Anda di halaman 1dari 60

BA BA B B 1 1

A.

PRINSIP DASAR KOMUNIKASI BISNIS

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan melibatkan dua orang atau lebih Komunikasi menggunakan cara-cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal) Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal Verbal == melalui tulisan dan lisan Bentuk Dasar Komunikasi Non Verbal == bahasa tubuh, ekspresi Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis. B. BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. etiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. !aya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan la"an komunikasi. #enggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat la"an komunikasi. $engungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh la"an komunikasi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. &al ini men'adikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik. Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti diba"ah ini ( %. $embuat dan mengirim surat klaim ). $embuat dan mengirim surat pena"aran harga kepada pihak lain *. $embuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain +. $embuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan ,. $embuat dan mengirim surat kontrak ker'a kepada pihak lain -. $emberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produkproduk baru .. Berdiskusi dalam suatu tim ker'a (team work) /. $elakukan "a"ancara ker'a dengan para pelamar ker'a di suatu perusahaan 0. $engadakan briefing dengan staf karya"an %1 $engadakan pelatihan mana'emen kepada para mana'er operasional2lini ba"ah %%. $elakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim pengu'i %). $elakukan teleconference dengan pihak lain. %*. $elalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. C. BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. ebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti diba"ah ini ( %. $enggerakan gigi untuk menun'ukan kemarahan ). $engerutkan dahi untuk menun'ukkan seseorang sedang serius2 berfikir *. !ambar pria atau "anita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menun'ukkan kamar sesuai dengan 'enis kelaminnya +. Berpangku tangan untuk menun'ukkan seseorang sedang melam ,. 3ersenyum dan ber'abat tangan dengan orang lain untuk me"u'udkan rasa senang, simpati dan penghormatan -. $embuang muka untuk menun'ukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain .. $enggelengkan kepala untuk menun'ukkan sikap menolak atau keheranan. /. 4sbak diatas me'a yang menun'ukkan tamu diperkenankan2 boleh merokok 0. $engirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam dari orang tersebut. 5ika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata. Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tu'uan penting seperti contoh diba"ah ini ( %. $enyediakan atau memberikan informasi ). $engatur alur suatu percakapan *. $engekspresikan emosi +. $emberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal ,. $engendalikan atau mempengaruhi orang lain -. $empermudah tugas-tugas khusus D. PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

#engalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia. Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti ( %. Beker'a sama menentukan tu'uan yang ingin dicapai, ). $enyusun rencana ker'a, *. $engelola dan men'alankan operasi bisnis organisasinya. +. #edoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan ,. dengan berbagai pihak di luar organisasi. Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun 'uga dapat dilakukan secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan. &al-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat ber'alan secara efektif antarlain ( %. Terbuka ( rans!aran", setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau ob'ektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. &indari usaha menutupnutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun "alau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik. ). Ti#ak aro$an, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa bah"a dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari. *. A#a! i% terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang ter'adi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi. +. Kom!e en, keahlian komunikasi memang men'adi hal dasar yang "a'ib dimiliki oleh individu, terlebi' 'ika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai. ,. An usias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, 'uga selalu mencari hal-hal yang belum pernah di'umpai.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

-. .. /. 0. %1. %%.

Penu& !er&a ian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. 5uga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan. Cer#as, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi Sabar #an !enu& !en$er ian 6 bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpu'i sekalipun 'u(ur, mempunyai integritas yang tinggi $enguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi $emiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif.

Peran Komunikasi Non Verba) Da)am Dunia Bisnis


KOMUNIKASI NON VERBAL

KREDIBILITAS

POTENSI

KEPEMIMPINAN SESEORANG

KOMUNIKATOR YANG BAIK

PENGELOLAAN PESAN BISNIS

Gambar 1.1. Peran komunikasi non verbal Dari gambar tersebut terlihat bah"asannya selain kemampuan verbal seseorang 'uga harus memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. 3ernyata kemampuan nonverbal seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

BA BA B B 1 1

eseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada khalayak 'ika ditun'ang dengan kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan nonverbal. &al ini 'uga akan men'adi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya, apakah ia mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar, tidah hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan tetapi 'uga teknik atua metode cara penyampaian pesan tersebut. 4pabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang baik yang mampu menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif, terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis. E. PROSES KOMUNIKASI ecara garis besar proses komunikasi terhat pada gambar diba"ah ini.
Tahap 1 Tahap 1 Pengirim Mempunyai Pengirim Mempunyai Pesan Pesan SALURAN Tahap 6 Tahap 6 Penerima mengirim Penerima mengirim ide pesan (feedback) ide pesan (feedback)

Tahap 2 Tahap 2 Pengirim mengubah Pengirim mengubah ide menjadi Pesan ide menjadi Pesan

Tahap 5 Tahap 5 Penerima menafsirkan Penerima menafsirkan pesan pesan

Tahap 3 Tahap 3 Pengirim Mengirim Pengirim Mengirim Pesan Pesan

MEDIA

Tahap 4 Tahap 4 Penerima menerima Penerima menerima pesan pesan

Gambar 1.2. Proses komunikasi Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang men'ebatani informasi dari dua arap antara pengirim dan penerima pesan. #roses komunikasi itu sendiri terdiri dari beberapa tahap, yaitu ( %. #engirim memiliki ide yang ingin disampaikan kepada pihak lain.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

).

*.

+.

,. -.

#engirim mengubah idenya men'adi pesan. #asa saat ide di ubah men'adi pesan yang akan diterima oleh pihak lain, ia menentukan bentuk pesan (kata, ekspresi "a'ah, isyarat), pan'ang uraian pesan, susunan, nada, dan gaya, yang semua tergantungpada ide, penerima pesan , dan suasana hati si pengirim pesan #engirim menyampaikan pesan. 7ntuk mengirim pesan kepada penerima perlu dipilih saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan media yang sesuai. aluran dan media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan disampaikan, lokasi penerima, sifat pesan, dan formalitas. #ihak penerima menerima pesan. Komunikasi ter'adi apabila penerima mnerima pesan terlenih dahulu. 5ika pesan yang dikirim dalam bentuk surat, penerima telah membacanya dan memahami pesan yang diterima. 4pabila pesan yang diterima dalam bentuk presentasi lisan, penerima harus dapat mendengar pembicara dan memperhatikan pesan yang disampaikan. #enerima menafsirkan pesan. #enerima harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak penerima pesan, mnerima dan memahaminya, kemudian pesan yang diterima disimpan dalam pikiran. #enerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. 7moan balik berupa respon penerima, sebagai batas akhir rangkaian komunikasi. 7mpan balik merupakan unsur utama dalam proses komunikasi karena umpan balik memungkinkan pihak pengirim pesan untuk mengevaluasi efektivitas pesan yang dikirim.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

BA BA B B 2 2
A. PEMA*AMAN PROSES KOMPOSISI

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

#esan bisnis yang efektif bertu'uan untuk menarik perhatian pihak la"an komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menun'ukkan tu'uan yang 'elas. 3u'uan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan la"an komunikasi. #roses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat "a'ib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi. #roses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan ( %. Peren+anaan, meliputi maksud dan tu'uan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan ). Or$anisasi #an Kom!osisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. *. Re-isi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar. B. TA*APAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

Komunikator yang baik menyadari bah"a tahapan dalam proses komposisi kadangkadang ter'adi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut ( .. Penen uan Tu(uan 3u'uan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. 8aktor yang perlu diperhatikan adalah men'aga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tu'uan tertentu yang hendak dicapai. 3u'uan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, mengan'urkan, dan men'alin ker'asama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tu'uan yang 'elas

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

/.

0.

bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain ( a. Keputusan untuk meneruskan pesan b. Keputusan untuk menanggapi audiens c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan edangkan tu'uan komunikasi bisnis meliputi ( a. $emberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. b. $emberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. 3erutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis. c. $elakukan kolaborasi (collaboring) atau ker'asama bisnis antara seseorang dengan orang lain. $elalui 'alinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan ker'asama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Per imban$an Pen$iriman Pesan ebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut ( a. 3u'uan yang realistis. #ada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. 9leh karena itu 'ika seseorang mempunyai tu'uan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis. b. Ketepatan "aktu. :aktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. 5ika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu men'adi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan. c. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. $eskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan peker'aan yang ditugaskan kepada seseorang. d. 3u'uan yang selaras dengan tu'uan organisasi. eorang karya"an harus beker'a sesuai dengan tu'uan organisasi. &al ini memiliki tu'uanm agar setiap komunikasi yang ter'adi didalamnya dapat ber'alan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi. Ana)isis Au#iens Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tu'uan yang 'elas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. $enyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, 'enis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. 7ntuk men'a"ab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut ( a. $engembangkan profil audiens dengan cara ( $enentukan ukuran dan komposisi audiens

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

b.

4udiens dalam 'umlah besar akan menun'ukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang 'umlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. 7ntuk audiens yang ber'umlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. ebaliknya, untuk audiens dalam 'umlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal. $enentukan siapa audiensnya Bila audiens yang ditu'u lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka. $engetahui bagaimana reaksi audiens etelah mengetahui audiens selan'utnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. 5ika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disa'ikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif. $engetahui pemahaman audiens Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. 5ika ter'adi perbedaan yang terlalu 'auh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik. $engetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens 5ika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. &al ini bertu'uan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. $emuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut( $enemukan keinginan audiens 7ntuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. $emberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya &arus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terle"atkan. #erlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. &al ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator. ;nformasi yang diberikan harus akurat ;nformasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung 'a"abkan kebenarannya. 5ika ter'adi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

c.

d.

$emilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. $emberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan. $emuaskan kebutuhan motivasional audiens Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa 'enis pesan, harus dirancang agar memiliki tu'uan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka. #enentuan ;de #okok ;si dari pesan bisnis tersurat pada ( 3opik pokok ;de pokok tu'uan topik. sub'ek pesan yang lebih luas pernyataan tentang suatu topik,men'elaskan tentang isi dan

$etode identifikasi terhadap ide pokok ( Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, mengu'i berbagai alternative dengan mempertimbangkan tu'uan, audiens dan fakta yang ada. 3eknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller<s tour, random list, conclusions finding recommendation (=8>) "orksheet, 'ournalistic approach, dan ?uestion and ans"er chain. Pembatasan Cakupan ecara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. 4pabila kita menyampaikannya secara pan'ang lebar 'ustru akan memakan "aktu lebih lama, terutama 'ika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. ;de pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan "aktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens. C. PEMILI*AN SALURAN DAN MEDIA

#esan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. ;de-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). #ilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tu'uan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut. .. Komunikasi Lisan alah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. aluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, "a"ancara ker'a, pertemuan kelompok,

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%1

seminar, "orkshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. 4gar komunikasi lisan dapat ber'alan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. arana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film, video clip, @=D #ro'ector, dan tampilan slide sho". /. Komunikasi Ter u)is #esan-pesan tertulis 'uga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. alah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. 8ormat tulisan diperlukan 'ika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%%

BA BA B B 3 3
A. ARTI PENTIN1 MEN2IMAK

KEAHLIAN KOMUNIKASI : MENYIMAK

3u'uan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang diinginkan oleh seorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan atau informasi tertentu. #ada saat menetapkan tu'uan seseorang perlu mengetahui alasan melakukan penyimakan (mendengar). ecara umum, orang menyimak atau mendengarkan sesuatu untuk memahami, mengingat, menganalisis, dan mengevaluasi isi dari pesan atau informasi, dan meningkatkan hubungan empatik dengan orang lain. $enyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses komunikasi, karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi. #ada proses menyimak atau mendengarkan terdapat peruses memahami ide dalam suati informasi yang disampaikan oleh seseorang baik secara lisan maupun non lisan. #ada "aktu menyimak atau mendengarkan untuk memahami konsep yang merupakan pokok informasi atau pesan harus dipisahkan dari uraian tambahan. Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi keberhasilan suatu peker'aan. 8aktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan dari sudut pandang orang lain. #esona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik, beker'a dalam kelompok, memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi bisnis lainnya. B. SI3AT PROSES MEN2IMAK

$enyimak adalah suatu aktivitas tunggal , tetapi para penyimak melakukan berbagaimaktivitas yang berhubungan dan berkaitan dengan upaya mereka yang berfungsi sebagai penerima dalam proses komunikasi. $emahami proses menyimak membuat orang mengetahui alasan yang menyebabkan pesan komunikasi lisan seringkali tidak lengkap diterima audiens. $enyimak merupakan rangkaian dari beberapa aktivitas antar lain ( %. Mem!er&a ikan, dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan. #enerimaan pesan dapat terganggu oleh suara gaduh, pendengaran yang lemah, atau tingkat perhatian yng rendah.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%)

).

