Contralora Universitaria

Toluca, Mxico; a 12 de junio de 2013 Oficio No. 600/2013 Folio: CU/AIP/FacCCon/17/13 DR. EN D. JORGE OLVERA GARCA RECTOR DE LA UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE MXICO PRESENTE Con fundamento en los artculos 39 prrafo primero de la Ley de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico; 144, 145 fracciones I, II, III, IV, V, X, XIV y XVII, 148 prrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico; 136, 138 inciso a), 139 y 140 inciso a) del Acuerdo por el que se Actualiza la Estructura Orgnico-Funcional de la Administracin Central de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico vigente a partir del 17 de febrero de 2009, y dems relativos y aplicables, hacemos de su conocimiento el resultado de la Auditora Integral Programada a la Facultad de Ciencias de la Conducta del 07 al 20 de mayo del ao en curso. La auditora se desarroll sobre la revisin y evaluacin de aspectos de orden: Acadmico. Administrativo. Financiero. Informtico. De legalidad.

Sirviendo de apoyo para el desarrollo de la auditora documentos, tcnicas y herramientas de trabajo como: Legislacin Universitaria. Contratos Colectivos de Trabajo 2012 2013, UAEM - FAAPAUAEM y SUTESUAEM. Informacin proporcionada por Dependencias de Administracin Central. Entrevistas. Arqueos.

Basado lo anterior en los Principios Administrativos, Normas de Informacin Financiera y Normas y Procedimientos de Auditora, los cuales permitieron obtener los siguientes resultados relevantes: ALCANCE La auditora se desarroll sobre la revisin y evaluacin de los 40 rubros que integran el proceso de auditora integral del periodo de mayo 2010 a abril 2013, la informacin evaluada fue proporcionada a esta Contralora por varias Dependencias de Administracin Central y titulares de reas o departamentos de la Facultad. La informacin solicitada a la Facultad mediante el oficio No. 500/2013 a fin de evaluar el control interno del Organismo Acadmico, fue entregada en los plazos y trminos establecidos.

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Ignacio Lpez Rayn # 510 Esq. Arteaga (5to. piso), Col. Cuauhtmoc, CP 50130, Tel. (01 722) 226 1143 / 226 1144, Toluca Estado de Mxico.

