Panduan Pemakaian Software KSU

1. Cara Memanipulasi Data Untuk menambah, mengedit ataupun menhapus data pada dasarnya bisa dengan menekan tombol-tombol yang ada pada form, berikut adalah macam tampilan dari tombol-tombol tersebut

Gambar 1.1 : Menu untuk manipulasi Data 1

Menu tersebut diatas terletak pada sebelah kanan atas form.

Gambar 1.2 : Menu untuk manipulasi Data 2 Menu tersebut diatas terletak pada sebelah bawah form. Tombol Tambah digunakan untuk menampilkan form Tambah data. Tombol Edit digunakan untuk menampilkan form Edit Data, dan dari kedua tombol tersebut pada form Tambah/Edit diakhiri dengan menekan Tombol Simpan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data, namun sebelum menekan tombol tersebut, data yang ingin dihapus harus ditentukan terlebih dahulu. Saat menekan Tombol Hapus, maka akan muncul Pesan konfirmasi untuk menyakinkan sekali lagi apakah data tersebut akan benarbenar dihapus. Tombol Tutup digunakan untuk menutup form, dan pada form Tambah/Edit data, menekan Tombol Tutup akan membatalkan proses Tambah atau Edit, sehingga data yang telah dientrikan pada kolom-kolom di form tersebut tidak akan disimpan.

2. Cara Entri Data Berikut adalah berbagai macam kolom yang digunakan untuk pengisian data, pada entry form. a. TextBox, untuk pengisian data teks atau angka, dimana Anda cukup mengetikkan data yang ingin diinputkan. Pada pengisian kolom untuk data angka, hanya dapat menampung angka & karakter yang terkait seperti titik, koma dan tanda minus saja.

Gambar 2.1 : Textbox Halaman : 1 / 34 wongblajar@yahoo.com

b. Combo Box, Anda cukup memilih data yang diinginkan untuk mengisi kolom tersebut, dengan menekan pada tombol di sebelah kanan dari kolom.

Gambar 2.2 : Combo Box

c. Date Picker, digunakan untuk mengisi kolom tanggal atau bulan, dimana Anda harus menekan tombol yang ada di sebelah kanan, maka akan muncul bantuan kalender seperti gambar di bawah.

Gambar 2.3 : Date Picker d. Tombol Bantuan, digunakan untuk menampilkan data bantuan berupa daftar transaksi yang terkait. Yang perlu Anda lakukan cukup menekan tombol seperti gambar berikut, maka selanjutnya akan muncul bantuan yang berisi dengan data yang terkait dengan kolom yang hendak diisi. Gambar 2.4 : Tombol Bantuan

e. Tabel, pada pengisian tabel untuk kolom yang berbentuk Textbox, Anda cukup mengetikan data yang diinginkan pada setiap kolom kemudian selalu akhiri dengan menekan tombol Enter, agar data yang telah diketikkan dapat tersimpan sementara di kolom yang bersangkutan. Untuk kolom Check Box, Anda harus menekan mouse pada kolom tersebut untuk memberi centang atau untuk menghilangkan tanda centang. Sedangkan untuk kolom yang terdapat Tombol Bantuan, Anda dapat mengetikan langsung data yang diinginkan atau menekan tombol bantuan untuk memperoleh bantuan akan daftar data dari kolom yang terkait. Pastikan Anda selalu menyisakan satu baris kosong seperti gambar di bawah, sebelum Anda menekan tombol Simpan untuk mengkonfirmasi data yang akan disimpan.

Gambar 2.5: Tabel Halaman : 2 / 34 wongblajar@yahoo.com

Pada laporan terdapat menu seperti gambar berikut :

Gambar 2.6 : Menu pada Laporan Dengan keterangan, sbb : a. Konten b. Mencetak laporan c. Men-copy laporan d. Mencari data e. Menampilkan laporan dalam satu halaman f. Menampilkan laporan lebih dari satu halaman g. Mengecilkan tampilan laporan h. Memperbesar tampilan laporan i. Memperbesar atau memperkecil tampilan laporan dalam persentase dari ukuran sebenarnya j. Mundur satu halaman k. Maju satu halaman l. Kembali mundur ke halaman sebelumnya m. Kembali maju ke halaman selanjutnya 3. Login Saat Anda menjalan Software KSU baik dari Program Menu atau dari Shorcut di Desktop, pertama-tama akan muncul form Login, seperti gambar di bawah ini.

