Anda di halaman 1dari 0

Pengembangan sistem

ERP
Bagian dari layanan bisnis menyeluruh
theaccountant.info

Artikel proposal ini membahas proses implementasi sistem informasi berbasis
komputer pada perusahaan, hingga akhirnya perusahaan mengadopsi sistem
besar yang terintegrasi penuh yang biasa disebut dengan Enterprise Resource
Planning (ERP). Pada artikel ini juga dibahas bagaimana kami dapat membantu
anda dalam melakukan implementasi sistem yang paling cocok untuk perusahaan
anda.

2007
Hafid f Habibi hafid@theaccountant.info
theaccountant.info
1/1/2007
1 Latar belakang.

2007 | Proposal pengembangan ERP


ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan
solusi tepat untuk seluruh kebutuhan bisnis danmanajemen anda. Aplikasi
ERP biasanya terdiri dari modul-modul seperti Marketing dan Sales,
Operasional lapangan, Produksi, Inventory Control, Procurement, Distribusi,
Human Resources, Finance dan akuntansi.
Pengembangan Sistem ERP
Latar belakang.
Sistem informasi merupakan tulang punggung informasi perusahaan.
Oleh karenanya adalah wajar apabila perusahaan mempunyai
kebutuhan akan suatu sistem informasi yang mudah, handal dan
tepat guna.
Secara umum, seluruh sistem informasi perusahaan dapat
digambarkan kedalam grafik berikut ini :

Gambar 1 Diagram umum sistem informasi perusahaan
Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal
perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar:
- SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan
pengendalian atas supplier.
- ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan
semua aspek internal perusahaan.
- CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan
pengendalian atas konsumen perusahaan.

SCM - Supply chain
management
CRM - Customer
Relationship
Management
ERP Enterprise
Resource
Planning
Internal Perusahaan
Customer Supplier
Daftar Isi
Latar belakang. 1
SCM Supply Chain Management. 2
Enterprise Resource Planning (ERP) 3
Sistem informasi akuntansi. 3
Sistem Informasi Manajemen 4
Penyatuan pulau-pulau informasi 5
CRM : Consumer Relationship Management
5
Strategi Implementasi. 7
Tahap pengembangan sistem informasi
perusahaan 7
Tahap pengembangan perusahaan. 8
Tahap pengembangan sistem informasi
akuntansi. 8
Tahap pengembangan sistem informasi
manajemen. 9
Tahap pengembangan ERP. 9
Ketersediaan sumberdaya. 9
Bagaimana kami bisa membantu anda. 13
Pengembangan perusahaan. 13
Pengembangan sistem akuntansi. 14
Solusi pada tahap pengembangan sistem
akuntansi 16
Solusi terpisah. 16
Solusi terintegrasi. 16
Pengukuran kinerja melalui akuntansi
manajemen. 16
Pengembangan sistem manajemen dan
pengembangan ERP. 17
Solusi Capital ERP 17
Solusi Operating ERP 18
Layanan lain 18

theaccountant.info
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
2


Proposal pengembangan ERP | 2007

SCM Supply Chain Management.
Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier.
Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar
tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:
- Manajemen Stok bahan baku
- Manajemen Utang dan Aging Utang
- Manajemen Reorder Point
- Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)
Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang
memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok
akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan
sebagai berikut :
Stok gudang Proses Produksi
Utang
Supplier
Akunting
Perencanaan Produksi
Pengiriman
Supply chain management ERP (sebagian)
C
o
s
t
i
n
g
E
D
I

Gambar 2 Hubungan supply chain management dengan ERP
3 Latar belakang.

2007 | Proposal pengembangan ERP


Laporan
Keuangan
Transaksi
Keuangan
Sistem
kendali
akuntansi
Perlakuan
Akuntansi
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam
perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :

Sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang pada dasarnya dirancang untuk memenuhi
pengendalian akuntansi perusahaan. Sistem ini mempunyai karakteristik : (1) menyediakan suatu sistem
kendali yang handal agar dapat menghasilkan data
yang handal yang dapat dijadikan dasar pembuatan
laporan keuangan; dan (2) mencatat dan
mengkonversi transaksi keuangan menjadi informasi
yang berguna bagi manajemen dalam mengambil
keputusan dan
Sistem Kendali Internal
Sistem kendali internal adalah suatu sistem yang
digunakan untuk manjaga seluruh aset perusahaan. Sistem kendali internal adalah suatu komponen
yang sangat penting. Pada prinsipnya, sistem ini mempunyai tiga tujuan utama :
- Mencegah terjadinya kesalahan pencatatan akuntansi, baik yang disengaja maupun tidak.
- Mendeteksi apabila terjadi kesalahan.
- Melakukan koreksi atas kesalahan yang terjadi.
Sistem kendali internal yang handal dapat menurunkan resiko
penyalahgunaan aset perusahaan secara efektif. Tetapi
tidak menjamin bahwa dengan sistem kendali internal yang
canggih sekalipun, penyalahgunaan aset akan dapat
dieliminasi sepenuhnya. Oleh karenanya, diperlukan audit
secara periodik atas kendali internal dan laporan keuangan.
Pencatatan Transaksi Keuangan
Pada intinya, sistem informasi akuntansi berfungsi untuk
melakukan konversi atas data transaksi menjadi informasi
laporan keuangan.
Sistem
informasi
Akuntansi
Sistem
Informasi
Manajemen
ERP
Sistem informasi akuntansi memiliki dua
karakteristik utama :
- Pengendalian atas transaksi keuangan
- Konversi data keuangan menjadi laporan
keuangan
Gambar 3 Komponen penyusun laporan keuangan
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
4


Proposal pengembangan ERP | 2007

Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja
atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan sehari-
hari

Gambar 4 Komponen sistem informasi manajemen
Komponen komponen tersebut dapat diterangkan lebih lanjut sebagai berikut :
- Assets Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan mengamankan
seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam laporan keuangan kedalam
pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah
o Manajemen kas dan setara kas.
o Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak tertagih, serta aging
pencairan piutang.
o Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan pembelian, costing
persediaan dengan metode rata-rata realtime atau fifo.
o Manajemen biaya dibayar dimuka (prepaids) termasuk amortisasinya.
o Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan aktiva tetap,
impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva tetap
o Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance perusahaan secara
keseluruhan.
- Liabilities Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan sedapat
mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu yang telah disepakati
oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam komponen ini adalah
o Manajemen kewajiban lancar.
o Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya adalah membuat schedule
perencanaan pembayaran kewajiban jangka panjang perusahaan.
Controls
Measurements
Controls
Measurements
Controls
Measurements
Controls
Measurements
Controls
Measurements

M
a
n
a
g
e
m
e
n
t

I
n
f
o
r
m
a
t
i
o
n

S
y
s
t
e
m

A
c
c
o
u
n
t
i
n
g

S
y
s
t
e
m

5 Latar belakang.

2007 | Proposal pengembangan ERP


- Equity management : mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan memberikan
penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif,
1
serta menghitung rasio
Earning Per Share (EPS).
- Production Management system : merupakan sub sistem manajemen yang sangat kompleks.
Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam dua sub kelompok:
o Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk
mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk :
Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat waktu, tepat
guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya.
Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat. Kesalahan
produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin, kesalahan operator,
kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada faktor lain.
Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun fasilitas pabrik lain.
Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi.
o Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan harga pokok
produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan (costing) yang sesuai
dengan kebutuhan manajemen.
o Sub kelompok akuntansi keuangan. Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan
informasi yang relevan kepada sistem informasi akuntansi perusahaan.
- Costing dan Expenses system. Sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan.
Penyatuan pulau-pulau informasi
Sistem ERP adalah suatu sistem yang menyatukan semua subsistem-subsistem diatas. Sistem ini luar
biasa kompleks, tetapi apabila diinplementasikan, akan sangat memudahkan manajemen dalam
melakukan monitoring pekerjaan sehari-hari, evaluasi, dan pada akhirnya mengambil keputusan.
CRM : Consumer Relationship Management
Kekuatan sekaligus kelemahan terbesar dari perusahaan menengah keatas adalah generalisasi produk
dan layanan. Semakin besar suatu perusahaan , maka akan semakin perusahaan itu menjual produk
masal yang seragam. Disisi lain, keinginan konsumen sangat berbeda-beda, tergantung dari banyak
sekali faktor-faktor yang menjadi
pertimbangannya dalam membeli suatu
produk
2
.
CRM adalah sistem informasi yang bertujuan
untuk memudahkan pelayanan kepada

1
Nilai delutif adalah nilai EPS saham yang didasarkan atas beredarnya instrumen derivatif yang dapat ditukarkan
kesaham. Instrumen derivatif tersebut biasanya berbentuk option, swap, atau waran.
2
Disarikan dari buku marketing in venus Hermawan Kartajaya.
CRM adalah singkatan dari Customer Relationship
Management. Software CRM mensupport proses bisnis
anda untuk mencari, mendapatkan, dan mempertahankan
konsumen. Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul-
modul seperti Sales Force Automation, Call Management,
dan Self Service.
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
6