Mena%sirkan, memahami pesan sesuai dengan penilaian, ide, harapan, dan pengalaman pribadi. Kerangka referensi pembicara dapat berbeda dengan yang ada dalam pikiran audiens sehingga perlu mengetahui maksud pembicaraan. *. Men$in$a , menyimpan pesan di dalam memori untuk referensi untuk "aktu yang akan datang. elama menyimak, audiens harus mengingat pesan yang didengarnya dengan membuat catatan di dalam ingatan tentang informasi yang disampaikan. +. Men$e-a)uasi, dengan kemampuan berpikir kritis, audiens akan menilai pernyataan yang dilontarkan oleh pembicara, membedakan antara fakta dan opini, dan mengevaluasi bukti yang dikemukakan. ,. Memberi an$$a!an, pada komunikasi yang ter'adi dalam kelompok, tanggapan a"al dapat berupa umpan balik secara verbal tetapi dapat sa'a bentuk tanggapan berupa hal lain, seperti tepuk tangan, terta"a atau diam. 3erlihat bah"a perlu adanya perlakuan terhadap penyimak sebagai partisipan aktif dalam proses komunikasi. atu-satunya langkah yang membutuhkan sedikit usaha pada pihak penyimak adalah mendengarkan. Karena mendengarkan merupakan suatu kegiatan penerimaan suara. $endengar pada dasarnya merupakan syarat penting untuk melakukan penyimakan. C. S2ARAT4S2ARAT MEN2IMAK 2AN1 E3EKTI3

#ada saat melakukan proses penyimakan ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan agar proses menyimak (mendengarkan) ber'alan secara efektif antara lain( %. $empunyai atensi untuk mendengarkan ). $endengarkan dan memahami arti kata-kata yang diucapkan pembicara *. $enguasai bahasa yang dipergunakan pembicara +. $emahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara ,. $enyaring inti dan memisahkannya dari bunga-bunga pembicaraan, membedakan fakta dan opini pembicara -. $emberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan. D. 3AKTOR PEN2EBAB PROSES MEN2IMAK TIDAK E3EKTI3

3erkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering ter'adi hal-hal yang kita simak men'adi tidak efektif, biasanya ini ter'adi dikarenakan faktor-faktor berikut ini ( .. Lebi& Ban5ak Berbi+ara Dari!a#a Men5imak Kita sering kali lebih suka mendengar suara kita sendiri dan merasa bah"a tak satupun yang dikatakan orang lain semenarik dengan kita. Biasanya orang akan lebih dan ingin berbicara daripada menyimak. &al ini disebabkan dalam proses menyimak seseorang akan bersifat pasif yang kadang kala akan menimbulkan ke'enuhandan kebosanan. /. Sin#rom *iburan #ada dasarnya, setiap manusia memiliki kesukaan akan hiburan, setiap penyimak selalu mengharapkan atau menuntut para pembicara menyampaikan informasi yang %*

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

0.

6.

7.

8.

menarik dan bersifat menghibur mereka. 3idak semua pembicara mampu menyampaikan informasi yang bersifat menarik dan mengandung unsur hibuan, hal ini yang sering kali menyebabkan para audiens men'adi 'enuh. 7ntuk itu setiap penyimak perlu mengkondisikan kapan seorang pembicara harus menyampaikan informasi yang bersifat menghibur, serta bagi pembicara hendaknya mampu mangkombinasi materi yang disampaikan sedemikian rupa agar terlihat menarik dan disukai audiens. Men$u amakan Prasan$ka &al ini akan menimbulakan proses penyimakan yang kurang efektif karena kurangnya perhatian dalam memahami pembicara serta adanya pemberian analisis dan evaluasi yang buruk terhadap pesan yang disampaikan. :alaupun berprasangka merupakan sesuatu yang tidak salah namun apabila tidak pada tempatnya tentu akan menimbulkan persepsi yang berbeda antara pembicara dan audiens. Men5imak Se+ara Ti#ak Kri is 3erkadang dalam proses menyimak, paudiens dihadapkan pada kondisi dimana kurangnya perhatian pada informasi yang disampaikan. &al ini tentunya dapat menyebabkan materi yang disampaikan idak sepenuhnya dapat dimengerti oleh audiens dengan baik. ;ni akan berdampak pada respon atau tanggapan yang akan diberikan oleh audiens. 9leh karena itu diperlukan proses penalaran dan pengkritisan terhadap materi-materi yang disampaikan. Ter!en$aru& O)e& 1an$$uan !angguan biasanya akan mengalihkan perhatian audiens ke hal-hal lain diluar materi yang disampaikan. Biasanya gangguan tersebut dapat ter'adi dari faktor dalam diri audiens sendiri atau dari faktor lain yang ada disekelilingnya. 3idak betah berlamalama ditempat pertemuan, sifat tergesa-gesa, sakit kepala, merasa bosan, dan lain sebagainya merupkan contoh dari faktor yang ada dalam diri audiens. 8aktor yang muncul dari luar diri audiens biasanya menyangkut hal-hal yang ter'adi disekitar mungkin dapat sa'a disebabkan karena kondisi ruangan yang panas, pengeras suara yang buruk, cuaca yang buruk yang menimbulkan kegelisahan, suara-suara bising d luar gedung, dan sebagainya dapat sa'a men'adi gangguan tersendiri bagi audiens dalam memahami informasi yang disampaikan. Rasa Taku Ter&a#a! Ma eri 5an$ Sukar Dalam proses menyimak biasanya audiens dihadapkan pada hal-hal yang sifatnya baru dan terkesan sukar untuk dimengerti. Biasanya hal ini ter'adi 'ika sebelumnya audiens tidak memiliki pengetahuan terlebih dahulu terhadap materi tersebut. #ada saat dihadapkan pada kondisi seperti itu biasanya audiens akan mencoba menghindar dengan alasan-alasan tertentu, "alaupun dalam kenyataannya ia harus tetap mengerti akan materi tersebut. 4lasan utama menhindar dari materi tersebut adalah ketakutan akan kegagalan yang akan diterimanya. 9leh karena itu bagi setiap audiens haruslah menerapkan sikap sabar serta mencoba sekuat tenaga dan termotivasi untuk mampu memahami materi yang sifatnya sukar dimengerti tersebut.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%+

E.

PETUN'UK PEN2IMAKAN 2AN1 E3EKTI3

4da beberapa tips atau petun'uk yang dapat di'adikan sebagai bahan ka'ian agar proses menyimak dapat ber'alan dengan efektif antara lain( .. Memberikan Per&a ian 5an$ Besar &endaknya pada saat melakukan proses penyimakan (mendengarkan) audiens mencoba mencoba menyisihkan sebagian dari dirinya untuk mencoba memahami arti dari setiap pesan atau informasi yang disampaikan. #emahaman ini sangat penting untuk dilakukan karena berhasil atau tidaknya seorang pembicara atau komunikator dalam menyampaikan sesuatu tergantung dari se'aumana la"an komuniasi (audiens) memahaminya. 4gar mampu menciptakan perhatian yang besar, audiens harus dapat menghilangkan berbagai macam gangguan yang mungkin akan mengganggu konsentrasi dalam memahami pesan atau informasi. /. Mema&ami Si%a Komunikasi Non Verba) 3erkadang dalam penyampaiannya, seorang komunikator atau pembicara lebih sering menggunakan komunikasi nonverbalnya agar audiens lebih cepat dalam memahami setiap pesan atau informasi. 3idak semua audiens terntunya memiliki kemampuan dalam menafsirkan setiap bentuk komunikasi nonverbal yang dilakukan oleh pembicara. Bagi pembicara hendaknya perlu memperhatikan kaidah atau petun'uk dalam menggunakan komunikasi nonverbal, harus mampu menempatkannya dalam kondisi yang sesuai, sehingga pesan yang disampaikan akan dimengerti oleh seluruh audiens. 0. Mema&ami Simbo) Verba) a au Pesan elaim memahami hal-hal yang bersifat nonverbal, inti dari proses menyimak adalah mengerti akan pesan utama atau inti dari pesan yang dimaksud. Biasanya para pembicara akan menggunakan berbagai macam cara agar pesan yang ia sampaikan dapat mengena pada sasaran. &al ini 'uga menyangkut dari penyampaian materi pesan yang dibuat. #esan yang disampaikan harusnya disa'ikan dalam bentuk yang realistis dan tidak mengada-ada, dapat berupa data, hasil penelitian maupun pesan dalam bentuk tertulis lainnya. Bagi para audiens diperlukan kemampuan analisa untuk memahami pesan-pesan tersebut. 3. MENIN1KATKAN KEMAMPUAN MEN2IMAK

Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan kebiasaan secara sadar yang membedakan antara pendengar yang efektif dan yang tidak. trategi yang dapat dilakukan setiap individu dalam meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat dilakukan melalui cara-cara seperti terlihat diba"ah ini, antara lain ( %. $engetahui kelebihan pembicara dalam sub'ek yang merupakan sesuatu yang belum pernah diketahui oleh audiens. ). Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terdapad sesuatu yang disampaikan, dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan di dengar. *. $engatasi gangguan dengan menutup pintu atau 'endela dan lebih mendekati pembicara.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%,

+.