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15. BIBLIOTECA Observacin 14 Se observ que en la biblioteca se tienen almacenados ttulos clasificados y catalogados, incluyendo la bibliografa adquirida por recursos PIFI 2011, que no estn a disposicin de la comunidad estudiantil, se encuentran en cajas lo que no permite su consulta en el rea. En entrevista realizada a la responsable de la biblioteca inform que esta situacin se propici por la falta de estantes adecuados en la biblioteca, ya que fueron solicitados y adquiridos; sin embargo, fueron inadecuados para este tipo de material, por lo cual la Subdirectora Administrativa est analizando algunas posibilidades para adquirir los estantes. Normatividad infringida Artculos 17 fracciones I, II y III del Reglamento del Sistema de Centros de Documentacin e Informacin de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico, inherentes a la prestacin de servicios, y a la finalidad de apoyar las funciones sustantivas de la universidad. Requisitos mnimos de control: Contar con el equipo necesario y en ptimas condiciones para el adecuado funcionamiento de la biblioteca. Del mismo modo, contar con las medidas de seguridad necesarias en caso de algn siniestro. Efecto esperado El responsable de la biblioteca conjuntamente con la Subdirectora Administrativa, debern solicitar la estantera necesaria con la finalidad de tener la totalidad del acervo bibliogrfico con el que se cuenta, a disposicin de la comunidad universitaria. En lo sucesivo se deber cumplir con la funcin primordial de la biblioteca, que es poner a disposicin de la comunidad universitaria los ttulos que se encuentran en la biblioteca. Enviar a este rgano de Control Interno evidencia documental y fotogrfica de las medidas implementadas para solventar dicha observacin. Se acredita con cdula de informacin derivada de la entrevista realizada al responsable de biblioteca, datos del inventario de bibliografa, documentacin inherente a los procedimientos llevados a cabo dentro de la biblioteca y verificacin fsica del rea. 16. RECURSOS ETIQUETADOS Normativa Requisitos mnimos de control: Contar con la apertura programtica autorizada por la Secretara de Educacin Pblica (SEP) de la Dependencia de Educacin Superior (DES) a la cual pertenezca el espacio acadmico. Dar cumplimiento a lo establecido por la Secretara de Planeacin y Desarrollo Institucional, en cuanto a la programacin del ejercicio de los recursos. Efectuar conciliaciones peridicas de los montos ejercidos y por ejercer ante la Secretara de Investigacin y Estudios Avanzados, la Coordinacin de Recursos Etiquetados y la Direccin de Estudios Profesionales segn sea el caso, con la finalidad de ejercer oportunamente los recursos. Contar con expedientes clasificados por tipo de apoyo que contengan copia de la totalidad de la documentacin (facturas, comprobantes, plizas contables, resguardos y trmites administrativos) y en su caso, las reprogramaciones autorizadas.
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Identificar y sellar correctamente la totalidad de la bibliografa adquirida mediante recursos federales; adems de estar catalogada y clasificada por la Direccin de Infraestructura Acadmica. Contar con el resguardo y control de los bienes adquiridos mediante recursos etiquetados. PIFI Por la Secretara de Planeacin y Desarrollo Institucional (SPyDI) se coordinan las actividades para la elaboracin del Programa Integral para el Fortalecimiento Institucional PIFI para las Dependencias de Educacin Superior (DES). Mediante consenso, las DES determinan los proyectos, metas y acciones para cada ejercicio, debiendo contar la autorizacin de la Secretara de Educacin Pblica (SEP) en cada rubro. En formato preestablecido se sealan las metas que corresponden a cada una de las dependencias que conforman las DES, con base en el cual se realizan acciones para solicitar los apoyos para cumplir con las metas autorizadas. Asimismo, se llegan a reprogramar las metas inicialmente autorizadas, debido a los tiempos de programacin y liberacin, o por el tiempo que se tiene para ejercer el presupuesto llegando a tener repercusiones administrativas y acadmicas. Esta reprogramacin se debe a la prolongacin de los tiempos de elaboracin para la liberacin de los recursos, ya que la inflacin supera la proyeccin de esta, por lo cual es conveniente dar seguimiento puntual a los trmites realizados ante las Dependencias de la Administracin Central. A la Coordinacin de Planeacin y Evaluacin de la Facultad, a travs de la DES Ciencias de la Educacin y Humanismo; a la cual pertenece el espacio acadmico, le corresponde la formulacin de la apertura programtica de los apoyos del PIFI, el seguimiento de las metas y la elaboracin de los reportes del avance de la apertura; as como asistir, en compaa de la Subdirectora Administrativa, a las reuniones convocadas por la Coordinacin de Recursos Etiquetados en donde se determinarn los compromisos para dar cumplimiento a las metas programadas. La Subdireccin Administrativa es el rea responsable de realizar los trmites como son solicitar fichas de gastos a comprobar, gestionar rembolsos, elaborar solicitudes y darles seguimiento. Para el control de los documentos se cuenta con carpetas que tienen integradas, solicitudes, facturas de la comprobacin de gastos y constancias que avalan la participacin en los eventos acadmicos. PIFI 2011 De acuerdo a la Apertura Programtica del ao 2011 e informacin proporcionada por la Subdirectora Administrativa de la Facultad, los recursos PIFI 2011 se encuentran cerrados. A partir de la apertura programtica PIFI 2011, se verific que la Facultad a travs del proyecto: OP/PIFI-2011-15MSU0012W- 08-02, rubro 5 NR 3 libros del rea de ciencias de la conducta; cont con un monto por $ 327,600.00, los cuales ya se ejercieron, presentando la Subdirectora Administrativa facturas y documentacin soporte por $ 311,727.25; la diferencia corresponde a remanentes que fueron distribuidos entre las DES de la UAEM. Para verificar que los proyectos con recursos federales PIFI 2011 cuentan con evidencia documental de eventos acadmicos realizados, como: constancias o certificado de participacin para actividades de tipo acadmico. Se revisaron 10 proyectos, de un total de 29, que corresponden al 34% de la reprogramacin P/PIFI-2011-15. Fortalecimiento de las funciones sustantivas de la DES de Ciencias de la Educacin y Humanidades, representando un monto autorizado de $ 211,392.00. Se constat que todos cuentan con evidencia documental que avalan la asistencia a los eventos acadmicos programados. Sin observacin.