Proposal pengembangan ERP | 2007

konsumen perusahaan. Secara umum dapat digambarkan sebagai berikut :
Persediaan barang
Penjualan
Pengiriman
akuntansi
Piutang
Costing
Sales person
Marketing
Marketing research
Customer Relationship
Management system
ERP

Gambar 5 Hubungan ERP dengan Customer Relationship Management
Ruang lingkup CRM adalah :
1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme
3
yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini,
dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam
melakukan promosi atas suatu produk.
2. Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok,
diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk-
produknya.

3
Marketing Scheme adalah suatu strategi dan metode pemasaran tertentu yang dianut perusahaan dalam
memasarkan suatu produk.
7 Strategi Implementasi.

2007 | Proposal pengembangan ERP


Tahap ERP
Tahap
pengembangan
sistem informasi
manajemen
Tahap
pengembangan
sistem informasi
akuntansi
Tahap
pengembangan
perusahaan
Pencatatan sederhana,
banyak terjadi kesalahan
Infrastruktur IT mulai
dikembangkan
Intrastruktur jaringan
mulai dipakai
Dibuat infrastruktur
berbasis WEB
sistem informasi
akuntansi mulai dibenahi
Mulai membuat analisis
manajerial secara
terkomputerisasi
Analisis manajerial
dilakukan
terkomputerisasi
Terdapat kebutuhan
sistem terintegrasi
Integrasi atas semua
sistem informasi
Mulai ada analisis
manajerial atas kinerja
Analisis kinerja menjadi
lebih luas
Analisis kinerja pada
semua aspek
3. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat
melakukan tracing atas produk pesanannya.
4. Dan lain-lain.
Strategi Implementasi.
Sistem ERP merupakan sistem yang luar biasa kompleks, dan oleh karenanya, butuh dana yang besar
dan waktu yang lama agar perusahaan dapat mengimplementasi sistem ini secara menyeluruh. Bagian
ini akan membahas strategi implementasi sistem ERP
agar dapat diimplementasi secara tepat guna, tepat
waktu dan tepat biaya.
Tahap pengembangan sistem informasi
perusahaan
Banyak sekali pengembangan sistem informasi yang
gagal diimplementasikan perusahaan. Hal ini biasanya
dikarenakan ketidak samaan interpretasi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan dengan yang
dilihat oleh konsultan pembuat sistem. Oleh karenanya adalah sangat penting untuk mengetahui evoulsi
pengembangan sistem informasi

Gambar 6 Strategi implementasi sistem informasi perusahaan
Untuk menghindari kegagalan
pengembangan sistem, adalah penting
untuk mengetahui tahapan
pengembangan sistem yang tepat bagi
perusahaan anda
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
8


Proposal pengembangan ERP | 2007

Tahap pengembangan perusahaan.
Pada tahap ini, perusahaan masih baru berdiri dan manajemen belum begitu butuh atas pelaporan dan
pengukuran kinerja perusahaan. Tahap ini juga berlaku pada perusahaan lama yang manajemennya
tidak butuh pengukuran.
4

Solusi perusahaan pada tahap ini lebih kepada bagaimana mengimplementasikan sistem sederhana yang
dapat memenuhi dua sasaran penting :
1. Membuat pengendalian internal yang cukup untuk menjaga aset perusahaan dan
2. Menyelenggarakan pencatatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
umum.
Tahap pengembangan sistem informasi akuntansi.
Tahap ini ditandai dengan dimulainya pengembangan sistem informasi akuntansi. Biasanya pada tahap
ini, perusahaan sudah mulai menambah modul pencatatan akuntansi (GL
5
) dengan modul-modul
otomatis yang terspesialisasi, seperti modul utang piutang,
penjualan, inventori, dan lain-lain. Tahap ini merupakan
tahap yang paling krusial dari semua tahap, karena (1).
Faktor manajemen yang biasanya mempunyai ekspektasi
yang sangat tinggi atas sistem baru padahal perusahaan
belum mempunyai sumberdaya yang cukup (2). Faktor
internal perusahaan yang berkembang secara cepat sehinga
sangat sulit untuk menemukan solusi sistem komputer yang
cocok dan (3). Ketidaktahuan pihak manajemen dan pengembang software atas apa yang sebenarnya
cocok dipakai oleh perusahaan, karena organisasi yang sedang berkembang.
Solusi yang dapat dipakai pada perusahaan ditahap ini harus memenuhi beberapa sasaran penting :
1. Memberikan solusi modular atas kebutuhan perusahaan.
2. Mengembangkan kapasitas dari program akuntansi (GL) sehingga dapat meningkatkan
ketepatan dan kecepatan penyajian laporan akuntansi secara tepat guna.
3. Menyiapkan infrastruktur jaringan komunikasi yang handal untuk menjadi dasar pengembangan
sistem informasi.
4. Memperkenalkan manajemen atas sistem informasi manajemen.