$endengar konsep dan pokok pikiran, serta mengetahui perbedaan antara ide, dan contoh, bukti dan argumen. ,. $enin'au ulang pokok pembicaraan. -. 3etap berpikir terbuka dengan menga'ukan pertanyaan yang mengklarifikasikan pemahaman. .. 3idak menyela pembicaraan. /. $emberikan umpan balik (feed back) 0. $engevaluasi dan mengkritisi isi pembicaraan, bukan pembicaranya. %1. $embuat catatan tentang pokok pembicaraan. elain yang sudah disebutkan diatas, untuk meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) secara efektif, tingkat penerimaan informasi diidentifikasikan dalam empat tahapan yang dapat membantu pengukuran efektivitas menyimak. Dapat dilihat pada ilustrasi gambar diba"ah ini. 1. UMPAN BALIK (FEED BACK"

7mpan balik (feed back) berhubungan erat dengan proses menyimak (mendengarkan). 9engembangan pemahaman dan pengetahuan tentang cara ker'a umpan balik dapat meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan). 7mpan balik terdiri dari semua pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan baik secara sadar atai tidak dalam merespon komunikasi dari pihak lain. 7mpan balik seringkali diungkapkan secara implisit. 7mpan balik dapat dibedakan men'adi dua 'enis yaitu ( .. Um!an Ba)ik E-a)ua i% >espon yang diungkapkan pada saat orang memberikan penilaian atas sesuatu yang dibicarakan. #ada saat seseorang meminta penilaian atas aktivitas yang dilakukan akan mengundang respon yang bersifat evaluatif. 7mpan balik ini cenderung membentuk perilaku yang bersifat tetap selama perilaku tersebut bergerak sesuai dengan arah perilaku yang terdahulu.7mpan balik 'enis ini 'uga bersifat korektif yang berfungsi mencegah perilaku konikator atau pembicara yang tidak diharapkan. /. Um!an Ba)ik Non4e-a)ua i% Bersifat tidak diungkapkan secara terbuka pada tindakan pembicara (komunikator), melainkan diterapkan pada saat seseorang ingin mengetahui lebih banyak tentang perasaan orang lain untuk merumuskan pendapatnya tentang suaru sub'ek tertentu. #ada saat mena"arkan umpan balik ini seseorang tidak mengacu pada pendapat dan penilaian pribadi, melainkan hanya memberikan pen'elasan, bertanya, atau menun'ukkan minat pada sub'ek yang sedang dikomunikasikan. $eskipun tidak bersifat memberi penilaian,umpan balik ini sering diartikan sebagai sesuatu yang positif, yaitu sikap la"an komunikasi semakin percaya pada "aktu orang lain mencermati dan mena"arkan dukungan ketika dia berusaha mengatasi persoalan yang dihadapi. 7mpan balik 'enis ini memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengatasi sendiri permasalahan yang dihadapinya untuk mendapatkan solusi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%-

Men#en$arkan un uk men$in$a isi !esan9in%ormasi Men#en$ar

Memerlukan banyak energi

Men#en$arkan ak i% 9em!a ik Men#en$arkan un uk ana)isis #an e-a)uasi isi in%ormasi Men#en$arkan un uk men$in$a isi in%ormasi Men#en$arkan un uk men$e a&ui isi in%ormasi Men#en$arkan

Memerlukan sedikit energi Gambar 3.1. Skala Tingkat Penggunaan Energi Menyimak
Keterangan gambar( Gambar dibagian bawa sempit dan mengara ke atas seara dengan tanda pana semakain lebar menun!ukkan ba wa menyimak (mendengar) sampai dengan tingkat mendengarkan untuk mengeta ui isi pesan diperlukan sedikit energi, dan semakin keatas semakin banyak diperlukan energi" #nergi terbesar diperlukan pada saat seseorang mendengarkan dengan aktif"

7mpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain ( a. Pen5e)i#ikan, yaitu teknik nonevaluatif untuk memperoleh informasi dari pihak lain dan menun'ukkan kesedian untuk mendengarkan masalah yang dihadapi. b. Pema&aman, pada saat berusaha memahami perkataan pihak lain, seseorang akan mengulanghi perkatan yang didengarnay. #engulangan menun'ukkan perhatian kepada pihak lain dan permasalahan yang dihadapi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%.

c.

Dukun$an, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk membangkitkan semangat dan harapan.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%/

BA BA B B 4 4
A.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

ARTI PENTIN1 PEN1OR1ANISASIAN PESAN4PESAN

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para ba"ahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. &al ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. $engorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan men'adi tantangan bagi komunikator. &al yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut ( %. ub'ek dan tu'uan harus 'elas. ). emua informasi harus berhubungan dengan sub'ek dan tu'uan. *. ;de-ide harus dikelompokkan dan disa'ikan dengan cara yang logis. +. emua informasi yang penting harus sudah tercakup. uatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini ( %. $emahami pesan yang disampaikan Dengan mengemukakan hal-hal penting secara 'elas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. ). $embantu audiens menerima pesan #engorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, 'uga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. *. $enghemat "aktu audiens 4pabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan "aktu audiens. alah satu tu'uan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan sa'a. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, "aktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. +. $empermudah peker'aan komunikator.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

%0

#engorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu peker'aan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat "aktu. &al ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian peker'aan ber'alan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. emakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan peker'aan. B. PEN1OR1ANISASIAN PESAN4PESAN MELALUI OUTLINE

7ntuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. &al tersebut dapat dilakukan dengan cara ( .. Men#e%inisikan #an Men$e)om!okkan I#e $emutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. 5ika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. 4pabila penyusunan pesan yang pan'ang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan men'adi penting artinya. &al ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. elain itu, outline 'uga membantu untuk mengkomunikasikan ideide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. $elalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. usunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain ( a. $emulai dengan ;de #okok, akan sangat membantu dalam menetapkan tu'uan dan strategi umum dari suatu pesan. ;de pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu ( keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya. b. $enyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok. c. $embuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disa'ikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik. /. Menen ukan Uru an #en$an Ren+ana Or$anisasiona) etelah mengelompokkan ide-ide, langlah selan'utnya adalah menentukan urutanurutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu ( a. #endekatan @angsung (direct approac ), sering disebut 'uga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling a"al, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan 'ika menggunakan pendekatan ini. b. #endekatan 3idak @angsung (indirect approac ), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling a"al, kemudian baru
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

)1

diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. etelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selan'utnya adalah menentukan 'enih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. ecara garis besar 'enis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct re$uest), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad ne"s dan pesan-pesan persuasif. C. PERMINTAAN LAN1SUN1 (DIRECT REQUEST"

5enis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang ditu'u. #esan ini dapat berbebtuk surat dan memo. =ontoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin. ;si dari sebuah surat %irect &e$uest harus terdiri dari * bagian antara lain( .. Ba$ian A:a) Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam menga'ukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah 'elas, singkat dan tidak bertele-tele, tu'uannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita men'adi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut. /. Ba$ian Per en$a&an Bagian ini merupakan pen'elasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. 3eknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama 'ika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. 5ika permintaan lebih dari satu 'enis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. 0. Ba$ian ak&ir Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas "aktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian good"ill. 7ntuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, 'am ker'a, dan petugas yang dapat dihubungi. D. PERMINTAAN IN3ORMASI RUTIN

urat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bi'aksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karya"an, konsumen, klien dan para pemegang saham. urat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. 9leh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus men'aga maksud2 tu'uan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. 4nda harus bertanya pada diri
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

)%

sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan. urat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bi'aksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karya"an , konsumen, klien dan sebagainya. urat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. #edoman dalam menulis surat ini bah"a harus di'aga maksud dan tu'uan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu ( apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct re$uest, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis. .. Permin aan #ari #a)am or$anisasi $eskipun suatu permintaan dapat sa'a dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. $emo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat "aktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. #engiriman memo dapat dilakukan antara karya"an dengan karya"an, pimpinan dengan karya"an, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya. urat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estAndar perencanaan langsung. $ulai dengan pernyataan yang 'elas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan pen'elasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki. /. Permin aan #ari )uar or$anisasi ebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. elain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk men'alin ker'asama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat 'uga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu ( dimana kita membaca iklan tersebut, 'elaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang 'elas dan lengkap untuk balasan surat. E. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN4PESAN POSITI3

$enulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. #enyampaian pesan-pesan rutin, good ne"s dan good "ill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approac )" #endekatan langsung (direct approac ) memiliki beberapa keunggulan yaitu( %. $eningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali ). membaca suatu pesan) *. $enekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan +. $enghemat "aktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan 'uga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

))

edangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah dia'arkan sebelumnya. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang 'elas. Diusahakan dalam bagian a"al, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang 'elas dan tegas. #ada bagian pertengahan, sampaikan pen'elasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian pen'elasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian a"al dan akhir. #ada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens. 3. PESAN4PESAN 1OOD NE;S DAN 1OOD;ILL

#ara pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan men'aga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karya"an2 pega"ai dan masyarakat pada umumnya. Disamping itu, mereka 'uga mengirimkan pesan-pesan good will kepada karya"an, klien dan masyarakat pada umumnya. Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis ( .. Good e!s en an$ !eker(aan 7mumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. =ontoh good news berkaitan dengan masalah peker'aan, antara lain penerimaan ker'a, kenaikan pangkat2 'abatan2 posisi, memperoleh bonus ker'a, tun'angan hari raya, kenaikan ga'i dan pengakuan2 penghargaan prestasi ker'a. ). Good e!s Ten an$ Pro#uk !ood Be"s yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli * produk dapat tambahan % produk gratis (buy * get % free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam 'umlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap). *. Pesan4Pesan Good!i"" Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk men'aga hubungan bisnis. ebagai pelaku bisnis, seseorang dapat 'uga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tu'uan bisnis tertentu. #esan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat atau 'abatan, diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dan se'enisnya. #enyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan non bisnis, merupakan hal yang baik untuk men'aga hubungan baik diantara mereka.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

)*

1.

PENULISAN BAD E#S

4pabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebi'akan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan men'aga good"ill sebaik mungkin dengan audiens. 4da dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini ( .. Men+i! akan Audien$e % Centerred Tone $enyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad ne"s mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tu'uan yang khusus, yaitu ( a. $embantu audiens mengerti akan bad ne"s yang merupakan suatu keputusan yang tegas b. $embantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil. c. $embantu audiens agar tetap memberikan good"ill bagi perusahaan. /. Memi)i& Pen#eka an Or$anisasiona) Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad ne"s, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan). a. #endekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens. A)asan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bah"a keputusan yang diambil adalah fair atau logis. Ba# ne:s, merupakan hal yang mungkin CmenyakitkanD bagi audiens yang mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi. Penu u!, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selan'utnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat 'uga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

)+

PEMBUK A

ALASAN

#ernyataan

#en'elasan @ogis

BAD NE;S

PENUTUP

Byatakan

#ositif, Bersahabat, dan

Gambar 4.1. Pendekatan Organisasi Perencanaan Tidak angsung b. #erencanaan @angsung uatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan dia"ali dengan suatu pernyataan bad ne"s, selan'utnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. #endekatan ini memiliki kelebihan bah"a audiens hanya memerlukan "aktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad ne"s.#endekatan ini dapat diterapakan apabila ( #enerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang ditu'u. #esan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan #esan disampaikan secara empati.

BAD NE;S #ernyataan Bad Be"s

ALASAN 5elakan 4lasan Bad Be"s

PENUTUP #ositif, dan Bersahabat

Gambar 4.2. Pendekatan Organisasi Perencanaan angsung

*.

PENULISAN PESAN4PESAN PERSUASI3

#ersuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tu'uan. ecara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setu'u. $eskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. #enyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

),

organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan ker'asama. #esan-pesan persuasif bertu'uan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. #esan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat. 4dapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain ( .. Ana)isis Au#iens #enyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. 7ntuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat men'adi daya tarik bagi kebutuhan mereka. =ara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari $aslo" yang menyatakan bah"asanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya ber'en'ang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau tingkat kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya. /. Mem!er imban$kan Perbe#aan Bu#a5a #emahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan sa'a akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi 'uga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. $emberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya. 0. Memi)i& Pen#eka an Or$anisasiona) 4gar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. #enggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bah"asannya pesan tersebut dapat dipertanggung'a"abkan dan memiliki alasan. #ersuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu ( .. Mene a!kan kre#ibi)i as Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh se'aumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. =ara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, 'aminan, dan hasil riset yang men'adi bukti ob'ektif yang mendukung kredibilitas seseorang. =ara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah men'adi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, ob'ektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, ke'u'uran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

)-

/.

