 maneras de ordenar la informacin


Organizar la informacin consiste en establecer una jerarqua entre las ideas y decidir el orden en que se expondrn al lector.

Orden deductivo: parte de la idea principal para llegar a explicaciones, datos y pruebas de soporte.

las

de lo ms importante a lo menos importante de lo general a lo especfico del concepto a la aplicacin del problema a la solucin Este orden es propio de escritos o prrafos que pretenden informar, como la noticia de prensa, el informe, la memoria o el proyecto. La informacin se ordena de manera jerrquica.

Orden inductivo: parte de los hechos y datos particulares llegar a una conclusin donde se expresa la idea esencial.

hasta

de lo particular a lo general de lo concreto a lo abstracto, de lo simple a lo complejo, cronolgico hechos- conclusin, ... Este orden, propio de las narraciones, se utiliza para detallar hechos en los informes tcnicos o jurdicos .
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Estructura mixta: integra en el mismo escrito el orden deductivo y el inductivo. Expone al principio la idea bsica y la retoma al final, en el apartado dedicado a conclusiones. Esta disposicin es habitual en escritos argumentativos, como los informes valorativos. Habitualmente, se utiliza la figura de la pirmide para representar grficamente estos dos esquemas ordenadores. Figura n3 Representacin grfica del orden deductivo (de ms importante a menos importante)

Informacin principal Informacin secundaria Detalles, antecedentes, consecuencias, ejemplo...


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Captulo 5
El estilo eficaz

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En la vida diaria, entendemos que un remedio es eficaz cuando sana o atena las dolencias de una enfermedad. De manera parecida, un escrito se considera eficaz cuando consigue comunicar informacin de manera clara, precisa, concisa, correcta y adecuada. El estilo eficaz apuesta por el lenguaje sencillo e inteligible y evita el estilo barroco y retrico. Esta tendencia a la simplicidad de expresin, conocida en ingls como Plain english, surgi en los Estados Unidos durante la dcada de los setenta, como consecuencia de la presin social a favor de una mayor comprensin de los documentos jurdicos y administrativos. A raz de las demandas de los usuarios, muchas compaas tuvieron que replantearse el estilo de redaccin de sus escritos. Redactar plizas , contratos o normas de manera crptica y ambigua empez a sancionarse, tanto desde un punto de vista tico como econmico. Con el fin de mejorar la calidad de su comunicacin escrita, los manuales de estilo de muchas empresas empezaron a recomendar la redaccin clara y concisa Los obstculos a la comprensin del escrito son diversos. En captulos anteriores hemos tratado del papel de la estructura en la construccin de un texto lgico y ordenado. En ste nos ocuparemos de la estructura de la frase. Las siguientes recomendaciones, difundidas por diversos manuales de estilo, se apoyan en el resultado de estudios sobre la capacidad del lector para retener el mensaje durante la lectura. 4Segn estos estudios, el nmero de palabras que estamos capacitados para recordar mientras leemos es limitado. Por este motivo, son ms comprensibles las frases cortas, ordenadas y econmicas. Escriba frases eficaces En el captulo anterior comparbamos los prrafos con los bloques de construccin del texto. Pues bien: los prrafos estn constituidos por frases y stas, a su vez, por palabras. Una frase es un conjunto de palabras que expresan una idea. La frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera ms ntida posible.
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Algunas de las caractersticas que la definen: Breve ordenada econmica

1. Redacte frases breves Las frases breves son ms fciles de leer, entender y recordar que las frases largas. Los perodos breves, de veinte a treinta palabras, facilitan la comprensin del mensaje y favorecen la legibilidad. En cambio, los periodos largos pueden llegar a producir una sensacin asfixiante. 2. Ordene los elementos de la frase Una frase se compone de palabras que se ordenan de una manera lgica, establecida por la evolucin del lenguaje. En la mayora de los casos, este orden no depende de la voluntad del redactor, sino de la sintaxis. Lo ms probable es que si consigue que las palabras de una frase se sucedan ordenadamente, las ideas que expresan estas palabras tambin lo harn.

3. Site la informacin ms importante al principio de la frase La informacin ms importante de la frase es: quin hizo qu . Si formulamos la idea en trminos gramaticales: sujeto y verbo . Su lector espera encontrar esta informacin al comienzo de la frase. No la relegue al final de la frase ni la oculte detrs de trminos irrelevantes. Al redactar una frase, decida quin es el protagonista y cul es la accin.

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4. Evite los incisos demasiado largos Los incisos son frases intercaladas en otras que proporcionan informacin adicional. Bien utilizados, articulan el estilo y confieren expresividad y ritmo a la prosa. 5. Elimine las palabras irrelevantes La buena escritura utiliza el lenguaje de manera econmica: con el mnimo de elementos se propone conseguir el mximo resultado. Los rodeos, las muletillas y las palabras innecesarias empobrecen el estilo. Las muletillas son palabras o frases que sirven de apoyo a la expresin, como por ejemplo: valga la redundancia, como su mismo nombre indica, por decirlo de alguna manera. Estas expresiones no deben proliferar en un informe tcnico. 6. Utilice un estilo verbal Evite construir frases con demasiados substantivos. Las construcciones con ms nombres que verbos son difciles de leer. Aunque de entrada pueden parecer ms objetivas, resultan demasiado abstractas. Si abundan los verbos, en cambio, el estilo adquiere un tono ms vital y enrgico.