4
Perusahaan seperti ini banyak ditemukan pada perusahaan retail tradisional. Sekalipun usaha memiliki omset
yang besar, manajemen dan pemilik tidak begitu peduli atas pencatatan dan pengukuran kinerja. Kebanyakan dari
mereka memiliki prinsip selama masih untung, ngapain repot?
5
GeneraL Ledger (GL) adalah program yang biasa digunakan perusahaan dalam membuat laporan keuangan
Tahap pengembangan sistem
informasi akuntansi merupakan
tahap yang paling krusial dalam
pengembangan sistem informasi
kedepan
9 Strategi Implementasi.

2007 | Proposal pengembangan ERP


Tahap pengembangan sistem informasi manajemen.
Pada tahap ini manajemen telah membuat sistem-sistem kecil, biasa disebut pulau-pulau informasi, dan
mereka sedang dalam tahap integrasi sistem. Pada saat ini, solusi yang ditawarkan harus memenuhi
beberapa target sebagai berikut :
1. Integrasi pulau-pulau informasi.
2. Memperluas skup sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi.
3. Menggabungkan sistem kendali kedalam komputer.
4. Mulai diperkenalkan sistem ERP
Tahap pengembangan ERP.
Tahap ERP merupakan pengembangan lebih lanjut dari tahap informasi manajemen diatas. Disini,
seluruh integrasi mulai dibuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan (seperti suplier dan konsumer).
Apabila dirangkum, solusi seluruh tahap dapat digambarkan sebagai berikut :
IC
GL
A
R
A
P
I
n
v
e
n
t
o
r
y
S
a
l
e
s
M
G
T

I
n
v

S
y
s
t
e
m
I
n
t
e
g
r
a
t
e
Full Integration
To Consumer
Pengembangan perusahaan
Pengembangan sistem akuntansi
Pengembangan sistem manajemen
Pengembangan ERP
To Supplier

Gambar 7 Rangkuman pengembangan sistem informasi

Ketersediaan sumberdaya.
Pengembangan sistem merupakan suatu pekerjaan yang sangat besar dan bisa jadi merubah
fundamental perusahaan. Implementasi sistem juga membutuhkan sumber daya yang sangat banyak.
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
10


Proposal pengembangan ERP | 2007

Contoh kasus
6
: Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur ABC
PT. ABC merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur cat tembok
emulsi. Pada kegiatannya sehari-hari, perusahaan memproduksi banyak sekali varian dan jenis
produk. Produk utama perusahaan adalah cat tembok emulsi yang mempunyai ribuan corak dan
warna. Atas permintaan pasar, perusahaan juga mulai membuat cat tembok beraneka aroma.
Perusahaan mempunyai kantor pusat di Jakarta dan pabrik di karawang. Seluruh operasional
perusahaan dapat dikendalikan secara realtime
7
oleh kantor pusat Jakarta. Perusahaan
menginvestasikan banyak uang untuk membangun server data dan web di Jakarta. Untuk menjaga
kompabilitas dan tingkat ekonomis, server dijakarta dibangun menggunakan teknologi LINUX.
Arsitektur database perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut:
Jaringan Komunikasi
Bagian A
Bagian B
Server
Bagian C

6
Contoh kasus ini diambil dari kasus yang sebenarnya terjadi. Pihak manajemen keberatan apabila kami
memasukkan identitas perusahaan dan oleh karenanya, kami menyamarkannya dengan menggunakan nama ABC.
7
Realtime adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada cara proses yang langsung mempengaruhi
pencatatan pada sistem basis data pusat. Lawan dari kata ini adalah pemrosesan berangsur (Batch)
11 Strategi Implementasi.