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PIFI 2012 Con base en el anlisis de la Apertura Programtica proporcionada por la Coordinadora de Planeacin y Evaluacin del ao 2012, as como, facturas y documentos que integran los resguardos, se obtuvo que el programa PIFI 2012 se encuentra ejercindose de la siguiente manera:
Id_Meta OP/FIFI2012-15MSU0012W-09-01 OP/FIFI2012-15MSU0012W-09-02 OP/FIFI2012-15MSU0012W-09-03 OP/FIFI2012-15MSU0012W-09-04 Total Asignado $ 405,454.00 20,940.00 437,211.00 341,003.00 $ 1204,608.00 Presupuesto Ejercido $ 24,890.00 0.00 95,009.84 0.00 $ 119,899.84 Disponible 380,564.00 20,940.00 342,201.16 341,003.00 $ 1084,708.16

Los recursos han sido aplicados para metas acadmicas, as como, para la adquisicin de pruebas psicomtricas. Efecto esperado La Subdirectora Administrativa deber dar seguimiento preciso al ejercicio de los recursos autorizados, llevando a cabo las conciliaciones necesarias ente las Dependencias de Administracin Central, en virtud de los saldos disponibles, as como integrar la documentacin que ampara el ejercicio de los recursos. De los recursos federales PIFI 2012 se revisaron 2 proyectos de la reprogramacin P/PIFI-201215MSU0012W-09: Proyecto integral de la DES, cuyo monto autorizado fue $ 26,922.00. Se constat que se cuenta con evidencia documental que avala la asistencia a los eventos acadmicos programados. Sin observacin. Con base en la apertura programtica, correspondiente al proyecto OP/PIFI-2012-15MSU0012W-09-03, R. 5, NR. 2 Adquisicin de 400 libros en el rea de Ciencias de la Conducta, Educacin y Cultura Fsica, la Facultad cuenta con un monto por $ 328,800.00, mientras que en el R. 5, NR. 5 Adquisicin de un libro en el rea de Ciencias de la Conducta, Educacin y Cultura Fsica, se asign un monto de $ 725.00. A la fecha de revisin la Facultad recibi 15 libros por un monto de $ 6,978.80, segn facturas y documentacin soporte proporcionada por la Subdirectora Administrativa, dicho recurso est en trmite. De la revisin aleatoria del material bibliogrfico PIFI 2012, de acuerdo a facturas y relacin de bibliografa, se identific que ste se encuentra fsicamente en biblioteca, no obstante; an no se enva a la DIA para el proceso tcnico ya que se espera recibir el total de bibliografa correspondiente a dicho recurso. Efecto esperado El responsable de biblioteca deber dar seguimiento para que se obtenga la totalidad del material bibliogrfico correspondiente a recursos PIFI 2012 y enviarlo a la DIA para su proceso tcnico correspondiente; posteriormente deber colocarse a disposicin en el rea, para la consulta de los usuarios. Se acredita con cdulas de entrevista y de trabajo avaladas por la Subdirectora Administrativa y Coordinadora de Planeacin y Evaluacin y el responsable de biblioteca, copia de las aperturas programticas, requisiciones, facturas, constancias de eventos acadmicos, relaciones de la bibliografa adquirida y verificacin fsica aleatoria de la bibliografa en biblioteca.

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