0.

Membua keran$ka ar$umen asi au#iens Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional 4;D4 ('ttention, (nterest, %esire dan 'ction). a. Attention (Per&a ian", meyakinkan audiens dibagian permulaan bah"a ada sesuatu yang akan disampaikan. $emperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan. b. Interest (Mina ", men'elaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. $engembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. $enghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens. c. Desire (*asra ", mengubah keinginan audiens dengan men'elaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan. d. A$tion (Tin#akan", menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. #erlu 'uga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan. Memi)i& Da5a Pemika 7mumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens. Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan men'ual ide atau gagasan tersebut. a. Pemika Emosiona) Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepan'ang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan. b. Pemika Lo$ika Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. 4dapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya ( 4nalogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menu'u bukti-bukti fisik pula. ;nduksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menu'u kesimpulan umum. Deduksi, #emberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus. +. Per imban$an E ika #ersuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. &al yang

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

).

paling penting dalam pendekatan ini adalah menun'ukkan perhatian yang 'u'ur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

)/

BA BA B B 5 5
A.

A ANCARA DALAM LINGKUNGAN BISNIS

;A;ANCARA SUATU KETERAMPILAN MANA'EMEN

Dalam men'alankan setiap kegiatan bisnis, para pelaku yang ada di dalamnya tentunya akan selaku berhadapan dengan la"an bisnisnya. #ada saat ter'adi interaksi diantara mereka, sering kali kita 'umpai mereka melakukan semacam dialog, perundingan atau "a"ancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam organisasi teknik "a"ancara dapt di'umpai terutama pada kegiatan sumber daya manusia, yang salah satu kegiatan didalamnya adalah melakukan "a"ancara ker'a. 3u'uan dilakukannya "a"ancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi yang akan sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. #ada kegiatan pemasaran adanya bagian riset memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen, pasar produk yang sedang booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya, yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan "a"ancara dengan pihak terkait. Dalam setiap kegiatan "a"ancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu pe"a"ancara (interviewer) dan yang di"a"ancarai (interviewee). #ada komunikasi timbal balik ;ntervie"er mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan "a"ancara. #ada perkembangan dunia bisnis saat ini, tidak mudah untuk menemukan orang yang ahli dalam berbicara dan yang memiliki bakat atau kemampuan sebagai intervie"er. Bamun demikian kini telah hadir sarana-sarana pelatihan yang nantinya siap mencetak tenaga-tenaga intervie"er yang handal didukung oleh para praktisi yang handal di bidangnya. 3u'uan bisnis dari kegiatan "a"ancara biasanya lebih bersifat formal, 'ika dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap sa'a. Bagi seorang intervie"er bisnis, ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan "a"ancara antara lain pembukaan (opening), inti "a"ancara (body), dan penutup (closing). :a"ancara bisnis merupakan keterampilan mana'emen (management skill) yang "a'ib dipela'ari dan dilatih apabila seseorang ingin men'adi intervie"er yang profesional. :a"ancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang menyangkut interaksi antara pe"a"ancara dan yang di"a"ancarai, yaitu ( %. Direk i% (!erin a&", dalam hal ini pe"a"ancara menetapkan tu'uan-tu'uan situasi pada a"al interaksi. ehingga pe"a"ancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan "a"ancara tersebut. &al-hal yang menyangkut isi dari materi "a"ancara sepenuhnya

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

)0

). B.

berada pada pihak pe"a"ancara, serta pe"a"ancara berhak menentukan kapan "a"ancara tersebut mulai dan berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume) dari "a"ancara tersebut. Non #irek i% (non!erin a&", dalam hal ini pe"a"ancara membiarkan orang yang di"a"ancarai mengendalikan tu'uan, langkah dan masalah pokok suatu "a"ancara. 'ENIS ;A;ANCARA BISNIS

:a"ancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan men'adi beberapa 'enis "a"ancara, antara lain ( %. :a"ancara seleksi pelamar peker'aan (personnel selection interview) :a"ancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karya"an. Dengan "a"ancara ini, pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas dari calon pelamar peker'aan yang nantinya diharapkan dapat berguna bagi perusahaan. ). :a"ancara evaluasi kiner'a karya"an (performance appraisal interview) :a"ancara ini dilakukan sebagai tindak lan'ut dari proses penilaian atau evaluasi hasil yang telah diker'akan oleh karya"an. :a"ancara ini biasanya dilakukan di tiaptiap bagian dalam suatu organisasi. Dengan "a"ancara seperti ini, organisasi dapat mengetahui seberapa besar kiner'a serta prospek dari karya"an yang bersangkutan. *. :a"ancara pemberian nasehat (coucelling interview) :a"ancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli di bidangnya (councelor2psikiater). +. :a"ancara peringatan (correction interview) :a"ancara yang dilakukan dengan tu'uan yang bersifat mengingatkan seseorang akan sesuatu hal, biasanya "a"ancara ini ter'adi diakibatkan adanya pelanggaranpelanggaran terhadap peraturan yang berlaku. :a"ancara ini bertu'an untuk membuat pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali men'alankan aktivitas sesuai dengan peraturan. ,. :a"ancara untuk tu'uan khusus (specific purpose interview) :a"ancara ini biasanya dilakukan pada peristi"a-peristi"a yang sifatnya khusus seperti "a"ancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta pembahasan masalah-masalah yang dianggap khusus. C. PEN1UMPULAN IN3ORMASI MELALUI ;A;ANCARA

3u'uan dari setiap "a"ancara adalah memperoleh data atau informasi yang dibutuhkan, yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. 3u'uan tersebut dapat tercapai apabila "a"ancara yang dilakukan berpedoman pada tahapantahapan sebagai berikut ( %. $enentukan tu'uan "a"ancara etiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tu'uan, begitu pula halnya dengan "a"ancara. #ara pihak utama dalam proses "a"anvara ini harus
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*1

).

*.

+.

,.

-.

..

/.

mampu menentukan tu'uan tersebut. $aksud dan tu'uan "a"ancara di sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi. $embaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipela'ari mengenai suatu topik 4gar proses "a"ancara memiliki makna dan arti penting, maka perlu diperhatikan mengenai topik atau bahasan yang akan di'adikan pokok pembahasan dalam "a"ancara tersebut. :a"ancara yang tidak berisikan suatu topik uang 'elas hanya akan men'adi pembicaraan yang Cngalor ngidulD tidak 'elas maksud dan tu'uannya. $enyeleksi sumber yang tepat etelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah mencari sumber atau referensi dari pokok bahasan tersebut. 7ntuk mendapatkan sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar nantinya menghasilkan nilai "a"ancara yang berbobot. #enyeleksian sumber ini dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan cocok sebagai bahan acuan dalam "a"ancara. $embuat 'an'i :a"ancara biasanya melibatkan dua pihak, masing-masing pihak harus dapat memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya "a"ancara dilakukan bagi mereka. 9leh karena itu, perlu adanya kesepakatan dalam penentuan kapan "a"ancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya serta "aktu pelaksanaan "a"ancara. &al ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan kekece"aan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat "a"ancara dilakuan. $erencanakan bentuk pertanyaan 7ntuk menggali informasi dari yang di"a"ancarai, biasanya pihak pe"a"ancara harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tu'uan ter sebut dapat tercapai. Bentuk pertanyaan yang dia'ukan disesuaikan dengan apa yang hendak diketahui oleh pe"a"ancara. #ertanyaan dapat bersifat umum sampai dengan pertanyaan yang bersifat khusus. $embuat kesan yang positif elama "a"ancara berlangsung pe"a"ancara harus mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan bersahabat. #erlu dihindari suasana yang sifatnya kaku, agar yang di"a"ancarai tidak merasa 'enuh dan bosan. 7sahakan menghindari memberikan pertanyaan yang bersifat mendikte yang di"a"ancarai, karena hanya kan membuat orang yang di"a"ancarai terpo'ok dan akan men'a"ab seadanya sa'a. Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan dari yang di"a"ancarai, biarkan orang yang di"a"ancarai berekspresi dengan 'a"abann, 'uga 'angan pernah membatasi 'a"aban orang yang di"a"ancarai. $erencanakan perekaman2 mencatat 4gar pe"a"ancara memiliki gambaran tentang isi dari "a"ancara yang telah dilakukan, ada baiknya dalam "a"ancara tersebit pe"a"ancara mencatat hal-hal penting yang men'adi 'a"aban orang yang di"a"ancara. 4tau dapat 'uga dengan merekam hasil dari "a"ancara tersebut untuk kemudian dilakukan proses penganalisaan hasilnya. $enutup "a"ancara

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*%

0.

etelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan, pe"a"ancara dapat segera menutup "a"ancara. #ada menutup "a"ancara tersebut 'angan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang di"a"ancarai atas kehadirannya melakukan "a"ancara, 'uga yang perlu diperhatikan adalah memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang dis"a"ncarai. $elakukan evaluasi hasil "a"ancara 3ahap terakhir dari "a"ancara adalah mengevaluasi hasil "a"ancara, hal ini merupakan bahan perimbangan untuk menindak lan'uti (follo" up) hasil dari "a"ancara serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. TEKNIK MEN1A'UKAN PERTAN2AAN

D.

#ertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar "a"ancara, apakah itu pada saat memimpin survey, menyeleksi pega"ai, melakukan pen'ualan, atau mengumpulkan informasi untuk artikel surat kabar. Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Bentuk pertanyaan dalam "a"ancara, antara lain ( .. Per an5aan erbuka &open 'uestions( #ertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng di"a"ancarai untuk men'a"ab pertanyaan, dan ruang lingkup pertanyaan ini 'uga cukup luas. 9rang yang di"a"ancarai diberikan kesempatan untuk men'a"ab pertanyaan sesuai dengan persepsi dan informasi yang mereka miliki. =ontoh dari bentuk pertanyaan terbuka, yaitu ( a. )eritakanla al- al yang menyangkut diri 'nda b. )eritakan apa yang 'nda keta ui tentang perusa aan kami c. *enurut 'nda apa yang men!adi kelebi an dan kekurangan dari diri 'nda d. 'paka menurut 'nda perusa aan kami akan menerima 'nda e. 'pa yang menyebabkan 'nda keluar dari perusa aan 'nda, dan sebagainya" #ertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan bagi yang di"a"ancari dalam men'a"ab setiap pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang dimilikinya. /. Per an5aan er u u! &$"osed 'uestions( #ertanyaan ini membatasi 'a"aban yang diberikan orang yang di"a"ancari. Dengan pertanyaan tertutup arah 'a"aban berada dalam kendali pe"a"ancara. Biasanya bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh informasi yang berdasarkan hasil ?uestioner, angket ataupun survey. =ontih dari pertanyaan bentuk tertutup antara lain ( a. 'gar tugas ini ber!alan dengan baik, sebaiknya 'nda memili partner siapa+ &udi atau 'nto+ b. 'paka !umla peng asilan 'nda dibawa , !uta atau diatas , !uta+ c. -etu!u ka anda !ika para karyawan diberikan tamba an fasilitas, dan sebagainy+

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*)

0.

6.

,.

