Anda di halaman 1dari 74

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD

Arsip merupakan alat pengingat,


baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan, merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.

Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktuwaktu dengan cepat dan tepat.

Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharap agar stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Berdasarkan hal tersebut, seseorang harus mempunyai keterampilan dan ketelitian, agar apabila sewaktu-waktu pimpinan memerlukan arsipnya, maka arsip termaksud dapat disajikan denga cepat dan tepat.

Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan.

Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempunyai kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak ada bukti yang kuat walaupun ada juga kebaikannya. Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik.

Kesimpulannya; Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Dikenal 5 macam sistem penataan arsip yaitu:

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System. 2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing


System. 3. Sistem Nomor/Numerical Filing System. 4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System. 5. Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System.

Beragam pengertian Sistem Abjad/Alphabetical Filing System

1. Salah satu sistem penataan berkas yang


umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturaan mengindeks.

2. Penyelenggaraan sistem kearsipan

berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.

3. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

4. Penyimpanan atau penempatan

dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.

Contoh: Kearsipan Sistem Abjad

Karton penyekat abjad

Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta

melalui nama. 2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama. 3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak. 4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Memahami warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui:

1. Kode
adalah tanda/simbol yang tertulis atau ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat/ wilayah, nama benda atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau kombinasi dari abjad dan angka tergantung pada sistem filing yang dipergunakan.

2. Koding/Mengkode (kodifikasi)

adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan penyimpanan arsip.

Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan, sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.

3. Indeks Merupakan daftar/tabel berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan abjad/ nomor/gabungan dari abjad dan nomor.
Indeks berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode arsip, atau tempat arsip disimpan menurut persoalan yang terkandung dalam arsip tersebut

4.

Mengindeks Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut dapat ditemukan apabila diperlukan.

5. Mengabjad Mengabjad berarti menyusun nama atau caption atau judul-judul arsip menurut susunan abjad. Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi kata.

6. Judul/caption

Adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal.
Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption, title atau nama. Judul/caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip.

Judul, caption atau nama bisa diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama organisasi, nama wilayah, nama pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk menentukan kode arsip, nama-nama atau judul tersebut harus diindeks terlebih dahulu.

Keuntungan pemakaian sistem abjad:

1. Sangat mudah menggolongkan surat


menurut nama organisasi/instansi/ lembaga/perusahaan. mudah dan cepat.

2. Menyimpan dapat dilakukan dengan 3. Sederhana dan mudah dimengerti, baik


pekerjaan maupun pencariannya.

4. Perlengkapannya dapat dipergunakan

untuk bermacam-macam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap dokumen.

Kerugian pemakaian sistem abjad:

1. Dalam sistem yang luas memerlukan waktu


yang lama untuk menemukan surat atau warkat yang diperlukan. terutama nama orang. menurut perihalnya.

2. Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama 3. Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan
Contoh:
Penyimpanan surat-menyurat, kontrakkontrak, catatan-catatan pegawai, dan sebagainya.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan, adalah:

1. Nama perorangan (Individual name). 2. Nama perusahan (Firm name/ Business

name). 3. Nama Instansi Pemerintah (Government name). 4. Nama organisasi/perhimpunan (Civic mission).

Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari


No. 1. 2. 3. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode

satu suku kata, maka diindek sebagai berikut:

Dearliana Suharto Median

Dearliana Suharto Median

D S M

2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari


lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata nama terakhir.
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2

Kode

1.

Nazhira Idzni Idzni

Nazhira

2.

Muhammad Muslih Vera Veriska

Muslih

Muhammad

3.

Veriska Vera

3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/ marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga misalnya:
No. 1. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode

Aspin Sihombing Sihombing

Aspin

2.

Bob Tutupoly

Tutupoly

Bob

3.

Simon Manumpil Manumpil

Simon

4. Nama yang menggunakan singkatan di depan

maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya:
Judul/Nama

No.

Unit 1

Unit 2

Unit 3

Kode

1.

A.Rachman

Rachman

2.

M. Maulana S.

Maulana

3.

A.H. Nasution

Nasution

5. Nama yang menggunakan singkatan di depan

maupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:
No.

Judul/Nama

Unit 1

Unit 2

Unit 3

Kode

1.

S. Ranuwijaya

Suwandi

Ranuwijaya

2.

B.M. Diah

Bahrudin

Muhammad

Diah

3.

T.D. Marzuki

Teuku

Daud

Marzuki

6. Nama yang memakai gelar, yang

diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.

Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu:

Gelar akademis, seperti: S.Pd, Dra, Dr,


Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA, M.M, M.Si dan lain-lain. Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain.

Gelar keagamaan antara lain: Kyai, Haji,

Gelar Kebangsawanan, seperti: Raden,


Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan sebagainya.

Gelar Kepangkatan, seperti: Marsekal,


Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain. Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain.

Gelar Jabatan, seperti: Presiden,

Diindeks sebagai berikut:


No. 1. Judul/Nama Ir H. Iwan Zaiwansyah Unit 1 Iwan Unit 2 Zaiwansyah (H.Ir) Unit 3 Kode I

2.

Jendral M. Panggabean

Panggabean

M (Jendral)

3.

KRT. Widjojoprawiro

Widjojoprawiro

(KRT)

4.

Kyai Achmad Dahlan

Dahlan

Achmad (Kyai)

5.

Monsignor Leo Sukoto

Sukoto

Leo (Monsignor)

7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
No.

Judul/Nama Ida Bagus Putu Arsana

Unit 1 Arsana

Unit 2 Putu

Unit 3 Ida Bagus

Kode A

1.

2.

I Gusti Made Yono

Yono

Made

I Gusti

3.

I Gusti Nyoman Panji Tisna

Panji Tisna

Nyoman

I Gusti

8. Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baptisnya.
No.
1.

Judul/Nama
FX Suharso

Unit 1
Suharso

Unit 2
F

Unit 3
X

Kode
S

2.

Leo Sukoto

Sukoto

Leo

3.

Antonius Yatin

Yatin

Antonius

9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya:
No.

Judul/Nama

Unit 1

Unit 2

Unit 3

Kode

1.

Ny. Sadiah Zainuddin


Ny. Suciati Suwiryo.

Zainuddin

Sadiah (Ny)
Suciati (Ny)

2.

Suwiryo

3.

Ny. Kartini Legowo

Legowo

Kartini (Ny)

10. Nama yang memakai kata bin, binti,

diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin/binti sebagai main captionnya, misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1.

Achmad bin Salim

Bin Salim

Achmad

2.

Aminah binti Samidin

Binti Samidin

Aminah

3.

Aziz bin Muslih

Bin Muslih

Aziz

Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll,

diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (nick name), misalnya:
No. 1. Judul/Nama Robert John Kennedy Unit 1 Kennedy Unit 2 Robert Unit 3 John Kode K

2.

George R Terry

Terry

George

Robert

3.

Thomas R Jones

Jones

Thomas

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya:
No. 1. Judul/Nama Peter Smith-White Unit 1
Smith-White

Unit 2 Peter

Unit 3

Kode S

2.

Marry Duff - Frasier

Duff - Frasier

Marry

3.

Charles Bek-Grem

Bek-Grem

Charles

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan,

hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El, Al, dll.
No. 1. Judul/Nama John van den Bosch Unit 1 van den Bosch Unit 2 John Unit 3 Kode V

2.

Leonardo da Vinci

da Vinci

Leonardo

4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang Cina maupun Korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:

No.

Judul/Nama Liem Swie King

Unit 1 Liem

Unit 2 Swie

Unit 3 King

Kode L

1.

2.

The Liang Gie

The

Liang

Gie

Mengindeks Nama Perusahaan


1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya:
No.

Judul/Nama PT Mekasari

Unit 1 Mekasari

Unit 2 Perseroan

Unit 3 Terbatas

Kode M

1.

2.

Pabrik Sepatu Bata

Bata

Pabrik

Sepatu

3.

Toko Serba Logam

Serba

Logam

Toko

2. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana nama kepanjangannya.
No . Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode

1.

GIA

Garuda

Indonesia

Airways

2.

Permigas

Minyak

Gas

Perusahaan

3.

PT KAI

Kereta

Api

Indonesia

Perseroan Terbatas

3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh:
No. 1. Judul/Nama RS Cipto Mangunkusumo Unit 1 Cipto Unit 2 Mangunkusumo Unit 3 Rumah Sakit Kode C

2.

John Lee Company

Lee

John

Company

3.

Universitas Gajah Mada

Gajah

Mada

Unversitas

4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh:
No. 1. Judul/Nama Toko 99 Unit 1 Sembilansembilan Unit 2 Toko Unit 3 Kode S

2.

Hotel 234

Dua tiga Empat Pojok

Hotel

3.

Toko Pojok 45

Empat lima

Toko

5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara:
No.

Judul/Nama Toko ABC

Unit 1 A

Unit 2 B

Unit 3 C

Unit 4 Toko

Kode A

1.