Gambar 3.1 : Login Tekan tombol Login, untuk menkonfirmasi Username dan Password yang telah dimasukkan. Sedangkan tombol Tutup untuk membatalkan penggunaan Software KSU.

Gambar 3.2 : Setting Database Server

Halaman : 3 / 34

wongblajar@yahoo.com

Digunakan untuk mengatur koneksi software KSU ke database server, dimana Username & Password disini adalah username & password yang berlaku di Database MySQL Server. Untuk Server diiisi nama computer letak database server berada, dan bisa juga diisi dengan IP Address. Untuk mengatur hak akses menu untuk setiap Username hanya dapat diatur oleh Username : admin, atau Username lainnya yang memiliki hak akses pada Manajemen User. Mengenai cara penggunaan Manajemen User akan dibahas lebih lanjut pada bagian berikutnya. 4. Setup Seluruh pengaturan awal Software KSU diatur melalui menu Setup, untuk lebih jelasnya seluruh isi dari menu Setup, Anda dapat melihat dari gambar di bawah ini.

Gambar 4.1 : Setup 4.1. Agama Digunakan untuk mengatur data Agama, yang nantinya daftar tersebut akan ditampilkan pada saat pengisian data Anggota.

Gambar 4.2 : Agama

Halaman : 4 / 34

wongblajar@yahoo.com

4.2. Kabupaten Digunakan untuk menentukan data Kabupaten, dimana data ini akan digunakan pada Profile Software KSU dan Data Anggota/Non Anggota.

Gambar 4.3 : Kabupaten

4.3. Pekerjaan Digunakan untuk mengatur data Perkerjaan, yang nantinya daftar tersebut akan ditampilkan pada saat pengisian data Anggota.

Gambar 4.4 : Pekerjaan

Halaman : 5 / 34

wongblajar@yahoo.com

4.4. Kode Transaksi Kas & Bank Digunakan untuk menentukan kode-kode transaksi non simpanan & pinjaman yang terkait kas & bank. Kode-kode tersebut nantinya akan digunakan pada Transaksi Non Simpanan & Pinjaman yang ada di menu Accounting.

Gambar 4.5 : Kode Transaksi Simpanan

4.5. Backup Database Digunakan untuk membackup database Software KSU. File hasil backup dapat digunakan untuk me restore database kelak, apabila terjadi hal yang tidak diinginkan. File backup Software KSU dapat digunakan untuk me restore database menggunakan MySQL Administrator.

4.6. Restore Database Digunakan untuk me restore database Software KSU. File backup yang digunakan untuk me restore, bisa menggunakan file hasil backup dari Software KSU, atau file hasil backup dari MySQL Administrator.

4.7. Manajemen User Digunakan untuk menambah user yang diperbolehkan mengakses Software KSU, serta untuk menentukan menu-menu apa saja yang boleh di akses oleh setiap user yang ada.

Halaman : 6 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 4.6 : Manajemen User Untuk menambah atau mengedit Manajemen User, Anda harus menekan tombol Tambah atau tombol Edit, maka akan muncul form Manajemen User, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 4.7 : Form Tambah/Edit Manajemen User

4.8. Options Digunakan untuk menentukan berbagai macam pengaturan pada Software KSU, seperti : 1. Menentukan No. Account. 2. Sistem penomoran (otomatis / manual). 3. Pembulatan. 4. Jenis Faktur Penjualan. 5. Isi data Header & Account. Halaman : 7 / 34 wongblajar@yahoo.com

Gambar 4.8 : Options 4.9. Profile Digunakan untuk menentukan profile dari KSU, sehingga profile tersebut akan dimunculkan untuk setiap kop laporan atau surat yang dihasilam oleh Software KSU.

Gambar 4.9 : Profile Isi semua kolom sesuai dengan data KSU anda. Tekan tombol Browse untuk memilih gambar logo KSU anda. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan 4.10. Reset Digunakan untuk me reset software KSU, dalam hal ini semua data pada menu yang telah dipilih di form Reset akan dihapus.

Halaman : 8 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 4.10 : Reset Pilih data apa saja yang ingin dihapus, kemudian tekan tombol Reset untuk menghapus data tersebut. Data yang dihapus melupti data semua modul baik KSU, KSU Syariah & KSU, jadi pastikan hatihati dalam menentukan data yang akan direset.

