MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE

Str. Dem. I. Dobrescu nr. 2 sector 1, Bucuresti

APROBAT MINISTRU AVIZAT PREEDINTELE COMISIEI

Aplicarea Procedurii privind realizarea Achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Cod: PO-________Editia 1, 08.11.2010, Revizia 0

VERIFICAT SECRETARIAT COMISIE

ELABORAT Eugen Dumitru ef serviciu Achiziii publice, patrimoniu i administrativ

F-PO-_____01 Ed. I

PROCEDUR OPERAIONAL Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-30.04 Ed.I | Rev. 0 pag. 2/24

Cuprins

Formular pagina de gard Cuprins............................................ Formular eviden modificri.......... Coninutul propriu-zis al procedurii. Formular analiz procedur ......................................................... Lista de difuzare a procedurii.......... Formulare........................................ Anexe pag. 2 pag. 3 pag. 4 pag. 14 pag. 15 pag. 16

PROCEDUR OPERAIONAL
Ministerul Muncii, Familiei i Protectiei Sociale

Cod: PO-______ Ed. I ] Rev. 0 pag. 3/24

Procedur privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Formular eviden modificri

Nr. crt.

Ed.

Data ediiei

Rev.

Data reviziei

Pag.

Descriere modificare

Semntura conductorul ui compartimentu lui

F-PO-________Ed.I

PROCEDUR OPERAIONAL Ministerul Muncii, Familiei i Protectiei Sociale 1.0 Scop Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei si Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed. I || Rev. 0 pag. 4/24

Scopul prezentei proceduri este de a descrie activitile desfurate n mod obligatoriu n procesul de realizare a achiziiilor directe de produse, servicii i lucrri n cadrul aparatului central al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale. 2.0 Domeniu de aplicare Procedura se aplic de ctre Direcia Economic (prin Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ- Compartimentul Achiziii Publice). 3.0 Documente de referin 3.1 Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; 3.2 Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; 3.3 Hotrrea Guvernului nr. 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr.500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare;

3.4 3.5

3.6 Ordonana Guvemului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile i instituiile publice. 3.7 Ordinul ministrului economiei i finanelor nr.998/2008 pentru aprobarea procedurii de sistem Realizarea procedurilor formalizate pe activiti", cu modificrile ulterioare. 4.0 4.1 Definiii i abrevieri Definiii (1) Acceptarea ofertei ctigtoare = actul juridic prin care autoritatea contractant i manifest acordul de a se angaja juridic n contractul de achiziie public ce va fi ncheiat cu ofertantul a crui ofert a fost desemnat ctigtoare; (2) Achizitor = calitatea de autoritate contractant a MMFPS n cazul contractelor de furnizare de produse; (3) Beneficiar = calitatea de autoritate contractant a MMFPS n cazul contractelor de prestare de servicii sau execuie de lucrri; (4) Caiet de sarcini = documentul care conine specificaiile tehnice (cerine, prescripii, caracteristici de natur tehnic ce permit fiecrui produs, serviciu sau lucrare s fie descris, n mod obiectiv, n aa manier nct s corespund necesitilor MMFPS);

F-PO-________ Ed. I

PROCEDUR OPERAIONAL Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed.I | Rev.O pag. 5 / 24