2.

Firma KS

Firma

6.

Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, atau kata depan of maka kata penghubung, kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan diindeks mengikuti unit tersendiri, pengindekannya dilakukan:
No

Judul/Nama .

Unit 1 Suryono (and)

Unit 2 Company

Unit 3

Kode S

1. Suryono & Co

2. Sawitri Salon & Make Up

Sawitri

Salon (and)

Make Up

Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

Badan pemerintah meliputi Departemen, Lembaga non Departemen. Demikian juga instansi resmi maupun militer. Seperti Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, dll. Untuk kepentingan file, untuk nama instansi pemerintah ini perlu ada peraturan dan cara mengindeksnya.

1. Badan pemeritah di dalam negeri diindeks

dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya, misalnya:


No.

Judul/Nama Departemen Dalam Negeri

Unit 1 Dalam

Unit 2 Negeri

Unit 3 Departemen

Kode D

1.

2.

Direktorat Bea dan Cukai Kantor POS Besar

Bea (dan)

Cukai

Direktorat

3.

POS

Besar

Kantor

2. Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindek kata pengenal/kata tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk badan tersebut, misanya:
No.

Nama LAN

Unit 1 Administrasi

Unit 2 Negara

Unit 3 Lembaga

Unit 4

Kode

1.

2.

LIPI

Ilmu

Pengetahuan Indonesia Lembaga

3.

DPR

Perwakilan

Rakyat

Dewan

3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata pengenal utamanya diikuti bentuk badan tersebut, misalnya:
No.

Judul/Nama
Provinsi Jawa Tengah

Unit 1
Jawa Tengah

Unit 2
Provinsi

Unit 3

Kode
J

1.

2.

Kabupaten Asahan

Asahan

Kabupaten

3.

Kecamatan Grogol

Grogol

Kecamatan

4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.
No.

Nama HMI

Unit 1 Mahasiwa

Unit 2 Himpunan

Unit 3

Unit 4

Kode M

1.

2.

PGRI

Guru

Republik

Indonesia

Persatuan

3.

ISWI

Sarjana

Wanita

Indonesia

Ikatan

5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakan adalah unit politik dari negara tersebut, misalnya:
No.

Judul/Nama

Unit 1 Indonesia

Unit 2 Republik

Unit 3

Kode I

1. Republik Indonesia

2. CIA American

American

Central

Intelegence (of)

Merancang Daftar Klasifikasi


Dalam merancang klasifikasi abjad namanama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

Nama Perorangan Nama Perusahaan Instansi Pemerintah Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian suratsurat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya. Contoh: A, B, C,Z Aa, Ab, Ac, Az Aba, Abb, Abc, Abz Aca, Acb, Acc, Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut:
Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul

Abas,Abdul Bainulhakim
Abbas,Yasir Badrianus Abdul,Yadi Badri,Mutia

Carlianis
Channe

Darman,Iskandar
Dasman,Yusar

Cherry,Retno Dirman,Asri

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Filing Kabinet,
dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, maka kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci II berkode G L, Laci III berkode M S, Laci IV berkode T Z.

2. Guide,

banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide yang dibutuhkan dapat sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.

Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.

3. Folder,
banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder.

Dengan perincian sebagai berikut: Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab, Ac..Az Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc..Bz Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, CcCz

4. Rak Sortir, yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A sampai z sehingga memudahkan pemisahan surat.

5. Kartu Indeks

disesuaikan dengan kebutuhan. Kartu Indeks disimpan dalam laci kartu indeks.

6. Rak kartu atau laci kartu, untuk menyimpan kartu indeks.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:


1. Pengumpulan Surat Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.

2. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda perintah simpan (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

3.

Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman

atau nama penanda tangan surat.

Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan. Cara Mengindeks:

PT. Waringin Indeks Waringin PT Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

4. Memberi Kode Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

5. Menyortir

Adalah mengelompokkan surat ke dalam kelompok abjad masing-masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas di dalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

6. Menempatkan

Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan

Prosedur Penemuan Arsip

Jika ada pihak lain yang meminta/ meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menanyakan jenis arsip yang akan


dipinjam.

2. Menentukan kode berdasarkan nama


yang telah di indeks.

3. Mengambil arsip dari tempat

penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjam. Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

Inspirasi Sukses

Karya besar di dunia ini, umumnya dihasilkan oleh orang yang tetap melakukan, ketika harapannya nyaris putus.
(Dale Varnegie)

Terima Kasih & Sukses Selalu Buat Anda