Per an5aan 5an$ Men$ara& &"eading 'uestions( #ertanyaan semacam ini mengandung 'a"aban yang diarahkan pada suatu maksud atau tu'uan tertentu. #ertanyaan ini terutama digunakan untuk men'a'aki persamaan pendapat antara pe"a"ancara dengan yang di"a"ancarai tentang sesuatu hal. #ertanyaan ini 'uga digunakan untuk mengu'i konsistensi 'a"aban yang duberikan sebelumnya. Berikut ini contoh dari bentuk pertanyaan tersebut ( a. .adi 'nda menginginkan atasan yang dapat mema ami diri 'nda+ b. -eperti kebanyakan orang kain, apaka 'nda !uga akan meng imbau pemerinta untuk tidak korupsi + c. %ari berbagai pili an tersebut 'nda menilai pili an yang pertama merupakan pili an yang terbaik buat 'nda+ dan sebagainya Per an5aan bermua an &"oaded 'uestions( 5a"aban yang diinginkan pe"a"ancara dengan pertanyaan bermuatan lebih men'urus dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. #ertanyaan ini biasanya bersifat keras dan sensitif. 3u'uan digunakannya pertanyaan ini untuk mengu'i daya tahan orang yang di"a"ancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. :a"ancara dengan menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi. =ontoh dari bentuk pertanyaan tersebut antara lain ( a. 'pa saran 'nda untuk memberantas praktek korupsi yang tela banyak dilakukan ole para pe!abat kita b. apaka anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan kebiasaan sebagian besar rekan se!awat 'nda, dan sebagainya. #ertanyaan lan'utan (mirror $uestions) #ertanyaan lan'utan merupakan pertanyaan terhadap 'a"aban dari pertanyaan sebelumya. 3u'uannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan orang yang di"a"ancarai. =ontoh dari pertanyaan ini antara lain ( #e"a"ancara ( C5adi anda udah merasa tidak berkenan beker'a di perusahaan tempat anda beker'a ED Fang di"a"ancarai ( C ebenarnya saya tidak masalah beker'a di perusahaan saya, hanya pada saat pergantian supervisor bulan lalu, suasana ke'a men'adi tidak baik.D #e"a"ancara ( C4da apa dengan upervisor yang baru itu ED Fang di"a"ancarai ( C Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti.D KOMUNIKASI ;A;ANCARA KER'A

E.

:a"ancara dalam konteks "a"anvara ker'a merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring 'umlah pelamar yang ada. Kegiatan "a"ancara ker'a ini adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karya"an. Dalam suatu penarikan tenaga ker'a "a"ancara digunakan untuk menilai capability calon pelamar dan merupakan bagian dari proses seleksi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

**

Pelamar

Seleksi

Penilaian

Penerimaan

Wawancara Karyawan Gambar !.1 Proses Seleksi "arya#an #ada proses "a"ancara ker'a ini bagi pihak yang di"a"ancarai harus mempersiapkan diri sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan verbal dan nonverbal. Biasanya aspek yang akan mendapatkan perhatian pada saat "a"ancara adalah aspek kepribadian (personality aspect), yang meliputi ( %. #enampilan anda secara fisik .. 3anggap dan ker'a sama ). !erak-gerik dan sopan santun /. Gkspresi "a'ah *. Bada suara (tone voice) 0. Kemampuan berkomunikasi +. >asa percaya diri %1. ikap terhadap peker'aan ,. ;nisiatif %%. elera humor -. Kebi'aksanaan Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas, pe"a"ancara akan mendapatkan gambaran mengenai calon yang akan terpilih. :a"ancara tahap a"al sering disebut 'uga dengan "a"ancara pendahuluan. #ada tahap ini, "a"ancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat pelamar. &al ini untuk memastikan kesesuaian antara kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar dengan syarat yang dia'ukan untuk mengisi suatu posisi 'abatan. Bagi seorang pelamar, pada saat "a"ancara berlangsung hendaknya memberikan keterangan secara, 'elas, singkat, padat dan tidak berbelit-belit. 5angan sesekali memberikan 'a"aban pertanyaan diluar dari pertanyaan yang dia'ukan. etelah "a"ancara pendahuluan, maka dillan'utkan dengan "a"ancara tahap selan'utmya yaitu "a"ancara seleksi. Dalam "a"ancara ini biasanya orang yang di"a"ancarai (calon pelamar) akan ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang mencakup kualifikasi, pengalaman ker'a, pelatihan dan semangat ker'a yang secara umum untuk mengetahui informasi mengenai calon pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada posisi tertentu. 3. PERSIAPAN ;A;ANCARA ada beberap hal yang harus

4gar proses "a"ancara ker'a berhasil diper atikan/dipersiapkan antara lain ( %. Datang tepat "aktu ). Bersikap yakin (0ptimis) *. iapkan sertifikat, serta surat penghargaan +. Berpakaian rapi dan sopan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*+

,. -. .. /. 0. %1. %%. %). %*. %+. %,. %-.

Bersikap tenang Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan 3ersenyum 3unggu sampai dipersilahkan duduk ;ngat nama pe"a"ancara dengan benar 3ataplah pe"a"ancara 'ika anda berbicara 3un'ukkan kemampuan diri #erhatikan setiap pertanyaan yang dia'ukan Berbicara dengan 'elas 4tur nada suara dan intonasi 3un'ukkan minat dan kesungguhan Bersikap 'u'ur dan terbuka elain melakukan hal-hal tersebut diatas, ada beberapa hal-hal lain yang perlu di indari dalam suatu "a"ancara yaitu ( %. 5angan datang terlambat ). 3erlihat kesal karena menunggu *. Datang 3anpa #ersiapan +. Berpenampilan berlebihan (Norak) ,. $emba"a tas belan'a atau se'enisnya -. $enga'ak teman atau keluarga .. Duduk sebelum dipersilahkan /. $eletakkan tas di me'a "a"ancara 0. $embungkuk atau menundukkan kepala %1. Bertopang dagu %%. $elipat tangan di dada %). $erokok atau makan saat "a"ancara %*. $embuka percakapan %+. $emotong kalimat pe"a"ancara %,. $elebih-lebihkan diri anda %-. $endikte pe"a"ancara2perusahaan %.. 5angan membual %/. $engkritik diri sendiri %0. $engkritik2men'elekkan atasan tempat beker'a )1. $emberikan informasi yang tidak relevan )%. $emberikan kesan dita"arkan perusahaan )). Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi) )*. Gmosional )+. $embuka rahasia perusahaan yang lama ),. 3idak sabar 1. CARA MEN1ENALI PEKER'AAN DAN PERUSA*AAN

ebelum "a"ancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi sebanyakbanyaknya mengenai bidang peker'aan yang dimaksud, hal ini agar nantinya pada saat "a"ancara berlangsung, calon pelamar telah memiliki gambaran mengenai bidang
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*,

peker'aan tersebut. ;nformasi tersebut dapat di peroleh dari berbagai sumber antara lain 'urnal, atau media publikasi yang ada di perusahaan. Dalam "a"ancara diperkenankan menanyakan tentang peker'aan dan perusahaan kepada pe"a"ancara. #ertanyaan yang dia'ukan dapat berupa ( %. 3ugas dan 'a"ab peker'aan ). Kebi'akan perusahaan dalam hal promosi *. Kesempatan berkembang2peningkatan karir +. Ketersediaan program pelatihan karya"an ,. #roduk unggulan perusahaan -. #esaing perusahaan .. #angsa pasar produk yang dihasilkan *. PERTAN2AAN PENTIN1 DALAM ;A;ANCARA

#ada proses "a"ancara akan ter'adi interaksi antara pe"a"ancara dengan yang di"a"ancarai, pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan dia'ukan antara lain ( %. #eker'aan yang Dilamar, bentuk-bentuk pertanyaan yang sering disampaikan seperti ( a" *engapa anda menginginkan beker!a di perusa aan tersebut + b" 'paka pengalaman ker!a 'nda tela relevan dengan posisi yang anda lamar saat ini + c" *engapa 'nda merasa tertarik dengan !abatan dan posisi tertentu yang anda lamar + d" .ika 'nda masi beker!a, mengapa 'nda memetuskan untuk berali peker!aan + e" 'pa yang anda keta ui tentang perusa aan ini+ dan sebagainya. ). #endidikan dan #elatihan a" *ata kulia apa yang paling 'nda senangi, dan yang paling 'nda tidak senangi, mengapa+ b" 1emba asan apa sa!a yang paling menarik 'nda dari mata kulia + c" 'paka pendidikan dan pelati an yang tela 'nda perole dapat membantu pengembangan karir 'nda+ d" 'pakan ada keinginan untuk melan!utkan studi anda+ dan sebagainya. *. @atar Belakang Keluarga a" 'pa peker!aan orang tua 'nda+ b" 'paka 1endidikan terak ir orang tua 'nda+ c" 2agaimana pandangan orang tua 'nda ter adap peker!aan yang 'nda pili + dan sebagainya. +. Kepribadian a. 2agaimana 'nda men!elaskan tentang diri anda+ b" 'pa yang men!adi kelebi an dan kekurangan 'nda+ c" 2agaimana 'nda menilai orang lain+ dan sebagainya"
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*-

,.

-.

..

#enilaian #ribadi a" *enurut 'nda, faktor-faktor apa sa!aka yang mampu mengembangkan karir 'nda+ b" 3aktor apa sa!a yang 'nda rasa men!adi peng ambat karir 'nda+ c" 'pa yang paling mengesankan, men!engkelkan dan menyebalkan bagi diri 'nda+ d" 1engalaman yang bagaimanaka yang menurut 'nda mampu menyenangkan 'nda+ dan sebagainya. 3u'uan Karir a" 'pa yang men!adi tu!uan karir 'nda+ b" 2agaimana 'nda dapat mencapai tu!uan karir 'nda+ c" 1osisi apaka kira-kira yang cocok dengan diri 'nda+ d" *engapa 'nda merasa cocok dengan posisi tersebut+ dan sebagainya. &obi dan lain-lain a" 'pa yang 'nda lakukan pada saat senggang+ b" 'paka 'nda perna atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di masyarakat + c" .elaskan tetantang obi 'nda+ d" .enis ola raga apa sa!a yang paling 'nda gemari+ e" 'paka anda selalu mengikuti perkembangan berita ak ir-ak ir ini+ f" 2uku, ma!ala , surat kabar serta bacaan apa yang paling 'nda sukai + dan sebagainya. ARUS PROSES ;A;ANCARA PEKER'AAN

I.

#roses "a"ancara ker'a merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan penarikan (rekruitmen) tenaga kar'a.Dimana "a"ancara berperan dalam menentukan layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu 'abatan tertentu. ecara umum arus proses "a"ancara ker'a terbagi dalam beberapa tahap, dapat di'elaskan sebagai berikut ( %. #ihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau kepentingan yang ada. Bagi pelamar pentingnya "a"ancara ini sangat berguna bagi perkembangan karir dan peker'aan yang akan diterimanya. edang bagi perusahaan kegiatan ini dimaksudkan sebagai sarana untuk memperoleh orang-orang yang sesuai dan cocok dengan bidang peker'aan yang dita"arkan. ). ebelum pelamar menga'ukan lmaran perke'aan sebaiknya perlu dilakukan penyelidikan terhadap bidang peker'aan yang akan dilamar. &al ini dimaksudkan agar bidang peker'aan tersebut sesuai dengan latar belakang pendidikan dan, kemampuan serta keahlian pelamar. penyelidikan peker'aan dapat dilakukan dengan menyeleksi setiap lo"ongan peker'aan yang dita"arkan dan dibandingkan dengan latar belakang pelamar.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*.