(5) Compartiment = direcie general, direcie sau serviciu, dup caz; (6) Conductorul compartimentului = director general, director sau ef serviciu, dup caz; (7) Contract de achiziie public = contractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii; (8) Executant = calitatea de contractant a ofertantului care a devenit, n condiiile legii, parte ntrun contract de execuie de lucrri; (9) Fonduri publice = sume alocate din bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr.500/ 2002 privind finanele publice, cu modificrile ulterioare; (10) Furnizor = calitatea de contractant a ofertantului care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de furnizare de produse; (11) Mijloace electronice = utilizarea echipamentelor electronice pentru procesarea i stocarea de date care sunt difuzate, transmise i recepionate prin cablu, radio, mijloace optice sau prin alte mijloace electromagnetice; (12) Ofertant = oricare operator economic care a depus ofert; (13) Ofert = actul juridic prin care operatorul economic i manifest voina de a se angaja din punct de vedere juridic n relaia cu MMFPS; (14) Operator economic = oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrri - persoan fizic / juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau execuie de lucrri; (15) Operatorul sistemului electronic de achiziii publice = persoan juridic de drept public care asigur autoritilor contractante suportul tehnic destinat aplicrii, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire; (16) Prestator = calitatea de contractant a ofertantului care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de prestare de servicii; (17) "Scris" sau "n scris" = orice ansamblu de cuvinte i cifre care pot fi citite, reproduse i apoi comunicate. Acest ansamblu poate include i informaii transmise i stocate prin mijloace electronice; (18) Sistemul electronic de achiziii publice - SEAP = desemneaz sistemul informatic de utilitate public, accesibil prin internet la o adres dedicat, utilizat n scopul aplicrii prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire; (19) Vocabularul comun al achiziiilor publice - CPV = desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor de achiziie public; (20) Zile = zilele calendaristice, n afara cazului n care se menioneaz c sunt zile lucrtoare. 4.2 Abrevieri (1) CFPP = Control financiar preventiv propriu; (2) CFPD = Control fmanciar preventiv delegat; (3) CPV = Vocabularul comun al achiziiilor publice; (4) SB = Serviciul Buget;
F-PO-________ Ed. I

PROCEDUR OPERAIONAL Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-30.04 Ed. I Rev. 0 pag. 6/24

(5) SAPPA= Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ; (6) DLM = Direcia Legislatia Muncii; (7) MMFPS = Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale; (8) OMFP = Ordinul Ministrului Finanelor Publice; (9) OPC = Ordonator principal de credite; (10) OUG = Ordonana de urgen a Guvernului; (11) PAAP = Programul anual al achiziiilor publice; (12) SEAP = Sistemul electronic de achiziii publice; (13) SG = Secretar general; (14) D = Director; 5.0 Descrierea procedurii: 5.1 Generaliti (1) MMFPS (prin DE), n calitate de autoritate contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n msura n care valoarea estimat nu depete pragul valoric prevzut la art. 19 din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, far TVA, valoare cumulat pe parcursul unui an, pentru fiecare cod CPV n parte; (2) Orice solicitare de achiziie de produse / servicii / lucrri primit de DE de la alte compartimente din cadrul MMFPS trebuie s fie nsoit de caietul de sarcini. (3) Caietul de sarcini este ntocmit de ctre compartimentul din cadrul MMFPS care solicit achiziia produselor, serviciilor sau lucrrilor n cauz, i conine specificaiile tehnice (cerine, prescripii, caracteristici de natura tehnic ce permit fiecrui produs, serviciu sau lucrare s fie descris, n mod obiectiv, n aa manier nct s corespund necesitii autoritii contractante): 1 specificaiile tehnice definesc, dup caz i far a se limita la cele ce urmeaz, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan, cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor, sigurana n exploatare, dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare, marcare i instruciuni de utilizare a produsului, tehnologii i metode de producie, precum i sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standarde relevante sau altele asemenea. In cazul contractelor pentru lucrri, specificaiile tehnice pot face referire, de asemenea, i la prescripii de proiectare i de calcul al costurilor, la verificarea, inspecia i condiiile de recepie a lucrrilor sau a tehnicilor, procedeelor i metodelor de execuie, ca i la orice alte condiii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractant este capabil s le descrie, n funcie i de diverse acte normative i reglementri generale sau specifice, n legtur cu lucrrile finalizate i cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrri; specificaiile tehnice se definesc astfel nct s corespund, atunci cnd este posibil, necesitilor / exigenelor oricrui utilizator, inclusiv ale persoanelor cu dizabiliti;