2007 | Proposal pengembangan ERP


Contoh kasus
6
: Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur ABC

Bagian A adalah kantor pusat jakarta. Bagian B adalah bagian produksi pabrik dan bagian C
merupakan departemen support pabrik.
Pada mulanya, perusahaan menginvestasikan banyak sekali dana dalam membangun
infrastruktur ini yang apabila dirinci dapat dijabarkan sebagai berikut:

- Investasi atas pengadaan komputer server Rp. 25.000.000
- Investasi atas pengadaan jaringan komunikasi Rp. 5.000.000
- Investasi atas pengadaan software ERP Rp. 150.000.000
- Instalasi dan konfigurasi komputer klien tiap bagian Rp. 10.000.000
- Training staff Rp. 5.000.000
Total Rp. 195.000.000
Pihak manajemen yakin bahwa sistem akan membawa keuntungan ekonomis pada
masa depan. Sistem tersebut dicatat sebagai aktiva tetap dan kemudian disusutkan dengan
metode garis lurus sepanjang 4 tahun (sesuai dengan tarif golongan I pajak).
Pada kenyataannya, ternyata sistem hanya meningkatkan efisiensi sebesar Rp.
15.000.000 perbulan dan inipun dihasilkan hanya dari berkurangnya biaya fax. Semua biaya
masih tinggi. Meskipun sedikit berkurang, Masih ditemukan transaksi penjualan yang tidak
tercatat, kehilangan stok gudang, bocornya resep cat baru, dan lain-nya.

Apa yang terjadi pada PT ABC? Kenapa implementasi sistem ERP sebesar lebih dari Rp. 150juta gagal?
Untuk dapat berhasil, implementasi sistem tidak hanya membutuhkan dana yang lumayan besar dalam
inplementasi, tetapi juga membutuhkan beberapa faktor penting seperti :
1. Resiko inheren perusahaan. Ada beberapa
perusahaan yang memang sudah dari sananya
mudah untuk diimplementasikan sistem, ada juga
yang sangat sulit diimplementasikan sistem. Hal ini
sangat berpengaruh pada seberapa esketensif dan
rumitnya bisnis perusahaan. Sebagai contoh :
Koperasi simpan pinjam kecil pasti akan
membutuhkan sistem yang jauh lebih rumit
dibandingkan pembuatan sistem monitoring
produksi pada perusahaan manufaktur menengah
yang mempunyai produk homogen (standar).
2. Resiko kultur perusahaan. Kultur perusahaan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya
suatu implementasi sistem. Implementasi sistem baru biasanya disertai dengan perubahan
proses bisnis. Reaksi seluruh pekerja, dari pemilik sampai pekerja lapangan dalam menerima
atau menolak perubahan proses bisnis akan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya
implementasi sistem.
Untuk implementasi sistem dapat
berhasil, beberapa faktor harus
diperhatikan, yaitu :
1. Resiko inheren bisnis.
2. Resiko kultur perusahaan.
3. Resiko Kolusi
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
12


Proposal pengembangan ERP | 2007

FAKTA : Penentang Perubahan.
Manusia secara psikologis malas untuk berubah kepada sesuatu yang baru, meskipun dia tahu persis
bahwa perubahan itu akan membawa kearah yang lebih baik.

3. Kolusi. Seberapa canggihnya sistem baru, tidak akan dapat berhasil apabila para pengguna
melakukan kolusi. Karena pada akhirnya, sistem dijalankan oleh manusia dan kolusi merupakan
musuh utama sistem
13 Bagaimana kami bisa membantu anda.

2007 | Proposal pengembangan ERP


Prinsip kerja kami adalah memberikan suatu layanan yang ekslusif untuk tiap-tiap klien. Oleh karenanya,
adalah sangat penting bagi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu anda. Semua biaya
layanan akan sangat tergantung pada skup pekerjaan yang kami akan lakukan.
Bagaimana kami bisa membantu anda.
Secara keseluruhan, layanan kami dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 8 Solusi pada tiap tahap pengembangan sistem informasi
Pengembangan perusahaan.
Pada tahap ini, layanan kami lebih terfokus pada:
1. Membantu manajemen dalam membuat laporan keuangan (kompilasi). Kami menemukan
bahwa banyak sekali perusahaan yang berada pada tahap ini belum sepenuhnya mengerti
bagaimana membuat laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
umum. Produk dari layanan ini adalah:
a. Laporan keuangan (neraca, laba rugi, aruskas, perubahan ekuitas, dan catatan atas
laporan keuangan) yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di
Indonesia.
b. Surat manajemen yang berisi hal-hal penting yang ditemukan ketika layanan kompilasi
dilaksanakan.
Kualitas dengan biaya yang terjangkau.
Tidak seperti perusahaan lain, kami
menyediakan jasa sistem dan layanan
akuntansi dan sistem secara integral dan
komprehensif. Selain layanan sistem, kami
juga memberikan layanan atestasi (audit)
laporan keuangan.
theaccountant.info
solusi menyeluruh atas kebutuhan akuntansi dan bisnis anda
Jl. Raya kebayoran lama no. 194a Blok B3 Jakarta 12230
Telp : (021) 92660024
Email : support@theaccountant.info
Yahoo messenger : haf_habibi
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
14