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Captulo 6
Redactar informes

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Qu es un informe?
El informe de incidencias de un tcnico, el dictamen de un abogado, un estudio de mercado... Qu tienen en comn estos escritos? Pues que todos ellos son informes. Lleve la etiqueta que lleve, el informe es una forma organizada y objetiva de transmitir informacin til para resolver problemas. Algunos informes exigen poco trabajo a su redactor, como es el caso de los informes peridicos que se utilizan para transmitir informacin rutinaria dentro de la empresa. Contienen datos previsibles y disponen de un formato estandarizado con el fin de facilitar el trabajo al lector. Lo cierto es que rellenar los espacios en blanco de estos formularios no requiere demasiado esfuerzo. La cosa cambia cuando se trata de redactar escritos ms complejos, por ejemplo informes extraordinarios. En este caso, el autor maneja muchos datos, que deber hilvanar en un discurso lgico y coherente. En este captulo le proporcionaremos las herramientas necesarias para redactar informes eficaces. Esto es, escritos estructurados y adecuados al uso que el lector quiera darles. El informe escrito es una exposicin detallada de hechos basada en datos comprobados. Tiene por objetivo comunicar informacin de manera lgica y concisa para encaminar una actuacin o solucionar un problema. Tal como sealbamos en el captulo 2, como documentos de gestin, los informes cumplen alguna de estas finalidades: informan acerca de un asunto presentan los resultados de una investigacin proponen soluciones a un problema

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Tipos de informes
Existen muchos tipos de informes, tantos como necesidades de informar de algo a alguien en el mundo de la empresa o de la administracin Las clasificaciones posibles son diversas segn el criterio que elijamos: Segn la temtica, el informe puede ser: financiero, econmico, jurdico, administrativo. Segn su destinatario: interno o externo. Segn la frecuencia: peridicos/ excepcionales. Algunos ejemplos de informes Informe de sntesis: Su objetivo es exponer, de manera breve y ordenada, el estado de la cuestin sobre un tema determinado y muchas veces desconocido por el lector. Contar con ellos resulta imprescindible para disponer de informacin sobre aspectos complejos o muy tcnicos, como por ejemplo, el reciclaje de residuos industriales, la energa solar, la situacin econmica de un determinado sector, etc. A diferencia del informe de investigacin, el informe de sntesis no incorpora material nuevo, sino que reelabora informacin procedente de fuentes secundarias. Informe de actividad: texto breve que sintetiza el desarrollo de una actividad o proyecto en curso. Se utiliza para poner al corriente a los asistentes a una reunin sobre la marcha de un tema. Informe de gestin: consiste en un anlisis y valoracin de la gestin realizada por una unidad de la empresa. Informe de investigacin: documento en que un experto o grupo de expertos analizan un tema y formulan recomendaciones. Presenta los resultados de una
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investigacin, que con frecuencia proviene del trabajo de campo, sobre un tema especfico. Por ejemplo, un informe de mercado, un estudio financiero, de formacin, de auditoria, etc. Informe propuesta: documento en que el responsable de una unidad propone una actuacin determinada al responsable de otra unidad, por ejemplo: el pago de unos gastos, la contratacin de personal, la adquisicin de material, etc. Dictamen o informe tcnico: documento en que un consultor tcnico, econmico, financiero, jurdico, etc. expresa su parecer sobre un asunto.

Despus de analizar las circunstancias que rodean la redaccin del informe y de recoger la informacin necesaria, deber decidir una estructura, es decir, un armazn dnde disponer la informacin. Para decidir la estructura de un informe, hay que tener en cuenta dos factores: el propsito y la cantidad de informacin que debe incluir en l. Naturalmente, la estructura ms eficaz ser la que permita al lector hacerse una idea del contenido con el mnimo esfuerzo. Esta decisin supone conocer algunos modelos que permiten organizar la informacin de manera lgica y coherente.

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Estructura bsica del informe


1. PRELIMINARES PORTADA Ttulo
Un buen ttulo sintetiza en pocas palabras el contenido del documento: presenta la mxima informacin posible con el mnimo de palabras. Es recomendable redactarlo una vez concluido el trabajo. Debe ser claro y sin tecnicismos.

Nombre del autor Cargo en la empresa Fecha


Los informes se acostumbran a elaborar para un perodo corto de tiempo. Por este motivo, esta informacin debe situarse en un espacio visible, ya que es la nica manera de confirmar la vigencia del informe.

Resumen
Es necesario en documentos extensos. Su funcin es permitir al lector hacerse una idea del informe en pocos minutos. El resumen expone de manera sinttica los puntos ms importantes de la exposicin: objetivo, metodologa y conclusiones.

ndice
Lista que presenta el orden de aparicin de los diferentes apartados. Indica la pgina en que empieza cada uno para permitir localizarlo fcilmente. Los captulos y apartados se ordenan partiendo de las ideas ms generales hasta llegar a las ms concretas.

Lista de figuras y tablas


Nmero de grfico, ttulo del grfico y nmero de pgina. Presenta en forma de lista las ilustraciones o figuras que se incluyen en el informe. La lista reproduce el nmero de orden de cada ilustracin.

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1. CUERPO Introduccin
Aproxima el contenido del trabajo al lector

Desarrollo
Presenta los datos de manera ordenada.

Conclusiones y recomendaciones
Resume la exposicin y propone soluciones al problema planteado al inicio.

2. APENDICES
Datos tcnicos complementarios Bibliografa Fuentes

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