F-PO-_________ Ed. I

PROCEDUR OPERAIONAL

Cod: PO-____

Ministerul Ed.I | Rev. 0 Muncii, Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul pag. 7/24 Familiei i Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Proteciei Sociale 3 specificaiile tehnice trebuie s permit oricrui ofertant accesul egal la achiziia direct i nu trebuie s aib ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natur s restrng concurena ntre operatorii economici; 4 se interzice definirea unor specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licen de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. 5.2 Etape premergtoare achiziiei directe (1) eful SAPPA repartizeaz solicitarea de achiziie primit de la alte compartimente din cadrul MMFPS unui responsabil de lucrare, care poart ntreaga responsabilitate pentru derularea i finalizarea achiziiei publice; (2) In termen de maxim 3 zile lucrtoare de la primirea solicitrii, responsabilul de lucrare stabilete codul CPV aferent obiectului achiziiei, estimeaz valoarea achiziiei publice i verific ncadrarea n pragul valoric prevzut la art.19 din OUG nr. 3 4/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Responsabilul de lucrare solicit responsabilului cu PAAP-ul actualizarea acestuia (dac este cazul); (3) n termen de o zi lucrtoare de la ndeplinirea operaiunilor prevzute la punctul 5.2 (2), responsabilul de lucrare verific existena ofertelor pentru produsele / serviciile / lucrrile respective n SEAP i ntocmete referatul de necesitate, care este verificat i semnat de eful SAPPA i D al DE. Referatul de necesitate se ntocmete conform formularului F-PO-__.07; (4) Dup semnarea referatului de necesitate conform punctului (3), responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA l depune la mapa SG, n vederea aprobrii; (5) n termen de o zi lucrtoare de la primirea referatului de necesitate aprobat de SG, responsabilul de lucrare solicit SB confirmarea existenei fondurilor necesare n bugetul propriu al MMFPS, conform formularului F-PO-________08. 5.3 Iniierea achiziiei directe (1) n cazul n care n SEAP nu exist oferte pentru produsele / serviciile / lucrrile necesar a fi achiziionate, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA, n termen de o zi lucrtoare de la primirea confirmrii existenei fondurilor necesare, procedeaz la sondarea pieei specifice, respectiv identific operatori economici al cror obiect de activitate poate asigura furnizarea produselor / prestarea serviciilor / executarea lucrrilor. (2) n termen de 2 zile lucrtoare de la primirea referatului de necesitate aprobat de SG, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA ntocmete i transmite (prin fax sau e-mail) Scrisori de intenie ctre minim trei poteniali ofertani. Scrisoarea de intenie se ntocmete conform formularului F-PO-______09 i trebuie s conin cel puin: 1 informaii generale: adres, telefon, fax, e-mail, persoan de contact, mijloace de comunicare etc; 2 instruciuni privind datele limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie ndeplinite n legtur cu transmiterea ofertei; 1 Caietul de sarcini; 2 instruciuni privind modul de elaborare i de prezentare a ofertei;

F-PO-________ Ed. I

PROCEDUR OPERAIONAL Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale 5 Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-30.04 Ed.I | Rev. 0 pag. 8 / 24

informaii referitoare la criteriul aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare, respectiv preul cel mai sczut.

(3) n cazul n care n catalogul SEAP exist oferte pentru produsele / serviciile / lucrrile respective, responsabilul de lucrare introduce datele n SEAP i iniiaz achiziia direct n sistem. Lista produselor de catalog se acceseaz din modulul cumprri directe. La iniierea cumprrii unui produs selectat din catalogul electronic, cantitatea ce se dorete a fi achiziionat de ctre MMFPS se exprim n unitatea de msur definit de ofertant, preul de pornire reprezentnd preul unitar. Dac n lista propus de SEAP nu se regsete unitatea de msur potrivit, responsabilul de lucrare poate nscrie n cmpul unitate de msur" ceea ce consider a fi adecvat nevoii sale; (4) Responsabilul de lucrare primete i centralizeaz ofertele (se aplic n cazul n care s-a utilizat varianta de la punctul 5.3 (2); (5) n termen de 2 zile lucrtoare de la primirea ofertelor / atribuirea achiziiei n SEAP, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA ntocmete nota de evaluare care conine preurile ofertate (n SEAP sau de ctre ali operatori economici) i propunerea de achiziionare de la operatorul economic care ofer preul cel mai sczut. Nota de evaluare este verificat i semnat de eful SAPPA i D al DE. Nota de evaluare se ntocmete conform formularului F-PO-_______.10 sau formularului F-PO-_____.11, dup caz; (6) n cazul n care achiziia nu se efectueaz din SEAP, n termen de maxim 2 zile lucrtoare de la primirea notei de evaluare aprobat de SG, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA transmite ctre operatorul economic care a ofertat preul cel mai sczut o comunicare sau o comand ferm conform formularului F-PO-______12; (7) Achiziia direct prin intermediul catalogului electronic poate ajunge n starea neatribuit exclusiv din urmtoarele motive: 1 2 operatorul economic refuz condiiile definite de responsabilul de lucrare (condiii refuzate"); operatorul economic nu a furnizat un rspuns n termenul stabilit de responsabilul de lucrare, respectiv dou zile de la data notificrii (condiii neacceptate n termen");