4.19. Ganti Password Digunakan untuk mengganti password user, malalui menu Tools > Ganti Password, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 4.11 : Ganti Password

5. Accounting Digunakan untuk menentukan semua data yang terkait langsung dengan accounting.

Gambar 5.1 : Accounting

Halaman : 9 / 34

wongblajar@yahoo.com

5.1. Header Digunakan untuk menentukan data Header, yang nantinya akan terkait dengan data Account.

Gambar 5.2 : Header

Gambar 5.3 : Form Tambah/Edit Header

Pada Kolom Jenis, terdapat 4 bagian pengaturan yang terdiri dari Aktiva Lancar, Modal, Pendapatan, Biaya & Cadangan. Pengaturan tersebut akan terkait dengan Analisis Laporan Keuangan & Penilaian Kesehatan KSU. 5.2. Account Digunakan untuk menentukan data Account.

Gambar 5.4 : Account Halaman : 10 / 34 wongblajar@yahoo.com

5.3. Jurnal Umum Digunakan untuk melakuan membuat jurnal umum, baik untuk membuat jurnal penyesuaian atau membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang tidak terkait dengan transaksi di Front Office.

Gambar 5.5 : Jurnal Umum

Gambar 5.6 : Form Tambah/Edt Jurnal Umum Laporan Jurnal Umum setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Jurnal Umum, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 5.7 : Laporan Jurnal Umum Halaman : 11 / 34 wongblajar@yahoo.com

5.4. Tutup Buku Digunakan untuk memposting semua jurnal pada periode yang ditentukan ke dalam bentuk Neraca. Apabila suatu periode telah dilakukan Tutup Buku, maka pada periode tersebut masih dimungkinkan untuk dilakukan transaksi yang menghasilkan jurnal, dan proses Tutup Buku pada periode tersebut dapat dilakukan lagi untuk meng udpate Neraca. Sebelum melkukan Tutup Buku untuk yang pertama kali, pastikan Neraca Saldo Awal sudah ditentukan terlebih dahulu, dengan periode diset menjadi 1 bukan sebelum periode Tutup Buku.

5.5. Neraca Saldo Awal Digunakan untuk menentukan neraca saldo dari periode sebelum periode Tutup Buku.

Gambar 5.8 : Neraca Saldo Awal Sedangkan untuk Buku Besar dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Buku Besar, seperti yang tampak pada gambar berikut.

Gambar 5.9 : Buku Besar Halaman : 12 / 34 wongblajar@yahoo.com

Untuk Neraca setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Neraca, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 5.10 : Neraca Untuk Neraca Detail setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Neraca Detail, seperti yang tampak pada gambar berikut.

Gambar 5.11 : Neraca Detail

Halaman : 13 / 34

wongblajar@yahoo.com

Untuk Neraca Komparatif setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Neraca Komparatif, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 5.12 : Neraca Komparatif Untuk Neraca Komparatif Detail setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Neraca Komparatif Detail, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 5.13 : Neraca Komparatif Detail Halaman : 14 / 34 wongblajar@yahoo.com

Untuk Lampiran Neraca setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Lampiran Neraca, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 5.14 : Lampiran Neraca Untuk Laporan Laba Rugi setiap periodenya dapat dilihat melalui menu Laporan > Accounting > Laporan Laba Rugi, seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Gambar 5.15 : Laporan Laba Rugi

Halaman : 15 / 34

wongblajar@yahoo.com

6. Keuangan Digunakan untuk menentukan data Bank, Pendapatan & Pengeluaran.

Gambar 6.1 : Keuangan 6.1. Bank Digunakan untuk menentukan data Bank.

Gambar 6.2 : Bank

6.2. Pendapatan Digunakan untuk menentukan data Pendapatan Penjualan dengan penerimaan dalam bentuk Giro/Cek, Transfer ke Bank, dan Tunai.

Gambar 6.3 : Pendapatan

Halaman : 16 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 6.4 : Terima Giro/Cek

Gambar 6.5 : Form Tambah/Edit Giro/Cek Digunakan untuk mencatat data Giro/Cek yang diterima dari pendapatan penjualan. Data Giro/Cek tidak dapat diedit atau dihapus apabila telah terkait dengan transaksi Pendapatan Giro/Cek, kecuali transaksi yang terkait tersebut dihapus terlebih dahulu.

Gambar 6.6 : Terima Giro/Cek yang dicairkan

Halaman : 17 / 34

wongblajar@yahoo.com

Digunakan untuk mencairkan Giro/Cek yang diterima dari Pelanggan untuk pembayaran penjualan.