Proposal pengembangan ERP | 2007

2. Membantu manajemen untuk membuat sistem kendali internal sederhana tetapi efektif dalam
mengendalikan transaksi.
3. Membantu manajemen agar dapat menghasilkan laporan keuangan sendiri dengan
memperkenalkan standar akuntansi yang berlaku umum melalui training akuntansi keuangan.
4. Menyiapkan infrastruktur sistem informasi akuntansi, seperti piranti lunak general ledger, yang
dapat membantu manajemen menyiapkan laporan keuangannya sendiri.
Layanan Outsourcing
Dewasa ini, banyak perusahaan multinasional
8
yang merasa bahwa jauh lebih hemat untuk
menyerahkan pelaporan akuntansi kepada akuntan. Perusahaan tersebut tidak mempunyai bagian
akuntansi. Dengan kata lain, banyak perusahaan yang telah membuktikan bahwa jauh lebih hemat
dan praktis untuk membiarkan akuntan membuatkan laporan keuangan untuk tiap bulannya. Kami
juga menyediakan jasa outsourcing semacam ini untuk keperluan bisnis anda.

Pengembangan sistem akuntansi.
Pada tahap ini, pengembangan sistem akuntansi lebih dititik beratkan pada pengayaan fungsi akuntansi
perusahaan. Secara umum, akuntansi keuangan dapat dibagi kedalam diagram dibawah ini:

Gambar 9 Pengembangan sistem akuntansi

8
Perusahan multinasional dewasa ini sering kali memusatkan bagian akuntansinya kedalam satu divisi. Hewlett
packard memusatkan akuntansinya ke malaysia. Ada pula perusahaan yang melepaskan divisi akuntansinya untuk
dijalankan oleh akuntan. Perusahaan seperti Intel tidak memiliki akuntan internal yang khusus membuat laporan
keuangan. Akuntan internal perusahaan lebih difokuskan untuk menghitung akuntansi manajemen.
Akuntansi Keuangan
Siklus kas masuk
Siklus penjualan
Piutang
dagang
persediaan
barang
dagangan
Siklus kas keluar
Siklus pembelian
persediaan
barang
dagangan
Hutang
Siklus
pembiayaan
Biaya-biaya
Penyesuaian
(adjustment)
15 Bagaimana kami bisa membantu anda.

2007 | Proposal pengembangan ERP


Biaya biasa
Langsung dinikmati
manfaatnya pada
periode tertentu.
Misalnya :
beban listrik
Beban gaji
Dikapitalisasi
menjadi Aktiva
Mempunyai manfaat
jangka panjang bagi
perusahaan.
Dimasukkan dalam
neraca dan
diamortisasi setiap
tahun.
Biaya Produksi atau
biaya penjualan
Merupakan biaya yang
terkait dengan
produksi.
Biaya konversi dan
biaya bahan baku.
Mempengaruhi Harga
Pokok Produksi dan
Persediaan
Lainnya
Biaya yang merupakan
biaya dibayar dimuka
Biaya-biaya lain yang
sifatnya diakui.
(accrued expenses)
Secara umum, akuntansi keuangan disusun atas : (1). Transaksi kas masuk dan keluar dan (2). Transaksi
penyesuaian. Pada diagram diatas, dapat dilihat bahwa sebagian besar kas masuk dihasilkan dari
penjualan, yang berimplementasi pada :
a. Pencatatan piutang. Merupakan hasil dari transaksi penjualan yang bermuara pada arus
kas masuk. Hal-hal yang krusial pada sub sistem piutang dagang adalah Analisis aging
piutang, yang berguna untuk mengendalikan piutang agar tidak terlambat ditagih.
Analisis ini juga berguna untuk mengelompokkan pengutang (debitor) kedalam tingkat
kelancaran; lancar, kurang lancar atau tidak lancar.
b. Penjualan akan mengakibatkan berkurangnya persediaan barang dagangan dan harga
pokok penjualan barang tersebut. Subsistem persediaan akan secara otomatis
menghitung stok barang yang tersisa dan harga pokoknya menurut metode yang telah
ditetapkan sebelumnya
9
.
Pengeluaran uang perusahaan biasanya dapat dikategorikan kedalam beberapa kelompok, yang
penanganannya dapat digambarkan pada diagram dibawah ini:

Gambar 10 Pengelompokan biaya
Biaya biasa, biaya yang dikapitalisasi menjadi aktiva, dan biaya lainnya biasanya dapat dihitung dengan
mudah tanpa bantuan modul khusus. Masalah paling krusial adalah menghitung biaya produksi atau
biaya penjualan. Pada metode pencatatan biaya penjualan, faktor kerumitan terletak pada dua hal :
1. Pergerakan stok persediaan dan reorder point
10
.
2. Pembebanan biaya persediaan dengan metode yang telah ditetapkan sebelumnya.
Untuk perusahaan manufaktur, kerumitan akan bertambah sangat tinggi dengan adanya Penetapan
harga pokok penjualan dengan menghitung biaya bahan baku dan biaya konversi
11
.

9
Metode pembebanan harga pokok penjualan dari stok dapat dilakukan dengan 3 cara : (1) metode first in first
out, (2) metode last in last out, dan metode rata-rata. Kebanyakan perusahaan menggunakan metode rata-rata
karena kepraktisannya.
10
Reorder point adalah titik dimana perusahaan akan memesan stok kembali. Terdapat banyak metode untuk
menentukan kapan sebaiknya perusahaan memesan stok kembali.
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
16


Proposal pengembangan ERP | 2007

Solusi pada tahap pengembangan sistem akuntansi
Pada tahap ini, solusi yang terbaik bukanlah sistem yang sangat canggih dan terintegrasi, tetapi lebih
kedalam eksplorasi manajemen atas kebutuhan otomatisasi perhitungan siklus pendapatan dan biaya
serta pengukuran kinerja perusahaan melalui akuntansi manajemen. Banyak sekali kegagalan
implementasi sistem pada tahap ini dikarenakan kesalahan dalam interpretasi kebutuhan klien oleh
konsultan. Oleh karenanya, kami menawarkan solusi solusi sebagai berikut:
Solusi terpisah.
Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang bersifat terpisah dari GL (tidak otomatis
mempengaruhi laporan keuangan). Solusi ini menawarkan
biaya yang jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan
akurasi perhitungan data.
Faktor kendali kesalahan yang lebih kecil merupakan
kekurangan dari solusi ini. Tetapi, sebagian besar masalah
dapat dipecahkan melalui solusi ini.
Solusi terintegrasi.
Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang terintegrasi dengan GL (otomatis mempengaruhi
laporan keuangan). Solusi ini menawarkan faktor kendali kesalahan yang lebih besar.
Kekurangan dari solusi ini adalah biaya yang relatif lebih mahal ketimbang solusi terpisah.
Pengukuran kinerja melalui akuntansi manajemen.
Akuntansi manajemen mulai diperkenalkan untuk dipakai secara ekstensif pada perkembangan ditahap
ini. Tujuan utama dari akuntansi manajemen adalah untuk lebih mengefisiensikan operasional
perusahaan agar dapat bersaing lebih baik dengan kompetitornya.
Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya
Akuntansi manajemen yang paling sering dipakai adalah untuk pengelolaan biaya. Sering kali
manajemen salah memperlakukan biaya, sehingga mereka salah pula dalam mengambil keputusan
stratejik yang pada akhirnya bisa kalah dalam persaingan.
Contoh klasik adalah bagaimana sony corporation kurang dapat bersaing dengan perusahaan
elektronik lain karena produk memory sticknya. Memory stick dirancang oleh sony dan digunakan
secara eksklusif hanya untuk produk-produk sony saja. Manajemen ngotot untuk mempertahankan
memory stick meskipun telah banyak produk sejenis yang sudah terlanjur merajai pasar (seperti
secure digital, MultiMedia Card, dll). Manajemen sadar sepenuhnya apabila tidak dipaksakan kepada
semua produk sony, maka produk memory stick tidak akan laku dipasaran. Hal ini dikarenakan harga
yang terlalu mahal yang tidak dikompensasikan dengan kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan
produk sejenis lain yang ada dipasaran.
Kenapa biaya produksi memory stick jauh lebih mahal untuk kinerja yang lebih buruk daripada

11
Biaya konversi adalah biaya yang digunakan untuk merubah bahan baku menjadi bahan jadi atau bahan jadi.
Biasanya terdiri atas biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik.
Solusi terpisah menawarkan biaya yang
jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan
akurasi perhitungan
17 Bagaimana kami bisa membantu anda.