3 responsabilul de lucrare nu a luat o decizie n termenul stabilit de lege (cinci zile de la data transmiterii ofertei ferme de ctre operatorul economic (ofert neacceptat n termen"); 4 responsabilul de lucrare refuz oferta operatorului economic (ofert refuzat"). 5.4 Efectuarea achiziiei directe (1) Achiziia direct se efectueaz pe baz de document justificativ (exemplu: factur fiscal) sau contract de achiziie public, caz n care se aplic etapele specifice descrise n prezenta procedur; (2) Orice document justificativ se consider a fi contract de achiziie public i baz legal pentru plat. Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA are obligaia de a asigura obinerea i pstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea achiziiei directe; (3) n cazul n care achiziia public se efectueaz pe baz de document justificativ, derularea achiziiei se face de ctre responsabilul de lucrare desemnat de eful SAPPA;

F-PO-______ Ed. I

PROCEDUR OPERAIONAL Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-_______ Ed.I | Rev.O pag. 9 / 24

Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

(4) n cazul n care achiziia public se efectueaz pe baz de contract, acesta se transmite de ctre responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA, pentru derulare, efului compartimentului care a solicitat achiziia. 5.5 Semnarea contractului (1) n cazul n care obiectul achiziiei este complex i trebuie stabilite responsabiliti ale ofertantului i ale MMFPS, condiii privind garaniile, modul de efectuare a recepiilor, a plilor etc, achiziia public se finalizeaz prin ncheierea unui contract de achiziie public. 1 Contractele de achiziie public sunt de 3 feluri: a) Contractul de lucrri este acel contract de achiziie public care are ca obiect: (a) fie execuia de lucrri legate de una dintre activitile cuprinse n Anexa nr. 1 la OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, sau execuia unei construcii; prin construcie se nelege rezultatul unui ansamblu de lucrri de construcii de cldiri sau lucrri de geniu civil, destinat s ndeplineasc prin el nsui o funcie tehnic sau economic; (b) fie att proiectarea, ct i execuia de lucrri legate de una dintre activitile cuprinse n Anexa nr. 1 la OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, sau att proiectarea, ct i execuia unei construcii; (c) fie realizarea prin orice mijloace a unei construcii care corespunde necesitii i obiectivelor autoritii contractante, n msura n care acestea nu corespund prevederilor lit. a) i b); b) Contractul de furnizare este acel contract de achiziie public, altul dect contractul de lucrri, care are ca obiect furnizarea unuia sau mai multor produse, prin cumprare, inclusiv n rate, nchiriere sau leasing, cu sau far opiune de cumprare. Contractul de achiziie public ce are ca obiect principal furnizarea de produse i, cu titlu accesoriu, operaiuni / lucrri de instalare i punere n funciune a acestora este considerat contract de furnizare; c) Contractul de servicii este acel contract de achiziie public, altul dect contractul de lucrri, sau de furnizare, care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii, astfel cum acestea sunt prevzute n Anexele nr. 2A i 2B la OUG nr. 3 4/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Contractul de achiziie public care are ca obiect principal prestarea unor servicii i, cu titlu accesoriu, desfaurarea unor activiti dintre cele prevzute n Anexa nr. 1 la OUG nr. 3 4/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, este considerat contract de servicii; 2 Contractul de achiziie public care are ca obiect att furnizarea de produse, ct i prestarea de servicii este considerat: a) contract de furnizare, dac valoarea estimat a produselor este mai mare dect valoarea estimat a serviciilor prevzute n contractul respectiv; b) contract de servicii, dac valoarea estimat a serviciilor este mai mare dect valoarea estimat a produselor prevzute n contractul respectiv. 3 Contractul de achiziie public se semneaz, n ordine, de ctre: a) Ofertantul ctigtor; b) DE, reprezentat de D;
F-PO-________ Ed. I

