Sistem Administrasi Komputer

Permasalahan
Dalam penggunaan komputer sehari-hari, kita dihadapkan terhadap kapasitas isi harddisk yang besar dan penyimpanan file-file di harddisk kita. Jika administrasi kita telah melibatkan lebih dari 50%-nya menggunakan komputer maka kita harus mulai memperhatikan bagaimana mengatur dan menggunakan komputer itu sendiri. Anda bayangkanlah jika seandainya kita menyimpan file-file pekerjaan kita di lokasi mana saja di dalam harddisk, yang di dalamnya sudah terdapat ribuan file lain. Bagaimana cara kita mencari file yang kita inginkan itu? Komputer memang menyediakan fasilitas Find tapi apakah setiap kali kita hendak membuka sebuah file kita harus selalu menggunakan fasilitas ini dengan mencari ke seluruh ruang harddisk? Pasti akan menghabiskan sedikitnya 1 menit untuk mencari satu file dengan komputer berkecepatan sedang. Nah jadi kita perlu untuk merancangkan suatu manajemen isi komputer. Yang perlu diperhatikan disini cukup 2 hal saja dahulu : 1. Penamaan_file 2. Peletakan file / manajemen isi harddisk

Penamaan file
Jika kita menyimpan banyak file dalam komputer kita, kita perlu menetapkan suatu nama file yang khas agar mudah ditemukan. Beruntung sekali kita, berbeda dengan era 80-90 awal, komputer semakin canggih sehingga mendukung penamaan file lebih dari 8 huruf. Kita bisa menamai file seperti ini : Administrasi komputer Sekolah Kanaan.doc misalnya. Dan komputer kita sekarang dapat mendukung hingga + 366 karakter / huruf. Hal ini menjadi keuntungan sendiri namun tetap tidak bisa 100% diandalkan. Bagaimana dengan dua buah dokumen yang isinya berbeda tapi nama filenya mirip atau sama. Salah satu fasilitas yang bisa dimanfaatkan yaitu file properties. File properties ini dapat ditemukan di menu File biasanya (kita batasi software yang paling sering digunakan yaitu microsoft word dan excell), lalu properties. Anda akan menjumpai sebuah box dialog yang didalamnya terdapat kotak isian untuk Title, Subject, Author, Manager, Company, Category, Keywords, Comments, Hyperlink base. Yang tadi disebutkan itu ada di sub box Summary. Sub box yang lain seperti General, Statistic, Contents, Custom dapat dimanfaatkan untuk melihat informasi file. Jika kita mengisi isian yang terdapat dalam sub box Summary, informasinya akan muncul jika kita menaruh pointer mouse kita diatas nama file itu di dalam Windows Explorer. Dengan begitu kita menamai file dengan adm1.doc dan adm2.doc saja pun bisa. Kita tinggal lihat keterangan apa yang kita isi dalam propertiesnya. Misalnya dalam adm1.doc title kita isi dengan administrasi sltp, sedangkan adm2.doc title nya dengan administrasi sd. Nah file-file kita akan semakin mudah dicari. Kita pun dapat menambahkan komentar kita dalam comments misalnya : belum selesai diedit. Silahkan mencobanya. Yang perlu diketahui ialah yang muncul ketika mouse berada di atas file tersebut ialah keteranganketerangan di sub box summary dari isian : title, subject, author, dan comments saja. Sedangkan informasi lainnya tidak ditampilkan.

Toolbar Menu
Sebagai tambahan dalam windows 98 terdapat satu lagi kemudahan yaitu fasilitas toolbar menu yang sejajar dengan tombol Start. Anda dapat melihat disebelah kanan terdapat menu My Documents dan Yayasan. Dengan meng-click tanda panah kecil disebelah kanannya anda akan melihat menu muncul, seperti kita meng-click menu Start. Isinya adalah nama-nama file yang terdapat dalam direktori my documents dan direktori Yayasan.

Contoh gambar : isi direktori c:\\yayasan\bahan\bahan 12-5-99.doc dengan informasi yang tampil ketika mouse ada diatasnya.

Cara membuatnya : 1. Click kanan dengan menempatkan pointer mouse diatas toolbar start ini lalu pilih Toolbar, New Toolbar. 2. Lalu anda tinggal pilih direktori mana di C:\\ yang hendak ditampilkan.

Manajemen Isi Hardisk

Ruang kapasitas harddisk yang besar dapat menampung ribuan atau ratusan ribuan file didalamnya. Jika kita sepakat untuk menjadikan komputer sebagai ruang penyimpanan kedua selain arsip-arsip surat yang kita klip dsb berarti kita harus memberlakukan isi harddisk sama seperti kita mengelola arsip surat masuk, surat keputusan, notulen-notulen rapat dsb. Ini cukup penting artinya sehingga kita tidak akan bingung dimana kita harus menyimpan file mengenai data karyawan, data sekolah, data soal-soal dan lain-lain. Dengan menggunakan fasilitas toolbar seperti digambarkan diatas kita hanya tinggal menaruh pointer mouse kita diatasnya, dan sub direktori yang telah kita atur itu memunculkan isinya. Direktori adalah suatu penamaan ruangan dalam harddisk. Contohnya dalam harddisk kanaan Cianjur terdapat ruang / direktori Yayasan, yang isinya file-file yang dibuat oleh staf harian administrasi yayasan. Di dalamnya dibuat lagi sub-sub direktori lain. Seperti surat, tlob, dsb. Yang penting kita membuat direktori ini ialah berdasarkan tema utama dari kumpulan file yang ingin kita taruh didalamnya. Misalnya direktori sekolah, berisi file-file soal-soal siswa. Contoh gambar click disini.

Contoh tampilan dalam Windows Explorer.