Gambar 6.7 : Pendapatan Giro/Cek

Gambar 6.8 : Form Tambah/Edit Pendapatan Giro/Cek

Digunakan untuk mengkaitkan Giro/Cek yang diterima dari pendapatan penjualan, dengan No. Faktur Penjualan. Nominal Piutang akan berkuran saat Giro/Cek tersebut telah dicairkan.

Gambar 6.9 : Pendapatan Transfer

Halaman : 18 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 6.10 : Form Tambah/Edit Pendapatan Transfer Digunakan untuk mencatat data Pendapatan Penjualan dengan pembayaran transfer ke Bank.

Gambar 6.11 : Pendapatan Tunai

Gambar 6.12 : Form Tambah/Edit Pendapatan Tunai Digunakan untuk mencatat Pendapatan Penjualan dengan pembayaran tunai. Halaman : 19 / 34 wongblajar@yahoo.com

6.3. Pengeluaran Digunakan untuk menentukan data Pengeluaran Pembelian dengan pembayaran dalam bentuk Giro/Cek, Transfer ke Bank, dan Tunai.

Gambar 6.13 : Bayar Giro/Cek

Gambar 6.14 : Form Tambah/Edit Bayar Giro/Cek Digunakan untuk mencatat Giro/Cek yang diterbitkan guna membayar Pembelian.

Gambar 6.15 : Bayar Giro/Cek yang dicairkan

Halaman : 20 / 34

wongblajar@yahoo.com

Digunakan untuk mencairkan Giro/Cek yang diberikan ke Supplier untuk pembayaran Pembelian.

Gambar 6.16 : Pengeluaran Giro/Cek

Gambar 6.17 : Form Tambah/Edit Pengeluaran Giro/Cek

Digunakan untuk mencatat Pengeluaran dalam bentuk Giro/Cek, untuk dikaitkan dengan Pembelian untuk mengurangi nominal Hutang Supplier. Nominal Hutang Supplier akan berkurang jika Giro/Cekyang dibayar tersebut telah dicairkan.

Gambar 6.18 : Pengeluaran Transfer

Halaman : 21 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 6.19 : Form Tambah/Edit Pengeluaran Transfer

Digunakan untuk mencatat pengeluaran dalam bentuk transfer dari bank, untuk pembayaran pembelian dari Supplier.

Gambar 6.20 : Pengeluaran Tunai

Gambar 6.21 : Form Tambah/Edit Pengeluaran Tunai

Halaman : 22 / 34

wongblajar@yahoo.com

Digunakan untuk mencatat pengeluaran tunai, untuk pembayaran pembelian dari Supplier atau pengeluaran lainnya. 7. Pembelian Digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terkait dengan pembelian.

Gambar 7.1 : Menu Pembelian 7.1. Supplier Digunakan untuk menentukan data Supplier

Gambar 7.2 : Pengeluaran Tunai

Gambar 7.3 : Form Tambah/Edit Supplier

7.2. Pembelian Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian. Pada transaksi ini tidak berpengaruh pada jumlah stok barang maupun hutang supplier, juga tidak timbul jurnal. Transaksi Pembelian tidak dapat diedit atau dihapus, apabila transaksi tersebut telah terkait dengan transaksi Terima Barang.

Halaman : 23 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 7.4 : Pembelian

Gambar 7.5 : Form Tambah/Edit Pembelian 7.2. Retur Pembelian Digunakan untuk mencatat transaksi Retur Pembelian. Barang yang diretur berdasarkan jumlah barang yang telah diterima oleh bagian Gudang.

Gambar 7.6 : Retur Pembelian

Halaman : 24 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 7.7 : Form Tambah/Edit Retur Pembelian 8. Gudang Digunakan Untuk mencatat semua transaksi yang terkait dengan penerimaan stok barang, seperti master barang, terma barang, dll

Gambar 8.1 : Menu Gudang 8.1. Kategori Digunakan untuk menentukan Kategori Barang. Data Kategori tidak dapat dihapus apabila telah terkait dengan data Barang.

Gambar 8.2 : Kategori Halaman : 25 / 34 wongblajar@yahoo.com

Gambar 8.3 : Form Tambah/Edit Kategori 8.2. Satuan Digunakan untuk menentukan data Satuan Barang. Data Satuan tidak dapat dihapus apabila telah terkait dengan data Barang.

Gambar 8.4 : Satuan

Gambar 8.5 : Form Tambah/Edit Satuan 8.3. Barang Digunakan untuk menentukan data Barang. Data Barang tidak dapat dihapus apabila telah terkait dengan transaksi Pembelian, Terima Barang. Mutasi Gudang & Penjualan.