PROCEDUR OPERAIONAL Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-_______

Ed.I J Rev. 0
pag. 10/24

c) Compartimentul care a solicitat achiziia, dup caz, reprezentat prin conductorul compartimentului; d) DLM, reprezentat de D; e) SG; 4 Contractul de achiziie public i contractele subsecvente, Propunerea de angajare a unei cheltuieli i Angajamentul bugetar se avizeaz de ctre persoanele responsabile cu CFPP i, dup caz (n funcie de valoare), de ctre persoanele responsabile cu CFPD, nainte de a fi semnate de ordonatorul principal de credite. (2) Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA transmite un exemplar al contractului, n original, operatorului economic parte contractant; (3) Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA transmite un exemplar al contractului, n copie, departamentului care are n atribuii derularea contractului respectiv; (4) Responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA transmite un exemplar al contractului, n copie, mpreun cu dosarul achiziiei, n copie, SB, n vederea urmririi derulrii contractului respectiv din punct de vedere financiar. 5.6 Efectuarea plii n termen de maxim 2 zile lucrtoare de la recepia produselor / serviciilor / lucrrilor achiziionate, responsabilul de lucrare ntocmete formalitile pentru plat, dup cum urmeaz: (1) n cazul n care achiziia direct se efectueaz pe baz de document justificativ, responsabilul de lucrare din cadrul SAPPA ntocmete Propunerea de angajare a unei cheltuieli, Angajamentul bugetar, lista de verificare a contractului, ordonanarea de plat, lista de verificare a ordonanrii, pe care le nainteaz SB, mpreun cu dosarul achiziiei n original; (2) n cazul n care achiziia direct se efectueaz pe baz de contract, responsabilul de lucrare din cadrul departamentului care deruleaz achiziia ntocmete ordonanarea de plat i lista de verificare a ordonanrii, pe care le nainteaz SB. (3) De asemenea, persoanele implicate n realizarea achiziiilor directe trebuie s respecte Procedura de sistem PS-______ Procedur privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor la nivelul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale ". 5.7 ncheierea dosarului (1) Responsabilul de lucrare definitiveaz dosarul achiziiei publice, l opiseaz i l pregtete pentru arhivare; (2) eful SAPPA verific dosarul din punct de vedere al coninutului acestuia i l pred responsabilului de lucrare din cadrul SAPPA cu viza de verificare; (3) Responsabilul de lucrare pred dosarul achiziiei la arhiva curent a DE. 6.0 Responsabiliti 6.1 D al DE (1) Semneaz Referatul de necesitate;
F-PO-________ Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed.lJ Rev. 0 pag. 11/24

(2) Semneaz srisoarea de intenie; (3) Semneaz nota de evaluare; (4) Semneaz comunicarea / comanda ferm pentru achiziiile directe; (5) Semneaz corespondena cu direciile din minister; (6) Semneaz contractul de achiziie public; (7) Semneaz ordonanarea de plat.. 6.2 eful SAPPA (1) Semneaz referatul de necesitate; (2) Semneaz scrisoarea de intenie; (3) Semneaz nota de evaluare; (4) Semneaz comunicarea / comanda ferm pentru achiziiile directe; (5) Semneaz propunerea de angajare a unei cheltuieli; (6) Semneaz ordonanarea de plat. (7) Semneaz corespondena cu direciile din minister. 6.3 Responsabilul de lucrare (1) Stabilete codul CPV; (2) Estimeaz valoarea achiziiei i verific ncadrarea n pragul valoric prevzut la art. 19 din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; (3) ntocmete referatul de necesitate; (4) ntocmete scrisoarea de intenie; (5) ntocmete nota de evaluare; (6) ntocmete comunicarea / comanda ferm pentru achiziiile directe; (7) ntocmete corespondena cu direciile din minister; (8) ntocmete proiectul de contract de achiziie public, dac este cazul; (9) ntocmete propunerea de angajare a unei cheltuieli; (10) ntocmete angajamentul bugetar individual / global; (11) ntocmete i semneaz lista de verificare a contractului; (12) ntocmete ordonanarea de plat; (13) ntocmete i semneaz lista de verificare a ordonanrii de plat; (14) Arhiveaz dosarul achiziiei publice. 6.4 (1) Compartimentul care a solicitat achiziia Conductorul compartimentului semneaz solicitarea de achiziie;

F-PO-________ Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed.I | Rev. 0 pag. 12 / 24