*.

+.

,.

-.

..

/.

0.

3ahap selan'utnya adalah membuat lamaran, pada tahap ini dituntut kemahiran pelamar dalam menya'ikan sebuah surat lamaran. 3idak ada pedoman yang baku terhadap penulisan lamaran ini, hanya yang perlu diperhatikan dalam pembuatanya haruslah dibuat semenarik mungkin karena surat lamaran tersebut akan men'adi nilai 'ual bagi pelamar. Buatlah surat lamaran yang simple, padat, 'elas dan tidak berbelitbelit. #erlu 'uga melampirkan resume yang berkualitas, yang menggambarkan capabity pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum hingga yang paling khusus, masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii, termasuk di dalamnya pendidikan,pengalaman ker'a, pelatihan yang telah diikuti, penghargaan-penghargaan yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersifat Cmen'ualD diri pelamar sehingga layak untuk dipertimbangkan. setelah lamaran dibuat dan dikirim, tugas dari perusahaan adalah menyaring atau menyeleksi lamaran yang diterima. proses penyaringan ini meliputi seleksi administrasi terhadap lamaran tersebut. $enyangkut didalamnya kesesuaian antara syarat dalam lo"ongan ker'a dengan berkas-berkas yang dilampirkan. ;ni merupakan syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pelamar sebagai tahapan a"al dalam melamar peker'aan. etelah secara administrasi lmaran yang dia'ukan telah memenuhi syarat, tahp selan'utnya adalah melakukan "a"ancara pendahuluan, yang bertu'uan mengetahui profil pelamar secara fisik serta mencari informasi mengenai minat pelamar, keahlian dan keterampilan pelamar serta hal lain yang menyangkut diri pelamar. apabila telah dinyatakan berhasil pada "a"anvara pendahuluan pelamar akan memasuki tahap selan'utnya yaitu "a"ancara lan'utan, #ada tahap ini pe"a"ancara akan memberikan pertanyan yang sifatnya lebih khusus seputar bidang peker'aan yang akan akan dita"arkan. &al-hal yang sifatnya kompleks akan ditanyakan pada tahap ini. setelah dirasakan memenuhi kualifikasi bidang peker'aan yang dibutuhkan, maka pada tahap selan'utnya akan dilakukan tindak lan'ut (foloo" up) terhadap hasil "a"ancara pendahuluan dan lan'utan. Bentuk dari follo" up tersebut biasanya diadakan seleksi lan'utan atau tes penentuan yang bertu'uan untuk menyaring dan menemukan sosok orang yang benar-benar sesuai dengan bidang peker'aan yang dimaksud, dapat berupa psikotes, tes kesehatan, "a"ancara penentuan, atau penentuan akhir dari pihak mana'emen perusahaan. &al ini karena setiap bidang peker'aan yang dita"arkan mungkin hanya akan diberikan pad satu orang sa'a. etelah dinyatakan memenuhi standar atau kriteria yang yang ditetapkn dan layak untukmenempati posisi 'abatan tertentu, pihak perusahaan akan menentukan di bagian mana pelamar yang telah berhasil tersebut akan ditempatkan, disesuaikan dengan posisi atau 'abatan yang dilamarnya. #ada tahap terakhir setelah menempati posisi 'abatan yang sesuai, bagi karya"an baru perlu adanya pengenalan terhadap seluk beluk perusahaan serta tugas dan tanggung 'a"ab bidang peker'aannya dalam suatu orientasi ker'a. tu'uan dari orientasi ini agar karya"an yang bersangkutan memiliki bekal yang cukup dalam men'alankan peker'aannya.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*/

PE PE A A ANCAR ANCAR A A

ORANG ORANGYANG YANG DI DI A A ANCARAA ANCARAA

M!"%$a% M!"%$a% K!+,-,ha" K!+,-,ha"

M!"#!$%&%'% M!"#!$%&%'%P!'!()aa" P!'!()aa"

M!"#a(%"1 M!"#a(%"1 P!$a*a( P!$a*a(

M!*+,aM!*+,a-La*a(a" La*a(a"

a.a"/a(a a.a"/a(a

a.a"/a(a a.a"/a(a

S!$!'0% S!$!'0%

T%"&a' T%"&a'La"),La"),-

P!"!*pa-a" P!"!*pa-a"

O(%!"-a0% O(%!"-a0%

Gambar !.2 $rus Proses %a#ancara Peker&aan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

*0

BA BA B B 6 6
A. PROPOSAL

KOMUNIKASI MELALUI PROPOSAL

#roposal adalah 'enis laporan khusus yang didesain untuk mena"arkan suatu produk, rencana atau proyek kepada pihak lain di luar perusahaan. #roposal harus disusun dengan cermat dan menarik untuk meyakinkan pihak lain agar tertarik melakukan suatu ker'a sama yang berkaitan dengan aktivitas bisnis. B. 3UN1SI DAN 'ENIS PROPOSAL

#roposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan usaha baru atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah ber'alan. uatu perusahaan atau lembaga menerbitkan proposal untuk mena"arkan 'asa atau produk dengan mengacu pada permintaan penga'uan proposal yang menyebutkan spesifikasi produk atau 'asa yang diinginkan oleh pihak pembeli. #ermintaan penga'uan proposal menyebutkan semua persyaratan yang harus dipenuhi dalam 'angka "aktu yang harus ditepati oleh pihak pemasok sehingga hubungan bisnis kedua pihak dapat ter"u'ud. #roposal 'uga dapat berupa catatan transaksi antara pemasok dan perusahaan yang telah men'alin hubungan bisnis dan kedua pihak telah menyetu'ui per'an'ian untuk beker'a sama sebelum proposal ditulis. $eskipun hubungan bisnis kedua pihak telah ber'alan dengan baik, proposal harus tetap dibuat dan diau'ukan untuk bahan penin'auan dan pertimbangan tentang hubungan bisnis antara perusahaan pemasok dan perusahaan pen'ual. #roposal dapat dia'ukan berdasarkan permintaan pihal lain, dan dapat pula dibuat atas inisiatif pihak perusahaan, organisasi, atau lembaga.. %. #roposal berdasarkan permintaan klien. #roposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk dibuatkan produk tertentu. #ermintaan biasanya dinyatakan dalam bentuk re?uest for proposal atau permintan proposal. #ada saat menerima permintan prosal ini, mna'emen hrus menyatakan minat terhadap peker'aan tersebut dan memikirkan kemungkinan untuk dapat memperoleh barang yang dita"arkan. #erusahaan menin'au persyartan, menetapkan lingkungan peker'aan, metode dan prosedur yang digunakan, dan perkiraan "aktu yang diperlukan, 'umlah tenaga ker'a yang dibutuhkan, dan biaya yang harus disediakan. kemudian semua dituliskan dalam proposal untuk merespons dengan cermat dan perhitungan yang tepat pada setiap permintaan yang dia'ukan dalam permintaan
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+1

).

proposal. proposal disusun dimulai dengan pembukaan pada bab pertama yang menytakn tu'uan proposal, menetapkan lingkup peker'aan, menya'ikan latar belakang informasi, dan menerangkan btasan-batasan yang mungkin diterapkan dlam kontrak. Badan proposal, yang merupakan bagian pokok, menyebutkan rincian tentang upaya dan spesifikasi yang dipersiapkan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang ter'adi. sedangkan bagian uraian meliputi metode, 'ad"al, fasilitas, perlengkpan, tenaga ker'a, dan biaya yang akan digunakan dalam kontrak. Bagian akhir biasnya berupa ringkasan pokok proposal dan meminta keputusan dari konsumen. #roposal berdasarkan ;nisiatif #roposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang bertu'uan untuk mendapatkan konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan. #roposal ditulis tidak berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien.proposal ini biasanya berisi pen'elasan tentang alasan yang memotivasi pihak penerima agar mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan tu'uan proposal. ebagai contoh, perguruan tinggi yang mencari dana untuk membiayai penelitian atau riset ilmiah terhadap sesuatu hal, dan untuk meyakinkan perusahaan proposal harus menun'ukkan srgi manfaat hasil riset tersebut KOMPONEN PROPOSAL

C.

#roposal terdiri dari komponen-komponen antara lain ( bagian pembukaan, teks proposal, dan bagian tambahan. .. Ba$ian Pembukaan Bagian ini terdiri dari sampul, hlaman 'udul, daftar isi, dan daftar ilustrasi yang sama dengan yang diterapakan pada laporan. 3etapi , pada bagian pembukaan lainnya terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut ( a. alinan atau foto kopi permintaan proposal, sebagai pengganti surat kuasa, salinan atau fotokopi ini yang berupa surat atau memo permintaan proposal untuk proyek tertentu digunakan sebagai pengganti surat kuasa. b. urat pengantar, 'ika proposal dibuat berdasarkan permintaan klien atau pihak konsumen, surat pengantar ditulis dengan menggunakan pola surat pemberitahuan, dan apabila proposal dibuat atas dasar inisiatif perlu disertai surat pengantar yang bernada persuasif. /. Teks Pro!osa) 3eks proposal berfungsi Cmembu'ukD konsumen atau klien agar mengikat kontrak dengan pihak perusahaan atau lembaga yang menga'ukan proposal, dan menyebutkan persyaratannya. Bagian ini terdiri atas ( a. #embukaan, ditulis dengan berorientasi pada audiens, pihak yng membaca proposal. 5ika proposal disusun berdasarkan permintaan klien, pembukaan harus mengacu pada permintaan proposal, 'ika hal ini tidak dilakukan maka proposal harus menyebutkan faktor-faktor yang merupakan alasan pengu'ian proposal. b. ;nti #roposal, bagian yang menguraikan tu'uan penga'uan proposal yang mencakup informasi antar lain ( pendekatan yang diusulkan, rencana ker'a, pernyataan kualifikasi, dan biaya.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+%

0.

Susunan Isi Pro!osa) ;si proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang pan'angnya dapat disesuaikan dengan tu'ua. Bagian tersebut antara lain ( a. Bagian depan, menun'ukkan bah"a pihak yang menga'ukan proposal memahami kebutuhan konsumen, menyatakan maksud dan tu'uan pelaksanaan peker'aan dan hasil yang dapat diperoleh, mendorong minat untuk segera mengambil keputusan. b. Bagian inti, diagram yang menun'ukkan setiap tahapanpeker'aan, 'ad"al pelaksanaan tahapan peker'an, rincian keterangan hasil, prnyelesaian dan keuntungan. c. Kesimpulan, pengalaman dan kapabilitas perusahan, prosedur untuk pemanfaatan 'asayang diberikan, kesimpulan yang mengarah pada penyerahan peker'aan. 3ORMAT PROPOSAL

D.