Gambar 8.6 : Barang Halaman : 26 / 34 wongblajar@yahoo.com

Gambar 8.7 : Form Tambah/Edit Barang 8.4. Barcode Digunakan untuk mencetak Barcode dari kode barang.

Gambar 8.8 : Barcode

Gambar 8.9 : Cetak Barcode

Halaman : 27 / 34

wongblajar@yahoo.com

8.5. Gudang Digunakan untuk menentukan data Gudang. Data Gudang tidak dapat dihapus apabila telah terkait dengan transaksi Terima Barang, Mutasi Gudang & Penjualan.

Gambar 8.10 : Gudang

Gambar 8.11 : Form Tambah/Edit Gudang

8.6. Terima Barang Digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan barang baik barang berupa stok awal atau barang dari pembelian. Transaksi Terima Barang tidak dapat diedit atau dihapus, apabila transaksi tersebut telah terkait dengan Retur Pembelian, Mutasi Gudang, & Penjualan.

Gambar 8.12 : Terima Barang

Halaman : 28 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 8.13 : Form Tambah/Edit Terima Barang 8.7. Mutasi Gudang Digunakan untuk mencatat transaksi perpindahan barang antar Gudang. Transaksi Mutasi Gudang tidak dapat diedit atau dihapus apabila telah terkait dengan transaksi Penjualan

Gambar 8.14 : Mutasi Gudang

Gambar 8.15 : Form Tambah/Edit Mutasi Gudang Halaman : 29 / 34 wongblajar@yahoo.com

9. Penjualan Digunakan untuk mencatat segala trasanksi yang terkait dengan penjualan & data Anggota/Non Anggota sebagai data Pelanggan.

9.1. Anggota Digunakan untuk menentukan data Anggota.

Gambar 9.1 : Anggota

Menghapus data Anggota dengan memberi tanda cetang pada Non Anggota, maka akan menjadikan Anggota tersebut sebagai Non Anggota. Tekan tombol Impor untuk mengimpor data Anggota dari file Excel.

Gambar 9.2 : Impor Data Anggota

No. Anggota untuk menentukan urutan kolom data No. Anggota yang di Excel, misal data Anggota di Excel berada di kolom B, maka kolom No. Anggota diisi dengan angka 2. Nama utuk menentukan urutan kolom data Nama Anggota yang di Excel. Alamat untuk menentukan urutan kolom data Alamat Anggota yang di Excel. Mulai Baris untuk menentukan permulaan baris data Anggota yang ada di Excel, misal data Anggota yang di Excel mulai dari Baris 3 (Header tidak termasuk), maka kolom Mulai Baris juga diisi 3. Tombol Browse untuk menentukan file Excel sumber yang berisi data Anggota yang akan diimpor. Halaman : 30 / 34 wongblajar@yahoo.com

Untuk mencetak Kartu Anggota, dapat melalui menu Laporan > Customer Service > Kartu Anggota, maka akan diawal dengan munculnya form Daftar Anggota. Tentukan Anggota yang akan dicetak, untuk pilihan Anggota lebih dari satu bisa dengan menekan tombol shift atau control, lalu diakhiri dengan menekan tombol Pilih, seperti yang tampak pada gambit di bawah.

Gambar 9.3 : Form Daftar Anggota

Gambar 9.4 : Kartu Anggota Tampak Depan

Halaman : 31 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 9.5 : Kartu Anggota Tampak Belakang

9.2. Non Anggota Digunakan untuk menentukan data Non Anggota.

Gambar 9.6 : Non Anggota

9.3. Penjualan Digunakan untuk mencata transaksi Penjualan. Terdapat 2 macam faktur penjualan, dalam format struk atau faktur (1/2 quatro continuous form), yang pengaturannya dapat dilakukan melalui menu Setup > Options

Gambar 9.7 : Penjualan

Halaman : 32 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 9.8 : Form Tambah/Edit Penjualan

Gambar 9.9 : Form Bayar Transaksi Penjualan tidak dapat diedit atau dihapus jika terkait dengan transaksi Retur Penjualan, atau transaksi Pendapatan apabila penjualan tersebut dengan pembayaran tempo. 9.4. Retur Penjualan Digunakan untuk mencatat transaksi Retur Penjualan

Gambar 9.10 : Retur Penjualan

Halaman : 33 / 34

wongblajar@yahoo.com

Gambar 9.11 : Form Tambah/Edit Retur Penjualan

Halaman : 34 / 34

wongblajar@yahoo.com