(2) Conductorul compartimentului semneaz contractul de achiziie direct, dac este cazul. 6.6 (1) (2) (3) 6.7 (1) (2) 6.8 6.9 Secretarul general Aprob referatul de necesitate; Aprob nota de evaluare; Semneaz contractul de achiziie public. SB Responsabilul din cadrul SB confirm existena fondurilor necesare n bugetul propriu al MMFPS; Persoana desemnat pentru CFPP avizeaz contractul de achiziie public direct, dac este cazul. CFPD Avizeaz contractul de achiziie public direct, dac este cazul. DLM Directorul DLM semneaz contractul de achiziie public direct. 7.0 Formulare 7.1 F-PO-_____07 - Referat de necesitate pentru achiziii directe; 7.2 F-PO-_____.08 - Solicitare SB confirmare existen fonduri n buget; 7.3 F-PO-_____.09 - Scrisoare de intenie; 7.4 F-PO-_____.10 -Not de evaluare pentru achiziii din SEAP; 7.5 F-PO-_____.11 - Not de evaluare pentru achiziii de la operatori nenregistrai n SEAP; 7.6 F-PO-______.12 - Comunicare / Comand ferm. 8.0. Anex - diagrama de proces.

F-PO-________ Ed. I

Ministerul

PROCEDUR OPERAIONAL

Cod: PO-_______

Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Procedura de realizare a achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Ed.I | Rev.O pag. 13 / 24

DIAGRAMA DE PROCES

Responsabilul de lucrare

Stabilete codul CPV, estimeaz valoarea achiziiei, verific ncadrarea n pragul valoric de la art. 19, solicit actualizarea PAAP ntocmete i transmite la semnat referatul de necesitate

Solicit de la SB confirmarea existenei fondurilor n buget

Iniiaz achiziia direct n SEAP, din catalogul electronic Atribuie achiziia n SEAP

Transmite Scrisori de intenie ctre minim 3 poteniali ofertani Primete i centralizeaz ofertele

ntocmete i transmite la semnat nota de evaluare

ntocmete, transmite la semnat i apoi transmite ofertantului ctigtor o comunicare / comand ferm

Se efectueaz achiziia pe baz de document justificativ

Se efectueaz achiziia pe baz de contract

Dup recepia produselor / serviciilor / lucrrilor, se ntocmesc formalitile de plat

F-PO-____.04 Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed.I | Rev.O pag. 14 / 24

FORMULAR ANALIZA PROCEDUR Compartiment Conductor compartiment -Nume i prenume Gheorghe Toma -Director Eduard CorjescuDirector Eugen Dumitru ef serviciu Inlocuitor de drept sau delegat Aviz favorabil Semntur Data Aviz nefavorabil Observaii Semntura Data

Direcia Economic Direcia Legislaia Muncii Serviciul Achiziii Publice Patrimoniu i Administrativ

F-PO-________.05 Ed.

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedur privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-____.06 Ed.I | Rev.O pag. 15 / 24

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII Compartiment Conductor compartiment -Nume i prenume Gheorghe Toma -Director Eduard CorjescuDirector Eugen Dumitru ef serviciu Inlocuitor de drept sau delegat Aviz favorabil Semntur Data Aviz nefavorabil Observaii Semntura Data

Direcia Economic Direcia Legislaia Muncii Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ

F-PO-________.06 Ed.I

Ministerul PROCEDUR OPERAIONAL Muncii, Familiei i Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Proteciei Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Sociale Ctre CABINET SECRETAR GENERAL Domnului Secretar General,.............. n atenia Aprobat Ref. Data Dela Departament Nr. nregistrare Director,DE (obiectul achiziiei)

Cod: PO-______ Ed.I | Rev. 0 pag. 16 / 24

REFERAT DE NECESITATE

I. II.

Obiectul achiziiei publice: Baza legal: a) art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; b) Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.

III.

Solicitare: adresa Direciei / Direciei Generale ................. nr................... / ......................., nregistrat la DE sub nr............................./........................ (adresa prin care afost transmis solicitarea de achiziie i caietul de sarcini cuprinznd specifcaiile tehnice).

IV. V. CodCPV:............................. Estimarea achiziiei publice: .................lei far TVA, respectiv...................lei TVA inclus, reprezentnd echivalentul estimativ a..............euro far TVA (calculat la cursul BNR din data de..................., 1 Euro =....................lei). Modalitatea de achiziie public: Cumprare direct" / Cumprare direct prin mijloace electronice". VII. Modalitatea de plat: plata integral, prin ordin de plat / Trezoreria statului.