@embaga penyandang dana pada umumnya menyediakan formulir proposal yang disesuaikan dengan permintaan. #erusahaan atau elembaga harus menga'ukan permintaan secara resmi dengan melampirkan rencana dan kebi'aksanaan perusahaan. 5ika perusahaan mengeluarkan petun'uk khusus untuk format proposal, petun'uk tersebut harus ditepati dan semua formulir yang diperlukan harus tersedia untuk melengkapi proposal. E. PENAMPILAN PROPOSAL

#roposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada perusahaan karena penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan. #enulisan proposal yang baik perlu memperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut ( %. $enggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo perusahaan dengan "arna yang mencerminkan citra perusahaan. ). $enggunakankertas berkualitas baik ber"arna putih untuk penya'ian uraian proposal *. 7raian ditulis dengan 'arak + sentimeter dari batas tepi kertas sebelah kiri, kanan atas dan ba"ah +. Diketik atau dicetak hanya pada satu sisi kertas dengan 'arak dua spasi ,. $enghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengan mudah dan tidak menimbulkan arti ganda yang dapat meragukan pembaca. -. $embuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling a"al oleh pengambil keputusan. 7ntuk itu, segala sesuatunya harus realistis.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+)

Gambar '.1. Sam(ul Pro(osal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+*

Gambar '.2 )entuk *si Pro(osal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

++

BA BA B B 2 2
A. LAPORAN BISNIS

KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN

@aporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tu'uan perusahaan merupakan sarana mana'erial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif. @aporan bisnis 'uga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tu'uan yang 'elas dan rencana penya'ian fakta kepada seseorang tau untuk kepentingan bisnis tertentu. @aporan bisnis 'uga merupakan pesan-pesan yang ob'ektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. @aporan fakta meliputi ke'adian-ke'adian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. @aporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebi'akan tentang perencanaan strategis. #enulisan laporan bisnis biasanya digunakan untuk beberapa keperluan atau maksud tertentu, antara lain( %. $enga"asi dan mengendalikan operasional perusahaan. ). $embantu mengimplementasikankebi'akan-kebi'akan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. *. $emenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. +. 7ntuk mendokumentasikan prestasi ker'a yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal perusahaan. ,. $emganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas hal-hal tertentu. @aporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disa'ikan. 3u'uan pengembangan laporan untuk men'adikan informasi yang disampaikan 'elas dan mudah dipahami. $ateri laporan yang disampaikan harus sebatas yang perlu diketahui oleh pihak pembaca, disampaikan secara tertulis dalam bentuk cetakan atau secara elektronis melalui bantuan komputer.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+,

PEMEGANG SAHAM Laporan

DE AN KOMISARIS Laporan

MANA3EMEN EKSEKUTI4

Laporan
4UNGSI OPERASIONAL DAN STA4 Keuan$an Pemasaran

Pro#uksi

Persona)ia

Gambar +.1. $liran Suatu B. KLASI3IKASI LAPORAN BISNIS

a(oran )isnis

Ditin'au dari bermacam 'enisnya laporan memiliki bentuk serta klasifikasi yang berbeda-beda. Klasifikasi dari setiap laporan dapat dikelompokkan sebagai berikut ( %. @aporan individu dan laporan resmi @aporan ini dibuat atas inisiatif seseorang dan oleh karenanya memerlukan rincian dan pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan permintaan pihak lain. pada "aktu menyusun laporan individu, pembuat laporan lebih banyak menyampaikan latar belakang pokok laporannya, dan menerangkan tu'uan laporan.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+-

).

*.

@aporan rutin dan laporan khusus @aporan rutin atau laporan berkala dia'ukan berdasarkan aktivitas yang rutin dilakukan. @aporan rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan beberapa kolom kosong pada bagian-bagian tertentu. @aporan internal dan laporan eksternal @aporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat kebih formal. BA1AN LAPORAN BISNIS

C.

!ambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu pendahuluan, teks, dan penutup. .. Pen#a&u)uan Dalam bagian ini terdapat bebera# hal yang perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis. a. #emberi kuasa adalah orang yang meminta laporan b. @aayout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan bisnis. c. $asalah yang biasanya diletakkan pada a"al-a"al penda'uluan sebelum maksud dan tu'uan. d. $aksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri dari tu'uan , misi, strategi, atau sasaran. e. >uang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis. f. $etodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi. g. sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan perusahaan, surat , memo, hasil "a"ancara karya"an, dan sebagainya. h. @atar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu 'uga dimasukkan, agar memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang 'elas terhadap pokok bahasan. i. Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak ter'adi salah penafsiran, manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau laHim. '. Keterbatasan seperti dana, "aktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang tersedia. k. >ekomendasi men'elaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis. /. Teks Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang terpan'ang dalam laporan tersebut. #ada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai tu'uan atau maksud penulisan laporan bisnis. #enulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut. 0. Penu u!
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+.

Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. #engambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain ( a. >angkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh. b. Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi. c. >ekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. d. >encana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup "aktu pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung 'a"ab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan. D. LAPORAN IN3ORMASIONAL

@aporan informasional semata dimaksudkan untuk menya'ikan informasi, tanpa upaya untuk menganalisis dan menafsirkan arti data. @aporan informasional dapat diklasifikasikan sebagai berikut ( %. @aporan pemantauan dan pengendalian 4plikasi lporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. @aporan ini didasarkan pada data. @aporan ini terbagi dalam beberapa 'enis antara lain perencanaan, laporan operasi, laporan aktivitas perorangan. ). @aporan penerapan kebi'aksanaan dan prosedur @aporan yang mencatat dan menerangkan kebi'aksanaan dan prosedur perusahaan. *. @aporan pelaksanaan peraturan pemerintah @aporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan laporan kepatuhan.@aporan ini merupakan laporan pemantauan atau penga"asan bagi pemerintah yang berfungsi dalam hubungannya antara perusahaan dengan pemerintah. @embaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini, yang menekankan transparansi, ketelitian, dan akurasi. +. @aporan dokumentasi perkembangan Kema'uan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh perusahaan tersebut, baik ditin'au dari segi laba atau keuntungan, prospek ke depan serta hasil yang lain. 3ingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di buatkan laporannya, yang dapat di'adikan catatan untuk keperluan analisis perusahaan di masa yang akan datang. @aporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu mana'er dalam mengambil keputusan. Keputusan mana'er pada umumnya bergantung pada laporan analisis dari anggota staf ba"ahannya yang memberikan informasi, analisis dan rekomendasi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+/

7ntuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. ebelum menga"ali laporan, pembuat laporan perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai berikut ( %. $enetapkan permasalahan yang perlu diatasi ). $engembangkan pengungkapan tu'uan *. $enyiapkan rencana ker'a +. $enghimpun, menganalisis, mengintepretasikan data, menarik kesimpulan dan mengembangkan rekomendasi $eskipun demikian keempat tahapan tersebut tidak merupakan syarat mutlak untuk setiap laporan. #enerapannya bergantung pada 'enis laporan yang disusun. 7ntuk laporan yang penyusunannya memerlukan riset, penyusun laporan perlu memperhatikan lima tahapan sebagai berikut ( Ta)ap * $engindentifikasikan pertanyaan yang tepat. $emahami latar belakang $engembangkan pertanyaan sekunder ;khtisar pendekatan $engidentifikasikan kata kunci dan sub'ek $encari dan mengakses informasi ;dentifikasi dan akses sumber informasi sekunder terbaik $eningkatkan teknik pencarian $engidentifikasikan dan mengakses sumber-sumber informasi. $engevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli $engu'i kredibilitas, penyimpangan, kelengkapan, dan akurasi $emperioritaskan penghapusan sumber yang dianggap lemah. $engisi kesen'angan denganriset tambahan. #roses ;nformasi $embaca materi dan membuat catatan $emberikan penilaian yang tepat 4nalisis dan ;ntepretasi data $encari pola yang sesuai $engu'ikebenaran atau menolak kesimpulan

Ta)ap +

Ta)ap ,

Ta)ap -

Ta)ap .

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

+0

BA BA B B 5 5
A. TU'UAN PRESENTASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

#resentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan bisnis. eorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tu'uan tertentu yang ingin dicapai. 7ntuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens. etiap presentasi yang dilakukan memiliki tu'uannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. ecara umum tu'uan dari suatu presentasi bisnis antara lain( %. $enginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens #esan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami ,dan enak didengar oleh audiens. &al yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi yang sifatnya membosankan , monoton, tidak 'elas dan penggunaan bahasa yang sulit dipahami. ). $enghibur audiens elain memberikan informasi, presentasi bisnis 'uga memiliki tu'uan untuk menghibur audiens. Dalam art bah"a untuk mencapai tu'uan presentasi bisnis, seseorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu menghidupkan suasana. Bamun demikian, suasana yang sebenarnay perlu tetap di'aga agar tidak lepas kendali dan tu'uan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai. eorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fres dan tidak bosan. *. $enyentuh emosi audiens elain muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens, prensentasi 'uga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam memahami materi atau isi dari presentasi. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam penyampaiannya. Biasanya pada saat menyampaikan presentasi pembicara mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya. +. $emotivasi audiens untuk bertindak sesuatu
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,1

Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan 'elas tercakup dalam presentasi. B. PERSIAPAN DASAR

#resentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. #ersiapan-persiapan tersebut meliputi ( %. #enguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan. #enguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut. ). #enguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik. #resentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi 'uga dipengaruhi oleh bagaimana cara memba"akannya. 4pabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. 3erlebih 'ika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penun'ang presentasi, seperti 9&#, @=D po'ector, slide serta penggunaan audio visual. *. $enganalisis siapa audiens. 4gar tu'uan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang men'adi audiens. $etode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud. +. $enganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi. eorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. #engenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi. C. TA*AP4TA*AP PRESENTASI LISAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS

#resentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. &al ini untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapantahapan sebagai berikut ( %. #ersiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tu'ua, analisis audiens, perencanaan isi, pan'ang dan gaya bicara. ). #engembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup, tanya 'a"ab dan alat bantu visual. *. #enyampaian presentasi atu pidato.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,%

D.

PRESENTASI LISAN 2AN1 BAIK

Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditun'ang atau ditentukan oleh kepia"aian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepia"aian pembicara dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara tersebut antara lain ( %. $empunyai "a"asan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada dirinya. ). Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menun'ukkan kepedulian kepada mereka. *. $engetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan. +. enantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan 'a"aban atas pertanyaanpertanyaan yang mungkin dia'ukan oleh audiens. ,. $enganggap penya'ian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. $enyadari bah"a ia harus berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan, mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten. -. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan dengan presentasinya. edangkan syarat untuk men'adi seorang pembicara yang handal meliputi ( %. $engetahui dengan 'elas tu'uan presentasi ). $enguasai sub'ek presentasi *. Fakin bah"a subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya +. $engetahu latar belakang audiens ,. $enguasai bahasa pengantar yang 'uga dikuasai audiens -. 5u'ur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri .. $engusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif E. PRESENTASI IN3ORMATI3

#resentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang pembicara kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan tersendiri. ecara umum presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi memiliki implementasi antara lain( %. #resentasi yang bertu'uan memberikan keterangan ). #resentasi deskriptif yang bertu'uan menyampaikan uraian atau pen'abaran *. #resentasi yang bertu'uan menyampaikan definisi. Keberhasilan presentasi 'uga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu ( %. 1aralaguage

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,)

).

*.

+.

=ara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara, nada, volume suara serta artikulasi kata. 2ody language ering disebut 'uga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang dapat membantu efektifitas presentasi terutama "a'ah, mata, tangan dan posisi badan selama presentasi. Kondisi ruangan presentasi 3ata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas presentasi. >uangan yang luasnya sepadan dengan 'umlah audiens dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens. 8aktor-faktor lain 3ermasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan. MEN1OR1ANISASIKAN PRESENTASI

3.

#resentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu, sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar atau menyimak presentasi tersebut. 4da beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain( .. Po)a Krono)o$is #ola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang ter'adi saat ini, kemudian dilan'utkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut. /. Po)a S!asia) #ola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi untuk membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan dengan promosi suatu produk atau 'asa, dengan menekankan struktur atau fungsi tiam item, maka menya'ikan gagasan spasial terbukti akan bermanfaat. 0. Po)a To!ika) #ola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori utama. eringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal. $akasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain hubungan dengan tu'uan atau topik utama. #ola ini dapat digunakan pada hampir setiap persoalan, tu'uan atau khalayak, pola topikal ini merupakan metode yang berguna untuk organisasi presentasi. 6. Po)a Kausa) =ara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. 4tau dapat membaliknya dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian memberikan pen'elasan mengenai penyebab-penyebabnya. 7. Po)a Peme+a&an Masa)a&

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,*

Dalam pola ini membagi topik men'adi dua hal utama merupakan cara yang paling sederhana dalam menggunakan pola ini. &al yang pertama menun'ukkan atau mendiagnosis masalah, dan dalam hal kedua memberikan suatu cara. 1. MEN1AK*IRI PRESENTASI

etiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau pan'ang, memerlukan pendahuluan pesan dan mengka'i pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi disebut 'uga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang di'adikan rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan. Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. 3erdapat beberapa komponen yang harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut. %. $eringkaskan hal-hal utama Dalam penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu membuat isi atau materi presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya pokok-pokok bahasan sa'a yang disampaikan. #erlu dihindari penyampaiaan sesuatu yang menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang hanya aakan membuang "aktu sa'a. ). $emusatkan tema dan tu'uan anda aat penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang disampaikan, 'angan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah disiapkan. &al ini bertu'uan agar presentasi yang disampaikan akan memiliki arah pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tu'uan presentasi. *. $engingatkan kembali para penyimak tentang desakan2urgensi perusahaan #resentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para penyimak. #enyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat maksud didalamnya yaitu ingin mengetahui secara 'elas isi dari presentasi, 9leh karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu menyampaikan hal yang menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya, terlebih 'ika menyangkut tentang kebi'akan perusahhaa. +. $emberikan 'alan tindakan yang 'elas kepada para penyimak ampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat di'adikan pedoman bagi para penyimak untuk dapat men'alankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam presentasi yang disampaikan. ,. $empersilahkan penga'uan pertanyaan #ada bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk menyampaikan sesuatu yang belum atau kurang 'elad dengan cara menga'ukan pertanyaan. &al ini merupakan feedback atau respons yang baik apabila dalam presentasi tersebut ter'adi interaksi, sehingga hal-hal yang belum atau kurang 'elas tadi dapat ditemukan solusi atau 'alan keluarnya.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,+

BA BA B B 6 6
A.

RAPAT DALAM DUNIA BISNIS

RAPAT >apat memegang peranan penting dalam dunia bisnis modern. #engambilan keputusan dan aktivitas pelaku bisnis dikoordinasikan melalui rapat. ;nteraksi peserta rapat harus menu'u pada suatu keputusan yang menguntungkan berdasarkan perpaduan pemikiran kelompok. >apat bisnis mengembangkan rasa memiliki dan tanggung 'a"ab bersama diantara para personel sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan informasi dalam pengambilan keputusan. >apat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan, sebaliknya rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan "aktu. >apat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. elain merupakan pembiayaan yang sia-sia, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan biaya. 7ntuk me"u'udkan rapat yang demikian diperlukan perencanaan yang matang, tu'uan yang pasti dan penyusunan agendayang rinci. #ada saat rapat berakhir setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya. >apat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan reaksi langkah lan'ut yang sempurna. #erusahaan dan setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan. Ketika peserta rapat berkumpul ter'adi interaksi pemikiran dan kepribadian di ruang rapat. Ketika interaksi berakhir informasi, konsep dan pemikiran telah teru'i dan bercampur men'adi satu membentuk pemikiran baru yang terpadu. B. DE3INISI RAPAT

>apat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapan kebi'aksanaan, pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen perusahaan. #impinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan peker'aan yang berbeda-beda harus beker'a sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,,

C.

PEN2ELEN11ARAAN RAPAT

ebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. 3ahapan-tahapan tersebut antara lain ( %. $enetapkan perlu atau tidaknya rapat >apat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan "aktu. ebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bah"a rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik untuk mencapai ru'uan. #enyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu sub'ek. 5ika sub'ek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan. ). $enetapkan tu'uan rapat >apat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan keputusan. 3u'uan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan mengkoordinasikan suatu tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan dengan persuasi, analisis dan pemecahan masalah. #ada rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan. *. $emilih peserta rapat #enyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila 'umlah persrtatidak banyak. >apat yang ideal maksimal diikuti oleh tu'uh orang perserta. emakin banyak peserta rapat, maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien. +. $enyusun agenda $eskipun sub'ek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan.
A1ENDA RENCANA RAPAT TA*UNAN /< Mare /<<= Puku) .<.<< ;IB Ruan$ Ra!a Ekseku i%
%. ). *. +. ,. #resensi #ersetu'uan agenda #ersetu'uan lama ("aktu) rapat @aporan pimpinan @aporan mana'er a. #engembangan pasar b. #roduk baru c. Keuangan #eker'aan yang ditunda #engembangan tugas #engumuman #enundaan 3anya 'a"ab

-. .. /. 0. %1.

Gambar ,.1 -onto. $genda /a(at


PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,-

,.

$emimpin rapat Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. >apat dikatakan produktif 'ika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat #impinan rapat adalah orang yang bertanggung'a"ab atas berlangsungnya rapat. eorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi 'uga tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya. #enyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta maksud dan tu'uan, diantaranya ( %. 7ntuk $enerima @aporan dari #eserta >apat @aporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih 'elas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. 5uga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah selan'utnya. ). 7ntuk $encapai Keputusan Bersama >apt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta melalui persetu'uan bersama. *. 7ntuk $enganalisis dan $emecahkan $asalah #ada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan "a"asan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. >apat akan efektif 'ika terdapat keseimbangan antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan "a"asan. +. 7ntuk mencapai Kesamaan #emikiran, #rogram, atau Keputusan ;de, program, dan keputusan beru merupakan DkomoditiD yang dapat dita"arkan kepada pihak lain. 3olak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam rapat untuk menerimanya. 4pabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan D komoditiD tersebut mempunyai daya 'ual. ,. untuk $encapai 3u'uan #elatihan. >apat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat bela'ar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi. -. 7ntuk $enyatukan #andangan yang Berbeda #erbedaan pendapat yang ta'am merupakan sesuatu yang "a'ar ter'adi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. #ertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu yang kreatif dan dinamis. >apat yang memberikan kesempatan peserta untuk mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk menga'ukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta. .. 7ntuk $enyampaikan ;nformasi Kepada 4udiens. ;nformasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh sarana penun'ang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran yang luas dipresentasikan dalam rapat. #embicara dapat men'a"ab setiap pertanyaan dan menghindarkan 4udiens dari salah penafsira. /. 7ntuk $emastikan Bah"a 4udiens ependapat Dengan ;nformasi yang Disampaikan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,.

#resentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan ter'adinya kesalahan pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang audiens dapat menga'ukan pertanyaan untukk mendapat 'a"aban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari. D. KESALA*AN 2AN1 PERLU DI*INDARI DALAM RAPAT

4gar rapat dpat ber'alan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tu'uan dari rapat itu sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan men'adi faktor kesalahan dalam rapat, yaitu ( %. $onopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat yang mungkin sa'a pendapat mereka itu berisi hal-hal yang dapat membantu perkembangan perusahaan. 4danya monopoli dari pimpinan rapat akan membatasi kreativitas dari tiap peserta, dan mungkin sa'a dari sebagaian mereka akan kece"a dan tidak akan memperhatikan materi rapat yang ada. &al semacam ini sebaiknya dihindari agar suasana rapat men'adi lebih mengarah pada tu'uan yang sebenarnya. ). $ela"ak, 'ika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti mela"ak, tentunya tidak akan memba"a dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat itu sendiri. $emang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan humor yang dapat menghilangkan ke'enuhan. Bamun 'ika seluruh pembahasan rapat diisi dengan humor, tentunya akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri. *. @epas kendali, apabila ter'adi perdebatan dalam rapat, hendaknya masing-masing orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas kendali dan emosional. uasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional dan tidak terkendali hanya akan membuat kisruh rapat sa'a, sehingga tu'uan rapat yang sebenarnya tidak tercapai. +. $engumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh peserta rapat. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. #eserta rapat hendaknya sabar dan tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan, dan terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peserta rapat dapat menerimanya secara lapang dada atau Dlego"oD karena keputusan tersebut merupakan hasil akhir yang men'adi keputusan bersama. ,. $emberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan Dhu'an pendapatD yang tidak akan menimbulkan suatu titik temu. #erlu adanya pembatasan terhadap keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat, saran atau kritikan. -. $en'a"ab pertanyaan dengan nada 'engkel, memang bagi pemimpin rapat sering harus men'a"ab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. 4pabila pertanyaan yang dia'ukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia menahan diri dan men'a"ab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak merasa 'engkel, emosi apalagi sampai marah-marah.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,/

..

3idak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat menun'ang kelancaran rapat itu sendiri. #ersiapan disini menyangkut, materi, alat bantu, undangan bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri dalam menyampaikannya. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang berlangsung dapat ber'alan dengan lancar. Di lain pihak seorang mana'er 'uga harus memahami bah"a tidak semua karya"an menyukai rapat. 4da beberapa sebab, mengapa karya"an enggan atau kurang interest mengikuti 'alannya rapat ( %. >apat terlalu lama. ). 4genda rapat terlalu padat. *. #eserta rapat terlalu banyak. +. 9rang yang berkompeten tidak hadir. ,. 9rang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat. -. >apat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik. .. >apat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat. /. #embahasan materi rapat terlalu pan'ang karena lemahnya kepemimpinan. 0. :aktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain. %1. >apat berakhir tanpa kesimpulan. %%. #eserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai E. 3UN1SI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS

8ungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. $ana'er menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai pen'uru. #engambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain pen'ualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan. ;nformasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan mana'er sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebi'akan. 7ntuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. >apat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dengan tepat. 3. DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT

>apat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamis tapi rapuh. Dinamika rapat sangat ditentukan oleh penyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundang rapat. $ereka mengendalikan peserta rapat dan bertanggung 'a"ab atas terciptanya suasana rapat yang kondusif. 7ntuk itu penyelenggara rapat harus memiliki kapasitas kemampuan yang memadai dalam hal pengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat, seperta yang harus diundang, dan tempat penyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatan dinamika rapat bermula dari kesiapan seluruh peserta sebelum rapat dimulai. uasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

,0

memberikan masukan. >apat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signifikan. ebaliknya rapat yang didukung oleh suasana yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bah"a pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan. uasana rapat dapat berubah men'adi negatif apabila ter'adi hal-hal berikut berikut ( %. #impinan rapat datang terlambat ). >uang rapat tidak dipersiapkan dengan baik *. #impinan membuka rapat dengan berkelakar +. #impinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu ,. #eserta rapat datang terlambat -. >apat sering disela dengan pembicaraan telepon. .. #eserta menun'ukkan ketidaksiapan.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

-1