2007 | Proposal pengembangan ERP


Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya
MMC atau SD? Mungkin salah satunya karena manajemen salah dalam menjalankan stratejik
perusahaan mereka. Hal ini sangat erat hubungannya dengan akuntansi manajemen yang
mengendalikan biaya. Apabila perhitungan salah, maka dapat dipastikan pengambilan keputusan
stratejik yang salah.
Pengembangan sistem manajemen dan pengembangan ERP.
Pada tahap ini, pengembangan lebih pada pengayaan fungsi akuntansi dan akuntansi manajemen dan
persiapan kearah ERP. Pada tahap pengembangan ERP, biasanya perusahaan menemukan bahwa
caranya melakukan bisnis bisa berubah dengan sangat dramatis. Pengaruh sistem teknologi informasi
akan sangat berpengaruh pada seberapa jauh proses bisnis berubah.
Perkembangan sistem ke ERP membutuhkan sumberdaya yang sangat amat besar dan banyak. Hal ini
disebabkan karena :
1. ERP harus dibuat dan dikustomisasi spesifik hanya untuk suatu perusahaan tertentu.
2. ERP hanya bisa dijalankan pada perusahaan yang telah mempunyai prasarana teknologi
informasi yang cukup canggih, baik dari prasarana komputer, sarana jaringan komunikasi data,
dan hal-hal lain yang terkait.
Oleh karenanya, kami menawarkan dua solusi untuk implementasi ERP sebagai berikut :
Solusi Capital ERP
Capital ERP merupakan solusi terlengkap dan termahal, karena pada solusi ini, sistem akan disetup
untuk dipakai secara ekslusif hanya untuk perusahaan anda. Solusi ini termasuk :
- Setup infrastruktur komputer (server) untuk basis data dan server untuk web dan jaringan
terkait. Termasuk didalamnya konfigurasi untuk keamanan data perusahaan anda.
- Instalasi dan konfigurasi ERP kedalam server.
- Kustomisasi ERP yang disesuaikan dengan perusahaan anda.
- Training untuk pengguna.
Solusi ini tidak termasuk pembelian segala piranti keras pendukung.
Kelebihan dari sistem ini adalah :
- Sistem hanya dipakai ekslusif untuk anda. Oleh karenanya dapat dimanfaatkan semaksimal
mungkin untuk pengembangan kustomisasi lebih lanjut.
- Data relatif lebih aman, karena berada dalam pengawasan anda.
Sedangkan kelemahannya adalah :
- Anda mengurus sendiri server database dan server web anda.
- Investasi alat dan program yang sangat tinggi.
- Biaya operasional tinggi untuk perawatan sistem dan alat pendukungnya.
theaccountant.info
Pengembangan sistem ERP
18


Proposal pengembangan ERP | 2007

- Biaya upgrade alat yang harus dilakukan secara periodik.
- Reliabilitas sistem sangat tergantung atas seberapa sering perawatan atas sistem.
Solusi Operating ERP
Operating ERP merupakan solusi yang paling praktis, karena anda hanya menyewa gunakan piranti
lunak ERP kami. Kami yang merawat infra struktur server data dan web. Keuntungan dari solusi ini
adalah :
- Biaya yang sangat terjangkau. Sewa sistem dapat dibayar perbulan, per tiga bulan, per enam
bulan atau per tahun.
- Tidak ada investasi besar atas sistem dan server yang sangat mahal.
- Tidak ada biaya perawatan server. Kami yang akan merawat server untuk anda.
- Server yang sangat reliabel (99% uptime).
Keterbatasan skema ini adalah :
- ERP yang diberikan adalah ERP standar yang bisa dipakai oleh banyak perusahaan.
- Kurang dapat dikustomisasi untuk perusahaan yang sangat spesifik.
Layanan lain
Sebagai penyedia layanan menyeluruh, theaccountant juga memberikan layanan atestasi atas laporan
keuangan seperti audit atas laporan keuangan.