VI.

VIII. Responsabilul achiziiei:...............................(funcia, numele iprenumele).

F-PO-____.07 Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed. I | Rev. 0 pag. 17 / 24

Consemnez pe proprie rspundere i semntur c valoarea cumulat pe parcursul anului ....... pentru aceast categorie de produse / servicii / lucrri, achiziionate prin Cumparare direct", nu va depi echivalentul n lei a..................... Euro (far TVA).

Fa de cele de mai sus, supunem aprobrii Dumneavoastr propunerea privind iniierea Cumprrii directe" n vederea achiziiei serviciilor i produselor / serviciilor / lucrrilor sus menionate, necesare pentru anul................... Cu deosebit stim, Director,

ef serviciu,

ntocmit,

F-PO-_______.07 Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed. I Rev. 0 pag. 18/24

Ctre In atenia Avizat Ref. Data Dela Departament Nr. nregistrare

: Serviciul Buget Doamnei ef serviciu

: solicitare confirmare existen fonduri

: ef serviciu : SAPPA :

V rugm s avei amabilitatea de a confirma existena n bugetul propriu al MMFPS, a sumei de lei (TVA inclus), reprezentnd valoarea estimat necesar pentru achiziionarea ______ (denumirea produselor / serviciilor / lucrrilor), pentru anul Cu stim,

ef serviciu,

ntocmit,

F-PO-_______.08 Ed.

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-_____ Ed.I | Rev.O pag. 19 / 24

Ctre:

SCRISOARE DE INTENIE

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale (MMFPS), cu sediul n Bucureti, str. Dem.I.Dobrescu nr.2, sector 1, telefon:______, fax:_______, intenioneaz s achiziioneze prin "Cumprare direct", n conformitate cu prevederile art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modifcrile i completrile ulterioare {obiectul achiziiei), cod CPV_________.n acest context, v rugm s avei amabilitatea de a ne transmite oferta dvs., care trebuie s conin cel puin urmtoarele informaii:
1.

Datele de identificare ale societii (adres, numr de nmatriculare, CUI, cont Trezorerie), precum i datele de contact ale persoanei desemnate s se implice n relaiile cu MMFPS .

2. Disponibilitatea firmei dvs. de a furniza produsele / presta serviciile / executa lucrrile solicitate. 3. Preul unitar al produselor / tariful serviciilor / preul lucrrilor (lei, far TVA).
4. 5.

Perioada de livrare / prestare / execuie . Perioada de valabilitate a ofertei . Data limit pentru transmiterea ofertelor: .......,ora.....,la fax nr.i / sau prin e-mail: Persoan de contact: - telefon fix:........, telefon mobil.............. n sperana unei viitoare colaborri, v mulumim pentru operativitate i v transmitem

cele mai bune urri. Cu deosebit consideraie , Director, ef serviciu, ntocmit,

F-PO-_____.09 Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Ctre Aprobat Ref. Data Dela Departament Nr. nregistrare

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale CABINET SECRETAR GENERAL

Cod: PO-______ Ed.I Rev. 0 pag. 20 / 24

(obiectul achizitiei)

: Director , : DE

NOTA DE EVALUARE

I. II.

Obiectul achiziiei publice:........................., Cod CPV:............................. Baza legal: a) art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; b) Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 3 4/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.

III. IV. V. VI.

Referat de necesitate: nr.................../.......................(Anexa nr. 1). Modalitatea de achiziie public: Cumprare direct prin mijloace electronice". Responsabilul achiziiei:................................(funcia, numele i prenumele). Valoarea achiziiei publice:...................lei far TVA, respectiv...................lei TVA inclus. VII. Modalitatea de plat: plata integral, prin Ordin de plat / Trezoreria statului. n conformitate cu prevederile art.66 Al, introdus prin Hotrrea Guvernului nr. 198/2008,

pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de
F-PO-______.10Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed.I | Rev.O pag. 21 / 24

concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvemului nr. 1.660/2006: ncepnd cu anul 2010, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe, ntr-un procent de cel puin 40% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate de aceasta n cursul anului respectiv." n urma prospectrii i consultrii catalogului on-line din SEAP, cu privire la achiziia produselor / serviciilor / lucrrilor sus menionate, anexm cumprarea direct atribuit on-line agentului economic SC...........................(Anexa nr. 2). Cumprarea propriu - zis se va efectua pe baz de Factur fiscal emis de furnizor / prestator / executant i confirmat de achizitor / beneficiar. Consemnez pe proprie rspundere i semntur c valoarea cumulat pe parcursul anului ...................................................................................................................................................... pentru aceast categorie de produse / servicii / lucrri, achiziionate prin Cumparare direct", nu depete echivalentul n lei a................Euro (far TVA). Certific (sub semntur), realitatea, regularitatea i legalitatea achiziiei n conformitate cu pct. 3.4 din OMFP nr. 522 / 2003. Cu deosebit stim,

Director,

ef serviciu,

ntocmit,

F-PO-_______.10Ed. I

Ministerul PROCEDUR OPERAIONAL Muncii, Familiei i Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Proteciei Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Sociale Ctre CABINET SECRETAR GENERAL Domnului Secretar General,.............. n atenia Aprobat Ref. Data Dela Departament Nr. nregistrare Director, DE (obiectul achiziiei)

Cod: PO-______ Ed.I Rev. 0 pag. 22 / 24

NOTA DE EVALUARE

I. II.

Obiectul achiziiei publice:......................., Cod CPV: Baza legal: a) art. 19 din OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; b) Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.

III.

Etape parcurse: > primirea solicitrii nr..................... din partea ....................... pentru achiziia de
..................., pentru anul..................;

> efectuarea unui studiu de pia i calcularea valorii estimate; > ntocmirea i supunerea spre aprobare a Referatului de necesitate nr (Anexanr. 1); > transmiterea prin fax a scrisorii de intenie nr.................... / ........................, ctre .... operatori economici; > Not: termen de transmitere a ofertelor:.............................., ora............... > primirea a.....................oferte; > analizarea ofertelor i ntocmirea Tabelului centralizator (Anexa nr. 2).

F-PO-_____.11 Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed. I ] Rev. 0 pag. 23 / 24

Fa de cele de mai sus i avnd n vedere tabelul centralizator al ofertelor de transmise de ctre cei........ operatori economici, propunem ca achiziionarea produselor / serviciilor / lucrrilor ........................... pentru anul................s se realizeze de la SC......................., care oferteaz preul cel mai sczut........................., respectiv....................... lei (TVA inclus). Cumprarea propriu - zis se va efectua pe baz de factur fiscal emis de furnizor / prestator / executant i confirmat de achizitor / beneficiar. Consemnez pe proprie rspundere i semntur c valoarea cumulat pe parcursul anului aceast categorie de produse / servicii / lucrri, achiziionate prin Cumparare direct", nu depete echivalentul n lei a.....................Euro (far TVA).
........pentru

Certific (sub semntur), realitatea, regularitatea i legalitatea achiziiei n conformitate cu pct. 3.4 din OMFP nr. 522 / 2003.

Cu deosebit stim,

Director,

ef serviciu,

ntocmit,

F-PO-_____.11 Ed. I

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

PROCEDUR OPERAIONAL Procedura privind realizarea achiziiilor directe n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

Cod: PO-______ Ed. I | Rev. 0 pag. 24 / 24

Ctre:

COMUNICARE / COMAND FERM

Stimat doamn / stimate domn, Prin prezenta v facem cunoscut c oferta dvs. de ...................... {obiectul achiziiei) nr. ................../....................., nregistrat la DE sub nr.........................../................., a fost acceptat pentru preul de.................lei far TVA. n acest context, avem rugmintea: a) de a semna i tampila proiectul de contract de...................transmis prin e-mail la adresa .............., precum i de a-1 transmite la sediul Ministerului Muncii, Familiei si Proteciei Sociale din Bucureti, strada Dem.I. Dobrescu, nr. 2, sector 4, Direcia Economic,(etaj), ..............(camera), n vederea semnrii acestuia i de reprezentanii instituiei noastre, sau b) de a livra produsele / ncepe prestarea serviciilor n cel mai scurt timp posibil / ncepnd cu data de................. Persoan de contact desemnat de conducerea ministerului:................................., telefon mobil;........, fax:.............., telefon fix:............................. Cu deosebit consideraie, Director, ef serviciu, ntocmit,